Handbuch GS-Arbeitszeit

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1 Handbuch GS-Arbeitszeit GreenGate AG Stand: GreenGate AG Alte Brücke 6, Windeck, Tel.: , Fax: ,

2 Lizenzbestimmungen Dieses Werk unterliegt den Lizenzbestimmungen der GreenGate AG. Sie dürfen den Inhalt dieses Werkes nicht vervielfältigen, verbreiten oder bearbeiten. Alle Weitergaben im Rahmen von Schulungen oder Ausliefern Zustimmung der GreenGate AG. GreenGate AG Alte Brücke Windeck Fon: / einer GS-Installation unterliegen der vorherigen

3 Inhaltsverzeichnis 1 Symbole Konventionen 4 2 GS-Arbeitszeit Installation Die Aufrufparameter von GS-Arbeitzeit Zugriff und Benutzerrechte Einstellungen Arbeiten... mit GS-Arbeitszeit Symbolleiste Arbeitszeit im Modus "Start-Stop Verfahren" erfassen Arbeitszeit im Modus "Direkte Arbeitszeitbuchung" erfassen Barcodes Programmierung des Barcodescanners Datalogic DLC7070M

4 1 Symbole Konventionen In den Handlungsabläufen gelten folgende Kennzeichnungen: Vorsicht Warnt Sie vor schwerwiegenden Bedienfehlern und beschreibt, was Sie tun oder unterlassen müssen, um sie zu vermeiden. Hinweis Liefert wichtige Zusatzinformationen und beschreibt, welche Möglichkeiten zusätzlich zu den beschriebenen Handlungsschritten durchgeführt werden können. Tipp Erleichtert Ihnen das Leben, indem Ihnen alternative Handlungsschritte und Zusatzinformationen aufgezeigt werden. Eingabe- und Einstellungsmöglichkeiten in Dialogen werden kursiv und farblich hinterlegt dargestellt: Sortieren wie Lage im Objektbaum Spezielle Begriffe der Anwendung werden kursiv dargestellt: Aufgabenansicht Einstellungen im GS (Extras / Optionen): Globale Einstellungen werden blau dargestellt und gelten für alle Benutzer im GS: Objekte anzeigen als Individuelle Einstellungen werden grau dargestellt und gelten nur für den angemeldeten Benutzer: Erledigte Termine anzeigen Menübefehle des Hauptmenüs werden wie folgt gekennzeichnet: Datei / Benutzer / Anmelden Kontextmenübefehle werden wie folgt gekennzeichnet: Ansicht / Ansicht anpassen Tastaturbefehle werden in folgender Form angegeben: Strg + T Ist zum Ausführen einer Funktion ein spezielles Benutzerrecht erforderlich, wird es so angegeben: Dokument anlegen 4

5 2 GS-Arbeitszeit Mit dem Programm GS-Worktime können die Arbeitszeiten und Tätigkeiten der Mitarbeiter an vor Ort PC-Terminals erfasst und auf Objekte und Aufgaben gebucht werden. GS-Arbeitszeit unterstützt sowohl die Erfassung nach dem Start-/Stopp-Verfahren mit selbständiger Ermittelung der Dauer, als auch das nachträgliche Buchen der Zeiten. Die Arbeitsweise des Programms kann über die Benutzerrechte im GS-Manager gesteuert werden. Arbeitszeiteinträge die an ein drittes System weitergegeben (z.b. an SAP R/3 ) oder im GS als gebucht gekennzeichnet wurden sind mit einer Sperrkennung versehen und können mit GSArbeitszeit nicht mehr bearbeitet und geändert werden. Im Start-/Stopp-Betrieb darf der Benutzer nur die noch offenen Arbeitszeiteinträge ändern, abgeschlossenen Buchungen können nur durch den Arbeitszeitadministrator geändert werden. 2.1 Installation Das GS-Arbeitszeitprogramm GSWorktime.exe befindet sich im GS Installationsverzeichnis und verwendet die Konfigurationsdatei GS.INI. Eine Installation auf den Arbeitsplatzrechnern ist nicht nötig, es reicht eine Desktopverknüpfung mit der Programmdatei zu erstellen Die Aufrufparameter von GS-Arbeitzeit Das Programmverhalten von GS-Arbeitszeit kann über Aufrufparameter geändert werden. Folgende Parameter werden unterstützt: -AutoLogin Beim Start vom GS-Arbeitszeit wird der Benutzername des angemeldeten Windows Benutzer ermittelt. Wenn in GS ein gleichnamiger Benutzer existiert, erfolgt die Anmeldung ohne weitere Kennwortabfrage und der Benutzer gelangt sofort in den Arbeitsbildschirm. -NoTimeOut Mit dem Parameter NoTimeOut kann das automatische Abmelden des Benutzer nach Ablauf einer konfigurierbaren Zeitspanne deaktiviert werden. 5

6 -TDef=Tätigkeitskennung Der Parameter TDef dient zur Vorbesetzung der Tätigkeit für die Arbeitszeitbuchungen. Die Tätigkeitskennung kann im GS-Manager im Bereich Konfiguration->Tätigkeitsdefinitionen 2.2 Zugriff und Benutzerrechte Für die Arbeit mit GS-Arbeitszeit müssen Benutzer mit entsprechenden Personalverknüpfungen und Rechten in GS angelegt werden. Das Anlegen der Benutzer erfolgt mit dem GS-Manager. Im Bereich Stammdaten->Personal muss für jeden Benutzer ein Personaldatensatz angelegt werden. Auf dieses Personal werden die Arbeitszeiten gebucht. Zusätzlich müssen im Bereich Konfiguration->Benutzer die Benutzer angelegt werden. Den Benutzern wird der Personaldatensatz zugeordnet. Tipp Wenn in GS und in der Windows Domäne die gleichen Benutzernamen gewählt werden, dann kann mit dem Parameter AutoLogin die Benutzeranmeldung der GS-Zeiterfassung übersprungen werden. Als Benutzerrechte für die GS-Arbeitszeit wird entweder Arbeitszeit erfassen oder Arbeitszeit buchen benötigt. Mit dem Recht Arbeitszeit erfassen kann der Benutzer die Arbeitszeit nach dem Start-/Stopp-Verfahren erfassen, die Dauer der Tätigkeit darf vor der Buchung eingegeben werden. Einmal gebuchte Arbeitszeiten können durch den Benutzer mit diesem eingeschränkten rechten nicht mehr bearbeitet werden. 6

7 Abb.: GS-Arbeitszeitclient - Erfassung einer Arbeitszeit Das Benutzerrecht Arbeitszeit buchen (GS-Arbeitszeiterfassung) ermöglicht die zusätzlich die Erfassung und Bearbeitung der eigenen Arbeitszeitbuchungen wie im GS-Manager. Die mit diesem Recht ausgestatteten Benutzer dürfen die Zeitbuchungen solange ändern, bis die Sperrkennzeichnung des Datensatzes gesetzt ist. Diese Sperrkennzeichnung wird bei Übergabe des Datensatz an ein externes Buchhaltungssystem gesetzt. 7

8 Abb.: GS-Arbeitszeitclient - Zusätzliche Anzeige zum Bearbeiten der schon gebuchten Arbeitszeiten 2.3 Einstellungen Um den Einstellungsdialog der GS-Arbeitszeiterfassung zu öffnen muss der angemeldete Benutzer das Zeitadministratorrecht besitzen. Die Rechte der GS Benutzer können mit dem GS-Manager konfiguriert werden, in der Gruppe Arbeitszeit muss der Eintrag Zeiterfassung Administrator aktiviert sein. Im Einstellungsdialog können folgende Einstellungen vorgenommen werden: 8

9 Abb.: GS-Arbeitszeit - Einstellungen Reiter Anzeigeoptionen Anzeigeoptionen Automatisches Abmelden nach x s Inaktivität. Wenn der angemeldete Benutzer nach angegebener Inaktivität nicht zurückkehrt, wird er automatisch vom GS-Arbeitszeitclient abgemeldet. Warnung bei Überschreitung von x h täglich. Damit kann man den Benutzer auf seine maximal tägliche Arbeitszeit aufmerksam machen. Da dies nur ein Hinweis ist, kann man seine Arbeitszeitbuchung trotzdem vornehmen. 9

10 Abb.: GS-Arbeitszeit - Warnhinweis bei Überschreitung der max. Stundenzahl Überschreitung der Maximalstunden nur durch Administrator Wenn diese Option eingestellt ist, dann kann man ohne Admin-Rechte die tägliche maximal Arbeitszeit nicht mehr überschreiten. 10

11 Abb.: GS-Arbeitszeit - Hinweis bei Überschreitung, dass nun nichts mehr gebucht werden kann Es muss ein Objekt angegeben werden Diese Option erzwingt die Angabe eines Objekts bei der Buchung einer Arbeitszeit. Es muss eine Tätigkeit angegeben werden Diese Option erzwingt die Angabe eines Tätigkeitstext bei der Buchung einer Arbeitszeit. Anwendung in den Infobereich der Taskleiste Zeigt die Anwendung nicht nur in der Taskleiste an, sondern auch in dem Infobereich. 11

12 Abb.: GS-Arbeitszeit - Einstellungen Reiter Barcodescanner Barcodescanner Scannerunterstützung aktivieren Bei aktivierter Unterstützung für Barcodescanner erkennt GS Eingaben des Geräts anhand des Startzeichen und setzt sie ggf. in entsprechenden Befehle um. Die Startzeichen müssen nicht druckbare Zeichen ( ASCII < 32) sein, der Barcodescanner muss entsprechend programmiert werden. Details zu den Steuerbefehlen werden im Kapitel Barcode 2.4 Arbeiten mit GS-Arbeitszeit Symbolleiste 17 beschrieben. Abb.: GS-Arbeitszeit - Symbolleiste - Start-Stop Verfahren 12

13 Option / Beschreibung Symbol Neue Startet eine neue Zeitbuchung für den angemeldeten Benutzer. Zeitbuchung erstellen Eintrag Löscht die markierte Arbeitszeitbuchung aus der Liste. löschen Vorheriger Arbeitszeitein Mit dem Pfeil nach oben kann man die vorherige Arbeitszeitbuchung auswählen und anzeigen lassen. trag Nächster Arbeitszeitein Mit dem Pfeil nach unten kann man die vorherige Arbeitszeitbuchung auswählen und anzeigen lassen. trag Anmelden Abmelden Meldet den aktuellen Benutzer ab. Start-Stop Wenn dieser Button aktiviert ist, dann kann man seine Arbeitszeit über das Verfahren Direkte Start-Stop Verfahren buchen. Beachte folgendes Kapitel 6. Wenn dieser Button aktiviert ist, dann kann man seine Arbeitszeit direkt Arbeitszeitbu erfassen, wie man es aus dem GS-Manager kennt. Beachte folgendes chung Kapitel Beenden 7. Beenden schließt die offene Sitzung des GS-Arbeitszeitclient. Abb.: GS-Arbeitszeit - Symbolleiste - Direkte Arbeitszeitbuchung 13

14 Option / Beschreibung Symbol Neue Zeitbuchung Erstellt eine neue Zeitbuchung im Stil einer GS-Manager Arbeitszeitbuchung. Bearbeitet die aktuell markierte Arbeitszeitbuchung. Zeitbuchung bearbeiten Löscht die aktuell markierte Arbeitszeitbuchung. Zeitbuchung löschen In Zeitbuchunge Öffnet die Schnellsuche, in der man auch eine erweiterte Suche über die gesamte Arbeitszeit machen kann. n suchen 14

15 2.4.2 Arbeitszeit im Modus "Start-Stop Verfahren" erfassen Abb.: GS-Arbeitszeit - Arbeitszeiterfassung Der Beginn wird durch den Aufruf einer neuen Arbeitszeit automatisch erfasst, nur die Dauer kann man händisch eintragen. Der Mitarbeiter wird auch, durch den aktuell angemeldeten Benutzer, vorgegeben. Wenn dies der falsche Benutzer ist, muss man sich einmal ummelden. Das Objekt kann über den Objektbaum, die Tätigkeit über die Tätigkeitsdefinitionsliste und die Aufgaben über die Aufgabenliste ausgewählt werden. Das Feld Detail füllt sich aus, wenn das ausgewählte Objekt eine Detailinfo konfiguriert hat. Dieses kann man im GS-Designer vornehmen. Das Feld Info ist frei beschreibbar. Die Liste der zusehenden Arbeitszeitbuchungen sind die Buchungen, die nur gespeichert und noch nicht abgeschlossen wurden. 15

16 2.4.3 Arbeitszeit im Modus "Direkte Arbeitszeitbuchung" erfassen Abb.: GS-Arbeitszeit - Arbeitszeiterfassung In dieser Ansicht kann man alle erfassten Arbeitszeitbuchung in angegebenen Zeitraum einsehen. Hinweis Hierzu sollte man folgendes Kapitel 7 beachten. 16

17 Abb.: GS-Arbeitszeit - Arbeitszeit erfassen Diese Art der Arbeitszeiterfassung kennt man schon aus dem GS-Manager. Anhand der Lizenz wird die entsprechende Zeiterfassung (einfach oder erweitert) geöffnet. 2.5 Barcodes Wenn bei den Einstellungen die Unterstützung für Barcodescanner aktiviert wurde, können einige Aktionen in der GS Zeiterfassung durch spezielle Barcodes ausgelöst werden. Aktion Code Benutzeranmeldung mit Personalnummer +? Kennwort =13 +Kennwort Barcode 17

18 Neue Zeitbuchung INS Änderungen speichern F10 Auftrag abschließen F12 Abmelden ESC Vorheriger Arbeitszeiteintrag Nächster Arbeitszeiteintrag Hinweis Wenn nach dem Scannen eines Barcodes keine Tastatureingabe mehr möglich ist, muss einmal die Return-Taste gedrückt werden. Anschließend werden die 18

19 Tastatureingaben wieder verarbeitet Programmierung des Barcodescanners Datalogic DLC7070M1 Folgend Beispiel demonstriert die Schritte zur Programmierung des Barcodescanner Datalogic DLC7070M1 für GS-Arbeitszeit. Voraussetzung ist die Aktivierung der Barcodescannerunterstützung im Einstellungsdialog mit den Standarteinstellungen #21#21 als Startzeichen (siehe Kapitel Einstellungen 12 ). Zur Programmierung wird das Handbuch zum Gerät benötigt, folgende Schritte müssen durchgeführt werden: Deutsches Tastaturlayout einstellen Datalogic Scanner-Handbuch Seite 17 1) Enter configuration 2) German 3) Exit and Save configuration Vorangestellter Header, 2 Zeichen [Hex15, Hex15] Datalogic Scanner-Handbuch Seite 33 1) Enter configuration 2) two character header 3) letzte Seite, Hex/Numeric Table : eingeben 4) Exit and Save configuration Anschließend kann GS-Arbeitszeit mit dem Barcodescanner bedient werden. Die Programmierung Barcodescanner anderer Hersteller erfolgt in der Regel ebenfalls nach dem hier beschriebenen Verfahren. 19