Benutzerhandbuch Veranstaltungsplanung mit carpe diem! Stand Januar 2017

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1 Benutzerhandbuch Veranstaltungsplanung mit carpe diem! Stand Januar 2017

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Über carpe diem! Übersicht der neuen Funktionen zum Update im Sommer Einloggen bei carpe diem! Ablauf der Planung Die Rollen in carpe diem! Welche Rolle habe ich? Die Rollen und ihre Aufgaben Veranstaltungsplanung Verfügbarkeitseingabe Kurse und Metakurse Planungsdateneingabe Planungsergebnisse Klausurplanung Klausurplanung anlegen Planungsdateneingabe Studiengänge verwalten Verlaufspläne verwalten Glossar 29

3 1 Allgemeines Die Benutzerrollen sind in carpe diem! als männliche Form vorgegeben. Der Verständlichkeit halber wird dies im Handbuch beibehalten. Es ist jedoch immer die weibliche Form mitgemeint. 1.1 Über carpe diem! Stetig steigende Studierendenzahlen und Anzahl an Lehrverflechtungen durch Interdisziplinarität erfordern nicht unerhebliche Änderungen. Einzelne Studiengänge können kaum mehr losgelöst vom Gesamtzusammenhang in der Ressourcenverteilung berücksichtigt werden. Der einzelne Stundenplaner kommt an die Grenzen dessen, was ohne eine Planungsunterstützung möglich ist. In dieser Situation hat die RWTH Aachen zusammen mit der TU Berlin das Kooperationsprojekt carpe diem! gestartet. Mit der Entwicklung des Planungstools carpe diem! wurde im Frühsommer 2012 begonnen. Es basiert auf dem in Berlin für die Tutorien- und Klausurplanung seit Jahren im Einsatz befindlichem System namens Moseskonto. Zum Sommersemester 2017 ist an der RWTH Aachen die bisher erfolgreich durchgesetzte Veranstaltungsplanung um die Planung der Klausuren erweitert worden. Die automatische Planung durch carpe diem! bietet viele Vorteile, unter anderem: nachweislich mathematisch optimale Planungsergebnisse, effiziente Einteilung von Ressourcen, Beachtung der individuellen Termin- und Raumwünsche der Dozierenden, Sicherstellen der überschneidungsfreien Studierbarkeit der Studiengänge, sowie Berechnung unterschiedlicher Szenarien, z.b. für zukünftige Bauplanungen. Dieses Handbuch bietet Ihnen eine Übersicht der Funktionen von carpe diem! und wie Sie diese innerhalb der automatisierten Planung anwenden. Für Fragen oder Anregungen jeglicher Art oder Verbesserungsvorschläge wenden Sie sich bitte an den Support. DEN carpe diem!-support ERREICHEN SIE ÜBER carpediem.rwth-aachen.de 1

4 1.2 Übersicht der neuen Funktionen zum Update im Sommer 2016 Mit dem Update von carpe diem! sind einige neue Funktionen dazugekommen, die hier kurz vorgestellt werden. In der Verfügbarkeitseingabe können Sie eine maximale Anzahl an SWS angeben, die Sie pro Tag halten möchten. Sie können auch eine PDF-Übersicht der Verfügbarkeiten eines Dozierenden erzeugen und herunterladen. In der Planungsdateneingabe können Sie eine PDF über alle Eingaben erzeugen. Es wird ab jetzt auch automatisch überprüft, ob die Dozierenden zur angegeben Wunschzeit laut ihrer Verfügbarkeitseingabe verfügbar sind oder nicht. Bei der Eingabe der Planungsdaten können Sie nun auch zwischen verschiedenen Raumausstattungsgruppierungen auswählen. Wenn Sie als Beispiel eine Tafel brauchen, Ihnen aber egal ist ob es sich dabei um eine Kreidetafel oder ein Whiteboard handelt, können Sie das Ausstattungsmerkmal Tafel auswählen und es werden alle Räume angezeigt, die eine Kreidetafel oder ein Whiteboard haben. In der Ansicht der Planungsergebnisse können Personen mit der Rolle Lehrstuhlverwalter nun den kompletten Plan Ihres Lehrstuhls anzeigen lassen. Dieser ist im Anschluss auch als PDF herunterladbar. 1.3 Einloggen bei carpe diem! carpe diem! erreichen Sie über carpediem.rwth-aachen.de. Zur Anmeldung brauchen Sie Ihre Benutzernamen, welcher sich in der Regel durch vorname.nachname zusammensetzt, sowie Ihr carpe diem!-passwort. Bitte beachten Sie, dass Sie sich leider noch nicht mit Ihrer TIM-Kennung bei carpe diem! anmelden können. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben können Sie unter dem Link Ich habe mein Passwort vergessen auf der carpe diem!-startseite ein neues anfordern. Falls Sie Ihr Passwort oder andere personenbezogene Daten ändern möchten, klicken Sie im oberen rechten Eck auf Ihren Namen und anschließend auf Stammdaten bearbeiten. 2

5 1.4 Ablauf der Planung Eine Planungsphase in carpe diem! verläuft in der Regel in drei Schritten: Zunächst werden die Planungsdaten der Veranstaltungen und Klausuren, sowie die zeitlichen Verfügbarkeiten der Dozierenden eingetragen. Zum Ende der Eingabenfrist, wenn alle notwendigen Daten in carpe diem! vorliegen, kann die Planberechnung starten. Den optimierten Plan können Sie nach der Berechnung auch in carpe diem! einsehen. Nach der Veröffentlichung des Plans können bis zum Stichtag die nun geplanten Veranstaltungen und Klausuren bei Bedarf verschoben werden, bevor die Daten nach Campus zurückgeschrieben werden. 3

6 2 Die Rollen in carpe diem! Ihre Rolle können Sie in der persönlichen Übersicht sehen, wenn Sie sich bei carpe diem! angemeldet haben. Es gibt sechs Hauptrollen. Es ist möglich, dass Sie mehr als eine Rolle in carpe diem! besitzen. 2.1 Welche Rolle habe ich? Dozent: Sie haben nur die Möglichkeit, Ihre Verfügbarkeitseingabe zu bearbeiten. Kursadministrator: Für Sie ist, zusätzlich zum Dozenten, der Menüpunkt Planungsdateneingabe sichtbar. Hier können Sie die Planungsdaten der Veranstaltungen bearbeiten, denen Sie als Kursadministrator zugewiesen sind. Lehrstuhlverwalter: Sie verwalten alle planungsrelevanten Daten Ihres Lehrstuhls in carpe diem! und sind dafür zuständig, dass diese innerhalb der Fristen eingetragen werden. Somit haben Sie Zugriff auf alle Verfügbarkeits- und Veranstaltungsplanungen der Dozenten, bzw. Kurse, die Ihrem Lehrstuhl zugewiesen sind. Diese Lehrstühle werden in der persönlichen Übersicht angezeigt. Stundenplaner: Bei Ihnen taucht der Menüpunkt Kurse und Metakurse auf. Hier können Sie alle in carpe diem! aufgeführten Kurse einsehen und bearbeiten. Sie können zusätzlich auch auf die Prüfungsordnungen zugreifen und die Studiengänge verwalten. Deshalb taucht der Menüpunkt Verlaufspläne verwalten unter Administration bei Ihnen auf. Zusätzlich haben Sie auch Zugriff auf alle Veranstaltungen in der Planungsdateneingabe. Wie bereits erwähnt, ist es möglich, dass mehrere Rollen mit dem gleichem Login verknüpft sind. 4

7 2.2 Die Rollen und ihre Aufgaben Die verschiedenen Rollen, und wie Sie erkennen welche Rolle Sie haben, wurde in Abschnitt 2.1 erklärt. Mit diesen Rollen sind verschiedene Aufgaben verknüpft, die wichtig sind, damit die Veranstaltungsplanung reibungsfrei abläuft Dozent Sie werden mindestens eine Lehrveranstaltung im kommenden Semester abhalten. Innerhalb der Bearbeitungsfrist müssen Sie Ihre Verfügbarkeitseingabe bearbeiten. Dabei müssen Sie auch überprüfen, dass Sie in carpe diem! nur bei den Veranstaltungen eingetragen sind, in denen Sie auch tatsächlich im Hörsaal anwesend sein werden. Diese Veranstaltungen finden Sie unter der Verfügbarkeitseingabe aufgelistet. Sollte hier eine Ihrer Veranstaltungen fehlen, oder ist hier eine Veranstaltung aufgeführt, die Sie nicht selber abhalten werden, wenden Sie sich bitte zunächst an die Person, die an Ihrem Lehrstuhl für die carpe diem!-einträge verantwortlich ist, an Ihren zuständigen Stundenplaner oder an den Support. Beispiele für solche Veranstaltungen wären (Kleingruppen-)Übungen oder Tutorien, die von Assistierenden gehalten werden Kursadministrator Sie sind für die Planungsdateneingabe einen oder mehrerer Kurse verantwortlich. Innerhalb des vorgegebenen Eingabezeitraums können Sie die Planungsdaten einsehen und ggf. bearbeiten. Falls die Veranstaltung, die Sie bearbeiten möchten, fehlen sollte, prüfen Sie bitte zuerst, ob diese in Campus bestätigt ist und einem Veranstaltungstyp zugewiesen ist. Der Datenübertrag nach carpe diem! findet nur zu jeder vollen Stunde statt. Falls diese drei Kriterien erfüllt sind, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Stundenplaner oder an den Support. Falls Sie zusätzlich selber eine Veranstaltung anbieten werden, lesen Sie bitte auch den Abschnitt Dozent durch Lehrstuhlverwalter Sie sind am Ihrem Lehrstuhl für die carpe diem!-einträge verantwortlich. Zusätzlich zu Ihren eigenen Verfügbarkeiten haben Sie auch Zugriff auf die Verfügbarkeitseingabe Ihrer Kollegen und können diese einsehen und bearbeiten. Falls Ihnen Mitarbeitende in der Liste der Lehrstuhldozierenden fehlen sollten, oder in der Zwischenzeit ein Dozent nicht mehr an Ihrem Lehrstuhl arbeitet, wenden Sie sich bitte an den Support. Sie können die Planungsdaten aller Veranstaltungen, die Ihrem Lehrstuhl zugewiesen sind, innerhalb der Fristen bearbeiten. Bitte lesen Sie hierzu noch den Abschnitt Kursadministrator und, falls Sie zudem selber im Hörsaal anwesend sein werden, den Abschnitt Dozent durch. 5

8 2.2.4 Stundenplaner Sie sind in Ihrer Fachgruppe oder in Ihrem Fachbereich für die carpe diem!-planung zuständig. Sie sind auch für die Modellierung eines oder mehreren Studiengänge in carpe diem! verantwortlich. Das Modellieren der Studiengänge in carpe diem! ist mitunter der wichtigste Teil der Planungsvorbereitung. Diese Modellierung ist nicht so stark an die Eingabefristen gebunden, sollte allerdings vor dem Berechnen des finalen Plans abgeschlossen sein. Das Abbilden eines Kurses, was ungefähr einem Modul in Campus entspricht, ist eine Voraussetzung der Planungsdateneingabe. Ein Kurs setzt sich meistens aus mehreren Veranstaltungen zusammen wie Vorlesung, Übung und Tutorien. Ausgehend von dieser Veranstaltung werden in jeder Planungsphase automatisch die Einzelveranstaltungen angelegt. Ihre Aufgabe ist das Abbilden und die Kontrolle von Kursen, Veranstaltungen und Einzelveranstaltungen in Ihrer Fachgruppe oder in Ihrem Fachbereich. Da Sie auch in der Planungsdateneingabe tätig sein werden, kann der Abschnitt Kursadministrator Ihnen die Grundvoraussetzungen erklären. DEN carpe diem!-support ERREICHEN SIE ÜBER carpediem.rwth-aachen.de 6

9 3 Veranstaltungsplanung Die Dateneingabe der Veranstaltungsplanung in carpe diem! setzt sich aus zwei wichtigen Teilen zusammen: die Verfügbarkeitseingabe der Dozierenden und die veranstaltungsspezifische Planungsdateneingabe. Beide können Sie über den Menüpunkt Veranstaltungen erreichen und werden in den folgenden Abschnitten näher erläutert. 3.1 Verfügbarkeitseingabe Unter dem Menüpunkt Verfügbarkeiten können Sie Ihre zeitlichen Präferenzen im Stundenplanraster angeben. Bei den zeitlichen Verfügbarkeiten können Sie einem Zeitslot eine von drei Optionen zuweisen: Bei der Berechnung des Plans werden Zeitslots, die Sie als Bevorzugt angeben, höher priorisiert. Ist dies im Zuge der Optimierung aufgrund von Rahmenbedingungen nicht möglich, werden Ihre geplanten Veranstaltungen in die Slots gelegt, die Sie als Möglich gekennzeichnet haben. Zeiträume, die Sie als Nicht möglich eingetragen haben, werden nicht von carpe diem! im Zuge der automatischen Planung gebucht. Ein kleiner Hinweis für Lehrstuhlverwalter: Bitte beachten Sie, dass Sie Verfügbarkeiten nur bei Dozierenden freigeschaltet ist, welche auch mindestens einer Lehrveranstaltung in carpe diem! zugewiesen sind. 7

10 Durch Klicks auf die jeweiligen Slots (1) können Sie Ihre Präferenz anpassen. Wenn Sie einen ganzen Tag oder alle Slots eines bestimmten Zeitraums (z.b Uhr) auswählen möchten, können Sie dies auch über die Pfeilknöpfe machen (2). Wenn Sie mit Ihrer Eingabe fertig sind, können Sie über einen Klick auf Bestätigen (3) die Eingabe abschließen. Sollten sich Ihre zeitlichen Verfügbarkeiten während der Planungsdateneingabephase ändern, können Sie die Bestätigung aufheben und Änderungen vornehmen. Diese Bestätigung hat keine weitere Auswirkung auf die Planung, sondern dient nur zu Ihrer Übersicht. Laut Beschluss der Studiendekanrunde stehen Professoren und Professorinnen 36 Sperrstunden (4) zur Verfügung, was 60 % der Woche entspricht; allen anderen Dozierenden 60 Stunden. Im Sinne einer sinnvollen Planung sollte von dieser Maximalanzahl jedoch nur im Ausnahmefall Gebrauch gemacht werden. Berechtigter Mehrbedarf muss über Ihr Dekanat beantragt werden. Eine der neuen Funktionen in carpe diem! ist, dass Sie angeben können, wie viele Semesterwochenstunden (SWS) Sie an einem Tag abhalten möchten (5). Geben Sie eine niedrige Anzahl an, können Sie somit Ihre Lehrveranstaltungen über mehrere Tage verteilen. Bevorzugen Sie jedoch, Ihre Lehre an wenigen Tagen durchzuführen, geben Sie eine höhere SWS-Anzahl ein. Unterhalb der Verfügbarkeitstabelle finden Sie alle Lehrveranstaltungen, bei denen Sie als tatsächlich im Hörsaal stehend eingetragen sind (6). Falls hier eine Veranstaltung zu viel oder zu wenig aufgeführt ist, wenden Sie sich bitte zunächst an die Person, die an Ihrem Lehrstuhl für die carpe diem!-einträge verantwortlich ist, an Ihren zuständigen Stundenplaner, oder an den Support. Beispiele für solche Veranstaltungen wären (Kleingruppen-)Übungen oder Tutorien, die von Assistierenden gehalten werden. 8

11 3.2 Kurse und Metakurse Ein Kurs in carpe diem! entspricht ungefähr einem Modul und ist dreistufig aufgebaut: Ein Kurs (Quantitative Methoden der Wirtschaftswissenschaften) besteht als Beispiel aus drei Metakursen (Vorlesung, Übung, Kleingruppenübung(1)). Jedem dieser Metakurse sind semesterspezifische Einzelveranstaltungen untergeordnet, jeweils mit einem semesterbezogenem Präfix wie z.b. 16ss-. Kurs suchen Über Kurse suchen können Sie den Kurs auswählen, den Sie bearbeiten möchten. Diese Suche (1) läuft sowohl über den Namen des Kurse, sowie über die LV- Nummer der Metakurse. Sie können sich auch alle Kurse einer Organisationseinheit anzigen lassen. Mit einem Klick auf (2) kommen Sie in die Kursübersicht. Übersicht eines Kurses In der Kursübersicht können Sie zum einem den Kurs bearbeiten (1) sowie die Studiengangverknüpfungen der einzelnen Metakurse ansehen oder bearbeiten (2). Verknüpfung Metakurs Studiengang bearbeiten In dieser Ansicht bekommen Sie alle Studiengänge angezeigt, die mit dem Ausgewähltem Metakurs verknüpft sind. Diese Verknüpfungen können Sie bearbeiten oder löschen (1). Eine neue Verknüpfung können Sie über ein Klick auf (2) erstellen und im Anschluss die zuordnungsrelevanten Daten des Studiengangs eintragen (siehe hierzu auch den Abschnitt 5 Studiengänge verwalten). 9

12 Kurs bearbeiten Anschließend können Sie mit einem Klick auf Kurs bearbeiten Änderungen vornehmen. Hier können Sie die Kursart, LV-Nummer, Anzahl SWS und den Turnus anpassen (1). Wenn Sie etwas geändert haben, ist es wichtig, dass Sie Ihre Eingaben speichern (2). Bei (3) können Sie einen neuen Metakurs anlegen. Hierbei sind zwei Sachen wichtig. Zum einem muss die LV-Nummer innerhalb eines Turnus eindeutig sein. Als Beispiel heißt das, dass die LV-Nummer im Wintersemester nur einer Veranstaltung zugewiesen sein kann. Im Sommersemester kann die gleiche LV-Nummer einer anderen Veranstaltung gehören. Zusätzlich muss die Kursart innerhalb eines Kurses eindeutig sein. Es darf nur eine Veranstaltung der Kursart Vorlesung pro Kurs geben. Sollten Sie mehrere Vorlesungen in gleichem Kurs mit verschiedenen LV-Nummern anbieten, können Sie der zweiten Vorlesung die Kursart Vorlesung (1) zuweisen. Falls Sie Fragen zu der Kursbearbeitung haben wenden Sie sich bitte an den Support. Kursart Die Kursarten sind bei der Planung der Veranstaltung relevant, da mit einer bestimmten Kursart auch eine bestimmte Überscheidungstoleranz verknüpft ist. Allerdings wird bei der Planung auf Überscheidungsfreiheit auch geprüft, ob es sich um einen Kurs aus dem Pflicht- oder Wahlpflichtbereich handelt. Vorlesungen, Übungen, Seminare und Praktika dürfen sich nicht überschneiden Parallelübungen dürfen sich innerhalb eines Kurses überschneiden und mit Parallelübungen aus anderen Kursen Kleingruppenübungen, und solche Einzelveranstaltungen, die in der Planungsdateneingabe als Kleingruppe definiert sind, dürfen sich mit allem überschneiden DEN carpe diem!-support ERREICHEN SIE ÜBER carpediem.rwth-aachen.de 10

13 3.3 Planungsdateneingabe Unter dem Menüpunkt Planungsdateneingabe können Sie die Rahmenbedingungen und Terminwünsche einzelner Veranstaltungen in carpe diem! eintragen und bearbeiten. In der Regel werden Planungsdaten aus dem vorherigen Semestern kopiert. Ist noch keine Planung vorhanden, müssen Sie eine neue Veranstaltungsplanung anlegen. Falls die Veranstaltung, die Sie bearbeiten möchten, fehlen sollte, prüfen Sie bitte zuerst, ob diese in Campus bestätigt ist und einem Veranstaltungstyp zugewiesen ist. Der Datenübertrag nach carpe diem! findet nur zur jeder vollen Stunde statt. Falls diese drei Kriterien erfüllt sind, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Stundenplaner oder an den Support. Nachdem Sie aus der linken Dropdownliste das richtige Semester ausgewählt haben, können Sie in der rechten Dropdownliste den zu planenden Kurs auswählen. Anschließend wählen Sie die Einzelveranstaltung aus, die Sie bearbeiten möchten. Als Beispiel in den folgenden Screenshots werden Sie die Dateneingabe des Kurses Quantitative Methoden sehen. Falls die Veranstaltung im zu planenden Semester als Blockkurs oder nicht regelmäßig während des Semesters abgehalten werden soll, können Sie auf Blockveranstaltung klicken, sodass die Veranstaltung nicht in die wöchentlichen Planung einbezogen wird. Die Veranstaltung wird dann nicht mithilfe von carpe diem! geplant. Eine Planung ist später lediglich über Campus möglich. Soll die Veranstaltung hingegen an der wöchentlichen Veranstaltungsplanung teilnehmen, klicken Sie auf das Feld Anlegen Planungsdaten In carpe diem! wird zwischen Termingruppen und Terminen unterschieden. Termingruppen können aus mehreren Terminen bestehen. Termingruppen sind für alternative Varianten einer Veranstaltung gedacht, die, z.b., von verschiedenen Studiengängen besucht werden. Halten Sie zum Beispiel eine besonders große Veranstaltung, die in mehreren Hörsälen stattfinden muss und die von Studierenden verschiedener Studiengänge gehört wird, können Sie die Termingruppen nach Studiengängen aufteilen. 11

14 In diesem Beispiel besteht die Einzelveranstaltung Kleingruppenübung (1) des Kurses Quantitative Methoden aus vier Termingruppen mit je einem Termin. In der zweiten Spalte können Sie die jeweilige Termingruppe oder den jeweiligen Termin bearbeiten. In der dritten Spalte können Sie einer Termingruppe einen neuen Termin hinzufügen oder die ganze Termingruppe, so wie sie gerade vorliegt, kopieren. Die Termine einer Termingruppe werden überschneidungsfrei geplant. Die Termine verschiedener Termingruppen müssen nicht notwendigerweise überschneidungsfrei sein, weil sie von verschiedenen Studiengängen besucht werden. Im Beispiel hieße das, dass die Termine der Termingruppen Tutorium 1 und die des Tutorium 2 gleichzeitig liegen könnten. Zusätzlich können Sie in dieser Ansicht einen Ansprechpartner eintragen, der bei eventuellen Rückfragen kontaktiert werden soll. Falls Sie Sonderwünsche haben, welche (bisher) nicht über die Oberfläche eingetragen werden konnten, können Sie diese im Freitextfeld Kommentare einfügen. Bitte beachten Sie, dass die Kommentare nur kurz vor der Berechnung ausgelesen und durchgegangen werden. Wenn Sie konkrete Fragen oder Anmerkungen haben, wenden Sie sich besser direkt an den Support. DEN carpe diem!-support ERREICHEN SIE ÜBER carpediem.rwth-aachen.de support@carpediem.rwth-aachen.de 12

15 3.3.2 Termingruppe Studentenanzahl und Turnus Anzahl Studierender: Hier tragen Sie die Anzahl der erwarteten Studierenden ein. Da sich die Raumauswahl unter anderem nach der Anzahl der Studierenden richtet ist es wichtig, dass Sie hier eine realistische Schätzung eintragen. Turnus: Hier können Sie eintragen, in welchem Turnus Ihre Veranstaltung angeboten werden soll. Als Standardwert ist ein wöchentlicher Turnus eingestellt. Weitere Turnusse können Sie über die Dropdownliste auswählen. Dozentenauswahl Hier können Sie Dozierende der Veranstaltung hinzufügen. Da carpe diem! bei der Planung die Verfügbarkeiten der Dozierenden, die mit der Veranstaltung verknüpft sind, berücksichtigt, ist es hier besonders wichtig, dass Sie nur Dozierende, die auch tatsächlich im Hörsaal anwesend sein werden, eintragen. Campus Hier können Sie alle Campus auswählen, welche für die Veranstaltungsplanung in Betracht gezogen werden sollen. 13

16 3.3.3 Termin Dauer und Vor- und Nachlaufzeit Hier können Sie die Dauer des Termins anpassen. Zusätzlich hierzu können Sie Vorund Nachlaufzeiten eintragen, bei denen die Studierenden nicht anwesend sind. Raumeigenschaften Hier können Sie über die Dropdownliste die erforderlichen Raumaustattungen für Ihre Veranstaltung eintragen. Eine neue Funktion ist, dass Sie hier zwischen verschiedenen Raumeigenschaftsgruppierungen auswählen können. Eine solche Gruppierung wäre Beamer, welche aus den einzelnen Eigenschaften Einzelbeamer, Doppelbeamer und Dreifachbeamer besteht. Wenn Sie also die Gruppierung auswählen, bekommen Sie alle Räume angezeigt, die einen, zwei oder drei Beamer anbieten. Wunschtermine Hier können Sie, zusätzlich zu den Verfügbarkeiten des Dozierenden, veranstaltungspezifische Wunschtermine vermerken. Den Wunschterminen können Sie unterschiedliche Prioritäten zuordnen, wobei 1 die höchste und 3 die niedrigste Gewichtung bei der Berechnung des Plans darstellen. Eine neue Funktion in carpe diem! ist, dass sofort angezeigt wird, ob alle Dozierenden die Wunschzeit als nicht möglich vermerkt haben. In diesem Falle würden Sie die Meldung Dozent hat keine Zeit bekommen. 14

17 Wunschräume Hier können Sie Wunschräume einer Veranstaltung eintragen. Den Wunschräumen können Sie unterschiedliche Prioritäten zuordnen, wobei 1 die höchste und 3 die niedrigste Gewichtung bei der Berechnung des Plans darstellen. Über einen Klick auf das Plus kommen Sie in die Raumauswahl, wo Sie nach einen bestimmten Raum suchen können. Wenn Sie keinen Raum über carpe diem! benötigen, können Sie dies über einen Klick auf Kein Raum benötigt angeben. In diesem Fall wird der Veranstaltung überschneidungsfrei geplant, lediglich ein Zeitslot automatisch zugewiesen, jedoch kein Raum. Die Platzanzahl in der Raumauswahl wird in Grün angezeigt, falls diese für die Veranstaltung ausreicht. Nach dem gleichen Prinzip werden die Raumeigenschaften und Campus bewertet. Es ist zu Ihrem Vorteil, wenn Sie so viele Räume wie möglich hier auswählen, da es dadurch wahrscheinlicher ist, dass Sie Ihren Wunschtermin bekommen Zeitliche Abfolgebedingungen Falls Sie für einzelne Termine einer Einzelveranstaltung bestimmte Abfolgebedingungen brauchen, können Sie diese in der Einzelveranstaltungsansicht eintragen. Dabei können Sie sowohl Termine innerhalb eines Kurses miteinander in Beziehung setzen, sowie auch mit allen Kursen des zu planenden Semesters. Es stehen dabei in carpe diem! folgende Abfolgebedingungen zur Auswahl, die Sie beliebig kombinieren können: Termin A vor Termin B Termin A nach Termin B Termin A (nicht) gleichzeitig wie Termin B Termin A (nicht) am gleichen Tag wie Termin B Termin A mit mindestens einem Tag Abstand zu Termin B Termin A mit mindestens zwei Tage Abstand zu Termin B Termin A und Termin B direkt hintereinander Termin A und Termin B direkt hintereinander im selben Raum 15

18 3.3.5 Bestätigen der Planungsdaten Wenn Sie alle notwendigen Eckdaten eingetragen haben, können Sie diese in der Einzelveranstaltungsansicht bestätigen. Sie können an dieser Stelle auch eine PDF-Übersicht herunterladen, die alle finalen Planungsdaten in geordneter Form enthält. Bitte beachten Sie, dass diese Bestätigung hat keine weitere Auswirkung auf die Planung hat, sondern nur zu Ihrer Übersicht dient. Es wird in carpe diem! immer mit den Daten gerechnet, die zum Stichtag vorliegen. Damit Sie die Einzelveranstaltung bestätigen können, muss bei allen Termingruppen eine Studierendenanzahl eingetragen sein. Diese Information ist notwendig, damit bei der Planberechnung passende Räume gefunden werden können. Sie werden auch ein Pop-Up mit einer Warnung bekommen, wenn Sie versuchen eine Termingruppe ohne Dozierenden zu speichern. Falls dies in der Tat der Fall ist, z.b. wenn der Dozierende noch nicht feststeht oder es sich um Tutorien handelt, die von Assistierenden gehalten werden, können Sie trotzdem die Einzelveranstaltung bestätigen. Falls Sie die eingegebenen Daten noch innerhalb der Bearbeitungsfrist ändern möchten, können Sie ganz einfach die Einzelveranstaltung wieder entstätigen. Bei Fragen können Sie sich gerne an den Support wenden. DEN carpe diem!-support ERREICHEN SIE ÜBER carpediem.rwth-aachen.de 16

19 3.4 Planungsergebnisse Nachdem carpe diem! den optimalen Plan berechnet hat und die Planungsergebnisse veröffentlicht wurden, können Sie diese unter dem Menüpunkt Planungsergebnisse einsehen. Zur Übersicht wählen Sie bitte erst das Semester und das Szenario aus, welches Sie einsehen möchten. Unter Mein Plan können Sie die Ergebnisse aller Veranstaltungen sehen, in denen Sie als Dozent eingetragen sind. Als Lehrstuhlverwalter oder als Stundenplaner können Sie sich, zusätzlich zu Ihrem eigenen Plan, den Plan Ihres Lehrstuhls, eines einzelnen Raums oder eines Studiengangs anzeigen lassen. 17

20 3.4.1 Planungsergebnisse bearbeiten - Lehrstuhladministrator Als Lehrstuhladministrator können Sie in der Ansicht Meine bearbeitbaren Veranstaltungen alle Ergebnisse der Veranstaltungen Ihres Lehrstuhls einsehen. Falls Sie mit dem zugewiesenem Termin zufrieden sind, können Sie diesen bestätigen (1). Diese Bestätigung hat keine weitere Einwirkung auf die Planung, sondern dient nur zu Ihrer Übersicht. Bei Bedarf können Sie den Veranstaltungsraum wechseln (2) oder, falls Sie den Termin zeitlich verschieben möchten, die Konfliktansicht anzeigen lassen (3). In der Konfliktansicht ist jeder Slot auf Grund seiner Raum-, Dozenten- und Studiengangverfügbarkeit bewertet. Wenn Sie einen Alternativslot für Ihre Veranstaltung gefunden haben, geben Sie bitte diesen in erster Linie an Ihren Stundenplaner weiter, der die Veranstaltung für Sie verlegt, oder an den Support. Bitte beachten Sie, dass sich in dieser Ansicht ein Termin über mehrere Zeitslots strecken kann. In diesen Fällen sind die Einträge über Pfeile wie in (4) verbunden. 18

21 3.4.2 Planungsergebnisse bearbeiten - Stundenplaner Als Stundenplaner haben Sie Zugriff auf alle Planungsergebnisse und können diese bei Bedarf bearbeiten indem Sie zunächst eine Veranstaltung auswählen. Zunächst sehen Sie in der Übersicht alle Planungsergebnisse des Kurses, den Sie ausgewählt haben. Indem Sie den Button Optionen (1) eines Ergebnisses anklicken, können Sie dieses bearbeiten. Falls für den Termin Konflikte vorliegen, können Sie sich diese in der Konfliktansicht (2) anzeigen lassen. Bei Bedarf können Sie den geplanten Termin Verschieben (3) oder den Veranstaltungsraum wechseln (4). Falls nicht alle Termine eines Kurses automatisch zugewiesen werden können, können Sie diese fehlenden Termine nachbuchen. über Neues Ergebnis (5) manuell Bitte beachten Sie, dass sich in dieser Ansicht ein Termin über mehrere Zeitslots strecken kann. In diesen Fällen sind die Einträge über Pfeile wie in (6) verbunden. 19

22 3.4.3 Konfliktansicht In carpe diem! werden die Konflikte auf einer drei- bzw. vierstufigen Skala eingeordnet, die durch ihre jeweilige Farbe gekennzeichnet sind. Zusätzlich hierzu können Raumkonflikte oder Dozentenkonflikte beim Verschieben auftreten, die auch nach ähnlichen Schemata bewertet werden. Veranstaltungskonflikte Grüner Haken: Keine Konflikte Gelbe Warnung: Wahlpflicht/Wahlpflichkonflikt Orange Warnung: Pflicht/Wahlpflichtkonflikt Rote Warnung: Pflicht/Pflichtkonflikt Raumkonflikt Grüner Haken: Mindestens ein Raum mit passender Ausstattung und Raumkapazität ist frei Gelbe Warnung: Mindestens ein Raum mit passender Raumkapazität ist frei, jedoch sind ein oder mehrere angegebene Ausstattungsmerkmale nicht vorhanden Rote Warnung: Kein Raum mit passender Raumkapazität und -ausstattung ist frei Doziendenkonflikt Grüner Haken: Der Dozierende hat zu diesem Termin keine Veranstaltung und hat diesen Slot als bevorzugt vermerkt Gelbe Warnung: Der Dozierende hat zu diesem Termin keine Veranstaltung und diesen Slot als möglich vermerkt Orange Warnung: Der Dozierende hat zu diesem Termine keine Veranstaltung und diesen Slot als nicht möglich vermerkt Rote Warnung: Der Dozierende hat zu diesem Termin bereits eine andere Veranstaltung Falls mehrere Dozierende bei dem Termin eingetragen sind, wird immer der schwerste Konflikt angezeigt. 20

23 3.4.4 Verschieben Falls Sie die dringende Notwendigkeit sehen, einen durch carpe diem! zugewiesenen Termin zu verschieben, haben Sie in der Verschiebungsansicht die Möglichkeit dazu. In der Verschiebungsansicht bekommen Sie eine Übersicht über alle Slots und deren Konfliktbewertung. Meistens empfiehlt es sich beim Verschieben die Slots, bei denen der Raumkonflikt grün und der Doziendenkonflikt gelb oder besser bewertet wird, näher in Betracht zu ziehen. Bei vielen Veranstaltungen können die Wahlpflichtverknüpfungen zu vielen Konflikten führen, die jedoch eigentlich nicht so dramatisch sind. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Auswirkungen die Verschiebung haben wird, können Sie sich gerne an den Support wenden Veranstaltungsraum wechseln Sie können in carpe diem! den automatisch zugewiesenen Raum wechseln. Bitte beachten Sie, dass Sie hier über den Button Alle Räume anzeigen auch alle institutseigenen Räume angezeigt bekommen, auf die normalerweise nur die jeweilige Lehrstühle Zugriff haben. Bitte informieren Sie sich vorher über den entsprechenden Raum oder fragen Sie den Support. DEN carpe diem!-support ERREICHEN SIE ÜBER carpediem.rwth-aachen.de 21

24 4 Klausurplanung Die Planung der Klausuren läuft ähnlich ab wie die Veranstaltungsplanung. Hier werden die Prüfungen ressourcenoptimal im Hinblick auf die beteiligten Studiengänge geplant. Die Klausurplanung erreichen Sie über den Menüpunkt Klausuren. Klausuren sind eigene Metakurse innerhalb eines Kurses. Die Verwaltung der Kurse und Metakurse ist im Abschnitt 3.2 näher erklärt. 4.1 Klausurplanung anlegen Klausurplanung anlegen ist der erste Schritt in carpe diem!, bevor Sie die Planungsdaten einer Prüfung eintragen können. Nachdem Sie die Klausurphase ausgewählt haben, in der die Prüfung stattfindet (1) können Sie im Feld Kurs (2) die Klausur finden. Bitte beachten Sie, dass hier alle Metakurse zu Auswahl stehen, Sie aber nur eine Klausur auswählen sollen. Die Angabe der Terminart (3) hilft Ihnen PT1 von PT2 übersichtlich zu trennen. Bei (4) können Sie die Kalenderwoche als Prüfungszeitraum auswählen, in der die Klausur geschrieben werden soll. 22

25 4.2 Planungsdateneingabe Das Kernstück der Klausurplanng ist der Menüpunkt Planungsdateneingabe, wo Sie die Rahmenbedingungen und Terminwünsche einzelner Klausuren in carpe diem! eintragen und bearbeiten können. Falls die Klausur, die Sie bearbeiten möchten, fehlen sollte, prüfen Sie bitte zuerst, ob diese in Campus bestätigt ist und einem Veranstaltungstyp zugewiesen ist. Der Datenübertrag nach carpe diem! findet nur zur jeder vollen Stunde statt. Falls diese drei Kriterien erfüllt sind, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Stundenplaner oder an den Support. Nachdem Sie zunächst das zu Planende Semester ausgewählt haben (1), können Sie den Kurs und die Einzelveranstaltung auswählen (2), die Sie bearbeiten wollen. Sie können sich auch alle in carpe diem! vorhandenen Klausuren eines Studiengangs anzeigen lassen. Bei (3) können Sie die ausgewählte Planung bearbeiten, in einem anderen Zeitraum verschieben, oder löschen. Falls Sie zwischen Prüfungen bestimmte Bedingungen setzen wollen, können Sie diese im Bereich Abfolgebedingungen definieren, die näher im Abschnitt erklärt sind. Verantwortliche Hier können Sie die verantwortliche Person, den Ansprechpartner, sowie die Prüfer der Klausur eintragen. Alle diese Angaben sind freiwillig und haben keine weitere Auswirkung auf die Planung. 23

26 Zeitliche Vorgaben Räumliche Vorgaben Klausurdauer: Dieser Eintrag entspricht die geplante Bearbeitungszeit der Prüfung in Minuten, inklusive eventueller Einlesezeit oder Ähnliches. Vor- und Nachbereitungszeit sollen Sie hier allerdings nicht mitzählen. Vorbereitungszeit: Hier können Sie die von den Studierenden benötigte Vorbereitungszeit in Stunden eingeben. In carpe diem entspricht an dieser Stelle ein Tag acht Stunden. Reservierungsdaueren: Falls Sie Zeit für Auf- oder Abbauarbeiten benötigen, in denen die Studierenden nicht anwesend sein müssen, können Sie diese Angabe an dieser Stelle hinterlegen. Tageszeit: Wenn Sie einen bevorzugten Zeitraum für Ihre Klausur haben, können Sie hier zwischen den Optionen vormittags, nachmittags oder ganztags wählen. Max. Raumanzahl: Abhängig davon, wie viel Aufsichtspersonal Sie zu Verfügung haben können Sie hier einen maximale Anzahl an Räumen eintragen, die Sie während der Klausur betreuen können. 0 bedeutet hier, dass Sie keinen Raum brauchen. Erwartete Anzahl Teilnehmer: Die Raumauswahl richtet sich nach der von Ihnen eingetragen Anzahl an Studierenden. Aus diesem Grund ist hier eine realistische Schätzung wichtig. Sitzplatzabstand: Die Option Großer Abstand bedeutet, dass für jeden Studierenden sechs Plätze berechnet, während im Kleinem Abstand drei Plätze belegt werden. Im Beispiel links ist ein großer Abstand in blau dargestellt. Die orangen Plätze sind die, die bei einem kleinem Abstand dazukommen würden. Terminart: Hier können Sie die Terminart nochmal anpassen, falls die beim Anlegen falsch vergeben wurde. 24

27 Wunschräume Durch ein Klick auf (1) können Sie Wunschräume hinzufügen. Den Wunschräumen können Sie unterschiedliche Prioritäten zuordnen, wobei 1 die höchste und 3 die niedrigste Gewichtung bei der Berechnung des Plans darstellen. Unterhalb der Raumauswahl bekommen Sie direkt eine Übersicht ob Sie bereits genug Räume ausgewählt haben. Je mehr Räume Sie hier eintragen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie Ihren Wunschtermin bekommen. Aufsichtspersonen und Wunschtermine Aufsichtspersonen: Hier können Sie Aufsichtspersonen, z.b. Assistierende, eintragen Wunschtermine: Innerhalb des Klausurzeitraums haben Sie noch die Möglichkeit Wunschtermine über ein Klick auf das Plus zu hinterlegen. Diese können Sie zusätzlich einem bevorzugtem Zeitraum zuweisen. 25

28 Falls Sie Sonderwünsche haben, welche (bisher) nicht über die Oberfläche eingetragen werden konnten, können Sie diese im Freitextfeld Kommentare einfügen. Bitte beachten Sie, dass die Kommentare nur kurz vor der Berechnung ausgelesen und durchgegangen werden. Wenn Sie konkrete Fragen oder Anmerkungen haben, wenden Sie sich besser direkt an den Support Bestätigung der Planung Wenn Sie mit allen Eingaben fertig sind können Sie die Klausurplanung bestätigen (1). Hier können Sie sich auch eine PDF-Übersicht der Daten erzeugen lassen (2). Bitte beachten Sie, dass diese Bestätigung hat keine weitere Auswirkung auf die Planung hat, sondern nur zu Ihrer Übersicht dient. Es wird in carpe diem! immer mit den Daten gerechnet, die zum Stichtag vorliegen. DEN carpe diem!-support ERREICHEN SIE ÜBER carpediem.rwth-aachen.de 26

29 5 Studiengänge verwalten Bei der automatischen Planung berücksichtigt carpe diem! auch die Überschneidungsfreiheit der Studiengänge, weshalb es sehr wichtig ist, dass die Verlaufspläne in carpe diem! immer aktuell und gepflegt sind. Die Verwaltung der Studiengänge erreichen Sie über den Menüpunkt Administration. 5.1 Verlaufspläne verwalten Unter diesem Menüpunkt können Sie Kurse einem Studiengang hinzufügen oder löschen (1), und das Fachsemester auswählen, in dem die Veranstaltung laut Studienverlaufsplan besucht wird (2) Kurszuordnungen In diesem Bereich können Sie ganze Kurse oder nur einzelne Einzelveranstaltungen einem Studiengang zuordnen. Im Textfeld (1) können Sie einen Kurs oder eine Einzelveranstaltung aufsuchen. Bitte beachten Sie, dass diese Suche nur über den Namen des Kurses läuft. Anschließend können Sie die Einzelveranstaltung den Pflicht- oder Wahlpflichtbereich des Studiengangs zuordnen (2), oder den kompletten Kurs den Pflicht- oder Wahlpflichtbereich des Studiengangs hinzufügen (3). In der Kursliste können Sie auch Einzelveranstaltungen zwischen den Pflicht- oder Wahlpflichtbereich über ein Klick auf (4) verschieben. Abschließend müssen Sie der Einzelveranstaltung einem Fachsemester zuordnen, in der diese laut Studienverlaufsplan besucht werden soll. Diesen Bereich erreichen Sie über (5). 27

30 5.1.2 Fachsemesterzuordnungen In diesem Bereich können Sie die Fachsemester einer Veranstaltung zuordnen, in denen sie von den Studierenden laut Studienverlaufsplan besucht werden soll. Zunächst können Sie das Startsemester auswählen (1), welches Sie bearbeiten möchten. Bitte beachten Sie, dass beim Start im Winter die Sommersemester immer geradzahlig (2, 4, 6) und beim Start im Sommer ungeradzahlig (1, 3, 5) sind. Mit einem Klick auf Fachsemesterzuordnung bearbeiten können Sie die Fachsemester eintragen (2). Diese können Sie kommasepariert (z.b. 1,2,3,4), als Bereiche (z.b. 1-4) oder als Kombination daraus (z.b. 1,2-4) angeben. Ihre Angaben speichern Sie, indem Sie auf (3) klicken. Wenn Sie zurück in die Kurszuordnung möchten, erreichen Sie diesen Bereich über den Button (4). Weiterhin können Sie zu jedem Semester die erwarteten Studierendenzahlen angeben (5). Dies erleichtert die automatische Planung und die veranstaltungsspezifische Planungsdateneingabe. Pflicht- oder Wahlpflichtbereich Unter Wahlpflicht versteht carpe diem!, dass eine Veranstaltung aus dem ganzen Wahlpflichtbereich pro Semester von den Studierenden belegt werden muss. Bei der automatisierten Planung durch carpe diem! werden somit keine Pflicht/Pflicht- oder Pflicht/Wahlpflichtkonflikte erzeugt. Falls aus dem Wahlbereich des Studiengangs mehr als eine Veranstaltung pro Semester belegt werden muss, ist es für die Planung besser, wenn Sie alle Wahlfächer als Pflicht in carpe diem! modellieren. Falls Sie hierzu noch Fragen haben sollten, können Sie sich gerne an den Support wenden. DEN carpe diem!-support ERREICHEN SIE ÜBER carpediem.rwth-aachen.de 28

31 6 Glossar Dozent: Unter Dozent versteht sich in carpe diem! eine Person, die während der Lehrveranstaltung tatsächlich im Hörsaal anwesend sein wird. Einzelveranstaltung: Eine Lehrveranstaltung, die innerhalb eines Semesters von einer bestimmten Person angeboten wird, z.b. Vorlesung, Übung, Tutorium. Diese bekommt zusätzlich zu ihrer semesterunabhängiger LV-Nummer ein semesterbezogenes Präfix vorangestellt. (z.b. 17ss-). Kurs: Zusammenfassung namensgleicher Lehrveranstaltungen, die inhaltlich und thematisch zusammengehören, allerdings von unterschiedlichen Personen gehalten werden können. Ein Kurs besteht aus Einzelveranstaltungen. Als Beispiel besteht der Kurs Quantitative Methoden der Wirtschaftswissenschaften aus einer Vorlesung und einer Übung mit je einem Termin sowie zahlreiche Kleingruppenübungen. Ein Kurs entspricht somit mehr oder weniger einem Modul. LV-Nummer: Fünfstellige Lehrveranstaltungsnummer ohne den semesterbezogenem Präfix, die beim Übertrag ins übernächste Semester erhalten bleibt. Termin: Mit Termin ist eigentlich eine Serie von Terminen, die während des gesamten Vorlesungszeit im Turnus der Veranstaltung zur selben Zeit im selben Raum stattfinden, gemeint. Termingruppe: Termingruppen sind für alternative Varianten einer Veranstaltung gedacht, die zum Beispiel von verschiedenen Studiengängen besucht werden. Die Termine einer Termingruppe werden überschneidungsfrei geplant. Die Termine verschiedener Termingruppen müssen nicht überschneidungsfrei sein, weil sie von verschiedenen Studierenden besucht werden. Eine Termingruppe kann aus einem oder mehreren Terminen bestehen. Wahlpflicht: Unter Wahlpflicht versteht sich in carpe diem!, das eine Veranstaltung aus dem ganzen Wahlpflichtbereich pro Semester von den Studierenden belegt werden muss. Bei der automatisierten Planung durch carpe diem! werden keine Pflicht/Pflicht- oder Pflicht/Wahlpflichtkonflikte erzeugt. Falls aus dem Wahlbereich des Studiengangs mehr als eine Veranstaltung pro Semester belegt werden muss, ist es für die Planung besser, wenn Sie alle Wahlfächer als Pflicht in carpe diem! modellieren. Zeitslot: Ein Zeitintervall, in dem ein Lehrraum für eine bestimmte Veranstaltung zur Verfügung steht. In der Regel sind Timeslots zweistündig. Ein typischer Timeslot wäre Montags 10-12, wobei die Veranstaltung dann von 10:15 bis 11:45 dauert. 29