Kurzanleitung Web-Order

Transkript

1 Kurzanleitung Web-Order Version Stand

2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Anmeldung 2 Auftragserfassung 2.1 Absender / Empfänger 2.2 Sendungsart 2.3 Sendungszeile 2.4. Gefahrgutsendungen 2.5 Sendungsabschluss 3 Auftragsübersicht 3.1 Drucken, Avisieren und Freigeben 4 Auftragsvorlagen 5 Adressverwaltung 6 Kontakt Seite 4 Seite 5 Seite 5 Seite 7 Seite 8 Seite 8 Seite 10 Seite 11 Seite 12 Seite 12 Seite 13 Seite 15

4 1 Anmeldung Sobald Sie Ihre Zugangsdaten durch KS-Logistic & Services GmbH & Co. KG erhalten haben, rufen Sie unsere Website unter auf. Der Zugang zur Web-Order befindet sich direkt auf der Startseite. Bitte geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Achtung! Dieser Hinweis gilt für die folgenden Seiten: rot = zwingende Eingabe blau = optionale Eingabe Hinweis: Die Datei ist für den beidseitigen Broschürendruck bestimmt. 4 Kurzanleitung Web-Order

5 2 Auftragserfassung 2.1 Absender / Empfänger Absenderadresse Empfängeradresse Ihre Absenderadresse ist bereits vorgeblendet. Soweit Sie über mehrere Adressen verfügen, wählen Sie die richtige Adresse über das Adressbuch-Symbol aus oder geben Ihren Suchbegriff direkt in das freie Feld ein. Ihre Empfängeradressen sind bereits im Adressbuch hinterlegt. Bitte wählen Sie die gewünschte Adresse über das Adressbuch-Symbol aus oder geben den Suchbegriff direkt in das freie Feld ein. Soweit weitere Adressen benötigt werden, siehe Punkt 5 Adressverwaltung. Version Stand

6 Auftraggeber Rechnungsempfänger Die Angabe ist nur erforderlich, falls dieser von Ihrer Adresse abweichend ist. Achtung! Bei dem Rechnungsempfänger handelt es sich um den Frachtzahler, nicht um den Regulierer Ihrer Warenrechnung. Auftragsdatum Beladedatum Das Auftragsdatum wird automatisch aktualisiert. Hier kann das Beladedatum und die Uhrzeit eingetragen werden, in der die Ware verladen werden kann. Bitte beachten Sie, dass die Uhrzeit mit Doppelpunkt zwischen Stunden und Minuten geschrieben wird (HH:MM). Warenwert Soweit Sie kein Verzichtskunde sind, muss ein Warenwert angegeben werden. Achtung! Es kommt zu einer zusätzliche Eindeckung, wenn der Haken trotz generellem Verzichtskundenstatus entfernt wird und ein Warenwert eingegeben wird. Bleibt der Haken gesetzt, gibt es keine Auswirkungen. Nachnahme Hier ist der Geldbetrag für das Inkasso einzutragen. 6 Kurzanleitung Web-Order

7 2.2 Sendungsart Auftragsart Abholart Zustellung Termin Termindienste Frankatur Abrechnungshinweis: Hier können Sie eine Auftragsart auswählen. Hier können Sie eine Abholart entsprechend der Auftragsart auswählen, z.b. Beschaffung in Kombination mit der Auftragsart Beschaffungslogistik. Eine Terminangabe wird nur in Kombination mit dem Termindienst KS-Fixtermin wirksam. Falls beschleunigte Zustellung gewünscht: Expressoptionen auswählen, z.b. KS-Express 10 Uhr. Bei KS-Fixtermin bitte Beladedatum und Uhrzeit eingeben. Die Frankaturen sind bereits voreingestellt. Bitte achten Sie darauf, dass Auftraggeber und Frankatur übereinstimmen (Pflichtfeld). Tragen Sie hier Ihre Bestellnummer oder den Sachbarbeiter ein. Hinweistext Ein Zusatztext kann nur für folgende Hinweistexte erfasst werden: Sendung bitte avisieren unter Tel.-Nr.: Zustellung am Eingangstag mit Avis unter Telefon Nr.: freie Kundenreferenz Zeile 1 Version Stand

8 freie Kundenreferenz Zeile 2 Abholung bitte avisieren unter Tel.: Jeder Hinweistext kann nur einmal verwendet werden. Für die Eingabe einer längeren Zeichenfolge können Sie die freie Kundenreferenz Zeile 1 und Zeile 2 nutzen. 2.3 Sendungszeile Anzahl Verpackung Inhalt Gewicht Text Zeichen auf/in Pal Maße Plus-Symbol Eingabe der Anzahl der Packmittel (Pflichtfeld). Bitte wählen Sie die Art des Packmittels aus der Dropdown-Liste (Pflichtfeld). Bitte wählen Sie die Art des Inhalts aus der Dropdown-Liste (Pflichtfeld). Hier wird das Gewicht für die Sendungszeile eingetragen (Pflichtfeld). Zusätzlicher Text für die Sendungszeile. Eingabe der Lieferscheinnummer oder, falls diese nicht vorhanden, Eingabe der Materialnummer (Pflichtfeld). Eingabe der Anzahl der Verpackungen auf dem Packmittel. Eingabe der Packmittel-Maße bitte unbedingt in cm (Pflichtfeld). Hier kann eine weitere Sendungszeile erfasst werden. 2.4 Gefahrgutsendungen 8 Kurzanleitung Web-Order

9 Gefahrgut- Symbol Durch Klicken auf das Gefahrgut-Symbol öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie Ihr Gefahrtgut erfassen, indem Sie unter Gefahrgutsuche den Gefahrgutstamm (UN-Nr.) eingeben oder die Bezeichnung des Gefahrgutes eingeben. Nachdem Sie alle relevanten Informationen erfasst haben, klicken Sie auf Speichern und Schließen. Das Gefahrgut wird jetzt in der Sendungszeile angezeigt. Die Zuordnung als Gefahrgut kann nur für nicht freigegebene Aufträge erfolgen! Version Stand

10 2.5 Sendungsabschluss Speichern + Neu Speichern Abbrechen Speichern des Auftrages und neuen Auftrag anlegen. Speichern des Auftrages. Der Auftrag wird abgebrochen. 3 Auftragsübersicht Auftragsübersicht Auftragssuche Hier können Sie Ihre Aufträge kontrollieren, drucken, bearbeiten und zur Übertragung freigeben. Um Aktionen der unteren Schaltflächen ausführen zu können, müssen Sie zunächst einen Auftrag auswählen, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren. In der Auftragsübersicht können Filter gesetzt werden, um die Suche nach bestimmten Sendungen zu vereinfachen, z.b. Auftragsnummer, Empfänger, Zeitspanne, etc. Die Auftragsübersicht gibt den aktuellen Status des erfassten Auftrags wieder. 10 Kurzanleitung Web-Order

11 Farben Die Farben signalisieren den Übertragungsstatus an KS-Logistic: Beachten Sie, dass sobald Sie einen Auftrag freigeben (orange), dieser nicht mehr bearbeitet werden kann. Sobald der Auftrag übertragen ist, wird der Status des Auftrages auf übertragen geändert (grün). Bei einem Fehler wird der Auftrag rot angezeigt. Um diesen wieder freizugeben müssen Sie ihn erneut editieren und freigeben. Sendungsübertragung ist fehlgeschlagen. Bitte kontaktieren Sie unsere Kundenbetreuung. Sendung ist freigegeben, aber noch nicht durch KS-Logistic empfangen (Übermittlung kann bis zu 14 Minuten dauern) Sendung ist übermittelt (kann nicht mehr geändert werden) Sendung ist gespeichert In Freigabeprüfung Freigabe wurde abgelehnt Status Etiketten gedruckt Ladeliste gedruckt Auftrag avisiert Empfänger benachrichtigt Gefahrgutauftrag Fehler bei Routung Aktionen Zu den Auftragsdaten Den Auftrag editieren Auftragsdaten als Vorlage übernehmen Den Auftrag löschen Version Stand

12 3.1 Drucken, Avisieren und Freigeben Wählen Sie zunächst den Auftrag aus, den Sie drucken, avisieren oder freigeben wollen, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren. Drucken Drucken der Etiketten Drucken einer Ladeliste Achtung! Sollte sich das Druckfenster nicht automatisch öffnen, stellen Sie sicher, dass der Popup-Blocker Ihres Browsers deaktiviert ist. Alles drucken Aufträge avisieren Freigeben Das gesamte Suchergebnis wird gedruckt. Avisierung der Sendung per Mail an KS-Logistic Freigabe der Sendungen (zwingend erforderlich) Achtung! Die Zuordnung als Gefahrgut kann nur für nicht freigegebene Aufträge erfolgen! 4 Auftragsvorlagen Auftragsvorlagen Für wiederkehrende Sendungen an Ihre Kunden, können Sie hier Einen vorhandenen Auftrag als Vorlage nutzen oder oder bei einer Neueingabe Als Auftragsvorlage erfassen. 12 Kurzanleitung Web-Order

13 5 Adressverwaltung Adressen ändern Über das Modul Adresse können Sie alle bereits erfassten Adressen. einsehen, bearbeiten oder löschen. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol (s. Grafik unten). Adresse bearbeiten DFÜ-Hinweistexte anzeigen / editieren Als Absender übernehmen Als Empfänger übernehmen Adresse löschen Suchbegriff Adressen anlegen Sie können einen individuellen Suchbegriff eintragen. Um eine einheitliche Adressverwaltung zu gewährleisten, empfehlen wir hier Ihre Kunden-Nr. zu verwenden. Über die Schaltfläche Neue Adresse, können Sie fehlende Adresseinträge ergänzen. Bevor Sie eine neue Adresse anlegen, prüfen Sie, ob diese Adresse bereits im Adressbuch erfasst ist. Bitte achten Sie bei der Adresseingabe unbedingt auf die korrekte Schreibweise der Firma und der Adresse. Ansprechpartner Sie haben die Möglichkeit, einen konstanten Ansprechpartner zu hinterlegen. Diese Angabe ist aber nicht sendungsrelevant. Version Stand

14 USt-IdNr. CSV Adressimport Dies ist ein Pflichtfeld für Gewerbekunden. Privatkunden machen keine Eingabe. Um den Verwaltungsaufwand der Web-Order für Sie so gering wie möglich zu halten, bieten wir Ihnen an, Ihre Adressen über eine CSV-Datei hochzuladen. Dazu benötigen wir von Ihnen nur eine entsprechende Excel-Datei und wir übernehmen die Umwandlung und den Upload der Daten. Sprechen Sie uns an! 14 Kurzanleitung Web-Order

15 6 Kontakt Kundenbetreuung D Kell am See Herr Stefan Werner Reidenbach Kundenbetreuung D Schwerte Herr Thomas Fischer Kundenbetreuung D Großwechsungen Frau Angelika Winkler Kundenbetreuung D Leipzig Herr Falko Mikoleiczak Kundenbetreuung D Zwickau Herr Frank Schellenberg Tel.: +49 (0) 6589 / [email protected] Tel.: +49 (0) 2304 / [email protected] Tel.: +49 (0) / [email protected] Tel.: +49 (0) 341 / [email protected] Tel.: +49 (0) 375 / [email protected] Kundenbetreuung D Finsterwalde Herr David Schmidt Tel.: +49 (0) 3531 / [email protected] Technischer Support Kunden-Account Herr Cristian Glöde Herr Sebastian Porstendorfer Frau Natalie Richter Tel.: +49 (0) 2304 / Tel.: +49 (0) 2304 / Tel.: +49 (0) 2304 / Version Stand

16 KS-Logistic & Services GmbH & Co. KG