19. ecommerce-konferenz Gesetzliche Vorgaben beim ecommerce ein Segen? Die elektronische Rechnung ein Überblick

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1 19. ecommerce-konferenz Gesetzliche Vorgaben beim ecommerce ein Segen? Die elektronische Rechnung ein Überblick Dr. Stefan Werres, Bundesministerium des Innern Rolf Wessel, SEEBURGER AG Düsseldorf,

2 Das E-Rechnungs-Gesetz des Bundes > Praktische Anforderungen und Lösungsm öglichkeiten Dr. Stefan Werres, Bundesministerium des Innern

3 EU-Richtlinie 2014/ 55/ EU vom 26. Mai 2014 Ziele: Abbau von Marktzutrittsschranken durch einheitliche Standards, Förderung der Verbreitung elektronischer Rechnungsstellung Regelungskern: Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten Veröffentlichung einer europäischen Norm durch das Europäische Komitee für Normung (CEN) bis zum 27. Mai 2017: semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung Nationale Umsetzung durch zweistufiges Gesetzgebungsverfahren: a) Formelles Gesetz zur Regelung der wesentlichen Grundsätze b) Rechtsverordnung zur Regelung der operativen Details

4 EU-Richtlinie 2014/55/EU Regelungskern: Verpflichtung zum Empf angen und Verarbeit en Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen können in die folgenden drei Prozessschritte gegliedert werden: 1. Rechnungseingang (Annahme der erechnung, ggf. Konvertierung und Formatprüfung) 2. Rechnungsfreigabe (Workflow zur fachlichen Prüfung bis zur Zahlung der Rechnung) 3. Rechnungsarchivierung (rechtssichere Aufbewahrung)

5 1. Anwendungsbereich des E-Rechnungs-Gesetzes Alle öffentlichen Auftraggeber des Bundes Öffentliche Auftraggeber (nach 99 GWB) Sektorenauftraggeber (Trinkwasser, Energie, Verkehr) (nach 100 GWB) Konzessionsgeber (nach 101 GWB) E-Rechnungs-Gesetz 2. Verpflichtung ist unabhängig vom Auftragswert Durch Einbezug von Rechnungen unterschwelliger Vergaben wird erst der große Anteil öffentlicher Vergaben erfasst Die Form der Rechnungsstellung soll nicht vom Auftragswert abhängig sein

6 E-Rechnungs-Gesetz Definition E-Rechnung Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht Elektronisches Anzeigen eigener (Ausgangs-) Rechnungen oder Quittungen Ermächtigungsgrundlage zum Erlass der Rechtsverordnung Grund: Die technischen Details sollen aufgrund ihrer Komplexität und Anpassungsbedürftigkeit nicht in einem Parlamentsgesetz geregelt werden

7 Geplante Rechtsverordnung Ergänzung des Gesetzes durch Rechtsverordnung (Ermächtigung der Bundesregierung, ausführende Vorschriften zu erlassen) Umsetzung der vom CEN vorgegebenen technischen Normungsdetails Herstellung von I nteroperabilit ät bei den zum Einsatz kommenden unterschiedlichen technischen Ebenen durch: Verweis auf einen nationalen Verwaltungsstandard XRechnung In der Rechtsverordnung kann eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung festgeschrieben werden (basierend auf Erwägungsgrund 35 der EU-Richtlinie) Ausnahmen vom Anwendungsbereich für verteidigungs- und sicherheitsrelevante Aufträge sowie für den Auswärtigen Dienst

8 Nationale Norm XRechnung 1. Ziel Umsetzung der europäischen Vorgaben in gemeinsames Vorhaben mit Bund, Ländern und Kommunen Schaffung eines nationalen Standards XRechnung, Abbildung der EU-Norm unter Ergänzung weiterer verwaltungsrelevanter Regelungen 2. Verfahren Steuerungsprojekt des IT-Planungsrats Läuft seit Januar 2016 unter Federführung des Bundesministeriums des Innern (BMI) und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSI T)

9 rechtliche Umsetzung Umsetzung bis Anwendung der Richtlinie CEN-Norm fristgerecht zum bekanntgegeben zentr. öffentl. Auftraggeber: Umsetzungsfrist 18 Monate bis subzentr. öffentl. Auftraggeber: Umsetzung 30 Monate bis CEN-Norm nicht fristgerecht bekanntgegeben zentr. öffentl. Auftraggeber: Umsetzungsfrist 18 Monate nach Veröffentlichung subzentr. öffentl. Auftraggeber: Umsetzung 30 Monate nach Veröffentlichung

10 Die Standards und Formate in der Wirtschaft > Szenarien und Antworten Rolf Wessel, SEEBURGER AG

11 Vorstellung

12 SEEBURGER in Kürze Führend globaler Experte für Business Integration International 11 weltweite Landesgesellschaften in 50+ Ländern Internationale SEEBURGER-Kunden Erfolgreich Kunden aus allen Branchen Umfassend Beratung, Produkte, Realisierung Nachhaltig profitabel und unabhängig seit 1986 Fokus auf Branchen & Standards Mitglied in BVL, W3C, OASIS, ebxml, AIAG, ODETTE, VDA/ITA, VDMA, EAN, EDIFICE, GS1, EDNA, EPCglobal, RosettaNet, ERCIM etc.

13 Digitalisierung der Rechnung

14 Was bedeutet die Digitalisierung der Rechnung für Ihr Unternehmen? Einflüsse Digitalisierung der Gesellschaft - Informationsbedarf - Mobilität Digitalisierung von Daten: - Papier eliminieren - Elektronische Standard-Formate Digitalisierung der Datenübertragung - Sicherheit - Datenschutz Digitalisierung der Rechnungsprozesse - physische Prozesse mit digitalen Systemen verbinden Transformation Treiber Betriebswirtschaftliche Aspekte Gesetzliche Anforderungen Strategische Ausrichtung ERP-Integration, Internet, Cloud, Mobile

15 Ablauf E-Invoicing LIEFERANT KUNDE Rechnungsersteller Bild ERP Bild + Daten (Hybrid) Daten Datenübertragung MFT FTP X.400 OFTP AS2 Peppol ( Exkurs) Rechnungsempfänger Bild Bild + Daten (Hybrid) ERP Daten

16 Exkurs: Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) Internationales Projekt, Projekt 2008 gestartet Ziele: Entwicklung des pan-europäischen, grenzüberschreitenden und elektronisch-unterstützten Beschaffungswesens und Standardisierung innerhalb der EU. Prozesse:

17 Stammbaum der Rechnungsdatenformate ANSI UN/CEFACT OASIS CEN ISO GS1 US IAO/UDE ANSI X.12 EDIFACT EbXML RosettaNet PIPs BMEcat EANCOM UBL ISO15000 opentrans EDITRANS ISO20022 UNIFI GFaR PIDX CIDX Cross- Industry Invoice MUG FeRD VDA VeR BdB VDA ZUGFeRD BITKOM DATEV

18 Gesetzliche Vorgaben

19 Zusammenhang EU-Norm und Formate Es wir im europäischen Normungsgremium CEN bis 2017 ein europäisches Kernformat für elektronische Rechnungen entwickelt. Dies beinhaltet u. a. ein europäisches Datenmodell für die europäische Kernrechnung als EU-Norm, also die Inhalte (Semantik). eine Syntaxliste, der Syntaxen u. a. CII UN/CEFACT, die von allen unterstützt werden müssen, inkl. der Syntax-Mappings. eine Methodologie zur Erweiterung des Kern-Datenmodells. Empfehlungen für Möglichkeiten der Datenübertragung. Zu beachten sind die Anforderungen an eine GoBDU-konforme Archivierung Vorteile dieses Kernformats: Lieferanten können eines dieser EU-Formate nutzen, um B2G-Kunden in ganz Europa zu bedienen. Es entstehen Effekte im privaten B2B-Sektor, in welchem dieses Format auch einsatzfähig ist.

20 Entgegennahme aller Formate und automatisierte Verarbeitung Wirtschaftliches Potenzial Papierbasiert Rechnungseingang Poststelle Hauspost zur RE- Bearbeitung Verteilung durch Hauspost Sachliche Prüfung Hauspost zur RE-Bearbeitung Rechnungserfassung und Validierung Buchung OCRunterstützt Rechnungseingang Poststelle Hauspost zur RGbearbeitung Sortierung nach Sachbearbeiter Scannen Dunkelbuchung nach erfolgreicher OCR und Validierung Freigabe Workflow/ Nachbearbeitung E-Invoicing Rechnungseingang per und Dunkelbuchung Freigabe Workflow/ Nachbearbeitung

21 Entgegennahme aller Eingangskanäle und Formate Lieferantenrechnung(en) Integrationssystem(e) Rechnungsempfänger EDI-Rechnung EDI-Rechnung über Portal Web-EDI Web-EDI Portal Rollen Medizinproduktehersteller Hybridformate (BVMed) ZUGFeRD Datenverschlüsse -lung ZUGFeRD Adapter Business Integration und ERP- Anbindung Daten + Bild Krankenhaus Einkaufsgemeinschaft Krankenkasse Funktionen ERP-Integration PDF Papier Scan Datenextraktion Workflow Archivierung* SAP-zertifizierte Lösungen Reporting

22 E-Invoicing Klassische EDI-Lösungen

23 Datenfluss am Bsp. Rechnungseingang ZUGFeRD Lieferant Absender Business Integration Suite Kunde (Empfänger) Partnerprofil Prozessmapping PDF PDF ERP System PDF/A 3 ZUGFeRD XML ZUGFeRD ZUGFeRD BASIC ZUGFeRD COMFORT ZUGFeRD EXTENDED Meta-XML ERP INVOICE INHOUSE ERP System Diverse Dokumente

24 Klassische EDI-Lösungen Die Umstellung auf elektronische Prozesse hat Vorteile für beide Parteien: Prozesskosten um bis zu 80 % senken Beschleunigte Prozesse durch schnelle Belegzustellung Verkürzte Bearbeitungszeiten bei den beteiligten Unternehmen Reduzierung der eigenen Prozesskosten, z. B. im Rechnungseingang Intensivierung der Geschäftsbeziehung Compliance-Sicherheit Die Automatisierung der Geschäftsprozesse kann bereits mit 20 % der Lieferanten für 80% der Geschäftsbelege erreicht werden (80/20-Regel). Mit professionellen On-Premises- oder Cloud Service-Angeboten können das auch mittelständische Unternehmen erreichen.

25 Hybride Lösungen (ZUGFeRD & BVMed-Empfehlung)

26 Einordnung: ZUGFeRD und EANCOM Hybrid Papier Bilddatei BVMed (PDF+ EANCOM) ZUGFeRD (PDF/A-3 inkl. XML) Web EDI EDI - Verarbeitungstiefe + + Allgemeine Verarbeitbarkeit -

27 Auszug aus der BVMed-Empfehlung: Alle Informationen:

28 Geschäftspartner Onboarding in 5 Phasen Papier-Anteil der B2B-Kommunikation Anbindung der ersten Geschäfts- Partner (EDI) I Anbindung der Geschäftspartner mit dem größten Belegvolumen (EDI) II Anbindung der Geschäfts- Partner durch die Portal- Integration (Web-EDI) III Anbindung der Geschäftspartner durch andere elektronische Wege (BVMed) IV Reduzierung der Geschäftspartner die nur Papier schicken können/wollen. V Zeit ~10% ~60% ~75% ~85% ~90% Kosteneinsparung

29 Ausblick

30 Ausblick Papier Hybrid-Formate PDF + strukturierte Daten z.b. BVMed/ZUGFeRD PDF EDI/Web-EDI strukturierte Daten z.b. EANCOM, Global Invoice, VDA Steuervereinfachungsgesetz Vorschlag für EU-Richtlinie EU-Richtlinie 2014/55/EU UN/CEFACT CII ZUGFeRD EU-Pflicht UN/CEFACT CII im öffentlichen Dienst Abschaffung der Papierrechnung in der EU

31 Bestellprozess von der Bestellung bis zur Archivierung Valide Stammdaten als Basis für saubere Prozesse IDDG ERP Industrie Zertifikat Stammdaten/ Herstellerkatalog ERP Klinik KLINIK ERP Klinik Start Auftrag Klinik Lieferschein Archiv Auftragsbestätigung Eingangsrechnung Zahlungsausgang INDUSTRIE ERP Industrie Start Auftrag Industrie Lieferschein Archiv Auftragsbestätigung Ausgangsrechnung Zahlungseingang Order-Cycle Weitere Informationen

32 Fragen und Diskussion

33 Kontakt und weitere Informationen Dr. Stefan Werres, Mag. rer.publ. Projektleiter erechnung Bundesministerium des Innern Graurheindorfer Straße Bonn DEU Phone: / Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung!

34 Kontakt und weitere Informationen Rolf Wessel Produkt Manager SAP - und Web-Applikationen SEEBURGER AG Edisonstr Bretten Germany Phone: / r.wessel@seeburger.de Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung!