Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen

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1 Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Leipzig, Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 1

2 Agenda Was heißt steuern für die öffentliche Verwaltung? Welchen Beitrag leistet die Doppik? Wie kann man steuern? Welche Instrumente benötigt man zum Steuern? Praxisbeispiel Vorgehensmodell zur Umsetzung Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 2

3 Was heißt steuern für die öffentliche Verwaltung? Ergebnisse prüfen Handlungsmöglichkeiten erkennen und nutzen Ziele setzen Maßnahmen festlegen Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 3

4 Welchen Beitrag leistet die Doppik? Die Doppik kennzeichnet: die Darstellung von Vermögen und Schulden in der Bilanz, die strukturierte Darstellung von Ressourcenaufkommen und Ressourcenverbrauch in der Ergebnisrechnung, den geringen Aufwand für die Einführung und Pflege qualifizierter Kostenrechnungssysteme, ein einheitliches Rechnungswesen für alle Bereiche der Kommunalverwaltung. Der Beitrag zur Steuerung: Transparenz, Vergleichbarkeit und Erfolgskontrolle (Planung vs. Jahresabschluss). Die Doppik stellt eine hervorragende Grundlage für die Steuerung dar. Ist aber alleinig nicht ausreichend Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 4

5 Wie kann man steuern? Sachebene Sachziele festlegen Finanzziele festlegen Finanzebene Kennzahlen zuordnen Harmonisieren Kennzahlen zuordnen Auswerten Maßnahmen festlegen Harmonisieren Auswerten Maßnahmen festlegen ENTSCHEIDUNGEN TREFFEN Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 5

6 Welche Instrumente benötigt man zum Steuern? Rahmenbedingungen setzen Priorisieren und Budgetieren Aufbereiten, Auswerten und Empfehlungen geben Finanzcontrolling Strategische Fachkonzepte Haushaltsplanung Wirkungsorientiertes Produktcontrolling Datengrundlage Doppik KLR Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 6

7 Finanzcontrolling Definition Das Finanzcontrolling befasst sich mit Planung, Kontrolle und Steuerung von Zahlungsströmen, d. h. finanziellen und ergebnisorientierten Größen der Verwaltung. Es beinhaltet operative und strategische Steuerung mit Fokus auf wirtschaftlichen Erfolg. Ausgestaltung: Analysen, Auswertung, Prognosen für den Gesamthaushalt der Kommune, Fachamtsstandardberichte für Ergebnishaushalt und Investitionsplanung für Analysen, Auswertung, Prognosen; Fachamts Cockpits Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 7

8 Wirkungsorientiertes Produktcontrolling Definition Das Produktcontrolling befasst sich mit der Planung, Kontrolle und Steuerung von internen leistungsabhängigen Strukturen und Prozessen. Es definiert operationalisierbare produktbezogene Ziele für die einzelnen Organisationseinheiten der Verwaltung und gewährleistet mit zieladäquaten, steuerungsrelevanten Kennzahlen und Kennzahlensystemen die Messbarkeit der Zielerreichung. Ausgestaltung Analysen, Auswertung, Prognosen der Zielerreichung aller Produkte, Auswertungen für Produktbereiche und Ämter, Berichtswesen ausgerichtet an Ebenen der Verwaltung Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 8

9 Praxisbeispiel (Pilotprojekt bbvl) Einführung Soziale Wohnhilfen Produktbeschreibung: Leistungen für finanzielle oder persönliche Hilfen zur Absicherung einer Wohnunterkunft. Strategisches Ziel der Stadt: Leipzig schafft soziale Stabilität Operatives Ziel des Sozialamtes: Prävention Verhinderung von Wohnungslosigkeit Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 9

10 Praxisbeispiel Produktsicht Produkt Ziel Kennzahlen Soziale Wohnhilfen Prävention Verhinderung von Wohnungslosigkeit 1. Anzahl der Wohnungsnotfälle (Räumungsklagen, Räumungstermine) kein Zielwert 2. Fallquote Wohnraumerhaltung durch wirtschaftliche Hilfe (z. B. Erstattung von Mietrückständen) 3. Erfolgsquote persönliche Hilfe (z. B. Vermittlung von Wohnraum) Zielwert Kennzahl 2+3: 100 % Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 10

11 Praxisbeispiel Finanzsicht Produkt Ziel Kennzahlen Soziale Wohnhilfen keine Budgetüberschreitungen 1. Gesamtbudget Soziale Wohnhilfen 2. Budget wirtschaftliche Wohnhilfen 3. Budget Personal Abteilung Wohnhilfen 4. Budget Freie Träger für Wohnheime Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 11

12 Praxisbeispiel Finanz vs. Sachperspektive Zielkonflikt Fachamt Absicherung einer optimalen Hilfe für Menschen in Wohnungsnot Finanzen keine Überschreitung von Budgets Aussteuerung von Zielkonflikten sorgt für die Steigerung von Effektivität und Effizienz. Optimale Steuerung sorgt für einen Ausgleich von Sach und Finanzzielen. Die Einführung von Steuerungsinstrumenten deckt nicht nur Zielkonflikte konkret auf, sondern ermöglicht auch diese zu lösen Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 12

13 Praxisbeispiel Steuerung Kennzahlen Plan Ist Anzahl der Wohnungsnotfälle n. g Fallquote Wohnraumerhaltung durch 30 % wirtschaftliche Hilfe 100 % Erfolgsquote persönliche Hilfe 70 % Gesamtbudget Soziale Wohnhilfen T Budget wirtschaftliche Wohnhilfen 500 T 460 T Budget Personal Abteilung Wohnhilfen 400 T 350 T Budget Freie Träger für Wohnheime 300 T 400 T Weniger Personalkosten, da Stelle wirtschaftliche Hilfe unbesetzt. Budget wirtschaftliche Hilfe ist ausgeschöpft, da Anträge nicht bearbeitet werden konnten Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 13

14 Praxisbeispiel Steuerung Produkt und Finanzcontrolling bieten die Möglichkeit jedes Produkt aus Sach und Finanzzielperspektive auszuwerten Auswertung beider Perspektiven ermöglicht sehr gute Interpretation von Unter und Überschreitungen sowohl des Sachziels, des Finanzziels und der Kombination beider Ziele Maßnahmen gut und präzise ableitbar Steuerungsmöglichkeiten sind dadurch sehr vielfältig und zielgenau Die Einführung von Steuerungsinstrumenten liefert nicht nur weitreichende Erkenntnisse sondern zeigt auch konkrete Handlungsspielräume auf Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 14

15 Vorgehensmodell zur Umsetzung Finanzcontrolling Grundlage bildet die Doppik Erarbeitung eines für die Kommune passgenauen Kennzahlensystems notwendig Einführung eines Berichtswesens nach Anspruchsgruppen Produktcontrolling Grundlage bilden Doppik und Produkthaushalt Erarbeitung von Zielen für jedes Produkt Ermittlung von Kennzahlen für jedes Produktziel und Festlegung von Schwellenwerten Einführung eines Berichtswesens nach Anspruchsgruppen Anpassung des Planungsprozesses, um Sachziele in die Haushaltsplanung zu integrieren Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 15

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Beratungsgesellschaft für Beteiligungsverwaltung Leipzig mbh Michael Kubach Ferdinand Rhode Straße Leipzig Tel.: Fax: E Mail: kubach@bbvl.de Stadt Leipzig, Dezernat Finanzen Torsten Bonew Bürgermeister und Beigeordneter für Finanzen Leipzig Tel.: Fax: E Mail: torsten.bonew@leipzig.de Verwaltungscontrolling optimal steuern statt planlos sparen Seite 17