SEPA. Sonnenstraße München Telefon 089 / Fax 089 /

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1 SEPA Sonnenstraße München Telefon 089 / Fax 089 / info@haus-und-grund-bayern.de

2 I Der Hintergrund Am 14. Februar 2012 hat das Europäische Parlament die verbindliche Einführung des Zahlungsformates SEPA zum 1. Februar 2014 beschlossen. Damit endet das bisher praktizierte deutsche Zahlungsverkehrsformat Datenträgeraustausch. Alle Banken beginnen derzeit, die vertraglichen Regelungen mit ihren Kunden anzupassen, damit im Jahr 2014 ein reibungsloser Übergang gewährt wird. Ziel ist es, innerhalb der 27 EU-Staaten, die den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum bilden, ein standardisiertes Verfahren für den bargeldlosen Zahlungsverkehr einzuführen. II Der Kreis der Betroffenen Betroffen von der Umstellung sind alle Kontoinhaber, egal ob Privatpersonen oder Unternehmen. Die Änderungen gelten für den gesamten Überweisungs- und Lastschriftenverkehr. Nicht betroffen ist etwa das Scheckwesen. Damit sind auch alle Haus&Grund-Ortsvereine von den Änderungen betroffen, die die Beiträge von ihren Mitgliedern einziehen. Das gilt auch, wenn alle Mitglieder inländische Bankverbindungen haben. III Umstellungszeitpunkt Bis zum können die SEPA-Zahlungsverfahren parallel zu den bestehenden nationalen Überweisungs- und Lastschriftsystemen eingesetzt werden. Ab 1. Februar 2014 ist nur noch das SEPA-Verfahren möglich. Da Bankkunden aber bis Februar 2016 im Inlandszahlungsverkehr noch ihre alten Kontonummern und Bankleitzahlen angeben können, sofern ihre Institute die Konvertierung in die IBAN anbieten, muss gerade in der Anfangszeit von allen Vereinen darauf geachtet werden, die korrekten Bankdaten zu erhalten, damit das Einzugsverfahren ordnungsgemäß ablaufen kann. IV IBAN und BIC BIC und SEPA werden beide benötigt, um in Zukunft SEPA-Lastschriften ausführen zu können. IBAN IBAN ist die Abkürzung für International Bank Account Number, eine internationale Nummer für das einzelne Girokonto. Die IBAN ist bereits jetzt jedem Konto zugeordnet und wird i.d.r. auf den Kontoauszügen angegeben. Sie wird in Zukunft von jedem Kontoinhaber auch bei inländischen Transaktionen benötigt. Die IBAN ist wie folgt aufgebaut: 2-stelliger, alphabetischer Ländercode (LL) 2-stellige, numerische Prüfziffer (PZ) über die ganze IBAN Maximal 30-stellige Basic Bank Account Number (BBAN), bestehend aus Bankidentifikation (IID) und Kontoidentifikation (BAN) Seite 2 von 8

3 Damit die SEPA-Lastschriften in Zukunft ordnungsgemäß durchgeführt werden können, müssen die Kontonummern aller Mitglieder auf die neuen IBANs umgestellt werden. Dazu bieten verschiedene Kreditinstitute spezielle Programme im Internet an, die Nummern zu konvertieren. Setzen Sie sich dazu direkt mit Ihrem kontoführenden Institut in Verbindung. Manche Institute verweigern externen Nutzern die Konvertierung, dann müssen die Mitglieder direkt angeschrieben werden. Bei Mitgliedern mit ausländischen Kontoverbindungen bietet es sich an, diese direkt anzuschreiben, da die Konvertierung ausländischer Nummern meist komplizierter ist. BIC BIC ist die Abkürzung für Bank Identifier Code. Es handelt sich um eine international festgelegte Bankleitzahl. Die BIC wird i.d.r. bereits jetzt auf den Konten angegeben. V Das SEPA-Lastschriftverfahren Bei der SEPA-Lastschrift wird unterschieden zwischen der SEPA-Basislastschrift sowie der SEPA- Firmenlastschrift. Das SEPA-Basislastschriftverfahren kann sowohl im Zahlungsverkehr mit Verbrauchern als auch mit Unternehmen genutzt werden und ähnelt dem deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren. Die SEPA-Firmenlastschrift ist ausschließlich für den Verkehr mit Unternehmen (Nicht-Verbrauchern) vorgesehen und dem heutigen Abbuchungsauftragsverfahren ähnlich. Das Firmenlastschriftverfahren stellt ein zusätzliches Angebot für Unternehmen dar, um deren Geschäftsabwicklung zu erleichtern. Die Gläubigeridentifikationsnummer Das neue SEPA-Lastschriftverfahren sieht vor, dass der Gläubiger eindeutig und kontounabhängig identifiziert werden kann. Dazu wird als verpflichtendes Merkmal zur Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers die Gläubigeridentifikationsnummer oder Gläubiger-ID eingeführt. Sie kann im Internet unter beantragt werden. Eine Antragstellung ist nur im Internet möglich. Sobald der Antrag ausgefüllt und der Bundesbank weitergeleitet worden ist, vergibt die Bundesbank die Gläubigeridentifikationsnummer. Die Mandatsreferenz Jeder Zahlungsempfänger Lastschriftgläubiger/Ortsverein muss sogenannte Mandatsreferenzen vergeben, also Rechnungsnummern oder Kundennummern, die gemeinsam mit der Gläubiger-Identifikationsnummer von der Kreditwirtschaft über die gesamte Zahlungsprozesskette hinweg weitergeleitet werden. Damit können Gläubiger und Mandanten einwandfrei identifiziert werden. Werden Vereinsbeiträge eingezogen, kann dafür die Mitgliedsnummer verwendet werden, die bereits derzeit bei einem Lastschrifteneinzug meist verwendet wird. Die Mandatsreferenz muss den Zahlungspflichtigen vorab mitgeteilt werden. Ist sie auf dem Lastschriftmandat noch nicht enthalten, muss sie dem Zahlungspflichtigen separat mitgeteilt werden. Das SEPA-Lastschriftmandat Ein SEPA Lastschriftmandat ist die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA Lastschriften, es ist vergleichbar mit der bisher benötigten Einzugsermächtigung. Dazu gehört sowohl die Zustimmung des Schuldners/Zahlers (Mitglied) zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift als auch der Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung. Die Vorgaben für das künftige Lastschriftenmandat stellen die kontoführenden Institute zur Verfügung. Liegen (schriftliche) Einzugsermächtigungen vor, wird kein neues Mandat benötigt, es reichen die bereits vorliegenden Einzugsermächtigungen. Allerdings müssen die Schuldner im Fall der Beitragseinzüge unsere Mitglieder darüber informiert werden, dass die Einzugsermächtigungen nun in SEPA-Lastschriftmandate umgedeutet werden. Die kontoführenden Institute haben das Recht, die Vorlage des Mandats zu verlangen. Seite 3 von 8

4 VI Die Informationspflichten Unterrichtung über den Verfahrenswechsel Die Zahlungspflichtigen/Mitglieder müssen, bevor das SEPA-Lastschriftverfahren zum ersten Mal angewandt wird, über den Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift auf die SEPA-Lastschrift informiert werden. Dabei muss die Gläubiger-ID sowie die Mandatsreferenz angegeben werden. Diese Unterrichtung ist der Bank auf Nachfrage nachzuweisen. Die Unterrichtung muss in Textform erfolgen, kann etwa in einem separaten Anschreiben, in sonstigem vertraglichen Schriftverkehr, in der Rechnung oder Mail durchgeführt werden. Es muss kein zeitlicher Zusammenhang zur Verfahrensumstellung bestehen. Das Datum der Unterrichtung gilt als Datum der Unterschrift des Zahlers, das in der Erstlastschrift nach dem neuen Verfahren anzugeben ist. Vorabinformation Die Zahlungspflichtigen müssen rechtzeitig informiert werden, dass ihr Konto mit dem vereinbarten Betrag belastet wird, damit sie sich auf die Belastungen einstellen und für eine entsprechende Deckung sorgen können. Das betrifft nicht nur einmalige, sondern auch regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, wie etwa den Vereinsbeitrag. Die Vorabinformation muss das genaue Abbuchungsdatum und den genauen Betrag enthalten und kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen. Sie muss dem Zahler rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit, sofern mit dem Zahler keine andere Frist vereinbart wurde) vor Fälligkeit zugesandt worden sein, damit er sich auf die Kontobelastung einstellen und für entsprechende Deckung sorgen kann. Das Abbuchungsdatum kann als festes Datum oder als periodische Zeitangabe festgelegt werden, etwa: 14. Januar oder der 1. Werktag im Februar eines jeden Jahres. Als Vorabinformation ist jede Mitteilung (z.b. Rechnung, Police, Vertrag) des Lastschrifteinreichers an den Zahler geeignet, die eine Belastung mittels SEPA-Lastschrift ankündigt. Die Vorabinformation ist bei jedem 1. Abruf notwendig sowie bei Änderungen des Betrags oder des Abbuchungstermins. VII Fristen Vorlagefristen Werden regelmäßige Lastschriften erstmalig beauftragt, müssen sie 5 Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen, Folgelastschriften müssen mindestens zwei Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Auch einmalige Lastschriften müssen 5 Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Eine Verkürzung der Vorlagefrist ist geplant, aber noch nicht in deutsches Recht umgesetzt. Die Lastschriften dürfen nicht früher als 14 Tage vor dem Fälligkeitstag vorliegen Firmenlastschriften müssen erst einen Tag vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen. Abbuchungsdatum In der Vorabinformation muss den Zahlungspflichtigen das genaue Abbuchungsdatum mitgeteilt werden. Die Verantwortung dafür, dass das Abbuchungsdatum eingehalten wird, liegt beim Zahlungsempfänger. Widerspruchsfristen ruchsfristen Der SEPA-Basislastschrift kann innerhalb von 8 Wochen nach Kontobelastung widersprochen werden, d.h., die Kontobelastung wird rückgängig gemacht. Die SEPA-Firmenlastschrift kann nicht zurückgegeben werden. Werden die Formalien der Einführung der SEPA-Lastschrift nicht eingehalten, etwa die Informationsvorschriften, kann die Belastung 13 Monate lang zurückgegeben werden. Seite 4 von 8

5 Aufbewahrungsfristen Das schriftliche Mandat muss auch nach Erlöschen mindestens 14 Monate aufbewahrt werden. Ansonsten gelten die Aufbewahrungsfristen gemäß HGB und BGB beziehungsweise die Fristen, die in den nationalen gesetzlichen Bestimmungen angegeben sind, auf die die Inkassovereinbarungen verweisen. Gültigkeitdauer Wird ein Mandat 36 Monate lang nicht genutzt, verfällt es. Sollen erneut Zahlungen von diesem Mitglied abgebucht werden, muss ein neues Mandat eingeholt werden. VIII Datenänderungen Werden Mandatsdaten geändert, wird wohl i.d.r. kein neues Mandat (also Unterschrift des Schuldners) benötigt. Dies ist abhängig von den Vorgaben der Bank des Gläubigers, also in unserem Fall des Vereins. Ändert sich die Höhe des eingezogenen Betrags, wird kein neues Mandat benötigt. Die Umstellung auf das SEPA-Lastschriftverfahren ist nicht freiwillig, sondern ist zwingende Voraussetzung, wenn in Zukunft Lastschriften eingezogen werden sollen. IX Ablauf Bei neuen Mandaten: 1. Erteilung des Mandats 2. Vorabinformation des Mitglieds durch den Ortsverein über die beabsichtigte Abbuchung 3. Einreichung der Lastschrift. Die Lastschriften dürfen nicht früher als 14 Tage vor dem Fälligkeitstag vorliegen, spätestens 5 Tage bei Folgelastschriften 2 Tage vor der Zahlung müssen sie vorliegen. 4. Belastung des Kontos des Mitglieds 5. Gutschrift beim Zahlungsempfänger unverzüglich nach Eingang der Zahlung bei der kontoführenden Bank Bei Umstellung einer bestehender Einzugsermächtigung: 1. Information des Mitglieds über den Verfahrenswechsel 2. Vorabinformation des Mitglieds durch den Ortsverein über die beabsichtigte Abbuchung 3. Einreichung der Lastschrift. Die Lastschriften dürfen nicht früher als 14 Tage vor dem Fälligkeitstag vorliegen, spätestens 5 Tage bei Folgelastschriften 2 Tage vor der Zahlung müssen sie vorliegen. 4. Belastung des Kontos des Mitglieds 5. Gutschrift beim Zahlungsempfänger unverzüglich nach Eingang der Zahlung bei der kontoführenden Bank. Seite 5 von 8

6 X Muster SEPA Lastschriftmandat Formulare für SEPA-Lastschriftmandate erhalten Sie bei Ihrer kontoführenden Bank. Aufnahmeantrag Möglich ist es zudem, den Text mit vorgeschriebenem Wortlaut in das eigene Aufnahmeformular zu integrieren. Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Name des Zahlungsempfängers], Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von [Name des Zahlungsempfängers] auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Zusätzlich müssen folgende Angaben auf dem Mandat enthalten sein: Name, Adresse und Gläubiger-Identifikationsnummer. Letztere wird von der Deutschen Bundesbank vergeben (glaeubiger-id.bundesbank.de). Angabe, ob das Mandat für wiederkehrende Zahlungen oder eine einmalige Zahlung gegeben wird. Name, Adresse, Kontoverbindung und Unterschrift des Kontoinhabers. Seite 6 von 8

7 XI Formularmuster Wiederkehrende Lastschrift Seite 7 von 8

8 Einmallastschrift Seite 8 von 8