Anleitung zur Rücknahme

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1 Internetportal der Schulbuchausleihe in Rheinland-Pfalz Anleitung zur Rücknahme Inhalt Einleitung... 2 Durchführen der Rücknahme... 2 Schritt 1: Freischaltcode scannen... 3 Schritt 2: Exemplare scannen... 4 Schritt 3: Zustand der Exemplare festlegen... 5 Schritt 4: Rücknahme abschließen... 6 Schritt 5: Quittung drucken... 6 Steuerbarcodes... 7 Mögliche Problem-Szenarien während der Rücknahme... 9 Exemplar ohne Barcode... 9 Das Exemplar enthält einen nicht mehr vollständigen Barcode... 9 Das Exemplar gehört einem anderen Schulträger... 9 Das Exemplar wurde nicht an diese Schülerin bzw. diesen Schüler entliehen... 9 Die Schülerin bzw. der Schüler will anstatt des ausgeliehenen Exemplars ein Ersatzexemplar zurückgeben... 9 Die Schülerin bzw. der Schüler hat die Schule gewechselt und wurde bereits von der neuen Schule übernommen... 9 Checkliste Schulbuchrücknahme Seite 1 von 12

2 Einleitung Für einen reibungslosen Ablauf der Rücknahme ist es wichtig, dass Sie hierfür auf die notwendige technische Infrastruktur (Rechner, Barcodescanner, Drucker, Internetanbindung) zurückgreifen können. Nützliche Informationen hierzu enthält die Checkliste zur Schulbuchrücknahme (siehe Seiten 11 und 12 der Anleitung). Weiterhin sollten Ihnen am Tag der Rücknahme die Rücknahmescheine (durch die Schülerin bzw. den Schüler mitzubringen; Nachdruck über das Schulträgerportal möglich) zur Verfügung stehen, da der aufgedruckte Freischaltcode der Schülerin bzw. des Schülers vor Ort eingescannt werden muss. Durchführen der Rücknahme Für den Rücknahmeprozess steht Ihnen im Schulträgerportal das sog. Rücknahmetool (Menüpunkt Rücknahme Rücknahmetool ) zur Verfügung. Sie können mit dem Rücknahme-Tool zu jedem beliebigen Zeitpunkt Lernmittel zurücknehmen. Ablauf der Rücknahme: Beim dezentralen Lagerverfahren, werden Sie aufgefordert, eine Schule auszuwählen. Wählen Sie bitte die Schule, an der Sie die Rücknahme durchführen möchten. Hinweis: Schulträger, die sich für das zentrale Lagerverfahren entschieden haben, werden nicht zur Auswahl einer Schule aufgefordert. Sie können ohne einen Schulbezug starten. Starten Sie anschließend das Tool mit folgendem Button: Seite 2 von 12

3 Ihnen wird daraufhin die Rücknahmemaske angezeigt: Sie können nun mit der Rücknahme beginnen. Schritt 1: Freischaltcode scannen Scannen Sie bitte den auf dem Rücknahmeschein aufgedruckten Freischaltcode der Schülerin bzw. des Schülers ein, von der/dem Sie Exemplare zurücknehmen. Seite 3 von 12

4 Sie können die Rücknahme auch ohne den Rücknahmeschein einer Schülerin bzw. eines Schülers durchführen. Dafür müssen Sie zuerst den Freischaltcode der Schülerin bzw. des Schülers ermitteln. Dieser wird Ihnen im Modul Schülersuche nach Eingabe des Namens und Vornamens der Schülerin bzw. des Schülers angezeigt. Notieren Sie sich bitte den Freischaltcode der Schülerin bzw. des Schülers. Anschließend wechseln Sie wieder in das Rücknahmetool und geben Sie den Freischaltcode im vorgesehenen Eingabefeld mit der Tastatur ohne Bindestriche ein. Schließen Sie die Eingabe mit der Entertaste ab. Anschließend wird Ihnen ein Liste sämtlicher, von der Schülerin bzw. von dem Schüler entliehenen Lernmittelexemplare in der Rücknahmemaske angezeigt: Diese Liste enthält folgende Informationen: Spalte 1 Spalte 2 Titel ISBN Barcode Ausgabe Zurück Aktuell Zustand Rücknahmeampel: Rot: Dieses Exemplar kann im Rahmen der Schulbuchausleihe nicht mehr verwendet werden und ist auszusortieren. Gelb: Abhängig vom Zustand des Exemplars kann der Schulträger entscheiden, ob er dieses zurücknimmt und nochmals an eine Schülerin bzw. einen Schüler ausleiht (Dies ist dann möglich, wenn das Exemplar mit dem Zustand verwendbar zurückgenommen wird.). Ist das Exemplar nicht mehr verwendbar oder wird nicht zurückgegeben, liegt es im Ermessen des Schulträgers: a) auf die Rücknahme des Exemplars zu verzichten und dieses der Schülerin bzw. dem Schüler zu überlassen ohne Schadensersatz geltend zu machen, oder b) das Exemplar zurückzunehmen und Schadensersatz geltend zu machen. Grün: Dieses Exemplar muss zurückgenommen und im Rahmen der Schulbuchausleihe weiter verwendet werden. R : Dieses Exemplar muss laut aktuellem Paketschein von der Schülerin bzw. dem Schüler zurückgeben werden. W : Dieses Exemplar wird laut aktuellem Paketschein durch die Schülerin bzw. den Schüler weiterverwendet. Sie/er benötigt das Exemplar im nächsten Schuljahr und muss es daher nicht zurückgeben (kurz: Weiterverwendung). Der Titel des Exemplars Die ISBN des Exemplars Der Barcode des Exemplars Datum, an dem das Exemplar ausgegeben wurde. Hier wird das Rücknahmedatum des Exemplars vermerkt (Datumseintrag). Erfolgt eine zweite Rücknahme, beispielsweise von vergessenen Exemplaren, steht bei den bereits zurückgegebenen Exemplaren zurück. Hier wird mittels eines Häkchens angezeigt, welches Exemplar zur Bearbeitung seines Zustandes eingescannt wurde und aktuell von Ihnen bearbeitet wird. In dieser Spalte wird der Zustand eines Exemplars, nachdem dieser von der zurücknehmenden Person festgelegt wurde, mit folgenden Buchstaben dargestellt: V : verwendbar, N : für nicht mehr verwendbar und A : für aussortiert. Schritt 2: Exemplare scannen Bevor Sie jetzt die Exemplar-Barcodes der Lernmittel einscannen, empfehlen wir Ihnen, diese nach ihrer Ampelfarbe zu sortieren. Die grünen Lernmittel sollten Sie nach deren Zustandsprüfung Seite 4 von 12

5 entweder dem Stapel verwendbar oder dem Stapel nicht mehr verwendbar zuordnen. Diese Vorsortierung ermöglicht es Ihnen anschließend, die Lernmittel stapelweise abzuarbeiten. Nachdem Sie ein Exemplar gescannt haben, wird dieses in der Spalte Aktuell mit einem Häkchen markiert: Sie können mehrere Exemplare nacheinander scannen (Voraussetzung: Die Ampelfarbe (erste Spalte) und der Zustand der Exemplare (verwendbar/nicht mehr verwendbar) sind identisch.). Alle eingescannten Exemplare werden dann mit einem Häkchen in der Spalte Aktuell markiert. Schritt 3: Zustand der Exemplare festlegen Bewerten Sie den Zustand der zuvor eingescannten Exemplare, indem Sie entweder einen der folgenden Zustandsbuttons mit der Maus anklicken, oder den entsprechenden Steuerbarcode mit dem Barcode-Scanner erfassen: Bitte beachten Sie, dass je nach Ampelfarbe nur bestimmte Zustände ausgewählt werden können: Für Exemplare der Ampelfarbe Grün sind die Zustände verwendbar und nicht mehr verwendbar wählbar. Für gelbe Exemplare sind alle drei oben abgebildeten Zustände wählbar 1. Für rote Exemplare kann ausschließlich der Zustand aussortieren gewählt werden. Wenn Sie einen aufgrund der Ampelfarbe unzulässigen Zustandsbarcode auswählen sollten, so erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. In diesem Fall müssen Sie anschließend einen zulässigen Zustand auswählen. 1 Abhängig vom Zustand des Exemplars kann der Schulträger entscheiden, ob er dieses zurücknimmt und nochmals an eine Schülerin bzw. einen Schüler ausleiht. Dies ist dann möglich, wenn das Exemplar mit dem Zustand verwendbar zurückgenommen wird. Ist das Exemplar nicht mehr verwendbar oder wird nicht zurückgegeben, liegt es im Ermessen des Schulträgers: a) auf die Rücknahme des Exemplars zu verzichten und dieses der Schülerin bzw. dem Schüler zu überlassen ohne Schadensersatz geltend zu machen, oder b) das Exemplar zurückzunehmen und Schadensersatz geltend zu machen. Seite 5 von 12

6 Schritt 4: Rücknahme abschließen Nachdem Sie die Rücknahme für die Schülerin bzw. den Schüler abgeschlossen haben, beenden Sie die Rücknahme über den Button Rücknahme abschließen oder scannen Sie den entsprechenden Steuerbarcode ein. Es besteht die Möglichkeit die Rücknahme über den Button Rücknahme abbrechen abzubrechen. In diesem Fall wird die Rücknahme nicht im System gespeichert. Auch hier haben Sie die Möglichkeit die Rücknahme über den Steuerbarcode abzubrechen. Schritt 5: Quittung drucken Nachdem Sie die Rückgabe einer Schülerin, eines Schülers abgeschlossen haben, wird Ihnen auf dem Bildschirm die nachfolgende Quittung zum Ausdrucken angezeigt. (Hinweis: Durch einen Klick auf den Druckbutton rechts unten, wird das Dokument automatisch in zweifacher Ausfertigung gedruckt). Bitte händigen Sie eine Ausfertigung an die Schülerin bzw. den Schüler aus. Die weitere Ausfertigung ist für Ihre Unterlagen bestimmt. Beachten Sie bitte: Die Quittung muss weder vom Schulträger noch von der Person, die die Lernmittel zurückgibt, unterschrieben werden. Seite 6 von 12

7 Steuerbarcodes Mit den folgenden Barcodes haben Sie die Möglichkeit die Rücknahme durchgängig mit dem Scanner zu bedienen. *GOODSMILEZ09LMF* GOODSMILEZ09LMF Verwendbar *BADSMILEZ404LMF* BADSMILEZ404LMF Nicht mehr verwendbar *AUS2012SORTIERT* AUS2012SORTIERT Aussortieren / An Schüler übereignen Seite 7 von 12

8 *MERKBLATT121LMF* MERKBLATT121LMF Merkblatt drucken (nur nach Scan eines Exemplars möglich) *HAKEN1337LMFLMF* HAKEN1337LMFLMF Akzeptieren / Rückgabe speichern *KREUYW00TLMFLMF* KREUYW00TLMFLMF Abbrechen / Rückgabe (ohne Speichern) abbrechen Seite 8 von 12

9 Mögliche Problem-Szenarien während der Rücknahme Exemplar ohne Barcode Will eine Schülerin bzw. ein Schüler ein Exemplar mit einem nicht mehr lesbaren Barcode oder ohne Barcode zurückgeben, empfehlen wir Ihnen, die Annahme dieses Exemplars zu verweigern. Informieren Sie die Schülerin bzw. den Schüler darüber, dass dieser Fall im Rahmen der Schadensersatzregulierung abgewickelt wird. Nähere Informationen hierzu wird der Schulträger der Schülerin bzw. dem Schüler oder den Eltern zu einem späteren Zeitpunkt mitteilen. Das Exemplar enthält einen nicht mehr vollständigen Barcode Ist der Barcode auf dem Exemplar nicht mehr vollständig vorhanden, führen Sie die Rücknahme bitte nur dann durch, wenn Sie anhand des noch lesebaren Teil des Barcodes das Exemplar eindeutig der Schülerin bzw. dem Schüler, die/der das Exemplar zurückgibt, zuordnen können. Die Rücknahme eines solchen Exemplars führen Sie durch, indem Sie sich das Merkblatt des Exemplars ausdrucken und den Barcode vom Merkblatt einscannen. Anschließend legen Sie das Merkblatt bitte in das Exemplar, um zu einem späteren Zeitpunkt den darauf befindlichen Original- Exemplarbarcode im Schulträgerportal unter dem Menüpunkt Exemplarmanagement Exemplareigenschaften ( Exemplar nachdrucken ) nachzudrucken und aufzukleben. Das Exemplar gehört einem anderen Schulträger Hier handelt es sich um eine Schulwechslerin bzw. einen Schulwechsler, die/der ein Exemplar eines anderen Schulträgers ausgeliehen hat. Da Sie nur Exemplare, die sich in Ihrem Besitz befinden, als entliehene Exemplare sehen können, ist eine Rücknahme von Exemplaren anderer Schulträger nicht möglich. Geben Sie das Exemplar zurück und teilen Sie der Schülerin bzw. dem Schüler mit, dass sie/er dieses beim Eigentümer (vorheriger Schulträger) des Lernmittels unverzüglich abzugeben hat. Das Exemplar wurde nicht an diese Schülerin bzw. diesen Schüler entliehen Die Exemplare müssen jeweils von der Person zurückgegeben werden, die die Exemplare auch entliehen hat. Sie können im Schulträgerportal unter dem Menüpunkt Exemplarmanagement Exemplareigenschaften die Schülerin bzw. den Schüler identifizieren, an die/den das Exemplar ausgegeben wurde. Teilen Sie der Schülerin bzw. dem Schüler den Namen der Person, die das Exemplar bei der Paketausgabe erhalten hat mit, damit sie/er dieser das Exemplar aushändigt. Die Schülerin bzw. der Schüler will anstatt des ausgeliehenen Exemplars ein Ersatzexemplar zurückgeben Will die Schülerin bzw. der Schüler für das ausgeliehene Exemplar ein Ersatzexemplar zurückgeben, so ist dies zu diesem Zeitpunkt nicht möglich. Informieren Sie die Schülerin bzw. den Schüler darüber, dass dieser Fall im Rahmen der Schadensersatzregulierung abgewickelt wird. Nähere Informationen hierzu wird der Schulträger der Schülerin bzw. dem Schüler oder den Eltern zu einem späteren Zeitpunkt mitteilen. Die Schülerin bzw. der Schüler hat die Schule gewechselt und wurde bereits von der neuen Schule übernommen Sie können zu jedem beliebigen Zeitpunkt Lernmittel von Schulwechslern zurücknehmen. Hierfür können Sie den aktuellen oder einen Freischaltcode aus den Vorjahren der Schülerin bzw. des Seite 9 von 12

10 Schülers verwenden. Weiterhin können Sie sich unter dem Menüpunkt Rücknahme Rücknahescheine eine Liste der Schülerinnen bzw. Schüler generieren, welche die Schule gewechselt hat und noch rückgabepflichtige Lernmittelexemplare aus Ihrem Lernmittelbestand besitzen. Seite 10 von 12

11 Checkliste Schulbuchrücknahme 1. Vorbereitungen für die Schulbuchrücknahme 2. Internetverbindung 3. Silverlight-Plugin 4. Drucker und ausreichend Verbrauchsmaterialien 5. Barcodescanner 6. Personal und Belehrung 1. Vorbereitungen für die Schulbuchrücknahme: Die Rücknahme der Lernmittel erfolgt über ein im Schulträgerportal zur Verfügung gestelltes Rücknahmetool. Im Folgenden werden die Anforderungen zur Nutzung des Rücknahmetools beschrieben: 2. Internetverbindung Am Ort der Rücknahme benötigen Sie zu deren Durchführung eine schnelle Internetverbindung (z. B. DSL). 3. Silverlight-Plugin Für das Rücknahmetool ist das Silverlight-Plugin zwingend erforderlich. Dieses wird unter folgendem Link zum Download angeboten: Nachdem Sie über den vorgenannten Link die Installationsseite von Silverlight aufgerufen haben und Silverlight auf Ihrem Computer bereits installiert ist, erscheint folgendes Bild: Seite 11 von 12

12 Bitte beachten Sie: Das Rücknahme-Tool funktioniert nur dann einwandfrei, wenn auf Ihrem Computer mindestens Silverlight 4 installiert ist. Befindet sich auf Ihrem Rechner eine niedrigere Version, müssen Sie das Ihnen angezeigte Silverlight-Update installieren. Ist Silverlight bisher auf Ihrem Computer nicht installiert, wird Ihnen die derzeit aktuellste Version zum Herunterladen angeboten. Bitte stellen Sie gemeinsam mit Ihrem Administrator sicher, dass Sie die für ein Update oder die Erstinstallation notwendigen Installationsrechte besitzen oder lassen Sie das Silverlight-Plugin durch Ihren Administrator installieren. 4. Drucker und ausreichend Verbrauchsmaterialien Die Rücknahme der Schulbücher wird durch eine Quittung in doppelter Ausführung bestätigt (eine Quittung für den Schüler und eine für den Schulträger). Bitte stellen Sie sicher, dass an Ihrem Rechner ein Din-A4 Drucker eingerichtet, während der Schulbuchrücknahme das Drucken möglich ist und Verbrauchsmaterialien (Toner, Papier) in ausreichender Menge vorhanden sind. 5. Barcode-Scanner Die Erfassung der zurückgegebenen Exemplare erfolgt über einen Barcode-Scanner. Wir empfehlen Ihnen, einen Barcode-Scanner mit automatischem Zeilenvorschub zu verwenden. Sollte Ihr Barcode-Scanner nicht über diese Funktion verfügen, müssen Sie nach jedem Einscannen eines Barcodes die Enter-Taste betätigen: Nur so ist sichergestellt, dass der Barcode vom System übernommen wurde. Bitte stellen Sie sicher, dass an jedem Arbeitsplatz ein Scanner verfügbar ist. 6. Personal und Belehrung Ihre Mitarbeiter werden bei der Rücknahme mit personenbezogenen Daten arbeiten. Prüfen Sie bitte die Sicherheitseinstellungen an allen dazu vorgesehenen Rechnern. Achten Sie bitte darauf, dass Sie die Rechner durch geeignete Maßnahmen (u. a. Passwort) gegen den unbefugten Zugriff Dritter schützen. Alle an der Rücknahme Beteiligten müssen auf die Wahrung des Datenschutzes verpflichtet werden. Der Schulträger trägt die Verantwortung dafür, dass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf die personenbezogenen Daten haben. Seite 12 von 12