Handbuch "Koch-Portal"

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1 Handbuch "Koch-Portal" Inhaltsverzeichnis Einleitung Erfassung Abholaufträge Schritt: Sendungserfassung Sendungsreferenz Empfängeradresse Lieferanweisungen Nachnahme Freitext Position erfassen Gefahrguterfassung Schritt: Etiketten drucken Adressbezogene Freitexte und Lieferanweisungen Sendung bearbeiten Schritt: Ladeliste erstellen Sendungsrecherche Weitere Möglichkeiten Adressenimport Benutzer anlegen & Individuelle Einstellungen Koch Tracking Seite 1 von 17

2 Einleitung Unser Koch-Portal erreichen Sie über unsere Homepage und den Link unter Auftragserfassung. Die Benutzerdaten, um sich einzuloggen, erhalten Sie auf Anfrage in unserem Vertrieb (Tel-Nr ) oder unter 1. Erfassung Abholaufträge Die Anmeldung der Abholungen durch Koch International benötigen wir, um das passende Fahrzeug in den mit Ihnen vereinbarten Ladezeiten zu stellen, und bildet somit die Grundlage für eine erfolgreiche Abwicklung Ihrer Sendungen. Die benötigte Platzmenge können Sie dabei bequem im Koch-Portal unter Abholauftrag Neuanlage auswählen. Nach Ihrem Login können Sie einen Abholauftrag im Nahverkehr von Koch International über einen dieser Punkte erfassen: bzw. Die Erfassung des Abholauftrages soll eine Sammelanmeldung Ihrer nationalen und internationalen Sendungen darstellen. Das Abholdatum können Sie, wie die Abholzeiten, manuell auswählen. So können Sie auch schon Tage im Voraus unser Fahrzeug mit entsprechend benötigter Ladefläche / Platz buchen. Als Abholadresse ist standardmäßig Ihre eigene Anschrift vermerkt. Bitte ändern Sie diese, sofern Sie eine andere Ladestelle wünschen. Mit dem -Button können Sie eine abweichende Abholadresse erfassen. Seite 2 von 17

3 Achtung: Den Abholauftrag können Sie nur für Sendungen im Nahverkehr von Koch International erfassen. Beschaffungssendungen bitten direkt in unserer Orderline Abteilung (Beschaffungslogistik) anmelden In dem Auswahlfeld Freitext können Sie ergänzende Informationen zur Abholung einpflegen, z.b. Empfangsorte /-länder und Hinweise zu NightLine-Sendungen. Die Packstückarten sind beschränkt auf Europaletten, Einwegpaletten, Gitterboxen, Karton, Kisten, Halbpaletten, Pakete und für gesammelte Angaben und sonstige Packstücke mit Colli. Die Abmessungen benötigen wir vor allem für Packstücke, die über Standardmaße wie die der Europalette (120 x 80 cm) hinausgehen. Die Lademeter errechnen sich im Anschluss automatisch. Sie können auch eine manuelle Anzahl von Lademetern eintragen. Klicken Sie hierfür auf den Bleistift neben Lademeter. Lademeter errechnen sich wie folgt: Lademeter = Länge (in Meter) x Breite (in Meter) / 2,4 Meter Mit einem Klick auf den Taschenrechner können Sie die Berechnung wieder automatisieren. Das Aktivierungs-Plus neben dem Gesamtgewicht der ersten Position ermöglicht Ihnen eine weitere Position zu erfassen. Am Ende Ihrer Erfassung die Anmeldung bitte unbedingt freigeben (unterer Rand). Ihre Anmeldung für die benötige Platzmenge der Abholung ist somit abgeschlossen. Sollte es von unserer Seite zu Fragen zu dieser Abholung kommen, werden wir uns telefonisch mit Ihnen in Seite 3 von 17

4 Verbindung setzen. Unser Service-Center steht Ihnen ebenfalls bei Fragen oder Änderungen zur Verfügung. Stornierungen bitte telefonisch mit uns abstimmen. Für Teil- und Komplettladungen bitte auch den Empfänger direkt eingeben. Das Feld öffnet sich mit dem Aktivierungs-Plus neben der Abholadresse. Über den Button Abholauftrag / Übersicht können Sie sich die bereits angemeldeten Abholaufträge anzeigen lassen. Als Standard ist hier das heutige Abholdatum plus 3 Werktage eingestellt. Zum Aktualisieren der Ansicht bitte den Suche -Button anklicken. In dieser Ansicht können keine Änderungen der erfassten Abholaufträge mehr erfolgen. Änderungen sind weiterhin mit unserem Service-Center abzustimmen. 2. Schritt: Sendungserfassung Über einen dieser Punkte können Sie eine Sendung erfassen: bzw. Die Pflichtfelder sind mit einem roten * markiert. Um nach dem Ausfüllen dieser Seite die Sendung zu speichern und die nächste zu erfassen klicken, Sie bitte auf Speichern und Neu und Los. Seite 4 von 17

5 Mit diesem grünen Plus-Symbol können Sie ergänzende Felder wie den Frachtzahler, Neutralversender und die abweichende Abholadresse aufklappen und aktivieren. Wenn ein Feld jedoch nicht benötigt und somit auch nicht ausgefüllt wird, ist es zwingend erforderlich, dieses mit dem roten Minus-Symbol auch wieder zu deaktivieren. 2.1 Sendungsreferenz Als Sendungsreferenz können Sie gerne eine eigene Nummer erfassen. Diese wird anschließend auf der Rechnung sowie bei Internationalen Transporten auf der Spediteurbescheinigung für Umsatzsteuerzwecke angezeigt und erleichtert Ihnen somit die spätere Zuordnung. 2.2 Empfängeradresse Die Empfängeradresse kann direkt aus dem Adressbuch den Empfängernamen oder -ort ein. ausgewählt werden oder Sie geben z.b. Dann können Sie aus einer Auswahlvorschau den richtigen Empfänger per Mausklick auswählen. Um einen neuen Empfänger zu erfassen, bitte das graue Plus-Symbol Seite 5 von 17 anklicken um dann mindestens die Pflichtfelder in der Kurzansicht zu erfassen. Entscheiden Sie zum Schluss, ob diese

6 Adresse mit speichern der Sendung für diese einmalige Sendung (Für diese Sendung übernehmen) oder in das Firmenadressbuch abgespeichert werden soll. Bitte beachten: Großbritannien bitte als Vereinigtes Königreich erfassen, für Irland statt PLZ einen Platzhalter wie. eintragen. 2.3 Lieferanweisungen Lieferanweisungen lassen sich mit dem grünen Plus-Symbol aktivieren und auswählen. Wenn Sie weitere Lieferanweisungen ergänzen möchten, klicken Sie dieses grüne Plus-Symbol bitte erneut an. Löschen bzw. deaktivieren lassen sich Lieferanweisungen mit dem roten Minus-Symbol. Das Datum zum Termindienst bitte in der Form TT.MM.JJJJ angeben. Telefonnummer bitte generell mit Vorwahl-Rufnummer angeben. Zum Beispiel: Seite 6 von 17

7 Unter anderem finden Sie unter Lieferanweisungen auch die Option Tagespreisnummer. Geben Sie hier bitte die 12-stellige Tagespreisnummer zur Erleichterung und Beschleunigung der Abrechnung an. 2.4 Nachnahme Um eine Nachnahme zu erfassen, wählen Sie bitte zunächst die gewünschte Lieferanweisung ( Achtung Versender-NN. Nur gegen bar ausliefern oder Versender-NN. Verrechnungsschecks werden akzeptiert ) aus. Danach wird Ihnen das Nachnahmefeld zum Erfassen der Höhe der Nachname freigeschaltet. 2.5 Freitext Im Feld Freitext können Sie weitere Informationen für die Anlieferung erfassen (siehe dazu auch Adressbezogene Freitexte und Lieferanweisungen ). Auch dieses Feld muss vorab mit dem grünen Plus-Symbol aktiviert werden. 2.6 Position erfassen Unter Position können Sie die Sendungsmengen erfassen. Die Ansicht ist variabel; ausgefüllt werden müssen weiterhin die mit rotem * markierten Felder. Inhalt des Feldes Markierung erscheint anschließend auf den Etiketten. Die Angaben zu den Abmessungen sind in Zentimeter (cm) anzugeben. Das Bruttogewicht versteht sich als Gesamtgewicht für die komplette Zeile (Bsp. 2 Euro- Flachpaletten = 500 kg, jede Palette wiegt also 250 kg). Mit dem grünen Plus-Symbol Seite 7 von 17 können weitere Positionen ergänzt werden. Das graue Plus-Symbol ermöglicht Ihnen die Erfassung von Gefahrgütern.

8 2.7 Gefahrguterfassung Sofern für Sie die Gefahrguterfassung freigeschaltet sind, finden Sie diese über das graue Plus- Symbol zwischen Position und Markierung. Andernfalls schalten wir Sie auf Anfrage dafür frei. Um das Gefahrgut zu erfassen bitte auch dieses Feld anschließend mit dem grünen Plus-Symbol aktivieren. Das erfasste Gefahrgut bezieht sich auf die darüberstehende Position in unserem Beispiel 1 Euro- Flachpalette. Sollten mehrere Gefahrgüter auf einem Packstück erfasst werden müssen, können Sie dies über das Erweiterungs- und grünem Plus-Symbol ergänzen. Ist auf dem Packstück doch kein Gefahrgut, können Sie mit dem roten Minus-Symbol die Gefahrguterfassung wieder ausschalten. Wählen Sie für die Erfassung entweder aus einer gespeicherten Vorlage aus oder erfassen Sie ein neues Gefahrgut. Hierzu mit dem grauen Plus-Symbol die Übersicht aller möglichen UN-Nummern aufklappen. In der Suchmaske können Sie nun die gewünschte UN-Nr. auswählen. Mit Klick in der Suchleiste auf die gewünschte UN-Nr. wird der Name automatisch gefüllt. Bitte erfassen Sie für die Außenverpackung (Außen VP) neben der Menge und dem Gewicht auch den Verpackungscode z.b. 1A1 für Fässer aus Stahl mit nicht abnehmbaren Deckel. Auch die Innenverpackung (Innen VP) kann mit Menge und Gewicht erfasst werden. Das Programm zeigt Ihnen farblich an, so lange es sich noch um LQ Ware (Limited Quantity) Seite 8 von 17

9 handelt. Die Gefahrgutpunkte werden Ihnen oberhalb der Sendung neben dem Abholdatum angezeigt und erscheinen auch auf der Ladeliste. Mit dem grünen Plus-Symbol in der Gefahrguterfassung können Sie weitere Positionen an Gefahrgut (welches sich auf der aktuell angeklickten Packstückart befindet) erfassen. 3. Schritt: Etiketten drucken Aus unserem Koch-Portal können Sie sowohl A4-Etiketten für einen Standard-Drucker als auch A6-Etiketten drucken. Die Etiketten können zum Abschluss der Sendungserfassung erzeugt werden: Alternativ können Sie auch nach Erfassung aller Sendungen die Etiketten gesammelt für alle über die Sendungen/Übersicht ausdrucken. Dort markiert man alle zu druckenden Sendungen mit dem Haken und wählt unter Auswählen am Ende der Seite PDF Barcode-Etiketten drucken und drückt auf Los. Nach Auswahl des Druckers (kann auch vorbelegt werden) in A4 oder A6 werden die Etiketten als PDF- Dokument erzeugt und Ihnen angezeigt. Diese dann wie gewohnt ausdrucken. Seite 9 von 17

10 3.1 Adressbezogene Freitexte und Lieferanweisungen Gerne können Sie über das Adressbuch auch kundenbezogene Freitexte und Lieferanweisungen erfassen. Neben den Pflichtangaben der Adressdaten können Sie über die Felder Freitexte und Lieferanweisungen kundenbezogene Freitexte erfassen. Sobald Sie diesen Kunden in der Sendungen Neuerfassung auswählen, werden die hinterlegen Freitexte und Lieferanweisungen automatisch angezeigt. 3.2 Sendung bearbeiten Ihre Sendungen können Sie auch nach der Erfassung noch bearbeiten. Voraussetzung ist, dass Sie die Sendung noch nicht via Ladeliste freigegeben haben. Ist dies der Fall, melden Sie sich bitte telefonisch in unserem Service unter oder dem Vertrieb unter Um Ihre Sendungen nachträglich zu bearbeiten, gehen Sie bitte in die Sendungen/Übersicht: Seite 10 von 17

11 4. Schritt: Ladeliste erstellen Ihre erfassten Sendungen werden erst mit dem freigeben der Ladeliste per Datenfernübertragung (DFÜ) an Koch International übermittelt. Ladelisten bitte immer erst am Tag der Abholung als gesammelte Übersicht aller tagesaktuellen Sendungen freigeben. Um die Ladeliste zu erstellen, öffnen Sie bitte die Sendungen/Übersicht. Automatisch werden Ihnen die neuen noch nicht freigegebenen Sendungen angezeigt. Gezielt können Sie mit der Funktion Suche nach Erstellungsdatum und dem einzugrenzenden Datumsfeld auch vorerfasste Sendungen für einen bestimmten Tag anzeigen lassen. Mit dem Punkt Freigeben und drucken wird Ihnen die Ladeliste im PDF-Format angezeigt. Die gedruckte Ladeliste dient zur Vorlage und Unterzeichnung durch den Fahrer. Bei Bedarf können Sie auch eine Referenz-Bordero-Nummer und eine Fahrzeugnummer der Ladeliste hinzufügen. Seite 11 von 17

12 Die Ladeliste bitte 2x ausdrucken - einmal für Ihre Unterlagen und mit Unterschrift vom Fahrer sowie eine separate Ladeliste für den Fahrer. Bei dem Tausch von Transporteinheiten (Sattelauflieger, Wechselbrücke, etc.) gilt: Übernahmequittung des Tausches nur unter Vorbehalt (Transporteinheit unkontrolliert übernommen). Ladelisten können im Nachhinein nicht mehr geändert werden. Sollten Sie dennoch eine Änderung haben, wenden Sie sich bitte an unseren Service unter oder dem Vertrieb unter Sendungsrecherche Um den aktuellen Status Ihrer Sendungen zu ermitteln, Ablieferbelege oder Spediteurbescheinigungen für Umsatzsteuerzwecke abzurufen, gehen Sie bitte in die Sendungen/Übersicht. Ändern Sie zunächst den Arbeitsstaus auf freigegeben und schränken Sie den Zeitraum des Erstellungsdatums für die Suche ein und klicken anschließend auf Suche. Das Ergebnis der Suche wird Ihnen im unteren Bereich angezeigt. Hier können Sie ergänzende Einschränkungen vornehmen. Im unten stehendem Beispiel haben wir uns alle Empfänger anzeigen lassen, die in der Adresse ein Mus stehen haben. Genauso lässt sich in diesen Feldern nach Postleitzahlen, Orten, Referenz-Nummern oder Service-Arten suchen. Die Dokumente zu diesen Sendungen finden Sie unter dem Punkt Dokumente und sind dort einfach auswählbar. Seite 12 von 17

13 Alternativ können Sie auch gezielt nach einem Empfänger / Neutralversender / Abholadresse etc. recherchieren. Dafür wählen Sie die gewünschte Suche unter Adresse aus (Standard: Empfänger) und geben im freien Feld den gewünschten Empfängernamen ein. Als Suchhilfe bitte % eingeben und anschließend ebenfalls auf die Suche klicken. Beispiel: 6. Weitere Möglichkeiten Im Folgenden zeigen wir Ihnen weitere Möglichkeiten und Funktionen des Koch-Portals. 6.1 Adressimport Sie haben die Möglichkeit, Adressen in das Koch-Portal zu importieren. Dafür eine Excel-Datei mit den Adressen als CSV-Datei abspeichern und wie folgt hochladen: CSV- Dateien sind mit einem Semikolon als Trennzeichen versehen. Unter Code müssen Sie nichts auswählen; der zu Ihrer CSV-Datei passende Code wird automatisch vom System ausgewählt und kann daher auf Bitte auswählen stehen bleiben. Beispiel CSV-Datei: Seite 13 von 17

14 Bitte nutzen Sie bitte für Länder die Abkürzungen nach Standard ISO Norm (DE, FR, NL,..). Nachdem Sie die Adressen hochgeladen haben, müssen Sie den Spalten vorgeben, welche Spalte welche Informationen enthält. Anschließend einfach auf In Firmenadressbuch importieren und Los anklicken. Bitte beachten Sie, dass Anführungszeichen ( ) nicht verarbeitet werden können und Ortsteile in separater Spalte hochgeladen werden müssen. 6.2 Benutzer anlegen & Individuelle Einstellungen Mit Hilfe des Buttons Verwaltung können Sie generelle Einstellungen vornehmen. Für Ihr Unternehmen können Sie beliebig viele weitere Benutzen anlegen. Somit kann gleichzeitig im Koch-Portal erfasst werden. Alle Benutzer können auf den gleichen Adressstamm zugreifen und können auf die erfassten Sendungen der anderen Nutzer Ihrer Firma zugreifen. Seite 14 von 17

15 Die einzutragende -Adressen unter dem Punkt Neuanlage dient ggf. zum Zusenden eines vergessenen Passwortes. Daher dort bitte nur persönliche Adressen eintragen. Die Pflichtfelder sind weiterhin mit einem roten * markiert. Unter dem Punkt Benutzereinstellungen können folgende Punkte eingestellt werden: "Lokale Einstellungen" Datumsformat konfigurierbar. Uhrzeitformat konfigurierbar. Zeitzone konfigurierbar. "Passwort ändern" In Ihrer Benutzerverwaltung können Sie Ihr Passwort ändern. "Sprache ändern" "Schriftgröße" Die angezeigte Schriftgröße kann variabel von 8pt bis 14pt eingestellt werden (Standard ist "10"). "Favoriten" Des Weiteren können Sie die sog. Favoriten einstellen, welche mittig auf dem Startbildschirm angezeigt werden. Wir empfehlen Ihnen nebenstehende Einstellungen, um die wichtigsten Punkte schnell zu erreichen. Seite 15 von 17

16 Default Dokumente In diesem Punkt können Sie den Standard Barcode Etikettendrucker einrichten. Wählen Sie dafür wie im folgenden Beispiel für A4 abgebildete Einstellungen aus (1.Suchen, 2.Auswählen und Anhaken und 3. Speichern): Um die Einstellung auch für das Drucken von Etiketten für mehrere Sendungen unter dem Menüpunkt Sendungen/Übersicht zu speichern, haken Sie vorab das Feld hinter Multi an. 6.3 Koch Tracking+ Mit der Zusatzfunktion Koch Tracking+ können Dritte (z.b. Ihr Kunde oder eine andere beliebige Person) über eine automatisch generierte über den Verlauf der Sendung in Echtzeit informiert werden. In der Sendungserfassung finden Sie unter dem -Symbol neben Empfänger den Reiter Koch Tracking+. Dort geben Sie die gewünschte -Adresse ein. An dieser Stelle kann nur eine -Adresse gewählt werden. Seite 16 von 17

17 Ca. 6 Stunden nach Freigabe der Ladeliste für diese Sendung erhält der gewünschte Mail- Empfänger eine mit einem Link, über den er die Sendung verfolgen kann: Diese kostenpflichtige Funktion (einmalige Einrichtungsgebühr) richten wir Ihnen auf Wunsch gerne ein. Bei Interesse senden Sie uns eine an: [email protected]. Seite 17 von 17