ECDL Europäischer Computer Führerschein ECDL Autorinnen: Charlotte von Braunschweig, Tina Wegener. 1. Ausgabe vom 13.

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1 ECDL Autorinnen: Charlotte von Braunschweig, Tina Wegener 1. Ausgabe vom 13. Mai 2008 HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Das ECDL-Logo ist ein eingetragenes Markenzeichen der ECDL-Foundation. Der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH ist ein von der DLGI, der OCG und der ECDL Switzerland AG unabhängiges Unternehmen und insbesondere nicht gesellschaftsrechtlich mit diesen verbunden. Dieses Produkt kann genutzt werden, um Schulungsteilnehmer bei der Vorbereitung auf die European Computer Driving Licence-Prüfung zu unterstützen. Weder der Lizenzgeber noch der HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH gewährleisten, dass durch die Verwendung dieses Produktes das Bestehen der jeweiligen Prüfung sichergestellt wird. Die Verwendung des von den Lizenzgebern genehmigten Lernmaterial-Logos auf diesem Produkt bedeutet, dass es unabhängig geprüft und seine Übereinstimmung mit den folgenden Vorgaben genehmigt worden ist: Das Produkt enthält in einem zumindest zufriedenstellenden Maß das gesamte Lernmaterial in Hinblick auf den ECDL-Syllabus Version 5.0. Das Lernmaterial wurde nicht auf technische Richtigkeit überprüft, und es wird nicht gewährleistet, dass der Endverbraucher die dazugehörigen ECDL-Prüfungen besteht. Alle in diesem Produkt enthaltenen Einstufungstests und/oder leistungsbezogenen Übungen beziehen sich einzig und allein auf dieses Produkt und sind oder implizieren keine Zertifizierung durch die Lizenzgeber für die ECDL-Prüfungen. ECDL Europäischer Computer Führerschein Modul 3 - Textverarbeitung (mit Microsoft Office Word 2003) gemäß Syllabus 5.0 (zertifiziert für Deutschland) ECDL Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT- Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 I ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Microsoft Office Word 2003) Basiswissen 1 Überblick Der Europäische Computer Führerschein Was Sie wissen sollten Was ist Word? Textverarbeitung mit Word Vorteile der Textverarbeitung Die Arbeitsoberfläche Mit der Maus arbeiten Word starten und beenden Das Word-Anwendungsfenster Die Menübedienung Mit Fenstern arbeiten Dialogfenster bedienen Grundlegende Programmeinstellungen Schnellübersicht Grundlagen der Textverarbeitung Texteingabe und einfache Korrekturen Formatierungszeichen anzeigen Text markieren Text schnell formatieren Löschen, überschreiben, rückgängig machen Die Funktion KLICKEN UND EINGEBEN Besonderheiten bei der Texteingabe Dokumente drucken Dokumente speichern und schließen Dokumente erzeugen und öffnen Zwischen geöffneten Dokumenten wechseln Schnellübersicht Übung Texte überarbeiten und korrigieren Textteile mit der Maus verschieben und kopieren Textteile mit der Zwischenablage verschieben und kopieren Textelemente suchen und ersetzen Tipps für die Texteingabe Rechtschreibung, Grammatikprüfung und Silbentrennung Schnellübersicht Übung Die Hilfefunktion von Word nutzen Schnell Hilfe zum Programm erhalten Mit der Word-Hilfe arbeiten Schnellübersicht Übung Texte formatieren 7 Grundlagen der Textgestaltung Überblick über die Formatierungsarten Der Aufgabenbereich FORMATIERUNG ANZEIGEN Die Zeichenformatierung Schnelle Zeichenformatierung Optionen im Dialogfenster ZEICHEN Die Absatzformatierung Schnelle Absatzformatierung Optionen im Dialogfenster ABSATZ Die Seitenformatierung Seitenränder und Papierformat Nützliche Formatierungsfunktionen verwenden Schnellübersicht Übung Weiterführende Textgestaltung Grundlagen zu Tabstopps Tabstopps mit der Maus bearbeiten Mit dem Dialogfenster TABSTOPPS arbeiten Nummerierungen und Aufzählungszeichen verwenden Optionen für Nummerierungen und Aufzählungen Rahmen, Linien und Schattierungen Besondere Schriftzeichen einfügen Datum und Uhrzeit einfügen Einfache Dokumentvorlage Schnellübersicht Übung Formatierung mit Formatvorlagen Formatvorlagen einsetzen Formatvorlagen bearbeiten Hinweise zu Formatvorlagen Schnellübersicht Übung Grafiken einfügen und bearbeiten Grafiken einfügen Grafiken bearbeiten Grafiken positionieren Schnellübersicht Übung Tabellen Einblick in die Tabellenbearbeitung Cursorsteuerung und Markieren in der Tabelle Tabelle ziehen und verschieben Spaltenbreite und Zeilenhöhe definieren Spalten bzw. Zeilen bearbeiten HERDT-Verlag

3 Inhalt I 11.6 Tabelle zeichnen und bearbeiten Allgemeine Tabellenbearbeitung Nützliche Tipps zur Tabellengestaltung Schnellübersicht Übung Individuelle Kopf- und Fußzeilen erzeugen Seitenzahlen einfügen Schnellübersicht Übung Dokumente verwalten und drucken 12 Dokumentverwaltung Eigene Dateien organisieren Mit der Umgebungsleiste schnell auf Ordner zugreifen Sicherheitsoptionen für Dokumente festlegen Speicheroptionen für Dokumente festlegen Dateieigenschaften und Benutzername Dokumente suchen lassen Die Wiederherstellungsfunktion nutzen Daten importieren und exportieren Word-Dokumente im Intranet Schnellübersicht Übung Drucken mit Word Die Seitenansicht Druckvorgang abbrechen Besondere Druckeinstellungen Briefumschläge und Etiketten bedrucken Schnellübersicht Übung Mit OLE-Objekten arbeiten OLE-Objekte in Word erzeugen Vorhandenes OLE-Objekt einfügen OLE-Objekte bearbeiten Schnellübersicht Übung Serienbriefe erstellen Das Prinzip des Seriendrucks Die Arbeitsschritte zur Serienbrieferstellung Datenquelle erzeugen bzw. einbinden Serienbrief erzeugen Serienbrief drucken Datenquelle nachträglich bearbeiten Verzeichnisse, Briefumschläge und Etiketten drucken Schnellübersicht Übung Word individuell anpassen Mit dem Aufgabenbereich arbeiten Mit Symbolleisten arbeiten Symbolleisten bearbeiten Tastenkombinationen und Menüs anpassen Schnellübersicht Word effektiv nutzen 14 Kopf- und Fußzeilen Einfache Kopf- und Fußzeilen Hinweise zu Kopf- und Fußzeilen Anhang: So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Microsoft Office Word 2003) 3 Die Arbeitsoberfläche In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie mit der Maus arbeiten wie Sie Word starten und beenden welche Elemente das Word-Anwendungsfenster enthält und wie Sie damit arbeiten welche Möglichkeiten der Programmsteuerung zur Verfügung stehen welche Programmeinstellungen Sie vor dem Arbeiten mit Word vornehmen sollten Voraussetzungen Grundkenntnisse im Umgang mit dem Betriebssystem Windows 3.1 Mit der Maus arbeiten Die Maus Mit der Maus steht dem Anwender ein Zeigegerät zur Verfügung, mit dem durch Anklicken von Menüpunkten, Symbolen usw. schnell die gewünschten Arbeiten am Bildschirm ausgeführt werden können. Zur Ausführung dieser Funktionen besteht die Maus aus zwei Tasten und oftmals auch einem sogenannten Rädchen. Die Bedienung der Maus Zeigen... steht für das Positionieren des Mauszeigers. Wird beispielsweise mit der Maus auf ein Symbol gezeigt und die Maus dann nicht mehr bewegt, wird neben dem Mauszeiger eine Kurzbeschreibung mit Hinweisen, die sogenannte QuickInfo eingeblendet. Klicken... bedeutet das Zeigen auf ein Symbol, eine Schaltfläche oder ein Menü und das anschließende kurze Betätigen einer Maustaste. Falls keine besondere Maustaste erwähnt wird, ist immer die linke Maustaste gemeint. Je nach Beschaffenheit eines Elements wird durch Anklicken das Element markiert bzw. aktiviert, eine Aktion ausgeführt oder ein Menü geöffnet. Das Klicken mit der rechten Maustaste öffnet in vielen Fällen das sogenannte Kontextmenü. In diesem Menü werden Befehle zur Verfügung gestellt, die das Element betreffen, auf dem der Klick ausgeführt wurde. Doppelklicken... beschreibt das zweimalige Anklicken eines Symbols oder einer Bezeichnung. Dabei muss die Maustaste zweimal kurz hintereinander betätigt werden. Der Doppelklick wird immer mit der linken Maustaste ausgeführt. Durch Doppelklick auf ein Programmsymbol auf der Windows-Arbeitsoberfläche können Sie beispielsweise das Programm starten. 10 HERDT-Verlag

5 Die Arbeitsoberfläche 3 Drag & Drop (Ziehen und Ablegen)... ist eine Maustechnik, die in vielen Anwendungen zum schnellen Verschieben und Kopieren von Elementen (Texte, Bildobjekte usw.) eingesetzt wird. (1) Verschieben Zeigen Sie auf das Element, das verschoben werden soll. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie das Element an seine neue Position, und lassen Sie dann die Maustaste wieder los. Das Objekt wird an der alten Position entfernt und an der neuen platziert. Verschieben und ablegen (2) Kopieren Betätigen Sie die STRG -Taste. Zeigen Sie dann auf das Objekt, das Sie kopieren möchten. Ziehen Sie es mit gedrückter linker Maustaste an die neue Position. ver- Der Mauszeiger wird dabei mit einem sehen. Lassen Sie danach erst die Maustaste und anschließend die STRG -Taste los. Das Objekt ist nach dem Einfügen doppelt vorhanden: an der ursprünglichen Position und dort, wohin es kopiert wurde. Kopieren und ablegen Unterschiedliche Darstellung des Mauszeigers Der Mauszeiger kann je nach Anwendung und Funktionsbereich unterschiedlich dargestellt sein, z. B.: Mauszeiger zum Zeigen und Anklicken von Objekten (z. B. Doppelklick) Dieser Zeiger erscheint, wenn zum Objekt ein Verweis hinterlegt ist (Einfachklick). HERDT-Verlag 11

6 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Microsoft Office Word 2003) 3.2 Word starten und beenden Word über das -Menü starten Klicken Sie auf die -Schaltfläche, und zeigen Sie auf den Menüpunkt ALLE PROGRAMME. Zeigen Sie im Untermenü auf den Menüpunkt MICROSOFT OFFICE, und klicken Sie in dessen Untermenü auf den Menüpunkt MICROSOFT OFFICE WORD Word-Dateien direkt mit Word öffnen Klicken Sie doppelt auf ein bereits erstelltes Word-Objekt (Word-Dateisymbol ). Anschließend wird Word automatisch mit dem gewählten Dokument gestartet. Die Word-Dateisymbole finden Sie im Explorer sowie auf der Arbeitsoberfläche und in Ordnern. Word starten Word beenden Rufen Sie den Menüpunkt DATEI - BEENDEN auf. oder Klicken Sie auf das Schließfeld von Word, bzw. betätigen Sie ALT F4. Falls ein oder mehrere geöffnete Dokumente nicht in ihrer aktuellen Version gespeichert sind, können Sie diese Dateien auf Rückfrage (Dialogfenster) speichern. Schalten Sie den Computer nie einfach aus. Verlassen Sie Word immer mit einer der oben beschriebenen Möglichkeiten, und beenden Sie das Betriebssystem ordnungsgemäß. Da Word beim Verlassen des Programms noch nicht gespeicherte Dateien in einem Dialogfenster reklamiert, vermeiden Sie Datenverluste. Word lässt sich nicht beenden Sollte es vorkommen, dass Word nicht mehr auf Eingaben reagiert (Programm hat sich "aufgehängt"), betätigen Sie die Tastenkombination STRG ALT ENTF. Wenn Sie mit dem Betriebssystem Windows XP Professional oder Windows 2000 arbeiten, wird das Dialogfenster WINDOWS-SICHERHEIT eingeblendet, über das Sie unterschiedliche Einstellungen für Ihre Arbeitssitzung vornehmen können, z. B. eine Anwendung schließen. 12 HERDT-Verlag

7 Die Arbeitsoberfläche 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche TASK-MANA- GER. Der Task-Manager, ein Programm zur Kontrolle und Verwaltung der laufenden Prozesse, wird eingeblendet. Aktivieren Sie das Register ANWENDUNGEN. Klicken Sie im Listenfeld auf die gewünschte Anwendung, und betätigen Sie die Schaltfläche TASK BEENDEN. Die hängende Anwendung wird geschlossen, ohne dass andere geöffnete Anwendungen oder Windows selbst beendet werden müssen. Word reagiert nicht mehr auf Eingaben 3.3 Das Word-Anwendungsfenster Das Anwendungsfenster Nach dem Start des Programms gelangen Sie in das Word-Anwendungsfenster. Dieses enthält sowohl Wordspezifische als auch Windows-Standardelemente. Titelleiste Menüleiste Symbolleisten Bereich mit Minimierfeld, Vollbild-/Teilbildfeld, Schließfeld Lineale Bildlaufpfeil Bildlauffeld Cursor Texteingabe und Textanzeigebereich Aufgabenbereich Ansichtssteuerung Statusleiste Das Word-Anwendungsfenster Je nach gewählter Installation von Word und eventuell bereits geänderten Einstellungen in Word kann das Anwendungsfenster von der hier gezeigten Abbildung abweichen. HERDT-Verlag 13

8 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Microsoft Office Word 2003) Allgemeine Bildschirmelemente Titelleiste Minimierfeld Die Titelleiste enthält neben dem Dokument- und Programmnamen die Windows- Standardelemente Minimierfeld, Voll- bzw. Teilbildfeld und Schließfeld. Reduziert das Anwendungsfenster auf die Schaltfläche in der Windows-Taskleiste Voll-, Teilbildfeld Schließfeld Mit diesen Feldern schalten Sie zwischen Vollbilddarstellung (gesamter Bildschirm) und verkleinerter Fenstergröße um. Schließt das Fenster bzw. Programm Bildlaufpfeile/-felder Diese Elemente dienen zum Bewegen (Blättern/Scrollen) in Dokumenten. Übersicht der besonderen Word-Bildschirmelemente Menüleiste Symbolleisten Lineale Aufgabenbereich Statusleiste Word stellt mehrere Menüs zur Verfügung, mit denen die verschiedenen Befehle des Programms abgerufen werden können. Durch Anklicken des Menünamens wird das jeweilige Menü eingeblendet. In der Menüleiste befindet sich zudem das Eingabefeld FRAGE HIER EINGEBEN, das zur Hilfefunktion von Word gehört und über welches Sie nach Hilfetexten zu eingegebenen Begriffen suchen können. Die Symbolleisten stellen häufig benutzte Befehle zur schnellen Mausklickausführung zur Verfügung. Beispielsweise können Einstellungen wie die Schriftart oder Schriftgröße in der Symbolleiste FORMAT direkt mit der Maus verändert werden. Standardmäßig werden die beiden Symbolleisten STANDARD und FORMAT angezeigt. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf den Bereich mit den Symbolleisten können Sie die standardmäßig vorhandenen Symbolleisten ein- bzw. ausblenden. Wenn Sie mit der Maus auf ein Symbol zeigen, erscheint nach ca. einer Sekunde neben dem Mauszeiger eine Kurzbeschreibung des Befehls, die sogenannte QuickInfo. Das vertikale und das horizontale Lineal zeigen für den Textbereich eine Zentimeterleiste an. Mit der horizontalen Linealleiste können Sie beispielsweise Seitenränder schnell verschieben oder Einzüge erzeugen. In diesem separaten Fenster stellt Ihnen Word für Aufgaben wie z. B. das Erstellen eines neuen Dokuments, das Suchen eines Dokuments oder das Erzeugen von Serienbriefen automatisch alle wesentlichen Befehle zur Verfügung. Diese Befehle sind in unterschiedlichen Aufgabenbereichen zusammengefasst. Je nachdem, welche Arbeiten Sie ausführen, wird der entsprechende Aufgabenbereich automatisch eingeblendet. Der Aufruf der Befehle erfolgt beispielsweise durch Anklicken mit der Maus. Da die meisten Befehle im Aufgabenbereich als sogenannte Hyperlinks mit blauem Text dargestellt sind, ändert sich der Mauszeiger beim Zeigen bzw. Anklicken in folgendes Symbol:. Der Text des Hyperlinks wird dabei zusätzlich unterstrichen dargestellt. Aufgabenbereich ERSTE SCHRITTE (Ausschnitt) Hier erhalten Sie Hinweise zum aktuellen Programmstatus und zur aktuellen Cursorposition. 14 HERDT-Verlag

9 Die Arbeitsoberfläche 3 Statusleiste S EITE 1 AB 1 1/3 BEI 4,4 CM ZE 5 SP 42 MAK ÄND ERW ÜB DEUTSCH (DE) Aktuelle Seitennummer Aktueller Abschnitt Aktuelle Seite ist die Seite 1 von insgesamt 3 Seiten Cursorabstand in cm vom oberen Papierrand Aktuelle Zeilennummer Abstand in Zeichen vom linken Seitenrand Wenn aktiviert: Eine Makroaufzeichnung läuft. Wenn aktiviert: Der Änderungsmodus ist eingeschaltet. Wenn aktiviert: Der Erweiterungsmodus zum Markieren ist aktiv. Wenn aktiviert: Der Überschreibmodus ist eingeschaltet. Als Wörterbuchsprache ist Deutsch gewählt. Zeigt den Status der Rechtschreibprüfung an Ansichtssteuerung Hier können Sie schnell zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln. Die verschiedenen Ansichten dienen je nach Textart zur optimalen Bearbeitung des Textes. Standardmäßig ist die Ansicht SEITENLAYOUT eingeschaltet. Es empfiehlt sich in den meisten Fällen, für die Texteingabe und -gestaltung in dieser Ansicht zu arbeiten. 3.4 Die Menübedienung Ein Menü mit der Maus aktivieren Das Aktivieren eines Menüs in der Menüleiste kann durch Anklicken des gewünschten Menünamens mit der Maus erfolgen. Um einen Menüpunkt anschließend auszuwählen, klicken Sie ihn mit der Maus an. Ein Menü mit der Tastatur aktivieren Um ein Menü über die Tastatur zu aktivieren, betätigen Sie die ALT -Taste in Verbindung mit dem jeweils unterstrichenen Buchstaben. Einzelne häufig benötigte Menüpunkte können ohne Aktivierung des Menüs direkt mit der STRG -Taste und einer weiteren Taste aufgerufen werden. Besonderheiten in den Menüs Die einzelnen Menüpunkte können zudem zusätzliche Kennzeichnungen enthalten, die Auskunft darüber geben, welche Aktion nach dem Aktivieren ausgeführt wird. Punkte Der Aufruf des Menüpunktes öffnet ein Dialogfenster. Dreieck Der Menüpunkt enthält weitere Unterpunkte. Diese Untermenüpunkte werden eingeblendet, sobald mit der Maus auf den entsprechenden Menüpunkt gezeigt wird. Haken Graue Schrift Dieser Menüpunkt stellt einen Schalter dar. Jeder Aufruf schaltet zwischen aktiviert (Haken) und nicht aktiviert (kein Haken) um. Dieser Menüpunkt kann zurzeit nicht aufgerufen werden. HERDT-Verlag 15

10 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Microsoft Office Word 2003) Menü über Mausklick oder über ALT B aktivieren Menüpunkt kann auch über ein Symbol aufgerufen werden Menüpunkt mit der Maus anklicken oder ohne Menüaufruf über STRG V aufrufen Aktiviertes Menü BEARBEITEN Personalisierte Menüs Word bietet sogenannte personalisierte oder intelligente Menüs an. Dies bedeutet, dass die Auswahl der Menüpunkte in den Menüs während der Arbeit mit Word automatisch an die Bedürfnisse des Anwenders angepasst wird. Word stellt standardmäßig eine reduzierte Auswahl an bestimmten Menüpunkten für ein Menü zur Verfügung. Das bedeutet, dass Menüpunkte, die weniger häufig verwendet werden, vorerst nicht sichtbar sind: Das Menü ist sozusagen eingeklappt. Zum Anzeigen aller vorhandenen Menüpunkte klicken Sie mit dem Mauszeiger auf den Doppelpfeil am Ende des Menüs, oder klicken Sie doppelt auf den Menünamen (z. B. ANSICHT). Haben Sie einen vormals verborgenen Menüpunkt einmal aktiviert, wird er nun dauerhaft im Menü angezeigt. Bei personalisierten Menüs soll das Ausblenden der Menüpunkte und nicht genutzter Befehle bewirken, dass die Übersichtlichkeit in den Menüs gewahrt bleibt. Beispiel: Automatische Anpassung des personalisierten Menüs ANSICHT Standardmäßige Anzeige der Menüpunkte Darstellung aller vorhandenen Menüpunkte und Auswahl des Menüpunkts GANZER BILDSCHIRM Menüanzeige nach Aktivierung des vorher nicht angezeigten Menüpunkts GANZER BILDSCHIRM 16 HERDT-Verlag

11 Die Arbeitsoberfläche 3 Das Kontextmenü Durch Klicken mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü (auch Objektmenü genannt) öffnen. Bei Windows-Tastaturen kann das Kontextmenü auch über die -Taste angezeigt werden. Je nachdem, in welchen Bereich des Anwendungsfensters oder des Dokuments Sie mit der rechten Maustaste klicken, enthält das Kontextmenü verschiedene Befehle zur aktuellen Auswahl. Sie können auch vor dem Aufruf des Kontextmenüs ein bestimmtes Objekt markieren (z. B. eine Grafik). Klicken Sie beispielsweise auf eine freie Fläche einer Symbolleiste, können Sie über das eingeblendete Kontextmenü Symbolleisten ein- oder ausblenden. Wenn Sie in einem Text das Kontextmenü aufrufen, stellt Ihnen Word die wichtigsten Befehle zusammen, die Sie auf diesen Bereich anwenden können. Kontextmenü Smarttags Mit den sogenannten Smarttags (= "intelligente Etiketten") stellt Word eine Möglichkeit zur Verfügung, kontextbezogene Befehle schnell auszuführen bzw. auf automatisch von Word ausgeführte Aktionen Einfluss zu nehmen. Smarttags erscheinen in Form von Anzeigern automatisch im Text. Durch Anklicken des Anzeigers wird das Smarttag (z. B. ) eingeblendet, über das Sie ein Menü mit kontextbezogenen Auswahlmöglichkeiten öffnen können. Folgende Smarttags stellt Word zur Verfügung: Symbol Bezeichnung Funktion EINFÜGEN-OPTIONEN Dieses Smarttag erscheint direkt, wenn Sie kopierten oder verschobenen Text oder Grafiken in den Text einfügen. Über das Smarttag können Sie festlegen, mit welchen Optionen, z. B. mit welcher Formatierung, das einzufügende Objekt versehen werden soll. AUTOKORREKTUR- OPTIONEN Wurden von Word automatische Korrekturen bzw. Formatierungen im Text vorgenommen, kann über dieses Smarttag bestimmt werden, ob die Änderungen angenommen oder abgelehnt werden. Zeigen Sie mit dem Mauszeiger in das geänderte Wort, wird in Form eines blauen Rechtecks unter dem Wort angezeigt, dass eine AutoKorrektur stattgefunden hat. Durch Zeigen auf das Rechteck erscheint das Smarttag. AKTIONEN Stellt Word besondere Befehle im Text zur Verfügung, wie z. B. für das Versenden einer oder für das Planen einer Besprechung, wird der Text mit einer gepunkteten Linie versehen. Durch Zeigen mit der Maus auf die Linie wird das Smarttag eingeblendet. Smarttags sind nur in der Bildschirmanzeige sichtbar und werden nicht mit ausgedruckt. HERDT-Verlag 17

12 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Microsoft Office Word 2003) 3.5 Mit Fenstern arbeiten Allgemeine Fenstertechnik Auf der grafischen Benutzeroberfläche von Windows (window = engl. Fenster) erscheinen alle Informationen in Fenstern. Alle Daten (Briefe, Bilder usw.) und Dialoge zwischen Benutzer und Programm werden in eigenständigen Fenstern auf dem Bildschirm angezeigt. Vollbild-/Fenstergröße Durch Anklicken des Vollbild-/Teilbildfelds wechseln Sie zwischen Vollbild- und individueller Fenstergröße. oder Alternativ können Sie auch doppelt auf einen freien Bereich der Titelleiste klicken. Für Dialogfenster existiert kein Vollbild- bzw. Teilbildfeld. Vollbildfeld Teilbildfeld Vergrößern/Verkleinern Die meisten Fenster lassen sich durch Ziehen der Fensterrahmen in der Größe verändern. Häufig sind diese Fenster durch eine Schraffur an der rechten unteren Fensterecke gekennzeichnet. Ein Fenster in Vollbilddarstellung muss hierfür zuvor über das Teilbildfeld verkleinert werden, denn die Größenänderung eines Fensters ist in Vollbilddarstellung nicht möglich. Zeigen Sie mit der Maus auf den Rand des Fensters. Der Mauszeiger ändert sich in einen Doppelpfeil. Verändern Sie die Größe des Fensters durch Ziehen mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste. Verschieben Verkleinerte Fenster können durch Ziehen der Titelleiste beliebig auf der Arbeitsoberfläche verschoben werden. Zeigen Sie mit der Maus auf die Titelleiste. Ziehen Sie das Fenster bei gedrückter Maustaste an eine andere Position. Fenster ausblenden (minimieren) Geöffnete Fenster, die im Moment nicht benötigt werden, können auf eine Schaltfläche in der Taskleiste reduziert werden. Klicken Sie das Minimierfeld an. oder Das aktive Fenster können Sie auch durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche in der Taskleiste ausblenden. Durch erneutes Anklicken der Schaltfläche in der Taskleiste öffnen Sie das Fenster wieder. Fenster schließen Sie können ein Fenster jederzeit durch Anklicken des Schließfeldes schließen. 18 HERDT-Verlag

13 Die Arbeitsoberfläche 3 Die Bildlaufleisten Die Bildlaufleisten werden in einem Fenster immer dann eingeblendet, wenn der Inhalt des Fensters in der eingestellten Fenstergröße nicht angezeigt werden kann. Bildlauffelder Sie zeigen die relative Position des aktuellen Ausschnitts an. Die Bildlauffelder können bei gedrückter Maustaste wie Schieberegler bewegt (gezogen) werden, um größere Strecken zurückzulegen. Bildlaufleisten Klicken Sie auf den freien Leistenbereich, wenn Sie den Bildausschnitt um eine Fenstergröße nach unten bzw. oben verschieben möchten. Bildlaufpfeile Horizontale Bildlaufleiste Vertikale Bildlaufleiste Mit einem Mausklick rollen Sie den Fensterinhalt zeilen- bzw. spaltenweise nach oben oder unten bzw. nach links oder rechts. Besonderheiten der vertikalen Bildlaufleisten in Word Beim Ziehen des Bildlauffeldes in einem Word-Dokument erscheint eine QuickInfo mit Angabe der aktuellen Seitenzahl, sobald das Dokument aus mehreren Seiten besteht. Durch Klick auf das Symbol bzw. kann standardmäßig zur vorherigen bzw. nächsten Seite bei mehrseitigen Dokumenten gewechselt werden. Über das Symbol kann zu speziellen Textstellen gesprungen werden. Je nach Auswahl wird die Funktion der Symbole bzw. entsprechend angepasst. Arbeiten Sie mit einer Rädchenmaus (oft auch als Wheel-Mouse bezeichnet), können Sie durch Drehen des Rädchens den Fensterinhalt nach oben oder unten verschieben. 3.6 Dialogfenster bedienen Register Wozu dienen Dialogfenster? Bei vielen Arbeiten oder aktivierten Befehlen benötigt Word Informationen für die Ausführung des Befehls vom Anwender: zum Beispiel um einen Dateinamen einzugeben, um zwischen verschiedenen Einstellungen zu wählen oder um eine Rückfrage vor dem Löschen eines Dokuments zu bestätigen. Diese Eingaben werden in Dialogfenstern vorgenommen, die im Allgemeinen zentriert auf dem Bildschirm erscheinen. Kontrollfeld Optionsfeld Eingabefeld In den Beschreibungen dieser Unterlage können Sie die Elemente eines Dialogfensters wie Eingabefeld, Register, Schaltfläche usw. und den Namen des Dialogfensters an der Formatierung in Kapitälchen erkennen (z. B. die Schaltfläche ABBRECHEN oder das Dialogfenster SEITE EINRICHTEN). Listenfeld Schaltfläche Elemente eines Dialogfensters HERDT-Verlag 19

14 3 ECDL - Modul 3 - Textverarbeitung (mit Microsoft Office Word 2003) Eingaben in einem Dialogfenster bestätigen Einstellungen, die in einem Dialogfenster vorgenommen wurden, können durch Klick auf die Schaltfläche OK bestätigt werden. Damit wird auch das Dialogfenster wieder geschlossen. Eingaben in einem Dialogfenster abbrechen Um das Dialogfenster zu schließen, ohne die Einstellungen zu verändern, klicken Sie auf die Schaltfläche ABBRECHEN oder betätigen Sie die ESC -Taste. 3.7 Grundlegende Programmeinstellungen Anzeigeoptionen für personalisierte Menüs deaktivieren und Symbolleisten festlegen Aus den folgenden Gründen ist es meist sinnvoll, die Einstellungen für die personalisierten Menüs und Symbolleisten zu deaktivieren: Ein Menüeintrag muss unter Umständen gesucht werden, da beim Aufrufen eines Menüs nicht sofort alle Einträge sichtbar sind. Die Symbole der Symbolleisten STANDARD und FORMAT sind nicht alle sichtbar. Das Erscheinungsbild von Word ändert sich mit jeder Arbeitssitzung, da sich Word merkt, welche Menüpunkte und Symbole Sie angeklickt haben. Um die personalisierten Menüs und Symbolleisten zu deaktivieren, rufen Sie den Menüpunkt EXTRAS - ANPASSEN auf. Wechseln Sie in das Register OPTIONEN. Aktivieren Sie die Kontrollfelder und. Betätigen Sie die Schaltfläche SCHLIESSEN. Die Verwendung von personalisierten Menüs und Symbolleisten deaktivieren Schnell können Sie die Symbolleisten auch vollständig anzeigen lassen, indem Sie z. B. in der Symbolleiste STANDARD auf das Symbol klicken und im eingeblendeten Symbolleistenmenü den Menüpunkt SCHALTFLÄCHEN IN ZWEI REIHEN ANZEIGEN aufrufen. Die Ansicht SEITENLAYOUT einstellen Menüpunkte im Symbolleistenmenü Word unterscheidet fünf Ansichten: die Normal-, die Weblayout-, die Seitenlayout- und die Gliederungsansicht sowie das Lesemoduslayout. Standardmäßig ist beim Start von Word die Seitenlayoutansicht aktiviert. Der Text und eventuell eingebundene Grafiken werden in dieser Ansicht genau so dargestellt, wie sie im Ausdruck auf der Seite erscheinen (WYSIWYG - What you see is what you get). Es empfiehlt sich deshalb, zum Erlernen der Word-Funktionen diese Ansicht einzuschalten. Sollte eine andere Ansicht eingeschaltet sein, aktivieren Sie den Menüpunkt ANSICHT - SEITENLAYOUT oder klicken Sie auf das Symbol in der Ansichtssteuerung. 20 HERDT-Verlag

15 Die Arbeitsoberfläche 3 Die Fensteransicht maximieren Um möglichst viel Text eines Dokumentes beim Erstellen zu sehen, empfiehlt es sich, mit maximaler Fenstergröße (Vollbilddarstellung) zu arbeiten. Die Zoom-Funktion Mit der sogenannten Zoom-Funktion können Sie den Seiteninhalt eines Dokuments in verschiedenen Vergrößerungsstufen anzeigen lassen. Klicken Sie auf den Pfeil des Listenfeldes in der Standard-Symbolleiste, um das Listenfeld zu öffnen. Wählen Sie eine Option durch Anklicken aus. Die Option SEITENBREITE verkleinert oder vergrößert das Dokument so, dass es zwischen den linken und rechten Seitenrand des Fensters passt, unabhängig von der eingestellten Fenstergröße. Über den Menüpunkt ANSICHT - ZOOM haben Sie die Möglichkeit, die gewünschte Vergrößerungsstufe in einem Dialogfenster auszuwählen. Allgemeine Programmeinstellungen Über den Menüpunkt EXTRAS - OPTIONEN können allgemeine Programmeinstellungen verändert werden, wie z. B. Einstellungen zur Bildschirmdarstellung oder zum Drucken. Die hier vorgenommenen Einstellungen gelten für alle künftigen Arbeitssitzungen mit Word. 3.8 Schnellübersicht Sie möchten Lösung Alternative Word starten Word beenden zwischen Vollbild- und Teilbilddarstellung wechseln die Fenstergröße ändern ein Fenster ausblenden (minimieren) die personalisierten Menüs deaktivieren die Symbolleisten FORMAT und STANDARD in zwei Zeilen anzeigen lassen die Seitenlayoutansicht einstellen den Inhalt des Anwendungsfensters vergrößert darstellen lassen allgemeine Programmeinstellungen vornehmen -Schaltfläche, ALLE PROGRAMME - MICRO- SOFT OFFICE - MICROSOFT OFFICE WORD 2003 DATEI - BEENDEN (Vollbild) bzw. (Teilbild) Doppelklick auf Titelleiste Bei verkleinertem Fenster auf den Rand des Fensters zeigen, mit gedrückter linker Maustaste Fenstergröße ändern Auf die Schaltfläche des Fensters in der Taskleiste klicken EXTRAS - ANPASSEN, Register OPTIONEN, Kontrollfeld MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN EXTRAS - ANPASSEN, Register OPTIONEN, Kontrollfeld STANDARD- UND FORMATSYMBOLLEISTE IN ZWEI ZEILEN ANZEIGEN ANSICHT - SEITENLAYOUT ANSICHT - ZOOM EXTRAS - OPTIONEN -- --, SCHALTFLÄCHEN IN ZWEI REIHEN ANZEIGEN -- HERDT-Verlag 21