Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse. Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse. Benutzerhandbuch

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1 Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse Benutzerhandbuch Version 2.8 August

2 Inhalt 1. Übersicht Rechnungs-Analyse Kostenstellenverwaltung Kostenanalyse Rechnungs-Analyse Startseite Rechnungsdetailfenster Tools Kostenstellenverwaltung Hauptbildschirm Konfigurationselemente Zuweisen von Eigenschaften Hinzufügen von Kostenstellen und Personen Benutzerverwaltung Profile und Benutzerrechte InControl Download Center Datenupload Hauptbildschirm Datenupload-Logbuch Vorgehensweise Datenupload Der Datenupload-Vorgang in Kürze InControl Hauptbildschirm Profile Der InControl-Prozess InControl-Bericht... 44

3 6. Kostenanalyse Hauptbildschirm Registerkarte - Meine Reports Registerkarte Aktuelle Reports Registerkarte Reportvorlagen Kontoauswahl Tabellenbericht Pivot-Tabellenberichte

4 1. Übersicht Vodafone Firmenkundenportal Rechnungs-Analyse besteht aus drei Modulen: Das Rechnungs- Analyse-Portal, Kostenstellenverwaltung und Kostenanalyse. In diesem Abschnitt werden die einzelnen Module vorgestellt und kurz beschrieben. Eine ausführliche Beschreibung der Module finden Sie in den nachfolgenden Kapiteln. 1.1 Rechnungs-Analyse 1.2 Kostenstellenverwaltung Diese Onlineanwendung ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff auf verschiedene Reports zu Ihren Vodafone-Rechnungen. Von Top-10- Übersichten bis zu Personalmodulen finden Sie alles in diesem Portal. Die benutzerfreundliche Umgebung kann einfach angepasst werden und die Schritt für Schritt Anleitung ermöglicht Ihnen, sofort mit der Nutzung zu starten. Mit diesem Modul können Sie Mobilfunk- und Festnetz-Anschlüssen Kostenstellen und Nutzer zuordnen. Diese Informationen sind dann in Reports auswertbar. Darüber hinaus können Nutzern Budgets zugewiesen werden. Sie können Benutzer mit unterschiedlichen Profilen anlegen, die verschiedene Berechtigungen und Ansichten beinhalten. 1.3 Kostenanalyse Neben den Standardreports im Portal steht Ihnen ein Reportingtool zur Verfügung. Mit Hilfe von Pivot-Tabellen kann eine große Anzahl verschiedener Daten analysiert werden. Zu dieser Anwendung gehören z.b. Analysen zu bestimmten Rufnummern, zu internationaler Nutzung und Trendreports nach Kostenstelle. 4

5 2. Rechnungs-Analyse Sie können in der Rechnungs-Analyse einfach Einblick in Ihre Telefonrechnungen nehmen. Die Rechnungs-Analyse bietet verschiedene Standardberichte und abhängig von den Benutzerberechtigungen Zugang zu den weiteren Modulen. 2.1 Startseite Die Startseite der Rechnungs-Analyse besteht aus einer Menüleiste (1) mit Registerkarten, einer Grafik der monatlichen Gesamtkosten (2), der Berichtsfelder (3) und einem Rechnungsauswahlfenster (4). In der Grafik wählen Sie den Monat für eine Übersicht der verfügbaren Rechnungen aus. Im Anschluss können Sie im Rechnungsauswahlfenster die gewünschte Rechnung für Berichte und Downloads wählen Abbildung1 Startseite Menüleiste Grafik der monatlichen Gesamtkosten Berichtsfelder Rechnungsfenster 5

6 Menüleiste Die Menüleiste besteht zunächst aus zwei Registerkarten. Nachdem Sie eine Rechnung ausgewählt haben, wird hier eine dritte Registerkarte mit Informationen und Berichten zur ausgewählten Rechnung angezeigt. Die drei Registerkarten sind: Die Startseite Rechnungs-Analyse Das Rechnungsdetailfenster Tools Abbildung 2 Menüleiste Grafik der monatlichen Gesamtkosten In der folgenden Grafik können Sie den Monat auswählen, für den Sie eine Rechnung auswählen möchten. Außerdem wird in diesem Fenster auch die monatliche Gesamtsumme (inkl und exkl. USt.) angezeigt. In der Grafik finden Sie eine Trendanzeige der Gesamtkosten pro Monat. Es werden höchstens 15 Monate angezeigt. Abbildung 3 Grafik der monatlichen Gesamtkosten Nachfolgend finden Sie pro Feld eine kurze Beschreibung: Feld Rechnungs-Analyse-ID Gesamtbetrag USt. Gesamt Grafik Beschreibung Anzeige Ihrer Rechnungs-Analyse-ID Anzeige der Summe der Rechnungsbeträge des ausgewählten Monats (exkl. USt.) Anzeige der USt. des ausgewählten Monats Anzeige der Summe der Rechnungsbeträge des ausgewählten Monats (inkl. USt.) Trendanzeige der Gesamtkosten und Auswahl eines Monats 6

7 Berichtsfelder Unter der Grafik finden Sie Berichts- und Modulfelder, die Ihre Organisation betreffen. In jedem Feld finden Sie ein Fragezeichen-Symbol, das beim Anklicken eine kurze Beschreibung des Berichtinhalts anzeigt. Rechnungsfenster Im Rechnungsfenster finden Sie alle Rechnungen des Monats, welcher in der Grafik markiert ist. Zur Verringerung der angezeigten Ergebnisse verwenden Sie die Suchfunktion. Die folgenden Felder werden im Rechnungsfenster angezeigt: Feld Rechnungsreferenz Rechnungsnummer Datum Betrag Beschreibung Der Name und die Referenznummer der Organisation Die jeweilige Rechnungsnummer Das Rechnungsdatum Die Rechnungsbetrag (exkl. USt.) Wählen Sie die gewünschte Rechnung aus, indem Sie auf den Pfeil rechts neben dem Betrag klicken. Im Anschluss wird das Rechnungsdetailfenster geöffnet. Abbildung 4 Rechnungsfenster Rechnung auswählen Falls Sie das Rechnungsdetailfenster mit Berichten und Downloads anzeigen möchten, müssen Sie eine Rechnung auswählen. Nachstehend finden Sie die nötigen Schritte zur Auswahl einer Rechnung. 1. Klicken Sie auf den gewünschten Monat in der Grafik. 2. Klicken Sie auf den Pfeil rechts neben dem Betrag der Rechnung. Das Rechnungsdetailfenster wird geöffnet. 7

8 2.2 Rechnungsdetailfenster Nachdem Sie in der Startseite eine Rechnung ausgewählt haben, wird das Rechnungsdetailfenster geöffnet. Das Rechnungsdetailfenster besteht aus einer Grafik (1), einer Aufteilung der Kosten nach Kategorien (2) und den Berichtsfeldern (3). Falls Sie die Details zu einer anderen Rechnung anzeigen möchten, können Sie in der Grafik einen anderen Monat auswählen Abbildung 5 Rechnungsdetailfenster Grafik bezüglich monatlicher Kosten Aufteilung der Kosten nach Kategorien Berichtsfelder Persönliche Einstellungen 8

9 Grafik In der Grafik werden die ausgewählte Rechnungsreferenz und Ihre Rechnungs-Analyse-ID angezeigt. Zusätzlich wird die monatliche Gesamtsumme (inkl. und exkl. USt.) für die ausgewählte Rechnung dargestellt. Falls mehrere Rechnungen für einen Monat vorhanden sind, kann der Betrag in der Grafik von der Gesamtsumme abweichen. Der Betrag in der Grafik gibt dann die Gesamtsumme für alle Rechnungen dieses Monats an. In der Grafik können Sie einen anderen Monat auswählen, um sich die Details der Rechnung anzusehen. Möchten Sie eine andere Rechnungsreferenz auswählen, dann können Sie in der Menüleiste zur Startseite zurückkehren. Abbildung 6 Grafik Nachfolgend finden Sie pro Feld eine kurze Beschreibung: Feld Rechnungsreferenz Rechnungs-Analyse-ID Gesamtbetrag USt. Gesamt Beschreibung Anzeige der der ausgewählten Rechnungsreferenz Anzeige Ihrer Rechnungs-Analyse-ID Anzeige des Rechnungsbetrags (exkl. USt.) Anzeige der USt. der ausgewählten Rechnung Anzeige des Rechnungsbetrags (inkl. USt.) 9

10 Aufteilung der Kosten nach Kategorien Hier sehen Sie die Aufteilung der Gesamtkosten der ausgewählten Rechnung nach verschiedenen Kategorien.. Abbildung 7 Kostenkategorien Nachfolgend finden Sie pro Kategorie eine kurze Beschreibung: Kostenkategorie Basispreise / Paketpreise Beschreibung Übersicht über Basispreise / Paketpreise für Tarife und Zusatzdienste Verbindungspreise Übersicht über Verbindungspreise und Services pro Nutzungsart wie z. B. und Services Gespräche, SMS oder Datennutzung Einmalig Gutschriften und Rabatte Mobiles Bezahlen Sonstiges CallNow-Transfer Übersicht der einmaligen Kosten, z. B. Anschluss- oder Aktivierungsgebühren Übersicht über Gutschriften und Rabatte Übersicht der Kosten (inkl. USt.) für Mobiles Bezahlen Übersicht über Rechnungsbestandteile, die nicht den anderen Kategorien zugeordnet sind Übersicht über CallNow-Transfer Buchungen (inkl. USt.) 10

11 Um Details zu einer Kategorie einzusehen, klicken Sie auf das jeweilige Kreisdiagramm. Ein Bericht wird angezeigt, in dem Sie eine Aufstellung der entstandenen Kosten zur ausgewählten Kostenkategorie finden. Wenn am Zeilenende ein Pfeil abgebildet ist, können weitere Details aufgerufen werden. Abbildung 8 Beispiel Bericht zu einer Kostenkategorie Abbildung 9 Beispiel Details zu einer Kostenkategorie 11

12 Berichtsfelder Zusätzlich zu den Berichten zu den verschiedenen Kostenkategorien stehen Ihnen weitere Berichten zu Ihrer Rechnung zur Verfügung. Diese Berichte finden Sie unterhalb der Kostenkategorien in Form von Kacheln, auf die man klicken kann. Wenn eine Kachel ausgegraut ist, dann gibt es für die ausgewählte Rechnung in dieser Kategorie keine Daten. Das Feld kann in diesem Fall nicht ausgewählt werden. In jedem Feld finden Sie ein Fragezeichen-Symbol, das beim Anklicken eine kurze Beschreibung des Berichtinhalts anzeigt. Es sind unterschiedliche Berichte verfügbar wie Top-10-Berichte, Übersichten in Bezug auf Mobil- und Festnetztelefonie und die Möglichkeit, Verbindungsdaten herunterzuladen. Abbildung 10 Berichtsfelder Die Reihenfolge der Felder können Sie ändern, indem Sie sie an die gewünschte Position ziehen. Falls erwünscht, können Sie auch nur die Felder sichtbar machen, die für Sie wichtig sind. Dazu finden Sie weitere Informationen im Abschnitt Persönliche Einstellungen. Persönliche Einstellungen Rechts neben dem Rechnungsdetailfenster finden Sie die Persönlichen Einstellungen für die Berichtsfelder. Sie können hier die Anzeige und/oder Reihenfolge der Felder festlegen. 1. Öffnen Sie die Persönlichen-Einstellungen, indem Sie auf das Symbol dieses Bildschirms klicken. 2. Klicken Sie auf das Kästchen des Feldtitels, um ein Feld (un-)sichtbar zu machen. 3. Ziehen Sie das Symbol hinter dem Feldtitel mit der Maus hoch oder runter, um die Position der Felder zu ändern. Schließen Sie Persönliche Einstellungen, indem Sie erneut auf das Symbol klicken. Abbildung 11 Persönliche Einstellungen 12

13 2.3 Tools Auf der Registerkarte Tools finden Sie diverse Module, die Sie unter anderem zum Verwalten Ihrer Mobil- und Festnetzanschlüsse und für den Zugriff auf die erweiterte Berichtsumgebung der Rechnungs-Analyse verwenden können. Abhängig von Ihren Benutzerrechten und dem gebuchten Rechnungs-Analyse Paket werden folgende Module angeboten: Module Kostenstellenverwaltung Kostenanalyse Datenupload Quick Check Hilfe Pakete Beschreibung Tool zur Verwaltung von Anschlüssen, Nutzern und Kostenstellen. Im Modul Kostenanalyse können Sie Berichte unter Berücksichtigung dieser Informationen erstellen. Modul, in dem Sie selber Berichte zusammenstellen und Standardberichte abfragen können. Der Datenupload ermöglicht Ihnen das Importieren von persönlichen Daten wie Personen und Kostenstellen, sowie die Verknüpfung mit Rufnummern innerhalb der Rechnungs-Analyse. Übersicht über Kosten, die seit der letzten Rechnung angefallen sind. Hilfebereich mit allgemeinen Informationen zur Nutzung des Portals und einem Link zum Benutzerhandbuch. Das Modul Pakete bietet Ihnen die Möglichkeit zusätzliche Module und Funktionalitäten zu bestellen. Abbildung 12 Tools 13

14 3. Kostenstellenverwaltung Kostenstellenverwaltung ist die Verwaltungsumgebung für die Kostenanalyse. Mit diesem Tool können Sie Mobilfunkteilnehmern und Festnetzanschlüssen/-produkten Eigenschaften zuweisen und Benutzer administrieren. Darüber hinaus finden Sie hier die InControl-Funktion und das Download Center. Auf der Registerkarte Benutzerverwaltung können Benutzern Profile zugewiesen werden, wodurch diese bestimmte Rechte erhalten. Je nach den vorhandenen Rechten kann es sein, dass einige Einstellungen, wie etwa das Löschen von Konfigurationselementen, nicht freigeschaltet sind. 3.1 Hauptbildschirm Der Hauptbildschirm wird standardmäßig mit der Registerkarte Konfigurationselemente geöffnet. Hier finden Sie die folgenden Bestandteile: Abbildung 1 Kostenstellenverwaltung-Hauptbildschirm Menüleiste Registerkarten Suchfunktion Referenzfenster Datenfenster 14

15 Menüleiste Oben auf dem Hauptbildschirm finden Sie die Menüleiste, auf der eine Reihe von Standardfunktionen verfügbar sind. Nachfolgend werden diese Funktionen kurz erläutert: Menüfunktion Ansicht Sprache Hilfe Abmelden Beschreibung Legt fest, welche Referenzfenster auf dem Hauptbildschirm angezeigt werden. Möglichkeit zum Wechseln der Sprache. Zugang zu Hilfedokumenten und Informationen zur Kostenstellenverwaltung. Beenden der aktuellen Sitzung. Suchfunktion Die Suchfunktion besteht aus einem Suchfeld und einer ausklappbaren Leiste mit einer erweiterten Suchfunktion am oberen Rand des Bildschirms. Achtung! Wenn Sie einen Suchbegriff eingegeben haben, bleibt der Suchfilter aktiv, bis Sie den Suchbegriff löschen oder Erweiterte Suche zurücksetzen auswählen. Abbildung 2 Erweiterte Suche Registerkarten In der Anwendung Kostenstellenverwaltung stehen Ihnen vier Registerkarten zur Verfügung. Es ist jedoch möglich, dass je nach Ihrem Benutzerprofil weniger Registerkarten angezeigt werden. Dies liegt dann an den mit dem Profil verbundenen Rechten. Die vier Registerkarten sind: Konfigurationselement Benutzerverwaltung InControl Download Center 15

16 Referenzfenster Die Referenzfenster sind seitlich der Konfigurationselemente angeordnet. Dazu gehören Organisation, Kostenstellen, Personen und InControl-Profile. Von diesem Fenster aus können Sie durch ziehen, einer oder mehreren Mobilfunknummern eine Kostenstelle zuweisen. Abbildung 3 Referenzfenstern Datenfenster Im Datenfenster finden Sie, je nach der ausgewählten Registerkarte, Daten wie etwa Mobilrufnummern, Benutzer oder Konten. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Element klicken, werden verschiedene Funktionen angezeigt. Im Fußbereich des Datenfensters sehen Sie eine Auswahl von Seiten. Hier können Sie auch die Anzahl der angezeigten Elemente anpassen. 16

17 3.2 Konfigurationselemente Die erste Registerkarte enthält die Posten, denen Personen und Kostenstellen zugeordnet werden können. Sie werden hier als Konfigurationselemente bezeichnet. Dazu können Mobilfunkanschlüsse, Festnetzanschlüsse und andere Rechnungsbestandteile gehören. Abbildung 4 Konfigurationselemente In der Mitte des Bildschirms werden die Seiten mit Konfigurationselementen in Spalten angezeigt. Sie können durch Auswahl im Funktionsmenü selbst festlegen, welche Spalten angezeigt werden sollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der Spaltenköpfe, und wählen Sie die Option Spalten aus. In dem ausgeklappten Fenster können Sie eine der folgenden Spalten auswählen: Spalte Typ Identifikation Unternehmen Kostenstellen Person Status Personalnummer InControl-Profil 17

18 Menü Konfigurationselement Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eines der Elemente wird ein Menü geöffnet, das verschiedene Möglichkeiten bietet. Sie können hier einzelne Elemente anzeigen, löschen oder bearbeiten sowie alle Elemente exportieren oder ausdrucken. Abbildung 5 Menüfunktion Die verfügbaren Menüfunktionen hängen von Ihren Benutzerrechten ab. Dadurch kann es sein, dass einige der nachfolgend aufgeführten Funktionen in Ihrem Menü nicht angezeigt werden. Menüfunktion Ansicht Löschen Bearbeiten Aktualisieren Layout anpassen Exportieren Drucken Beschreibung Anzeigen der Eigenschaften des Konfigurationselements. Löschen der Eigenschaften des Konfigurationselements. Bearbeiten der Eigenschaften des Konfigurationselements. Aktualisieren des Konfigurationselements auf dem Hauptbildschirm. Ein-/Ausblenden von Gruppen, Überschriften und der Fußzeilen. Exportieren des Konfigurationselements in das Excel- oder Textformat (.csv). Drucken des ausgewählten Konfigurationselements. Konfigurationselement-Eigenschaften Nach dem Öffnen eines Konfigurationselements mit der Funktion Ansicht oder Bearbeiten haben Sie Zugriff auf die allgemeinen Eigenschaften des ausgewählten Elements. In dem geöffneten Fenster werden die folgenden Felder angezeigt. 18

19 Eigenschaft Kategorie Typ Benutzerstatus Unternehmen Kostenstelle Abteilung Person Personendaten übernehmen Beschreibung Die verschiedenen Kategorien, wie etwa Mobilfunk- oder Festnetz. Die verschiedenen Typen, wie etwa der Typ des Mobilgeräts. Verschiedener Status, etwa, ob das Mobilgerät einer Person zugewiesen ist. Die Organisation, der das Konfigurationselement zugewiesen wurde. Die Kostenstelle, der das Konfigurationselement zugewiesen wurde. Die Abteilung, der das Konfigurationselement zugewiesen wurde. Die Person, der das Konfigurationselement zugewiesen wurde. Das Konfigurationselement wird mit den Daten einer Person verknüpft, die Kostenstelle der Person wird übernommen. InControl-Profil Das Budgetprofil des InControl-Moduls (vgl. Kapitel 5) Anschluss Mobilfunk oder Festnetz. Abbildung 6 Konfigurationselement-Detailbildschirm 19

20 Neben den allgemeinen Eigenschaften wird noch eine Reihe von Registerkarten mit weiteren Daten angezeigt. Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung der einzelnen Registerkarten. Registerkarte Anmerkungen Rechnungsdetails Verlauf Anlagen Beschreibung Hier können Sie Informationen über das Konfigurationselement eingeben. Rechnungsanalyse des ausgewählten Konfigurationselements. Übersicht über die Änderungen für das ausgewählte Konfigurationselement. Übersicht über Datei-Anlagen für das ausgewählte Konfigurationselement. 3.3 Zuweisen von Eigenschaften Wie im vorigen Abschnitt erwähnt, können einem Konfigurationselement verschiedene Eigenschaften zugewiesen werden. Sie können dies auf verschiedene Weise tun. Die Eigenschaften, die Sie einem Konfigurationselement zuweisen können, sind: Kostenstelle Person InControl-Profil Das Zuweisen eines InControl-Profils wird in Kapitel 5 ausführlich erläutert. Nachfolgend finden Sie Informationen zum Zuweisen einer Kostenstelle zu einem Konfigurationselement. Das Zuweisen einer Person ist damit praktisch identisch. Wenn noch keine Kostenstellen oder Personen vorhanden sind, müssen Sie diese zuerst hinzufügen. Informationen dazu finden Sie im nachfolgenden Abschnitt. Sie können ein oder mehrere Konfigurationselemente gleichzeitig anpassen. Wenn Sie jedoch sehr viele Elemente gleichzeitig ändern möchten, sollten Sie das Modul Datenupload verwenden. 20

21 Zuweisen einer Kostenstelle zu einem Konfigurationselement 1. Öffnen Sie den Detailbildschirm des Konfigurationselements durch Doppelklick auf das Konfigurationselement, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, und wählen Sie im Menü Bearbeiten aus. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Blättern hinter dem Feld Kostenstelle, und wählen Sie die gewünschte Kostenstelle aus der Liste aus. Abbildung 7 Übersicht Kostenstellen 3. Wenn Sie nicht die Möglichkeit zum Blättern haben, ist wahrscheinlich das Feld Personendaten übernehmen aktiviert. Durch Deaktivieren dieses Feldes erhalten Sie die Möglichkeit, die Kostenstelle nachträglich anzupassen. 4. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Die neue Kostenstelle ist jetzt zugewiesen. Zuweisen einer Kostenstelle zu mehreren Konfigurationselementen 1. Wählen Sie, mit Hilfe der Umschalt- und der Strg-Taste, die Konfigurationselemente aus, denen Sie eine Kostenstelle zuweisen möchten. 2. Ziehen Sie jetzt die Kostenstelle zu den ausgewählten Elementen. 3. Es wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie angeben, ab welchem Datum die Änderung gültig sein soll. Es ist möglich, die Änderung rückwirkend oder für einen bestimmten Zeitraum durchzuführen. Befolgen Sie für diesen Fall die Anweisungen auf dem Bildschirm. 21

22 Abbildung 8 Konfigurationselement Verlauf 4. Wenn dieser Bildschirm nicht angezeigt wird, sehen Sie eine Meldung, die besagt, dass das Feld Personendaten für ein oder mehrere Elemente aktiv ist. Durch Deaktivieren dieses Feldes erhalten Sie die Möglichkeit, die Kostenstelle nachträglich anzupassen. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Klicken Sie auf dem folgenden Bildschirm auf Start, um die Änderung tatsächlich durchzuführen. 7. Sobald das Häkchen vor den geänderten Elementen angezeigt wird, können Sie diesen Bildschirm schließen; die Kostenstelle wird hinter den geänderten Konfigurationselementen angezeigt. 3.4 Hinzufügen von Kostenstellen und Personen Wenn keine Kostenstellen verfügbar sind, können Sie selbst Kostenstellen hinzufügen. Es ist auch möglich, die Kostenstellen hierarchisch zu ordnen. Wenn Sie mehrere Kostenstellen gleichzeitig hinzufügen möchten, können Sie dazu auch das Modul Datenupload verwenden. Hinzufügen einer Kostenstelle 1. Klicken Sie auf das Pluszeichen oben im Kostenstellenfenster. Abbildung 9 Kostenstelle hinzufügen 22

23 2. Wählen Sie in dem geöffneten Fenster die korrekte Organisation aus, und weisen Sie in einem zweiten Feld der Kostenstelle einen Namen zu. Abbildung 10 Kostenstellen- Detailbildschirm 3. Falls gewünscht, können Sie die neue Kostenstelle einer bereits vorhandenen Kostenstelle unterordnen. Klicken Sie auf Übergeordnete Kostenstelle und wählen Sie die gewünschte Kostenstelle aus. Abbildung 11 Kostenstellen Hierarchie 4. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Die neue Kostenstelle wird jetzt im Zuweisungsfenster für Kostenstellen angezeigt. 23

24 Hinzufügen einer Person 1. Klicken Sie auf das Pluszeichen oben im Personenfenster. Abbildung 12 Person hinzufügen 2. Geben Sie in dem geöffneten Fenster in allen Feldern die jeweiligen Daten der neuen Person ein. Abbildung 13 Personen-Detailbildschirm 3. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Die neue Person wird jetzt im Zuweisungsfenster für Personen angezeigt. 24

25 3.5 Benutzerverwaltung Auf der Registerkarte Benutzerverwaltung können Sie Benutzern der Module Rechnungsansicht, Kostenstellenverwaltung und Kostenanalyse Profile zuweisen. Diese Profile gewähren den Benutzern bestimmte Rechte für ein oder mehrere dieser Module. Daneben können einem Benutzer auch innerhalb eines Moduls bestimmte Rechte zugewiesen werden. Abbildung 14 Benutzerverwaltung Auf dem Benutzerbildschirm sehen Sie eine Reihe von Spalten mit Daten des Benutzers. Spalte Initialer Username Name -Adresse Benutzersperrung Beschreibung Der Name, mit dem sich der Benutzer anmeldet. Der Name des Benutzers. Die -Adresse des Benutzers. Angabe, ob der Benutzer gesperrt ist. 25

26 Hinzufügen eines Benutzers 1. Klicken Sie auf das Pluszeichen oben auf der Registerkarte Benutzerverwaltung. Abbildung 15 Benutzer hinzufügen 2. Füllen Sie in dem geöffneten Fenster die Felder im oberen Teil aus. Der Benutzer kann auf der ersten Registerkarte der Kostenstellenverwaltung als Person hinzugefügt sein und ist dann auswählbar. Abbildung 16 Benutzer-Detailbildschirm 26

27 3. Wählen Sie jetzt das gewünschte Profil aus. Es ist möglich, einem Benutzer mehrere Profile zuzuweisen. Weitere Informationen zu Profilen finden Sie im folgenden Abschnitt. 4. Je nach dem ausgewählten Profil ist es möglich, dass neben der Registerkarte Profil weitere Registerkarten angezeigt werden. Anzahl und Art der Registerkarten können je nach Profil unterschiedlich sein. Weitere Informationen zu den Registerkarten finden Sie im folgenden Abschnitt. Abbildung 17 Profil Registerkarten 5. Weisen Sie auf den angezeigten Registerkarten die jeweiligen Rechte zu, und klicken Sie auf Speichern und schließen. Der Benutzer ist jetzt hinzugefügt und erhält eine zur Registrierung. 3.6 Profile und Benutzerrechte Auf dem Benutzer-Detailbildschirm wird zwischen verschiedenen Profilen unterschieden. Profile enthalten verschiedene Rechte im Bereich des Zugangs zu Modulen (wie etwa Kostenanalyse), aber auch Rechte, die sich auf bestimmte Kostenstellen beziehen. Nachfolgend finden Sie die Bezeichnung und eine kurze Beschreibung der einzelnen Profile. Profil Kunden Administrator Kunden Administrator mit EVN Accounting Teilnehmer Beschreibung Mit diesem Profil kann der Kunde für den gesamten Account Verwaltungsaktivitäten durchführen und Berichte abfragen und weitere Benutzer einrichten. Zusätzlich erhält der Nutzer Einsicht in Verbindungsdaten. Das Profil Accounting hat Zugriff auf Berichte auf Kostenstellenebene und das Recht, an der zugewiesenen Kostenstellenstruktur Änderungen vorzunehmen. Darüber hinaus kann dieser Nutzer Nummern ändern, die zu seiner Kostenstellenstruktur gehören. Dieser Nutzer erhält ausschließlich Zugriff auf Nutzungsdaten der ihm zugewiesenen Rufnummer(n). 27

28 Controlling Kostenstellen- Verantwortlicher Kostenstellen- Verantwortlicher mit EVN Lokaler Administrator Lokaler Administrator mit EVN Der Nutzer kann Kontrollen durchführen, anhand derer die Originalrechnungen in der Kostenanalyse geprüft werden können. Der Kostenstellenverantwortliche führt keine Verwaltungsaktivitäten aus, kann aber Berichte zu den ihm zugeordneten Kostenstellen abfragen. Zusätzlich erhält der Nutzer Einsicht in Verbindungsdaten. Mit diesem Profil kann der Kunde auf BAN- und Kostenstellenebene Verwaltungsaktivitäten durchführen und Berichte abfragen. Zusätzlich erhält der Nutzer Einsicht in Verbindungsdaten. Die Rechte werden pro Profil festgelegt. Sie werden mithilfe von Registerkarten angezeigt, auf denen die nachfolgenden Auswahlmöglichkeiten bestehen. Attribute Unternehmen Benutzer Kostenstellen Rechnungsreferenzen Beschreibung Wählen Sie das Unternehmen aus, für die dem Benutzer Rechte zugewiesen werden (nur bei mehreren Rechnungs-Analyse- Konten möglich). Wählen Sie andere Benutzer aus, für die dem Benutzer Adminstrationsrechte zugewiesen werden. Wählen Sie die Kostenstellen aus, für die dem Benutzer Rechte zugewiesen werden. Wählen Sie die Rechnungsreferenzen aus, für die dem Benutzer Rechte zugewiesen werden. 28

29 3.7 InControl Mit der dritten Registerkarte können Sie Budgets zu Konfigurationselementen zuweisen. Informationen zu dieser Funktion finden Sie in Kapitel 5. Abbildung 18 InControl 29

30 3.8 Download Center Die Registerkarte Download Center ermöglicht das Herunterladen von Rechnungen und Anlagen zur Rechnung. Mit der Suchfunktion kann nach Kundenkonto, Dokumentart, Rechnungszeitraum und Betrag gefiltert werden. Abbildung 19 Download Center Im Datenfenster werden die Dokumente angezeigt, die als Download verfügbar sind. In den Spalten finden Sie folgende Informationen: Spalte Dateiname Dokument Unternehmen Rechnungsreferenz Rechnungsnummer Rechnungsdatum Rechnungsbetrag zzgl. USt. Dateigröße (MB) Beschreibung Name der Datei Dokumenttyp (z.b. Rechnung oder Verbindungsübersicht) Die Organisation, zu der die Dateien gehören Information über Rechnungsempfänger, Kundenkonto und Mobilfunk/Festnetz Die Rechnungsnummer, zu der das Dokument gehört Datum der Rechnungserstellung Nettorechnungsbetrag Die Größe der Datei 30

31 Suchfunktion Sie können in dem Feld Suche direkt einen Suchbegriff eingeben oder die erweiterte Suchfunktion nutzen. Die erweiterte Suchfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit, mit Hilfe verschiedener Kriterien die Anzahl der Suchergebnisse einzugrenzen. So können Sie zielgerichtet nach den Dokumenten suchen, die Sie herunterladen möchten. Abbildung 20 Erweiterte Suchfunktion Öffnen Sie die Suchfunktion, indem Sie auf Erweiterte Suche klicken oder die Schaltfläche (Pfeil) verwenden. Sie können folgende Suchkriterien verwenden: Suchkriterien Dokument Rechnungszeitraum Rechnungsbetrag Unternehmen Rechnungsreferenz Beschreibung Wählen Sie den Dokumenttyp aus Wählen Sie ein bestimmtes Datum oder einen Zeitraum aus Wählen Sie einen Betrag von bis aus Wählen Sie das gewünschte Unternehmen Wählen Sie eine Rechnungsreferenz aus Sie können im Suchfilter ein oder mehrere Suchkriterien verwenden; anschließend klicken Sie auf die Bildschirmlupe, um den Filter anzuwenden. Die Suchkriterien bleiben im Anschluss solange aktiv, bis Sie sie mit Hilfe der Funktion Erweiterte Suche zurücksetzen löschen. 31

32 Dokument herunterladen Sie können einzelne oder mehrere Dokumente gleichzeitig herunterladen. Im Falle, dass Sie eine einzelne Datei herunterladen, geschieht dies in dem dazugehörigen Format (PDF, TXT oder CSV). Im Falle, dass es sich um mehrere Dateien handelt, werden diese zu einer ZIP-Datei zusammengefügt, die Sie extrahieren können. Für die Größe der Datei, die heruntergeladen werden kann, gilt ein Limit. Berücksichtigen Sie beim Herunterladen ein Limit von 10 MB. Nachstehend wird Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein Dokument im Download Center herunterladen können. 1. Verwenden Sie den Filter, um nach dem/den gewünschten Dokument(en) zu suchen. 2. Wählen Sie, falls zutreffend, mehrere Dokumente mithilfe der Umschalt- oder Strg-Taste aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der ausgewählten Dokumente und wählen Sie Herunterladen. Abbildung 21 Suchen und Herunterladen 3. Nachdem der Download abgeschlossen ist, können Sie die Dateien öffnen (PDF, TXT oder CSV) oder extrahieren (ZIP). Klicken Sie anschließend auf Erweiterte Suche zurücksetzen, um die Auswahl der Suchkriterien zu löschen. 32

33 4. Datenupload Datenupload ist ein Modul, das dem Benutzer die Möglichkeit gibt, persönliche Daten zu importieren und mit Teilnehmer innerhalb der Rechnungs-Analyse zu verknüpfen. 4.1 Hauptbildschirm Das Modul wird über das entsprechende Feld in der Rechnungs-Analyse aktiviert. Es dient dem Export und der Bearbeitung von Kostenstellen und Personen. Die bestehenden Daten beziehen sich auf die persönlichen Daten und die Mobilfunk- und Festnetz-Anschlüsse, für die der Benutzer über Rechte verfügt. Nach dem Öffnen des Datenupload-Feldes wird der Bildschirm angezeigt, auf dem Sie den Import der geänderten Daten durchführen können. Abbildung 22 Datenupload-Hauptbildschirm Der Hauptbildschirm besteht aus den Funktionsschaltflächen Vorlage herunterladen und Datei hochladen sowie einem Logbuch, in dem die laufenden und verarbeiteten Datenupload-Dateien angezeigt werden. Im folgenden Abschnitt finden Sie Informationen zu diesem Logbuch. 4.2 Datenupload-Logbuch Auf dem Hauptbildschirm finden Sie das Logbuch, in dem alle geplanten und verarbeiteten Datenupload-Dateien angezeigt werden. Das Logbuch besteht aus einer Reihe von Feldern, die Sie u.a. über den Upload-Status informieren. Nachfolgend finden Sie kurze Beschreibungen der einzelnen Felder. 33

34 Logbuchfelder Feld Datum & Uhrzeit Zeilen Zeilen korrekt Status Info Logbuch-Info Beschreibung Datum und Zeit der verarbeiteten Upload-Dateien. Die Anzahl der Zeilen in der ursprünglichen Upload-Datei. Die Anzahl der Zeilen, die korrekt verarbeitet wurden. Status der Upload-Datei (geplant, in Bearbeitung und verarbeitet). Informationen über das Ergebnis des Uploads. Nachdem Sie eine Datei hochgeladen haben, erscheinen Informationen über den Upload im Logbuch. Nachfolgend erläutern wir die möglichen Meldungen: Informationen über die Anzahl neuer und bearbeiteter Personen und Kostenstellen. Einige Zeilen wurden nicht korrekt hochgeladen. Übersicht der nicht verarbeiteten Zeilen. Wenn Zeilen nicht verarbeitet wurden, wird an den betreffenden Stellen ein Kreuz angezeigt. Wenn Sie anschließend die Übersicht öffnen, werden die nicht verarbeiteten Daten angezeigt. In der letzten Spalte wird angezeigt, welcher Fehler aufgetreten ist. Upload-Status Es gibt vier mögliche Upload-Status: Status In Bearbeitung Ausstehend Verarbeitet Fehlgeschlagen Daten in Prüfung In Quarantäne Beschreibung Die Datei wird momentan verarbeitet. Die Datei wird hochgeladen, sobald vorherige Uploads verarbeitet wurden. Die Datei wurde verarbeitet. Die Ergebnisse finden Sie unter Info. Nicht alle Zeilen wurde korrekt verarbeitet. Die Ergebnisse finden Sie in der Fehlerübersicht. Die Datei wird auf Viren geprüft. Die Datei wird aus Sicherheitsgründen in Quarantäne gestellt und gelöscht. Laden Sie bitte eine neue Datei hoch. Die Aktualisierung des Upload-Status findet statt, wenn Sie das Feld für Datenupload schließen und wieder öffnen. 34

35 4.3 Vorgehensweise Datenupload Die Verwendung des Moduls Datenupload folgt einem Standardprozess, der aus drei Schritten besteht: Herunterladen einer Vorlage, Bearbeiten der geöffneten Datei und Import der geänderten Datei. Nachfolgend werden die einzelnen Schritte beschrieben. Schritt 1 Vorlage herunterladen Wenn Sie die Schaltfläche Vorlage herunterladen betätigen, wird eine Excel-Datei mit den in Rechnungs-Analyse vorhandenen Daten geöffnet. Das angezeigte Ergebnis hängt von den Berechtigungen Ihres Profils ab. Dadurch kann es sein, dass Sie etwa nur die Daten Ihrer Kostenstelle ändern können, und nicht die der gesamten Organisation. Nach der Betätigung von Vorlage herunterladen werden Sie gefragt, ob Sie die Datei öffnen oder speichern möchten. Wählen Sie in diesem Fall das Öffnen der Datei. Nach Durchführung der Änderungen können Sie die Datei speichern. Die Datei erhält automatisch den Namen Download [Datum TT-MM-JJJJ]. Sie können die Datei umbenennen. Schritt 2 Datei ändern Die Vorlage, die Sie heruntergeladen haben, wird in MS Excel geöffnet. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für eine Download-Datei. Abbildung 23 Vorlage herunterladen -Datei Durch Ausfüllen der Felder mit den gewünschten Informationen enthalten die Berichte zusätzliche Daten, wie etwa Namen, -Adressen, Kostenstellen und Personalnummern. Die Vorlage hat folgende Felder: VF Rechnungs-Analyse ID Unternehmen Anschluss Interne Kennziffer Personalnummer Nachname Vorname Geburtsname Titel Namenszusatz Namenserweiterung Anrede -Adresse Kostenstelle Initialen 35

36 Die folgenden Regeln sind beim Bearbeiten der Datenupload-Datei zu befolgen: Wenn Sie Personendaten wie Vorname und Nachname eingeben, dann ist das Feld Personalnummer ein Pflichtfeld. Diese Nummer legt einen eindeutigen Eintrag in der Datenbank fest, falls der Name mehr als einmal vorkommt. Wenn Sie die Personalnummer ändern, wird der ausgewählte Anschluss der Person mit dieser Personalnummer zugewiesen. Sie können beliebige Zahlen eingeben. Es ist nicht möglich mehr als eine Person mit einem Anschluss zu verknüpfen. Wenn Sie neue Kostenstellen im Datenupload anlegen, können Sie ein / Zeichen benutzen um eine Hierarchie zwischen verschiedenen Kostenstellen anzulegen. Mobil/Festnetzanschlüsse können in der Vorlage nicht geändert oder hinzugefügt werden. Wenn Sie Änderungen im Feld Anschluss durchführen, wird diese Zeile nicht verarbeitet. Wählen Sie im Feld Anrede bitte zwischen den Bezeichnungen Herr und Frau. Bei anderen Bezeichnungen erscheint in der Rechnungsansicht das Ergebnis Unbekannt. Wenn Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie die Datei speichern. Schritt 3 Datei hochladen Mit der Funktion Datei hochladen importieren Sie die Excel-Datei, die Sie vorher mit der Funktion Vorlage herunterladen exportiert, bearbeitet und gespeichert haben. Die von Ihnen durchgeführten Änderungen überschreiben die bestehenden Daten. Sie können ein Datum in der Vergangenheit wählen, damit die Änderungen, die Sie durchgeführt haben, rückwirkend gespeichert werden. Beim Aufrufen eines Berichts werden die geänderten Informationen angezeigt. Das gewählte Datum darf höchstens drei Monate zurückliegen. Nach der Betätigung der Schaltfläche Datei hochladen wird ein neues Fenster angezeigt. Mithilfe der Schaltflächen in diesem Fenster wählen Sie eine vorher gespeicherte Datei sowie ein Datum, zu dem der Upload gültig sein soll. Der Vorgang wird dadurch abgeschlossen, dass Sie die Datei hochladen und das Fenster schließen. Abbildung 24 Datei hochladen-bildschirm 36

37 Nachdem Sie eine Datei hochgeladen haben, erscheinen Informationen über den Upload im Logbuch. Nachfolgend erläutern wir die möglichen Meldungen: Informationen über die Anzahl neuer und bearbeiteter Personen und Kostenstellen Eine oder mehrere Zeilen wurden nicht korrekt hochgeladen Übersicht der nicht verarbeiteten Zeilen Wenn Zeilen nicht verarbeitet wurden, wird an den betreffenden Stellen ein Kreuz angezeigt. Wenn Sie anschließend die Übersicht öffnen, werden die nicht verarbeiteten Zeilen angezeigt. In der letzten Spalte lesen Sie dann, welcher Fehler aufgetreten ist. 4.4 Der Datenupload-Vorgang in Kürze Nachfolgend finden Sie eine kurze Beschreibung des Datenupload-Vorgangs zur Verwendung im Modul Datenupload: 1. Klicken Sie auf Vorlage herunterladen. 2. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Öffnen oder Datei speichern und bestätigen Sie mit OK. 3. Bearbeiten Sie die gewünschten Daten in der Excel-Datei. 4. Speichern Sie die Datei unter dem gewünschten Namen, und schließen Sie das Fenster. 5. Klicken Sie auf Datei hochladen. 6. Wählen Sie die Datei, und geben Sie das Änderungsdatum ein. 7. Klicken Sie auf Datei hochladen. 8. Schließen Sie das Fenster. Der Datenupload wird im Logbuch angezeigt. 37

38 5. InControl Mit dem Modul InControl können Sie anhand eines Profils pro (Gruppe von) Mitarbeiter(n) ein Budget einrichten und erhalten Informationen über die Überschreitung dieses Budgets. Weiterhin können Sie in Kostenanalyse einen Bericht zu Budgetüberschreitungen abfragen. Das Modul InControl ist Teil der Anwendung Kostenstellenverwaltung. 5.1 Hauptbildschirm Sie finden den Hauptbildschirm des Moduls InControl als Registerkarte in der Anwendung Kostenstellenverwaltung. In der Mitte des Hauptbildschirms sehen Sie eine Übersicht der Rechnungen, die Sie dem InControl-Prozess unterziehen können. Weiterhin finden Sie den InControl-Profilbereich zum Hinzufügen eines Profils und zum Anpassen von Budgets. Abbildung 25 InControl-Hauptbildschirm 38

39 5.2 Profile InControl basiert auf Kostenprofilen. Ein Kostenprofil besteht aus einem Budget, das mit einem oder mehreren Benutzern verknüpft wird. Wenn ein Benutzer das Budget überschreitet, wird dies in InControl angezeigt. Profil hinzufügen Der erste Schritt bei der Verwendung von InControl ist das Hinzufügen eines Profils. Abbildung 26 InControl-Profile Nachfolgend wird das Hinzufügen eines Profils Schritt für Schritt erläutert: 1. Klicken Sie auf das Pluszeichen bei den InControl-Profilen in der linken Spalte. 2. Geben Sie dem Profil einen Namen, und weisen Sie ein Budget zu. 3. Wählen Sie, falls gewünscht, die Option Standardprofil. 4. Klicken Sie auf Speichern und schließen. Erläuterung Profildetails Wenn Sie ein Profil hinzufügen, wird das Fenster Profildetails geöffnet. Nachfolgend sehen Sie eine Abbildung des Fensters und eine Beschreibung der Felder. Abbildung 27 Profildetails 39

40 Feld Profilname Profiltyp Standardprofil Budget -Fußzeile Beschreibung Frei wählbar. Dieser Name erscheint u.a. in der Auswahl, wenn Sie ein Konfigurationselement bearbeiten. Vorläufig ist nur der Typ Budgetkontrolle verfügbar. Zukünftig werden weitere Profiltypen hinzugefügt werden. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird dieses Profil allen Konfigurationselementen zugewiesen, die noch nicht über ein Profil verfügen. Das Budget, das Sie hier eingeben, wird als Basis für die Feststellung einer eventuellen Überschreitung verwendet. Dieser Text erscheint in der Fußzeile der s an die jeweiligen Nutzer. Zuweisen von Profilen Nachdem ein Profil hinzugefügt wurde, können Sie es einem oder mehreren Benutzern zuweisen. Das Zuweisen eines Profils geschieht auf der Registerkarte Konfigurationselemente. Sie können ein Profil auf verschiedene Weise zuweisen. Das Zuweisen zu einem einzelnen Konfigurationselement ist per Drag & Drop möglich. Zuweisen an mehrere Konfigurationselemente 1. Wählen Sie die Registerkarte Konfigurationselemente. 2. Wählen Sie ein oder mehrere (mit der Umschalt- oder Strg-Taste) Elemente. 3. Ziehen Sie das InControl-Profil zu den ausgewählten Nummern. Abbildung 28 Zusammenfassung der Ergebnisse 4. Klicken Sie in dem geöffneten Fenster auf Schließen. Die Elemente sind jetzt mit dem Profil verknüpft. 40

41 Zuweisen über den Detailbildschirm 5. Wählen Sie die Registerkarte Konfigurationselemente. 6. Öffnen Sie den Detailbildschirm per Doppelklick. Abbildung 29 Untermenü Konto zuweisen 7. Wählen Sie das gewünschte Profil. 8. Klicken Sie auf Speichern und schließen. 5.3 Der InControl-Prozess Nachdem Sie ein Profil hinzugefügt und mit einem oder mehreren Geräten verknüpft haben, können Sie kontrollieren, ob eine Budgetüberschreitung vorliegt. Dazu weisen Sie im InControl-Prozess eine Rechnung zu. Die Rechnungen werden monatlich automatisch in das InControl-Fenster geladen. Sie müssen die Rechnungen manuell zu InControl zuweisen. Rechnung zu InControl zuweisen 1. Wählen Sie die Registerkarte InControl. 2. Wählen Sie die gewünschte Rechnung mit der rechten Maustaste. 3. Klicken Sie auf Zuweisen zu InControl. 41

42 Abbildung 30 Untermenü Rechnungen zuweisen 4. Ändern Sie nach Wunsch den Verarbeitungsnamen, und klicken Sie auf OK. 5. Der InControl-Prozess wird gestartet. 6. Wenn der Systemstatus sich von Die Auswertung steht morgen zur Verfügung zu Verarbeitet ändert, sehen Sie die Ergebnisse in den Spalten. Hinweis: Die Überprüfung der zugewiesenen Rechnungen auf Budgetüberschreitungen erfolgt über Nacht. Um den Verarbeitungsstatus zu prüfen, klicken Sie bitte auf den Refresh-Button. Erläuterung zum InControl-Bildschirm Der InControl-Bildschirm enthält verschiedene Spalten mit Informationen zu den Rechnungen, zum Verarbeitungsprozess und zu Budgetüberschreitungen. Sie können Spalten hinzufügen oder entfernen, je nachdem, was Sie sehen möchten. Abbildung 31 InControl-Bildschirm Statusübersicht 42

43 InControl Details Abbildung 32 InControl-Details Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die in InControl verfügbaren Felder: Feld Rechnungsnummer Name der Organisation Rechnungsreferenz Rechnungsdatum Verarbeitungshinweise* Die Auswertung steht morgen zur Verfügung Durch InControl verarbeitet Anzahl Nummern auf der Rechnung Anzahl von InControl verarbeiteter Nrn. Anzahl Nummern mit Überschreitung Rechnungsbetrag zzgl. USt. Budgetüberschreitung zzgl. USt. Status Beschreibung Nummer der Vodafone-Rechnung. Der Name der Organisation. Kundennummer, bzw. Rechnungskonto. Datum der Erstellung der Rechnung durch Vodafone. Änderungen des Namens möglich, Standard ist die Rechnungsnummer. Das Konto wurde dem InControl-Prozess zugewiesen. Das Konto wurde vom InControl-Prozess kontrolliert. Die Anzahl der Konfigurationselemente auf der Rechnung. Die Anzahl der kontrollierten Konfigurationselemente. Die Anzahl der Mobilnummern, die das Budget überschreiten. Gesamtbetrag auf der Rechnung. Gesamtbetrag, um den das Budget überschritten wurde. Status des InControl-Prozesses. * Der Verarbeitungsname ist standardmäßig die Rechnungsnummer. Sie können diesen Namen ändern. 43

44 Systemstatus Für alle Konten wird zwischen den folgenden Statusinformationen unterschieden: Die Auswertung steht morgen zur Verfügung Durch InControl verarbeitet Kein Status Der InControl-Prozess wurde gestartet, das Konto wird kontrolliert. Der InControl-Prozess wurde beendet, das Konto wurde verarbeitet. Der InControl-Prozess wurde für dieses Konto noch nicht durchgeführt. 5.4 InControl-Bericht Auf der Registerkarte InControl der Kostenstellenverwaltung können Sie eine Reihe von Informationen sehen, die sich auf Budgetüberschreitungen beziehen. Diese Übersicht zeigt aber nur Gesamtwerte und keine Details an. Dazu können Sie das Modul Kostenanalyse verwenden. Abbildung 33 InControl-Bericht Im Modul Kostenanalyse finden Sie den Bericht InControl Budgetanalyse. Darin sehen Sie u.a. für jede Mobilnummer das Budget, die Gesamtkosten und ggf. den Überschreitungsbetrag. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die im InControl-Bericht verfügbaren Felder: Rechnungsnummer Rechnungsdatum -Adresse Person Personalnummer Identifikation Kundenreferenz Profilname Budget zzgl. USt. Gesamtkosten (zzgl. USt.) Überschreitungsbetrag zzgl. USt. Budgetüberschreitung 44

45 Vom InControl-Bericht aus können Sie auch für jede Rufnummer eine Trendanalyse abrufen und die Gesprächsdaten einsehen. Klicken Sie auf den Pfeil für eine Rufnummer, und wählen Sie den gewünschten Detailbericht. Nachfolgend sehen Sie eine Abbildung dieser Berichte. Abbildung 34 Spezifikation Abbildung 35 Trendanalyse Abbildung 36 Gesprächsdaten 45

46 6. Kostenanalyse Kostenanalyse ist das Reportingtool von Vodafone Rechnungs-Analyse. Mithilfe von Pivot- Tabellen kann eine große Anzahl von Daten analysiert werden. Zu dieser Anwendung gehören z.b. Analysen zu bestimmten Nummern, zum internationalen Telefonverkehr und Trends nach Kostenstelle. 6.1 Hauptbildschirm Die Anwendung wird über das entsprechende Feld in der Rechnungs-Analyse geöffnet. Es stehen 3 verschiedene Registerkarten zur Verfügung Abbildung 37 Hauptbildschirm Nach dem Öffnen der Anwendung werden auf dem Bildschirm die folgenden Teile angezeigt: [1] 1 Menüleiste [2] 2 Registerkarten [3] 3 Datenfenster Menüleiste Nachfolgend werden die Funktionen der Menüleiste kurz erläutert: Menüfunktion Datei Sprache Hilfe Beschreibung Unter dieser Funktion finden Sie die Möglichkeit des Schließens der Anwendung. Ändern der Sprache. Zugang zu Hilfedokumenten und Informationen zu Kostenanalyse. 46

47 Registerkarten Auf dem Hauptbildschirm der Kostenanalyse stehen drei Registerkarten zur Verfügung: Meine Reports, Aktuelle Reports und Reportvorlagen. Registerkarte Meine Reports Aktuelle Reports Reportvorlagen Beschreibung Übersicht und Schnellverknüpfung zu bestehenden und individuellen Reports, die vorher gespeichert wurden. Übersicht zuletzt verwendeter Reports. Katalog aller verfügbaren Reports mit Informationen zur Art des Reports, Datenfeldern sowie einer kurzen Beschreibung des jeweiligen Reports. Datenfenster Im Datenfenster finden Sie, je nach der ausgewählten Registerkarte, Übersichten von Berichten, Auswahlfenster oder Berichtsergebnisse. 6.2 Registerkarte - Meine Reports Die Registerkarte Meine Reports besteht aus einer Übersicht von Standardreports und gespeicherter Reports. Die Reports werden in einer Baumstruktur unter dem Namen des angemeldeten Benutzers angezeigt. Abbildung 38 - Meine Reports 47

48 Sie können dieser Registerkarte einen Report hinzufügen, indem Sie im Bereich Reportvorlagen ein Häkchen hinter den Bericht setzen, wie nachfolgend abgebildet. Abbildung 39 - Speichern aus dem Reportvorlagen Darüber hinaus können Sie den Report mit der Funktion Speichern als der Registerkarte Meine Reports hinzufügen. Setzen Sie in diesem Fall ein Häkchen unten in dem Fenster. Abbildung 40 Speichern aus einem Report 48

49 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Report, um ein Popup-Menü zu öffnen, das die folgenden Möglichkeiten bietet: Report öffnen Name ändern Löschen Erweitern Ausblenden Aktualisieren Eigenschaften Zu den Eigenschaften gehören die Art des Reports, eine Beschreibung und die verfügbaren Felder des Reports, so wie diese auch in Reportvorlagen angezeigt werden. 6.3 Registerkarte Aktuelle Reports Die Registerkarte Aktuelle Reports besteht aus einer Übersicht der fünf zuletzt geöffneten Berichte. Hierbei geht es nur um die Anzeige, die Berichte in dieser Übersicht können nicht bearbeitet werden. Abbildung 41 Aktuelle Reports 49

50 6.4 Registerkarte Reportvorlagen Die Registerkarte Reportvorlagen enthält alle verfügbaren Reports der Anwendung Kostenanalyse. Sie können maximal vier Reports gleichzeitig öffnen Abbildung 42 Reportvorlagen Nach dem Öffnen der Registerkarte werden auf dem Bildschirm die folgenden Teile angezeigt: [1] 1 Reportkategorie [2] 2 Beschreibung des Reports [3] 3 Datenfelder [3] 4 Reporttyp 50

51 Reportkategorien Jeder Report gehört zu einer bestimmten Reportkategorie. Diese Kategorie wird in Reportvorlagen durch ein Symbol gekennzeichnet. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die vorhandenen Reportkategorien. Symbol Kategorie Produkte und Dienstleistungen Verbrauch Betriebsmittel Konten Kosten Beschreibung des Reports Für jeden Bericht wird eine kurze Beschreibung gegeben, die sich auf die Inhalte des Reports bezieht. 51

52 Datenfelder In Reportvorlagen wird zu jedem Report eine Liste der verfügbaren Felder angezeigt. Diese Felder sind je nach Report unterschiedlich. Beim Öffnen der meisten Reports werden nicht alle Felder angezeigt. Dadurch wird verhindert, dass eine übergroße Zahl von Daten die Lesbarkeit des Reports beeinträchtigt. Aus der Feldliste heraus können Sie problemlos Felder hinzufügen oder ausblenden und so nur die Daten anzeigen, die für Sie wichtig sind. Reporttypen Neben der Reportkategorie wird auch zwischen verschiedenen Reporttypen unterschieden. Es sind zwei Reporttypen verfügbar: Standard-Tabellenberichte und Pivot-Tabellenberichte. Ein Standard-Tabellenbericht besteht aus Spalten und Zeilen, in denen die Reportdaten angezeigt werden. In diesen Reports können Felder hinzugefügt oder ausgeblendet werden; in einigen Fällen können Sie auch mit Filtern arbeiten und Details abfragen. Weitere Informationen zu Tabellenberichten finden Sie im Abschnitt 6.6. Abbildung 43 Beispiel für einen Tabellenbericht Ein Pivot-Tabellenbericht ist eine dynamische Anzeige von Spalten und Zeilen, in der Sie die Daten gruppieren, vergleichen, anordnen und filtern können. Durch Verschieben eines Datenfeldes ändern Sie auch den angezeigten Inhalt. Dadurch können Sie Reports personalisieren. Weitere Informationen zu Pivot-Tabellenberichten finden Sie im Abschnitt

53 Abbildung 44 Beispiel für einen Pivot-Tabellenbericht Die meisten Reports ermöglichen den Abruf von detaillierten Informationen im Report selbst. Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel für den Abruf von Detailinformationen. Abbildung 45 Beispiel für einen Tabellenbericht 53

54 6.5 Kontoauswahl Wenn Sie einen Report verwenden möchten, haben Sie die Auswahl unter mehreren Reports. Nach dem Öffnen eines Reports wird ein Fenster angezeigt, in dem Sie das Konto, den Benutzer oder die Telefonnummer auswählen. In einigen Reports können Sie mehr als ein Konto auswählen, um die Daten miteinander zu vergleichen. Nachfolgend sehen Sie eine Abbildung des Auswahlfenster. Abbildung 46 Auswahlfenster Dieses Fenster enthält die folgenden Teile: [1] 1 Datenauswahl [2] 2 Suchfunktion [3] 3 Kontoauswahl 4 Ein- und Ausklappfenster Datendefinition In den meisten Reports müssen Sie zwischen Daten pro Monat und pro Rechnungsreferenz unterscheiden. Da es möglich ist, dass Sie pro Monat mehrere Rechnungsreferenzen haben, werden bei der Auswahl pro Rechnungsmonat mehr Daten im Bericht angezeigt, als bei der Auswahl nach einer Rechnungsreferenz. 54

55 Suchfunktion Wenn Sie in das Suchfeld einen Wert eingeben, wird in der Baumstruktur nach einer Übereinstimmung gesucht. Diese wird unter dem Suchfeld angezeigt. Kontoauswahl Aus der Baumstruktur heraus können Sie eine oder mehrere Rechnungen, Monate oder Personen auswählen, je nach dem Bericht, den Sie verwenden möchten. In der Baumstruktur wird angezeigt, ob Sie ein oder mehrere Konten auswählen können. Wenn für ein Konto ein viereckiges Feld angezeigt wird, können Sie mehrere Konten markieren. Wenn für ein Konto ein rundes Feld angezeigt wird, können Sie nur ein Konto markieren. Abbildung 47 Auswahl mehrerer Konten Abbildung 48 Auswahl eines Kontos Nach der Auswahl des gewünschten Teils klicken Sie auf Bericht anzeigen, um den Bericht zu öffnen. 55

56 Ändern von Berichtszeitraum/Konto Wenn Sie das gewünschte Konto ausgewählt haben, öffnen Sie den Report durch Klicken auf Bericht anzeigen. Wenn Sie den Report nach dem Öffnen zu einem anderen Konto oder Zeitraum abfragen möchten, müssen Sie den Report nicht schließen und einen neuen Report öffnen. Auf der linken Seite finden Sie einen Pfeil, der das Auswahlfenster erneut öffnet. Abbildung 49 Ändern Berichtszeitraum Nach dem Ändern der Auswahldaten klicken Sie erneut auf Bericht anzeigen, und der Bericht wird mit den neuen Daten geladen. Abbildung 50 Ändern Berichtszeitraum 56

57 Anzeigen von Berichten Nachdem Sie die gewünschte Rechnung ausgewählt haben, können Sie diese auf verschiedene Arten öffnen. Wenn Sie die Option Bericht anzeigen wählen wird der Bericht im aktuellen Fenster dargestellt. Abbildung 51 Untermenü Bericht anzeigen Wenn Sie den Bericht in einem neuen Fenster anzeigen wollen, dann wählen Sie bitte die Option Anzeigen in neuem Fenster aus dem Untermenü aus. Schließlich besteht noch die Möglichkeit den Bericht in Excel anzuzeigen. Diese Funktion finden Sie ebenfalls im Untermenü. 6.6 Tabellenbericht Dieser Abschnitt behandelt die Funktionen in einem Tabellenbericht. Abbildung 52 Beispiel für einen Tabellenbericht Symbolleistenfunktionen In jedem Bericht wird zwischen Funktionen der Symbolleiste und zwischen Funktionen, die Sie im Bericht selbst verwenden können, unterschieden. Die Symbolleiste eines Tabellenberichts weicht etwas von der eines Pivot-Tabellenberichts ab. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht und Beschreibung der Funktionen in beiden Symbolleisten. Abbildung 53 Symbolleiste Tabellenbericht 57

58 Symbolleistenfunktion Speichern Speichern als Zuletzt gespeicherten Bericht erneut laden Exportieren Liste mit Feldern anzeigen Beschreibung Der Bericht überschreibt die Einstellungen des ursprünglichen Berichts unter Reportvorlagen des aktiven Benutzers. Eine Kopie des Berichts mit den von Ihnen geänderten Daten wird unter Reportvorlagen gespeichert. Sie können den Bericht unter einem neuen Namen und mit einer Beschreibung speichern. Nicht gespeicherte Änderungen werden rückgängig gemacht. Der Bericht wird im Excel-Format (mit oder ohne Spaltennamen) exportiert. Aus dem geöffneten Fenster können Sie in dem Bericht Felder hinzufügen oder ausblenden (vgl. Berichtsfunktionen für weitere Informationen). Abbildung 54 - Speichern als 58

59 Berichtsfunktionen In den Tabellenberichten stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Allerdings kommt nicht jede Funktion in jedem Bericht vor. Felder hinzufügen/entfernen Wenn Sie einen Tabellenbericht durch zusätzliche Spalten erweitern oder zur besseren Lesbarkeit Spalten entfernen möchten, verwenden Sie dazu die Liste der Felder auf der Symbolleiste. Abbildung 55 Liste mit Feldern anzeigen Nach der Auswahl dieser Funktion wird ein Fenster geöffnet, in dem Sie sehen, welche Spalten in dem Bericht angezeigt werden und welche nicht. Abbildung 56 Liste mit Feldern anzeigen Mithilfe der Pfeile in der Mitte des Fensters legen Sie fest, welche Spalten angezeigt und welche ausgeblendet werden sollen. Wählen Sie ein Spaltenfeld in der rechten Liste, und klicken Sie auf den einfachen Pfeil nach links [<]. Dadurch wird die Spalte ausgeblendet. Sie können auch alle Spalten auf einmal anzeigen; verwenden Sie dazu den Doppelpfeil [>>]. Die Pfeile auf der rechten Seite dienen dazu, die Position einer Spalte in einem Bericht nach vorn oder nach hinten zu verschieben. 59

60 Ziehen Durch das Ziehen von Spalten können Sie die Reihenfolge ändern, in der die Berichtsdaten angezeigt werden. Verschieben Sie dazu mithilfe der Ziehfunktion einen Spaltenkopf. Verschieben Sie den Spaltenkopf, indem Sie ihn mit der linken Maustaste auswählen und zur gewünschten Position ziehen. Wenn ein oder mehrere Pfeile angezeigt werden, können Sie den Spaltenkopf loslassen. Abbildung 57 Ändern der Spaltenreihenfolge Filtern Das Filtern einer Spalte in einem Tabellenbericht geschieht anhand von Bedingungen. Nach dem Klicken auf ein Filtersymbol wählen Sie im Menü die gewünschte Bedingung aus. Anschließend geben Sie in das leere Feld die Informationen ein, nach denen Sie filtern möchten. Abbildung 58 Filtern in einem Tabellenbericht Sortieren Eine Spalte kann nach alphabetischen und numerischen Werten, Mengen oder Beträgen sortiert werden. Sie aktivieren die Sortierung, indem Sie mit der linken Maustaste auf den gewünschten Spaltenkopf klicken. Die Sortierung wird dann automatisch gestartet. 60

61 Durchklicken Das Durchklicken in einem Bericht bietet weitere Informationen zu den angezeigten Daten. Denken Sie dabei etwa an Kostenstellen- und Personalinformationen oder Spezifikationen, Analysen oder Gesprächsdaten zu dem ausgewählten Element. Die angezeigten Informationen hängen von dem Typ des Berichts und dem ausgewählten Element ab. Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Durchklickfunktion. Abbildung 59 Durchklickfunktion Im Gegensatz zum ursprünglichen Tabellenbericht werden Spezifikationen im Allgemeinen in Pivot-Tabellenform angezeigt. Im folgenden Abschnitt finden Sie weitere Informationen zur Arbeit mit Pivot-Tabellen. Abbildung 60 Spezifikationsbericht 61

62 Gruppieren Durch das Gruppieren von Zeilen in einem Bericht erreichen Sie eine Übersicht über die Berichtsdaten. Wenn Sie einen Spaltenkopf zur Gruppierleiste ziehen, werden die Daten auf der Grundlage des ausgewählten Spaltenkopfs zusammengefügt. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für einen Bericht vor und nach der Gruppierung der Spalte Kostenstelle. Abbildung 61 Bericht vor der Gruppierung Abbildung 62 Bericht nach der Gruppierung 62

63 6.7 Pivot-Tabellenberichte Dieser Abschnitt behandelt die Funktionen in einem Pivot-Tabellenbericht. Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für einen Pivot-Tabellenbericht. Abbildung 63 Beispiel für einen Pivot-Tabellenbericht Berichtsbereiche Ein Bericht besteht aus Datenfeldern, die in einen Bereich gesetzt werden. Es gibt vier Bereiche, in die Sie ein Feld setzen können: Abbildung 64 Feldbereiche [1] 1 Filterbereich [2] 2 Datenbereich [3] 3 Zeilenbereich 4 Spaltenbereich 63

64 Einige Felder können nur in einen bestimmten Bereich gesetzt werden. Ein Beispiel dafür ist das Feld Nettorechnungsbetrag. Dieses Feld ist gemäß seiner Definition ein Datenfeld und kann daher nur in den Datenbereich gesetzt werden. Nachfolgend sehen Sie einen Beispielbericht, in dem die Felder nach Bereich aufgeteilt sind Abbildung 65 Felder nach Bereich Felder im Filterbereich Rechnungsreferenz, Dauer, Datenverbrauch (in MB) Felder im Datenbereich Anzahl, Betrag (zzgl. USt.) Felder im Zeilenbereich Kostenstelle, Kostenart, Produkt Felder im Spaltenbereich Rechnungsnummer, Rechnungsdatum 64

65 Symbolleistenfunktionen In jedem Bericht wird zwischen Funktionen der Symbolleiste und zwischen Funktionen, die Sie im Bericht selbst verwenden können, unterschieden. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht und Beschreibung der Funktionen in der Symbolleiste. Abbildung 66 Symbolleiste Pivot-Tabellenbericht Symbolleistenfunktion Speichern Speichern als Zuletzt gespeicherten Bericht erneut laden Exportieren Liste mit Feldern anzeigen Beschreibung Der Bericht überschreibt die Einstellungen des ursprünglichen Berichts unter Reportvorlagen des aktiven Benutzers. Eine Kopie des Berichts mit den von Ihnen geänderten Daten wird unter Reportvorlagen gespeichert. Sie können den Bericht unter einem neuen Namen und mit einer Beschreibung speichern. Nicht gespeicherte Änderungen werden rückgängig gemacht. Der Bericht wird im Excel-Format in ein von Ihnen angegebenes Verzeichnis exportiert. Aus dem geöffneten Fenster können Sie in dem Bericht Felder hinzufügen oder ausblenden (vgl. Berichtsfunktionen für weitere Informationen). Abbildung 67 - Speichern als 65

66 Berichtsfunktionen In den Tabellenberichten stehen verschiedene Funktionen zur Verfügung. Allerdings kommt nicht jede Funktion in jedem Bericht vor. Felder hinzufügen/entfernen Wenn Sie einen Pivot-Tabellenbericht durch zusätzliche Felder erweitern oder zur besseren Lesbarkeit Felder entfernen möchten, verwenden Sie dazu die Liste der Felder auf der Symbolleiste. Abbildung 68 Liste mit Feldern anzeigen Nach der Auswahl dieser Funktion wird ein Fenster mit allen verfügbaren Feldern angezeigt. Abbildung 69 Liste mit Feldern 66

67 Der oberste Teil des Fensters zeigt die ausgeblendeten Fenster an, die Sie dem Bericht hinzufügen können. Darüber hinaus wird in einem Pivot-Tabellenbericht zwischen Bereichen unterschieden. Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der Liste der ausgeblendeten Felder oder aus einem der Bereiche in den gewünschten Bereich, bis zwei Pfeile angezeigt werden. Wenn Sie das Feld loslassen, wird es in den neuen Bereich gesetzt. Wenn keine Pfeile angezeigt werden, ist das Feld für den ausgewählten Bereich nicht geeignet. Zum Beispiel: Das Feld Nettorechnungsbetrag ist nur für den Datenbereich geeignet. Abbildung 70 Felder verschieben Sortieren Eine Spalte kann nach alphabetischen und numerischen Werten, Mengen oder Beträgen sortiert werden. Sie aktivieren die Sortierung, indem Sie mit der linken Maustaste auf das gewünschte Feld klicken. Die Sortierung wird dann automatisch gestartet. Neben der Standard-Sortierfunktion haben Sie auch die Möglichkeit zum Sortieren nach einem bestimmten Teil des Berichts. In der nachfolgenden Abbildung wurde durch Klicken mit der rechten Maustaste auf das Datenfeld Nettorechnungsbetrag ein Menü geöffnet, wobei die Beträge nach Kostenart oder Rechnungstext sortiert werden können. Abbildung 71 Sortieren nach Berichtsteilen 67

68 Ziehen Durch Ziehen von Daten, Zeilen- oder Spaltenfeldern können Sie den Inhalt und das Erscheinungsbild eines Berichts ändern. Verschieben Sie das Feld, indem Sie es mit der linken Maustaste auswählen und in den gewünschten Bereich ziehen. Wenn zwei Pfeile angezeigt werden, können Sie den Spaltenkopf loslassen; die neuen Daten werden geladen. Abbildung 72 Verschieben von Feldern 68

69 Filtern Das Filtern einer Spalte in einem Pivot-Tabellenbericht geschieht anhand von Kategorie Elementen. Nach dem Klicken auf ein Filtersymbol wählen Sie im Dropdownmenü ein oder mehrere Elemente zum Filtern aus. Abbildung 73 Filtern in einem Pivot-Tabellenbericht Durchklicken Das Durchklicken in einem Bericht bietet weitere Informationen zu den angezeigten Daten. Denken Sie dabei etwa an Kostenstellen- und Personalinformationen oder Spezifikationen, Analysen oder Gesprächsdaten zu dem ausgewählten Element. Die angezeigten Informationen hängen von dem Typ des Berichts und dem ausgewählten Element ab. Die nachfolgende Abbildung zeigt ein Beispiel für die Durchklickfunktion. 69

70 Abbildung 74 Durchklickfunktion Im Gegensatz zum ursprünglichen Tabellenbericht werden Spezifikationen im Allgemeinen in Pivot-Tabellenform angezeigt. Abbildung 75 Spezifikationsbericht 70