PowerPivot in Excel professionell einsetzen F92E-1D37-387B. Excel 2013/2016. Thomas Käflein. 1. Ausgabe, August 2016 ISBN

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1 Webcode BuchPlus-Medien F92E-1D37-387B PowerPivot in Excel professionell einsetzen Thomas Käflein Excel 2013/ Ausgabe, August 2016 EX PP ISBN

2 Impressum Matchcode: EX PP Autor: Thomas Käflein Redaktion: Peter Wies Produziert im HERDT-Digitaldruck 1. Ausgabe, August 2016 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig.

3 Inhalt I Bevor Sie beginnen 4 1 Basiswissen PowerPivot Pivot-Tabellen verwenden Vorteile von PowerPivot? Unterschiede zwischen Pivot-Tabellen und PowerPivot auf einen Blick PowerPivot-Add-In aktivieren Mit PowerPivot arbeiten Diagrammsicht nutzen Übung 36 4 Mit PowerPivot rechnen Basiswissen zu Berechnungen in PowerPivot Berechnete Spalten Berechnete Felder (Measures) Nützliche DAX-Funktionen Übung 55 2 Daten in PowerPivot importieren Datenquellen für PowerPivot Excel-Tabelle in das Datenmodell importieren Mehrere Excel-Tabellen und Textdateien in das Datenmodell importieren Daten aus Access-Datenbanken in das Datenmodell importieren Vorhandene PowerPivot-Tabellen bearbeiten 24 5 Weitere Funktionalitäten Hierarchien erstellen und bearbeiten Mit Datumstabellen arbeiten KPI (Key Performance Indicator) Perspektiven Kommentare (Beschreibungen) festlegen Übung Übung 28 3 Beziehungen erstellen und anwenden Basiswissen Beziehungen 29 Anhang: Wichtige DAX-Funktionen 75 Stichwortverzeichnis Beziehungen erstellen und verwalten 30 HERDT-Verlag 3

4 Bevor Sie beginnen Bevor Sie beginnen BuchPlus - unser Konzept: Problemlos einsteigen - Effizient lernen - Zielgerichtet nachschlagen (weitere Infos unter Nutzen Sie dabei unsere maßgeschneiderten, im Internet frei verfügbaren Medien: Um auf die BuchPlus-Medien für dieses Buch zuzugreifen, verwenden Sie den Webcode, der sich rechts oben auf der Titelseite des Buches befindet: Rufen Sie im Browser die Internetadresse auf. 1 Hier Webcode eingeben und mit Ü bestätigen 2 Auf der nun geöffneten Seite URL aufrufen anklicken Einige Beispiel-, Übungs- bzw. Ergebnisdateien enthalten Verknüpfungen zu anderen Dateien. Damit Sie die Dateien problemlos nutzen können, erstellen Sie auf dem Laufwerk C: Ihres Computers einen neuen Ordner Übung (C:\Übung). Entpacken Sie in diesem Ordner die heruntergeladenen Ordner mit den Beispieldateien (ex pp_beispieldateien.zip) und den Übungs- und Ergebnisdateien (ex pp_uebungs-_ergebnisdateien.zip). Für einen optimalen Lernerfolg verfügen Sie bereits über folgende Kompetenzen: Tabellen erstellen, bearbeiten und formatieren Berechnungen mit Formeln und Funktionen durchführen Pivot-Tabellen bzw. PivotCharts erstellen, bearbeiten und filtern Weitere wichtige Hinweise: Um die Lerninhalte des Buches praktisch nachzuvollziehen, benötigen Sie Excel 2013 oder Excel Die Beschreibungen und Abbildungen in diesem Buch wurden mit Excel 2013 erstellt. An den Stellen, an denen es Abweichungen zur Excel-Version 2016 gibt, werden diese erläutert. Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung als 1280 x 1024 Pixel festgelegt, kann das Aussehen des Menübands und des Excel-/PowerPivot-Fensters von den Abbildungen im Buch abweichen. 4 HERDT-Verlag

5 Basiswissen PowerPivot Basiswissen PowerPivot 1.1 Pivot-Tabellen verwenden Excel stellt mit Pivot-Tabellen ein komfortables Werkzeug zur Auswertung Ihrer Daten zur Verfügung. Mit diesem Werkzeug können Sie Ihre Daten beispielsweise nach verschiedenen Gesichtspunkten anordnen, in individuellen Gruppen zusammenfassen, filtern und sortieren, mit Teil- und Gesamtergebnissen versehen. Der große Vorteil von Pivot-Tabellen stellt die hohe Flexibilität dar, mit der Sie Auswertungen erstellen können. Beispiel einer Pivot-Tabelle In Pivot-Tabellen werden nur Kopien der jeweiligen Quelldaten bearbeitet. Dadurch bleiben die Originaldaten unberührt. HERDT-Verlag 5

6 1 Basiswissen PowerPivot Sie können in Pivot-Tabellen Daten auswerten, die auf einer Excel-Tabelle oder einer externen Datenquelle (z. B. einer Access-Datenbank) basieren und folgenden Vorgaben entsprechen: Die erste Tabellenzeile muss eindeutige Spaltenüberschriften enthalten. Die Daten müssen als zusammenhängender Tabellenbereich vorliegen, d. h., sie dürfen keine Leerzeilen oder Leerspalten besitzen. Die Inhalte einer auszuwertenden Spalte müssen jeweils vom selben Datentyp (z. B. Zahlen oder Text) sein. Neben den Datentypen Text, Zahlen, Datum und Uhrzeit sind auch per Formeln berechnete Werte als Quelldaten zulässig. Pivot-Tabellen lassen sich mithilfe von Diagrammen sogenannten PivotCharts grafisch darstellen. 1.2 Vorteile von PowerPivot? PowerPivot bietet sich an, wenn Sie große Datenmengen auch mehrere Millionen Datensätze aus unterschiedlichen Datenquellen in einer einzigen Arbeitsmappe verarbeiten wollen, Daten aus nahezu allen denkbaren Quellen importieren und auswerten wollen, umfangreiche Berechnungen in Pivot-Tabellen vornehmen wollen, auf einfache Weise Beziehungen zwischen verschiedenen Tabellen der Quelldaten herstellen möchten, KPIs (Key Performance Indicators) erzeugen möchten. PowerPivot verwaltet innerhalb einer Arbeitsmappe die aufzubereitenden Quelldaten in einem Datenmodell, das als Grundlage für die Erstellung neuer Pivot-Tabellen bzw. PivotCharts dient. Das Datenmodell kann viele Tabellen unterschiedlicher Datenquellen enthalten. Damit die entsprechenden Tabellen in einer Pivot-Tabelle ausgewertet werden können, müssen wie in einer relationalen Datenbank zwischen diesen Tabellen Beziehungen vorhanden sein bzw. nachträglich erstellt werden. In den Tabellen des Datenmodells gelten Formeln (wie in berechneten Spalten eines Excel- Tabellenbereichs) generell spaltenweise. Innerhalb einer Arbeitsmappe ist nur ein Datenmodell möglich. Dieses Modell lässt sich jedoch beliebig oft in der Arbeitsmappe verwenden. Zum Verwalten des Datenmodells verfügt PowerPivot über ein eigenes Bearbeitungsfenster, das sogenannte PowerPivot-Fenster. Sie können hier etwa weitere Tabellen zum Datenmodell hinzufügen oder nicht mehr benötigte Tabellen aus diesem entfernen. Darüber hinaus lässt sich das Datenmodell beispielsweise um berechnete Spalten oder Felder (vgl. Kapitel 4), Hierarchien und KPIs (vgl. Kapitel 5) erweitern. 6 HERDT-Verlag

7 Basiswissen PowerPivot 1 PowerPivot-Fenster mit den Tabellen des Datenmodells Damit die in einem Datenmodell vorhandenen Daten schnell verarbeitet werden können, werden sie beim Öffnen der entsprechenden Arbeitsmappe komprimiert in den Arbeitsspeicher des Computers geladen. 1.3 Unterschiede zwischen Pivot-Tabellen und PowerPivot auf einen Blick Datenmodell Kompatibilität VBA-Unterstützung Beziehungen erstellen und bearbeiten Pivot-Tabellen Daten können in ein Datenmodell übernommen werden. Eine Bearbeitung dieses Datenmodells ist aber nur in PowerPivot möglich. Speicherbar auch im alten Dateiformat (xls, xlm ) VBA wird in Pivot-Tabellen unterstützt. Dialoggeführt möglich PowerPivot PowerPivot verwendet ein Datenmodell, mit dem die Daten aufbereitet werden. Dieses wird in der Excel Arbeitsmappe gespeichert. Nur im neuen Dateiformat speicherbar (xlsx, xlsm ) VBA wird im Excel-Fenster einer PowerPivot-Arbeitsmappe unterstützt. Im PowerPivot- Fenster besteht keine VBA- Unterstützung. Dialoggeführt und grafisch möglich Hierarchien Nicht möglich Können erstellt werden HERDT-Verlag 7

8 1 Basiswissen PowerPivot Berechnungen KPI (Key Performance Indicators) Pivot-Tabellen Nur eingeschränkte Berechnungsmöglichkeiten Nicht vorgesehen PowerPivot Mannigfaltige Berechnungsmöglichkeiten durch eigene Funktionssprache (DAX) Integriert Datumstabellen Nicht vorgesehen Einbindung möglich Verarbeitung großer Datenmengen Beschränkt möglich Große Datenmengen können uneingeschränkt verarbeitet werden. 1.4 PowerPivot-Add-In aktivieren Bei PowerPivot handelt es sich um ein Add-In für Excel (Office Professional Plus, Office 365 ProPlus oder Office 365 Enterprise). Dieses ist in der Installation bereits enthalten und muss gegebenenfalls nur noch aktiviert werden. Sie erkennen das daran, dass im Menüband das Register POWERPIVOT (in Excel 2013) bzw. Power Pivot (in Excel 2016) nicht angezeigt wird. PowerPivot-Add-In in Excel 2013 aktivieren Wechseln Sie zum Register DATEI und klicken Sie im linken Fensterbereich auf Optionen. 1 Kategorie Add-Ins wählen 2 COM-Add-Ins wählen 3 Hier klicken 8 HERDT-Verlag

9 Basiswissen PowerPivot 1 4 Kontrollfeld aktivieren 5 Mit OK bestätigen Nach der Aktivierung der Add-Ins finden Sie im Menüband das Register POWERPIVOT: PowerPivot-Add-In in Excel 2016 aktivieren Wechseln Sie zum Register Datei und klicken Sie im linken Fensterbereich auf Optionen. Wählen Sie im nun geöffneten Dialogfenster die Kategorie Erweitert. 1 Kontrollfeld aktivieren Bestätigen Sie mit OK. Nach der Aktivierung des Add-Ins wird im Menüband das Register Power Pivot angezeigt. Die in Excel 2013 vorhandenen Befehle der Gruppe Slicerausrichtung stehen hier nicht mehr zur Verfügung. Im Gegensatz zu Excel 2013 werden in Excel 2016 berechnete Felder als Measures bezeichnet. Sie finden die entsprechenden Befehle jeweils in der Gruppe Berechnungen. HERDT-Verlag 9

10 1 Basiswissen PowerPivot 1.5 Mit PowerPivot arbeiten Wie bereits erläutert verwaltet PowerPivot die aufzubereitenden Quelldaten in einem Datenmodell. Die entsprechenden Daten werden in einem separaten Fenster (PowerPivot-Fenster) angezeigt, das sich über Verwalten (Register POWERPIVOT, Gruppe Datenmodell) einblenden lässt. Im PowerPivot-Fenster findet die eigentliche Datenaufbereitung der Quelldaten z. B. Import oder Berechnungen statt. PowerPivot-Fenster Das Festlegen der Pivot-Tabellenfelder mithilfe der Feldliste und die Bearbeitung einer Pivot- Tabelle bzw. eines PivotCharts erfolgen dagegen wie gewohnt im Excel-Fenster. Excel-Fenster mit Pivot-Tabelle PowerPivot-Daten werden zusammen mit den regulären Excel-Daten in der jeweiligen Arbeitsmappe gespeichert. 10 HERDT-Verlag

11 Daten in PowerPivot importieren Daten in PowerPivot importieren 2.1 Datenquellen für PowerPivot Die Daten für PowerPivot lassen sich aus den verschiedensten Quellen importieren. Dabei werden bei Datenbanktabellen vorhandene Beziehungen bzw. Verknüpfungen übernommen. Werden Daten importiert, zwischen denen noch keine Beziehungen bestehen, erzeugen Sie diese in PowerPivot (vgl. Kapitel 3). Datenbanken Datendienste Sonstige MS Access SQL-Server Analysis Services Azure Marketplace Text (txt/csv) Oracle IBM DB2 und andere Odata Datenfeed Excel PowerPivot Achten Sie darauf, beim Import von Daten keine unnötigen Tabellenspalten einzubeziehen (vgl. Abschnitt 2.4). Nicht benötigte Spalten vergrößern die betreffende Arbeitsmappe unnötig. Noch gravierender wirkt sich in diesem Zusammenhang der Import von Memofeldern aus, da diese in der Arbeitsmappe nicht komprimiert werden können. Auf Memofelder sollten Sie deshalb in PowerPivot gänzlich verzichten. In diesem Buch wird der Zugriff auf Daten aus Excel-, Access- und Text-Dateien gezeigt. Zugriffe auf Datendienste und andere Datenbanken wie SQL-Server werden hier nicht thematisiert. HERDT-Verlag 11

12 2 Daten in PowerPivot importieren 2.2 Excel-Tabelle in das Datenmodell importieren Beispieldateien: Umsätze.xlsx, Umsätze-E.xlsx Achten Sie darauf, dass Sie Excel-Tabellen, die Sie in PowerPivot nutzen möchten, zuvor im Excel-Fenster im Register START, Gruppe Formatvorlagen, über Als Tabelle formatieren in einen Tabellenbereich umwandeln. Geben Sie diesem Tabellenbereich anschließend im Register ENTWURF, Gruppe Eigenschaften, einen aussagekräftigen Namen. Durch die Vergabe eines Namens für einen Tabellenbereich erleichtern Sie sich die spätere Bearbeitung in PowerPivot bzw. die Erstellung von Pivot- Tabellen aus PowerPivot-Daten. Sowohl im PowerPivot-Fenster als auch in der Feldliste einer später erstellten Pivot-Tabelle werden ansonsten Standardnamen wie Tabelle1, Tabelle2 etc. verwendet. Bei der Namensvergabe bietet es sich an, ein Präfix vor dem eigentlichen Namen anzugeben, das Auskunft darüber gibt, woher diese Daten stammen (z. B. xlsx_). Das erleichtert die Übersicht im PowerPivot-Fenster. Wenn Sie die Daten nicht in einen Tabellenbereich umwandeln, erledigt das PowerPivot für Sie, sobald Sie die Daten zum Datenmodell hinzufügen und vergibt dabei den Standardnamen Tabelle1. Sie sollten anschließend den betreffenden Tabellenbereich im Excel-Fenster über das oben abgebildete Feld Tabellenname aussagekräftig benennen. Die Beispieltabellen dieses Buchs sind sowohl in Excel als auch in PowerPivot überwiegend bereits mit Namen versehen. Excel-Tabelle importieren Im Folgenden importieren Sie die in der Beispieldatei Umsätze.xlsx vorhandene Tabelle in das Datenmodell. Die Tabelle wurde bereits als Tabellenbereich formatiert. Öffnen Sie die Beispieldatei Umsätze.xlsx. Aktivieren Sie eine beliebige Zelle der Tabelle, die Sie zum Datenmodell hinzufügen möchten. Klicken Sie im Register POWERPIVOT, Gruppe Tabellen, auf Zu Datenmodell hinzufügen. Durch diese Aktion wird die aktuell gewählte Tabelle zum Datenmodell von PowerPivot hinzugefügt, also mit dem Datenmodell verknüpft. Das bedeutet, dass die Daten im Modell bei einer Änderung der Quelldaten automatisch aktualisiert werden. 12 HERDT-Verlag

13 Daten in PowerPivot importieren 2 Im nun geöffneten PowerPivot-Fenster wird die betreffende Tabelle angezeigt. Am Kettensymbol neben dem Tabellennamen ist die Verknüpfung zu den Daten in der Excel-Tabelle zu erkennen. Die Anzahl der verknüpften Datensätze sehen Sie in der Statusleiste am unteren Rand des PowerPivot-Fensters. Pivot-Tabelle aus PowerPivot-Daten erstellen Klicken Sie im PowerPivot-Fenster im Register Home auf den oberen Bereich der Schaltfläche PivotTable. Hierdurch wird das Excel-Fenster eingeblendet. Aktivieren Sie im geöffneten Dialogfenster das Optionsfeld Neues Arbeitsblatt und bestätigen Sie mit OK. Sie können nun mithilfe der eingeblendeten Feldliste wie gewohnt das Layout der Pivot-Tabelle festlegen. Im Wesentlichen entsprechen Pivot-Tabellen, die auf PowerPivot-Daten beruhen, regulären Pivot-Tabellen. Im Unterschied zu regulären Pivot-Tabellen lassen sich hier jedoch beispielsweise keine Gruppierungen oder berechnete Elemente erzeugen. Sofern Sie zuvor das PowerPivot-Fenster geöffnet hatten, wird beim Schließen der entsprechenden Arbeitsmappe generell nachfragt, ob Sie Ihre Änderungen speichern möchten. Diese Nachfrage erfolgt auch, wenn Sie keine Änderungen vorgenommen haben. Wenn Sie eine Arbeitsmappe, die mithilfe von PowerPivot erstellte Pivot-Tabellen oder Beziehungen enthält, im alten xls-dateiformat speichern, werden diese Elemente aus der betreffenden Datei entfernt. HERDT-Verlag 13

14 2 Daten in PowerPivot importieren Zwischen dem Excel- und dem PowerPivot-Fenster wechseln Sie möchten vom Excel-Fenster zum PowerPivot-Fenster wechseln Klicken Sie im Register POWERPIVOT, Gruppe Datenmodell, auf Verwalten. oder Zeigen Sie in der Taskleiste mit der Maus auf die Excel- Schaltflächen und klicken Sie auf das Miniaturbild des PowerPivot-Fensters. vom PowerPivot-Fenster zum Excel-Fenster wechseln Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf. oder Zeigen Sie in der Taskleiste mit der Maus auf die Excel- Schaltflächen und klicken Sie auf das Miniaturbild des Excel-Fensters. Alternativ können Sie auch mit A T zwischen den Fenstern wechseln. 2.3 Mehrere Excel-Tabellen und Textdateien in das Datenmodell importieren Beispieldateien: Umsätze einzeln.xlsx, Kategorien.xlsx, Filialen UTF-8.txt, Umsätze einzeln-e.xlsx Die PowerPivot-Tabelle aus der vorherigen Beispieldatei Umsätze.xlsx hat den Nachteil, dass sie redundante Daten enthält. So sind verschiedene Spalteninhalte mehrfach vorhanden, zum Beispiel die Kategorienamen oder die Filialorte. Um redundante Daten zu vermeiden, werden die betreffenden Daten wie im folgenden Beispiel im PowerPivot-Datenmodell auf mehrere Tabellen verteilt. Damit die Daten verschiedener PowerPivot-Tabellen sinnvoll in Pivot-Tabellen ausgewertet werden können, müssen zwischen den entsprechenden PowerPivot-Tabellen zuvor Beziehungen erstellt werden (vgl. Kapitel 3). Im Folgenden erstellen Sie in der Beispieldatei Umsätze einzeln.xlsx ein Datenmodell, in das folgende Daten als Tabellen eingefügt werden: die Umsatz-, Artikel- und Kundendaten aus der Beispieldatei Umsätze einzeln.xlsx, die Kategoriedaten aus der Beispieldatei Kategorien.xlsx, sowie die Filialdaten aus der Beispieldatei Filialen UTF-8.txt. In der aktuellen Arbeitsmappe vorhandene Tabellen importieren Öffnen Sie die Beispieldatei Umsätze einzeln.xlsx. Fügen Sie Tabelle Umsätze einzeln zum Datenmodell hinzu, indem Sie eine Zelle innerhalb der Daten der Tabelle markieren und anschließend im Register POWERPIVOT, Gruppe Tabellen, auf Zu Datenmodell hinzufügen klicken. Das PowerPivot-Fenster wird eingeblendet und zeigt die importierte Tabelle. 14 HERDT-Verlag

15 Daten in PowerPivot importieren 2 Wechseln Sie zum Excel-Fenster. Fügen Sie, wie zuvor erläutert, die beiden anderen in der Arbeitsmappe vorhandenen Tabellen Artikel und Kunden zum Datenmodell hinzu. Tabelle einer externen Arbeitsmappe importieren Um Daten aus externen Dateien zum Datenmodell hinzuzufügen, nutzen Sie den Tabellenimport- Assistent. Klicken Sie im PowerPivot-Fenster im Register Home, Gruppe Externe Daten abrufen, auf Aus anderen Quellen. Der Tabellenimport-Assistent wird gestartet. Schritt 1: Datenquelle auswählen Scrollen Sie im ersten Schritt des Assistenten an das Ende der Liste. Dort finden Sie die Einträge für den Import von Excel- und Text-Dateien. Wählen Sie Excel-Datei und bestätigen mit Weiter. Schritt 2: Quelldatei auswählen Klicken Sie auf Durchsuchen, wechseln Sie im eingeblendeten Dialogfenster Öffnen zum Ordner, in dem sich die Beispieldatei Kategorien.xlsx befindet, und klicken Sie doppelt auf die Beispieldatei. Da die in der Beispieldatei vorhandene Tabelle dem Standard entspricht und die erste Zeile die Spaltenüberschriften enthält, aktivieren Sie das Kontrollfeld. Bei Bedarf können Sie die Verbindung zur Quelldatei über die Schaltfläche testen. HERDT-Verlag 15