Kassenrevision im Einzelhandel und der Gastronomie Warum ist Kassen-Revision erforderlich Einige Zahlen zur Problematik der Fehlbeträge Die Tricks der Kassiererinnen und Kassierer Rechtliche Aspekte der Kassen-Kontrolle Was ist möglich, was geht nicht. Das bisherige Vorgehen im Einzelhandel Anforderungen an ein neues Revisions-System 4 Milliarden Inventurdifferenz im deutschen Einzelhandel 2-4 % des Bruttoumsatz beträgt die durchschnittliche Differenz Möbelhändler, Baumärkte, Discounter über 4 % 550 000 Kundendiebstähle wurden angezeigt Gesamtverlust durch Kundendiebstähle 1,8 Mrd Dunkelziffer 95 % 50% 40% 30% 20% 10% Kunden 47 % Mitarbeiter 23 % Organisatorisch 21 % Lieferanten 9 % 0% Inventurdifferenzen 2003 Die Inventurdifferenzen in Deutschland schwanken seit Jahren um die 4 Milliarden Euro, je nachdem was dazu gerechnet wird. ( Siehe Grafik aus 2003) Die eigenen Mitarbeiter sind an diesen Differenzen zu 23-40 % mitbeteiligt, wobei nicht die ganze Fehl-Summe auf Diebstahl zurückzuführen ist. 1
K u n d e n d i e b s t ä h l e Kundendiebstähle konnten durch Maßnahmen wie Videoüberwachung und andere Warensicherungssysteme deutlich verringert werden. Der Anteil von Mitarbeiterdelikten ist jedoch im gleichen Zeitraum dramatisch angestiegen und liegt teilweise bei über 40 % M i t a r b e i t e r d e l i k t e Daraus ergibt sich eigentlich nur eine Konsequenz: Wenn Mitarbeiter unmittelbaren Kontakt zum Bargeld haben oder auch unbeaufsichtigten Zugang zur Ware, müssen organisatorische Maßnahmen ergriffen werden um die Inventurdifferenzen zu verringern, oder zumindest auf einem erträglichen Niveau zu halten. Neben den traditionellen Maßnahmen wie vier Augen Prinzip oder Gegenzeichnen bei Stornos können vor allem software- basierende Videosysteme eindeutige Auskunft über kritische Transaktionen geben. Überprüfung der Kassentransaktionen Jede Kassentransaktion wird in der Cash-Plus - Datenbank gespeichert Nahezu jeder Betrug ist sofort erkennbar Mit einer schnellen Abfrage können die kritischen Transaktionen gefiltert werden Zu jeder Kassentransaktion ist ausführliches Bildmaterial auf dem Digitalrekorder vorhanden Die Abfrage ist auch Online von zu Hause möglich Sie sind ständig präsent in Ihrem Geschäft oder Shop Ferneinsicht ins Geschäft auch mobil über iphone/android 2
Einige gängige Manipulationen an Kassen Zwischensummen anstelle Bar-Taste Alle Artikel werden in die Kasse eingegeben, die Transaktion wird aber nicht mit der Bar-Taste abgeschlossen sondern die Endsumme über die Zwischensummen-Taste im Kundenmonitor ausgegeben. Nachdem der Kunde die Summe bezahlt hat, werden Artikel storniert und anschließend mit der Bar-Taste die Transaktion abgeschlossen. Der Kunde hat alle Artikel, auch die stornierten Artikel bezahlt. In einem ruhigen Moment wird das Geld der stornierten Artikel aus der Kasse entnommen. Leicht zu erkennen an den Öffnungszeiten der Kassenschublade Leerverkäufe bzw. Tütenverkäufe Geldentnahmen sind im Beisein von Kunden nicht möglich, um in einem ruhigen Moment die Kassenschublade zu öffnen, werden Null-Bons oder Billig-Käufe durch die Kassierer getätigt. Oftmals bieten sich hier Einkaufs-Tüten an. Retouren ohne Warenrückgabe Gekaufte Waren werden zu einem späteren Zeitpunkt retourniert, ohne dass dabei die retournierte Ware zurückgegeben wird. Der Kunde erhält das zuvor bezahlte Geld Storno, Artikelabbruch oder gar nicht in die Kasse buchen Sofortiges Stornieren, wenn der Kunde bezahlt hat und keinen Kassenzettel verlangt. Während des Bezahlvorganges die Eingabe des Artikel abbrechen und trotzdem kassieren oder gleich gar nicht einbuchen und abkassieren. ( In Italien nicht möglich) 3
Überprüfung der Kassentransaktionen Urteil Bundesarbeitsgericht: Videoüberwachung am Arbeitsplatz zulässig, darf aber nicht unverhältnismäßig sein Das Recht des Arbeitgebers, seine Mitarbeiter zu kontrollieren, ist grundsätzlich anerkannt. Solche Befugnisse können sich aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder dem Arbeitsvertrag ergeben. Als Arbeitgeber oder dessen Bevollmächtigter haben Sie jedoch keine schrankenlosen Kontrollbefugnisse Recht des Mitarbeiters auf informelle Selbstbestimmung, Recht des Einzelhändlers auf Vermögensschutz Bei Betrugsverdacht ist auch verdeckte Videoaufzeichnung erlaubt Bei Auffälligkeiten werden Details ermittelt und analysiert. bei Verdachtserhärtung, werden Mitarbeiter-Gespräche geführt oder Ermittlungen eingeleitet. Die Verwertung von Kassen-Video-Bildern ist nur unter folgenden Bedingungen möglich: GBV (Gesamtbetriebsvereinbarung) muss vorliegen Unwiderrufliche Löschung der Daten nach 180 Tagen (Ausnahme bei Betrugsvorfall). Keine Leistungsbewertung von Mitarbeitern oder Analyse von unbeabsichtigten Fehlbedienungen. Zweck und Konsequenzen aus der Kassen-Revisions-Analyse müssen allen Mitarbeiter bekannt gegeben werden ( Vor Videoaufzeichnung ) Es ist ein begründeter Verdacht vorhanden Wobei der begründete Verdacht zumeist erst durch eine Kassen - Überprüfung entsteht. Anzumerken ist noch, dass die staatlich vorgeschriebene Dokumentationspflicht (Geldwerter Vorteil bei Personalkäufen) bereits die informelle Selbstbestimmung verletzt. So kann es schlussendlich nur eine pragmatische Lösung geben, die den o.g. Rechten der Beteiligten weitgehends Rechnung trägt und das ist ein entsprechend verfasster Arbeitsvertrag. R e t a i l c o a c h C a s h - P l u s 2 0 15 Für meine Mitarbeiter lege ich meine Hand ins Feuer Diese Mentalität gibt es, trotz der zuvor genannten Zahlen immer wieder, unbelehrbare Einzelhändler und Gastronomen. Jeder Kripobeamte wird Ihnen bestätigen, wie viel verbrannte Hände er in seinem Leben schon gesehen hat. 4
Worüber Sie Bescheid wissen müssen Es geht um Ihr Geld, deshalb haben Sie ein Anrecht folgende Fragen beantwortet zu bekommen, zumal es für die wirtschaftliche Existenz Ihres Geschäftes erforderlich ist. Das Recht des Arbeitgebers, seine Mitarbeiter zu kontrollieren, ist grundsätzlich anerkannt. Sie sollte es sogar als Ihre Pflicht betrachten, Ihre Mitarbeiter nicht in Versuchung zu führen. Die Kripo in NRW hat festgestellt, dass 30 % jede Gelegenheit zum Diebstahl nutzen, 40 % sind stark anfällig und lediglich 30 % sind genügend willenstark und klauen nicht. Preisänderungen auf Personalkäufe Manuelle Artikel-Erfassung Preisänderungen auf Werbeware, Sofort-Stornos, Bon-Stornos, Retouren, Storno-Bons, die nicht sofort storniert wurden, Null-Bons, Bon-Abbrüchen, Leerkäufen (Tüten-Transaktion) Kassentransaktionen vor- und nach Geschäftsschluss Zur Vermeidung von Raubüberfällen im Einzelhandel hat sich bei den technischen Maßnahmen die Installation von Videokameras als besonders Wirksam herausgestellt. Das Risiko erkannt zu werden schreckt ab. Ü b e r p r ü f u n g d e r K a s s e n t r a n s a k t i o n e n Der Cash-Plus - KassenVideorekorder stellt umfangreiche Funktionen zur Verfügung, die es Einzelhändlern, Gastronomen und Revisionsfachleuten ermöglichen schnell und einfach entscheidungsrelevante Informationen aus einem großen Datenbestand zu gewinnen. Alle Daten des Bon können über die Textdatenbank abgefragt werden und analysiert werden. Zu jedem Text erhalten Sie ein Bild mit Datum Zu jedem Datum können Sie beliebig lange Filmsequenz abspielen, die Ihnen einen genauen Überblick über die jeweilige Kassentransaktion vermittelt Die Abfrage ist auch Online von zu Hause möglich Sie sind ständig präsent in Ihrem Geschäft oder Shop Ferneinsicht ins Geschäft auch über Internet Optimaler Schutz vor Raubüberfällen lt. Berufsgenossenschaft Zusätzlicher Schutz vor Trickbetrügern oder Geldwechslern 5
Der Autor Sicherheitsexperte, Unternehmensberater und Business Koordinator mit 30 jähriger Erfahrung in Planung und Vertrieb von ganzheitlichen Video- Security Anlagen und Spezialist für Datenschutz. Seminare zum externen Datenschutzbeauftragten. Erstellung aller Datenschutzunterlagen für den Anwender. R E T A I L C O A C H W a l t e r D i e t e r i c h H a h n w e i d s t r. 1 4 7 3 2 3 0 K i r c h h e i m T e l e f o n : 0 7 0 2 1-8 6 0 6 6 7 7 T e l e f a x : 0 7 0 2 1-8 6 0 6 6 9 9 c c t v @ v i d e o s y s t e m. d e w w w. v i d e o s y s t e m. d e R e t a i l c o a c h K i r c h h e i m u n t e r T e c k C a s h - P l u s 2 0 1 5 6