Leitfaden - Funktions- und s Prozessmodelle - Aufbau- und Ablaufstrukturen - im Facility Management

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1 Leitfaden - Funktions- und s Prozessmodelle - - Aufbau- und Ablaufstrukturen - im Facility Management Modellableitung aus der DIN EN FM zur Umsetzung in der betrieblichen Praxis von Corporate-Organisationen und der Öffentlichen Hand Version

2 Ausgangspunkt für Modelle im FM DIN EN Facility Management Folie 2 RealFM e.v.

3 Aufbau und Einteilung der Modellentwicklung Systematische Ableitung der DIN EN Leitfaden Prozess- und Funktionsmodelle im FM 1. Funktionsmodell 2. Managementmodell 3. Schnittstellenmodelle 4. Leistungsmodell 5. Aufgabenmodell 6. Kompetenzmodell 7. Kompetenzbilanz 8. Zertifizierungsverfahren Leitfaden Aufbau- und Ablaufstrukturen im FM 8. Berufsbildermodell 9. Zertifizierungsmodell 10. Rollen-/Schnittstellenmodell 11. Positionsmodell Folie 3 RealFM e.v.

4 Ganzheitliches kaskadisches Funktionsmodell Funktionsbeschreibungen innerhalb der DIN EN (im vgl. zu Real Estate) CORPORATES Corporates Privatwirtschaft & Öffentliche Hand Privatwirtscha6 & Öffentliche Hand Nicht- Kerngeschä6s- Verantwortung Facility Management PROPERTIES Proper:es Immobilienwirtschaft Immobilienwirtscha6 Immobilienverantwortung Real Estate Management Leistungs - vorgabe Sicherstellung der Ressourcenverfügbarkeit Organisa/onsverantwortung Sicherstellung von Inves55on und Werten Leistungs- steuerung Sicherstellung von Bedarfserfüllung Leistungsverantwortung Sicherstellung von Anforderungserfüllung Objektverantwortung Sicherstellung von Eigentum Sicherstellung von Betrieb Leistungs- erbringung Sicherstellung vereinbarter Leistungserfüllung Au6ragsverantwortung Sicherstellung vereinbarter Leistungserfüllung Au6ragsverantwortung Sicherstellung von Leistungen Erbringung von Leistungen Fkt.mod.V.2014_021

5 Herleitung eines ganzheitlichen kaskadischen Funktionsmodells Erläuterung der Funktions- und Verantwortungsbereiche Leistungs - vorgabe Funk:onsmodell Sicherstellung der Ressourcenverfügbarkeit Organisa/onsverantwortung CORPORATES Corporates Privatwirtschaft & Öffentliche Hand Privatwirtscha6 & Öffentliche Hand Nicht- Kerngeschä6s- Verantwortung Facility Management PROPERTIES Proper:es Immobilienwirtschaft Immobilienwirtscha6 Immobilienverantwortung Real Estate Funk:onserläuterung Management Orientierung an den Zielen und Vorgaben des Kerngeschäftes Ableitung umsetzbarer Bedarfe (Anforderungen, Standards und Sicherstellung Richtlinien) von Berücksichtigung der Erfordernisse aus der Existenz von Infrastruktur Inves55on und Bereitstellung dementsprechender Ressourcen (Mensch, Infrastruktur, Werten Material, Zeit, Geld) Fokus: Unternehmens- und Produktionszyklus der Kerngeschäftsorganisation Leistungs- steuerung Sicherstellung von Bedarfserfüllung Leistungsverantw. Sicherstellung von Anforderungserfüllung Objektverantwortung Objektübergreifende Steuerung zur Umsetzung definierter Bedarfe (Anford., Stand., Richtl.) Sicherstellung von Verantwortlichkeit für anforderungsgerechte Leistungserbringung Fokus: Bedarfszyklen der Kerngeschäftsbereichen Eigentum Gesamtorganisation des qualitätsgerechten Betriebs von Objekten (Gebäude und Anlagen) Wahrnehmung aller objektbezogenen Pflichten aus der Betreiberverantwortung Sicherstellung von und Wirtschaftlichkeit (Erfordernisse) Fokus: Lebenszyklus von Objekten Betrieb Leistungs- erbringung Sicherstellung vereinbarter Leistungserfüllung Au6ragsverantwortung Sicherstellung Führung und Verantwortung vereinbarter der Leistungserfüllung operativen Tätigkeiten im und am Objekt Sicherstellung von Sicherstellung von sowohl gewerkebezogen als auch übergreifenden Services Wahrnehmung Au6ragsverantwortung Leistungen Fokus: anforderungsgerechte Pflichterfüllung innerhalb des Vereinbarungszyklus. Bereitstellung Ausführung der von operativen Leistung Bereitstellung Tätigkeiten von Leistung im und am Objekt Erbringung von Erbringung Wahrnehmung von sowohl der gewerkebezogen Wahrnehmung als auch der übergreifenden Services Fokus: vereinbarungsgemäße Leistungsausführung im Arbeitszyklus Leistungen eines Auftrages Fkt.mod.V.2014_021

6 Anwendung eines gängigen Managementmodells auf die Funktionen Verwendung der Begriffe nach RealFM e.v. Vorgaben Leistungs - vorgabe Funk:onsmodell Sicherstellung der Ressourcenverfügbarkeit Organisa/onsverantwortung CORPORATES Corporates Privatwirtschaft & Öffentliche Hand Privatwirtscha6 & Öffentliche Hand Nicht- Kerngeschä6s- Verantwortung Facility Management Managementmodell Support Management im Vgl. PROPERTIES Proper:es Immobilienwirtschaft Immobilienwirtscha6 Immobilienverantwortung Real Estate Management Sicherstellung von Assetmanagement Inves55on und Werten Leistungs- steuerung Sicherstellung von Bedarfserfüllung Leistungsverantw. Sicherstellung von Anforderungserfüllung Objektverantwortung Dienstleistungssteuerung Objektmanagement Sicherstellung Property-management Eigentum von Sicherstellung Objektmanagement Betrieb von Leistungs- erbringung Sicherstellung vereinbarter Leistungserfüllung Au6ragsverantwortung Sicherstellung vereinbarter Leistungserfüllung Au6ragsverantwortung Facility Services Management Facility Services Property Sicherstellung Services von Management Leistungen Erbringung von Property Services Leistungen Mngmt.mod.V.2014_021

7 Darstellung eines Schnittstellenmodells zwischen den Funktionen Verwendung der Begriffe nach RealFM e.v. Vorgaben

8 Leistungsmodell als Ablaufprozess Standardablauf von Leistungserbringung am Kerngeschäft Anforderungen Bedarfe INPUT Phase OUTPUT Phase INPUT Leistungsprozess Bedarfs- ermihlung Anfor- derungs- erfassung Bedarfs- umsetzung in Ressourcen und Leistungen Anforderung s- umsetzung in Ressourcen und Leistungen Beschaffung von Ressourcen und Leistungen Rahmenvereinbarung Implemen:erung Detailvereinbarung Arbeitsvorbereitung Leistungsfreigabe Leistungserbringung Leistungskontrolle Leistungsdokumenta:on Leistungsabnahme Leistungsverwaltung Leistungsverbesserung Ressourcen- und Leistungsanalyse WirtschaBlichkeit, Effizienz, Effek5vität OUTPUT Leistungsprozess Bedarfs- reflexion An- forderungs- analyse Leist.Mod.V.2014_024 Bedarfs- op:mierung Ressourcen- u. Leistungs- op:mierung Bedarfsträger Recht/Gesetz Leistungsvorgabe Leistungsplanung Leistungsausführung Leistungsabschluss Leistungsentwicklung Leistungserbringungsphase Leistungskorrekturschleife INPUT Rahmenvereinbarung Implem. Einzelvereinbarung Freigabe Leistungserbringung Abnahme Arbeitsvorbereitung Leistungskontrolle Leistungsdokumentation Leistungsverwaltung Leistungsverbesserung OUTPUT Leistungsausführungs- und Op:mierungsschleife

9 Anforderungen Bedarfe Aufgabenmodell entlang des Standardablaufs Aufgabenbereiche in der IMPUT-/OUTPUT- Phase SPM INPUT Leistungsprozess Bedarfs- ermihlung Anfor- derungs- erfassung Ress.strategie an Unterneh- mensstrategie anpassen Bedarfs- umsetzung in Ressourcen und Leistungen Anforderung s- umsetzung in Ressourcen und Leistungen Bedarfs- und Anforderungs - analysen Beschaffung von Ressourcen und Leistungen Inves55on u. strategische Projekte Rahmenvereinbarung Implemen:erung Detailvereinbarung Führung und Steuerung der Organisa5on Arbeitsvorbereitung Leistungsfreigabe Implemen- 5erung von Standards Leistungserbringung Leistungskontrolle Leistungszyklus Produk5sie- rung von Ress. und Leistung Leistungsdokumenta:on Leistungsabnahme Strate- gische Flächen- planung Leistungsabschluss Leistungsverbesserung Transparenz: Vollkosten, Due- Diligence, Nutzung, Quoten, Performance Ressourcen- und Leistungsanalyse WirtschaBlichkeit, Effizienz, Effek5vität Nutzungs- szenarien Ressourcen- szenarien OUTPUT Leistungsprozess Bedarfs- reflexion Anforderung s- analyse Risiko- und Change- manage- ment Bedarfs- op:mierung Ressourcen- u. Leistungs- op:mierung Wertschöp- fungsrolle und Berichts- wesen an GF Bedarfsträger Recht/Gesetz DLS OM Bedarfserhe- bung und Evaluierung Beurteilung von Bedarf u. Erfordernis Prozess u. Bedarfsver - ständnis, Leistungs- vorgaben Auswahl und Be- schaffung v.facili5es u.services Anforderungserhebung und Evaluierung Audi5erung v. Leistungen u. Ressourcen Performance Controlling Sicher- stellung von Ressourcen - repor5ngs Op5- mierung von Bedarf und Erfordernis Datenerhebung, - analyse, verwaltung, Berichtswesen Funk:onskaskade FSM Au`ereitung u. Zulieferung v. Beschaffungs- anforderung Au`ereitung u. Zulieferung v. Leistungsdaten Leistungsverb. FS Fkt./Leist.Matr.V.2014_024

10 Aufgabenmodell entlang des Standardablaufs Aufgabenbereiche in der LEISTUNGSERBRINGUNGS-Phase Leistungserbringungsphase Leistungskorrekturschleife INPUT Rahmenvereinbarung Implem. Einzelvereinbarung Freigabe Leistungserbringung Abnahme Arbeitsvorbereitung Leistungskontrolle Leistungsdokumentation Leistungsverwaltung Leistungsverbesserung OUTPUT Leistungsausführungs- und Op:mierungsschleife Leistungszyklus SPM Ressourcen und Organ. bereitstellen Ress./Orga.- anpassung vornehmen DLS OM Vertrags- erstellung, Entwickl. v. Steuerungs - elementen An- forderung einsteuern Durchführung von Einzelverein- barung Verfügungs- stellung Planungs- unterlagen Durchführung von Einzel- vereinbarung Verfügungs- stellung Objekt- unterlagen Plausibilisierung v. Arbeitsplanung und Disposi5on, Sicherstellung Arbeitsrechte Plausibilisierung von Arbeitsplänen und Disposi5on, Sicherstellung BetriebshaBung Freigaben Freigaben Sicherstellung Objektbetrieb, Störungs- management Sicher- stellung Betriebs- pflichten S5ch- proben u. Qual. check S5ch- proben u. Qual. check Parameter- bes5mmung, Leistung- auswertung Dokumenta5on verantworten Dokumenta5on gewährleisten Abnahme Abnahme Leistungs- abschluss veranlassen, einsteuern, abnehmen Objektdaten- auswertung vornehmen Objektdaten- ermidlung vornehmen Leistungs- verbesserung organisieren und sicherstellen Strategische Objekt- entwicklung sicherstellen Funk:onskaskade FSM Prüfung u. Implement. von AuBrag und Leistungserbr. Bestä5gung und Einsteuerung von Leistungsabrufen Prozessentwickl., Disposi5on u. Abs5mmung Vorlage Sicherstellung Leist.erbringung, Störungs- anpassung Sicherstellung/ Kontrolle von Leistungen/ Qualität Leistungsabn., Nachweisliefe- rung v. Leistung u. Pflichterfüllung Freigabe Rechnungslegung, interne Dokumenta5on, Wirtsch.nachweis Analysen Verbesserung, Know- how- Verankerung FS Fkt./Leist.Matr.V.2014_024 Informa5ons- au`ereitung zur Arbeits- vorbereitung Ausführung von op. Tä5gkeiten n. vollständigem Leistungsbild Services bei Verfehlung nachleisten oder korrigieren Protokollierung Bestä5gungen Meldungen durchführen

11 Entwicklung eines Kompetenzmodells Klassisches Modell für Handlungskompetenzen auf FM übertragen KompM.V.2014_021 Fachkompetenz Methodenkompetenz Sozialkompetenz Handlungskompetenz Individualkompetenz

12 Entwicklung einer Kompetenzbilanz als Grundlage von Anforderungen Verschmelzung des Funktionsmodell mit dem entwickelten Kompetenzmodells n-n Verbindung Funktionsmodell Kompetenzbilanz Kompetenzmodell n-n Verbindung Folie 12 RealFM e.v.

13 Das Verfahren der Personenzertifizierung nach DIN EN ISO/IEC 17024:2003 Aufbau- und Ablauforganisation Folie 13 RealFM e.v.

14 Anwendung gängiger Berufsbilder auf die Funktionskaskade Verwendung der Begriffe nach RealFM e.v. Vorgaben Leistungs - vorgabe Funk:onsmodell Sicherstellung der Ressourcenverfügbarkeit Organisa/onsverantwortung CORPORATES Corporates Privatwirtschaft & Öffentliche Hand Privatwirtscha6 & Öffentliche Hand Nicht- Kerngeschä6s- Verantwortung Facility Management Berufsbildermodell Support Manager im Vgl. PROPERTIES Proper:es Immobilienwirtschaft Immobilienwirtscha6 Immobilienverantwortung Real Estate Management Sicherstellung von Asset- Inves55on und manager Werten Leistungs- steuerung Sicherstellung von Bedarfserfüllung Leistungsverantw. Sicherstellung von Anforderungserfüllung Objektverantwortung Dienstleistungssteuerer Objektmanager Sicherstellung Property- von manager Eigentum Sicherstellung Objekt- von manager Betrieb Leistungs- erbringung Sicherstellung vereinbarter Leistungserfüllung Au6ragsverantwortung Sicherstellung vereinbarter Leistungserfüllung Facility Services Manager Au6ragsverantwortung Fachkraft Facility Services Property Sicherstellung Services von Leistungen Manager Erbringung Fachkraft von Property Leistungen Services Fkt.mod.V.2014_021

15 Erläuterung von Aufgaben und Zuständigkeit der Berufsbilder im FM Verwendung der Begriffe nach RealFM e.v. Vorgaben Leistungs - vorgabe Funk:onsmodell Sicherstellung der Ressourcenverfügbarkeit Organisa/onsverantwortung Corporates CORPORATES Privatwirtschaft Corporates & Hand Privatwirtscha6 & Öffentliche Hand Privatwirtscha6 & Öffentliche Hand Wahrnehmung Leiter FM/CREM der Nicht- Kerngeschä6s- Verantwortung Facility Management Proper:es PROPERTIES Immobilienwirtschaft Proper:es Immobilienwirtscha6 Immobilienwirtscha6 Immobilienverantwortung Immobilienverantwortung Real Estate Berufsbilderbeschreibung Management Der Supportmanager richtet die FM-Strategie an den Unternehmenszielen des Kerngeschäftes aus und leitet die umsetzbaren Leistungsbedarfe Sicherstellung von an von das Unterstützungsgeschäft ab. Ausgehend von der Qualität und Quantität Inves55on der und definierten und Leistungsbedarfe stellt er die dafür notwendigen Ressourcen bereit. Werten Werten Er definiert die Leistungsstandards und entwickelt die Richtlinien zur Leistungsumsetzung. Leistungs- steuerung Leistungs- erbringung Sicherstellung von Bedarfserfüllung Leistungsverantw. Sicherstellung von Anforderungserfüllung Objektverantwortung Sicherstellung vereinbarter Leistungserfüllung Au6ragsverantwortung Der DLS sichert die objektbezogene und objektübergreifende Umsetzung der Leistungsbedarfe. Er sichert die Einhaltung der Standards und Richtlinien und leitet die Anforderungen an OM und FSM ab, steuert beide Funktionen und gewährleistet die Leistungsanpassung bei Veränderung. Sicherstellung Er übernimmt von von die Organisationspflichten, ordnet die Ressourcen den Objekten zu und übergibt sie in Eigentum die Verantwortung des jeweilig verantwortlichen OM bzw. FSM. Der OM sichert die objektspezifische Leistungsbereitstellung entsprechend der Anforderungen und Sicherstellung von von Bedarf. Auf der Grundlage seiner Objektkenntnis steuert er die erforderlichen Facility Services und koordiniert sowohl interne wie auch externe Dienstleister. Betrieb Betrieb Der FSM trägt die Verantwortung für Teilleistungen oder Teilbereiche im Objekt. Er organisiert und sichert vereinbarungszyklusorientiert Sicherstellung vereinbarter die seiner Leistungserfüllung Verantwortung liegenden Facility Sicherstellung Services, disponiert von von und kontrolliert die Leistungserbringung und dokumentiert die Leistungserfüllung. Er Au6ragsverantwortung Leistungen übernimmt die im Zusammenhang stehenden Betreiberpflichten und koordiniert seine Mitarbeiter und Sub-Dienstleister. Erbringung von Leistungen Folie 15 Fkt.mod.V.2014_021 RealFM e.v.

16 Angebot von Personenzertifizierung entlang d. Funktionskaskade Verwendung der Produktbezeichnung nach RealFM e.v. Vorgaben Leistungs - vorgabe Funk:onsmodell Sicherstellung der Ressourcenverfügbarkeit Organisa/onsverantwortung Corporates CORPORATES Privatwirtschaft Corporates & Hand Privatwirtscha6 & Öffentliche Hand Privatwirtscha6 & Öffentliche Hand Wahrnehmung Leiter FM/CREM der Nicht- Kerngeschä6s- Verantwortung Facility Management Proper:es PROPERTIES Immobilienwirtschaft Proper:es Immobilienwirtscha6 Immobilienwirtscha6 Immobilienverantwortung Immobilienverantwortung Real Estate Zer:fizierungsprodukte Management Sicherstellung von von Inves55on und und Werten Werten Leistungs- steuerung Sicherstellung von Bedarfserfüllung Leistungsverantw. Sicherstellung von Anforderungserfüllung Objektverantwortung Sicherstellung von von Eigentum Sicherstellung von von Betrieb Betrieb Leistungs- erbringung Sicherstellung vereinbarter Leistungserfüllung Au6ragsverantwortung Sicherstellung vereinbarter Leistungserfüllung Wahrnehmung der Au6ragsverantwortung Sicherstellung von von Leistungen Erbringung von Leistungen Folie 16 Fkt.mod.V.2014_021 RealFM e.v.

17 Grundmodell der Personenzertifizierung Entwicklung einer akkreditierfähigen Zertifizierung nach DIN EN ISO/IEC 17024:2003 Stufe 3: Zertifizierung / RealFM Stufe 2: Qualifizierung / unverbindlich Stufe 1: Kompetenzcheck / RealFM certdls certom - certfsm Folie 17 RealFM e.v.

18 Zertfizierungsablauf Aufbau und Struktur von Kompetenzcheck und Zertifizierung Verfahren Dauer Prüf-Elemente 4 Std. Kompetenzcheck 8 Std. Zertifizierungsprüfung 75 Min. Kompetenzcheck 150 Min. Zertifizierungsprüfung (bisher nur Fachkompetenz) 4 Std. Kompetenzcheck 8 Std. Zertifizierungsprüfung Wissenstest Rollenspiel Fachgespräch Arbeitsprobe Wissenstest Rollenspiel Fachgespräch Gruppenarbeit Wissenstest Rollenspiel Fachgespräch Präsentation Folie 18 RealFM e.v.

19 Bereits realisiert: Der Kompetenzcheck und Zertifizierung OM Bsp. von Auswertung und Testierung A"U"S"W"E"R"T"U"N"G" vom 15.November2013 inmünchen Max"Mustermann" geb.tt.mm.jjjj 1.#Auswertung#aller#Kompetenzgruppen# Diagramm1:AuswertungKompetenzgruppen DiemagentafarbeneLiniedesRichtwertesstelltdieGrenzedar,abderdiePrüfungsB kommissiondiesesverfahrensdiewahrscheinlichkeitalshocheinstuft,dasssiedie endgültigezertifizierungsprüfunginderjeweiligenkompetenzgruppebestehenwürb den,ohneindiesemthemenbereichvorhereinevertiefendeweiterbildungsmaßnahme besuchtzuhaben.diesistallerdingseinefürsolcheverfahrenübliche,reinewahrb scheinlichkeitsaussage,diekeinenanspruchaufdefinitiveerfüllungindiesemsinne erhebenkann. LiegenSieineinzelnenGruppenunterhalbdieserLinieempfiehltdieKommission gezieltemaßnahmen. UmIhneneinenÜberblicküberdieKompetenzinhalteundKompetenzausprägungenin deneinzelnenkompetenzfeldernder5abgefragtenkompetenzgruppenzugeben, werdenbeidennachfolgendeneinzelauswertungenderkompetenzgruppendiese Felderdetaillierterbeschrieben,d.h.eswirddargestellt,welcheKompetenzvoneinem ObjektmanagerkonkretindiesenKompetenzfeldernerwartetwird. 4 Folie 19 RealFM e.v.

20 Anwendungsbeispiel in Form eines Rollen-/Schnittstellenmodells Mögliche Verteilung der Funktion zu möglichen Rollen auf einem Corporate Standort Rollenverteilung Pos.Mod.V.2014_021 Unternehmen Eigentümer Unterstützung sbereich FS- Dienstleister Sub- DL SPM DLS Funk:onskaskade OM FSM FS

21 Anwendungsbeispiel in Form eines Positionsmodells Übergreifende Zuordnung von Position zu Rolle und Funktion Rollenverteilung Pos.Mod.V.2014_021 Unternehmen Eigentümer Unterstützung sbereich FS- Dienstleister Sub- DL SPM Pos.1 (bspw.standortleiter) Funk:onskaskade DLS OM FSM Pos.2 (bspw. Service- Leiter) Pos.3 (bspw. Objektleiter) Pos.4 (bspw. Objektleiter) FS

22 VERBINDUNGEN STÄRKEN. RealFM e.v. Association for Real Estate and Facility Managers Schiffbauerdamm 40 Büro 5407 (Haus der Bundespressekonferenz e.v.) Berlin Telefon +49 (0) Telefax +49 (0) Internet RealFM e.v.