Vollkostenrechnung der Hessischen Hochschulen

Transkript

1 Vollkostenrechnung der Hessischen Hochschulen Grobkonzept der AG-CO zur Weiterentwicklung der Kostenträgerrechnung

2 Gliederung 1. Voraussetzungen 2. Projektvorgehen 3. Zeit- und Ressourcenplanung Seite 2

3 Gliederung 1. Voraussetzungen 2. Projektvorgehen 3. Zeit- und Ressourcenplanung Seite 3

4 Mitglieder der AG-CO CO-Key User aller hessischen Hochschulen Kostenrechner Controller Planer Vertreter von HMWK und Hauptpersonalrat Seite 4

5 Besonderheit in Hessen Derzeitige Vollkostenrechnung KTR nicht ausschließlich hochschulintern sondern Grundlage für LOMZ Aktuelle Kostenträger: Studiengänge Ziel: Keine neue Vollkostenrechnung für EU-Beihilferecht sondern Weiterentwicklung bestehender KTR zur Erfüllung beider Anforderungen Seite 5

6 Ziel des Grobkonzepts Erstellung eines gemeinsamen Fachkonzepts Erfüllung der Vorgaben des EU- Beihilferechts Nutzung der Ergebnisse für LOMZ Möglichkeit der Weiterentwicklung (z.b. Anschlussfähigkeit 7. und 8. EU- Forschungs-Rahmenprogramm) Seite 6

7 Gliederung 1. Voraussetzungen 2. Projektvorgehen 3. Zeit- und Ressourcenplanung Seite 7

8 Projektvorgehen Orientierung am Modell der niedersächsischen Hochschulen Entwicklung eines Fachkonzepts durch die AG-CO bei Mitarbeit aus allen fachlich beteiligten Bereichen Seite 8

9 Fachlich beteiligte Bereiche Controlling Planung Finanzbuchhaltung Personal Recht Forschung und Transfer Drittmittel Seite 9

10 Grobkonzept der AG-CO Vorläufiger Zwischenbericht Bisher erreichter Analysestand Identifikation von Agenden und offenen Fragen Seite 10

11 Agenden 1. Kommunikation 2. Identifikation wirtschaftlicher Tätigkeit 3. Vorkalkulation 4. Zeitaufschreibung 5. Weiterentwicklung Verrechnungsschema 6. Anpassung der Budgetierungsmodelle Seite 11

12 1. Kommunikation Auswirkungen auf die gesamten Hochschulbereiche (Mehrarbeit für alle) Frühzeitige Information und Einbindung aller Betroffenen Unterstützung der Hochschulgremien, insbesondere der Präsidien von Anfang an Akzeptanz schaffen Seite 12

13 Hessenweit Wege und Verantwortlichkeiten Einbindung Personalvertretungen, HMWK, Wirtschaftsprüfer Empfehlungen zu Kommunikationsstrategien Lokal Festlegung von Vorgehen und Verantwortlichkeiten Informationsveranstaltungen Ansprechpartner und Materialen Seite 13

14 2. Identifikation wirtschaftlicher Tätigkeit Prüfung aller neuen Produkte und Projekte: wirtschaftlich oder nichtwirtschaftlich Behandlung ausschließlich hoheitlicher Bereiche (reine Lehre) schnelles und einfaches Prüfungsschema für eindeutige Zuordnungen Seite 14

15 Hessenweit Prüfungsschema mit Kriterien Behandlung hoheitlicher Tätigkeit Vorschlag für Verwaltungsabläufe Einführungsstrategien Abstimmung mit HMWK und Prüfern Lokal Festlegung einer Einführungsstrategie Anpassung der Verwaltungsabläufe Regelmäßiges Prüfverfahren Seite 15

16 3. Vorkalkulation vor Entscheidung über neue Produkte oder Projekte Vorkalkulation Defizitäre Projekte sollen vermieden werden (Zuschlagssatz, Gewinnanteil) einfaches und festgelegtes Verfahren zur Vorkalkulation (außerhalb SAP?) Seite 16

17 Hessenweit Einheitliches Erhebungsverfahren für Zuschlagssätze Prüfung steuerrechtlicher Fragestellungen Lokal Entscheidung über Differenzierungsgrad Konkretisierung und Umsetzung Regelmäßige Kalkulationen Seite 17

18 4. Zeitaufschreibung Definition der Mindestanforderungen Beteiligung der Personalabteilungen und Personalvertretungen Schaffung von Organisationsstrukturen zur Erfassung und Verarbeitung der Zeitdaten Hochschulindividuelle Umsetzungen Seite 18

19 4. b) Weitere Kennzahlen Personal- und Zeitstunden Weitere Kennzahlen möglich oder erforderlich? Seite 19

20 Hessenweit Festlegung der Minimalanforderungen Vorschläge zu einem Sollprozess Einführungskonzept Bereitstellung eines Verfahrens zur Datenerfassung im SAP-System Lokal Entscheidung zum Umfang der Einführung Implementierung eines Erfassungsverfahrens (Technik und Schulungen) Buchen der Zeitdaten im SAP-Sytem Seite 20

21 5. Weiterentwicklung Verrechnungsschema Zu erfüllende Kriterien: Abnahme durch Wirtschaftsprüfer gemäß EU-Beihilferecht Landesweite verbindliche Regelungen zur Vergleichbarkeit für LOMZ Abstimmung zwischen Hochschulplanern und HMWK Seite 21

22 5. b) Anpassung der KTR im SAP-System Technische Umsetzung aller Anforderungen des Fachkonzepts Häufigere Rechnungszyklen (zum Beispiel für Nachkalkulationen) Mehr Tätigkeiten und Daten im System Seite 22

23 Hessenweit Festlegung von verbindlichen Regelungen analog zur KTR Zusammenführung von KTR und EU- Vollkostenrechnung Lokal Technische Umsetzung im SAP-System Beachtung lokaler Besonderheiten Regelmäßige Durchführung Auswertung und Weitergabe der Ergebnisse Seite 23

24 6. Anpassung der Budgetierungsmodelle Verwendung der durch die Vollkostenkalkulation freiwerdenden Budgetanteile Hochschulindividuelle Festlegung im internen Budgetierungsmodell Seite 24

25 Hessenweit Erarbeitung gemeinsamer Empfehlungen Lokal Beschlussfassung zur Anpassung Umsetzung der Änderungen Seite 25

26 Gliederung 1. Voraussetzungen 2. Projektvorgehen 3. Zeit- und Ressourcenplanung Seite 26

27 Tätigwerden der AG-CO Vorraussetzung: Beschluss der Kanzlerrunde Seite 27

28 Mögliches Vorgehen Federführung AG-CO, Gemeinschaftsarbeit aller Hessischen Hochschulen Bildung von Unterarbeitsgruppen zu einzelnen Themenbereichen Einbindung und Mitarbeit von Personen aus allen jeweils betroffenen Bereichen Zusammenführung der Teilergebnisse zu einem Fachkonzept Vollkostenrechnung Seite 28

29 Notwendige Unterstützung Hochschulweite Auswirkungen Unterstützung und Begleitung durch die Präsidien Eventuell externer Sachverstand bei Fachthemen (zum Beispiel für steuerrechtliche Fragen) Eventuell externes Coaching des Gesamtprojekts oder einzelner Teile Seite 29

30 Zeitplan Ziel: Erstellung und Abnahme des Fachkonzepts bis Oktober Lokale Umsetzungen ab Wintersemester Lokale Vorarbeiten ab sofort Seite 30

31 Ende Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit