SMARTBOOKING PARTNERSEITE: BUCHUNGEN DER ÜBERNACHTUNGSGUTSCHEINE

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1 SMARTBOOKING PARTNERSEITE: BUCHUNGEN DER ÜBERNACHTUNGSGUTSCHEINE Sehr geehrter Partner, wir freuen uns sehr, Ihnen heute unser Buchungssystem und die Verwaltung der Verfügbarkeiten der Übernachtungs gutscheine vorstellen zu dürfen. In diesem Benutzerhandbuch finden Sie: MELDEN SIE SICH AUF IHRER PARTNERSEITE AN VERWALTUNG DER VERFÜGBARKEITEN VERWALTUNG DER BUCHUNGEN ABRECHNUNGEN UND RÜCKERSTATTUNG Wir hoffen, dass Ihnen dieses Benutzerhandbuch hilft Ihr Unternehmen am besten zu verwalten. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Für weitere Fragen können Sie uns per oder unter der Telefonnummer erreichen. Von Montag bis Freitag von 9.00 bis Uhr. 1

2 MELDEN SIE SICH AUF IHRER PARTNERSEITE AN Gehen Sie auf die folgende Partnerseite Bitte geben Sie Ihr login und password ein Klicken Sie bitte auf Bestätigen VERWALTUNG DER VERFÜGBARKEITEN 1. Gehen Sei auf den Reiter Kontingente & Rate 2. Wählen Sie den Monat und das Zimmer im Drop-Down Menü Anzeige aus. Somit sehen Sie den Kalender Ihrer Verfügbarkeiten: KONTINGENT: Anzahl der Zimmer mit sofortiger Bestätigung, die sich je nach Ihren Verfügbarkeiten erhöhen oder verringern kann. ABRUFKONTINGENT: Anzahl der Zimmer mit sofortiger Bestätigung und einen Release von max. 14 Tagen. Die Anzahl ist nicht abänderlich. VERKAUF: VERFÜGBARKEIT: STOP: Anzahl der Buchungen von diesem Datum. Anzahl der sofort bestätigten Zimmer, die noch verfügbar sind. das «Stop» Symbol bedeutet, dass das Datum für den Verkauf geschlossen wurde. Anm.: die Buchungen auf Anfrage sind in einer Klammer angegeben. 2

3 EINGABE DER KONTINGENTE UM DIE ANZAHL DER ZIMMER MIT DIREKTER BESTÄTIGUNG ZU ERHÖHEN ODER VERRINGERN: 1. Gehen Sie auf den Abschnitt Ändern eines Kontingentes 2. Klicken Sie auf 3. Geben Sie hier die Anzahl der Zimmer ein: 4. Klicken Sie auf das gewünschte Datum auf Ihrem Kalender unter KONTINGENT, um die Anzahl der Zimmer mit direkter Bestätigung zu erhöhen oder verringern. Wenn das Datum grün ist, ist die Anzahl der Zimmer > 0 Wenn das Datum orange ist, ist die Anzahl der Zimmer = 0 und für dieses Datum erhalten Sie die Anfragen, die Sie innerhalb 48 Stunden annehmen oder ablehnen müssen. 5. Klicken Sie auf um die Änderungen zu speichern oder auf um sie zu annullieren. SIE KÖNNEN IHR KONTINGENT FÜR EINEN LÄNGEREN ZEITRAUM DANK DER ABTEILUNG «ÄNDERN DER KONTINGENTE FÜR EINEN BESTIMMTEN ZEITRAUM» EINPFLEGEN. 1. Wählen Sie im entsprechenden Drop-down Menü den Zeitraum aus. 2. Wählen Sie die Zimmerkategorie im Drop-down Menü «Zimmer» aus. 3. Geben Sie die Anzahl der Zimmer ein. 4. Klicken Sie auf «Bestätigen» 5. Klicken Sie auf «Speichern», um die Änderungen zu speichern oder auf «Abbrechen», um sie zu annullieren. 3

4 EINGABE DER STOP-SALES Wenn Sie keine Verfügbarkeit mehr haben, geben Sie in drei einfachen Schritten einen Stop-Sale ein. 1. Klicken Sie auf Stop-Sales im Abschnitt Ändern eines Kontingentes, um einen Stop zu setzen oder zu entfernen 2. Klicken Sie bitte auf die Zeile und klicken Sie auf ein Datum, um dieses zu schliessen. Um den Stop herauszunehmen, müssen Sie das Gleiche tun, nur umgekehrt: wenn Sie auf das rote Symbol klicken, wird es entfernt und das Datum ist wieder offen. 3. Klicken Sie auf um die Änderungen zu speichern oder auf um sie zu annullieren. VERWALTUNG DER BUCHUNGEN EINE BUCHUNG TÄTIGEN 1. Klicken Sie auf Buchung 2. Geben Sie die 9-stellige Gutscheinnummer ein und klicken Sie auf Bestätigen 4

5 3. Wählen Sie das Check-In Datum aus und danach klicken Sie auf Buchen 4. Klicken Sie auf der nächsten Seite nochmal auf Buchen 5. Füllen Sie die Dateikarte mit allen Kundendaten aus. 6. Geben Sie bitte den 3-stelligen Bestätigungscode an um die Reservation zu vervollständigen und klicken Sie bitte das Kästchen der Allgemeinen Buchungsbedingungen. Die Buchung ist jetzt erfasst! Sie und der Kunde erhalten somit eine Bestätigungs- mit allen Einzelheiten. 5

6 BUCHUNGSANFRAGEN BEANTWORTEN Wenn der Gast eine Buchungsanfrage macht, erhalten Sie eine , die Sie daran erinnert, die Anfrage zu verwalten. Um Ihre Buchungsanfrage zu verwalten, gehen Sie bitte auf Buchungssuche auf Ihrer Partnerseite. Hier sehen Sie die Anfragen in gelben Ordnern. Um die Buchungsanfrage anzunehmen oder abzulehnen, benutzen Sie die Symbole unten rechts BUCHUNGSANFRAGE ANNEHMEN Um die Anfrage anzunehmen, klicken Sie auf das erste Symbol Wenn Sie möchten, können Sie Zimmer auf direkter Bestätigung hinzufügen. Klicken Sie dann auf Lever le request (Anfrage akzeptieren) 6

7 BUCHUNGSANFRAGE ABLEHNEN Um die Anfrage abzulehnen, klicken Sie auf das zweite Symbol Wenn Sie Stop-Sales für dieses Datum eintragen möchten, klicken Sie auf Ja im Feld Fermer lo stock? (Verfügbarkeit schliessen?). Klicken Sie dann auf Refuser le request (Anfrage ablehnen). 7

8 BUCHUNGEN ANSEHEN Um Ihre Buchungen anzusehen, klicken Sie bitte auf Buchungssuche Suchen Sie die Buchungen dank der möglichen Kriterien. Anm.: Das System füllt automatisch die Sektion Date de creation (Erstellte Ordner). Sie können die Buchungen auch mit dem Anreisedatum suchen, indem Sie die gewünschte Daten unter Date de sejour (Aufenthalte). LÖSCHEN Sie die Daten unter Date de creation und klicken Sie bitte auf Afficher (Anzeigen). Bestätigte Buchung Buchungsanfragen (zu verwalten) Gelöschte Anfrage Um ein Excel File mit den Buchungen herunterzuziehen, klicken Sie bitte auf das Symbol oben rechts 8

9 ABRECHNUNGEN UND RÜCKERSTATTUNG Die Abrechnungen erfolgen automatisch nach dem Check-in Datum. KRITERIEN DER ABRECHNUNG: Alle Buchungen mit Anreisedatum zwischen dem 1. und dem 15. des Monats werden am 15. desselben Monats fakturiert und Ihnen 30 Tage danach rückerstattet. Alle Buchungen mit Anreisedatum zwischen dem 16. und dem 30./31. des Monats werden am 30./31. desselben Monats fakturiert und Ihnen nach 30 Tage rückerstattet. Wir informieren Sie, dass die Wartezeit des Kredits der internationalen Überweisungen bis zu 5 Werktagen dauern kann. Das kommt darauf an auf welcher Bank Sie Ihr Konto haben. Die Rechnungen sind wenige Tage nach der Abrechnung online sichtbar und Sie erhalten auch eine Mitteilung per . ABTEILUNG DER RECHNUNGEN:: In der Abteilung Rechnungen können Sie ganz alleine einige Daten ändern: 1. Sie können Ihre Rechnungsadresse und Ihre Bankverbindungen ändern 2. Sie können sich alle Bankbewegungen der Smartbox Abrechnung ansehen 3. Sie können die Rechnung unter der Abteilung Rechnungen herunterladen Auf dem ersten Fenster Bankverbindung haben Sie sofort die Möglichkeit, Ihre Rechnungsadresse und Ihre Bankverbindungen (indem Sie ein offizielles Bankdokument anhängen) zu ändern. Kilicken Sie bitte hier, um ihre Rechnungsadresse zu ändern Kilicken Sie bitte hier, um ihre Bankdaten zu ändern 9

10 RECHNUNGEN UND RÜCKERSTATTUNG ANZEIGEN Wenn Sie auf die Abteilung Kontoauszug klicken, können Sie sich alle Bankbewegungen der Smartbox Abrechnungen ansehen. Unten können Sie sich die Legende, um alles richtig lesen zu können, ansehen und wenn Sie auf Export klicken, können Sie sich den Kontoauszug im Excel Format herunterladen. In der letzten Abteilung Rechnungen können Sie sich die Rechnungen der letzten 12 Monate ansehen und im PDF Format direkt auf Ihren Computer herunterladen. Für Fragen können Sie uns jederzeit unter der Adresse erreichen. 10

11 BOOKING MODE ABRUFKONTINGENT Das Unternehmen des Partners stellt eine präzise Anzahl von Zimmern für die Smartbox Kunden zur Verfügung. Das Unternehmen kann jederzeit direkt auf Ihrer Partnerseite die Anzahl der Kontingente erhöhen, jedoch nicht die Anzahl reduzieren. Der Release: wenn die Abrufkontingente nicht innerhalb 14 Tagen verkauft werden, werden die restlichen Zimmer wieder für das Unternehmen verfügbar sein. Der Partner kann einen Release von 1 bis max. 14 Tagen wählen. Wenn Ihr Kontingent ausgebucht ist, erhalten Sie für dieses Datum nur noch Buchungen «Auf Anfrage». TAGESKONTINGENT Es wird jeden Tag ein Tageskontingent auf Ihrer Partnerseite hinterlegt. Es geht um die Anzahl der Buchungen mit sofortiger Bestätigung, die er im Vertrag festgelegt hat. Der Partner kann jederzeit die Anzahl an Zimmern direkt auf Ihrer Smartbooking Partnerseite verändern (hinzufügen oder löschen). Wenn Ihr Kontingent ausgebucht ist erhalten Sie nur noch Buchungen «Auf Anfrage». AUF ANFRAGE /RQ Während der Online-Buchung, wird der Kunde darüber informiert, dass der Partner seine Buchungsanfrage bestätigen muss. Ihr Unternehmen bekommt alle Anfragen per . Der Partner sollte so schnell wie möglich die Anfragen beantworten, max. innerhalb 48 Std. 11