Dienstanweisung. über den Umgang der Dienststellen mit Sponsoring, Spenden und mäzenatischen Schenkungen an das Bezirksamt Wandsbek

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1 Bezirksamt Wandsbek Bezirksamtsleiter Dienstanweisung über den Umgang der Dienststellen mit Sponsoring, Spenden und mäzenatischen Schenkungen an das Bezirksamt Wandsbek 1. Vorbemerkung Staatliche Aufgaben sind grundsätzlich durch den öffentlichen Haushalt zu finanzieren. Private Zuwendungen in Form von Sponsoring, Spenden und mäzenatischen Schenkungen können jedoch einen Beitrag zur Erhaltung und Verbesserung der qualitativen und quantitativen Aufgabenwahrnehmung leisten. Sie bilden einen wichtigen Beitrag öffentlichprivater Kooperationen, drücken eine gewisse Verbundenheit der Zuwendungsgeber mit bestimmten öffentlichen Aufgaben aus und sind unter diesen Aspekten als grundsätzlich positiv anzusehen. 2. Rechtsgrundlagen Übergeordnete Rechtsgrundlage für diese Dienstanweisung ist die Rahmenrichtlinie über Spenden, Sponsoring und mäzenatische Schenkungen für die Verwaltung der Freien und Hansestadt Harnburg vom 12. November 2013: /fh h portal. stadt. hambu rg. de/webs ites/1 008/0 rganisato re n/sponsoring/docu ments/13 %2 011 %2012%20Spo-RahmenRLpdf Die konkreten Einzelfallentscheidungen der Annahme von Sponsoringleistungen, Spenden und mäzenatische Schenkungen durch die Dienststellen werden auf die jeweiligen Dezernenten delegiert. Nicht genehmigungsfähig sind durch Vertreter des Bezirksamtes Wandsbek geforderte Zuwendungen( StGB). 3. Begriffsbestimmungen Diese Dienstanweisung regelt den Umgang mit Zuwendungen, die das Bezirksamt Wandsbek als Institution erhält Zur Abgrenzung wird darauf verwiesen, dass für die Annahme von persönlichen Zuwendungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die "Bekanntmachung über die Annahme von Belohnungen und Geschenken" des Personalamtes vom 27. März 2001 (MittVw 2001, Seite 113) gilt

2 Spenden: Zuwendung einer natürlichen oder juristischen Person, die das Bezirksamt, deren Einrichtung, eine bestimmte Maßnahme oder ein bestimmtes Ziel fördern wollen, ohne dafür eine Gegenleistung zu erwarten. Zuwendungsbestätigung i.s. 10 b Einkommenssteuergesetz (EStG) darf ausgestellt werden. Sponsoring: Förderung einer Maßnahme oder öffentlichen Einrichtung mit a) wirtschaftlichen Interessen (z.b. lmagegewinn, Steigerung der Unternehmensbekanntheit) sowie b) einem Anspruch auf Gegenleistung (z.b. Nennung des Sponsors, Logo auf Druckerzeugnissen) auf Seiten des Sponsors. Zuwendungsbestätigung i.s. 10 b EStG darf nicht ausgestellt werden. Sofern ein Privater und das Bezirksamt Wandsbek aufgrund gleichgerichteter Zielsetzungen eine angemessene Kostenbeteiligung vereinbaren, handelt es sich sind nicht um Sponsoring. Abgrenzung zu Werbung: Bei Einnahmen aus Werbung handelt es sich nicht um eine Zuwendung, sondern um ein Entgelt. Die Leistung an die öffentliche Verwaltung ist nur Mittel zum Zweck, das unmittelbare Interesse des Geldgebers liegt allein in seinem wirtschaftlichen Nutzen (z.b. Werbeplakate auf öffentlichem Grund). mäzenatische Schenkungen: Zuwendungen durch Privatpersonen, denen es ausschließlich um die Förderung des öffentlichen Zwecks geht. Sie können anderen als in 10 b EStG genannten Zwecken dienen- daher keine Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung. 4. Genehmigungsvoraussetzungen Zur Entscheidung über die Annahme einer Zuwendung gilt grundsätzlich: - Die Finanzierung öffentlicher Aufgaben muss transparent sein. ~ Der Anschein einer möglichen Beeinflussung des Verwaltungshandeins ist durch die Annahme der Zuwendung nicht zu erwarten. Maßstab dafür ist die Betrachtung aus der Sichtweise eines der Verwaltung und des Zuwendungsgebers unvoreingenommenen und neutralen Dritten. - Das Budgetrecht der Bürgerschaft ist sichergestellt. Daraus folgt, dass Zuwendungen nicht angenommen werden dürfen, wenn die Bürgerschaft erkennbar nicht mit der Durchführung einer Maßnahme einverstanden ist, für die die Zuwendung vorgesehen ist. - Sponsoring:

3 Vor der Annahme einer Zuwendung ab Euro im Einzelfall oder einer Sach- und Dienstleistung im gleichen Umfang ist -8- über die Zuwendung zu informieren. Für Fragen und die Beratung der Dienststellen zur Anwendung der Vorschriften steht RS 11 als Ansprechpartner zur Verfügung. 5. Dokumentationspflicht Die Annahme von Sponsoringleistungen, Spenden und mäzenatischen Schenkungen ist vollständig und abschließend aktenkundig zu machen. Sponsoringleistungen sind ab einem Gegenwert von Euro schriftlich zu vereinbaren. Inhalt gemäß Rahmenrichtlinie, Ziffer 6 a). Vor Abschluss des Vertrages ist die Zustimmung des Rechtsamtes einzuholen. Unterhalb eines Gegenwertes von Euro sind die wesentlichen Inhalte eines mündlichen Sponsoringvertrages zu dokumentieren. Bei Spenden, Sponsoring und mäzenatischen Schenkungen sind schriftlich mindestens festzuhalten (vgl Anlage 1 ): a) Angaben zur begünstigten Dienststelle oder Einrichtung, b) Zuwendungsgeber (Name und Wohnort/Sitz), c) Zuwendungsart (Sponsoring, Spende, mäzenatische Schenkung), d) Zuwendungsform (Geld, Sach- oder Dienstleistung), e) Höhe bzw. Wert der Zuwendung, f) Höhe eventueller Folgekosten (einmalige und ggf. jährliche Kosten), g) Verwendungszweck (geförderte öffentliche Aufgabe), h) Zuwendungszeitpunkt oder -zeitraum, i) ggf. die Ausstellung einer Spendenbescheinigung durch die zuwendungsempfangende Dienststelle und j) Information des Zuwendungsgebers über die Berichtspflicht für Zuwendungen ab Euro (siehe auch Ziffer 6 dieser Dienstanweisung) sowie ggf. die Einwilligung des Zuwendungsgebers zur Veröffentlichung im Internet (Open Data Portal Hamburg).

4 a) Die dauerhafte Überlassung von Personal an die öffentliche Verwaltung durch Sponsoren oder die Finanzierung von öffentlichen Bediensteten ist ausgeschlossen. b) Bei der Auswahl des Sponsoring-Partners sind die Gebote der Gleichbehandlung und Chancengleichheit gewährleistet und Abhängigkeiten werden ausgesch Iossen. c) Sucht das Bezirksamt aus eigener Initiative Sponsoring-Partner für Leistungen ab einem Wert von Euro pro Jahr, ist eine öffentliche Bekanntmachung durchzuführen. d) Die Auswahlentscheidung ist zu dokumentieren. e) Sponsoring ist ausgeschlossen, wenn die Bürgerschaft erkennbar nicht mit der Durchführung der durch das Sponsoring unterstützten Aufgabe einverstanden ist. Grundsätzlich nicht angenommen werden sollen Sponsoringleistungen, Spenden und mäzenatische Schenkungen beim Handeln des Bezirksamtes als Ordnungs- und Genehmigungsbehörde, wenn die Zuwendungsgeber als Adressaten oder Antragsteller des Verwaltungshandeins in Frage kommen; Aufsichtsbehörde, wenn potenzielle oder tatsächliche Zuwendungsgeber aus dem Aufsichtsbereich oder aus dem Umfeld der Adressaten der Aufsicht stammen; Bewilligungsbehörde, wenn die Zuwendungsgeber oder deren Umfeld potenzielle oder tatsächliche Zuwendungsempfänger (im Sinne von 23 Landeshaushaltsordnung (LHO)) sein könnten; Behörde mit Beschaffungsaufgaben, deren Zuwendungsgeber aus dem Kreis möglicher Auftragnehmer oder Lieferanten stammen könnten; Planungsbehörde, wenn die Interessen der Zuwendungsgeber mittelbar oder unmittelbar durch die Planung berührt sein könnten; Öffentlicher Träger der Wohlfahrtspflege (wie z.b. Träger der Sozialhilfe), wenn die Interessen der Zuwendungsgeber mittelbar oder unmittelbar durch Leistungen der Wohlfahrtspflege berührt sein könnten. Öffentliche Stelle, die berufsbezogene Prüfungen oder Eignungsprüfungen durchführt, wenn der Zuwendungsgeber tatsächlicher oder potenzieller Kandidat solcher Prüfung ist. Die Annahme von Sponsoringleistungen, Spenden und mäzenatische Schenkungen ist trotz des Vorliegens einer oder mehrerer der vorgenannten Voraussetzungen zulässig, wenn eine Beeinflussung des Verwaltungshandeins in einer sorgfältigen Gesamtschau aller Umstände ausgeschlossen werden kann. ln Zweifelsfällen ist das Rechtsamt zu beteiligen. Dabei ist für die Prüfung durch das Rechtsamt konkret darzustellen, in welcher Hinsicht die Zweifel bestehen. Bei der Annahme von Sponsoringleistungen, Spenden und mäzenatischen Schenkungen sind die haushaltsrechtlichen und steuerrechtliehen Bestimmungen zu beachten. Werden Sach- oder Dienstleistungen von Dritten zur Verfügung gestellt, sind diese grundsätzlich nicht haushaltsrelevant

5 6. Berichtswesen Es ist halbjährlich ein Bericht über alle im Kalenderhalbjahr angenommenen Zuwendungen, sofern die Zuwendungen einen Betrag von Euro im Einzelwert erreichen, zu veröffentlichen. ln diesem Bericht werden auf der Grundlage einer vory der Finanzbehörde (Amt für Organisation und Zentrale Dienste) bereit gestellten Tabelle alle vorstehenden Einzelzuwendungen mit folgenden Angaben aufgeführt: a) das Bezirksamt, b) der Zuwendungsgeber (Name und WehnerVSitz [Stadt ohne Straße]), c) die Zuwendungsart (Sponsoring, Spende, mäzenatische Schenkung); d) die Zuwendungsform (Geld-, Sach- oder Dienstleistung), e) die Höhe bzw. den Wert der Zuwendung, f) die Höhe eventueller Folgekosten (einmalige und ggf. jährliche Kosten), g) Verwendungszweck (geförderte öffentliche Aufgabe). Der Bericht über das erste Kalenderhalbjahr wird jeweils bis zum 10. August und über das zweite Kalenderhalbjahr jeweils bis zum 1 0. Februar im Internet (Open Data Portal Hamburg) veröffentlicht Für Zuwendungen ab Euro ist der Zuwendungsgeber auf diese Berichtspflicht hinzuweisen und seine Einwilligung zur Veröffentlichung im Internet (Open Data Portal Hamburg) einzuholen. Sofern bei Spendern und Mäzenen der Wunsch nach Anonymität bzw. bei Sponsoren, Spendern und Mäzenen nach Vertraulichkeit hinsichtlich der Zuwendungshöhe besteht, sollte dies respektiert und mit einer Begründung dokumentiert werden (Anlage 2). Die Dezernate und Fachämter werden halbjährlich von RS aufgefordert, Beiträge über empfangene Zuwendungen ab Euro im Einzelfall zu liefern. Die Bezirksversammlung erhält einen einmaligen Hinweis auf die Veröffentlichung des Spendenberichts im Internet.

6 7. lnkrafttreten Diese Dienstanweisung löst die bislang geltende Fassung vom ab und tritt zum in Kraft., Bezirksamtsleiter Anlagen 1. Halbjahresbericht über angenommene Zuwendungen 2. Datenschutzrechtliche Einverständniserklärung

7 _Meldungen Fachbereiche an RS_Anfage 1 Fachamt Halbjahresbericht über Zuwendungen ab Euro im Einzelfall lfd. Empfänger ZUWitndungsgeber (Name Zuwend ungsart zuwendungsform Höhe bzw. Höhe eventueller Verwen Zuwendungs- Ausstellung Zustimmu!lg Nr. (Angaben zur und Wohnort/Sitz) (Sponsoring, Spende, (Geldleistung, Wertder Folgekosten dungszweck zeitpunktoder. einer Spenden~ des begünstigten mäzenallsehe Schenkung) Sachleistung, Zuwendung ln (einmalige und ggf. (geförderte zeltraum bescheinigung Zuwendung& Oleut.stelle oder Dienstleistung) Euro jährliche Kosten in öffentliche {la/nein) geberszur Einrichtung) EurofJahr) Aufgabe) \lerc)ftentuchun , Gesamtsumme ' Unterschrift Fachamtsleitung

8 Bezirksamt Wandsbek "Fachamt einfügen" Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung (bitte nur ein Feld ankreuzen) D Ich erkläre mich damit einverstanden, dass die Angaben im Zusammenhang mit meiner/unserer Sponsoringmaßnahme/Spende/Schenkung (Name ggf. Vorname, Wohnort [ohne Straße, Haushausnummer und Postleitzahl], Zuwendungsart [Sponsoring/Spende/Schenkung), Zuwendungsform [Geld-/Sach-/Dienstleistung}, Wert der Zuwendung in Euro, Höhe etwaiger Folgekosten für das BA Wandsbek, Verwendungszweck) im Internetangebot der Freien und Hansestadt Harnburg im Rahmen des Halbjahresberichtes über die von den Behörden und Ämtern der Freien und Hansestadt Harnburg angenommenen privaten Zuwendungen in Form von Sponsoring, Spenden und mäzenatische Schenkungen ab Euro im E!nzelwert veröffentlicht werden. 0 Ich bin nicht mit der meiner/unserer Namensnennung in der vorgenannten lntern~tveröffentlichung einverstanden, weil (freiwillige Angabe) ln diesem Fall wird statt des Namens die Eintragung "Einwilligung des Zuwendungsgebers zur Veröffentlichung liegt nicht vor." vorgenommen. D Ich bin nicht mit der Nennung des Wertes der Zuwendung einv:erstanden, weil {freiwillige Angabe) ~ --~ ~ - -? " < ~ ~--~ ~... - > - ~ '"'"~~ ~~ ~ - - -~ -. ln diesem Fall wird statt des Zuwendungswertes die Eintragung "Einwilligung des Zuwendungsgebers zur Veröffentlichung liegt nicht vor." vorgenommen. Es wird darauf hingewiesen, dass die Einwilligungserklärung sich nur auf die erwähnte Internetveröffentlichung bezieht Daneben können für die Verwaltung gesetzliche Veröffentlichungs- oder Auskunftspflichten, z.b. nach dem Harnburgischen Transparenzgesetz, bestehen. Datum, Unterschrift

9 Vfg.: 1) RS 110z. ~16t44 ~ 2) RA m. d. 8. u. 3) B m. d. B. u über D 1 sowie RSL und RS ) Anschreiben an alle Dienststellenper Mail m. d. 8. u. Kts. u. Beachtung 5) RS 111m. d. B. u. Aufnahme d~r Dienstanweisung in das entsprechende Verzeichnis 6) RS 111 z. d. A. V.i) ~11~ ~AtW.- At-. ~ (s(){ ~~ L t}dk~~... ) ~ (\ '<i) \.J,A lk 1rk A

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