Fachforum Ohne Geschäftsprozessmanagement keine Digitalisierung?!

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1 Fachforum Ohne Geschäftsprozessmanagement keine Digitalisierung?! Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 1

2 Agenda Einleitung und kurze Vorstellung: Was erwartet Sie heute? Der optimierte und digitalisierte Berliner Bewohnerparkausweis ein Projekt vor dem Berliner E-Government-Gesetz Die neue (?) Welt des EGovG Bln: Was ändert sich beim Geschäftsprozessmanagement? Nicht nur neue Regeln, sondern auch neue Akteure: Das Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement (EK GPM) Die nächsten Umsetzungsschritte Ein (fiktives) Projektbeispiel in Zeiten von EGovG Bln und EK GPM Zeit für Fragen Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 2

3 Der optimierte und digitalisierte Berliner Bewohnerparkausweis ein Projekt vor dem Berliner E-Government-Gesetz Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 3

4 Wer oder was ist die Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement (Gst GPM) der Bezirke? Die Gst GPM wurde im Vorgriff auf das Berliner E-Government-Gesetz gegründet. Sie arbeitet im Auftrag des Landes Berlin und ist dem Rat der Bürgermeister direkt unterstellt. Sie ist zuständig für die Einführung sowie die Planung und Koordination des Betriebs eines bezirksübergreifenden Geschäftsprozessmanagements. Im Einzelfall übernimmt sie die Leitung für ein bezirksübergreifendes Geschäftsprozessoptimierungsprojekt: so das Pilot-Projekt Bewohnerparkausweis. Die Gst GPM besteht aus zwei MA mit wissenschaftlichem Hochschulabschluss und anteilig dem Leiter der Geschäftsstelle Produktkatalog. Hintergrund: Prozesse und Produkte sind zwei Steuerungsdimensionen für bezirkliche Verwaltungsvorgänge. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 4

5 I. Ausgangssituation -1/4 Der Berliner Bewohnerparkausweis ein Wachstumsmodell der Parkraumbewirtschaftung Nach Maßgabe der rechtlichen Möglichkeiten soll die Parkraumbewirtschaftung bis 2021 schrittweise innerhalb des S-Bahn-Rings flächendeckend ausgeweitet werden. (Die Richtlinien der Berliner Regierungspolitik siehe unter Umwelt, Verkehr, Klimaschutz ) Bewohner/innen erhalten auf Antrag (Gebühren: 20,30 ) einen Bewohnerparkausweis ( BeWoPa bzw. Anwohnervignette) für jeweils ein Kraftfahrzeug, welcher bis zu zwei Jahren zum kostenfreien Parken berechtigt. Sieben Bezirke stellen BeWoPa aus. Gesamtzahl der erteilten Vignetten 2016: ca. 90 Tsd. (Spannbreite: 37 Tsd./Pankow, 1650/Spandau). Die Bearbeitung findet in den Bürgerämtern statt; ein Bezirk führt diese in den Ordnungsämtern durch. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 5

6 I. Ausgangssituation -2/4 Ziele für das Projekt Onlinebürgerdienst Bewohnerparkausweis Minimum: Optimierung der Bearbeitung durch eine bezirksübergreifende Prozessanalyse und - optimierung. Bestimmung eines bezirksübergreifend einheitlichen Sollprozesses als Grundlage für ein bezirksübergreifendes, zeitgemäßes IT-Verfahren. Optimum: Ein IT-Verfahren mit der Online-Beantragung des Bewohnerparkausweis und dessen weitgehend medienbruchfreier Bearbeitung. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 6

7 I. Ausgangssituation -3/4 Klassische, weil problematische, Ausgangsbedingungen im Jahr 2015 Es fehlten die (Teil-)Projektleitungen für die Geschäftsprozessoptimierung und für die IT-Entwicklung. Offen: Die Finanzierung des IT-Verfahrensbetriebs (ca. 110 Tsd/Euro/Jahr). Das bislang genutzte, veraltete IT-Verfahren sollte 2016 auslaufen und wird jetzt noch bis Ende 2017 genutzt werden können. Die Beantragung verlief Berlin uneinheitlich, es gab bezirksindividuelle Beantragungsformulare die im Zuge des Projektes vereinheitlicht werden. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 7

8 I. Ausgangssituation -4/4 Startbedingungen für das Projekt Kick off im März 2015 Finanzierungszusage der sieben Bezirke für den IT-Verfahrensbetrieb mit der Option der Einbeziehung weiterer Bezirke. Übernahme der Teil-Projektleitung Geschäftsprozessoptimierung/Sollprozessentwicklung durch die Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke. Das Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten übernimmt die Projektleitung für die IT-Verfahrensentwicklung. Zur Finanzierung standen ca. 410 Tsd. Euro aus dem Modernisierungsprogramm ServiceStadt- Berlin zur Verfügung. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 8

9 II. Projektorganisation und -durchführung 1/3 Arbeitsteilung im Projekt Bewohnerparkausweis Projekt Sollprozess Bewohnerparkausweis Ltg: Gst GPM Projekt Online Bewohnerparkausweis Ltg: LABO Prozessanalyse- und Optimierung IT-Umsetzung / Digitalisierung Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 9

10 II. Projektorganisation und -durchführung -2/3 Projektorganisation Die Gst GPM stellte zur Unterstützung des Projektes einen Antrag im Rahmen des Twinning- Programms bei der VAK. Die kompetente Unterstützung durch die Beraterin Frau Kai Peters (Peters & Co.) trug maßgeblich zum Erfolg des Projektes bei. Die fachliche Prozessanalyse und Sollprozessbeschreibung erfolgt durch 5 Fachmitarbeiter/innen aus 4 Bezirken in der Prozessmentorengruppe (Projektgruppe) Eine Resonanzgruppe, potenziell aus den Amtsleitungen aller sieben Bezirke bestehend, sichert ca. quartalsbezogen das Leitungs-Feedback. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 10

11 II. Projektorganisation und -durchführung -3/3 Aufnahme und Analyse Ist-Prozesse Ist-Prozesse erheben, analysieren, Schwachstellen identifizieren grobe Kennzahlen erheben Soll-Prozesse / Konzept entwickeln einheitliches Antragsformular konzipieren, veröffentlichen rechtliche und organisatorische Themen / Regelungsbedarfe dokumentieren Soll-Prozesse entwickeln und modellieren (Zwischen-) Ergebnisse den Beteiligten vorstellen Projektleitung: Gst GPM Projektdurchführung: Gst GPM mit Geschäftsprozessmentorengruppe und Resonanzgruppe Beteiligte: sieben Bezirke SenInnSport LABO Verfahrenshersteller SenStadtUm mit VLB Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 11

12 III. Wesentliche Ergebnisse 1/3 Einheitliches Antragsformular Ein bezirksübergreifendes Antragsformular ist konzipiert und im Serviceportal abrufbar. Die Soll-Prozesse sind entwickelt und mit ADONIS abgebildet. Beispiel: Sollprozess Online-Beantragung Anforderungen und Neuregelungsbedarfe für die Beantragung (im Wesentlichen Online) und die Bearbeitung sind erkannt und dokumentiert. Die Ergebnisse sind in einem Abschlussbericht festgehalten, der auch dem LABO übergeben wurde und dort einen wichtigen Beitrag für die IT-Entwicklung und -Umsetzung darstellt. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 12

13 III. Wesentliche Ergebnisse 2/3 Sollprozessermittlung A n t r a g s t e l l u n g und Varianten des Sollprozesses neu / verlängern (ca. 80 %) A n t r a g s p r ü f u n g durch Sachbearbeiter/innen Gästevignette temporäre Nutzung Kfz Wohnortwechsel Kfz- bzw. Kennzeichenwechsel manuell automatisch IT- Fachverfahren mehrere bzw. Wechselkennzeichen Botschafter Verlust Parkraumüberwachung, durch das Ordnungsamt Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 13

14 III. Ergebnisse 3/3 IT-Verfahren, Sollprozess, Vignette Gegenwärtiger Ergebnisstand des GPO-Projektes Ein bezirksübergreifendes Antragsformular ist konzipiert und im Serviceportal abrufbar. Der Prozess Antragsbearbeitung Bewohnerparkausweis ist in optimierter Form mit seinen (sieben) Prozessvarianten im Programm ADONIS beschrieben. 2017/2018: Die Bereitstellung des neuen IT-Verfahren für die prozessoptimierte Bearbeitung des Bewohnerparkausweises - mit der Option zur (weitgehend) medienbruchfreien Online-Beantragung und - der Möglichkeit des Ausdrucks der Vignette durch die Antragstellenden. ist zu erwarten. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 14

15 IV. Ressourcenverbrauch Personaleinsatz des Landes Berlin nur für die Geschäftsprozessoptimierung des Bewohnerparkausweises 0,65 Stelle mit wissenschaftlichem Hochschulabschluss für die Projektleitung einschließlich aller Protokollaufgaben (1 Stelle entspricht ca Jahresstunden). 0,10 Stelle in Summe der Sitzungsbeteiligung Fachmitarbeiter der Bezirke. 0,10 Stelle Sitzungsbeteiligung der Senatsverwaltungen. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 15

16 V. Lessons Learned oder gewonnene Erkenntnisse -1/2 Personelle Anforderungen an die Umsetzung des Berliner EGoVG In den Bezirken verweist der Produktkatalog mit ca. 500 Produkten auf eine größere Anzahl von Prozessen. Davon erfüllt gegenwärtig nur ein kleiner Anteil die Anforderungen des E-GovG Bln. Erforderlich (nicht nur) für die Bezirke ist die Bereitstellung einer projektbezogenen personellen Grundausstattung. Eine Projektleitung mit wissenschaftlichem Hochschulabschluss kann nach Einschätzung der Gst GPM mit Unterstützung von drei Mitarbeiter/innen jährlich bis zu fünf GPO-Projekte leiten. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 16

17 V. Lessons Learned oder gewonnene Erkenntnisse -2/2 Organisatorische Anforderungen an die Umsetzung des EGovG Bln Der Modernisierung der Verwaltungsabläufe durch IT-Verfahren sollte in Projektform unter intensiver Beteiligung der Prozessbearbeiter/innen erfolgen. Die Projektverantwortung für das Teilprojekt Geschäftsprozessoptimierung sollte nahe bei den prozessbearbeitenden Stellen etabliert werden. Geschäftsprozessoptimierung und die Einführung moderner Informations- und Kommunikationstechnik (IKT) muss bezirksübergreifend und ggf. über Verwaltungsebenen hinweg erfolgen. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 17

18 Die neue (?) Welt des EGovG Bln: Was ändert sich beim Geschäftsprozessmanagement? Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 18

19 Das E-Government-Gesetz Berlin (EGovG Bln) am in Kraft getreten 4 Abs. 6: Elektronische Kommunikation (tritt am in Kraft): Verwaltungsverfahren müssen elektronisch abgewickelt werden 10 Abs. 1 und 2: Optimierung von Verwaltungsabläufen: Die internen Verwaltungsabläufe sind elektronisch abzuwickeln und entsprechend zu gestalten (tritt am in Kraft) Verwaltungsabläufe sollen vor Einführung der informationstechnischen Systeme unter Nutzung gängiger Methoden dokumentiert, analysiert und optimiert werden (seit in Kraft) Geschäftsprozessmanagement als ein Schwerpunkt des EGovG Bln Leitgedanke: Geschäftsprozessmanagement ist Grundlage für erfolgreiche Digitalisierung der Verwaltung Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 19

20 Richtlinien der Regierungspolitik : Leistungsfähige Verwaltung für eine funktionierende Stadt (S. 45 ff) Die Organisationsstruktur der Verwaltung soll auf allen Ebenen so geordnet werden, dass klare Verantwortlichkeiten entstehen. Die Ressourcen werden den Aufgaben folgen. Grundlage dafür ist eine verstärkte Prozessorientierung. Ein Schwerpunkt in dieser Wahlperiode ist daher die Analyse der Geschäftsprozesse aller Verwaltungen mit dem Ziel der Produktivitätssteigerung. Persönliche, telefonische, digitale und schriftliche Zugangswege zur Berliner Verwaltung werden effektiv organisiert. Das E-Government-Gesetz soll aber auf die Passfähigkeit der gesetzlichen Fristen die Digitalisierung der Verwaltungsverfahren sollte zeitgleich mit der Einführung der elektronischen Aktenführung bis zum erfolgen und daraufhin überprüft werden, ob es für die Wahrnehmung der gesamtstädtischen Steuerungsaufgabe durch den IKT-Staatssekretär ausreichende Instrumente bereithält. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 20

21 Nicht nur neue Regeln, sondern auch neue Akteure: Das Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement (EK GPM) Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 21

22 Das Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement (EK GPM) EGovG Bln: Festlegung rechtlicher Rahmenbedingungen und Schaffung neuer Strukturen in der landesweiten IKT-Steuerung (IKT-Staatssekretärin und IKT- Lenkungsrat) Landesweite Geschäftsprozessmanagement-Strukturen nach EGovG Bln offen Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement: Verständigung auf landesweit einheitliches Aufgaben- und Rollenmodell Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 22

23 Das Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement (EK GPM) landesweit einheitliches Aufgaben- und Rollenmodell als Rahmen: Verantwortung für Fachverfahren liegt bei Senatsverwaltungen Senatsverwaltungen sind für Digitalisierung der Prozesse in ihren Politikfeldern zuständig Einrichtung von Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement/Digitalisierung in den Bezirken Zuständigkeit der Organisationseinheiten für jeweils ein Themen-/Politikfeld: Arbeitsteilung! Enge Zusammenarbeit aller Akteure in Projektstruktur Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 23

24 Exemplarische Projektstruktur Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 24

25 Ressourcen aktueller Sachstand Vereinbarung einer Anschubfinanzierung zum Aufbau erster Arbeitsstrukturen: Hauptverwaltungsebene (mit nachgeordneten Behörden und Eigenbetrieben): je nach Größe des Ressorts 2 oder 3 VZÄ in Eingruppierung E 11 sowie zusätzliche Sachmittel Bezirksverwaltungsebene: AG Ressourcensteuerung: für alle Bezirke insgesamt 24 VZÄ auf der Basis des Personalkostendurchschnittssatzes von zzgl für personalbezogene Sachausgaben (Mieten, Arbeitsplatz etc.) Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 25

26 Die nächsten Umsetzungsschritte Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 26

27 Die nächsten Umsetzungsschritte Stellenbesetzungen und Aufbau der Arbeitsstrukturen Abstimmung und Planung in den einzelnen Politikfeldern (Zeit- und Maßnahmenpläne): Priorisierung der Optimierung und Digitalisierung der Prozesse später auch Grundlage für zukünftige Haushaltsverhandlungen In den Bezirken: Zuordnung der Themen-/Politikfelder Bei den Senatsverwaltungen: Zuordnung der Querschnittsprozesszuständigkeiten Initiierung erster Projektstrukturen Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 27

28 Umsetzung des Berliner E-Government-Gesetzes (EGovG Bln) in den Bezirken Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 28

29 1. E-GovG und Bezirke Bezirke und bezirksübergreifendes Geschäftsprozessmanagement (GPM) IKT-Lenkungsrat: Die zwölf Bezirke sind dort über Bezirksamtsmitglieder, vorwiegend Bezirksbürgermeisterinnen und Bezirksbürgermeister, vertreten und somit auch in die Beratung und die Entscheidungsfindung zum bezirksübergreifenden GPM eingebunden. Das Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement wurde von den Bezirken einstimmig mitgetragen. Laut Einführungskonzept tragen künftig die Senatsverwaltungen die Ergebnisverantwortung für die Digitalisierung aller Prozesse inklusive der GPO. Die Leitung des verpflichtenden GPO-Teilprojektes wird aber in den Bezirken liegen. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 29

30 2. EGoVG OE GPM Zweck und strukturelle Einbindung 1/2 Ein neuer Organisationstypus: zwölf Organisationseinheiten Geschäftsprozessmanagement/Digitalisierung (OE GPM) Neu: Die OE GPM sind für bezirks- und verwaltungsebenenübergreifende Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung einzurichten. Die OE GPM sollen für wenigstens zwölf Themen- bzw. Amtsbereiche der Bezirke tätig werden. Jede OE GPM fungiert quasi als eine Geschäftsstelle mit dem Betriebszweck Optimiere amts-themen-politikfeldbezogen für alle anderen Bezirke die Verwaltungsabläufe, sprich die Prozesse. Die Optimierung der Verwaltungsabläufe erfolgt in Projektform auf der Grundlage des Projektmanagementhandbuchs sowie des Leitfadens Geschäftsprozessoptimierung für die Berliner Verwaltung. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 30

31 2. EGoVG OE GPM Zweck und strukturelle Einbindung 2/3 Normative Verankerung des neuen Organisationstypus OE GPM An der der Verankerung der OE GPM im Bezirksverwaltungsgesetz wird seitens der SenInnDS gearbeitet. Vorstellung der Gst GPM: Die OE GPM sollte möglichst konkret normativ verankert werden: Der Zweck als zentrale, bezirksübergreifend arbeitende Organisationseinheit für die Geschäftsprozessoptimierung zur Umsetzung des E-GovG Bln, die Projektorientierung und die strukturelle Einbindung in der Bezirksverwaltungen sollten benannt werden. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 31

32 2. EGoVG OE GPM Zweck und strukturelle Einbindung 3/3 Zwei Versionen und ein Phasenmodell zur strukturellen Einbindung der zwölf OE GPM Die Funktionsbeschreibung sowie die Einbindung in die Aufbaustruktur der Bezirke soll Endes des Jahre 2018 abgeschlossen sein. Zwei Modelle für die strukturelle Einbindung sind im Gespräch: Eine Zuordnung zum Steuerungsdienst und damit zum Geschäftsbereich der Bezirksbürgermeister/innen oder eine Zuordnung zu der Abteilung (dem BA-Mitglied), deren Geschäftsbereich auch den Amtsbereich umfasst, dessen Prozesse durch die neue Organisationseinheit bezirksübergreifend untersucht, optimiert und digitalisiert werden soll. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 32

33 3. Implementation des bezirksübergreifenden GPM 1/4 IKT- Lenkungsrat: Arbeitsaufträge an die Gst GPM der Bezirke 1. Das vom IKT-Lenkungsrat beschlossene Einführungskonzept sieht vor, dass die Gst GPM einen Verfahrensvorschlag für die Aufgabenbereiche/Politikfelder der zwölf zukünftigen OE GPM für einen Zuordnungsbeschluss durch den RdB vorbereitet und koordiniert. 2. Der RdB hat die Gst GPM beauftragt, die von der SenInn im Jahr 2013 erstellte Liste der 100 (sog. Top 100 Katalog ) vordringlich zu optimierenden und digitalisierenden Produkte und Prozessvermutungen, zu aktualisieren. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 33

34 3. Implementation des bezirksübergreifenden GPM 2/4 Aufgaben der zwölf neuen OE GPM - Verfahrensvorschlag der Gst GPM - Die Zuständigkeit für die bezirksübergreifende Geschäftsprozessoptimierung erfolgt analog der Amtsbereiche der zehn Fachämter und drei Serviceeinheiten (SE) gemäß Anlage 1 zu 37 BezVG auf die OE GPM oder die Gst GPM. Die Zuordnung der Amtsbereiche zu den OE GPM oder zur Gst GPM sowie die bezirksspezifische Verantwortungsübernahme Bezirk erfolgt über einen RdB- Beschluss: Es entstehen zwölf OE GPM die bezirksübergreifend, beispielsweise für folgende Amtsbereiche zuständig sind: Amt für Bürgerdienste, Jugendamt, Amt für Soziales ( ) sowie Serviceeinheit Finanzen ( ). Die Zuständigkeit für die SE Finanzen und für die SE Personal wird zusammengelegt oder die Gst GPM übernimmt die Zuständigkeit für die SE Facility Management. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 34

35 3. Implementation des bezirksübergreifenden GPM 3/4 Aufgaben der Gst GPM Verfahrensvorschlag Die Gst GPM übernimmt die Zuständigkeit für die GPO für den 13. Amtsbereich ; aufgrund der aktuellen verwaltungspolitischen Brisanz wäre dass die SE Facility-Management. Die Zuständigkeit für die GPO der Sonstigen Organisationseinheiten nach BezVG wie z.b. die Sozialraumorientierte Planungskoordination, die Qualitätsentwicklung ( ) Koordination des öffentlichen Gesundheitsdienstes usw., wird der Gst GPM übertragen. Die Gst GPM erhält den Auftrag, potenziell mögliche Optimierungs- und Digitalisierungsaspekte im Bereich der Beauftragten, z.b. Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte, EU-Beauftragte usw., zu eruieren. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 35

36 3. Implementation des bezirksübergreifenden GPM 3/4 Ermittlung der vorrangig zu digitalisierenden Prozesse Die Gst GPM aktualisiert und priorisiert seit einigen Monaten zusammen mit Amtsleitungen/Fachvertretungen die erstmals im Jahr 2013 erstellte Liste ( Top 100- Katalog ) der vordringlich zu optimierenden und zu digitalisierenden Prozesse. Für die hier nach den Kriterien Häufigkeit und Ressourcenintensität der Verwaltungs-/Antragsverfahren erfassten Amtsbereiche wird ein Prozess- Startportfolio für die bald zuständigen OE GPM erstellt. Damit ist die erste Aufgabe der neuen OE GPM gesetzt; zusammen mit den jeweiligen Senatsverwaltungen sind die durch die Bezirke und die Gst GPM vorgenommene Priorisierung der Prozesse endabzustimmen ( GPO-Top-Liste Bezirke ). Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 36

37 3. Implementation des bezirksübergreifenden GPM 4/4 Ressourcenbedarf für die OE GPM und die Gst GPM Einschätzung der Gst GPM Die Anfangsausstattung von zwei Vollzeitäquivalenten pro Bezirk und zwei MA in der Gst GPM sollte bald überwunden werden. Um einen wahrnehmbaren Einstieg in die vom EGoVG vorgesehene Geschäftsprozessoptimierung und Digitalisierung der Bezirksaufgaben zu schaffen, ist eine deutlich höhere personelle Ausstattung in den Bezirken und in den jeweiligen Senatsverwaltungen notwendig. Schon jetzt ist anhand der GPO-Top-Liste Bezirke der zu optimierenden Prozesse absehbar, dass die OE GPM und die Gst GPM personell verstärkt werden müssen. Die Gst GPM geht davon aus, dass diese Sichtweise spätestens nach Vorlage konkreter GPO-Projektpläne vom Gesetzgeber auch geteilt wird. Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 37

38 Ein (fiktives) Projektbeispiel in Zeiten von EGovG Bln und EK GPM Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 38

39 Ein (fiktives) Projektbeispiel in Zeiten von EGovG Bln und EK GPM Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 39

40 Ein (fiktives) Projektbeispiel in Zeiten von EGovG Bln und EK GPM Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 40

41 Ein (fiktives) Projektbeispiel in Zeiten von EGovG Bln und EK GPM Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 41

42 Ein (fiktives) Projektbeispiel in Zeiten von EGovG Bln und EK GPM Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 42

43 und fast zum Schluss Zeit für noch offene Fragen fotomek/fotolia.com Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 43

44 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Birgit Stapf-Finé, Senatsverwaltung für Inneres und Sport Roland Thiel, Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke René Meier, Senatsverwaltung für Inneres und Sport Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin und Geschäftsstelle Geschäftsprozessmanagement der Bezirke Verwaltungskongress Seite 44