Anleitung zur Bestandserhebung der Vereine des LandesSportBundes Sachsen-Anhalt e.v. im neuen IVY 3.0

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1 Anleitung zur Bestandserhebung der Vereine des LandesSportBundes Sachsen-Anhalt e.v. im neuen IVY 3.0 Liebe Sportfreundinnen, liebe Sportfreunde, seit dem zeigt sich die Vereinsverwaltungsdatenbank IVY 3.0 in einem neuen Outfit. Diese Anleitung soll Ihnen helfen die diesjährige Bestandserhebung zum erfolgreich und so unkompliziert wie möglich durchzuführen. Diese Anleitung kann nicht den Anspruch auf Vollständigkeit bis ins Detail haben. Deshalb möchten wir alle Vereine aufrufen und bitten an der Vervollkommnung und Ergänzung unseres neuen IVY s und dieser Anleitung mitzuarbeiten. Wir sind für alle konstruktiven Hinweise dankbar. Nun wünschen wir Ihnen viel Erfolg bei der Durchführung der Bestandserhebung. Link zum Einloggen in die Datenbank Seite 1 Erläuterungen zur Einstiegs-(HOME-)Seite Seite 2 Stammdaten des Vereins Seite 3 Vorstandsdaten des Vereins Seite 4 Anlegen von Sportarten/Sportangeboten Seite 5 Eingabefenster zu Sportarten im Verein Seite 6 Erläuterungen zum Modul Mitglieder Seite 7 Erfassen von Beitragstypen (nur für namentliche Erfassung) Seite 8 Namentliche Mitgliedererfassung der Mitglieder Seite 9 Erfassungsmaske zur namentlichen Erfassung der Mitglieder Seite 10 Jahrgangsweise Erfassung der Mitglieder Seite 11 Erfassungsmaske zur jahrgangsweisen Erfassung der Mitglieder Seite 12 Modul Übungsleiter Seite 13 Erfassungsmaske für Übungsleiter (oberer Teil) Seite 14 Erfassungsmaske für Übungsleiter (unterer Teil) Seite 15 Modul Ehrungen Seite 16 Modul Finanzamt Seite 17 Modul Förderungen Seite 18 Eine Meldung schreiben Seite 19 Symbolerklärungen Seite 20 Wichtig! Nach dem Eingeben/Aktualisieren Ihrer Daten zur Bestandserhebung schließen Sie bitte die Erfassung für Ihre Mitglieder und Übungsleiter auf der HOME-Seite unbedingt ab (siehe Seite 2). Die Beantragung der Pauschalförderung für Ihren Verein ist erst nach Abschluss der Erfassungen möglich. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Autor: VSC Birgit Butz

2 Bitte geben Sie in Ihren Internet-Browser ein. Hier loggen Sie sich bitte mit Ihren vereinseigenen Zugangsdaten in die Datenbank IVY ein. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 1

3 Sie gelangen auf die Home-Seite Ihres Vereins. Um Ihre Daten sehen und bearbeiten zu können, klicken Sie bitte links auf Verein. (weiter auf Seite 3) Auf der Home- Seite sehen Sie die aktuelle Statistik Ihres Vereins, eingegangene Meldungen, sowie den Stand Ihrer Bestandserhebung. Weiterhin können Sie hier auch Ihre persönlichen Zugangsdaten ändern Wenn Sie selber eine Meldung an einen Nutzer der Datenbank senden möchten, gehen Sie bitte auf den Kartenreiter Meldungen. Zum Schluss jeder Bearbeitung Ihrer Daten loggen Sie sich bitte immer hier aus. Wichtig! Bevor Sie mit der Bestandserhebung für Ihren Verein beginnen, müssen Sie festlegen welche Art der Erfassung Sie vornehmen möchten. Sie haben zwei Möglichkeiten: eine namentliche Erfassung Ihrer Mitglieder vorzunehmen oder die Mitglieder jahrgangsweise zu erfassen. Die Art der Erfassung müssen Sie hier anklicken. Wichtig! Ganz zum Schluss, wenn Sie mit der gesamten Bestandserhebung fertig sind, müssen Sie hier den Abschluss der Mitglieder- und Übungsleitererfassung bestätigen, sonst gilt die Bestandserhebung als nicht abgeschlossen. Wichtig! Nachdem Sie die Bestandserhebung abgeschlossen haben, können Sie hier die Pauschalförderung für Ihren Verein beantragen. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 2

4 Mit Klick auf Verein gelangen Sie zu den für Ihren Verein erfassten Daten. Auf den nächsten Seiten sollen die verschiedenen Kartenreiter erläutert werden. Sie gelangen zuerst zu den Stammdaten Ihres Vereins. Sie prüfen die Eintragungen und ändern ggfls. die Daten, indem Sie auf Bearbeiten klicken. Hinweis: Jede Aktion muss mit Speichern abgeschlossen werden. Wichtig! Überweisungen zu Förderungen erfolgen auf das hier genannte Konto. Bitte auf Korrektheit überprüfen. Wichtig! Die hier eingetragene Anschrift muss die Anschrift des Vereins sein. Für jeden Verein gibt es nur eine Anschrift, an die die Post für den Verein geht. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 3

5 Unter dem Kartenreiter Vorstand werden die Vorstandsdaten für Ihren Verein erfasst. Die Funktionsbezeichnungen sind vorgegeben und können von Ihnen nicht geändert werden. Die einzelnen Zeichenerklärungen entnehmen Sie bitte der Hilfe. Wichtig! Bei Änderungen bitte das Speichern nicht vergessen. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 4

6 Unter dem Kartenreiter Sportarten werden zuerst die Sportarten bzw. Sportangebote angelegt, die die Mitglieder Ihres Vereins betreiben. Hier wird auch festgelegt, ob die Mitglieder in einem Verband organisiert sind oder verbandsungebunden Sport treiben. (siehe auch Seite 6) Zum Anlegen einer neuen Sportart/Sportangebot klicken Sie bitte auf das Symbol oben rechts. Möchten Sie Änderungen an den hier bereits erfassten Zahlen vornehmen, so geschieht das unter dem Kartenreiter Mitglieder. Diese Ansicht hier wird automatisch generiert, wenn Sie das Modul Mitglieder bearbeitet haben. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 5

7 Wenn Sie ein neues Sportangebot anlegen möchten, öffnet sich das hier gezeigte Bild. Unter der Sportart öffnet sich eine Auflistung aller Sportangebote laut Sportangebotsliste, aus der Sie nun das entsprechende Angebot wählen können. Automatisch wird Ihnen unter Verbandszugehörigkeit angezeigt welcher Landesfachverband dieses Sportangebot betreut. Klappen Sie bitte das Scrollmenü auch auf, da wie hier in diesem Beispiel auch mehrere Verbände in Frage kommen können. Für jedes Sportangebot besteht die Möglichkeit hier festzulegen, ob die Mitglieder in einem Verband organisiert sind (Verband dann zuordnen) oder ob sie verbandsungebunden (allgemeiner Sport) Sport treiben. In diesem Fall klicken Sie bitte verbandsungebunden an. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 6

8 Bei der Erfassung Ihrer Mitglieder im Verein haben Sie zwei Möglichkeiten. Wenn Sie die Datenbank IVY auch als Vereinsverwaltungsdatenbank für Ihren Verein verwenden möchten, sollten Sie sich für die namentliche Erfassung entscheiden. Dazu legen Sie hier zuerst die Beitragsordnung für Ihren Verein an. (Weiter auf Seite 8) Die zweite Möglichkeit ist die jahrgangsweise Erfassung Ihrer Mitglieder im Verein. (Weiter auf Seite 11) Die zusammenfassenden Tabellen generieren sich in beiden Varianten automatisch mit Ihren Eingaben. Bei namentlicher Mitgliedererfassung legen Sie hier zuerst die Beitragsordnung in Ihrem Verein fest. (Seite 8) Sollten beide Varianten zur Bearbeitung bzw. nicht möglich sein, dann haben Sie es bisher versäumt auf der Home-Seite die Art der Erfassung festzulegen. Holen Sie dies jetzt nach. (Seite 2) LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 7

9 Um die Beitragstypen für Ihren Verein anzulegen, gehen Sie bitte auf. Die Bezeichnung für den Beitragstyp können Sie beliebig wählen. Geben Sie hier ebenfalls die Höhe des Beitrages an. Dieser Betrag bezieht sich immer auf den Monatsbeitrag. Jeweils das Speichern nicht vergessen. Diesen Vorgang wiederholen Sie bitte so oft bis alle Beitragstypen für Ihren Verein festgelegt sind. Eine Begrenzung der Anzahl gibt es nicht. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 8

10 Namentliche Mitgliedererfassung Nachdem Sie die Beitragsordnung in Ihrem Verein festgelegt haben, gehen Sie bitte auf das Symbol, um die Mitglieder für Ihren Verein namentlich zu erfassen. Es öffnet sich Ihnen das folgende Fenster (weiter Seite 10). Hier in dieser Ansicht werden Ihnen nach jedem eingegebenen Mitglied die Eintragungen in Kurzform angezeigt. Die Tabellen zu den Mitgliederzahlen im Kartenreiter Sportarten und Mitglieder werden nach jeder gespeicherten Eingabe automatisch aktualisiert. Dies können Sie jederzeit kontrollieren, indem Sie sich die Zahlen jeweils ansehen. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 9

11 Dies ist die Eingabemaske für die namentliche Erfassung Ihrer Mitglieder. Wichtig sind hier die korrekten Angaben zum Geburtsdatum, zu den Sportarten, das Mitglied seit und das Mitglied bis Datum. Diese Daten werden benötigt, um diese Mitglieder korrekt in den Tabellen Mitglieder und Sportarten in die Altersstruktur einzuordnen. Bei der Zuordnung Ihrer Mitglieder zu den entsprechenden Sportarten (achten Sie bitte unbedingt darauf, ob es sich um Mitglieder im Verband oder verbandsungebundene Mitglieder handelt) helfen Ihnen die vorgegebenen und zuvor von Ihnen eingetragenen Sportarten Ihres Vereins. Sie können auch einem Mitglied mehrere Sportarten zuweisen, wenn es z.b. in mehreren Abteilungen bzw. Verbänden Mitglied ist. Hier bitte unbedingt Hinweis beachten. Bitte hier immer nach Abschluss der Eingabe SPEICHERN Hinweis: Ein Mitglied kann grundsätzlich in mehreren Abteilungen / Sportarten oder auch Verbänden Mitglied sein. Um zu vermeiden, dass dieses Mitglied doppelten oder mehrfachen LSB-Beitrag zahlt, muss dies hier angegeben werden. Soll dieses Mitglied beitragstechnisch für den LSB nur einmal gezählt werden, darf in diesem Bereich nur ein Häkchen gesetzt sein. Wenn Sie beim Anlegen der Sportarten z.b. mehrere Verbände angelegt haben, ist auch das Setzen mehrerer entsprechender Häkchen im rechten Bereich möglich. Dann zählen die Häkchen aber auch beitragstechnisch für dieses Mitglied. Achtung! Grundsätzlich werden die Häkchen vorgegeben. Bitte entsprechend anpassen. Die Häkchen auf der linken Seite sind wichtig für die Statistik der Verbände und des LSB. Hier sind Mehrfachmitgliedschaften möglich. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 10

12 2. Jahrgangsweise Erfassung: Im Fenster zur jahrgangsweisen Erfassung Ihrer Mitglieder werden Ihnen die von Ihnen zuvor angelegten Sportarten (siehe Seite 5) angezeigt. Um die Zahlen dazu einzugeben bzw. zu aktualisieren klicken Sie bitte auf den jeweiligen Stift zur Bearbeitung hinter der entsprechenden Sportart. Die jahrgangsweise Erfassung erfolgt für jedes Sportangebot / jede Sportart, die Sie angelegt haben separat. Bei der jahrgangsweisen Erfassung müssen Sie keine Beitragsordnung im Verein festlegen! Es öffnet sich Ihnen die folgende Eingabemaske (Seite 12). LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 11

13 Diese Maske öffnet sich für jede Sportart / jedes Sportangebot, die Sie für Ihren Verein angelegt haben. Jede Sportart ist einzeln mit den entsprechenden Mitgliedszahlen zu befüllen. Zum Eingeben der Zahlen m/w klicken Sie bitte jeweils neben dem entsprechenden Jahrgang auf und befüllen die entsprechenden Felder. Wenn Sie alle entsprechenden Jahrgänge mit Zahlen befüllt haben, SPEICHERN Sie bitte immer Ihre Eingaben. Nach dem Speichern werden Ihnen Ihre Eingaben sofort angezeigt in der Übersicht und in den Tabellen zu den Mitgliedern und den Sportarten. Diesen Schritt wiederholen Sie bitte für alle von Ihnen eingegebenen Sportarten/Sportangebote. (Siehe Seite 11) LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 12

14 Hier befinden wir uns im Kartenreiter Übungsleiter (ÜL). Sollten Sie einen neuen ÜL erfassen wollen, gehen Sie bitte auf und Ihnen öffnet sich ein leeres Eingabefenster für ÜL (siehe auch Seite 14). Um z.b. eine Lizenzverlängerung für einen bereits erfassten ÜL einzutragen, klicken Sie bitte auf BEARBEITEN 14). (Seite Für die Pauschalförderung ist nur der ÜL Mustermann förderfähig, da alle Unterlagen (gültige Lizenz und Vereinbarung) in der Vereinsakte des KSB/SSB vorliegen (vom KSB/SSB bestätigt) Bsp. Mustermann: Der ÜL hat eine gültige Lizenz und eine Vereinbarung mit dem Verein (vom Verein eingetragen). Der KSB/SSB bestätigt das Vorliegen der Unterlagen in der Vereinsakte (kann nur vom KSB/SSB bestätigt werden). Bsp. Tester: Der ÜL hat eine gültige Lizenz, aber keine Vereinbarung mit dem Verein (vom Verein eingetragen). Der KSB/SSB bestätigt, dass keine Lizenz und/oder keine Vereinbarung in der Vereinsakte vorliegen (kann nur vom KSB/SSB bestätigt werden). Achtung! Nur vollständige Unterlagen zu den ÜL (gültige Lizenz und Vereinbarung mit dem Verein) in der Vereinsakte des KSB/SSB werden bei der Pauschalförderung für das Kriterium Übungsleiter berücksichtigt. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 13

15 Dies ist der obere Teil der Eingabemaske zur Erfassung eines Übungsleiters (ÜL) bzw. zur Bearbeitung der Daten eines bereits erfassten ÜL. Durch runterscrollen gelangen Sie in den unteren Teil der Eingabemaske (Seite 15). Sie haben hier die Möglichkeit eine sportartübergreifende Lizenz (Breitensport) oder eine sportartspezifische Lizenz einzugeben. Sie können auch für einen ÜL jeweils eine Lizenz eintragen, wenn er denn beide hat. Wichtig ist hierbei die Angabe des Zeitraums der Gültigkeit der Lizenz (wichtig für die Berücksichtigung bei der Pauschalförderung für den Verein). Ist der ÜL auch für einen Landesfachverband tätig, kann dies auch dem entsprechenden Fachverband zugeordnet werden. Sie haben hier auch die Möglichkeit Vereinsmanager und Jugendleiter zu erfassen (diese werden über die Pauschalförderung nicht gefördert). LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 14

16 Dies ist der untere Teil der Eingabemaske zur Erfassung bzw. Bearbeitung eines ÜL. Hier ist es für den Verein wichtig anzugeben, ob der ÜL für den Verein tätig ist und eine Vereinbarung mit dem Verein vorliegt. Wenn dies nicht der Fall ist, ist das hier auch anzugeben. Wichtig! Die Kopie der gültigen Lizenz und die Kopie der Vereinbarung für jeden ÜL müssen in der Vereinsakte des KSB/SSB vorliegen. Der KSB/SSB prüft und bestätigt das Vorliegen der Kopien in der Vereinsakte in der Prüfungsphase, welche ab des Jahres beginnt. Nur durch den KSB/SSB bestätigte ÜL-Unterlagen werden bei der Pauschalförderung für die Vereine berücksichtigt! Bitte bestätigen Sie hier immer Ihre Eingaben. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 15

17 Hier befinden Sie sich im Modul Ehrungen. Hier können Sie ersehen welche Ehrungen für Ihren Verein bzw. dessen Mitglieder bereits erfolgt sind. Unter Einhaltung der Ehrungsordnung des LSB können Sie z.b. die nächst höhere Form einer Ehrung für ein Mitglied Ihres Vereins beim LSB dann beantragen. Um sich Details zu den Ehrungen anzusehen klicken Sie bitte auf. Es öffnet sich Ihnen das folgende Fenster. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 16

18 Sie befinden sich hier im Modul Finanzamt. Hier werden vom KSB/SSB die Daten zu Ihrem Freistellungsbescheid / Ihrer Gemeinnützigkeit hinterlegt. Wichtig! Eine Kopie des Freistellungsbescheides für Ihren Verein muss in der Vereinsakte beim KSB/SSB vorliegen. Nur gemeinnützige Vereine können laut Satzung des LSB Mitglied im LSB sein. Der Nachweis der Gemeinnützigkeit ist ebenso Fördervoraussetzung für die Pauschalförderung der Vereine. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 17

19 Hier befinden Sie sich im Modul Förderungen. Aus den verschiedenen Richtlinien oder Projekten können Sie sich hier die erfolgten Förderungen für Ihren Verein für verschiedene Jahre anzeigen lassen. Bitte nicht vergessen zum Schluss der Bearbeitung Ihrer Daten sich immer hier aus zu loggen. Hinweis: Das Modul SPORTSTÄTTEN befindet sich noch im Umbau. LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 18

20 Um eine Meldung an einen beliebigen Nutzer der Datenbank (an Ihren zuständigen KSB/SSB, an Landesfachverbände oder auch LSB-Mitarbeiter) zu senden, gehen Sie bitte auf den Kartenreiter MELDUNGEN. Geben Sie hier einen Titel für Ihre Meldung ein. Hier schreiben Sie Ihre Meldung oder Anfrage. Nun wählen Sie bitte den/die Empfänger Ihrer Meldung. Gehen Sie dazu bitte jeweils auf das Symbol neben der jeweiligen Nutzergruppe. Dieses Fenster öffnet z.b. die Nutzergruppe Fachverbände. Sie können Ihre Meldung gleichzeitig an mehrere Nutzer senden. Wenn Sie alle Empfänger ausgewählt haben klicken Sie LandesSportBund Sachsen-Anhalt e.v. Seite 19

21 Was steht hinter den Symbolen? Hinweis: Wenn Sie in der Datenbank den Mauszeiger kurzzeitig auf das entsprechende Symbol halten, wird Ihnen die Funktionalität dieses Symbols kurz angezeigt. Symbol Erklärung Daten bearbeiten / Ändern eine Meldung schreiben einen Datensatz / etwas hinzufügen etwas löschen (hier kommt im Anschluss noch mal eine Sicherheitsabfrage, ob wirklich gelöscht werden soll) siehe dazu auch die folgenden beiden Symbole Löschung abbrechen (soll doch nicht gelöscht werden) Löschung bestätigen Details anzeigen Druckansicht / Drucken Übungsleiter ist tätig (mit Vereinbarung mit dem Verein) Übungsleiter ist nicht tätig Unterlagen (gültige Lizenz und Vereinbarung ) in der Vereinsakte wurden noch nicht geprüft durch den KSB/SSB Unterlagen zu dem Übungsleiter liegen in der Vereinsakte des KSB/SSB vor Unterlagen zu dem Übungsleiter liegen nicht in der Vereinsakte des KSB/SSB vor Nutzer der Datenbank