Analyse der Nutzung eines Krankenhausinformationssystems und die Auswirkungen auf das IT-Service-Management

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1 Analyse der Nutzung eines Krankenhausinformationssystems und die Auswirkungen auf das IT-Service-Management Dr. med. Uwe A. Gansert Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein ggmbh 1 Dr. med. Uwe A. Gansert Leiter der Abteilungen Informationstechnologie Medizinische Dokumentation Klinikum der Stadt Ludwigshafen ggmbh Facharzt / Medizinischer Informatiker QM-Auditor, Ärztliches Qualitätsmanagement Arbeitsschwerpunkte: Strategisches Informationsmanagement Klinische Informationssysteme IT-Servicemanagement (ITIL) 2

2 Das Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein ggmbh Maximalversorger Akademisches Lehrkrankenhaus ~ 1000Betten 15 Kliniken 5 Institute stationäre Fälle ambulante Fälle > operative Eingriffe >2300 Mitarbeiter 3 Das Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein ggmbh 80 Server / 1100 Fat-Clients Hochverfügbare Lösungen für Administration, Medizin und Pflege Klinisches Informationssystem MedFolio mit >1000 Nutzern Rund 170 Applikationen im Einsatz Zentrales Softwaremanagement Zentrales Servicemanagement 4

3 Das Medizinische Informationssystem am Klinikum Ludwigshafen 5 Interaktion Patient Interaktion Interaktion 6

4 Praxis Praxis Reha Reha KH KH 7 Krankenhaus Papierakte durchschnittl. 150 Blatt ca. 25 verschiedene Formate vielfältige Farben Lange Aufbewahrungsfristen 8

5 Arztbericht (DIN A 4) Patientenakte 9 Fieberkurve (DIN A 3) Patientenakte 10

6 Pflegeanamnese (DIN A 3) Patientenakte 11 EKG (proprietäres Format) Patientenakte 12

7 Patientenakte Papierausdruck Durchleuchtung (proprietäres Format) 13 Ziele des klinischen Informationssystems Abbildung aller patientenbezogenen Informationen Unterstützung aller Abläufe in den Kliniken und dem Klinikum Elektronisches Archiv Informations- & Auskunftssystem Unterstützung bei Studien Entscheidungsunterstützung 14

8 Herausforderungen Systematisierung der Dokumente Prozessintegration Kliniken, Ambulanzen, Praxen, Institute Betriebssicherheit Datensicherheit Datenschutz 15 Hocharbeitsteilige Prozesse in den Kliniken 16

9 Integration komplexer medizinischer Informationen 17 Integration komplexer medizinischer Informationen Echo 18

10 Datenfluss Medizinisches Informationssystem (MedFolio) Datenbewegungen Befunddaten aus den Instituten Schnittstellen NEXUS MedFolio Patientenstamm- und -bewegungsdaten aus SAP Basisdokumentation Befundpräsentation Arztberichterstellung 19 Übersicht Kliniken mit MedFolio Augenklinik Medizinische Klinik B Hautklinik Neurologische Klinik Frauenklinik Chirurgische Klinik Urologische Klinik Medizinische Klinik C Medizinische Klinik A Zentrum für Ambulante Operationen HNO Anästhesie Strahlenklinik (Befunde) Herzchirurgische Klinik (Befunde) Klinik für Mund-, Kieferund Gesichtschirurgie (Befunde) Anästhesie Kontinenzzentrum Brustzentrum 20

11 Hauptfunktionen MedFolio Patientenstammblatt Arztberichterstellung Befundübermittlung Labor, Radiologie Pathologie, Mikrobiologie Pflegedokumentation Dekubitus Sturz Komplexe Schnittstelle zu SAP Healthcare 21 Breites Spektrum an allgemeinen und speziellen Funktionalitäten verfügbar Insgesamt 278 verschiedene Funktionen und Formulare produktiv 1/3 allgemeine Formulare Brief, Laborabfrage, Sturz etc. 2/3 spezielle Anwendungen Spez. Med. Dokumentation (Katarakt, Herzkatheter, Sonografiebefund etc.) Anbindung Med. Technik wichtig! 22

12 Funktionsübersicht (Ausschnitt) TITEL Patientenstammblatt Scan_Altakten KLLU_Brieferstellung KLLU_Briefuebersicht Briefadressen Pathologiebefund Mikrobiologiebefund Radiologiebefund EEG_Befund KLLU_Anschriften KLILU_Mikro_Uebersicht_V1 KLILU_Radio_Uebersicht_V1 PrivatRezept UeberweisungNeu ArbeitsunfaehigkeitNeu BrillenverordnungNeu KonsiliarberichtNeu 23 Funktionsübersicht (Ausschnitt) RezeptNeu EntbindungNeu HeilmittelErgoNeu Fluoreszenzangiographie BG_Formulare HNO_AT_Brief Karotis_Doppler_KADO Arterielle_Duplexuntersuchung_ARDU Duplex_Sonographie_der_Venen_DSVE Herzkatheter_HZK Transthorakale_Echokardiographie_TTE Transoesophageale_Echokardiographie_TEE Stressechokardiographie DIAB_T1_Insulinregime_V1 Tumordokumentation Katarakt_03_1_2004 Nasenscheidewandkorrektur_05_1_2004 Lebertransplantation_LTX_2006 ZAO_Postoperativer_Arztbericht ZAO_Praeoperative_Untersuchung 24

13 MedFolio-Nutzung Basisfunktionalitäten Dezember MedFolio-Nutzung Die Kreisfläche entspricht dem Quotienten: Formularaufruf / Nutzer 26

14 Mitarbeiterbefragung - MedFolio Zwischenbilanz 27 Mitarbeiterbefragung Beteiligung Fragebögen Ärztlicher Dienst Pflege MTA Sekr./Schreibkr. unbekannt Ausgabe Rücklauf 28

15 Mitarbeiterbefragung IT im Krankenhaus sehr wichtig 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 78% 63% 80% 62% 0% Ärzte Pflege Schreibkräfte MTA's 29 Mitarbeiterbefragung Online Befunde unwichtig 0,3% wenig wichtig 0,3% neutral 3,4% keine Angabe 31,6% wichtig 17,5% sehr wichtig 46,9% 30

16 Mitarbeiterbefragung - Zufriedenheit Befunde unzufrieden 4,1% wenig zufrieden 18,1% keine Angabe 12,3% neutral 17,5% sehr zufrieden 8,8% zufrieden 39,2% 31 Mitarbeiterbefragung - Arztberichte unwichtig 1,1% wenig wichtig 1,1% keine Angabe 39,8% neutral 11,3% wichtig 11,9% sehr wichtig 34,7% 32

17 Mitarbeiterbefragung Zufriedenheit MedFolio unzufrieden 8,2% wenig zufrieden 12,3% keine Angabe 22,2% sehr zufrieden 9,9% neutral 27,5% zufrieden 19,9% 33 Mitarbeiterbefragung Zuverlässigkeit MedFolio unzuverlässig 5,8% keine Angabe 8,2% sehr zuverlässig 5,8% wenig zuverlässig 13,5% neutral 25,7% zuverlässig 40,9% 34

18 Mitarbeiterbefragung MedFolio aus Sicht der Berufsgruppen 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 48% 46% 26% 23% 19% 17% 13% 10% 11% 6% 6% 6% 3% 3% 3% 0% 0% unzuverlässig w enig zuverlässig 60% neutral zuverlässig sehr zuverlässig nicht angegeben Ärzte Pflege Schreibkräfte 35 Mitarbeiterbefragung - Gesamteindruck 36

19 Mitarbeiterbefragung IT-Mitarbeiter nicht angegeben 16,4% stimmt nicht 1,8% stimmt kaum 4,1% stimmt etwas 13,5% stimmt vollkommen 24,0% stimmt größtenteils 40,4% 37 Mitarbeiterbefragung - Freundlichkeit stimmt kaum stimmt nicht 0,6% 1,2% nicht angegeben stimmt etwas 15,8% 5,3% stimmt größtenteils 40,4% stimmt vollkommen 36,8% 38

20 Auswirkungen auf den IT-Betrieb ISO 9001:2000 auf der Basis von ITIL Prozessen 39 Aufbau des QMS Die ITIL nimmt im QMS den Platz der Prozessbeschreibungen ein 40

21 Hauptaufgaben im Projekt Analyse und Restrukturierung der Prozesse Erstellung des QM Handbuches Erstellung der Verfahrensanweisungen Aufbau einer CMDB Zusammenstellung und Anpassung der Prozessbeschreibungen anhand der ITIL Best Practises und DIN EN ISO 9001:2000 Schulung der Mitarbeiter & Führungskräfte 41 Analyse und Restrukturierung der Prozesse Analyse der bestehenden Prozesse Sichtung vorhandener Dokumentationen persönliche Gespräche Literaturrecherche Vergleich mit ITIL Restrukturierung der Prozesse Angleichung an ITIL vollständige Dokumentation der Prozesse nach DIN EN ISO 9001:2000 Fixierung der Zuständigkeiten 42

22 Erstellung des QM-Handbuchs Das komplette QM Handbuch wurde in Form einer Wiki erstellt 43 Erstellung der Verfahrensanweisungen / Prozessbeschreibungen 44

23 Erstellung der Verfahrensanweisungen / Prozessbeschreibungen 45 Erstellung der Verfahrensanweisungen / Prozessbeschreibungen 46

24 Anpassung der Prozessbeschreibungen an die ITIL Best Practises Einführung eines Ticket Management Systems zur optimalen Unterstützung der ITIL Management Bereiche Service Support und Service Delivery 47 Anpassung der Prozessbeschreibungen an die ITIL Best Practises Die Configuration Management Database 48

25 Anpassung der Prozessbeschreibungen an die ITIL Best Practises Die Wissensdatenbank 49 DIN EN ISO 9001:2000 Umfrage zur Messung der Kundenzufriedenheit 50

26 Kundenorientierung nach ITIL und DIN EN ISO 9001:2000 Die Kundenorientierung wird durch folgende Punkte erreicht: Die Effizienz der Abläufe wird durch die in der ITIL definierten Kennzahlen messbar Die Prozesse sind transparent Die klar gegliederten Abläufe ermöglichen, sich voll und ganz auf die Prozessanforderungen des Unternehmens zu konzentrieren Das durch die ITIL eingeführte Pro-Aktive Problem Management ermöglicht es, früh auf Ausfälle zu reagieren oder sie komplett zu verhindern 51 Der Stand heute Das Projekt MedFolio ist flächendeckend mit sehr vielen Informationen produktiv. Die Akzeptanz der Anwender ist gut. Die Betreuung der Nutzer ist ein kritischer Faktor. Performance und Stabilität sind wichtiger als Funktionalität (System 99,98% up = 2h Stillstand p.a.) Das Service Management mit ITIL ist ein geeignetes Tool um den Service bei knappen Ressourcen zu verbessern. 52

27 Vielen Dank für Ihr Interesse! 53 Dr. Uwe A. Gansert Leiter Informationstechnologie & Medizinische Dokumentation Informationstechnologie Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein ggmbh Quellen: