Erfahrungen aus dem Rezertifizierungsaudit

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1 Erfahrungen aus dem Rezertifizierungsaudit nach ISO 9001:2015 DI(FH) Alexandra BINDER Beauftragte für das Integrierte Managementsystem und für Qualität ebswien hauptkläranlage Ges.m.b.H. JUNI 2017

2 Integriertes Managementsystem der ebswien hauptkläranlage Erstzertifizierung im JUNI 2007: Qualität ISO 9001 Umwelt ISO 14001, EMAS Arbeitssicherheit OHSAS Erweiterung des IMS im JUNI 2012: Energie ISO Rezertifizierung im JUNI 2016: Qualität und Umwelt nach ISO 9001:2015 und ISO 14001:2015

3 Umsetzung der neuen Anforderungen IST SOLL Vergleich: Maßnahmenableitung Erstellung eines Terminplanes: Milestones internes Audit / externes Audit Umsetzung der Maßnahmen / neuen Anforderungen Internes Audit: mit externem Berater (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015) Ableitung von Verbesserungspotentialen Adaptierung des Systems gemäß Empfehlungen aus dem internen Audit

4 Die neuen Normanforderungen Schwerpunkte im externen Audit in Bezug auf ISO 9001:2015 Kontext der Organisation Management von Risiken und Chancen Wissen der Organisation Kompetenzen / Bewusstsein ergänzend ISO 14001:2015: o o Lebenswegbetrachtung bindende Verpflichtungen

5 Kontext der Organisation Normforderungen: bestimmen, überwachen und überprüfen von internen und externen Themen bestimmen, überwachen und überprüfen (relevanter) interessierter Parteien und ihrer Erwartungen und Anforderungen abgeleitete Maßnahmen: Definition der (relevanten) interessierten Parteien sowie deren Erwartungen und Anforderungen Festlegung der internen und externen Themen Verknüpfung der internen und externen Themen mit den Erwartungen und Anforderungen relevanter interessierter Parteien und daraus resultierender Risiken und Chancen

6 Kontext der Organisation Auszug externe Themen zugehörige Erwartung / Forderung relevante interessierte Partei Risiken Image / Stellung des Unternehmens Umweltbildung Die ebswien hauptkläranlage als mit Abstand größte Kläranlage des Landes ist Österreichweit ein Kompetenzzentrum für alle praktischen Fragen rund um das Thema Abwasserreinigung. Medien (Publikums- und Fachmedien), Gesellschaftliche Gruppen (SchülerInnen und Studierende, Wienerinnen und Wiener), Eigentümerin Uninformiertheit falschen Verhal (z.b. Klo als Mis falsche Darstell Medien sorgen f Irritationen der Öffentlichkeit. Risiken Chancen Maßnahmen Zuständigkeit Dokumentation Uninformiertheit führt zu falschen Verhaltensweisen (z.b. Klo als Mistkübel), falsche Darstellungen in Medien sorgen für Irritationen der Öffentlichkeit. Positive Beeinflussung von Verhaltensweisen im Sinne des Umweltschutzes, positive Beeinflussung der öffentlichen Meinung, kompetente Beantwortung von Fragen steigert das positive Image des Unternehmens Medienarbeit (aktiv und passiv), breites Informationsangebot (Schwerpunkt Homepage), Beantwortung von einschlägigen Anfragen, Umweltbildungsprogramm (Führungen, Tim & Trixi Tropf, Ferienspiel, Veranstaltungen), Betreuung von (Fach-)Delegationen im Auftrag der Eigentümerin Stabsstelle ÖA & Kommunikation, Veranstaltungsmanagemen t, Leitung Technik BesucherInnenstatistiken, BesucherInnenbefragungen, Medienspiegel

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8 Kontext der Organisation externe Themen zugehörige Erwartung / Forderung relevante interessierte Partei Risiken Image Ökologische / Stellung Rahmenbedingungen des Unternehmens Umweltzustand Auszug keine Geruchsbelästigung AnrainerInnen Eigentümerin Ausichtsrat Wienerinnen und Wiener Behörden von Stadt Wien und Bund Risiken Chancen Maßnahmen Zuständigkeit Dokumentation Imageverlust AnrainerInnenbe Imageverlust AnrainerInnenbeschwerden Geruchsmonitoring Absaugvorrichtungen / Abdeckungen Biofilter, lfd. Messungen verfahrenstechnische Maßnahmen Desodorierungsmaßnahmen Leitung ÖA & Kommunikation Leitung Technik Leitung Abwasserreinigung Protokolle, Auswertungen, Studienbericht, edab, IMS-Bericht (MR)

9 Kontext der Organisation Auszug interne Themen zugehörige Erwartung / Forderung relevante interessierte Partei Risiken Altersstruktur und Ausbildungsstand der MitarbeiterInnen im Hinblick auf die mit dem Projekt E_OS anstehenden Veränderungen Sicherstellung des Betriebes der Abwasserreinigung und Schlammbehandlung entsprechend den Vorgaben durch personelle und organisatorische Maßnahmen MitarbeiterInnen Belegschaftsvertretung Aufsichtsrat Eigentümerin mangelnde Nachbesetzu und Qualifikation gefährde Sicherstellung der Abwasserreinigung bzw. Beeinträchtigung von Geschäftsprozessen Risiken Chancen Maßnahmen Zuständigkeit Dokumentation mangelnde Nachbesetzung und Qualifikation gefährdet Sicherstellung der Abwasserreinigung bzw. Beeinträchtigung von Geschäftsprozessen zufriedenere MitarbeiterInnen Erhöhung von Effizienz und Effektivität Image ausbaubar höhere Identifikation mit dem Arbeitsplatz und dem Unternehmen Projekt p-eos Nachwuchsführungskräfteschulungen Geschäftsführung Leitung Technik Leitung PM Projektdokumentation

10 Kontext der Organisation Arbeitsaufwand: hoher Aufwand an Ressourcen (Zeit und Personal) die komplette 1. Berichtsebene ist davon betroffen bedarf jährlicher Überprüfung von Veränderungen und gegebenenfalls Aktualisierung Bestandteil des Management Review

11 Risiken und Chancen Normforderungen: Risiken und Chancen bestimmen und steuern Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen planen Wirksamkeit bewerten Krisen- und Notfallmanagement mit Risiko- und Szenarkatalog in der ebswien bereits seit 2011 implementiert abgeleitete Maßnahmen: Ergänzung des Risiko- und Szenarkataloges um Risiken aus dem kaufmännischen Bereich bzw. IT/LT risikobasierten Ansatz in Prozessbeschreibungen integriert Arbeitsaufwand: gering

12 Wissen der Organisation Normforderungen: notwendiges Wissen bestimmen, aufrechterhalten und aktualisieren abgeleitete Maßnahmen: Festlegung eines Prozesses für die Auflösung von aufrechten Dienstverhältnissen (Trennungsmanagement) Erstellung einer Wissenslandkarte Aufbau eines Wissensmanagement Arbeitsaufwand: Wissensmanagement (EDV-unterstützt) noch im Aufbau

13 Wissen der Organisation Auszug aus der WISSENSLANDKARTE ebswien ebswien Verwaltungsbereich

14 Kompetenzen / Bewusstsein Normforderungen: Kompetenzen bestimmen und sicherstellen benötigte Kompetenzen erwerben Bewusstsein sicherstellen Kompetenz = Fähigkeit, Wissen in der Praxis umsetzen zu können abgeleitete Maßnahmen: Einführung eines Kompetenzmanagements mit persönlichen und fachlichen Kompetenzen Im Zuge des Projektes Personal- und Organisationsentwicklung im technischen Bereich (p_eos) werden die zukünftig notwendigen Kompetenzen sowie die personellen und organisatorischen Erfordernisse ermittelt.

15 Kompetenzen / Bewusstsein Beispiel aus dem Kompetenzmodell der ebswien ebswien - Kompetenzbereiche Kompetenzen Stufe Unternehmenskompetenz Identifikation mit ebswien und deren Leitlinien (Leitlinien für Qualität, Sicherheit und Umwelt) * die Identifikation ist nicht vorhanden * fühlt sich dem Unternehmen nicht verpflichtet * steht in schw ierigen Zeiten nicht hinter dem Unternehmen * fühlt sich dem Unternehmen w enig verpflichtet * steht in schw ierigen Zeiten nur zum Teil hinter dem Unternehmen * Werte und Leitlinien sind bekannt * fühlt sich dem Unternehmen verpflichtet * steht in schw ierigen Zeiten hinter dem Unternehmen * Werte und Le bew usst * fühlt sich dem Unternehmen s verpflichtet und sich als Repräs * steht in schw Zeiten in hohem dem Unternehm n Stufe * Werte und Leitlinien sind bew usst * fühlt sich dem Unternehmen stärker verpflichtet und versteht sich als RepräsentantIn * steht in schw ierigen Zeiten in hohem Maße hinter dem Unternehmen * Werte und Leitlinien sind verinnerlicht und lebt danach * fühlt sich dem Unternehmen stark verpflichtet und versteht sich als RepräsentantIn des Unternehmens * steht in schw ierigen Zeiten voll hinter dem Unternehmen. * fühlt sich dem Unternehmen sehr stark verpflichtet und versteht sich als RepräsentantIn des Unternehmens, sow ohl im beruflichen, als auch im privaten Umfeld * Ordnet in schw ierigen Zeiten private Interessen den Unternehmensinteressen unter * die Identifikation des Unternehmens ist vorbildlich * identifiziert sich mit dem Unternehmen, als ob es sein Eigenes w äre weitere Bereiche: Soziale Kompetenz Persönliche Kompetenz Methodische Kompetenz Führungskompetenz Fachliche Kompetenz

16 Kompetenzen / Bewusstsein Arbeitsaufwand: hoher Aufwand an Ressourcen (Zeit und Personal) betrifft vor allem Personalmanagement und IMS sowie den gesamten Bereich Technik externe Unterstützung erforderlich Aktualisierung des Profiles im jährlichen MitarbeiterInnengespräch zwischen Führungskraft und MitarbeiterIn

17 Zusammenfassung Zeit- und Arbeitsaufwand für die Anpassung des Managementsystems an die neuen Normanforderungen sehr hoch Strategische Ausrichtung ist ein wesentlicher Aspekt (systematische Behandlung und Zusammenführung der Themen, Erwartungen sowie Risiken und Chancen) Weiterentwicklung / Verbesserung des Managementsystems

18 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERSAMKEIT!