WAS GIBT S NEUES? HIGHLIGHTS IM ÜBERBLICK.

WAS GIBT S NEUES? HIGHLIGHTS IM ÜBERBLICK. es2000 Errichter Software GmbH Telefon +49 (0) 541 4042 0 E-Mail info@es2000.de Homepage www.es2000.de

WAS GIBT S NEUES? HIGHLIGHTS IM ÜBERBLICK. Die esoffice-version 10.95 enthält wieder zahlreiche Neuerungen und Optimierungen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag nach vorne bringen. Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen die Highlights vor: Seite 4-10 Seite 11 Seite 12 Seite 13 Seite 14 Seite 15-17 Seite 18-20 E-Business a. E-Business für Ihren Bestellprozess b. ZUGFeRD - elektronischer Rechnungstandard c. Ö-Norm d. Rechnungen, Arbeitsberichte & Co als E-Mail-Anhang e. Bestellung als PDF f. Rechnungen mit Arbeitsberichten versenden ITscope-Bestellung Native PDF-Erzeugung Bestellungsassistent Ansprechpartner-Synchronisierung Digitale Protokolle Neuer es2000-prozess: Anforderungs-/Changemanagement + Voting-Board 3

E-BUSINESS FÜR IHREN BESTELLPROZESS. Angebotsanforderung Angebot Bestellung/Auftrag Auftragsbestätigung Auftragsänderung Lieferavis Wareneingangsbestätigung Rechnung Lieferant Vom Angebot bis zur Rechnungslegung - manchmal ist der Bestellprozess ein weiter Weg. Errichter Im Laufe des Bestellprozesses gibt es einige Dokumente, die zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten ausgetauscht werden. Oftmals bedeutet dies viel Handarbeit : So müssen Sie Ihre Wareneingänge manuell buchen und jede Seriennummer sehr zeitaufwendig einzeln einscannen. Und Ihr Lieferant muss alle Bestellungen mühsam händisch erfassen. Schnittstelle im Gepäck Um Ihre Bestellabläufe zu vereinfachen und zu automatisieren, hat die aktuelle esoffice-version eine Lieferanten-Schnittstelle im Gepäck. Bereits getestet wurde diese Anbindung mit dem KOMSA-Shop. Zukünftig könnte diese Schnittstelle aber bei Bedarf auch zu jedem anderen Ihrer Lieferanten wie zum Beispiel Sonepar oder Honeywell hergestellt werden. Schon heute können Sie Ihre Bestellungen, Lieferavis und Rechnungen direkt in Ihrem esoffice abwickeln. Der Prozessschritt Auftragsbestätigung wird zukünftig noch mit opentrans umgesetzt.

E-BUSINESS FÜR IHREN BESTELLPROZESS. Was heißt das genau? Ihre Bestellungen werden im esoffice zusätzlich zum PDF-Format nun auch als XML-Datei erstellt. Diese kann über die neue Schnittstelle automatisiert bei Ihrem Lieferanten eingelesen werden - genauso wie die Lieferavis in Ihrem Wareneingang. Dabei werden Lieferavis als vorläufige (= noch nicht gebuchte) Wareneingänge angelegt, die auch die geplanten Liefertermine als Eingangsdatum zeigen. Alle Seriennummern werden automatisch übernommen. Vorteile im Überblick Auf Ihrer Seite ist ein automatisierter Wareneingang der entscheidende Vorteil. Und auf der Lieferantenseite entfällt sämtlicher händischer Aufwand bei der Bestell-Erfassung. So wird durch die Lieferanten-Schnittstelle der gesamte Bestellprozess schneller abgewickelt und Tippfehler und Zahlendreher gehören der Vergangenheit an. 5

EINFACHER DATENAUSTAUSCH. Eingangsbearbeitung Prüfung Buchung Archivierung Zahlung Lesbarkeit durch PDF/A3 sichergestellt. Einfache 14 UStG- Prüfung und Berechnungsprüfung möglich Automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten als Buchungsvorschläge möglich Keine Konvertierung in Archivformat notwendig Automatisierte Übernahme der Rechnungsdaten als Zahlungsvorschläge möglich ZUGFeRD - elektronischer Rechnungsstandard für einfachen Datenaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger Dank dem einheitlichen ZUGFeRD-Rechnungsformat können Rechnungsdaten ohne vorherige Absprache der Partner ausgetauscht werden. Die esoffice- Version 10.95 unterstützt diesen elektronischen Rechnungsstandard und vereinfacht und beschleunigt somit Ihren Datenaustausch mit Ihren Kunden. So funktioniert ZUGFeRD: Strukturierte XML-Daten werden einfach einer PDF-Datei angehängt. So wird die Rechnung digital und bleibt gleichzeitig analog. Denn sie ist nun durch die eingebundenen XML- Daten ein maschinenlesbares Dokument, das ohne weitere Absprache übermittelt und ohne weitere Schritte ausgelesen und verarbeitet werden kann. XML ZUGFeRD PDF/A-3 XML Mensch Rechnungsdaten Wie die Computerwoche* berichtet, können durch den Einsatz des Datenformats verbunden mit einer Prozessoptimierung im Schnitt 10,- je Rechnung eingespart werden. Somit werden die Kosten um satte 60 % reduziert. Außerdem führt der ZUGFeRD-Standard dazu, dass Rechnungen im Mittel 5,3 Tage früher bezahlt werden. Auch auf der Rechnungseingangsseite gibt es ein großes Potential, Kosten zu sparen - zwischen 2,- und 25,- sitzen drin. * Quelle: Computerwoche, 15.09.2015 http://www.computerwoche.de/a/wie-der-zugferd-standard-den-rechnungsaustausch-vereinfacht,3211062) IT-System

DATENAUSTAUSCH PER Ö-NORM. Was GAEB für Deutschland ist, ist Ö-Norm für Österreich. Es geht um einen einheitlichen Standard für den Austausch von Bauinformationen. Dadurch werden alle Anforderungen an elektronische Prozesse für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung bei der Durchführung von Baumaßnahmen unterstützt. In Österreich heißt dieser Standard: Ö-Norm. Die aktuelle esoffice-version 10.95 macht einen schnellen Datenaustausch nun auch per Ö-Norm möglich. 7

RECHNUNGEN PER E-MAIL. Nicht ohne Grund geht der Trend zum elektronischen Dokumentenversand. Denn das Verfahren spart Porto, Druck und Papier. Außerdem ist der Versandaufwand wesentlich geringer, wodurch sich Arbeitsprozesse optimieren lassen. Mit esoffice versenden Sie Ihre Rechnungen als PDF oder in einem maschinenlesbaren Format wie opentrans, ZUGFeRD, ebinterface oder fatturapa bequem per E-Mail und sparen somit Zeit und Kosten. Hinterlegen Sie bei Ihrem Kunden die gewünschte Rechnungsversandart und stellen Sie so sicher, dass er Ihre Rechnungen garantiert immer auf dem richtigen Weg erhält. Neu ist, dass Sie nun auch Arbeitsberichte und sonstige Anhänge gemeinsam mit der Rechnung versenden können. So erhält Ihr Kunde alle notwendigen Informationen, um die Rechnung schnell prüfen und freigeben zu können.

RECHNUNGEN MIT ARBEITS- BERICHTEN VERSENDEN. Rechnungen können Sie ganz einfach gemeinsam mit den dazugehörigen Dokumenten wie zum Beispiel den Arbeitsberichten versenden. Beim Rechnungsversand können Sie in Ihrem esoffice zentral auf alle Arbeitsberichte zugreifen und die gewünschten Berichte auswählen. Die E-Mail mit den voreingestellten Empfängern und den ausgewählten Anhängen wird angelegt und kann direkt versendet werden. Übrigens: Beim Drucken oder beim E-Mail-Versand einer Vertragsrechnung werden die Arbeitsberichte der Inspektionsaufträge automatisch mitgedruckt bzw. als Anhang beigefügt. Sie ersparen sich den aufwendigeren Einzeldruck. Natürlich werden nur die Berichte gedruckt, die in dem Zeitraum liegen, den die Vertragsrechnung umfasst. Außerdem handelt es sich ausschließlich um die Arbeitsberichte, die über das Web unterschrieben oder ohne Unterschrift erledigt wurden. 9

BESTELLUNG ALS E-MAIL VERSENDEN. Auch Ihre Bestellungen können Sie mit der esoffice-version 10.95 direkt als PDF versenden. Dabei wählen Sie einfach die Versandart PDF aus und es wird eine E-Mail erstellt. Für eine automatische Übernahme von E-Mail-Adressen, Empfängern und Texten pflegen Sie im Vorfeld die Dokumentenversand-Referenzen sowie den Lieferantenstamm. Selbstverständlich können Sie in den Texten Platzhalter für beispielsweise Anrede oder auch Bestell-Nummer hinterlegen. Wenn Sie nun auch noch die Grundeinstellung E-Mails mit Kontaktanlage aktiviert haben, wird beim Versand der Bestellungs-E-Mail automatisch ein zugehöriger Kontakt angelegt. So dokumentieren Sie Ihre Kontakte zentral in Ihrem esoffice und können jederzeit die Kontakthistorie einsehen - auch wenn ein Kollege mal krank oder im Urlaub ist.

PRODUKTVERGLEICH LEICHT GEMACHT. In der ITK-Branche ändern sich Produktpreise zum Teil stündlich. Für einen Echtzeitpreisvergleich hat es2000 mit seinem Geschäftspartner ITscope im esoffice eine Schnittstelle realisiert, mit der Sie ITK-Produkte blitzschnell suchen und vergleichen können. Sie haben Zugriff auf aktuelle Preise, Lagerverfügbarkeiten sowie Produktbeschreibung und bilder aus Full Icecat. Und das ist noch nicht alles. Diese Produkte können Sie in Ihre esoffice- Kalkulation importieren und auch bestellen. Nach Ihrem Update auf die aktuelle esoffice-version 10.95 können Sie direkt mit dem ITscope-Echtzeitpreisvergleich arbeiten ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand oder einen extra ITscope- Account. Preisvergleich, Import mit Artikeldaten, Kalkulation und Bestellung... Alles ist per Mausklick aus Ihrem esoffice möglich. 11

NATIVE PDF-ERZEUGUNG. Eine kleine, aber dennoch bedeutende Neuerung bringt die aktuelle esoffice-version auch mit: Sie können nun alle Dokumente - unabhängig vom eingestellten Drucker - als PDF exportieren. Sämtliche PDF-Standard- Archivierungsformate sind möglich: PDF/A-1 PDF/A-2 PDF/A-3 Ihr Vorteil: Um PDF-Dokumente zu erzeugen, benötigen Sie neben esoffice nun keine weiteren Tools oder Programme (Ghostscript, PDF-Druckertreiber etc.) mehr.

EIN ASSISTENT FÜR ALLES. Egal ob Auftrags- oder Lagerbestellung - mit dem Bestellungsassistent können Sie alles in einem Rutsch erledigen. Sie stellen Ihren Bedarf einfach bunt gemischt zusammen. Alle für die Bestellung relevanten Kennzahlen eines Artikels wie noch nicht gelieferte Bestellungen, Lagerbestand auf einem oder mehreren Lagern oder auch Anzahl der reservierten Artikel sehen Sie auf einen Blick. Vor der tatsächlichen Generierung können Sie noch einmal prüfen, welche Positionen auf der Bestellung aufgeführt werden. Und über die erweiterten Filtermöglichkeiten können Sie gewünschte Artikel per Mausklick reservieren beziehungsweise bestehende Reservierungen ändern oder ganz auflösen. 13

ANSPRECHPARTNER BEQUEM SYNCHRONISIEREN. Die Adressdaten Ihrer Ansprechpartner können Sie mit esoffice- Versin 10.95 ganz einfach in Ihr MS Exchange-Konto übertragen. So können Sie Ihre Ansprechpartner und Kontaktdaten in Ihr Outlook oder auf Ihre mobilen Geräte mit Exchange-Anbindung übernehmen. Das gilt natürlich auch, wenn Sie Ihre bestehenden Daten nachträglich im esoffice editieren - ein Klick und Ihre Änderungen werden synchronisiert. Bei Bedarf können geänderte Outlook-Adressdaten auch über das Outlook- Plugin in Ihrem esoffice aktualisiert werden. Somit gehört die doppelte Pflegearbeit Ihrer Ansprechpartner der Vergangenheit an und Ihre Adressdaten stehen Ihnen auch mobil zur Verfügung. Sie synchronisieren Ihre Daten schnell und bequem per Mausklick.

PROTOKOLLE: EINFACH DIGITAL. Formular-Designer Datenbank Formular-Ausgabe Report-Designer Alle notwendigen Formulare werden definiert und zentral designed - ggf. nach DIN-Vorlage: Es werden Eingabe-Elemente wie Checkboxen, Textfelder o. ä. ausgewählt und Datenausgabe-Elemente (wo sollen Informationen aus Anlage & Co platziert werden?) festgelegt. Die Format-Vorlagen für digitale Protokolle werden zentral in der Datenbank gespeichert und können jederzeit vom Techniker genutzt werden. Die ausgefüllten Formulare werden in der Datenbank archiviert und können jederzeit per Knopfdruck ausgewertet werden. Der Techniker kann die Formular-Vorlage über die es2000-lösung esmobile ausfüllen. Mit dem integrierten Report-Designer können die gesammelten Daten strukturiert und eine optisch ansprechende Kopie des ausgefüllten Formulars für den Kunden ausgedruckt werden. Wer kennt Sie nicht? Die dicken Anlagenprotokoll-Ordner. Sie sind schwer. Sie sind umständlich. Sie bieten keinerlei Auswertungsmöglichkeiten. Mit der esoffice-version 10.95 können Sie diese alten Dinosaurier gegen eine neue, schlanke Lösung austauschen. Sie erstellen Ihre Protokolle ganz einfach digital. Übrigens: Das im obigen Comic beschriebene Protokoll für die Anlagenwartung ist nur ein mögliches Anwendungsbeispiel. Möglich wären zum Beispiel auch eine Auftragscheckliste oder Checklisten für Ihr Qualitätsmanagement. Wie einfach Sie Ihre Protokolle mit esoffice digital abwickeln können, sehen Sie auf den folgenden Seiten. 15

DIGITALE PROTOKOLLE: SCHRITT 1. Im Protokoll-Designer wird die grundsätzliche Struktur festgelegt. Für den jeweiligen Anwendungszweck - z. B. Ihre Wartungsprotokolle - legen Sie über den Protokoll-Designer in Ihrem esoffice die Struktur mit allen gewünschten Abfragepunkten und Inhalten an. Aus dieser wird eine Vorlage für den FastReport-Designer generiert, welche Sie noch anpassen und ändern können. Im FastReport-Designer werden Struktur und Inhalte in Form gebracht.

DIGITALE PROTOKOLLE: SCHRITT 2. Nachdem die für Ihre jeweiligen Anwendungszwecke Protokoll- Vorlagen erstellt und in Ihrem esoffice hinterlegt wurden, können Ihre Techniker aus der Protokoll-Liste mit einem Klick genau das Protokoll auswählen, das gerade benötigt wird. Nun arbeitet Ihr Techniker das Protokoll mit esmobile Punkt für Punkt durch und speichert es auf seinem Smartphone oder Tablet. Zwischenspeichern ist selbstverständlich möglich, um es ggf. am nächsten Tag weiter zu bearbeiten. Das fertige Protokoll lädt Ihr Techniker im esoffice hoch, wo es automatisch vom FastReport-Designer als PDF-Bericht angelegt wird. So können Sie jederzeit auf die Protokolle zugreifen und diese Ihren Kunden, Versicherungen & Co schnell in digitaler Form zusenden. 17

SCHNELLERE BEARBEITUNG IHRER ANFORDERUNGEN. Direkter. Schneller. Besser. Einzigartig. Damit wir Ihre Anregungen und Anforderungen schneller bearbeiten und umsetzen und für Sie noch passgenauere Lösungen entwickeln können, haben wir unsere Prozesse im Changemanagement umgestellt. Für eine zeitnahe Rückmeldung auf Ihren Änderungswunsch (Change Request) werden Ihre Meldungen nun ab sofort durch die Teams im Support, Consulting und in der Business-Analyse vorqualifiziert. Diese Vorgehensweise ist in der Software-Branche einzigartig und sucht ihresgleichen. Möglich wird es durch den Softwarepflegevertrag und Ihr regelmäßiges Softwarepflege-Entgelt.

SCHNELLERE BEARBEITUNG IHRER ANFORDERUNGEN. Auszug aus einem UML-Diagramm: Anforderungen werden den verschiedenen Programmbereichen zugeordnet Dank dieser neuen Vorgehensweise erhalten Sie innerhalb weniger Tage eine Rückmeldung von uns. Ihre Anforderung beleuchten wir gemeinsam und erarbeiten durch zielgenaue Fragestellungen den Nutzen Ihrer Idee. Oftmals können im Rahmen dieser Gespräche bereits vorhandene Lösungen für Ihre Problem gefunden werden, so dass eine zeitintensive Erweiterung der Software nicht notwendig ist. Andernfalls nehmen wir durch den Abgleich mit Change Requests anderer es2000-kunden und den Entwicklungen am Markt eine Gewichtung vor. Schon nach 2 bis 3 Wochen nach Nennung Ihrer Anforderung erfahren Sie, wie wir über die weitere Vorgehensweise entschieden haben. Umsetzung und Einplanung in die Roadmap Freigabe an das Voting-Board Mitteilung einer bereits vorhandenen Lösung 19

BRANDNEU: DAS VOTING-BOARD. Finden wir in dieser Bewertungsphase heraus, dass es für Ihren Erweiterungswunsch bereits eine bestehende Lösung gibt, zeigen wir Ihnen direkt den passenden Work-Around. Ergibt die vorherige Gewichtung aber, dass es sich um eine sinnvolle Optimierung für die Branche handelt, wird Ihr Change Request zur Einplanung in die Roadmap und anschließenden Umsetzung an die es2000- Entwicklungsabteilung übergeben. Ist der Branchenbedarf oder der Nutzen jedoch unklar, wird Ihre Change Request auf dem es2000-voting-board veröffentlicht. Das es2000-voting-board ist eine neue Online-Plattform in Ihrem Helpdesk, wo alle es2000-kunden die Möglichkeit haben, offene Anregungen und Wünsche zu sichten und über ein Sternchen-System zu bewerten. Auch können Sie hier Bemerkungen hinterlegen, wenn Sie uns zum Beispiel ein neues wichtiges Argument für eine Verbesserung nennen möchten. So bekommen alle Kunden die Möglichkeit, ihre Branchen-Software aktiv mitzugestalten. Es wird gemeinsam entschieden, ob eine Erweiterung umgesetzt wird oder nicht. Ihre Bewertungen werden vom es2000- Produktmanagement gesichtet und die Change Requests anhand der Anzahl und der Höhe der abgegebenen Bewertungen sortiert. Die Bewertungsplätze 1-15 werden in die Roadmap eingeplant und schließlich umgesetzt.

Bildnachweise: Seite 4, 6 und 15: Toby Bridson, S. 7: Nerthuz -- @istock.com Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. 21

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