Sicher umstellen mit Deutschlands erfahrenstem Partner. MACH E-RECHNUNG

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1 Sicher umstellen mit Deutschlands erfahrenstem Partner. MACH E-RECHNUNG

2 60 % 80 % Einsparmöglichkeit beim elektronischen Rechnungsworkflow gegenüber Papierrechnungen Doppelt gut für Ihre Verwaltung: Die Kosten amortisieren sich in der Regel innerhalb von Jahren. GUTE GRÜNDE FÜR DIE E-RECHNUNG Das Rechnungsaufkommen im öffentlichen Sektor ist immens. Laut EU-Richtlinie 01/55/EU müssen daher alle zentralen öffentlichen Auftraggeber und Vergabestellen in Europa bis spätestens April 00 elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten empfangen und verarbeiten können. Die E-Rechnungsverordnung verpflichtet deutsche Verwaltungen zur Umstellung auf elektronische Rechnungen bereits bis Ende 019. Der einfache Grund: Die digitale Bearbeitung reduziert nachweislich Zeit und Kosten und erhöht die Prozessqualität. Kosteneinsparungen können u. a. beim Bearbeitungsaufwand, bei Papier, Porto und Archiv erzielt werden. Alles gute Gründe, um die E-Rechnung zur vorherrschenden Methode in der öffentlichen Verwaltung zu machen. GUTE ARGUMENTE FÜR DIE MACH E-RECHNUNG Höhere Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und Bürokratieabbau Im Vergleich zur papierbasierten Arbeit macht die elektronische Rechnungsverarbeitung eine Zeitersparnis von bis zu 80 % möglich. Das bedeutet schnellere Bearbeitung und verbesserte Liquidität auf beiden Seiten (Skonto/Zahlungseingang). Die E-Rechnung spart zudem Archiv-, Druck- und Portokosten bei weniger Papiereinsatz. Mehr Transparenz und Qualität Schlanke, durchgängige und vordefinierte Laufwege sorgen für sichere und transparente Prozesse. Weitgehend automatisierte Datenübernahmen und Prüfungen sowie die automatische Einhaltung von Geschäftsregeln verringern redundante Eingaben. Ganzheitlicher Ansatz Die integrierte Datenhaltung im ERP-System bietet Finanzplanungssicherheit und Aktualität. Zudem wird die Bearbeitung von Daten und Rechnungen vereinfacht und beschleunigt, dank der bedarfsgerechten Nutzungen von Grunddaten (wie z. B. Lieferanten oder Konten) und Informationen aus einem vorgelagerten Beschaffungsworkflow. Vorgelagerte Beschaffungen können gegen die eingehende Rechnung abgeglichen werden und somit den Rechnungsprozess verschlanken. Ein weiteres Plus: Die Daten werden online in Haupt- und Nebenbüchern fortgeschrieben und stehen in allen notwendigen Auswertungen zur Verfügung. Große Nutzerakzeptanz Die Rechnungsbelege können sukzessive vervollständigt, Eingabeformulare und Prozessdefinitionen bedarfsgerecht angepasst werden das verschafft hohe Flexibilität und Individualität. Aufgrund der schnelleren Bearbeitung lassen sich entweder mehr Rechnungen bearbeiten oder es entsteht Freiraum für andere Aufgaben das steigert die Nutzerakzeptanz. DIGITAL DENKEN, menschlich handeln Die E-Rechnungs-Chronik: Meilensteine und Fristen EU-Richtlinie 01/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern E-Rechnungsgesetz Bund wird verabschiedet (Umsetzung der Richtlinie in Deutschland) E-Rechnungsverordnung Bund Verpflichtung oberster Bundesbehörden zum Empfang und zur Verarbeitung der E-Rechnung Verpflichtung subzentraler öffentlicher Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung der E-Rechnung Spätester Umsetzungszeitpunkt für Länder und Kommunen (laut EU-Richtlinie) Rechnungssteller müssen Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und übermitteln

3 EFFEKTIV VORGEHEN: DIE E-RECHNUNG IM ERP-SYSTEM ABBILDEN Die größten Ersparnisse und Qualitätsverbesserungen erreichen Sie mit der Abbildung der E-Rechnung im ERP-System: Nur so lässt sich eine durchgängige und medienbruchfreie Umsetzung des Prozesses vom Einkauf bis zur Zahlung realisie ren. Die E-Rechnung als Finanzprozess / Rechnungsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung 1 WARENLIEFERUNG & RECHNUNGSEINGANG VORPRÜFUNG DER RECHNUNG ZUORDNUNG DER BESTELLUNG ERGÄNZUNG UM KONTIERUNGS- INFORMATIONEN 5 SACHLICHE & RECHNERISCHE PRÜFUNG 6 ANORDNUNG DURCH- FÜHREN & ZAHLEN NOTWENDIGE AKTIVITÄTEN: Wareneingang wird im ERP-System/Finanzverfahren erfasst Rechnung geht ein und wird an Datenbank übermittelt Auslesen der strukturierten Daten Abgleich mit Stammdaten in der Datenbank NOTWENDIGE AKTIVITÄTEN: Zuordnung der Bestellung(en) inklusive folgender Prüfungen: Richtigkeit der Rechnungspositionen? Wareneingang notwendig bzw. erfasst? Rechnung ggf. bereits eingegangen? U.v.m. Ggf. Ergänzung fehlender Kontierungsdaten Parallele Buchung von Haupt- und Nebenbüchern NOTWENDIGE AKTIVITÄTEN: Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit: Wurde der Artikel bestellt? Korrekte Beträge in Rechnung gestellt? Berechnete Ware = Gelieferte Ware? Stimmen die vereinbarten Preise? Buchung und Zahlung des Belegs Anpassung des Belegstatus Automatische Auflösung bzw. Umwandlung der Mittelbindung 5

4 TRANSPARENTE PROZESSE MIT DER E-RECHNUNG Die MACH E-Rechnung in der öffentlichen Verwaltung: Jeder Prozessschritt ist digital abgebildet, transparent und nachvollziehbar. Die E-Rechnung findet Anwendung in zwei Prozessen: im Prozess rund um die Eingangsrechnung und im Prozess rund um die Ausgangsrechnung. E-Ausgangsrechnung im ERP-System/Finanzverfahren Die untenstehende Grafik zeigt den Prozess Von der Anfrage bis zum Zahlungseingang. Angebots- und Auftragsbearbeitung E-Eingangsrechnung im ERP-System/Finanzverfahren Die untenstehende Grafik illustriert den Prozess Vom Einkauf bis zur Zahlung gegliedert in die jeweiligen digitalen Prozessschritte. Beide Workflows der E-Beschaffung und der E-Rech nung laufen im ERP-System/ Finanzverfahren zusammen. Das bietet viele Vorteile: Grund- und Beschaffungs daten sind von Anfang an und in Echtzeit verfügbar. Mittelbewirtschaftung und Anlagenbuchhaltung können gleich mit bedient werden. ANFRAGE ANGEBOT AUFTRAGSEINGANG LIEFERUNG / LEISTUNG BEDARF E-Beschaffung PRÜFUNG & FREIGABE Vergabeverfahren AUSWAHL & BESTELLUNG LIEFERUNG / LEISTUNG VERSAND/AUSGANG E-RECHNUNG E-Ausgangsrechnung FORDERUNGSMANAGEMENT GGF. MAHNUNG EINGANG ZAHLUNG E-Payment EMPFANG E-RECHNUNG E-Rechnung PRÜFUNG & MITZEICHNUNG BUCHUNG ZAHLUNG EIN ENGER VERBÜNDETER: DIE MACH E-AKTE Mit dem Einsatz der MACH E-Rechnung nutzen Sie das Dokumentenarchiv der MACH ERP-Lösung. Damit können Sie Dokumente im Prozess mitführen und revisionssicher ablegen. Im Zuge der Digitalisierung und der steigenden gesetzlichen Anforderungen wird jedoch für alle Verwaltungen eine bereichsund prozessübergreifende Lösung notwendig. Sie dient als Basis, um komfortabel und behördenweit alle Anforderungen an die elektronische Schriftgutverwaltung erfüllen zu können, z. B. eine einheitliche Ablage nach Aktenplan. Dies bietet die MACH E-Akte. Sie ist speziell für die öffentliche Verwaltung konzipiert und entspricht den Anforderungen im Organisationskonzept E-Verwaltung. 6 7

5 GUTE ERGEBNISSE MIT MACH Ganzheitliche Public Sector Lösung für digitale Prozesse MACH ist seit über 0 Jahren erfahrener Partner für die öffentliche Verwaltung und öffentlich geförderte Einrichtungen. Wir beziehen unsere Anwender in die Weiterentwicklung unserer Lösungen ein. Das gilt auch für den integrierten Beschaffungs- und Rechnungsworkflow. Einrichtungen können ihre Prozesse standardisieren, digitalisieren und in Teilen sogar automatisieren. Hohe Zukunftssicherheit Dank großer Innovationskraft und der frühzeitigen Umsetzung von Standards überzeugt die MACH E-Rechnung durch eine hohe Investitionssicherheit. Aktuell wird das neue Format XRechnung für Deutschland realisiert. Auch in der Prozessunterstützung setzt MACH immer mehr auf Standardprozesse. Diese werden mit dem internationalen OMG-Standard BPMN.0 modelliert und durch eine innovative Workflowsteuerung in der Software ausgeführt. Als Teilstück zwischen Beschaffungs- und Rechnungsworkflow gliedert sich auch die E-Rechnung nahtlos in das ergonomische MACH ERP-System ein. Leistungsfähigkeit erprobt in der Praxis Die MACH E-Rechnung gehört zu den am meisten erprobten E-Rechnungslösungen für die öffentliche Verwaltung. Über durchgeführte Finanzprojekte, mehr als 60 laufende E-Rechnungsprojekte und -vorhaben verdeutlichen die hohe Expertise, die MACH mitbringt. Das Bundesverwaltungsamt, das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe sowie der Kreis Herzogtum Lauenburg gehören zum wachsenden Kundenkreis, der sich mit der digitalen Rechnungsbearbeitung bereits im Echtbetrieb befindet. Die wichtigsten Stationen auf dem Weg zum verbesserten digitalen, teilautomatisierten Verwaltungsprozess 1 aufnehmen Modernisierungsziele definieren Prozesse identifizieren Ist-Prozesse dokumentieren optimieren MEHR ALS NUR SOFTWARE: PROZESSE IN ETAPPEN OPTIMIEREN Gerade im Zuge der Digitalisierung gilt es, die Ist-Prozesse genau zu beleuchten und gewohnte Abläufe zu hinterfragen, um am Ende den idealen Soll-Prozess zu digitalisieren statt einfach analoge Vorgehensweisen zu übertragen. Ist-Prozesse analysieren Effiziente Soll-Prozesse konzipieren Optimierungspotenziale umsetzen automatisieren digitalisieren Aufgaben (teil)automatisieren Entlastung von manuellen Routinen vorantreiben Von höchstmöglicher Effizienzsteigerung profitieren IT-gestützte Lösungen schaffen und implementieren Prozesse vollständig digital leben Lösungen in die vorhandene IT-Landschaft integrieren FIT FÜR DIE EINFÜHRUNG: MIT DEM STARTERPAKET E-RECHNUNG Bei der Rechnungsbearbeitung gelten individuelle Rahmenbedingungen. Jede Einrichtung steht vor eigenen Herausforderungen und verfolgt unterschiedliche Ziele. Die zentrale Frage lautet daher: Was soll mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung erreicht werden? Zeit- und Kostenersparnis? Prozesssicherheit und -qualität? Oder nur die reine Gesetzeskonformität? Um die Rahmenbedingungen für Ihre E-Rechnungseinführung abzustecken, Ihre Ziele zu definieren und Ihren Prozess zu prüfen, bietet MACH einen eigenen Workshop zur E-Rechnung an. Die Vorgehensweise hat sich bewährt: Alle Prozessbeteiligten werden frühzeitig involviert, so dass für die Umsetzung klarer Ziele eine breite Unterstützung etabliert ist. Unser Tipp: Nutzen Sie die Erfahrungen des Branchenspezialisten, und panen Sie ausreichend Vorlauf für Ihr Organisationsprojekt ein. Unsere Vorgehensweise Besprechung der Rahmenbedingungen 1 Einführung in das Thema (Definition der des Kunden E-Rechnung und rechtliche Grundlagen) Darstellung des MACH Standardprozesses Handlungsempfehlung und Ausblick auf das Standardprojektvorgehen 8 9

6 EIN BLICK IN DIE PRAXIS Roll-out im Geschäftsbereich des Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat Im Bund stehen alle Zeichen auf E-Rechnung: Im Dezember 017 wurden die erforderlichen Verträge zur Einführung der E-Rechnung im Ressort des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI) unterzeichnet und damit der Weg für Standardisierung und Automatisierung bereitet. Aktuell findet die Umsetzung der unterschiedlichen Projektphasen und der Roll-out in den Bundesbehörden des BMI statt. Vorreiter im Bundesbereich: BDBOS Sichere Beschaffungs- und Rechnungsprozesse sind hier längst etabliert: Die Bundesanstalt für den Digitalfunk der Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BDBOS) setzt schon seit vielen Jahren auf elektronische Prozesse und einen elektronischen Rechnungsworkflow. Seit 017 ist ein durchgängiger Beschaffungs- und Rechnungsworkflow mit automatischer Verarbeitung der E-Rechnung produktiv. MACH E-RECHNUNG Ressourceneinsparung im Bundesverwaltungsamt 0 % Zeiteinsparung pro Beleg 1,5 Minuten pro Beleg 160 Tage im Jahr bei einem Belegvolumen von Leuchtturm für Kommunen: Kreis Herzogtum Lauenburg Der Kreis hat in der Kernverwaltung seit 017 flächendeckend den elektronischen Rechnungsworkflow im Einsatz und kann E-Rechnungen verarbeiten. Drei Jahre vor der EU-Umsetzungsfrist gehört der Kreis damit zu den digitalen Leuchttürmen in Deutschland und wurde als solcher auch im März 018 von MACH ausgezeichnet. In guter Partnerschaft entwickelt: MACH E-Rechnung wurde 01 in einer Entwicklungspartnerschaft mit dem Bundesverwaltungsamt (BVA) als Lösung für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Seit Juli 015 läuft die Anwendung dort im Echtbetrieb und verschafft der Behörde wertvollen Zeitgewinn

7 MACH E-Rechnung: IHRE VORTEILE IN SÄTZEN MACH E-Rechnung unterstützt Sie dabei, nationale Anforderungen und die Richtlinie 01/55/EU fristgerecht umzusetzen. Ihre Rechnungsprozesse werden digital, transparent und weitestgehend automatisiert abgebildet. Mit MACH E-Rechnung arbeiten Sie schneller, besser und sparsamer MACH AG Wielandstraße Lübeck Ihr Ansprechpartner für die E-Rechnung Jonas Edler Experte E-Rechnung jonas.edler@mach.de Telefon 051 / Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen! Sprechen Sie mit uns über Ihre Themen! mailbox@mach.de Tel. 051 / Folgen Sie uns auf XING, YouTube, Twitter oder per Newsfeed.