Kommunales Gebäudemanagement im Kontext des Neuen Kommunalen Finanzmanagements 08.11.2011 Dr. Hanspeter Knirsch www.knirsch-consult.com
Einzelthemen Rechtsform und Rechnungswesen Unterschiedliche Umsetzungspraxis Rolle der KLR Kennzahlen Steuerungsfunktion Strategische Ausrichtung
Gebäudemanagement und die Ziele der Einführung von NKF
Vollständiger Ressourcenverbrauch und -aufkommen wird erfasst Kameralistik NKF früher und jetzt!
Bestandteile von NKF und Gebäudemanagement
Beispiel Hamm
Produktorientierung und Gebäudemanagement
Produktbereiche des NKF-Produktrahmens (verbindlich)
Abgrenzung der Produktbereiche (verbindlich lt. RdErl. des Innenministeriums vom 24.2.2005) Die zur Abgrenzung der Produktbereiche vorgenommene Zuordnung, nach der u. a. die fachlichen Verwaltungsaufgaben und die wirtschaftlichen Betätigungen den sachlich betroffenen Produktbereiche zuzuordnen sind, ist gleichfalls verbindlich.
Produktrahmen für die Gliederung kommunaler Haushalte in NRW Produktbereich: Innere Verwaltung - Gebäudemanagement (nicht verbindlich) Produktgruppe Produkt 12 Infrastrukturelles Immobilienmanagement 01 Reinigungsdienste 02 Kantine 03 Pforten- und Wachdienste 04 Hausverwaltung 13 Grundstücks- und Gebäudemanagement 01 An- und Verkauf 02 An- und Vermietung 03 An- und Verpachtung 04 Grundstücksaktivierung 05 Grundstücksfreistellungen 06 Gutachten/Beratungen 07 Bewirtschaftung der Grundstücke des allg. Grundvermögens 08 Büroflächenmanagement 09 Mehrzweckgebäude 14 Technisches Immobilienmanagement 01 Instandhaltung 02 Baumaßnahmen 03 Energiemanagement
Zwischenfazit Die Unzulänglichkeiten der Kameralistik waren ein Grund für die Ausgliederung von Gebäudemanagement z. B. in die Rechtsform einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung ( 107 Abs. 5 GO). Nach Einführung von NKF ist dieses Argument für eine Ausgliederung entfallen, denn das NKF bietet viele Möglichkeiten, die für ein optimiertes Gebäudemanagement genutzt werden können.
Bunte Umsetzungspraxis Zentralisierung des Gebäudemanagements vorherrschend Unterschiede gibt es aber nach wie vor in der Art und Weise, wie das Gebäudemanagement im Haushalt abgebildet wird: Organisation als Regiebetrieb oder ausgegliedert (z.b. als AÖR oder Eigenbetrieb) Veranschlagung des Bewirtschaftungs- und Unterhaltungsaufwandes (zentral und Umlage über ILV oder dezentral bei Endprodukten wie z.b. Schulen) Veranschlagungssystematik Personal im Bereich Hausmeister und Eigenreinigung (zentral und Umlage über ILV, dezentral bei den Endprodukten wie z.b. Schulen).
Die Gliederungstiefe der Darstellung der Gebäudewirtschaft im Haushalt ist sehr unterschiedlich Keine Vorgaben Von sehr grob bis sehr detailliert Praxisbeispiele
Beispiel: Kreis Unna Produkthaushalt Produktbereich 01
Beispiel Stadt Münster Produktgruppen 111 (und 112 zusammengefasst)
Beispiel Gemeinde Morsbach Produktgruppe Produkt
Eigenbetriebsähnliche Einrichtungen z. B. Wuppertal z. B. Lünen Darstellung der Aufwendungen und Erträge für den Haushalt erfolgt bei den gebäudenutzenden Produktgruppen oder Produkten. Bauinvestitionen finden sich im Wirtschaftsplan des Eigenbetriebs und nicht im Finanzplan der Stadt.
Haushalt des Kreises Unna
Beispiel: Gemeinde Morsbach Produkthaushalt
Beispiel für Produktziele und Kennzahlen in Morsbach
Beispiel Greven
Beispiel Stadt Münster S. 544 ff.
Beispiel Stadt Münster
Beispiel Stadt Münster
Kosten- und Leistungsrechnung Produktrahmen für die Gliederung kommunaler Haushalte in NRW Produktbereich: Innere Verwaltung (nicht verbindlich) Produktgruppe Produkt als Kostenträger Die zentrale Aufgabe der Kostenträgerrechnung besteht in der Ermittlung der Herstellund Selbstkosten. Zentrale Aufgabe der Kostenstellenrechnung ist Verteilung der nach Kostenarten aufgegliederten Kosten auf die Stellen wo sie anfallen (Verursachungsprinzip). 12 Infrastrukturelles Immobilienmanagement 01 Reinigungsdienste 02 Kantine 03 Pforten- und Wachdienste 04 Hausverwaltung 13 Grundstücks- und Gebäudemanagement 01 An- und Verkauf 02 An- und Vermietung 03 An- und Verpachtung 04 Grundstücksaktivierung 05 Grundstücksfreistellungen 06 Gutachten/Beratungen 07 Bewirtschaftung der Grundstücke des allg. Grundvermögens 08 Büroflächenmanagement 09 Mehrzweckgebäude 14 Technisches Immobilienmanagement 01 Instandhaltung 02 Baumaßnahmen 03 Energiemanagement
Kostenarten sind vor allem im Rahmen von Optimierungsprozessen wichtig Personalkosten (Löhne, Gehälter, Aufwand für Pensionen, Sozialaufwand etc.) Materialkosten (Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe, Vorprodukte etc.) Dienstleistungskosten (inklusive öffentlicher Abgaben; Transport, Energie, Beratung, Versicherung etc.) Kapitalkosten (Zinsen) Raumkosten (Miete, Pacht, Reinigung) kalkulatorische Kosten (kalk. Abschreibung, kalk. Zinsen)
Kennzahlen - Steuerungsfunktion Für die gemeindliche Aufgabenerfüllung sollen produktorientierte Ziele unter Berücksichtigung des einsetzbaren Ressourcenaufkommens und des voraussichtlichen Ressourcenverbrauchs festgelegt sowie Kennzahlen zur Zielerreichung bestimmt werden. Diese Ziele und Kennzahlen sollen zur Grundlage der Gestaltung der Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts gemacht werden. 12 GemHVO
Das Haushaltsblatt (Anlage 7 der VV Muster zur GO und GemHVO vom 24. 2. 2005) Produktinformationen Teilfinanzplan Teilergebnisplan Ziele und Kennzahlen Erläuterungen
Hilfreich: Zielfelder von Steuerung bestimmen Leistungsauftrag Menge Ergebnisse Wirkungen Klarheit über Standards schaffen! Klarheit über Ressourcen schaffen! Wirtschaftlichkeit Kundenzufriedenheit Mitarbeiterzufriedenheit Vermögen/ Einheit Ergebnis/ Einheit Deckungsgrad Kundenbindung Beschwerden Fluktuation Krankenstand Ziele und Kennzahlen Klarheit schaffen, wer die Kunden sind.
Hilfreich: Klarheit über Zielebenen schaffen Leitbild Strategisch Operativ Achtung: Bei den NKF-Zielen und Kennzahlen geht es nicht um unterjähriges Berichtswesen und Controlling
Beispiel Münster: 5 Zielebenen
NKF-relevante Kennzahlen: Beispiele Bilanzwert der bebauten Grundstücke und grundstücksgleichen Rechte in Zielrichtung: Der Bilanzwert sollte zumindest konstant bleiben Die Zielrichtung unterstellt, dass die Kommune die Gebäude dauerhaft zur Aufgabenerfüllung benötigt und keine Überkapazitäten vorgehalten werden, weshalb der Werteverzehr durch Nutzung und Abschreibung prinzipiell durch Neuinvestitionen wieder ausgeglichen werden sollte um Substanzverlust zu vermeiden.
NKF-relevante Kennzahlen Bilanzwert bebauter Grundstücke und grundstücksgleicher Rechte je Einwohner in Zielrichtung: Der Bilanzwert je Einwohner sollte möglichst gering sein (finanzpolitische Perspektive) Die Zielrichtung ist vor dem Hintergrund zu verstehen, dass aus dem Eigentum an Gebäuden Belastungen für den Haushalt durch Bewirtschaftung, Unterhaltung und Abschreibungen erwachsen. Diese Aufwendungen sind in der Regel fix, d.h. sie nehmen nicht bzw. nur in geringem Maße ab, wenn z.b. die Nutzungsintensität des Gebäudes rückläufig ist (Bsp.: Die Aufwendungen für eine Schule sind kaum abhängig von der Anzahl der beschulten Schüler/innen).
NKF-relevante Kennzahlen Betrachtung des Unterhaltungsaufwandes Der Unterhaltungsaufwand für Gebäude lässt sich aus zwei Perspektiven beurteilen. Zum einen die finanzpolitische Perspektive, die im Sinne der Aufwandsreduzierung geringe Unterhaltungsaufwendungen anstrebt. Zum anderen aus fachlicher Sicht, die eine ausreichende Bauunterhaltung zur Vermeidung von Substanzverlusten und zur Qualitätssicherung erforderlich macht. Gebäudemanagement: Unterhaltungsaufwand Gesamthaushalt für Grundstücke und bauliche Anlagen je Einwohner in Zielrichtung: Der Unterhaltungsaufwand je Einwohner sollte möglichst gering sein (finanzpolitische Perspektive)
Sonstige Schlüsselkennzahlen der Gebäudewirtschaft Betriebskosten pro m² Bruttogrundfläche (BGF) und/oder pro NutzerIn Verbrauchskosten pro m² BGF und/oder pro NutzerIn Gebäudereinigungskosten pro m² BGF Liegenschaftsbereitstellungskosten pro m² BGF Gesamtkosten pro m² BGF je Gebäudeart Instandhaltungsaufwand pro m² BGF Verhältnis der Instandhaltungsaufwand zum Gebäudewert Verhältnis von Rückstellungen für unterlassene Instandhaltung ( 36 Abs. 3 GemHVO) und Gebäudewert Anlagenabnutzungsgrad (kumulierte Abschreibungen /hist. Anschaffungskosten) Verhältnis zwischen Miet- und Eigenobjekten Fläche pro NutzerIn Leerstandsquote
KGSt-Kennzahlen nach Bericht 2/2009 insgesamt 28 eher operative Kennzahlen
KGSt-Schlüsselkennzahlen nach Bericht 2/ 2009 Kennzahlen zur Standortbestimmung
Woher kommen die Fakten? Rechnungswesen LDS jetzt: it-nrw Eigene Statistiken Eigene Aufzeichnungen Befragungen (intern/ extern) Gebäudeinformationssystem
Woher kommen die Bewertungsmaßstäbe? Zeitreihenvergleich Externe Vergleiche (z. B. KGSt-Vergleichskreise) Eigene Planwerte Strategie
Externe Vergleiche: Prüfberichte der GPA
Vergleichswertsystematik der GPA Eigener Wert
Beispiel IKVS: Bewirtschaftungsaufwand
Beispiel IKVS: Unterhaltungsaufwand
Strategische Ausrichtung Langfristiger Horizont Lebenszyklusbetrachtung Einstieg über Ziele-Diskussion
Vorgehensweise bei der Entwicklung einer Produktstrategie Jedes Produkt hat eine Geschichte zu erzählen.
Schritte der Entwicklung einer Produktstrategie Verbale Beschreibung dessen, was mit dem Produkt in den nächsten 5 Jahren geschehen soll. Diskussion der Konsequenzen und möglicher Zielkonflikte. Verständigung auf Prioritäten und Konsequenzen. Festlegung von Schlüsselkennzahlen zur Zielerreichung. Ziele und Kennzahlen nicht auf Finanzziele beschränken. Fachpolitische Diskussionen außerhalb der Haushaltsplanberatungen, aber Rückkopplung in das nächste Aufstellungsverfahren. Verbale Beschreibung dessen, was mit dem Produkt in den nächsten 5 Jahren geschehen soll.
Produktstrategie Visualisierung: Schulen Produktstrategie Schulen Energiesparmaßnahmen Gebäudekosten/Schüler/-in Energiekosten gesamt Anzahl Schüler/-innen 2011 2016
Vielen Dank für die Aufmerksamkeit 02572-953683 info@knirsch-consult.com www.knirsch-consult.com