MBS-Fibu Erstellung einer Einnahmen-Überschussrechnung. Potsdam, 29. Oktober 2014 Jörg H. Benthien

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1 MBS-Fibu Erstellung einer Einnahmen-Überschussrechnung Potsdam, 29. Oktober 2014 Jörg H. Benthien

2 Vorbemerkung Die nachfolgenden Darstellungen erläutern die (handels-)rechtliche Situation im Zusammenhang mit der Einnahmen-Überschussrechnung und deren Auswirkungen auf die Buchführung. Außerdem werden technische Rahmenbedingungen zur Anwendung der HIS-Software FSV (MBS) beschrieben. Der Vortrag ersetzt keine steuerliche Beratung. 2

3 Definition Die Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) nach 4 Abs. 3 EStG (4/3-Rechnung) ist eine Art der vereinfachten Gewinnermittlung für Steuerpflichtige, die weder nach Handels- noch nach Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind. Buchführungspflicht Handelsrecht: eng mit dem Kaufmannsbegriff lt. HGB verbunden. 1, Abs. 1 HGB Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. 1, Abs. 2 HGB Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. = kein Kaufmann Gewerbebetrieb: Begriff ist im Handelsrecht nicht definiert 3

4 Betriebe gewerblicher Art Oberfinanzdirektion Münster ( ) Grundsätze der Besteuerung einer Hochschule: Eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist nach 1, Abs.1 Nr. 6 KStG unbeschränkt körperschaftssteuerpflichtig, soweit sie einen BgA unterhält. Im Bereich der Hochschulen sind regelmäßig insbesondere folgende BgA zu erwarten: (Auszug) Forschungstätigkeiten gegen Entgelt Personalgestellung Verpachtungsbetriebe Parkplatzbewirtschaftung Hörsaalverpachtung Sportstättenüberlassung Mensen/Cafeterien Werbung/Sponsoring 4

5 Betriebe gewerblicher Art Hochschule gesamt BgA-Bereich Hoheitlicher Bereich Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen (HGB, AO) zwingend erforderlich Zur Zeit häufig noch Erstellung einer Einnahmenüberschussrechnung auch für größere Hochschulen zulässig Körperschaft öffentlichen Rechts Keine gesetzlichen Vorschriften in Hinblick auf Gestaltung und Bewertung 5

6 Betriebe gewerblicher Art Beibehaltung kamerale Haushaltsrechnung: oder: Konsolidierter (doppischer) Gesamtabschluss (kameraler) Jahresabschluss der Hochschule (hoheitlicher Bereich) EÜR für BgA Finanzbehörden (doppischer) Jahresabschluss der Hochschule (hoheitlicher Bereich) Kaufmännischer Abschluss BgA Finanzbehörden 6

7 Definition Buchführungspflicht Steuerrecht: 140 AO hierunter fallen alle Kaufleute, die bereits nach dem HGB verpflichtet sind, Bücher zu führen. 141, Abs. 1 AO Grenzen für Nicht-Kaufleute: Gewerbebetrieb: Umsatz mehr als ,-- pro Jahr Gewinn mehr als ,-- pro Jahr (Stand: 2012) 15 I Nr.1, II EStG selbstständige, nachhaltige Tätigkeit mit der Absicht Gewinn zu erzielen. Teilnahme am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr. Keine Freiberufler (Ärzte, Anwälte usw.) 7

8 Definition Nachhaltige wirtschaftliche Tätigkeit mit/ohne Gewinnabsicht, Teilnahme am wirtschaftlichen Verkehr 1, Abs. 1 HGB ja 1, Abs. 2 HGB Kein kaufmännischer Geschäftsbetrieb erforderlich ja 141, AO Umsatz < ,--, Gewinn < ,-- ja Wahlrecht Einnahmen- Überschussrechnung 4 Abs. 3 EStG nein nein nein Hoheitliche Tätigkeit, Liebhaberei o.ä. Betriebsvermögensverglei ch (Bilanz, GuV) Betriebsvermögensverglei ch (Bilanz, GuV) Betriebsvermögensverglei ch (Bilanz, GuV) 8

9 Abgrenzung Betriebsvermögensvergleich ( 4, Abs.1 und 5 EStG) Führen von aktiven und passiven Bestandkonten sowie von Aufwands- und Ertragskonten Anzahlungen und Vorschüsse sind ergebnisneutral Aufwendungen und Erträge sind abzugrenzen Forderungen und Verbindlichkeiten sind zu dokumentieren Kassenbuch ist täglich zu führen regelmäßige Inventuren Einnahmen- Überschussrechnung ( 4, Abs.3 EStG) Führen von Einnahmenkonten (Einzahlungskonten) und Ausgabenkonten (Auszahlungskonten) Alle betrieblichen Ein- und Auszahlungen sind ergebnisrelevant Aufwendungen und Erträge entstehen zum Zeitpunkt der Zahlung Keine offenen Posten, keine Veränderung von Beständen Im Allgemeinen kein Kassenbuch Keine Inventur 9

10 Merkmale Einnahmen- und Ausgabenkonten statt Bestands- und Erfolgskonten Kauf von Material am für ,-- Verbrauch im alten Jahr: 1.000,-- Wenn Zahlung im alten Jahr: Betriebsvermögensvergleich: Materialaufwand 1.000,-- Einnahmenüberschussrechnung: Materialaufwand ,-- Wenn Zahlung im neuen Jahr: Einnahmenüberschussrechnung: Materialaufwand 0,-- 10

11 Merkmale Alle betrieblichen Ein- und Auszahlungen sind ergebnisrelevant Besonders bedeutend bei jahresübergreifenden Projekten. Laufzeit eines Projekts vom 1.September bis 28. Februar (6 Monate) Erlös: ,--, der Aufwand pro Monat liegt stabil bei ,-- Zahlung im alten Jahr: Betriebsvermögensvergleich: Bank an erh. Anzahlung ,-- (Beispiel) erh. Anzahlung an Erlös ,-- Aufwand an Bank ,-- Ergebnis 0,-- Einnahmenüberschussrechnung: Erlöse ,-- Aufwand ,-- Ergebnis ,-- Im Folgejahr: Erlöse 0,-- Aufwand ,-- Ergebnis ,-- 11

12 Merkmale Aufwendungen und Erträge entstehen zum Zeitpunkt der Zahlung Hier kann Steuerungsbedarf bei Projekten entstehen, sonst starke Schwankungen im zu versteuernden Ergebnis (s.o.) Keine offenen Posten, keine Veränderung von Beständen Keine Forderungen und Verbindlichkeiten, keine Bankguthaben Im Allgemeinen kein Kassenbuch Wird in der privaten Wirtschaft u.u. als Risiko gesehen Keine Inventuren Entbehrlich, da keine Bestandskonten geführt werden 12

13 Merkmale Durchbrechungen der Zahlungsorientierung: Beispiele: Einzahlungen aus der Aufnahme von Darlehen gelten nicht als Betriebseinnahmen. Die Anschaffung eines Anlagegutes stellt aufgrund der Verzerrung des Periodenergebnisses nicht sofort eine gewinnmindernde Betriebsausgabe dar, sondern erst die Abschreibungen in den folgenden Jahren. Bewertungsfragen spielen allerdings nur bei den Durchbrechungen eine Rolle, sonst keine große Relevanz. 13

14 Merkmale Vorteile: Arbeitserleichterung Kostenersparnis Geldbewegungen problemlos ermittel- und nachvollziehbar Nachteile: Schwankende steuerliche Bemessungsgrundlage Gewinn hängt allein vom Zufall des Zahlungsanfalls ab fehlende Kontrolle aufgrund der nicht erfolgenden doppelten Buchführung (gilt nicht für MBS) fehlende Kassenführung kann zu Unregelmäßigkeiten führen 14

15 Der Weg zur EÜR? Kamerale Haushaltsrechnung Einnahmen- Überschussrechnung 15

16 Sachkontenrahmen Formular Einnahmenüberschussrechnung 16

17 Sachkontenrahmen Formular Einnahmenüberschussrechnung 17

18 Sachkontenrahmen Kontenzuordnung Einnahmenüberschussrechnung 18

19 Sachkontenrahmen Kontenzuordnung Einnahmenüberschussrechnung 19

20 Kontenzuordnung Einnahmenüberschussrechnung Formular 20

21 Übersicht Vermögen Einnahmenüberschussrechnung Formular 21

22 Voraussetzungen Voraussetzungen: Aufbau einer geeigneten Sachkontenstruktur (BVKR) Erweiterung der betroffenen Zahlungspartner um die Sachkonten: - Verbindlichkeiten aus Lieferung und Leistung - Forderungen aus Lieferung und Leistung Automatisches Erzeugen von Buchungssätzen für die EÜR 22

23 Umsetzung Jeder BgA ist ein für sich getrennter Buchungskreis mit eigenem Abschluss BgA0 = hoheitlicher Bereich (Standard) Einrichtung beliebig weiterer BgA möglich keine Vermischung EÜR und Betriebsvermögensvergleich 23

24 Umsetzung Kameralistik Kapitel Titel/UT Fachbereich Institut Zahlungspartner Betrag EÜR Sachkonto Soll Sachkonto Haben Zahlungspartner Betrag Kostenart Zahlungsdatum Zahlungsdatum 24

25 Ausgabenbuchung (Kameralistik + EÜR) Umsetzung Sachkonto Soll Sachkonto Haben 25

26 Ausgabe-Buchung Umsetzung 26

27 Ausgabe-Buchung Umsetzung 27

28 Ausgabe-Buchung Umsetzung 28

29 Lieferant Zahlungspartner Umsetzung Zahlungspartner = Kreditor 29

30 Steuerschlüssel Umsetzung 30

31 Umsetzung Ausgabe-Buchung Buchungssätze im Journal: 31

32 Einnahme-Buchung Umsetzung 32

33 Kunde Zahlungspartner Umsetzung Zahlungspartner = Debitor 33

34 Einnahme-Buchung Umsetzung Buchungssätze im Journal: 34

35 Ausgabe-Buchung - Personalkosten Umsetzung 35

36 Umsetzung Ausgabe-Buchung - Personalkosten Buchungssätze im Journal: 36

37 Buchen nicht kameraler Vorgänge Umsetzung 37

38 Betriebsübersicht Umsetzung Vorbereitende Abschlussbuchungen (Darstellung in der Umbuchungsspalte) Bestandsänderungen Abschreibungen und Wertberichtigungen Rückstellungen Rechnungsabgrenzungen Gezielte Beeinflussung des Jahresabschlusses durch Ausnutzung von legalen Wahlrechten Übergang zur Finanzbuchhaltung mit MBS 38

39 Betriebsübersicht Umsetzung 39

40 Umsetzung Bericht EÜR 40

41 Periodenrechnung Umsetzung 41

42 Technische Voraussetzungen Systemschalter FIBU (Finanzbuchhaltung ein/aus) OFF Nur kameralistisch (default) SET Zur Vorbereitung der Finanzbuchhaltung: ON Die Sachkonten können eingerichtet werden Die Zahlungspartner können um VaLL und FaLL Konten erweitert werden Die Aktivitäten des FIBU-Moduls sind nutzbar Zusätzliche doppelte Buchführung wird aktiviert Bei Ausgaben, Einnahmen und Umbuchungen werden Buchungen für die FIBU generiert 42

43 Technische Voraussetzungen Systemschalter FIBUBA (Bankkonto ermitteln) GEGE KAP ZW Bankkonto über Geldgeber ermitteln Bankkonto über das Kapitel ermitteln Bankkonto aus dem Zahlweg ermitteln Ist nur ein Konto mit der Klassifizierung BANK vorhanden, wird grundsätzlich auf diesem Konto gebucht. 43

44 Technische Voraussetzungen Systemschalter FIBUOV (Offene Verbindlichkeiten) 0 Nur Ausgaben: Offene Verbindlichkeiten gegen BANK buchen -> SOFORT 1 Ausgaben und Annahmeanordnungen mit gleichzeitigem Geldeingang.: Offene Verbindlichkeiten/Forderungen gegen BANK buchen -> zum Fälligkeitsdatum 2 Nur Ausgaben: Offene Verbindlichkeiten gegen BANK Buchen -> durch Import aus KBS oder -> durch separate Buchung 44

45 Fazit Mit FSV-MBS kann unter folgenden Bedingungen eine automatisierte EÜR erstellt werden: Alle Einnahmen werden zum Zeitpunkt der Einzahlung gebucht (i.d.r. Bank an Ertrag). Alle Ausgaben werden zum Zeitpunkt der Auszahlung gebucht (i.d.r. Aufwand an Bank). Veränderungen bei Beständen werden nicht berücksichtigt, d.h.: Materialien gelten bei Bezahlung als verbraucht (Kontengruppe 60 an Bank). Konten für Gegenstände des Anlagevermögens sollten aus buchungstechnischen Gründen (AV an Bank) geführt werden; es werden jedoch nur die Abschreibungen (Kontengruppe 66 an AV) ausgewiesen. Forderungen und Verbindlichkeiten werden zwar vom System gebucht,gleichzeitig aber ausgeglichen (Schalter FIBUOV) Auf Kassen- und Bankkonten wird gebucht, deren Bestand ist jedoch nicht Inhalt der EÜR. Es ist ein Anlagenverzeichnis zu führen in dem die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten und die (planmäßigen und außerplanmäßigen) Abschreibungen dokumentiert sind. Hierfür kann eine EXCEL -Tabelle ausreichen. 45

46 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 46