Release-Info. FILAKS.PLUS Release Kundendokument

Transkript

1 Release-Info Kundendokument

2 Sehr geehrte Anwenderin und Anwender, ab sofort ist das für Sie auf dem Softwarelogistikserver zum Download und zum Update in FILAKS.PLUS verfügbar. Mit dem Service Pack erhalten Sie neue Funktionen und Anpassungen in bestehenden Funktionen, die auf den nachfolgenden Seiten detailliert beschrieben sind. Bitte führen Sie sobald als möglich das Update wie gewohnt über den Softwarelogistikserver durch. Damit können Sie die Vorteile des Release nutzen. Informieren Sie auch Ihre Mitarbeiter und Kollegen über die neuen Möglichkeiten! Für den Einsatz einiger neuer Funktionen empfehlen wir Ihnen eine Überprüfung der jetzigen organisatorischen Betriebsabläufe. Dies wird Ihre Prozesseffizienz steigern. Wir unterstützen Sie dabei gerne mit Rat und Tat. Ihre Wege zum FILAKS.PLUS Helpdesk: CustomerSelfServicePortal (CSSP) Telefonische Auftragsannahme Ihren FILAKS.PLUS Außendienst erreichen Sie telefonisch Sprechen Sie uns bei Fragen an, wir freuen uns auf Sie. Release-Info 2018_0 Kunden (DE).docx/ DMS / Stand Seite 2 von 32

3 Inhaltsübersicht 1 Allgemein Versand Rechnung als Layout festlegen Versand mit zusätzlichem Anhang Versand Definition Versand (Rechnung) mit zusätzlichem Anhang je Auftragsart Optimierung Handling SKR51: Anzeige Hinweis (Hint) zu Kostenstelle 9 2 Kundendienst Vertragsarten und Fahrzeugverträge Vertragsartenpflege Fahrzeugverträge Kundenfahrzeuge, Register Verträge Anlage Fahrzeugvertrag Verhalten bei Übernahme in Auftrag Druck Getriebenummer auf Auftrag 21 3 Lagerwirtschaft Artikelpflege: Bestandsführung und Lagerbewegung Löschprogramm für Artikel-Historie Zugänge automatisch: Teilweiser Zugang (Gebucht) Lieferanten/Kreditoren: Kontenzuordnungskennzeichen Extrarabatt "Kontrolle Lagerzugang" wird zu "Rechnungskontrolle Lagerzugang" Rechnungskontrolle Lagerzugang: Berücksichtigung Extrarabatt Eingangsrechnung verbuchen LAG: Extrarabatt 28 4 Kasse Kasse-Barverkauf mit "Festpreis" Diverse Auftragspositionen Kassen Kassieren 30 Seite 3 von 32

4 5 Herstellerspezifika Fiat FCA / LOGMNTAB erweiterte Beschreibung für Ausstattungen IVECO /CNH IVECO Interface RTTRIMRC / Ersatzteilbestellung IVECO MP (Maintenance Plan) / Import aus XML-Datei Schnittstelle PSD Light V DAF Gutschriften Nachbelastungsteile KD, DAF PPFS nicht berücksichtigt 32 Seite 4 von 32

5 1 Allgemein 1.1 Versand Rechnung als Layout festlegen Wenn Sie heute mit vorgedruckten Papier-Rechnungsformularen arbeiten, wird bei der -Rechnung kein Firmenformular verwendet. Sie wird als Blanko-Formular an Ihren Kunden gesandt. Um die Rechnungsdaten mit einem eigenen Layout zu verbinden, können Sie nun für den Rechnungsversand per ein abweichendes Layout fest zuweisen. Die Zuordnung erfolgt in der Layoutverwaltung über den Button Layout- zuweisen. Die Zuordnung wird durch die blaue Unterlegung des gewählten Layouts kenntlich gemacht. Diese Erweiterung ist für die Rechnungen und Sammelrechnungen der Bereiche Kundendienst, ELZ sowie Neuund Gebrauchtwagen verfügbar und gilt ausschließlich für ReportBuilder-Layouts. Seite 5 von 32

6 1.2 Versand mit zusätzlichem Anhang Es ist speziell bei Rechnungen eventuell notwendig, dass neben der eigentlichen Rechnung noch zusätzlich ein oder mehrere andere Dokumente mitgesendet werden. Sie können nun weitere Anhänge für Ihre Rechnungen per hinterlegen. Ihnen stehen 2 Varianten zur Verfügung: Zum einem eine generelle Möglichkeit, mit der Sie Anhänge für jeden Versand definieren. Zum anderen ein Weg, der speziell für Rechnungen, abhängig von der Auftragsart Anhänge generiert Versand Definition Seite 6 von 32

7 In der -Versand Definition legen Sie über den Button Anhang die gewünschten Anhänge an, die zu jeder Rechnung versandt werden sollen. Sie können wählen, ob die jeweiligen Anhänge in der Datenbank gespeichert werden oder von einem Netzwerkpfad geladen werden sollen. Wenn Sie sich für den Netzwerkpfad entscheiden, stellen Sie bitte sicher, dass alle Anwendern, die Rechnungen erstellen, den Zugriff auf diesen erhalten! Sowie ein Anhang definiert wurde, erscheint die Beschriftung des Buttons Anhang in roter Schrift Versand (Rechnung) mit zusätzlichem Anhang je Auftragsart Wenn Sie zusätzlich zu dem generellen Anhang noch weitere Dokumente oder Bilder an Ihren Kunden schicken möchten, aber z.b. nur für Werkstattrechnungen, können Sie den gewünschten Auftragsarten im Pflegeprogramm Auftragsarten (Kundendienst) beliebige Anhänge hinzufügen. Für das ELZ fügen Sie die gewünschten Anhänge in den Auftragsarten (ELZ) hinzu. Die Funktion ist die gleiche wie unter beschrieben. Alle Anhänge, die hier definiert wurden, werden zusätzlich zu der Rechnung und den Anhängen aus der E- Mail-Versand Definition der an Ihren Kunden als Anhang hinzugefügt: Seite 7 von 32

8 In den Auftragsarten NW/GW haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, pro Auftragsart verschiedene Anhänge für Neuwagen und Gebrauchtwagen zu hinterlegen. Dafür stehen Ihnen hier 2 Buttons zur Verfügung: Seite 8 von 32

9 1.3 Optimierung Handling SKR51: Anzeige Hinweis (Hint) zu Kostenstelle FILAKS.PLUS vereinfacht die Suche bei nicht richtig aufgebauter Kostenstelle, wenn diese sich aus verschiedenen Komponenten zusammensetzt. Sie haben jetzt die Möglichkeit, sich diese anzeigen zu lassen, indem Sie mit dem Mauszeiger auf die gewünschte Kostenstelle klicken. In folgenden Programmen wird Ihnen dieser Hinweis (Hint) auf der Kostenstelle angezeigt: Buchungskorrektur (Kundendienst / NW/GW / ELZ /Kasse) Kasse (Einzahlung / Auszahlung Sachkonto) Seite 9 von 32

10 Pflege Interne Nummern Pflege Standardvorgänge Kasse Seite 10 von 32

11 2 Kundendienst 2.1 Vertragsarten und Fahrzeugverträge Vertragsartenpflege Die Vertragsartenpflege wurde neu strukturiert und die Bedienung optimiert. Der Ablauf und Einsatz der Verträge ist erhalten geblieben. So sind z.b Felder nur noch dann verfügbar, wenn sie im entsprechenden Vertragstyp auch Verwendung finden. Die Vertragstypen müssen über die Radiobuttons in Wartungsvertrag, Leasing/Finanzierung und BuyBack unterteilt werden. Die Felder im allgemeinen Bereich betreffen jeden Vertragstypen und sind immer verfügbar. Hier werden u.a. der Code für eine eindeutige Vertragsart, die Vertragsbezeichnung, Vertragspartner und Informationen zum Vertrag, als auch dessen allgemeine Laufzeit erfasst. Seite 11 von 32

12 Im speziellen Bereich finden sich die Daten, die speziell zum Vertragstyp definiert werden können. Der Wartungsvertrag (s.o.) beinhaltet z.b. Daten zur weiteren Bearbeitung mit einer speziellen Auftragsart, abweichender Kundengruppe zur Rabattierung oder Verbuchungskennzeichen, um auf andere Fibu-Konten buchen zu können. Während der Vertragstyp Leasing/Finanzierung keine weiteren speziellen Daten besitzt, lässt sich bei BuyBack leine Einstellung zur Garantieverlängerung vornehmen. Innerhalb des speziellen Bereichs des Vertragstyps Wartungsvertrag kann auch heute noch eine spezielle Abwicklung gewählt werden. In Abhängigkeit der getroffenen Auswahl werden weitere Felder zur Pflege oder im späteren Fahrzeugvertrag angeboten. Aktuell sind die speziellen Abwicklungen für IVECO Garantie WRV und die SEAT Mobilitätsgarantie realisiert. Zur Möglichkeit der individuellen Darstellung wird auf der Tabelle der Vertragsartenpflege über den Rechtsklick das GridTailoring zur Verfügung gestellt. Seite 12 von 32

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14 2.1.2 Fahrzeugverträge Die Maske der Fahrzeugverträge wurde angepasst und die Übersicht der zu verwendenden Felder und die Bedienung optimiert. Hierbei beinhaltet der allgemeine Bereich wiederum diejenigen Felder, die zur generellen Bestimmung eines Vertrages erforderlich sind, wie z.b. Vertragsart, Vertragsnummer und Beschreibung, der Vertragspartner und weitere Eckdaten zur Erfassung. Aufgrund des in der Vertragsart bestimmten Vertragstyps Wartungsvertrag, Leasing/Finanzierung und BuyBack wird im unteren Fensterbereich wieder der spezielle Bereich dargestellt. Für den Wartungsvertrag lassen sich also wieder die für die Berechnung erforderlichen Eckdaten, wie z.b. Kundengruppe und Verrechnungssatzgruppe vorbelegen. Seite 14 von 32

15 Bei Leasing/Finanzierung enthält der spezielle Bereich Informationsfelder zu Raten, Laufleistung und Restwert. Seite 15 von 32

16 BuyBack benötigt im speziellen Bereich Informationen zu den Rücknahme- und Rückstellungsbeträgen, sowie die vereinbarte Nutzung bei Rückgabe. Zusätzliche Felder im speziellen Bereich kommen nur beim Vertragstyp Wartungsvertrag vor und beziehen sich auf die folgenden speziellen Abwicklungen. Seite 16 von 32

17 Bei IVECO Garantie WRV werden die Felder Herkunft, Land und Händler für den Garantieantrag (Claim) verwendet und sollen hier vorbelegt werden. Seite 17 von 32

18 Bei der SEAT Mobilitätsgarantie wird über den angezeigten Button Anlage Mobilitätsgarantie eine Vertragsnummer per WebService im SEAT Portal angefragt und direkt im Fahrzeugvertrag eingetragen. Sobald eine Vertragsnummer eingetragen ist, kann über den gleichen Button ein WebService für Storno Mobilitätsgarantie angewählt werden. Eine manuelle Pflege der Vertragsnummer ist hierbei nicht zulässig. Seite 18 von 32

19 Zur Möglichkeit der individuellen Darstellung wird auch auf der Tabelle der Fahrzeugverträge über den Rechtsklick das GridTailoring zur Verfügung gestellt Kundenfahrzeuge, Register Verträge Im Kundenfahrzeugstamm kann im Register Verträge die Darstellung der Tabelle ebenfalls mit Rechtsklick durch das GridTailoring individualisiert werden. Seite 19 von 32

20 2.1.4 Anlage Fahrzeugvertrag Wird ein Fahrzeugvertrag angelegt, werden die voreingestellten Werte der verwendeten Vertragsart vorgeblendet, weitere Werte können ergänzt werden. Vertragsbeginn und Vertragsende haben hierbei eine automatische Datumsermittlung, die vorgeschlagenen Werte können direkt verwendet oder selbstverständlich auch wieder überschrieben werden. Vertragsbeginn: Addiert man die Laufzeit Monate zum Erstzulassungsdatum des Fahrzeugs, wird geprüft: Datum liegt nach dem heutigen Tagesdatum? => Laufzeit noch nicht überschritten und der Monatserste wird vorgeschlagen. Datum liegt vor dem heutigen Tagesdatum? => Laufzeit ist überschritten und das Erstzulassungsdatum wird vorgeschlagen. War das Erstzulassungsdatum überhaupt nicht gefüllt, wird ebenfalls der Monatserste vorgeschlagen. Vertragsende: Hier wird Vertragsbeginn plus Laufzeit Monate vorgeschlagen Verhalten bei Übernahme in Auftrag Wird ein Wartungsvertrag (Vertragstyp = 1) bei der Anlage eines Auftrages im Kundendienstbereich ausgewählt und übernommen, so werden unter bestimmten Voraussetzungen die üblichen Werte im Auftrag durch Werte aus dem Wartungsvertrag überschrieben und zur weiteren Auftragsabwicklung verwendet. Hierbei kommt es auf die in der Vertragsart verwendete Auftragsart an und ebenso, wie diese eingestellt ist. Unsere Hotline hilft Ihnen dabei gerne weiter. Seite 20 von 32

21 Als grobe Richtlinie gilt, folgende Werte werden überschrieben, falls gefüllt: Bei WRV Kundennummer Kundengruppe Verrechnungssatzgruppe (wenn nicht 0) Verbuchungskennzeichen Bei Werkstatt(auftrag) Kundengruppe Verrechnungssatzgruppe (wenn nicht 0) Verbuchungskennzeichen Bei Garantie Kundennummer (falls WRV-Merker gesetzt) Kundengruppe Verrechnungssatzgruppe (wenn nicht 0) Garantiepartner Verbuchungskennzeichen Bei Rep- und Wartungsvertrag (hauseigene Verträge) Kundennummer Kundengruppe Verrechnungssatzgruppe (wenn nicht 0) Garantiepartner Verbuchungskennzeichen 2.2 Druck Getriebenummer auf Auftrag In Auftragslayout (Layouttyp: AUF) und Zusatzausdruck Auftrag (AUFZUS) ist unter Formulardaten für ReportBuilder Formulare jetzt auch die Getriebenummer verfügbar. Seite 21 von 32

22 3 Lagerwirtschaft 3.1 Artikelpflege: Bestandsführung und Lagerbewegung In der Artikelpflege war bislang das Ändern der Einstellungen für Bestandsführung und Lagerbewegung mit der entsprechenden Berechtigung zu jedem Zeitpunkt möglich. Um die durchgängige Nachvollziehbarkeit von Beständen und Lagerbewegungen zu verbessern, wurde das Ändern dieser beiden Werte angepasst. Zukünftig ist das Ändern nur noch erlaubt, wenn zusätzlich zur Berechtigung auch die Kontrolle im System es zulässt. Als wichtigstes Argument gilt, dass der Bestand = 0 sein muss. Zudem werden weitere logische Kriterien ähnlich wie beim Jahresabschluss kontrolliert, dies natürlich auch in allen angeschlossenen Lagern. Wird in der Artikelpflege eine Änderung/Korrektur gewählt, kann der neue Button ändern geklickt werden. Es wird nun eine interne Kontrolle durchgeführt, dabei werden u.a. folgende Zustände geprüft und in rot dargestellt, falls diese eine Änderung der beiden Felder verhindern. Seite 22 von 32

23 Bei mehreren Lagern werden die entsprechenden Zeilen wiederholt. Zeigt die Kontrolle jedoch keinen Grund auf, diese Daten nicht zu ändern, lässt sich nach dem Klick auf den Button ändern sofort der Wert anpassen und speichern. Seite 23 von 32

24 3.2 Löschprogramm für Artikel-Historie In den Historietabellen werden alle gelöschten Artikel gespeichert. Diese Tabellen können Sie bisher nicht bereinigen. So sind auch die Ersetzungen und sehr alte Artikelnummern mit Informationen, die nicht mehr aktuell sind, gespeichert. Solche Artikel werden, wenn eine Artikelnummer im Auftrag angelegt wird, die in den Historietabellen Artikelstamm angelegt. Diese Daten sind, wenn der Artikel schon längere Zeit gelöscht ist, oft nicht mehr aktuell. Viele dieser Artikel könnten aus der Historie gelöscht werden, da sie bereits an den Lieferanten gemeldet wurden (z.b. PRIM bei Lieferant FI) oder gar nicht gemeldet werden müssen. Mit FILAKS.PLUS stellen wir Ihnen ein Löschprogramm zur Verfügung, mit dem Sie die Historie bereinigen können. Unter Firmenstamm - Spez. Stammdaten - Lager finden Sie das Programm Artikelhistorie löschen. Auswahl aus vorhandenen Lieferanten: Auswahl "von Artikelnummer", Auswahl "bis Artikelnummer", Datumsselektion "Datum bis:", - Auswahl auch über Kalender - Vorgabe, wenn Lieferant = FI: Tagesdatum - 3 Jahre, nicht änderbar. Wenn Lieferant = FI: NUR Artikel, die an PRIM gemeldet wurden, dürfen gelöscht werden. Seite 24 von 32

25 - für alle anderen Lieferanten: Datum bis: frei wählbar, Vorgabe: "Tagesdatum - 6 Monate" Die selektierten Artikel können alle auf einmal markiert und gelöscht werden, es können aber auch nur einzelne Artikel ausgewählt werden. Das Programm besitzt eine eigene Berechtigung: Diese ist defaultmäßig auf die Rolle Kundenadministrator beschränkt. 3.3 Zugänge automatisch: Teilweiser Zugang (Gebucht) Bisher wurde die Lieferscheinposition durch den Buchungsvorgang immer automatisch gelöscht, unabhängig davon, ob die Gesamtliefermenge auch tatsächlich gebucht wurde. Nun kann parametergesteuert (ETZUGANGTEILBUCH=1) festgelegt werden, dass Teilbuchungen möglich sind, die Zugangsbuchung einer einzelnen Lieferscheinposition kann also in mehreren Schritten erfolgen. In LiefMenge steht wie bisher die buchbare bzw. eingetragene (Rest-)Liefermenge und kann jederzeit korrigiert werden, bei Überschreiten der Lieferscheinmenge wird jedoch automatisch auf die max. Restmenge gekürzt. In Gebucht wird die Menge aus den vorhergehenden Buchungsvorgängen angezeigt. Sollen Lieferscheinpositionen trotz vorhandener Restmenge mit der nächsten Buchung automatisch gelöscht werden, muss Ausbuchen angehakt sein. Seite 25 von 32

26 3.4 Lieferanten/Kreditoren: Kontenzuordnungskennzeichen Extrarabatt Eingangsrechnungen, (z.b. von IVECO) können neben der Fracht noch einen Extrarabatt enthalten, der bisher nicht verbucht werden, da das entsprechende Kontenzuordnungs Kz Extrarabatt gefehlt hat. 3.5 "Kontrolle Lagerzugang" wird zu "Rechnungskontrolle Lagerzugang" Der bisherige Menüeintrag Kontrolle Lagerzugang wurde umbenannt, da die Kontrolle der Eingangsrechnungen Lager im Fokus steht. Die Eingangsrechnungen können (teilweise eingeschränkt) bearbeitet werden, während die Lieferscheine den Rechnungen lediglich zugeordnet werden können. Seite 26 von 32

27 3.6 Rechnungskontrolle Lagerzugang: Berücksichtigung Extrarabatt Die importierten Eingangsrechnungen (z.b. von IVECO) können positionsunabhängigen Nachlass enthalten, der dann in Extrarabatt angezeigt wird. Die Summe aller Teile (Betrag (Re - Teile)) reduziert um diesen Nachlass (Extrarabatt) plus evtl. Fracht (Sonstiger Betrag) ergibt den Rechnungsbetrag Netto (Betrag (Netto)). Seite 27 von 32

28 3.7 Eingangsrechnung verbuchen LAG: Extrarabatt Wurde über die importierte Eingangsrechnung (z.b. von IVECO) positionsunabhängiger Nachlass (Extrarabatt) geliefert, wird dieser mit Hilfe des beim Lieferanten bzw. Kreditor hinterlegten Kontenzuordnungs Kz Extrarabatt gebucht. Seite 28 von 32

29 4 Kasse 4.1 Kasse-Barverkauf mit "Festpreis" Aus dem Kundendienst kennen Sie bereits die Möglichkeit, den errechneten Rechnungsendbetrag bei bestehender Berechtigung mit einem Festbetrag zu übersteuern. Diese Funktion haben Sie jetzt auch in der Kasse für den Barverkauf. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, außerhalb der Standard-Rabattierung einen Festbetrag zu vergeben. Sie können aber auch rabattierte Endbeträge, die durch Rundungsdifferenzen zu einem unerwünschten Ergebnis führten, direkt übersteuern. Der Festbetrag wird folgendermaßen aktiviert: Diverse Auftragspositionen Zunächst definieren Sie für die Differenzen aus Festpreispositionen eine Diverse Auftragsposition. Seite 29 von 32

30 4.1.2 Kassen Die Diverse Auftragsposition hinterlegen Sie nun im Programm Kassen auf dem Register Barverkauf in dem dafür vorgesehenen Feld: Kassieren Wird nun ein Barverkauf mit dem Klick auf Fertig abgeschlossen, bietet sich Ihnen die Möglichkeit, sofern Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen, über den Button Festpreis den errechneten Endbetrag zu übersteuern: Seite 30 von 32

31 Die Berechtigung wurde standardmäßig der Rolle Kundenadministrator erteilt. Es wird eine DIV-Position angelegt, die auch auf dem Bon gedruckt wird: Bitte überprüfen Sie Ihre Bon-Layouts bevor Sie den Festpreis einsetzen und ergänzen ggf. die Komponente Festpreis! Die Verbuchung erfolgt wie die Teilepositionen über den Kontierungsparameter im Kundendienst. Seite 31 von 32

32 5 Herstellerspezifika 5.1 Fiat FCA / LOGMNTAB erweiterte Beschreibung für Ausstattungen Die FCA liefert eine Datei LOGMNTAB, welche u.a. Daten für Fahrzeugausstattung, Farben und Polster beinhaltet. FCA hat die Länge verschiedener Felder erhöht, sodass Ihnen nun längere Beschreibungen für Ausstattung, Farben und Polster zur Verfügung stehen 5.2 IVECO /CNH IVECO Interface RTTRIMRC / Ersatzteilbestellung Das neue Interface RTTRIMRC bietet die Möglichkeit, Ersatzteilbestellungen aus CSPS in FILAKS.PLUS zu importieren. Detaillierte Informationen entnehmen Sie dem Dokument Release 2018_0-Anhang IVECO Interface RTTRIMRC neu IVECO MP (Maintenance Plan) / Import aus XML-Datei Maintenance Plan bietet die Funktionalität IVECO Wartungsplandaten (Reparaturumfänge) über die Auftragsbearbeitung (Kundendienst) ins Extern-Register zu importieren. Detaillierte Informationen entnehmen Sie dem Dokument Release 2018_0-Anhang IVECO Maintenance Plan neu Schnittstelle PSD Light V.4.0 Die Schnittstellte PSD Light V.4.0 der CNH Industrial bietet den Händlern die Möglichkeit, von CNH Industrial angeforderte Informationen bezüglich Kunden und deren Fahrzeugpark, sowie des Umsatzes aus Kundendienst und Teilverkauf zu liefern. Detaillierte Informationen entnehmen Sie dem Dokument Release 2018_0-Anhang IVECO PSDv4 neu 5.3 DAF Gutschriften Nachbelastungsteile KD, DAF PPFS nicht berücksichtigt Bisher ist die automatische Gutschriftanlage ohne Berücksichtigung evtl. PPFS Daten erfolgt und es gab auch keine Möglichkeit, die PPFS Funktionalität nachträglich zu aktivieren. Falls zum Kunden PPFS-Daten vorhanden sind, erhält der Anwender nun während des Anlegevorgangs die Möglichkeit zur Aktivierung der PPFS-Funktion. Tut er das nicht, wird der Auftrag wie bisher freigegeben und die nachträgliche Aktivierung ist ausgeschlossen. Wird die PPFS-Funktion aktiviert, bleibt der Auftrag offen und könnte bearbeitet werden. Seite 32 von 32