Microsoft Office Word für Windows WW2003. Autorin: Charlotte von Braunschweig. Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß

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1 WW2003 Autorin: Charlotte von Braunschweig Inhaltliches Lektorat: Sabine Spieß Überarbeitete Ausgabe vom 22. März 2007 by HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Microsoft Office Word 2003 für Windows Grundlagen Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. WW2003 Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Diese Schulungsunterlage wurde auf 100 % chlorfrei gebleichtem Papier (TCF) gedruckt.

2 INHALTSVERZEICHNIS Erste Schritte mit Word 1 Was ist Word? Was Sie wissen sollten Textverarbeitung mit Word Vorteile der Textverarbeitung Die Arbeitsoberfläche Mit der Maus arbeiten Word starten und beenden Das Word-Anwendungsfenster Die Menübedienung Mit Fenstern arbeiten Dialogfenster bedienen Grundlegende Programmeinstellungen Schnellübersicht Grundlagen der Textverarbeitung Texteingabe und einfache Korrekturen Formatierungszeichen anzeigen Text markieren Text schnell formatieren Löschen, überschreiben, rückgängig machen Die Funktion KLICKEN UND EINGEBEN Besonderheiten bei der Texteingabe Dokumente drucken Dokumente speichern und schließen Dokumente erzeugen und öffnen Zwischen geöffneten Dokumenten wechseln Schnellübersicht Übung Texte überarbeiten und korrigieren Textteile mit der Maus verschieben und kopieren Textteile mit der Zwischenablage verschieben und kopieren Textelemente suchen und ersetzen Tipps für die Texteingabe Rechtschreibung, Grammatikprüfung und Silbentrennung Schnellübersicht Übung Die Hilfefunktion von Word nutzen Schnell Hilfe zum Programm erhalten Mit der Word-Hilfe arbeiten Schnellübersicht Übung Texte formatieren 6 Grundlagen der Textgestaltung Überblick über die Formatierungsarten Der Aufgabenbereich FORMATIERUNG ANZEIGEN Office Word Grundlagen 6.3 Die Zeichenformatierung Schnelle Zeichenformatierung Optionen im Dialogfenster ZEICHEN Die Absatzformatierung Schnelle Absatzformatierung Optionen im Dialogfenster ABSATZ Die Seitenformatierung Seitenränder und Papierformat Nützliche Formatierungsfunktionen verwenden Schnellübersicht Übung Weiterführende Textgestaltung Grundlagen zu Tabstopps Tabstopps mit der Maus bearbeiten Mit dem Dialogfenster TABSTOPPS arbeiten Nummerierungen und Aufzählungszeichen verwenden Optionen für Nummerierungen und Aufzählungen Rahmen, Linien und Schattierungen Besondere Schriftzeichen einfügen Datum und Uhrzeit einfügen Einfache Dokumentvorlage Schnellübersicht Übung Formatierung mit Formatvorlagen Formatvorlagen einsetzen Formatvorlagen bearbeiten Hinweise zu Formatvorlagen Schnellübersicht Übung Grafiken einfügen und bearbeiten Grafiken einfügen Grafiken bearbeiten Grafiken positionieren Schnellübersicht Übung Tabellen Einblick in die Tabellenbearbeitung Cursorsteuerung und Markieren in der Tabelle Tabelle ziehen und verschieben Spaltenbreite und Zeilenhöhe definieren Spalten bzw. Zeilen bearbeiten Tabelle zeichnen und bearbeiten Allgemeine Tabellenbearbeitung Nützliche Tipps zur Tabellengestaltung Tabelle in Text umwandeln und umgekehrt Excel-Tabelle einfügen Schnellübersicht Übung

3 Inhaltsverzeichnis I Dokumente verwalten und drucken 11 Dokumentverwaltung Eigene Dateien organisieren Mit der Umgebungsleiste schnell auf Ordner zugreifen Sicherheitsoptionen für Dokumente festlegen Speicheroptionen für Dokumente festlegen Dateieigenschaften Dokumente suchen lassen Die Wiederherstellungsfunktion nutzen Daten importieren und exportieren Word-Dokumente im Intranet Schnellübersicht Übung Drucken mit Word Die Seitenansicht Druckvorgang abbrechen Besondere Druckeinstellungen Briefumschläge und Etiketten bedrucken Schnellübersicht Übung Texterstellung automatisieren 13 AutoTexte verwenden Der schnelle Einsatz von AutoTexten Weitere Möglichkeiten bei AutoTexten Schnellübersicht Übung Rechtschreibung, Trennung, Synonyme Grundlagen der Rechtschreibprüfung Mit der Rechtschreibprüfung arbeiten Mit der Grammatikprüfung arbeiten Die AutoKorrektur-Funktion Die Silbentrennung Synonyme vorschlagen lassen Schnellübersicht Übung Dokumentvorlagen Was sind Dokumentvorlagen? Dokumentvorlagen nutzen und erstellen Dokumentvorlagen bearbeiten und speichern Schnellübersicht Übung Serienbriefe erstellen Das Prinzip des Seriendrucks Die Arbeitsschritte zur Serienbrieferstellung Datenquelle erzeugen Serienbrief erzeugen Serienbrief drucken Datenquelle nachträglich bearbeiten Verzeichnisse, Briefumschläge und Etiketten drucken Schnellübersicht Übung Word effektiv nutzen 17 Abschnitte, Spalten, Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten Abschnitte im Text Text in Spalten setzen Einfache Kopf- und Fußzeilen Hinweise zu Kopf- und Fußzeilen Individuelle Kopf- und Fußzeilen erzeugen Seitenzahlen einfügen Fuß- bzw. Endnoten erstellen Fuß- bzw. Endnoten bearbeiten Schnellübersicht Übung Gliederungen Die Gliederungsarten Absätze gliedern Dokumente gliedern Gliederung betrachten Gliederung ändern Schnellübersicht Übung Verzeichnisse Inhaltsverzeichnis erzeugen Indexeinträge festlegen Index erzeugen Schnellübersicht Übung Grafische Gestaltungsmöglichkeiten Zeichnungen erstellen Zeichnungen bearbeiten Textfelder erstellen und bearbeiten WordArt-Objekte Dokumente mit Wasserzeichen versehen Schnellübersicht Übung Word individuell anpassen Mit dem Aufgabenbereich arbeiten Mit Symbolleisten arbeiten Symbolleisten bearbeiten Tastenkombinationen und Menüs anpassen Schnellübersicht Stichwortverzeichnis Anhang: Funktionstastenbelegung Anhang: Tastaturabbildung

4 1 Office Word Grundlagen 1 Was ist Word? In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit dieser Unterlage arbeiten können welche Vorteile ein Textverarbeitungsprogramm bietet 1.1 Was Sie wissen sollten Aufbau und inhaltliche Konventionen der Unterlage Die Unterlage ist in verschiedene Bereiche unterteilt, um Ihnen einen guten Überblick über den Inhalt der Unterlage zu geben und somit den Programmeinstieg zu erleichtern. Am Anfang jedes Kapitels finden Sie die Lernziele und am Ende jedes Kapitels eine Schnellübersicht mit den wichtigsten Funktionen im Überblick. Die einzelnen Kapitel enthalten Übungen, anhand deren Sie die erlernten Kapitelinhalte einüben können. Die Notizfelder in der Unterlage geben Ihnen die Möglichkeit, eigene Anmerkungen und Erkenntnisse sowie praktische Arbeitstechniken einzutragen. Typografische Konventionen Im Text erkennen Sie bestimmte Programmelemente an der Formatierung. So werden beispielsweise Menüpunkte immer in GROSSBUCHSTABEN geschrieben. KAPITÄLCHEN GROSSBUCHSTABEN Kursivschrift kennzeichnen alle vom Programm vorgegebenen Bezeichnungen für Schaltflächen, Dialogfenster, Symbolleisten etc. verweisen auf Menüs bzw. Menüpunkte (z. B. DATEI - SCHLIESSEN). kennzeichnet alle vom Anwender zugewiesenen Namen wie Dateinamen, Ordnernamen, eigene Symbolleisten etc. sowie Hyperlinks und Pfadangaben. Symbole Besondere Information zur Programmbedienung Besonders praktische und einfache Möglichkeit, eine Aktion durchzuführen; Tipp, wie eine Arbeit erleichtert werden kann Hinweis auf eine besonders schnelle Möglichkeit, eine Arbeit durchzuführen Warnhinweis bei Aktionen, die unerwünschte Wirkungen haben könnten Übungsdateien Die in den Übungen verwendeten Übungs- und Ergebnisdateien finden Sie auf der Homepage des HERDT- Verlags im Internet unter 4

5 Was ist Word? 1 Hinweise zur Installation der Software In den Funktionsbeschreibungen der Unterlage wird von einer Erstinstallation des Programms Microsoft Word 2003 unter dem Betriebssystem Windows XP Professional (Service Pack 1) und den Standardeinstellungen für das Programm ausgegangen. 1.2 Textverarbeitung mit Word Was ist ein Textverarbeitungsprogramm? Textverarbeitungsprogramme werden allgemein als Ersatz der herkömmlichen Schreibmaschine betrachtet, da mit einem Textverarbeitungsprogramm am Computer Texte geschrieben und über einen Drucker auf Papier gedruckt werden können. Von der Schreibmaschine zur Textverarbeitung Wenn Sie Word gestartet oder ein Word-Dokument geöffnet haben, zeigt sich auf der Arbeitsfläche ein blinkender Strich, der so genannte Cursor. Das bedeutet, dass das Programm für die Texteingabe bereit ist. Wie bei der Schreibmaschine geben Sie die Zeichen (Buchstaben, Zahlen usw.) über die Tastatur ein. Die Zeichen erscheinen am Bildschirm an der aktuellen Cursorposition. Im Vergleich zum Arbeiten mit der Schreibmaschine gibt es jedoch beim Arbeiten mit einem Textverarbeitungsprogramm folgende Unterschiede: Notizen 5

6 1 Office Word Grundlagen Bereich Schreibmaschine Textverarbeitung Zeilen Absätze Leerzeilen Seiten Jede Zeile wird mit einem festen Umbruch (Zeilenschaltung) durch Betätigen der Wagenrücklauftaste beendet. Absätze werden genauso wie eine neue Zeile durch Betätigen der Wagenrücklauftaste erzeugt. Eine Leerzeile wird ebenfalls mit der Wagenrücklauftaste erzeugt. Wenn eine Seite gefüllt ist, spannen Sie eine neue Seite in Ihre Maschine ein. Falls ein Wort nicht mehr in die Zeile (rechter Seitenrand) passt, wird es automatisch in die nächste Zeile übernommen. Der Zeilenumbruch erfolgt also automatisch. Absätze werden in einem Textverarbeitungsprogramm durch Betätigen der RETURN -Taste erzeugt. Eine Leerzeile gilt in der Textverarbeitung als leerer Absatz und wird durch Betätigen der RETURN -Taste erzeugt. Das Programm erkennt, wenn eine Seite gefüllt ist, und legt automatisch, während Sie weiterschreiben, eine neue Seite an. Ein Brief auf der Schreibmaschine (links) und mit den Hilfsmitteln der Textverarbeitung (rechts) verfasst 1.3 Vorteile der Textverarbeitung Keine Unterbrechung des Schreibflusses Durch den automatischen Zeilen- und Seitenumbruch können Sie sich ganz auf die reine Texteingabe konzentrieren. Sie müssen sich um den Zeilen- bzw. Seitenwechsel nicht kümmern. Problemlose nachträgliche Korrektur und Veränderung Werden einzelne Wörter oder ganze Sätze nachträglich in einen Absatz eingefügt oder gelöscht, berechnet das Textverarbeitungsprogramm automatisch alle Zeilenumbrüche des Absatzes neu. Der Text wird automatisch den Änderungen anhand der Seitenränder angepasst. Vielfältige Formatierungsmöglichkeiten Bei einem Textverarbeitungsprogramm stehen Ihnen vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung. Da Sie diese jederzeit, also auch nach der Texteingabe, nutzen können, müssen Sie sich nicht schon vor bzw. bei der Texteingabe Gedanken machen, wie der fertige Text einmal aussehen soll. 6

7 Was ist Word? 1 Für folgende Bereiche können Sie beispielsweise die Gestaltung ändern, wobei der Text automatisch gemäß den neuen Angaben angepasst wird, z. B.: Seitenränder Absatzausrichtung Zeichen: Absätze: Seiten: Schriftarten, -größen, -schnitte Absatzausrichtung und -einzug, Zeilen- und Absatzabstand Seitengröße, -ränder, -ausrichtung Zeilenabstand Absatzabstand Wiederverwendbarkeit von Texten Ein einmal erfasster Text kann beliebig oft weiterverwendet werden. Sie können so beispielsweise ein für eine Geburtstagsfeier erstelltes Einladungsschreiben später geringfügig abändern, um daraus schnell ein Einladungsschreiben zu einem anderen Anlass zu fertigen. Absatzeinzug Gestaltungsbereiche für Zeilen und Absätze Viele nützliche Hilfsmittel Zur Erfassung, Bearbeitung und Gestaltung von Texten und zur schnellen Ausführung dieser Arbeiten bietet Ihnen eine Textverarbeitung verschiedene Hilfsmittel: Hilfsmittel zur schnellen Texterfassung und -bearbeitung Automatische Rechtschreibprüfung Automatische Silbentrennung Speichern und Einfügen von häufig benötigten Textpassagen (so genannte AutoTexte) Vorlagen zur schnellen Erstellung von Texten mit ähnlichem Inhalt oder Layout Synonymwörterbuch zum Finden von Ersatzwörtern Serienbrieffunktion zum Erzeugen von Briefen gleichen Inhalts mit Angabe unterschiedlicher Adressaten im Adressfeld Funktionen für umfangreiche Texte und Berichte, wie automatisches Erstellen eines Inhalts- oder Stichwortverzeichnisses Hilfsmittel zur Textgestaltung Verwendung von Vorlagen zur einheitlichen Formatierung von Texten, Aufzählungen und Tabellen Tabellen zur Gestaltung übersichtlicher Listen Aufzählungszeichen zur Darstellung von Informationen Grafiken, die beispielsweise zur Aufwertung von Texten eingebunden werden können Spaltendruck zum Erzeugen von Text in Spalten, ähnlich einem Zeitungstext Notizen 7

8 2 Office Word Grundlagen 2 Die Arbeitsoberfläche In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit der Maus arbeiten wie Sie Word starten und beenden welche Elemente das Word-Anwendungsfenster enthält und wie Sie damit arbeiten welche Möglichkeiten der Programmsteuerung zur Verfügung stehen welche Programmeinstellungen Sie vor dem Arbeiten mit Word vornehmen sollten Voraussetzungen Grundkenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem Windows 2.1 Mit der Maus arbeiten Die Maus Mit der Maus steht dem Anwender ein Zeigegerät zur Verfügung, mit dem durch Anklicken von Menüpunkten, Symbolen usw. schnell die gewünschten Arbeiten am Bildschirm ausgeführt werden können. Zur Ausführung dieser Funktionen besteht die Maus aus zwei Tasten und oftmals auch einem so genannten Rädchen. Rädchen Linke Maustaste Rechte Maustaste Die Bedienung der Maus Zeigen... steht für das Positionieren des Mauszeigers. Wird beispielsweise mit der Maus auf ein Symbol gezeigt und die Maus dann nicht mehr bewegt, wird neben dem Mauszeiger eine Kurzbeschreibung mit Hinweisen, die so genannte QuickInfo eingeblendet. Menü öffnen Klicken... bedeutet das Zeigen auf ein Symbol, eine Schaltfläche oder ein Menü und das anschließende kurze Betätigen einer Maustaste. Falls keine besondere Maustaste erwähnt wird, ist immer die linke Maustaste gemeint. Je nach Beschaffenheit eines Elements wird durch Anklicken das Element markiert bzw. aktiviert, eine Aktion ausgeführt oder ein Menü geöffnet. Das Klicken mit der rechten Maustaste öffnet in vielen Fällen das so genannte Kontextmenü. In diesem Menü werden Befehle zur Verfügung gestellt, die das Element betreffen, auf dem der Klick ausgeführt wurde. 8

9 Die Arbeitsoberfläche 2 Doppelklicken... beschreibt das zweimalige Anklicken eines Symbols oder einer Bezeichnung. Dabei muss die Maustaste zweimal kurz hintereinander betätigt werden. Der Doppelklick wird immer mit der linken Maustaste ausgeführt. Durch Doppelklick auf ein Programmsymbol auf der Windows-Arbeitsoberfläche können Sie beispielsweise das Programm starten. Drag & Drop (Ziehen und Ablegen)... ist eine Maustechnik, die in vielen Anwendungen zum schnellen Verschieben und Kopieren von Elementen (Texte, Bildobjekte usw.) eingesetzt wird. (1) Verschieben Zeigen Sie auf das Element, das verschoben werden soll. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Verschieben und ablegen Ziehen Sie das Element an seine neue Position, und lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Das Objekt wird an der alten Position entfernt und an der neuen platziert. (2) Kopieren Betätigen Sie die STRG -Taste. Zeigen Sie dann auf das Objekt, das Sie kopieren möchten. Ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste an die neue Position. Kopieren und ablegen Der Mauszeiger wird dabei mit einem versehen. Lassen Sie danach erst die Maustaste und anschließend die STRG -Taste los. Das Objekt ist nach dem Einfügen doppelt vorhanden: an der ursprünglichen Position und dort, wohin es kopiert wurde. Unterschiedliche Darstellung des Mauszeigers Der Mauszeiger kann je nach Anwendung und Funktionsbereich unterschiedlich dargestellt sein, z. B.: Mauszeiger zum Zeigen und Anklicken von Objekten (z. B. Doppelklick) Dieser Zeiger erscheint, wenn zum Objekt ein Verweis hinterlegt ist (Einfachklick). Notizen 9

10 2 Office Word Grundlagen 2.2 Word starten und beenden Word über das -Menü starten Klicken Sie auf die -Schaltfläche, und zeigen Sie auf den Menüpunkt ALLE PROGRAMME. Zeigen Sie im Untermenü auf den Menüpunkt MICROSOFT OFFICE, und klicken Sie in dessen Untermenü auf den Menüpunkt MICROSOFT OFFICE WORD Word-Dateien direkt mit Word öffnen Klicken Sie doppelt auf ein bereits erstelltes Word-Objekt (Word-Dateisymbol ). Word starten Anschließend wird Word automatisch mit dem gewählten Dokument gestartet. Die Word-Dateisymbole finden Sie im Explorer sowie auf der Arbeitsoberfläche und in Ordnern. Word beenden Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - BEENDEN auf. oder Klicken Sie auf das Schließfeld von Word, bzw. betätigen Sie ALT F4. Falls ein oder mehrere geöffnete Dokumente nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert sind, können Sie diese Dateien auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. Schalten Sie den Computer nie einfach aus. Verlassen Sie Word immer mit einer der oben beschriebenen Möglichkeiten, und beenden Sie das Betriebssystem ordnungsgemäß. Da Word beim Verlassen des Programms noch nicht gespeicherte Dateien in einem Dialogfenster reklamiert, vermeiden Sie Datenverluste. Word lässt sich nicht beenden Sollte es vorkommen, dass Word nicht mehr auf Eingaben reagiert (Programm hat sich "aufgehängt"), betätigen Sie die Tastenkombination STRG ALT ENTF. Wenn Sie mit dem Betriebssystem Windows XP Professional oder Windows 2000 arbeiten, wird das Dialogfenster WINDOWS-SICHERHEIT eingeblendet, über das Sie unterschiedliche Einstellungen für Ihre Arbeitssitzung vornehmen können, z. B. eine Anwendung schließen. Klicken Sie auf die Schaltfläche TASK-MANA- GER. Der Task-Manager, ein Programm zur Kontrolle und Verwaltung der laufenden Prozesse, wird eingeblendet. Aktivieren Sie das Register ANWENDUNGEN. Klicken Sie im Listenfeld auf die gewünschte Anwendung, und betätigen Sie die Schaltfläche TASK BEENDEN. Die hängende Anwendung wird geschlossen, ohne dass andere geöffnete Anwendungen oder Windows selbst beendet werden müssen. Word reagiert nicht mehr auf Eingaben 10

11 Die Arbeitsoberfläche Das Word-Anwendungsfenster Das Anwendungsfenster Nach dem Start des Programms gelangen Sie in das Word-Anwendungsfenster. Dieses enthält sowohl Wordspezifische als auch Windows-Standardelemente. Titelleiste Menüleiste Symbolleisten Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld Lineale Bildlaufpfeil Bildlauffeld Cursor Texteingabe und Textanzeigebereich Aufgabenbereich Ansichtssteuerung Statusleiste Das Word-Anwendungsfenster Je nach gewählter Installation von Word und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Word kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. Allgemeine Bildschirmelemente Titelleiste Minimierfeld Die Titelleiste enthält neben dem Dokument- und Programmnamen die Windows- Standardelemente Minimierfeld, Voll- bzw. Teilbildfeld und Schließfeld. Reduziert das Anwendungsfenster auf die Schaltfläche in der Windows-Taskleiste Voll-, Teilbildfeld Schließfeld Mit diesen Feldern schalten Sie zwischen Vollbilddarstellung (gesamter Bildschirm) und verkleinerter Fenstergröße um. Schließt das Fenster bzw. Programm Bildlaufpfeile/-felder Diese Elemente dienen zum Bewegen (Blättern/Scrollen) in Dokumenten. 11

12 2 Office Word Grundlagen Übersicht der besonderen Word-Bildschirmelemente Menüleiste Symbolleisten Lineale Word stellt mehrere Menüs zur Verfügung, mit denen die verschiedenen Befehle des Programms abgerufen werden können. Durch Anklicken des Menünamens wird das jeweilige Menü eingeblendet. In der Menüleiste befindet sich zudem das Eingabefeld FRAGE HIER EINGEBEN, das zur Hilfefunktion von Word gehört und über welches Sie nach Hilfetexten zu eingegebenen Begriffen suchen können. Die Symbolleisten stellen häufig benutzte Befehle zur schnellen Mausklickausführung zur Verfügung. Beispielsweise können Einstellungen wie die Schriftart oder Schriftgröße in der Symbolleiste FORMAT direkt mit der Maus verändert werden. Standardmäßig werden die beiden Symbolleisten STANDARD und FORMAT angezeigt. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf den Bereich mit den Symbolleisten können Sie die standardmäßig vorhandenen Symbolleisten ein- bzw. ausblenden. Wenn Sie mit der Maus auf ein Symbol zeigen, erscheint nach ca. einer Sekunde neben dem Mauszeiger eine Kurzbeschreibung des Befehls, die so genannte QuickInfo. Das vertikale und das horizontale Lineal zeigen für den Textbereich eine Zentimeterleiste an. Mit der horizontalen Linealleiste können Sie beispielsweise Seitenränder schnell verschieben oder Einzüge erzeugen. Aufgabenbereich In diesem separaten Fenster stellt Ihnen Word für Aufgaben wie z. B. das Erstellen eines neuen Dokuments, das Suchen eines Dokuments oder das Erzeugen von Serienbriefen automatisch alle wesentlichen Befehle zur Verfügung. Diese Befehle sind in unterschiedlichen Aufgabenbereichen zusammengefasst. Je nachdem, welche Arbeiten Sie ausführen, wird der entsprechende Aufgabenbereich automatisch eingeblendet. Der Aufruf der Befehle erfolgt beispielsweise durch Anklicken mit der Maus. Da die meisten Befehle im Aufgabenbereich als so genannte Hyperlinks mit blauem Text dargestellt sind, ändert sich der Mauszeiger beim Zeigen bzw. Anklicken in folgendes Symbol:. Der Text des Hyperlinks wird dabei zusätzlich unterstrichen dargestellt. Aufgabenbereich ERSTE SCHRITTE (Ausschnitt) Statusleiste SEITE 1 AB 1 1/3 BEI 4,4 CM ZE 5 SP 42 MAK ÄND ERW ÜB DEUTSCH (DE) Aktuelle Seitennummer Aktueller Abschnitt Aktuelle Seite ist die Seite 1 von insgesamt 3 Seiten Cursorabstand in cm vom oberen Papierrand Aktuelle Zeilennummer Abstand in Zeichen vom linken Seitenrand Wenn aktiviert: Eine Makroaufzeichnung läuft. Wenn aktiviert: Der Änderungsmodus ist eingeschaltet. Wenn aktiviert: Der Erweiterungsmodus zum Markieren ist aktiv. Wenn aktiviert: Der Überschreibmodus ist eingeschaltet. Als Wörterbuchsprache ist Deutsch gewählt. Zeigt den Status der Rechtschreibprüfung an Hier erhalten Sie Hinweise zum aktuellen Programmstatus und zur aktuellen Cursorposition. Ansichtssteuerung Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln. Die verschiedenen Ansichten dienen je nach Textart zur optimalen Bearbeitung des Textes. Standardmäßig ist die Ansicht SEITENLAYOUT eingeschaltet. Es empfiehlt sich in den meisten Fällen, für die Texteingabe und -gestaltung in dieser Ansicht zu arbeiten. 12

13 Die Arbeitsoberfläche Die Menübedienung Ein Menü mit der Maus aktivieren Das Aktivieren eines Menüs in der Menüleiste kann durch Anklicken des gewünschten Menünamens mit der Maus erfolgen. Um einen Menüpunkt anschließend auszuwählen, klicken Sie ihn mit der Maus an. Ein Menü mit der Tastatur aktivieren Um ein Menü über die Tastatur zu aktivieren, betätigen Sie die ALT -Taste in Verbindung mit dem jeweils unterstrichenen Buchstaben. Einzelne häufig benötigte Menüpunkte können ohne Aktivierung des Menüs direkt mit der STRG -Taste und einer weiteren Taste aufgerufen werden. Besonderheiten in den Menüs Die einzelnen Menüpunkte können zudem zusätzliche Kennzeichnungen enthalten, die Auskunft darüber geben, welche Aktion nach dem Aktivieren ausgeführt wird. Punkte Der Aufruf des Menüpunktes öffnet ein Dialogfenster. Dreieck Haken Graue Schrift Der Menüpunkt enthält weitere Unterpunkte. Diese Untermenüpunkte werden eingeblendet, sobald mit der Maus auf den entsprechenden Menüpunkt gezeigt wird. Dieser Menüpunkt stellt einen Schalter dar. Jeder Aufruf schaltet zwischen aktiviert (Haken) und nicht aktiviert (kein Haken) um. Dieser Menüpunkt kann zurzeit nicht aufgerufen werden. Menü über Mausklick oder über ALT B aktivieren Menüpunkt kann auch über ein Symbol aufgerufen werden Menüpunkt mit der Maus anklicken oder ohne Menüaufruf über STRG V aufrufen Aktiviertes Menü BEARBEITEN Notizen 13

14 2 Office Word Grundlagen Personalisierte Menüs Word bietet so genannte personalisierte oder intelligente Menüs an. Dies bedeutet, dass die Auswahl der Menüpunkte in den Menüs während der Arbeit mit Word automatisch an die Bedürfnisse des Anwenders angepasst wird. Word stellt standardmäßig eine reduzierte Auswahl an bestimmten Menüpunkten für ein Menü zur Verfügung. Das bedeutet, dass Menüpunkte, die weniger häufig verwendet werden, vorerst nicht sichtbar sind: Das Menü ist sozusagen eingeklappt. Zum Anzeigen aller vorhandenen Menüpunkte klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den Doppelpfeil am Ende des Menüs, oder klicken Sie doppelt auf den Menünamen (z. B. AN- SICHT). Haben Sie einen vormals verborgenen Menüpunkt einmal aktiviert, wird er nun dauerhaft im Menü angezeigt. Bei personalisierten Menüs soll das Ausblenden der Menüpunkte und nicht genutzter Befehle bewirken, dass die Übersichtlichkeit in den Menüs gewahrt bleibt. Beispiel: Automatische Anpassung des personalisierten Menüs ANSICHT Standardmäßige Anzeige der Menüpunkte Das Kontextmenü Darstellung aller vorhandenen Menüpunkte und Auswahl des Menüpunkts GANZER BILD- SCHIRM Menüanzeige nach Aktivierung des vorher nicht angezeigten Menüpunkts GANZER BILD- SCHIRM Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü (auch Objektmenü genannt) öffnen. Bei Windows-Tastaturen kann das Kontextmenü auch über die -Taste angezeigt werden. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters oder des Dokuments Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Sie können auch vor dem Aufruf des Kontextmenüs ein bestimmtes Objekt markieren (z. B. eine Grafik). Klicken Sie beispielsweise auf eine freie Fläche einer Symbolleiste, können Sie über das eingeblendete Kontextmenü Symbolleisten ein- oder ausblenden. Wenn Sie in einem Text das Kontextmenü aufrufen, stellt Ihnen Word die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf diesen Bereich anwenden können. Kontextmenü 14

15 Die Arbeitsoberfläche 2 Smarttags Mit den so genannten Smarttags (= "intelligente Etiketten") stellt Word eine Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszuführen bzw. auf automatisch von Word ausgeführte Aktionen Einfluss zu nehmen. Smarttags erscheinen in Form von Anzeigern automatisch im Text. Durch Anklicken des Anzeigers wird das Smarttag (z. B. ) eingeblendet, über das Sie ein Menü mit kontextbezogenen Auswahlmöglichkeiten öffnen können. Folgende Smarttags stellt Word zur Verfügung: Symbol Bezeichnung EINFÜGEN-OPTIONEN Funktion Dieses Smarttag erscheint direkt, wenn Sie kopierten oder verschobenen Text oder Grafiken in den Text einfügen. Über das Smarttag können Sie festlegen, mit welchen Optionen, z. B. mit welcher Formatierung, das einzufügende Objekt versehen werden soll. AUTOKORREKTUR- OPTIONEN AKTIONEN Wurden von Word automatische Korrekturen bzw. Formatierungen im Text vorgenommen, kann über dieses Smarttag bestimmt werden, ob die Änderungen angenommen oder abgelehnt werden. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger in das geänderte Wort, wird in Form eines blauen Rechtecks unter dem Wort angezeigt, dass eine AutoKorrektur stattgefunden hat. Durch Zeigen auf das Rechteck erscheint das Smarttag. Stellt Word besondere Befehle im Text zur Verfügung, wie z. B. für das Versenden einer oder für das Planen einer Besprechung, wird der Text mit einer gepunkteten Linie versehen. Durch Zeigen mit der Maus auf die Linie wird das Smarttag eingeblendet. Smarttags sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht mit ausgedruckt. Notizen 15