Fallstudie I NTE R NATIONALE R. Xallax Workshops im Rahmen der Restrukturierung des Human Resources Bereichs M A K I N G S T R A T E G Y H A P P E N

Transkript

1 I NTE R NATIONALE R FI NAN Z D I E N STLE I STE R Xallax Workshops im Rahmen der Restrukturierung des Human Resources Bereichs M A K I N G S T R A T E G Y H A P P E N

2 AUSGANG SS ITUATION, Z I E LS ETZ U NG U N D AN FOR D E R U NG E N Ein international tätiger Finanzdienstleister entschied sich als Teil ihrer Management Agenda, den Human Resources (HR) Bereich umzustrukturieren und ein neues Organisationsmodell einzuführen. Im Kern der Veränderung stand die Bildung eines globalen HR Funktionsbereichs, der nicht mehr als Generalist separat in den jeweiligen Geschäftsbereichen fungiert, sondern als One HR mit klaren Spezialisierungen der Mitarbeiter auf bestimmte Funktionen und Produkte. Der Changeprozess umfasste gleichzeitig strukturelle, prozessbezogene, kostenbezogene und unternehmenskulturelle Veränderungen und stellte somit höchste Anforderungen an die emotionale und kognitive Einbindung der Mitarbeiter. Zur Unterstützung des Changeprozesses im Rahmen der Implementierung sollte im ersten Schritt bei allen der rund HR-Mitarbeiter weltweit das Wissen über das neue Modell sowie das Commitment und das Engagement der HR-Mitarbeiter für das neue Organisationsmodell wie auch die Phase der Implementierung gesteigert werden. Hiermit sollte die gleichsam emotionale und kognitive Grundlage geschaffen werden, um im zweiten Schritt operative Individualtrainings zu z.b. den neuen Prozessen, Arbeitsweisen und Schnittstellen anschließen zu können. Das Changetool bzw. das dahinter liegende Konzept sollte innovativ und interaktiv sein, den Mitarbeitern ihre persönliche Rolle und Einflussmöglichkeit im Rahmen des neuen Modells und im Rahmen der Implementierungsphase deutlich machen und darüber hinaus die Möglichkeit bieten, sich aktiv am Changeprozess zu beteiligen. Haupteigenschaften des neuen Modells p sich als ein HR-Bereich zu verstehen nicht als in sich getrennte Einheiten - und ein damit verbundenes größeres Zusammengehörigkeitsgefühl zu erzeugen, p Rollen- und hierarchieübergreifende Kommunikation, p offene, konstruktive und lösungsorientierte Auseinandersetzung im Team sowie p Wichtigkeit des Beitrags jedes Einzelnen sollten darüber hinaus nicht nur inhaltlich vermittelt, sondern durch das Tool an sich und durch die Art der Erarbeitung gleichsam für die Mitarbeiter erlebbar werden. Die Lösung sollte p schnell umsetzbar sein, d. h. innerhalb kürzester Zeit weltweit alle ca Mitarbeiter des HR-Bereichs einbeziehen, p Nachhaltigkeit sicherstellen, d. h. die erzielten Erkenntnisse sollten nachhaltig Bestand haben und einen langfristigen Einfluss auf das Mitarbeitercommitment und auf die Umsetzung der neuen Strukturen nehmen, p die relevanten Informationen möglichst einfach und nachvollziehbar erlebbar machen, p effizient und effektiv sein, indem sie durch einen integrierten Ansatz aus Strategie, Change Management, Lernen und Training sowie interne Kommunikation konsistente Kernbotschaften vermittelt. LÖSU NG In enger Abstimmung zwischen dem Finanzdienstleister und Xallax wurde eine Learning Kit konzipiert, anhand dessen sich jeweils 6-10 Mitarbeiter und unter Begleitung eines Moderators die vordefinierten Lerninhalte in der Gruppe interaktiv erarbeiten. Der Workshop begann inhaltlich mit der Situation des HR-Bereichs vor der Formulierung und Einführung des neuen Organisationsmodells. Um den Mitarbeitern eine Bewertung 2 5

3 zu ermöglichen, wurden allgemeine Trends des Marktes für Finanzdienstleistungen und Anforderungen der Geschäftsbereiche des Unternehmens betrachtet und den Stärken und Schwächen des bisherigen Organisationsmodells gegenübergestellt. Die Teilnehmer erkannten, warum eine derartige Umstrukturierung notwendig ist und dass diese nicht allein durch Kostenanforderungen zu begründen ist. Anschließend erarbeitete sich die Gruppe ein Verständnis dafür, welche strategischen Ziele sich der HR-Bereich setzt und welches Leistungsprofil zur Erreichung dieser Ziele dienen soll. In der Folge wurden die Mitarbeiter mit dem hierzu notwendigen Organisationsmodell und den dazugehörigen Produkt- und Funktionsbereichen vertraut gemacht. Im nächsten Schritt setzten sich die Teilnehmer damit auseinander, wie man zukünftig auch auf dem beschwerlichen Weg der Implementierung miteinander umgehen will und muss. Die Werte des Unternehmens waren hierfür Ausgangspunkt. Weiterhin wurden Hürden während der Implementierung thematisiert sowie Initiativen, die die Mitarbeiter auf dem Weg zum neuen Modell unterstützen sollen. Im letzten Abschnitt wurde schließlich konkretisiert, welchen Beitrag jeder einzelne selbst im Rahmen der Implementierung leisten wollte. I M PLE M E NTI E R U NG Im ersten Schritt wurden die Lern-und Projektziele in enger kooperativer Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam des Finanzdienstleisters und Xallax festgelegt. Auf Basis der Lern- und Projektziele wurden die weiteren Bestandteile des Learning Kits entwickelt: 1. Metapher und Bild 2. Learning Flow und Workshopdramaturgie 3. Weitere Fakten und Informationen Dass die Lernziele erreicht werden, wurde vor dem Roll-out zunächst an einem Prototyp durch entsprechende Tests mit der Zielgruppe überprüft. Im Prozess der Umsetzung fand darüber hinaus am Ende jedes einzelnen durchgeführten Workshops eine entsprechende Lernzielkontrolle statt. Das Learning Kit wurde in deutscher und für den internationalen Einsatz in englischer Sprache entwickelt. Xallax hat vor Beginn des Roll-outs 29 Moderatoren, zusammengesetzt aus professionellen Trainern und Moderatoren sowie Managern des HR Bereiches des Unternehmens, in Deutschland, USA, Großbritannien und in der Asien-Pazifik-Region in der spezifischen Workshopmethodik geschult. Entsprechend der regionalen und kulturellen Anforderungen wurden in enger Abstimmung mit den Regionalverantwortlichen und der Projektleitung des Finanzdienstleisters letzte Modifikationen bzgl. der Rahmenbedingungen (Ablauf, Gesamtdauer, Pausenzeiten etc.) vorgenommen. Im Rahmen der Workshops wurden offene Fragen der Teilnehmer gesammelt und zur Beantwortung an den zentralen Kommunikationsbereich gegeben. Insgesamt nahmen rund HR-Mitarbeiter weltweit im Zeitraum von Ende Juli bis November 2006 an über 120 Changeworkshops teil. 3 5

4 Auch den Grundanforderungen an das Konzept wurde voll entsprochen: E RG E B N I SS E Ergebnisse aus den Workshops zeigen, dass weltweit sowohl die Projekt- als auch Lernziele mit dem Xallax Tool erreicht wurden: p faktisch fundiertes, deutlich erhöhtes und geteiltes Verständnis über und für die neue Struktur, die Gründe der Einführung und die Ziele des neuen Organisationsmodells p deutlich erhöhtes Commitment und Engagement der Mitarbeiter für das neue Organisationsmodell und der eigenen Beteiligung in der Phase der Implementierung p ein gesteigertes Zusammengehörigkeitsgefühl, die Identifizierung als ein Bereich, die Wichtigkeit des Beitrags jedes Einzelnen und ein damit verbundenes größeres Zusammengehörigkeitsgefühl p rollen- und hierarchieübergreifender offener Austausch, konstruktive und lösungsorientierte Auseinandersetzung im Team Die Teilnehmerfeedbacks verdeutlichen zusätzlich, dass diese Erkenntnisse insbesondere durch die innovative Methodik des Tools intensiviert wurden. Damit wurde auch das Ziel erreicht, dass die inhaltlichen Lernziele nicht nur faktisch erarbeitet, sondern gleichzeitig emotional durch das Tool selbst erfahrbar gemacht wurden, d. h. es wurden sowohl kognitiv auf inhaltlicher Ebene als auch durch die Struktur des Workshops selbst Erfolgsfaktoren und Kernelemente des neuen Organisationsmodells vermittelt. p Schnelle Umsetzung: Innerhalb von vier Monaten nahmen weltweit alle Mitarbeiter des betroffenen HR- Bereiches am Changeworkshop teil. p Nachhaltigkeit sicherstellen: Der langfristige Einfluss auf das Mitarbeitercommitment und auf die Umsetzung der neuen Strukturen wurde u. a. dadurch erreicht, dass die erarbeiteten Workshopergebnisse der Teilnehmer (z. B. bezüglich potenzieller Hürden im Rahmen der Implementierung sowie zusätzlich notwendig erachteter Initiativen zur Begleitung der Einführung des neuen Modells) dem New HR Project Steering Commitee zum Abgleich und zur weiteren Bedarfsplanung im Changeprozess dienten. p Einfachheit der Darstellung und Nachvollziehbarkeit: Insbesondere die bunte, graphische Darstellung des neuen Modells anhand der gewählten Metapher wurde von den Teilnehmern durchweg als sehr hilfreich herausgestellt. p Intergrierter Ansatz: Es wurden konsistente, faktisch fundierte Kernbotschaften vermittelt und dabei Elemente aus Strategie, Change Management, Learning und Training sowie interner Kommunikation verknüpft. Inhaltlich zu vermittelnde Grundkomponenten der neuen Struktur wurden auch anhand des Tools selbst erfahrbar: Die Teilnehmer betonen u. a., dass sie besonders die Idee, das neue Modell gleichzeitig durch eine ebenso innovative Methode vorzustellen, besonders begeistert hat. Ebenso wurden durch die Teilnehmer besonders positiv der hierarchie- und rollenübergreifende Austausch und das Hören anderer Meinungen im Rahmen des Workshops hervorgehoben. Die übergreifende Kommunikation stellt gleichzeitig auch ein Hauptmerkmal des neuen Organisationsmodells dar. 4 5

5 I M PR E SSU M Xallax AG Katharinenstr. 30 D Hamburg Tel Fax inbox@xallax.com Xallax AG mit Sitz in Hamburg, HRB Vorstand: Thomas Falk Vorsitzender des Aufsichtsrats: Mathias Heller Ust.-Id.Nr. DE M A K I N G S T R A T E G Y H A P P E N