Managerhandbuch Sprachprozessorsystem Modell-Nr. KX-TVM50 KX-TVM200 Vielen Dank für den Kauf des Panasonic Sprachprozessorsystems. Bitte lesen Sie diese Anleitung vor der Verwendung des Produkts sorgfältig durch und bewahren Sie diese für den späteren Gebrauch auf. KX-TVM50/KX-TVM200: Version 2.1 (Hauptsoftwareversion 2.50 oder höher) Dokumentversion 2.1 2008/04
Einleitung Einleitung Zu diesem Handbuch Dieses Managerhandbuch wurde dafür entwickelt, dem System-Manager und dem Nachrichten-Manager dabei zu helfen, das SPS-System mit den verfügbaren Funktionen zu programmieren, einschließlich der Einrichtung von Mailboxen, der Aufzeichnung von Sprachansagen usw. Beachten Sie, dass die Funktionen, die dem System-Manager und dem Nachrichten-Manager zur Verfügung stehen, nicht identisch sind. Weitere Informationen hierzu finden Sie in diesem Handbuch bzw. erhalten Sie bei Ihrem Fachhändler. Dieses Handbuch ist in folgende Kapitel unterteilt: 1 Schulen des Teilnehmers Dieses Kapitel enthält allgemeine Vorschläge für die Schulung von Teilnehmern für die tägliche Nutzung des SPS und dessen Funktionen. Ausführliche Informationen finden die Teilnehmer im Benutzerhandbuch. 2 System-Manager-Handbuch In diesem Kapitel werden die Programmierfunktionen beschrieben, die dem System-Manager zur Verfügung stehen, einschließlich der Einrichtung von Mailboxen, dem Festlegen von Berechtigungsklassen (BKl)-Parametern usw. 3 Nachrichten-Manager-Handbuch In diesem Kapitel werden die Programmierfunktionen beschrieben, die dem Nachrichten-Manager zur Verfügung stehen, einschließlich der Verwaltung der allgemeinen Mailbox, der Aufzeichnung von Ansagen und Nachrichten usw. Stichwortverzeichnis Eine alphabetische Auflistung aller Funktionen und Begriffe sowie der Seitenangaben relevanter Kapitel. Hinweis Der Begriff "Pieper" wird in diesem Handbuch anstelle von "Pager" verwendet. 2 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04
Inhaltsverzeichnis 1 Schulen des Teilnehmers...4 2 System-Manager-Handbuch...5 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers...5 2.2 Einrichten von Mailboxen...5 2.3 Festlegen der Berechtigungsklassen (BKl)-Parameter...8 2.4 Einstellen der Systemzeit...13 2.5 Ändern der Dienstmodus-Einstellung...13 2.6 Ändern der Firmenansage und der Einstellung "Dienst ankommendes Gespräch"...14 2.7 Rundruf-Nachrichten...15 2.8 Ändern des Passworts des System-Managers...16 3 Nachrichten-Manager-Handbuch...18 3.1 Einloggen bei der Mailbox des Nachrichten-Managers...18 3.2 Verwalten der allgemeinen Mailbox...18 3.3 Einrichten einer Nachrichtenanzeige...19 3.4 Anpassen der Mailbox des Nachrichten-Managers...21 3.5 Einstellen der Systemzeit...22 3.6 Aufzeichnen von Nachrichten...22 3.7 Einstellung der Rufweiterleitung von extern...24 3.8 Einstellen von Terminruf/Weckruf...26 3.9 Liste von Ansagen für VM- und AA-Dienst...27 Dokumentversion 2.1 2008/04 Managerhandbuch 3
1 Schulen des Teilnehmers Der System-Manager oder Nachrichten-Manager sollte allen Teilnehmern die grundlegenden Funktionen des SPS erklären. Der System-Manager oder Nachrichten-Manager sollte erklären, welcher Dienst (Voicemail-Dienst, automatischer Abfragedienst, Interviewdienst oder benutzerspezifischer Ablauf) während des Tages läuft und welcher Dienst nachts, über Mittag und während der Pausen läuft. Der System-Manager oder Nachrichten-Manager sollte auch die besonderen Rechte der SPS-Teilnehmer erklären. Die Teilnehmer können von jedem Tonwahltelefon der Welt Anrufe tätigen und Nachrichten erhalten. Um Nachrichten von einem externen Telefon abzufragen (oder die Mailbox-Einstellungen zu ändern), gehen Sie wie folgt vor: Sobald das SPS einen Hinweis wiedergibt, drücken Sie Code [# 6] und anschließend die Mailboxnummer. Ein Teilnehmer mit der Nebenstelle 1015 und Mailbox 1015 würde beispielsweise Code [# 6 1015] drücken. Wenn der Teilnehmer ein Passwort festgelegt hat, muss das Passwort eingegeben werden. Bei aktivierter kostenfreier Fernvorabfrage kann der Teilnehmer das SPS von überall in der Welt aus anrufen und prüfen, ob neue Nachrichten in seiner Mailbox vorliegen, ohne dass dafür Telefongebühren anfallen. Beachten Sie jedoch, dass die Funktionen für eine kostenfreie Fernvorabfrage nur bei bestimmten Integrationstypen verfügbar sind. Weitere Informationen finden Sie unter "5.17 Zuweisung Ihrer externen Rufnummern für Automatisches Login von extern und kostenfreie Fernvorabfrage" im Benutzerhandbuch. Wenn der Teilnehmer sein Passwort vergisst, kann der System-Manager dieses löschen, sodass der Teilnehmer die Möglichkeit erhält, ein neues festzulegen. Erklären Sie den Zweck der allgemeinen Mailbox. Der Nachrichten-Manager wird sie regelmäßig abfragen und die Inhalte an den entsprechenden Teilnehmer weiterleiten. Erklären Sie den Zweck der Mailboxgruppen. Sie können vom Systemadministrator erstellt werden, um die Verteilung von Nachrichten an mehrere Teilnehmer zu erleichtern. Vor allem leitende Mitarbeiter sollten wissen, wie man Mailboxgruppen nutzt. Es können 20 Listen erstellt werden, mit bis zu 62 Mailboxen (KX-TVM50) oder bis zu 100 Mailboxen (KX-TVM200) in jeder Liste. Wenn Menüs mit benutzerspezifischen Abläufen verwendet werden, sollten Teilnehmer dazu angeregt werden, diese Menüs oft abzuhören und Verbesserungsvorschläge einzubringen. Benutzerspezifische Abläufe stellen eine leistungsstarke Funktion des Panasonic SPS dar. Nutzen Sie diese Funktion auf optimale Weise. 4 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04
2.2 Einrichten von Mailboxen 2 System-Manager- Handbuch 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers Die in diesem Handbuch beschriebene Vorgehensweise erfordert, dass der System-Manager ein Telefon verwendet. Viele dieser Vorgehensweisen können jedoch auch mit einem PC und der KX-TVM-Wartungssoftware-Software ausgeführt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei Ihrem Fachhändler. Um diese Vorgänge mit einem Telefon auszuführen, muss sich der System-Manager erst einloggen, bevor er eine System-Manager-Aufgabe ausführt. Um sich als System-Manager einzuloggen, müssen 3 Informationen vorliegen: Die Nebenstellennummer eines an das SPS angeschlossenen Anschlusses, die Mailboxnummer des System-Managers und das Mailboxpasswort des System-Managers. Die Mailboxnummer des System-Managers lautet 99, 999, 9999 oder 99999, je nach in der Systemprogrammierung festgelegter Mailboxnummer-Länge. Das Passwort des System-Managers kann vom Systemadministrator mit der KX-TVM-Wartungssoftware oder vom System-Manager über sein Nebenstellentelefon zugewiesen werden (siehe 2.8 Ändern des Passworts des System-Managers). Bevor der System-Manager eine System-Manager-Aufgabe ausführen kann, muss der System-Manager-Zugriff vom Telefon" aktiviert werden, und das Passwort für System-Manager" muss vom Systemadministrator mit der KX-TVM-Wartungssoftware festgelegt werden. Das SPS nennt die Gesamtzahl der Nachrichten, die Zahl neuer Nachrichten oder die Länge neuer Nachrichten, je nach den BKl-Einstellungen des System-Managers. Wenn in der Mailbox neue Nachrichten vorliegen, werden die Nachrichten automatisch wiedergegeben. Der System-Manager kann sie sich fortlaufend ohne Systemansagen anhören. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn in den BKl-Einstellungen des System-Managers Automatische Wiedergabe neuer Nachrichten" aktiviert ist. Wenn das SPS mit der KX-TVM-Wartungssoftware programmiert wird, kann der System-Manager keine Mailboxen erstellen oder bearbeiten. Das SPS meldet Es tut mir leid, diese Funktion ist nicht verfügbar". Manuelles Login 1. Heben Sie den Hörer ab. 2. Geben Sie die Nebenstellennummer des SPS ein. 3. # 6 4. und Ihre Mailboxnummer. Die Nummer für die System-Manager-Mailbox ist die 99, 999, 9999 oder 99999. 5. Geben Sie das Passwort ein, und wählen Sie dann #. Weitere Informationen zum Login finden Sie unter "2.1 Einloggen in Ihre Mailbox" im Benutzerhandbuch. 2.2 Einrichten von Mailboxen Die Hauptfunktion des System-Managers besteht darin, Mailboxen für neue Teilnehmer zu erstellen und das System zu warten, indem nicht mehr benötigte Passwörter und Mailboxen gelöscht werden. Wenn das SPS mit der KX-TVM-Wartungssoftware programmiert wird, kann der System-Manager keine Mailboxen erstellen oder bearbeiten. Das SPS meldet Es tut mir leid, diese Funktion ist nicht verfügbar". Erstellen und Bearbeiten einer Mailbox Der System-Manager kann wie unten beschrieben Teilnehmer-Mailboxen erstellen und bearbeiten. Drücken Sie bei der Bearbeitung der Einstellungen einer Mailbox [1], um die aktuellen Einstellungen zu Dokumentversion 2.1 2008/04 Managerhandbuch 5
2.2 Einrichten von Mailboxen speichern, oder drücken Sie [2], um die Einstellungen unverändert zu lassen. Wenn Sie eine neue Mailbox erstellen, können die folgenden Einstellungen vorgenommen werden: Mailboxnummer Name des Teilnehmers Das SPS lässt für jeden Namen maximal 10 s zu. Der Name sollte langsam und deutlich gesprochen werden. (Es wird empfohlen, den Nachnamen des Teilnehmers zu verwenden.) Nebenstellennummer Erste 3 oder 4 Buchstaben des Nachnamens des Teilnehmers Geben Sie nur die ersten 3 oder 4 Buchstaben vom Nachnamen des Benutzers ein. Erste 3 oder 4 Buchstaben des Vornamens des Teilnehmers Geben Sie nur die ersten 3 oder 4 Buchstaben vom Vornamen des Teilnehmers ein. Berechtigungsklassen-Nummer: Geben Sie eine BKl-Nummer (1-62) ein. Interview-Mailboxnummer Die Interview-Mailboxnummern dürfen nicht einer vorhandenen Mailboxnummer entsprechen. Vermittlung aller Gespräche an Mailbox Wenn dieser Parameter aktiviert ist, wird die Nebenstelle als virtuelle Nebenstelle betrachtet. Über die automatische Abfrage an diese Nebenstelle geleitete Anrufer werden daher automatisch an die Mailbox der Nebenstelle weitergeleitet. Bei einem ankommenden Gespräch wird dieses an der Nebenstelle nicht signalisiert. Nachrichtenhinweis Wenn dieser Parameter aktiviert ist, schaltet sich die Nachrichtenlampe am Telefon des Teilnehmers ein, sobald eine neue Nachricht aufgezeichnet wird. Externe Nachrichtenübermittlung Ermöglicht einem Teilnehmer das Senden einer Nachricht an mehrere Teilnehmer und Nichtteilnehmer (einschließlich externer Teilnehmer). Wenn diese Funktion aktiviert ist, bestimmt der Ansagemodus die Sprache, die der Empfänger hört, wenn er Anrufe vom SPS erhält. Automatische Weiterleitung Verschiebt oder kopiert die nicht abgespielten Nachrichten nach einem festgelegten Zeitraum von einer Mailbox in eine andere. Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um Mailboxeinstellungen vorzunehmen, zu bearbeiten oder zu löschen. System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 4 1 3. Wählen Sie zum Zuweisen oder Bearbeiten 1. 4. Geben Sie die Mailboxnummer ein. 5. Zur Bestätigung 2 drücken. a. Name des Teilnehmers 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern. 2. Zeichnen Sie den Teilnehmernamen auf. 3. Zur Bestätigung 2 drücken. b. Nebenstellennummer 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern. 2. Geben Sie die Nebenstellennummer des Teilnehmers ein. 3. Zur Bestätigung 2 drücken. c. Erste 3 oder 4 Buchstaben vom Nachnamen des Teilnehmers 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern. 2. Geben Sie die ersten 3 oder 4 Buchstaben vom Nachnamen des Teilnehmers ein. 3. Zur Bestätigung 2 drücken. d. Erste 3 oder 4 Buchstaben vom Vornamen des Teilnehmers 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern. 2. Geben Sie die ersten 3 oder 4 Buchstaben vom Vornamen des Teilnehmers ein. 3. Zur Bestätigung 2 drücken. e. Berechtigungsklassen-Nummer 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern. 2. Geben Sie die Berechtigungsklassennummer ein (1 62). 3. Zur Bestätigung 2 drücken. f. Interview-Mailboxnummer 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern. 2. Geben Sie die Interview-Mailboxnummer ein. 3. Zur Bestätigung 2 drücken. g. Alle Anrufe an Mailbox vermitteln 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern (aktivieren oder deaktivieren). h. Eingabemodus Pieper-Rückrufnummer 1. Wählen Sie 1 für "Auswahl durch Anrufer". Wählen Sie 2 für "ohne Nachricht". 6 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04
2.2 Einrichten von Mailboxen Wählen Sie 3 für "vor Aufzeichnung der Nachricht". Wählen Sie 4 für "nach Aufzeichnung der Nachricht". Wählen Sie zum Deaktivieren 5. 2. Zur Bestätigung 6 drücken. i. Nachrichtenanzeige über Nachrichtenlampe für nicht erhaltene Nachrichten 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern (aktivieren oder deaktivieren). j. Gerätehinweis für nicht empfangene Nachrichten 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern (aktivieren oder deaktivieren). k. Externe Nachrichtenübermittlung 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern (aktivieren oder deaktivieren). Wenn die Funktion deaktiviert ist, fahren Sie mit l fort. l. Ansagemodus 1. Wählen Sie 1 für "Primär". Wählen Sie 2 für "System". Geben Sie die Systemansagenummer ein (1 10). Wählen Sie 3 für "Auswahl durch Anrufer". 2. Wählen Sie 4, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und fahren Sie dann mit j fort. Um die aktuelle Einstellung zu ändern, fahren Sie mit k Schritt 1 fort. m. Automatische Weiterleitung 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern (aktivieren oder deaktivieren). Wenn die Funktion deaktiviert ist, fahren Sie mit Schritt 6 fort. n. Weiterleitungs-Mailboxnummer 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern. Wenn keine Mailboxnummer zugewiesen ist, fahren Sie mit Schritt 2 fort. 2. Geben Sie die Mailboxnummer für die Weiterleitung ein. 3. Zur Bestätigung 2 drücken. o. Verzögerungszeit bei Weiterleitung 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern. 2. Geben Sie die Verzögerungszeit ein, und drücken Sie #. 3. Zur Bestätigung 2 drücken. p. Weiterleitungsmodus 1. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern (Kopieren oder Verschieben). 2. Wählen Sie 2, um die Einstellung zu akzeptieren, und fahren Sie dann mit l fort. 6. Der Parameter für den Status "Automatische Weiterleitung" ist der zuletzt einzugebende Parameter. Wenn dieser Parameter eingestellt ist, wird die Ansage bei Schritt 3 angekündigt. Fahren Sie mit dem Zuweisen oder Bearbeiten weiterer Mailboxen fort, indem Sie die Vorgehensweise ab Schritt 4 wiederholen, oder gehen Sie zum beenden zu Schritt 7. 7. Wählen Sie, um zum Hauptmenü zurückzukehren. Löschen einer Mailbox Der System-Manager sollte nicht mehr benötigte Mailboxen löschen. Wenn eine andere Person auf das SPS zugreift, wird der Vorgang automatisch abgebrochen. System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 4 1 2 3. Geben Sie die Mailboxnummer ein. 4. Wählen Sie 1, um die Mailbox zu löschen. Zurücksetzen eines Mailbox-Passworts Wenn ein Passwort vergessen wurde, muss der System-Manager das Passwort zurücksetzen, bevor vom Teilnehmer ein neues zugewiesen werden kann. Dokumentversion 2.1 2008/04 Managerhandbuch 7
2.3 Festlegen der Berechtigungsklassen (BKl)-Parameter System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 4 1 3 3. Geben Sie die Mailboxnummer ein. 4. Wählen Sie 1, um das Passwort zu löschen. Das System-Manager-Passwort kann an dieser Stelle nicht zurückgesetzt werden. Der Systemadministrator kann das System-Manager-Passwort mit Hilfe der KX-TVM-Wartungssoftware zurücksetzen. Wenn der Systemadministrator Standardpasswort für neue Mailboxen" auf Aktivieren" eingestellt hat, wird das Passwort auf das Standardpasswort zurückgesetzt. Bei der Einstellung Deaktivieren" hat die Mailbox kein Passwort. 2.3 Festlegen der Berechtigungsklassen (BKl)-Parameter Eine Berechtigungsklasse (BKl) definiert die SPS-Dienste, die den ihr zugewiesenen Mailboxen zur Verfügung stehen. Es gibt 64 Berechtigungsklassen. Sie können den Mailboxen vom Systemadministrator mit der KX-TVM-Wartungssoftware oder vom System-Manager mit einem Telefon zugewiesen werden. BKl Nr. 63 und Nr. 64 werden standardmäßig dem Nachrichten-Manager bzw. dem System-Manager zugewiesen. Berechtigungsklasse Gehen Sie wie unten beschrieben vor, um die folgenden Berechtigungsklassen-Parameter festzulegen: Länge persönliche Begrüßung: 1-360 s *1 Speicherdauer neue Nachrichten: 1-30 Tage/0: Unbegrenzt Speicherdauer gespeicherte Nachrichten: 1-30 Tage/0: Unbegrenzt Nachrichtenlänge: 1-60 Min./0: Unbegrenzt Maximale Mailbox-Kapazität Nachrichten: (KX-TVM200) 1-600 Min./0: Unbegrenzt, (KX-TVM50) 1-120 Min./0: Unbegrenzt Reihenfolge des Nachrichtenabrufs: LIFO (Last In First Out) oder FIFO (First In First Out) Ansagemodus: Einstellung ist eine der installierten Sprachen. Löschbestätigung Nachricht: Aktivieren/ Deaktivieren Kommentar-Einstellung: "Vor", "Nach" oder "Auf Befehl" Rückruf zur Anrufer-ID: Aktivieren/Deaktivieren Rufweiterleitung von extern an extern *2 : Aktivieren/Deaktivieren Abspielen der Systemansage nach persönlicher Begrüßung *1 : Aktivieren/ Deaktivieren Anklopfen bei besetzter Nebenstelle *1 : Aktivieren/Deaktivieren Nachricht löschen für Vorabfrage *1 : Aktivieren/ Deaktivieren Intern-Durchsagegruppe: 1-32/Alle *1 Anzahl Anrufer-IDs für Ansage des Anrufernamens: 1-30/0: Keine *1 Anzahl der Ansagen neuer Nachrichten: "Teilnehmerdienst", "Nachrichten empfangen" oder "Leer" Gesamtzahl der aufgezeichneten Nachrichten: "Teilnehmerdienst", "Nachrichten empfangen" oder "Leer" Mailbox-Kapazitätswarnung: 1-60 Min./0: Keine VM-Menü *1 : Aktivieren/Deaktivieren Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID *1 : Aktivieren/Deaktivieren Vorabfrage der Anrufer-ID *1 : Aktivieren/ Deaktivieren Gespräch vermitteln an extern *1 : Aktivieren/ Deaktivieren Teilnehmereinführung *1 : Aktivieren/Deaktivieren Benachrichtigung bei Weiterleitung: Aktivieren/ Deaktivieren Verzeichnisauflistung *1 : Aktivieren/Deaktivieren Auto-Empfang: Aktivieren/Deaktivieren Automatische Wiedergabe neuer Nachrichten: Aktivieren/Deaktivieren Dringende Nachrichten zuerst abspielen: Aktivieren/Deaktivieren Ansage für Nachrichtenweiterleitung: Aktivieren/Deaktivieren Ansage der Anrufer-ID-Nummer: Aktivieren/ Deaktivieren 8 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04
2.3 Festlegen der Berechtigungsklassen (BKl)-Parameter Ansage der Optionen nach Löschen der Nachrichten: Aktivieren/Deaktivieren Ansage der Länge der neuen Nachricht: Aktivieren/Deaktivieren *1 Nicht verfügbar für BKl Nr. 63 (Nachrichten-Manager) und BKl-Nr. 64 (System-Manager) *2 Nicht verfügbar für BKl Nr. 64 (System-Manager) Wenn das SPS über eine KX-TVM-Wartungssoftware programmiert wird, kann der System-Manager keine BKl-Parameter festlegen. Das SPS meldet Es tut mir leid, diese Funktion ist nicht verfügbar". System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 4 2 3. Geben Sie die Berechtigungsklassennummer ein (1 64). 4. Führen Sie die unten angegebenen Schritte aus, und legen Sie die einzelnen Parameter fest. Länge der persönlichen Begrüßung 1. Wählen Sie 1, um die Länge der Begrüßung zu ändern. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Geben Sie die Länge der Begrüßung ein (1 360 s). 3. Zur Bestätigung 2 drücken. Speicherdauer für neue Nachrichten 1. Wählen Sie 1, um die Speicherdauer zu ändern. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Geben Sie die Speicherdauer ein (maximal 30 Tage oder 0: Unbegrenzt). 3. Zur Bestätigung 2 drücken. Speicherdauer für gespeicherte Nachrichten 1. Wählen Sie 1, um die Speicherdauer zu ändern. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Geben Sie die Speicherdauer ein (maximal 30 Tage oder 0: Unbegrenzt). 3. Zur Bestätigung 2 drücken. Nachrichtenlänge 1. Wählen Sie 1, um die Nachrichtenlänge zu ändern. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Geben Sie die Nachrichtenlänge ein (1 60 Min. oder 0: Unbegrenzt). 3. Zur Bestätigung 2 drücken. Verfügbare Gesamtnachrichtenzeit pro Mailbox 1. Wählen Sie 1, um die Nachrichtengesamtzeit zu ändern. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Geben Sie die Nachrichtengesamtzeit ein ([KX-TVM200] 1 600 Min. oder 0: Unbegrenzt, [KX-TVM50] 1 120 Min. oder 0: Unbegrenzt). 3. Zur Bestätigung 2 drücken. Reihenfolge des Nachrichtenabrufs ändern (LIFO oder FIFO). Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. Dokumentversion 2.1 2008/04 Managerhandbuch 9
2.3 Festlegen der Berechtigungsklassen (BKl)-Parameter Ansagemodus 1. Wählen Sie 1 für "Primär". Wählen Sie 2 für "System". Wenn "Primär" eingestellt ist, fahren Sie mit Schritt 2 fort. 2. Drücken Sie [1] bis [10] (KX-TVM200) oder drücken Sie [1] bis [3] (KX-TVM50), um den gewünschten Modus zu ändern. KX-TVM200 Wählen Sie 1 für Systemansage 1. Wählen Sie 2 für Systemansage 2. Wählen Sie 3 für Systemansage 3. Wählen Sie 4 für Systemansage 4. Wählen Sie 5 für Systemansage 5. Wählen Sie 6 für Systemansage 6. Wählen Sie 7 für Systemansage 7. Wählen Sie 8 für Systemansage 8. Wählen Sie 9 für Systemansage 9. Wählen Sie 10 für Systemansage 10. KX-TVM50 Wählen Sie 1 für Systemansage 1. Wählen Sie 2 für Systemansage 2. Wählen Sie 3 für Systemansage 3. 3. Zur Bestätigung 3 drücken. Löschbestätigung Nachricht Nachricht/Absenderdaten-Modus 1. Wählen Sie 1 für "Vor". Wählen Sie 2 für "Nach". Wählen Sie 3 für "Auf Befehl". Wählen Sie 4, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Zur Bestätigung 4 drücken. Rückruf zur Anrufer-ID Rufweiterleitung von extern an extern Abspielen der Systemansage nach persönlicher Begrüßung Anklopfen bei besetzter Nebenstelle Nachricht löschen für Vorabfrage Intern-Durchsagegruppe 1. Wählen Sie 1, um die Durchsagegruppe zu ändern. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Geben Sie die Gruppennummer ein (1 33). 3. Zur Bestätigung 3 drücken. Wenn 33 (Gruppe 33)" eingestellt ist, ist die Funktion Interndurchsage" für alle Gruppen aktiviert. 10 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04
2.3 Festlegen der Berechtigungsklassen (BKl)-Parameter Maximale Anzahl an Anrufer-IDs für Ansage des Anrufernamens ändern. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Geben Sie die Zahl der Durchsagen ein, die von den Teilnehmern programmiert werden können (1 30/0: Leer). 3. Zur Bestätigung 2 drücken. Ansage der Anzahl neuer Nachrichten 1. Wählen Sie 1 für "Teilnehmerdienst". Wählen Sie 2 für "Nachrichten empfangen". Wählen Sie 3 für "Leer". Wählen Sie 4, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Zur Bestätigung 4 drücken. Ansage der Gesamtzahl der aufgezeichneten Nachrichten 1. Wählen Sie 1 für "Teilnehmerdienst". Wählen Sie 2 für "Nachrichten empfangen". Wählen Sie 3 für "Leer". Wählen Sie 4, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Zur Bestätigung 4 drücken. Mailbox-Kapazitätswarnung ändern. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und gehen Sie dann zum nächsten Parameter. 2. Geben Sie die Warnschwelle ein (1 60 Min. oder 0: Leer). 3. Zur Bestätigung 2 drücken. VM-Menü Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID Vorabfrage der Anrufer-ID Gespräch vermitteln an extern Teilnehmereinführung Benachrichtigung bei Weiterleitung Verzeichnisliste Dokumentversion 2.1 2008/04 Managerhandbuch 11
2.3 Festlegen der Berechtigungsklassen (BKl)-Parameter Auto-Empfang Automatische Wiedergabe neuer Nachrichten Ansage der Länge der neuen Nachricht Dringende Nachrichten zuerst abspielen Ansage für Nachrichtenweiterleitung Ansage der Anrufer-ID Ansage der Optionen nach Löschen der Nachrichten 12 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04
2.5 Ändern der Dienstmodus-Einstellung 2.4 Einstellen der Systemzeit Die Systemzeit kann direkt über das Telefon eingestellt werden. Es ist wichtig, die Systemzeit richtig einzustellen, da Nachrichtenanzeige, externe Nachrichtenübermittlung, Wahlwiederholung und Neuterminierung der externen Nachrichtenübermittlung sowie das automatische Löschen von Nachrichten mit dieser Einstellung geplant werden. Der Systemadministrator und Nachrichten-Manager können ebenfalls die Uhr stellen. Wenn die Anfangs- und Enddaten für die Sommerzeit programmiert werden, passt das SPS die Zeit für die Sommerzeit automatisch an. Der System-Manager kann die Systemzeit während folgender Situationen nicht einstellen: Wenn das SPS über die KX-TVM-Wartungssoftware programmiert wird. Wenn der Nachrichten-Manager die Systemzeit einstellt, Systemnachrichten aufzeichnet oder die Mailbox des Nachrichten-Managers anpasst. Das SPS meldet: Es tut mir leid, diese Funktion ist nicht verfügbar". System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 4 3 3. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung zu ändern. 4. Geben Sie die aktuelle Zeit ein, und wählen Sie #. Beispiel: Um 5:00 einzugeben, drücken Sie [5] [#]. Um 5:15 einzugeben, drücken Sie [5] [1] [5] [#]. 5. Wählen Sie 1 für AM. Wählen Sie 2 für PM. Wenn für das SPS die Verwendung des 24-Stunden-Formats festgelegt wurde, steht diese Option nicht zur Verfügung. 6. Zur Bestätigung 2 drücken. 7. Um Änderungen vorzunehmen, wählen Sie 1. 8. Geben Sie den aktuellen Monat ein, und wählen Sie #. Beispiel: Um Januar einzugeben, drücken Sie [1] [#]. 9. Geben Sie den Tag ein, und wählen Sie #. 10. Geben Sie die letzten 2 Stellen des Jahres ein, und wählen Sie #. 11. Zur Bestätigung 2 drücken. 2.5 Ändern der Dienstmodus-Einstellung Wenn von einer Dienst-Gruppe ein ankommendes Gespräch empfangen wird, wird die Behandlung vom Dienstmodus bestimmt, der der Dienst-Gruppe beim Erhalt des Gesprächs zugewiesen ist. Wenn der Dienstmodus auf Automatisch" eingestellt ist, wird das Gespräch vom Dienstmodus behandelt, der der aktuellen Betriebsart zugeordnet ist. Wenn der Dienstmodus auf einen der manuellen Modi eingestellt ist (Tag, Nacht, Mittag oder Pause), behandelt immer der dieser Betriebsart zugewiesene Anrufdienst den Anruf. Wenn der Dienstmodus auf TK-Anlagen-Steuerung" eingestellt ist, wechselt das SPS die Betriebsarten, wenn die TK-Anlage die Betriebsart wechselt, und der Anruf wird vom Anrufdienst behandelt, der der aktuellen Betriebsart zugewiesen ist (nur bei Integration über analoge SYSTEL/digitale Systemtelefonschnittstelle verfügbar). Nur der System-Manager oder Systemadministrator können den Dienstmodus ändern. Wurde er geändert, wird die Einstellung auch dann beibehalten, nachdem das SPS ausgeschaltet wurde. Wenn das SPS über die KX-TVM-Wartungssoftware programmiert wird, kann der System-Manager den Dienstmodus nicht ändern. Das SPS meldet Es tut mir leid, diese Funktion ist nicht verfügbar". Zuweisen des Dienstmodus Es stehen die folgenden Dienstmodi zur Verfügung: Dokumentversion 2.1 2008/04 Managerhandbuch 13
2.6 Ändern der Firmenansage und der Einstellung "Dienst ankommendes Gespräch" Automatischer Modus: Eingehende Anrufe werden vom Anrufdienst behandelt, der der aktuellen Betriebsart zugeordnet ist. Manuelle Tagschaltung: Eingehende Anrufe werden vom Anrufdienst behandelt, der der Tagschaltung zugeordnet ist, unabhängig von der Tageszeit. Manuelle Nachtschaltung: Eingehende Anrufe werden vom Anrufdienst behandelt, der der Nachtschaltung zugeordnet ist, unabhängig von der Tageszeit. Manuelle Mittagschaltung: Eingehende Anrufe werden vom Anrufdienst behandelt, der der Mittagschaltung zugeordnet ist, unabhängig von der Tageszeit. Manuelle Pausenschaltung: Eingehende Anrufe werden vom Anrufdienst behandelt, der der Pausenschaltung zugeordnet ist, unabhängig von der Tageszeit. TK-Anlagen-Steuerung: Das SPS ändert die Betriebsarten entsprechend danach, wann die TK-Anlage die Betriebsarten ändert und wann eingehende Anrufe vom Anrufdienst behandelt werden, der der aktuellen Betriebsart zugeordnet ist. Dieser Modus ist nur bei einer Integration über analoges SYSTEL/digitale Systemtelefonschnittstelle verfügbar. Wenn dieser Modus bei Verwendung anderer Integrationstypen gewählt wird, wird das SPS im automatischen Modus betrieben. Je nach Modell und/oder Software-Version der angeschlossenen TK-Anlage funktioniert die TK-Anlagen-Steuerung evtl. nicht korrekt. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Fachhändler. Im automatischen Modus gilt für die Dienste folgende Prioritätsreihenfolge: Automatisches Einloggen (Kostenfreie Fernvorabfrage) > Feiertagsbetrieb > Anrufer-ID-Rufverteilung > DID-Rufverteilung > Amtsleitungsdienst > Port-Dienst. (Automatisches Login [Kostenfreie Fernvorabfrage] hat die höchste Priorität.) In manuellen Modi (Tag, Nacht, Mittag oder Pause) gilt für die Dienste folgende Prioritätsreihenfolge: Automatisches Einloggen (Kostenfreie Fernvorabfrage) > Anrufer-ID-Rufverteilung > DID-Rufverteilung > Amtsleitungsdienst > Port-Dienst. (Feiertagsbetrieb wird nicht berücksichtigt.) Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den Dienst-Gruppen 1 48 einen Dienstmodus zuzuweisen. System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 4 4 3. Geben Sie die Dienst-Gruppen-Nummer ein (1 48). 4. Um Änderungen vorzunehmen, wählen Sie 1. 5. Wählen Sie den gewünschten Dienstmodus. Wählen Sie 1 für den automatischen Modus. Wählen Sie 2 für die manuelle Tagschaltung. Wählen Sie 3 für die manuelle Nachtschaltung. Wählen Sie 4 für die manuelle Mittagschaltung. Wählen Sie 5 für die manuelle Pausenschaltung. Wählen Sie 6 für die TK-Anlagen-Steuerung. 6. Zur Bestätigung 2 drücken. 2.6 Ändern der Firmenansage und der Einstellung "Dienst ankommendes Gespräch" Wenn das SPS Gespräche annimmt, begrüßt es Anrufer mit der Firmenansage und aktiviert dann den Dienst ankommendes Gespräch. Dem System-Manager oder Systemadministrator stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Eine entsprechende Firmenansage für jede Betriebsart (Tag, Nacht, Mittag und Pause) jedes Anrufdienstes. Die Standard-Firmenansage ist die Systemansage. Gewünschter Dienst ankommendes Gespräch für jeden Anrufdienst. Der Standarddienst lautet "Automatische Abfrage". Zuweisung der Dienst-Gruppe für jeden Anschluss/ jede Amtsleitung. Wenn das SPS über die KX-TVM-Wartungssoftware programmiert wird, kann der System-Manager die Firmenansage und die Betriebsart für ankommende Anrufe 14 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04
2.7 Rundruf-Nachrichten nicht ändern. Das SPS meldet: Es tut mir leid, diese Funktion ist nicht verfügbar". Ändern der Einstellung "Dienst-Gruppe" System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 4 5 3. Wählen Sie 2, um die Einstellung "Dienst-Gruppe" zu ändern. 4. Geben Sie die Nummer der Dienst-Gruppe ein (1-48). 5. Wählen Sie den gewünschten Eintrag für die Betriebsart-Periode. Wählen Sie 1 für die Betriebsart "Tag". Wählen Sie 2 für die Betriebsart "Nacht". Wählen Sie 3 für die Betriebsart "Mittag". Wählen Sie 4 für die Betriebsart "Pause". 6. Wählen Sie 1, um die Firmenansage zu ändern. Wählen Sie 2, um "Dienst ankommendes Gespräch" zu ändern, und fahren Sie dann mit Schritt 10 fort. 7. Wählen Sie 1, um die Einstellung zu ändern. Zur Bestätigung 2 drücken. 8. Wählen Sie den gewünschten Eintrag. Wählen Sie 1, um eine Firmenansage-Nummer zu ändern. Wählen Sie 2, um die Systemansage festzulegen, und fahren Sie dann mit Schritt 13 fort. Wählen Sie 3 zum Deaktivieren, und fahren Sie dann mit Schritt 13 fort. 9. Geben Sie eine Firmenansage-Nummer ein (1 32), und fahren Sie dann mit Schritt 13 fort. 10. Wählen Sie 1, um die Einstellung zu ändern. Zur Bestätigung 2 drücken. 11. Wählen Sie den gewünschten Eintrag. Wählen Sie 1, um den Voicemail-Dienst einzustellen, und fahren Sie dann mit Schritt 13 fort. Wählen Sie 2, um den Dienst "Automatische Abfrage" einzustellen, und fahren Sie dann mit Schritt 13 fort. Wählen Sie 3, um einen benutzerspezifischen Ablauf einzustellen. Wählen Sie 4, um den Interviewdienst einzustellen. 12. Geben Sie die Nummer für den benutzerspezifischen Ablauf (1 100) oder die Interview-Mailboxnummer ein. 13. Zur Bestätigung 2 drücken. Ändern der Dienst-Gruppen-Zuordnung System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 4 5 3. Wählen Sie 1, um die Dienst-Gruppen-Zuordnung zu ändern. 4. Wählen Sie 1 für die Anschlusseinstellung. Wählen Sie 2 für die Amtsleitungseinstellung. 5. Geben Sie die Anschluss-/Amtsleitungsnummer ein (Anschluss 1 24 [KX-TVM200]/Anschluss 1 6 [KX-TVM50], Amtsleitung 1 64/0: Leer). 6. Wählen Sie 1, um die Dienst-Gruppe zu ändern, und fahren Sie dann mit Schritt 7 fort. Zur Bestätigung 2 drücken. 7. Geben Sie die Nummer der Dienst-Gruppe ein (1-48). (1 48 oder 49: zum Deaktivieren [nur für Amtsleitungseinstellung]) 8. Zur Bestätigung 2 drücken. 2.7 Rundruf-Nachrichten Der System-Manager kann eine Nachricht mit einem Vorgang mehreren Teilnehmern zustellen. Nachrichten können an alle Teilnehmer gesendet werden (Rundruf-Nachricht) oder nur an bestimmte Teilnehmer gesendet werden. Wenn eine Nachricht bestimmten Teilnehmern zugestellt wird, kann der System-Manager eine Benachrichtigung erhalten, wenn die Empfänger die Nachricht abhören. Der System-Manager kann Datum und Uhrzeit für die Zustellung der Nachricht festlegen. Das Datum kann bis zu einem Monat im Voraus festgelegt werden. Dokumentversion 2.1 2008/04 Managerhandbuch 15
2.8 Ändern des Passworts des System-Managers Zustellen von Nachrichten an alle Mailboxen (Rundruf-Nachrichten) Die Rundruf-Nachrichten-Funktion ermöglicht es dem System-Manager, in nur einem Vorgang eine Nachricht an mehrere Teilnehmer zu senden. Rundruf-Nachrichten haben Priorität vor anderen regulären oder dringenden Nachrichten, werden aber ansonsten wie reguläre Nachrichten behandelt. Diese Funktion ist von Nutzen, um die Teilnehmer über den aktuellen SPS-Status zu informieren (Informationen zur verbleibenden Festplattenkapazität, Aufforderung zum Löschen unbenötigter Nachrichten usw.). System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 2 3. Wählen Sie 1, um eine Rundruf-Nachricht aufzuzeichnen. 4. Wählen Sie 1, um die Aufzeichnung zu beenden. 5. Zur Bestätigung 2 drücken. Zustellen von Nachrichten an bestimmte Mailboxen Mit dieser Funktion können Sie dieselbe Nachricht einem oder mehreren Teilnehmern zukommen lassen, indem Sie ihre Mailboxnummern angeben. System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 2 2 3. Geben Sie die Mailboxnummer des beabsichtigten Empfängers ein. Bei der Eingabe per Name zuerst [#] [1] drücken. Verwenden Sie eine Mailboxgruppe durch Angabe ihrer Nummer. 4. Zur Bestätigung 2 drücken. 5. Wählen Sie 1, um eine Nachricht aufzuzeichnen. Drücken Sie [2], um Mailboxnummern hinzuzufügen. Drücken Sie [3], um die Mailing-Liste zu überprüfen. Drücken Sie [ ], um die Nachrichtenübermittlung abzubrechen. 6. Wählen Sie 1, um die Aufzeichnung zu beenden. 7. Zur Bestätigung 2 drücken. 8. Wählen Sie 1 1, um den Zeitpunkt der Nachrichtenübermittlung festzulegen. Drücken Sie [1] [2], um die Nachricht sofort zu senden, und fahren Sie dann mit Schritt 14 fort. 9. Geben Sie den gewünschten Zeitpunkt der Nachrichtenübermittlung ein und wählen Sie #. 10. Wählen Sie 1 für AM. Wählen Sie 2 für PM. Wenn für das SPS die Verwendung des 24-Stunden-Formats festgelegt wurde, steht diese Option nicht zur Verfügung. 11. Geben Sie den Tag des Monats für die Nachrichtenübermittlung ein und wählen Sie #. Beispiel: Wenn heute der 16. Februar ist, geben Sie [1] [7] [#] ein, um die Nachricht morgen übermitteln zu lassen. Wenn heute der 16. Februar ist, geben Sie [5] [#] ein, um die Nachricht am 5. März übermitteln zu lassen. 1 13. Wählen Sie 1, um die Nachricht als Dringend zu kennzeichnen. Wählen Sie 2, um fortzufahren. 14. Wählen Sie 1, um die Nachricht als Privat zu kennzeichnen. Wählen Sie 2, um fortzufahren. 15. Um eine Empfangsbestätigung anzufordern, wählen Sie 1. Wählen Sie 2, um fortzufahren. 2.8 Ändern des Passworts des System-Managers Der System-Manager muss das System-Manager-Passwort eingeben, um sich einloggen zu können, bevor er eine System-Manager-Aufgabe ausführt. Um die Systemsicherheit zu gewährleisten, sollte ein langes Passwort (maximal 16 Stellen) gewählt werden, das nicht leicht erraten werden kann. Wenn das SPS über die KX-TVM-Wartungssoftware programmiert wird, kann der System-Manager das 16 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04
2.8 Ändern des Passworts des System-Managers System-Manager-Passwort nicht ändern. Das SPS meldet: Es tut mir leid, diese Funktion ist nicht verfügbar". System-Managers ein. Siehe 2.1 Einloggen bei der Mailbox des System-Managers. 2. 3 3. Wählen Sie 1, um das Mailbox-Passwort zu ändern. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu übernehmen. 4. Geben Sie das gewünschte Passwort ein, und drücken Sie #. 5. Zur Bestätigung 2 drücken. Dokumentversion 2.1 2008/04 Managerhandbuch 17
3.2 Verwalten der allgemeinen Mailbox 3 Nachrichten-Manager-Handbuch 3.1 Einloggen bei der Mailbox des Nachrichten-Managers Die in diesem Handbuch beschriebenen Vorgehensweisen erfordern, dass der Nachrichten-Manager ein Telefon verwendet. Viele dieser Vorgehensweisen können jedoch auch mit einem PC und der KX-TVM-Wartungssoftware ausgeführt werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie bei Ihrem Fachhändler. Um diese Vorgänge mit einem Telefon auszuführen, muss sich der Nachrichten-Manager einloggen, bevor er eine Nachrichten-Manager-Aufgabe ausführen kann. Um sich als Nachrichten-Manager einloggen zu können, müssen 3 Informationen vorliegen: die Nebenstellennummer eines an das SPS angeschlossenen Anschlusses, die Mailboxnummer des Nachrichten-Managers und das Mailboxpasswort des Nachrichten-Managers. Die Mailboxnummer des Nachrichten-Managers lautet 98, 998, 9998 oder 99998, je nach der in der Systemprogrammierung angegebenen Länge der Mailboxnummer. Das Passwort des Nachrichten-Managers kann vom Systemadministrator mit der KX-TVM-Wartungssoftware oder vom Nachrichten-Manager mit seinem Nebenstellentelefon zugewiesen werden (siehe 3.4 Anpassen der Mailbox des Nachrichten-Managers). Bevor der Nachrichten-Manager Nachrichten verwalten kann (Aufzeichnen von benutzerspezifischen Abläufen, Nachrichten usw.), muss Nachrichten-Manager-Zugriff vom Telefon" aktiviert und ein Passwort für Nachrichten-Manager" vom Systemadministrator mit der KX-TVM-Wartungssoftware zugewiesen worden sein. Das SPS meldet die Gesamtzahl der Nachrichten, die Zahl neuer Nachrichten oder die Länge neuer Nachrichten, je nach den BKl-Einstellungen des Nachrichten-Managers. Wenn in der Mailbox neue Nachrichten vorliegen, werden die Nachrichten automatisch wiedergegeben. Der Nachrichten-Manager kann sie sich fortlaufend ohne Systemansagen anhören. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn in den BKl-Einstellungen des Nachrichten-Managers Automatische Wiedergabe neuer Nachrichten" eingestellt ist. Automatisches Login Diese Funktion steht bei einigen TK-Anlagen nicht zur Verfügung und kann durch den Systemadministrator für Ihre Mailbox deaktiviert werden. 1. Heben Sie den Hörer ab. 2. Geben Sie die Nebenstellennummer des SPS ein. 3. Geben Sie das Passwort ein, und wählen Sie dann #. Manuelles Login 1. Heben Sie den Hörer ab. 2. Geben Sie die Nebenstellennummer des SPS ein. 3. # 6 4. und Ihre Mailboxnummer. Die Nummer für die Nachrichten-Manager-Mailbox ist die 98, 998, 9998 oder 99998. 5. Geben Sie das Passwort ein, und wählen Sie dann #. Weitere Informationen zum Login finden Sie unter "2.1 Einloggen in Ihre Mailbox" im Benutzerhandbuch. 3.2 Verwalten der allgemeinen Mailbox Eine der Funktionen des Nachrichten-Managers besteht darin, die allgemeine Mailbox auf Nachrichten zu überprüfen und diese an die entsprechende Mailbox bzw. die entsprechenden Mailboxen zu übermitteln (es können Mailboxgruppen verwendet werden). Dies kann jederzeit mithilfe des Telefons erfolgen. 18 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04
3.3 Einrichten einer Nachrichtenanzeige Abhören von Nachrichten Der Nachrichten-Manager kann den Status der allgemeinen Mailbox über seine Mailbox überwachen. Er kann die in der allgemeinen Mailbox gespeicherten Nachrichten abhören und ggf. an die beabsichtigten Empfänger übermitteln. Nachrichten-Managers ein. Siehe 3.1 Einloggen bei der Mailbox des Nachrichten-Managers. 2. Wählen Sie 1, um die Nachricht zu empfangen. 3. Wählen Sie 1, um neue Nachrichten abzuhören. Wählen Sie 2, um alte Nachrichten abzuhören. Wählen Sie 3, um gelöschte Nachrichten abzuhören. 4. Das SPS gibt jede Nachricht wieder und gibt dabei an, wann und von wem die Nachricht aufgezeichnet wurde. Wählen Sie 1, um diese Nachricht zu wiederholen. Wählen Sie 1 1, um die vorherige Nachricht zu wiederholen. Wählen Sie 1 2, um die nächste Nachricht wiederzugeben. Wählen Sie 2 3, um die Nachricht-/ Absenderdaten zu hören. Über die SPS-Programmierung wird festgelegt, ob die Nachricht-/Absenderdaten vor jeder Nachricht, im Anschluss an jede Nachricht oder nur nach Drücken von [2] [3] wiedergegeben werden. Wählen Sie 2 5, um bei der Markierung fortzufahren (wenn eine Markierung gesetzt wurde). Wählen Sie 2 6, um die Nachricht als neu zu speichern (wenn die neue Nachricht abgehört wurde). Wählen Sie 3, um diese Nachricht zu löschen. Wählen Sie 4 Wählen Sie 5 Wählen Sie 6 Wählen Sie 7 Wählen Sie 0, um zu antworten., um zurückzuspulen., um schnell vorzuspulen., um zu übermitteln., um das gesamte Menü zu hören. Übermitteln von Nachrichten In der allgemeinen Mailbox hinterlassene Nachrichten sollten in regelmäßigen Abständen an die beabsichtigten Empfänger übermittelt werden. Der Nachrichten-Manager kann ggf. eigene Sprachkommentare hinzufügen. Wenn eine Nachricht übermittelt wird, wird die Originalnachricht nicht aus der allgemeinen Mailbox gelöscht. Sie muss manuell gelöscht werden. 1. Beginnen Sie mit Schritt 1-4 unter Abhören von Nachrichten" oben. Drücken Sie während des Abhörens der Nachricht zum Übermitteln der Nachricht 7. 2. Geben Sie die Mailboxnummer des Empfängers ein. 3. Zur Bestätigung 2 drücken. 4. Wählen Sie 2, um einen Kommentar aufzuzeichnen. Drücken Sie [1], um Nachrichten ohne Kommentar zu übermitteln. Drücken Sie [3], um eine Mailboxnummer hinzuzufügen. Drücken Sie [4], um die Mailing-Liste zu überprüfen. 5. Wählen Sie 1, um die Aufzeichnung zu beenden. 6. Zur Bestätigung 2 drücken. 3.3 Einrichten einer Nachrichtenanzeige Das SPS kann den Nachrichten-Manager benachrichtigen, wenn sich in seiner Mailbox noch nicht abgehörte Nachrichten befinden, indem die Nachrichtenlampe eingeschaltet und/oder ein externes Gerät (z. B. ein Telefon oder Pieper) angerufen wird. Das SPS kann auch eine E-Mail-Benachrichtigung versenden, wenn der Systemadministrator diese Funktion aktiviert hat. Einrichten einer Benachrichtigung über eine Nachrichtenlampe Das SPS lässt die Nachrichtenlampe an der Nebenstelle des Nachrichten-Managers aufleuchten, wenn eine neue Nachricht in der Mailbox des Nachrichten-Managers aufgezeichnet wird. Als Abfrageplätze eingerichtete Nebenstellen können angerufen werden, indem [0] gewählt wird. Wenn diese Funktion eingestellt wird, muss jedoch die Nebenstellennummer (nicht "0") angegeben werden. Weitere Informationen erhalten Sie beim Systemadministrator. Dokumentversion 2.1 2008/04 Managerhandbuch 19
3.3 Einrichten einer Nachrichtenanzeige Wenn ein Systemtelefon mit einem 6-zeiligen Display verwendet wird, wird die Zahl neuer (noch nicht wiedergegebener) Nachrichten angezeigt, während die Nachrichtenlampe leuchtet. Diese Funktion ist nur bei Panasonic TK-Anlagen der KX-T Serie mit Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle verfügbar. Weitere Informationen erhalten Sie beim Systemadministrator. Nachrichten-Managers ein. Siehe 3.1 Einloggen bei der Mailbox des Nachrichten-Managers. 2. 2 3. Wählen Sie 1, um den Benachrichtigungsstatus der Nachrichtenlampe zu ändern. 4. Um Änderungen vorzunehmen, wählen Sie 1. Zur Bestätigung 2 drücken. Einstellen einer Benachrichtigung über externes Gerät Das SPS ruft die vorprogrammierte Telefonnummer oder den Pieper an, wenn eine neue Nachricht in der Mailbox des Nachrichten-Managers aufgezeichnet wird. Zuweisen von Benachrichtigungsnummern Es können maximal 3 Telefon- oder Piepernummern für die Benachrichtigung festgelegt werden. Verwenden Sie die Zifferntasten 0 bis 9 und den Pieper-Rückrufnummern-Eingabecode [X], um diese Zuweisungen vorzunehmen. Wenn der Pieper-Rückrufnummer-Eingabecode am Ende einer Piepernummer hinzugefügt wird, fordert das SPS den Anrufer auf, die Rückrufnummer einzugeben, die auf dem Pieper angezeigt wird. Die Systemprogrammierung bestimmt, ob der Rückrufnummer-Eingabecode vor, nach oder ohne Nachricht eingegeben werden muss. Es ist auch möglich, den Anrufer wählen zu lassen, ob er eine Rückrufnummer angeben möchte. Der System-Manager muss die Verwendung eines Pieper-Rückrufnummer-Eingabecodes erlauben. Nachrichten-Managers ein. Siehe 3.1 Einloggen bei der Mailbox des Nachrichten-Managers. 2. 2 3. Wählen Sie 3, um eine Telefon-/Piepernummer zuzuweisen. 4. Wählen Sie 1, um die erste Telefonnummer zu ändern. Wählen Sie 2, um die zweite Telefonnummer zu ändern. Wählen Sie 3, um die dritte Telefonnummer zu ändern. 5. Zur Bestätigung 1 drücken. 6. Geben Sie die Telefonnummer ein. 7. Zur Bestätigung 2 drücken. 8. Wählen Sie 1, um die Telefonnummer zu ändern. Zur Bestätigung 2 drücken. Wählen zum Überprüfen 3. Wählen Sie 4 Wählen Sie 5, um mehr Stellen hinzuzufügen., um eine Pause einzufügen. Wählen Sie 6, um eine Pause für den Wählton hinzuzufügen. Wählen Sie 7, um einen Pieperanzeigebefehl hinzuzufügen. 9. Wählen Sie 1, um per Telefon benachrichtigt zu werden. Wählen Sie 2, um per Pieper benachrichtigt zu werden. Einstellen des Gerätestatus Für jedes Gerät wird die Benachrichtigung entsprechend eines festen Plans aktiviert oder deaktiviert. Der Nachrichten-Manager kann ein Gerät entsprechend eines Plans aktivieren. Der Systemadministrator muss dem gewünschten Gerät jedoch zuerst eine Zielnummer zuweisen. Nachrichten-Managers ein. Siehe 3.1 Einloggen bei der Mailbox des Nachrichten-Managers. 2. 2 2 3. Geben Sie die Gerätenummer ein (1 3). Wenn der ausgewählten Gerätenummer noch keine Telefonnummer zugewiesen wurde, können Sie den Gerätestatus nicht einstellen. Siehe Zuweisen von Benachrichtigungsnummern" in diesem Kapitel, um zu erfahren, wie Sie eine Telefonnummer zuweisen. 4. Wählen Sie den gewünschten Nachrichtentyp. 20 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04
3.4 Anpassen der Mailbox des Nachrichten-Managers Wählen Sie 1 für eine Benachrichtigung bei allen Nachrichten. Wählen Sie 2 für eine Benachrichtigung bei dringenden Nachrichten. 5. Wählen, wenn das Gerät für die Benachrichtigung über Nachrichten verwendet wird. Wählen Sie 1 für einen Plan (nach jedem Empfang einer Nachricht erfolgt eine Benachrichtigung, aber nur während der vom Systemadministrator programmierten Zeiten). Wählen Sie 2 für eine fortlaufende Benachrichtigung. Wählen Sie 3 bei Nichtverwendung (es wird nie eine Benachrichtigung gesendet). 3.4 Anpassen der Mailbox des Nachrichten-Managers Der Nachrichten-Manager kann seine Mailbox durch das Ändern der folgenden Parameter anpassen. Das Mailbox-Passwort des Nachrichten-Managers Die Nebenstellennummern der Abfrageplätze 1, 2 und 3 Die Telefonnummern 1 und 2 für die Rufweiterleitungsziele, wenn die Rufweiterleitung von extern auf eine Amtsleitung eingestellt ist Wenn das SPS über die KX-TVM-Wartungssoftware programmiert wird, kann der Nachrichten-Manager seine Mailbox nicht anpassen. Das SPS meldet: Es tut mir leid, diese Funktion ist nicht verfügbar". Passwort des Nachrichten-Managers Der Nachrichten-Manager muss das Nachrichten-Manager-Passwort eingeben, um sich einloggen zu können, bevor er eine Nachrichten-Manager-Aufgabe ausführt. Um die Systemsicherheit zu gewährleisten, sollte ein langes Passwort (maximal 16 Stellen) gewählt werden, das nicht leicht erraten werden kann. Nebenstellen des Abfrageplatzes Wenn Anrufer Hilfe benötigen, können sie [0] wählen, um mit einem Abfrageplatz verbunden zu werden. Für jede Betriebsart können maximal 3 Abfrageplätze programmiert werden; diese Abfrageplätze entsprechen nicht unbedingt den für die TK-Anlage vorprogrammierten Abfrageplatz-Nebenstellen. Die als Abfrageplatz 1 zugewiesene Nebenstelle für die Tagschaltung wird als Nachrichten-Manager bezeichnet. Telefonnummern 1 und 2 für AL bei Rufweiterleitung von extern Nach dem Programmieren/Ändern der Telefonnummern, die für AL bei Rufweiterleitung von extern verwendet werden, muss der Nachrichten-Manager die Einstellung für die Rufweiterleitung zurücksetzen (siehe 3.7 Einstellung der Rufweiterleitung von extern), auch wenn sie bereits aktiviert war. Hier eingestellte Telefonnummern werden erst wirksam, wenn die Rufweiterleitung zurückgesetzt wird. Wenn Sie die Rufweiterleitung nicht zurücksetzen, werden die Anrufe an die alten Telefonnummern weitergeleitet. Nachrichten-Managers ein. Siehe 3.1 Einloggen bei der Mailbox des Nachrichten-Managers. 2. 3 3. Wählen Sie 1, um das Passwort zu ändern. Zur Bestätigung 2 drücken. 4. Geben Sie das Passwort ein, und wählen Sie dann #. 5. Zur Bestätigung 1 drücken. 6. Wählen Sie 1, um die Nebenstelle des Abfrageplatzes zu ändern oder zuzuweisen. Zur Bestätigung 2 drücken. Wählen Sie zum Löschen 3, und fahren Sie dann mit Schritt 9 fort. Die Nebenstellennummer von Abfrageplatz 1 kann nicht gelöscht werden. 7. Geben Sie die Nebenstellennummer ein. 8. Zur Bestätigung 2 drücken. 9. Wiederholen Sie Schritt 6 8, um die Nebenstellennummer für die Tag-, Nacht-, Mittagund Pausenschaltung für jeden Abfrageplatz zuzuweisen oder zu löschen. Dokumentversion 2.1 2008/04 Managerhandbuch 21
3.6 Aufzeichnen von Nachrichten 10. Wählen Sie 1, um die Einstellung für Telefonnummer 1 zu ändern oder zuzuweisen. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu akzeptieren, und fahren Sie dann mit Schritt 13 fort. 11. Geben Sie die Telefonnummer mit (0 9, ) ein. Achten Sie darauf, dass die Telefonnummer mit einer Amtskennziffer beginnt (für die Amtsholung). Bei Verbindung mit der TK-Anlage KX-TD500 oder einer Anlage der KX-TDE- oder KX-TDA-Serie beträgt die maximal zulässige Zahl eingegebener Zeichen 24. Bei Verbindung mit einer anderen TK-Anlage der KX-T-Serie beträgt sie 16. 1 13. Wählen Sie 1, um die Einstellung für Telefonnummer 2 zu ändern oder zuzuweisen. Wählen Sie 2, um die aktuelle Einstellung zu übernehmen. 14. Geben Sie die Telefonnummer mit (0 9, ) ein. 15. Zur Bestätigung 2 drücken. 3.5 Einstellen der Systemzeit Die Systemzeit kann direkt über das Telefon eingestellt werden. Es ist wichtig, die Systemzeit richtig einzustellen, da Nachrichtenanzeige, externe Nachrichtenübermittlung, Wahlwiederholung und Neuterminierung der externen Nachrichtenübermittlung sowie das automatische Löschen von Nachrichten mit dieser Einstellung geplant werden. Der Systemadministrator und Nachrichten-Manager können ebenfalls die Zeit einstellen. Wenn die Anfangs- und Enddaten für die Sommerzeit programmiert werden, passt das SPS die Zeit für die Sommerzeit automatisch an. Der Nachrichten-Manager kann die Systemzeit während folgender Situationen nicht einstellen: Wenn das SPS über die KX-TVM-Wartungssoftware programmiert wird. Wenn der System-Manager Mailboxen konfiguriert, BKl, Systemzeit, Dienstmodus, Firmenansage und den Dienst ankommendes Gespräch einstellt oder die Mailbox des System-Managers anpasst. Das SPS meldet: Es tut mir leid, diese Funktion ist nicht verfügbar". Nachrichten-Managers ein. Siehe 3.1 Einloggen bei der Mailbox des Nachrichten-Managers. 2. 4 1 3. Geben Sie die aktuelle Zeit ein, und wählen Sie #. 4. Wählen Sie 1 für AM. Wählen Sie 2 für PM. Wenn für das SPS die Verwendung des 24-Stunden-Formats festgelegt wurde, steht diese Option nicht zur Verfügung. 5. Zur Bestätigung 2 drücken. 6. Wählen Sie 1, um die aktuelle Einstellung für das Datum zu ändern. 7. Geben Sie den aktuellen Monat ein, und wählen Sie #. Beispiel: Um Januar einzugeben, drücken Sie [1] [#]. 8. Geben Sie den Tag ein, und wählen Sie #. 9. Geben Sie die letzten 2 Stellen des Jahres ein, und wählen Sie #. 10. Zur Bestätigung 2 drücken. 3.6 Aufzeichnen von Nachrichten Der Nachrichten-Manager ist für das Aufzeichnen verschiedener Systemnachrichten (Menüs, Voice-Labels, Systemansagen und zentrale Anrufernamen) verantwortlich sowie für die Wartung von: Firmenansagen Es können maximal 32 Firmenansagen für Geschäftszeiten/ Nicht-Geschäftszeiten und Mittags-/Pausenzeiten sowie Feiertage ausgewählt, aufgezeichnet oder gelöscht werden. Firmenname Benutzerspezifische Abläufe Es können maximal 100 benutzerspezifische Abläufe aufgezeichnet werden. Diese Menüs führen Anrufer zu den gesuchten Diensten, ohne dass dafür ein mit einer Person besetzter Abfrageplatz erforderlich ist. 22 Managerhandbuch Dokumentversion 2.1 2008/04