eubp - EINBEZIEHEN VON FINANZBUCHHALTUNGSDATEN

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1 eubp - EINBEZIEHEN VON FINANZBUCHHALTUNGSDATEN Im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (eubp) fordert der Prüfungsdienst der Rentenversicherung regelmäßig nicht nur die Entgeltbuchhaltungsdaten an, sondern auch Daten aus der Finanzbuchhaltung. Als Finanzbuchhaltungsdaten werden i.d.r. alle Buchungen auf für die Lohnbuchhaltung relevante Konten im Prüfungszeitraum angefordert. Diese Daten werden aus der FiBu exportiert und in das Entgeltabrechnungsprogramm importiert, aus dem sie dann an die Rentenversicherung über das übliche SV-Kommunikationsserver-Verfahren versendet werden. GEHALT UND LOHN unterstützt dabei den Buchungsexport der Stotax Kanzlei FiBu. In dieser nehmen Sie einen GDPdU-Export vor und importieren dann in Gehalt und Lohn aus der umfassenden GDPdU nur die für die Rentenversicherungsprüfung relevanten Konten und Buchungen. Der Versand eines FiBu-Datenbestands erfolgt dann wie der Versand eines eubp-entgeltdatenbestands. _BEGINNOINDEX_ Export aus der Stotax FiBu... 2 Import in Gehalt und Lohn... 3 Aufruf der Import-Dialogmaske... 3 Schritt 1: index.xml-datei... 3 Schritt 2: Kontenauswahl... 4 Weitere Wirtschaftsjahre... 4 Versand der eubp-daten... 5 Mindestumfang Buchungen der Finanzbuchhaltung... 6 _ENDNOINDEX_ STAND 11/2016 SEITE 1/6

2 eubp/fibu EXPORT AUS DER STOTAX FIBU Als ersten Schritt führen Sie einen GDPdU-Export aus der Stotax FiBu durch. Achten Sie darauf, dass dabei sowohl die Buchungsliste als auch die Summen und Salden als Ausgabeoptionen markiert sind: Da sowohl bei der GDPdU als auch bei der eubp eine Trennung nach Wirtschaftsjahren gefordert wird, führen Sie jeweils einen GDPdU-Export pro Wirtschaftsjahr durch. STAND 11/2016 SEITE 2/6

3 eubp/fibu IMPORT IN GEHALT UND LOHN AUFRUF DER IMPORT-DIALOGMASKE Zum Importieren des GDPdU-Datenbestands in Gehalt und Lohn starten Sie das Programm mit dem zu prüfenden Arbeitgeber und wechseln auf den Arbeitnehmer-Meldemanager. Durch die Auswahl der Anzeige-Option»Arbeitgeber-Meldungen«werden im Menü der Schaltfläche»Meldungen ermitteln«die Ermittlungsoptionen für die eubp aktiviert: Sie wählen dort die Option»Finanzbuchhaltungsdaten aus Stotax-FiBu-GDPdU importieren«aus. SCHRITT 1: INDEX.XML-DATEI Als ersten Importschritt wählen Sie die Index-XML-Datei des GDPDU-Datenbestands aus. Bei GDPdU-Daten aus der Stotax FiBu heißt sie immer stotax_index.xml. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche»Datenbestand importieren«. STAND 11/2016 SEITE 3/6

4 eubp/fibu SCHRITT 2: KONTENAUSWAHL Im zweiten Schritt zeigt die Import-Dialogmaske nun alle Konten aus dem GDPdU-Export an. Für die eubp werden im Folgenden nur die Konten verarbeitet, die hier markiert sind. Als Vorbelegung sind bereits alle Konten markiert, die im verkleinerten Entgeltkontenrahmen von Gehalt und Lohn vorliegen. Bitte markieren Sie hier weitere Konten, die von der Rentenversicherung angefordert wurden. Eine Übersicht über die Mindestanforderung der Rentenversicherung finden Sie in diesem Dokument auf Seite 2. Wenn Sie die Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche»weiter«. WEITERE WIRTSCHAFTSJAHRE Nun werden aus den GPDdU-Datendateien alle Buchungen zu den markierten Konten ausgelesen und in das eubp-datenformat umformatiert. Dabei wird pro Konto ein Datensatz Kontenbuchungen (DSKB) erstellt, in dem alle Buchungen dieses Kontos enthalten sind. Zudem beginnt jeder DSKB mit Statusangaben zum Konto wie z.b. dem Kontonamen und den Soll/Haben-Vortragswerten. Am Ende des Importvorgangs können Sie ein ausführliches Importprotokoll aufrufen und entweder die Importmaske schließen oder ein weiteres Wirtschaftsjahr importieren. STAND 11/2016 SEITE 4/6

5 eubp/fibu VERSAND DER EUBP-DATEN Nach dem Importvorgang sehen Sie den neuen Datensatz, den Sie anhand der GdA-Kennung»PF«erkennen können, im Meldemanager: Sie können aus dem eubp-fibu-datenbestand nun einen Datensatz erstellen und diesen wie jeden anderen Datensatz in der Sozialversicherung versenden. Wenn Sie mehrere Wirtschaftsjahre importiert haben, sollten Sie den Versand aller importierten Datenbestände zeitnah durchführen. STAND 11/2016 SEITE 5/6

6 eubp/fibu MINDESTUMFANG BUCHUNGEN DER FINANZBUCHHALTUNG Auf den Folgeseiten finden Sie die Anlage 3 zu den eubp-grundsätzen in der Version 2.0.0, in der der Mindestumfang der zu liefernden Buchungen aus der Finanzbuchhaltung spezifiziert wird. STAND 11/2016 SEITE 6/6

7 Mindestumfang zu liefernder Buchungen der Finanzbuchhaltung Version Kontenbezeichnung Kontonummer IKR03 IKR04 Position in der E-Bilanz Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt sonstige Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer sonstige Verbindlichkeiten aus Steuern Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit sonstige Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit - Restlaufzeit sonstige Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit bis 1 Jahr Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit - Restlaufzeit sonstige Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 1 bis 5 Jahre Verbindlichkeiten für Einbehaltungen von Arbeitnehmern sonstige Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern Lohn- und Gehaltsverrechnungskonto übrige sonstige Verbindlichkeiten Voraussichtliche Beitragsschuld gegenüber den Sozialversicherungsträgern sonstige Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit Ausgegebene Geschenkgutscheine übrige sonstige Verbindlichkeiten Privatentnahmen allgemein Entnahmen (Privatkonto, Passivseite) Fremdleistungen Übrige Leistungen ohne Zuordnung nach Umsatzsteuertatbeständen Fremdleistungen 19% Vorsteuer Übrige Leistungen mit Vorsteuerabzug Fremdleistungen 7% Vorsteuer Übrige Leistungen mit Vorsteuerabzug Fremdleistungen ohne Vorsteuer Übrige Leistungen ohne Vorsteuerabzug Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers 7 % Leistungen nach 13b UStG mit Vorsteuerabzug Vorsteuer und 7 % Umsatzsteuer Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Leistungen nach 13b UStG mit Vorsteuerabzug Unternehmers 7 % Vorsteuer und 7 % Umsatzsteuer Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers 7 % Vorsteuer und 7 % Umsatzsteuer Leistungen nach 13b UStG mit Vorsteuerabzug Stand: Mindestumfang zu liefernder Buchungen der Finanzbuchhaltung Version Seite 1/5

8 Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers 19 % Leistungen nach 13b UStG mit Vorsteuerabzug Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers 19 % Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer Leistungen nach 13b UStG mit Vorsteuerabzug Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers 19 % Leistungen nach 13b UStG mit Vorsteuerabzug Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers ohne Leistungen nach 13b UStG ohne Vorsteuerabzug Vorsteuer und 7 % Umsatzsteuer Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Leistungen nach 13b UStG ohne Vorsteuerabzug Unternehmers ohne Vorsteuer und 7 % Umsatzsteuer Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers ohne Vorsteuer und 7 % Umsatzsteuer Leistungen nach 13b UStG ohne Vorsteuerabzug Bauleistungen eines im Inland ansässigen Unternehmers ohne Leistungen nach 13b UStG ohne Vorsteuerabzug Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers ohne Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer Leistungen nach 13b UStG ohne Vorsteuerabzug Leistungen eines im Ausland ansässigen Unternehmers ohne Leistungen nach 13b UStG ohne Vorsteuerabzug Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer Löhne und Gehälter übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Löhne übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Gehälter übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Ehegattengehalt übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Tantiemen übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Gesetzliche soziale Aufwendungen soziale Abgaben Beiträge zur Berufsgenossenschaft soziale Abgaben Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei soziale Abgaben Sonstige soziale Abgaben soziale Abgaben Freiwillige Zuwendungen an Minijobber Löhne für Minijobs Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Fahrtkostenzuschüsse) übri ge und ni cht zuordenbare Löhne und Gehälter Krankengeldzuschüsse übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Minijobber Löhne für Minijobs Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Zuschüsse der Agenturen für Arbeit (Haben) übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Versorgungskassen Aufwendungen für Altersversorgung Aufwendungen für Altersversorgung Aufwendungen für Altersversorgung Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge (z. B. Direktversicherungen) Aufwendungen für Altersversorgung Aufwendungen für Unterstützung Aufwendungen für Unterstützung Stand: Mindestumfang zu liefernder Buchungen der Finanzbuchhaltung Version Seite 2/5

9 Vermögenswirksame Leistungen übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Fahrtkostenerstattung Wohnung/Arbeitsstätte übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Bedienungsgelder übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Aushilfslöhne übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Pauschale Steuer und Abgaben für Sachzuwendungen und Löhne für Minijobs Dienstleistungen an Minijobber Löhne für Minijobs Löhne für Minijobs Pauschale Steuern und Abgaben für Sachzuwendungen und Dienstleistungen an Arbeitnehmer übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Pauschale Steuer für Aushilfen übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter Reinigung andere ordentliche sonstige betriebliche Aufwendungen Instandhaltung betrieblicher Räume Aufwand für Fremdreparaturen und Instandhaltung für Grundstücke und Gebäude Grundstücksaufwendungen betrieblich Aufwand für Fremdreparaturen und Instandhaltung für Grundstücke und Gebäude Versicherungen Versicherungsprämien, Gebühren und Beiträge Beiträge Versicherungsprämien, Gebühren und Beiträge Fahrzeugkosten Aufwendungen für den Fuhrpark Kfz-Steuer sonstige Steuern Kfz-Versicherungen Aufwendungen für den Fuhrpark Laufende Kfz-Betriebskosten Aufwendungen für den Fuhrpark Kfz-Reparaturen Aufwendungen für den Fuhrpark Garagenmiete Aufwendungen für den Fuhrpark Mautgebühren Aufwendungen für den Fuhrpark Mietleasing Kfz Leasing für bewegliche Wirtschaftsgüter Sonstige Kfz-Kosten Aufwendungen für den Fuhrpark Fremdfahrzeugkosten Aufwendungen für den Fuhrpark Werbekosten Werbeaufwand Streuartikel Werbeaufwand Geschenke abzugsfähig ohne 37b EStG Geschenke abziehbar Geschenke abzugsfähig mit 37b EStG Geschenke abziehbar Pauschale Steuern für Geschenke und Zugaben abzugsfähig Geschenke abziehbar Geschenke nicht abzugsfähig ohne 37b EStG Geschenke nicht abziehbar Geschenke nicht abzugsfähig mit 37b EStG Geschenke nicht abziehbar Pauschale Steuern für Geschenke und Zuwendungen nicht Geschenke nicht abziehbar Geschenke ausschließlich betrieblich genutzt Geschenke abziehbar Zugaben mit 37b EStG Werbeaufwand Stand: Mindestumfang zu liefernder Buchungen der Finanzbuchhaltung Version Seite 3/5

10 Repräsentationskosten andere ordentliche sonstige betriebliche Aufwendungen Bewirtungskosten Bewirtungskosten (gesamt) Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (abziehbarer sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgaben Anteil) Sonstige eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben (nicht sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgaben abziehbarer Anteil) Aufmerksamkeiten Werbeaufwand Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten Bewirtungskosten (gesamt) Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben aus Werbe- und sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgaben Repräsentationskosten Reisekosten Arbeitnehmer Reisekosten Arbeitnehmer Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten Reisekosten Arbeitnehmer Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand Reisekosten Arbeitnehmer Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand Reisekosten Arbeitnehmer Kilometergelderstattung Arbeitnehmer Reisekosten Arbeitnehmer Reisekosten Unternehmer Reisekosten Unternehmer Reisekosten Unternehmer (nicht abziehbarer Anteil) Reisekosten Unternehmer Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten Reisekosten Unternehmer Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand Reisekosten Unternehmer Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand Reisekosten Unternehmer Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgaben Familienheimfahrten (abziehbarer Anteil) Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgaben Familienheimfahrten (nicht abziehbarer Anteil) Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (Haben) sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgaben Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen der doppelten sonstige beschränkt abziehbare Betriebsausgaben Haushaltsführung (abziehbarer Anteil) Verkaufsprovisionen Provisionen Fremdarbeiten (Vertrieb) andere ordentliche sonstige betriebliche Aufwendungen Sonstige betriebliche Aufwendungen andere ordentliche sonstige betriebliche Aufwendungen Sonstige Aufwendungen betrieblich und regelmäßig andere ordentliche sonstige betriebliche Aufwendungen Fremdleistungen/Fremdarbeiten andere ordentliche sonstige betriebliche Aufwendungen Fortbildungskosten Fortbildungskosten Freiwillige Sozialleistungen sonstige Aufwendungen für Personal Rechts- und Beratungskosten Rechts- und Beratungskosten Buchführungskosten Rechts- und Beratungskosten Stand: Mindestumfang zu liefernder Buchungen der Finanzbuchhaltung Version Seite 4/5

11 Abschluss- und Prüfungskosten Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung Rechts- und Beratungskosten übrige und nicht zuordenbare Löhne und Gehälter soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung, nicht zuordenbar Stand: Mindestumfang zu liefernder Buchungen der Finanzbuchhaltung Version Seite 5/5