Schulungshandbuch FormicaSQL

Schulungshandbuch FormicaSQL 1. Vertrieb... 2 1.1 Ein Angebot erstellen... 2 1.2 Auftrag... 10 1.2.1 Einen neuen Auftrag anlegen... 10 1.2.2 Einen Auftrag aus einem bestehenden Angebot erzeugen... 16 1.3 Ausführen einer Kommission... 17 1.4 Erstellen eines Lieferscheins... 20 1.5 Erstellen einer Rechnung... 24 1.6 Erstellen einer Gutschrift... 29 1.7 Kundenauftragsübersicht... 31 Vertrieb 1

1. Vertrieb Es wird davon ausgegangen, dass Sie das Handbuch Grundsätzliche Funktionen durchgearbeitet haben und Sie sich mit den Grundfunktionen von FORMICA auskennen. 1.1 Ein Angebot erstellen Sie werden von Frau Maier, der Einkaufsleiterin der Firma Otto Maier GmbH gebeten, ein Angebot über zwei Elektromotoren zu erstellen. Um das gewünschte Angebot zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Rufen Sie im Hauptmenü VERTRIEB das Untermenü Angebot auf. Das zuletzt erfasste Angebot wird im Formular angezeigt. 2. Erstellen Sie durch Anklicken der FUNKTION NEU oder der Tastenkombination ALT-N ein neues Angebot. Es wird systemseitig ein Browser geöffnet, über welchen Sie den Kunden auswählen können, für den ein Angebot erstellt werden soll. Querverweis: Die Browsertechnik wird detailliert im Schulungshandbuch Grundsätzliche Funktionen erläutert. 3. Wählen Sie Ihren Kunden, die Firma Otto Maier GmbH, aus. (Abbildung 1.1.1) Die AngebotNr wird aufgrund des in den STAMMDATEN KONFIGURATION - NUM- MERN festgelegten Wertes um den Wert 1 erhöht und systemseitig eingetragen. Die im System hinterlegten Stammdaten zu dem Kunden werden in das neue Angebot automatisch übernommen. Der Matchcode, bestehend aus Kundensuchname und Erstellungsdatum, wird vom System erzeugt. (Abbildung 1.1.2) Vertrieb 2

Abbildung 1.1.1 Matchcode wird erzeugt Stammdaten werden übernommen Abbildung 1.1.2 Vertrieb 3

Hinweis: Anhand des Matchcode wird die Suche innerhalb des Systems durchgeführt. Es ist daher empfehlenswert, dass für die Vergabe des Matchcode ein firmeneinheitlicher Standard angewendet wird. 4. Wechseln Sie innerhalb des Registers in das Unterregister BELEGDATEN 5. Geben Sie die externe Anfragenummer des Kunden/Interessenten und den Namen des Ansprechpartners (Feld Durch ), sowie verschiedene Datumsangaben ein. (Abbildung 1.1.3) Hinweis: Die Anrede wird systemseitig vorbelegt, nachdem Sie im Feld Durch den Ansprechpartner gewählt haben. Der systemseitig vorgeschlagene Wert kann abgeändert werden. Ansprechpartner kann über Browser gewählt werden Abbildung 1.1.3 6. Klicken Sie auf die FUNKTION SPEICHERN oder ALT-S und wechseln Sie auf die Registerkarte POSITIONEN. Innerhalb des Registers werden die Angebotspositionen angelegt. 7. Fügen Sie mit Hilfe des Browsers den Elektromotor hinzu. Bestätigen Sie mit der Returntaste die ArtikelNr, dadurch werden weitere Daten des Elektromotors durch das System hinterlegt. Erhöhen Sie die Angebotsmenge auf zwei. (Abbildung 1.1.4) Für den jeweiligen Artikel wird der Bestand angezeigt. Dadurch können bereits beim Erfassen des Angebots gegebenenfalls Angaben über die Lieferfähigkeit gemacht werden. In diesem Beispiel sind keine Elektromotoren auf Lager. Mit der Pfeil nach unten Taste, FUNKTION NEU oder ALT-N können weitere Positionen zu dem Angebot hinzugefügt werden. Hinweis: Bei der Auswahl Eintrag zufügen wird hinter der aktuellen Positionsnummer ein neuer Eintrag generiert. Hinweis: Bei der Auswahl Eintrag einfügen wird vor der aktuellen Positionsnummer ein neuer Eintrag generiert. Vertrieb 4

Angebotsmenge eingeben Durch Eingabe der Artikelnummer oder Suche über Browser Artikel auswählen Abbildung 1.1.4 8. Scrollen Sie in der aktuellen Position nach rechts. In der Spalte A-Typ können Sie festlegen, ob es sich bei dieser Position um einen optionalen oder alternativen Artikel handelt. Ebenso kann hier das Einfügen einer Zwischensumme realisiert werden oder über einen DummyArtikel ein Textfeld eingefügt werden. Der Text kann in die Bemerkungsfelder 1 und 2 eingetragen werden. (Abbildung 1.1.5, Abbildung 1.1.6) Hinweis: Für jede Position kann in den Bemerkungsfeldern zusätzliche Information hinterlegt werden. Die Bemerkungsfelder 1 und 2 werden auf dem Report ausgegeben. Die Bemerkungsfelder 3 und 4 sind für interne Bemerkungen. Hinweis: Zur Eingabe des Bemerkungstextes können Sie auf das Symbol Eingabefenster wieder zu schließen betätigen Sie die Funktionstaste F4. drücken. Um das Tipp: Die Artikelbezeichnungen können ebenfalls geändert werden. Diese Änderungen haben keinen Einfluss auf die in den Stammdaten hinterlegten Eintragungen. Vertrieb 5

Bezeichnungstext kann geändert werden Position wird addiert, aber nicht auf dem Report ausgegeben Position wird mit VK-Preis auf Report gedruckt aber nicht addiert Abbildung 1.1.5 Tipp: Positionsnummern können manuell angepasst werden. Dadurch kann vermieden werden, dass im Report Positionslücken entstehen. Dies kann passieren, wenn ein Artikel wieder gelöscht wurde oder die Position nicht im Report ausgegeben werden soll. Über die Checkboxen A / P / D, welche standardmäßig gesetzt sind, können Sie durch das Entfernen des Häkchens verhindern, dass: diese Position mit den anderen Positionen addiert wird (A) der Verkaufspreis auf dem Report angezeigt wird (P) diese Position auf dem Report erscheint (D) (Abbildung 1.1.5, Abbildung 1.1.6). Hinweis: Das Angebot muss übersichtlich und nachvollziehbar sein. Durch das Entfernen der Häkchen kann es passieren, dass z.b. Positionen addiert werden aber nicht angezeigt werden. Vertrieb 6

Hier fehlt eine Positionsnummer Ausgabe Textfeld Abbildung 1.1.6 9. Wechseln Sie auf das Register BELEGDATEN, darin auf das Unterregister BETRÄGE. Die hinzugefügten Artikel werden ihrem Wert entsprechend im Register BETRÄGE dargestellt (Abbildung 1.1.7). Der Angebotswert ist ersichtlich. Vertrieb 7

Abbildung 1.1.7 Im Register BEMERKUNGEN können Sie Kopf- und Fußtexte sowie interne Beschreibungen zum Angebot verfassen. Hierzu müssen Sie durch einen Doppelklick in das Textfeld die Eingabemaske starten oder können über die Funktionstaste F5 Textbausteine einfügen. Querverweis: Textbausteine wurde bereits ausführlich im Handbuch Stammdaten erklärt. Hinweis: Es werden nur die verfassten Texte in Kopf- und Fußtext auf dem Angebot ausgedruckt Im Register DOKUMENTE können Sie zu diesem Angebot externe Dokumente beliebigen Dateityps (*.xls, *.doc, ) verlinken. Querverweis: Das Verknüpfen von Dokumenten wurde bereits ausführlich im Handbuch Stammdaten erklärt. Im Register NACHBEARBEITUNG können Informationen zur Angebotsverfolgung hinterlegt werden. Hinweis: Hier wird auch die Gültigkeitsdauer des Angebotes hinterlegt. Soll ein Angebot kopiert werden, geschieht dies durch die FUNKTION KOPIEREN oder ALT-O (Abbildung 1.1.8). Vertrieb 8

Abbildung 1.1.8 10. Das Angebot kann ausgedruckt werden. Klicken Sie hierzu auf die Funktion Drucken oder ALT-R. 11. Klicken Sie jetzt auf die FUNKTION BEENDEN oder ALT-B, damit der Datensatz automatisch gespeichert und das Formular geschlossen wird. Vertrieb 9

1.2 Auftrag 1.2.1 Einen neuen Auftrag anlegen Die Otto Maier GmbH hat mehrere Angebote verglichen, und sich dafür entschieden, die Elektromotoren über Ihre Firma zu beziehen. Ein Auftrag muss angelegt werden. 1. Rufen Sie im Hauptmenü VERTRIEB das Untermenü AUFTRAG auf. Der zuletzt erfasste Auftrag wird im Formular angezeigt. 2. Die weiteren Abläufe sind ähnlich, wie bei der Erstellung eines Angebots. Durch Betätigung der FUNKTION NEU oder der Tastenkombination ALT-N erstellen Sie einen neuen Auftrag. Es wird systemseitig ein Browser geöffnet, womit Sie den Kunden auswählen können, für den ein Auftrag erstellt werden soll. Die im System hinterlegten Stammdaten zu dem Kunden werden in dem neuen Auftrag automatisch übernommen. Ein Matchode, bestehend aus Kundensuchname und Anlagedatum, wird ebenfalls vom System erzeugt. Die AuftragsNr wird aufgrund des in den STAMMDATEN KONFIGURATION - NUM- MERN festgelegten Wertes um den Wert 1 erhöht und systemseitig eingetragen. Querverweis: Die Browsertechnik wird im Handbuch Grundsätzliche Funktionen detailliert erläutert 3. Direkt im Anschluss öffnet sich ein Auswahlfenster, wo abgefragt wird, ob eine Teillieferung zulässig ist. Das Ergebnis der Abfrage wird als Auswahlbox "Keine Teillieferung" im Kundenauftrag angezeigt. Dieser Wert ist nach Verbuchen des Kundenauftrags nicht mehr änderbar. (Abbildung 1.2.1) Vertrieb 10

Abbildung 1.2.1 Hinweis: Wird bei Kundenauftragsanlage eine Teillieferung ausgeschlossen, ist der Buchungsweg "Lieferschein" und "Rechnung" nicht möglich. Querverweis: Die Auswirkung findet im Modul <Lieferschein> statt und wird im Abschnitt 0 genauer erläutert. 4. Im Register BELEGDATEN können Sie Angaben zur externen Bestellnummer und zu der bestellenden Person machen. 5. Im Register POSITIONEN werden die entsprechenden Artikel hinzugefügt. Je nach Bedarf muss die Auftragsmenge abgeändert werden (Abbildung 1.2.2). Hinweis: Für jede Position kann angegeben werden, ob diese im Auftrag angezeigt und berechnet wird sowie Lieferdatum und Bemerkungen eintragen Verweis: Siehe Kapitel Ein Angebot erstellen (Abbildung 1.1.5, Abbildung 1.1.6) Vertrieb 11

Abbildung 1.2.2 6. Im Register ÜBERSICHTEN können Sie den Status der einzelnen Positionen verfolgen. Wurde das Teil bestellt, wurde es geliefert oder liegt es noch auf Lager. (Abbildung 1.2.3) Abbildung 1.2.3 7. Ist der Auftrag komplett erfasst, muss er mit der FUNKTION BUCHEN oder ALT-U gebucht werden (Abbildung 1.2.4). Vertrieb 12

Abbildung 1.2.4 8. Es erscheint eine Abfrage, ob dieser Auftrag gebucht werden soll. Bitte bestätigen Sie diese Abfrage mit JA. Nach der Fertigstellung der Buchung durch das System, wird ein Fenster mit Informationen über die Buchung geöffnet (Abbildung 1.2.5). Vertrieb 13

Abbildung 1.2.5 Hinweis: In diesem Informationsfenster finden Sie Angaben darüber, was systemseitig durch die Buchung stattgefunden hat. Hinweis: In der kontextsensitiven Hilfe ist im Kapitel Auftrag ausführlich erklärt, was beim Buchen eines Auftrags passiert. 9. Rufen Sie über die F1- Taste die Hilfe zum Kundenauftrag auf und lesen Sie die Erklärung zu Auftrag buchen. Wird das Informationsfenster geschlossen, so wird der Auftrag systemseitig als verbucht gekennzeichnet (Abbildung 1.2.6). Vertrieb 14

Abbildung 1.2.6 Vertrieb 15

1.2.2 Einen Auftrag aus einem bestehenden Angebot erzeugen Besteht für einen Kundenauftrag bereits ein Angebot, können diese Daten in den neuen Auftrag übernommen werden. 1. Rufen Sie im Hauptmenü VERTRIEB den Menüpunkt ANGEBOT auf. 2. Geben Sie die Angebotsnummer in das Feld AngebotNr ein und bestätigen mit der ENTER- Taste. 3. Betätigen Sie die FUNKTION F+S Auftrag anlegen oder die Tastenkombination ALT-F.. Bestätigen Sie die Abfrage, ob Sie dieses Angebot in einen Auftrag umwandeln möchten (Abbildung 1.2.7). Querverweis: Die Browsertechnik wird im Handbuch Grundsätzliche Funktionen detailliert erläutert. 2. Wandlung in einen Auftrag bestätigen 1. Auftrag anlegen auswählen Abbildung 1.2.7 Vertrieb 16

1.3 Ausführen einer Kommission Eine Kommission wird systemseitig durch das erfolgreiche Buchen eines Auftrags angelegt, sofern der Buchungsweg Kommission gewählt worden ist. Hinweis: Der Buchungsweg Kommission wird automatisch über den Aufruf der Funktion Buchen gewählt, sofern von der BLP Software GmbH, in Absprache mit dem Kunden, kein anderer Buchungsweg für diese Funktion eingestellt worden ist. 1. Öffnen Sie im Hauptmenü LOGISTIK das Untermenü KOMMISSION. Die im System hinterlegten Auftragsdaten zu dem gebuchten Auftrag werden automatisch in die Kommission übernommen. Hinweis: Die zuletzt vom System angelegte Kommission wird angezeigt. Sie können eine Kommission auch per Browser auswählen. Hinweis: Der Matchcode, bestehend aus Kundensuchname und Anlagedatum, wird vom System erzeugt (Abbildung 1.3.1). Hinweis: Die Datumsangaben werden systemseitig nach dem Ausdruck, bzw. der Buchung der Kommission hinterlegt. Wird systemseitig nach Ausdruck der Kommission eingetragen Mit dieser Funktion wird die Kommissionierung verbucht Abbildung 1.3.1 Vertrieb 17

Hinweis: Im Register POSITIONEN werden die zu der Kommission gehörigen Positionen aufgeführt. Sie können bei Bedarf vor der Verbuchung der Kommission die zu kommissionierende Menge ändern (Abbildung 1.3.2). Menge kann verändert werden Abbildung 1.3.2 2. Buchen Sie die Kommission durch Anklicken der FUNKTION BUCHEN oder über die Tastenkombination ALT-U. Bestätigen Sie die darauf folgende Abfrage mit Ja. Wurde die Buchung durchgeführt, wird ein Fenster mit Informationen zur Buchung angezeigt (Abbildung 1.3.3). Die Kommissionierung ist abgeschlossen und ein Lieferschein kann erstellt werden. Hinweis: In diesem Informationsfenster (Abbildung 1.3.3) finden Sie Angaben darüber, was systemseitig durch die Buchung stattgefunden hat. 3. Schließen Sie das Informationsfenster. 4. Schließen Sie das Formular Kommissionierung mit der FUNKTION BEENDEN oder ALT-B. Hinweis: Nachdem Sie das Informationsfenster geschlossen haben, wird dieser Datensatz als verbucht markiert (Abbildung 1.3.4). Vertrieb 18

Abbildung 1.3.3 Abbildung 1.3.4 Vertrieb 19

1.4 Erstellen eines Lieferscheins Hinweis: Um einen Lieferschein erstellen zu können, muss in Abhängigkeit des im Auftrag gewählten Buchungswegs der Auftrag bzw. die Kommission erfolgreich gebucht worden sein. 1. Wählen Sie im Hauptmenü LOGISTIK das Untermenü LIEFERSCHEIN aus. Der zuletzt angelegte Lieferschein wird im Formular angezeigt. 2. Durch Anklicken der FUNKTION NEU oder der Tastenkombination ALT-N erstellen Sie einen neuen Lieferschein. Es wird systemseitig ein Browser zur Auswahl eines Auftrags geöffnet (Abbildung 1.4.2). Die im System hinterlegten Auftragsdaten zu dem übernommenen Auftrag werden in den neuen Lieferschein automatisch übernommen (Abbildung 1.4.3). Der Matchcode, bestehend aus Kundensuchname und Erstellungsdatum, wird vom System erzeugt. Hinweis: Bei Anlage eines Lieferscheins werden dem Sachbearbeiter alle Kundenaufträge aufgelistet, zu denen eine verbuchte Kommission vorhanden ist. Programmseitig wird bei Anlage des Lieferscheins geprüft, ob eine Teillieferung für den zu Grunde liegenden Kundenauftrag zulässig ist. Ist eine Teillieferung nicht möglich wird die Lieferscheinanlage mit entsprechender Meldung abgebrochen, sofern sich nicht alle Auftragspositionen im Status kommissioniert befinden (Abbildung 1.4.1). Ist dagegen eine Teillieferung zu diesem Kundenauftrag möglich ist die Lieferscheinanlage auch dann möglich, wenn noch nicht alle Auftragspositionen im Status kommissioniert sind. Abbildung 1.4.1 Vertrieb 20

Abbildung 1.4.2 Belegdaten vom Auftrag übernommen Auswahl abweichende Lieferadresse über Browser Abbildung 1.4.3 Vertrieb 21

3. Wechseln Sie in die Registerkarte POSITIONEN. Systemseitig werden die Daten aus dem Auftrag übernommen. Abbildung 1.4.4 Hinweis: Die Liefermenge wurde aus Kommission bzw. Auftrag übernommen. Sie kann geändert werden (Abbildung 1.4.4). 4. Klicken Sie auf die Registerkarte Belegdaten und buchen den Lieferschein durch Anklicken der FUNKTION BUCHEN oder über die Tastenkombination ALT-U. 5. Bestätigen Sie die darauf folgende Abfrage mit Ja. 6. Schließen Sie das Informationsfenster. Im Feld Buchdatum wird nach erfolgter Buchung das Tagesdatum systemseitig angezeigt. Ferner wird der Datensatz als verbucht markiert. Hinweis: Wurde die Buchung durchgeführt, wird ein Fenster mit Informationen zur Buchung angezeigt. In diesem Informationsfenster finden Sie Angaben darüber, was systemseitig durch die Buchung stattgefunden hat. 7. Schließen Sie das Formular Lieferschein mit der FUNKTION BEENDEN oder ALT-B. Vertrieb 22

Abbildung 1.4.5 Hinweis: Im Modul <Lieferschein> kann im Register Belegdaten das Feld "Sendungsnummer" befüllt werden. Diesem Feld ist keine Programmlogik zugeordnet und dient lediglich der Zuordnung der Sendungsnummer zur Lieferung. Das Feld ist auch nach Verbuchen des Lieferscheins editierbar. Vertrieb 23

1.5 Erstellen einer Rechnung Nachdem der Lieferschein erfolgreich erstellt wurde, kann daraus die Rechnung für die Firma Otto Maier GmbH erzeugt werden: 1. Wählen Sie im Hauptmenü VERTRIEB das Untermenü RECHNUNG aus. Die zuletzt angelegte Rechnung wird im Formular angezeigt. 2. Erstellen Sie durch Anklicken der FUNKTION NEU oder der Tastenkombination ALT-N eine neue Rechnung. Es wird zur Auswahl gestellt, ob Sie eine Rechnung manuell, aus einem Auftrag oder einem Lieferschein erstellen möchten (Abbildung 1.5.1). 3. Wählen Sie Rechnung aus Lieferschein aus. Ein Browser wird geöffnet, in dem verschiedene gebuchte Lieferscheine zur Auswahl gestellt werden. Abbildung 1.5.1 Hinweis: Im Lieferscheinbrowser werden nur die Lieferscheine angezeigt, die bereits gebucht worden sind. 4. Wählen Sie den Lieferschein aus, für welchen sie eine Rechnung erstellen möchten. In diesem Beispiel Lieferschein Nr. 9. Vertrieb 24

Die Daten werden übernommen. Ein Matchcode, bestehend aus Kundensuchname und Anlagedatum, wird vom System erzeugt (Abbildung 1.5.2). Auswahl abweichende Rechnungsadresse über Browser Abbildung 1.5.2 Hinweis: Im Register POSTITIONEN - ist ähnlich den vorangegangenen Formularen - die Rechnungs-Artikelmenge aufgeführt, wobei diese noch vermindert werden kann. 5. Öffnen Sie das Register NEBENKOSTEN. Hier können Sie wie gewohnt neue Positionen hinzufügen. Diese können über die Eingabe der FibuKontoNr oder die Suche im Browser gewählt werden. (Abbildung 1.5.3) Die Positionen der Nebenkosten werden auf der Rechnung angegeben. (Abbildung 1.5.4) 6. Betätigen Sie die FUNKTION BUCHEN oder ALT-U, um die Rechnung zu buchen. Nach erfolgreichem buchen wird das Informationsfenster geöffnet. In dem Fenster stehen Informationen zum Buchungsvorgang. Hinweis: In diesem Informationsfenster finden Sie Angaben darüber, was systemseitig durch die Buchung stattgefunden hat. Hinweis: Der Datensatz wird als verbucht markiert. Das Erstellen einer Rechnung ist abgeschlossen. Vertrieb 25

Tipp: Um bereits verbuchte Rechnungen anzuzeigen oder gegebenenfalls nochmals zu drucken, können Sie in den BELEGDATEN das schwarze Dreieck neben FUNKTION ERLEDIGEN anklicken und die Auswahl ERLEDIGTE RECHNUNGEN AUSWÄHLEN starten (Abbildung 1.5.2). Auswahlfenster der erledigten Rechnungen wird geöffnet. Suche der FibuKontoNr. Wenn in den STAMMDATEN - FIBU - NEBENKOSTEN kein Betrag hinterlegt wurde, kann dieser hier eingegeben oder gegebenenfalls geändert werden. Hier muss die Bezeichnung der Nebenkosten eingetragen werden. Wird auf dem Report ausgegeben. Abbildung 1.5.3 Vertrieb 26

Abbildung 1.5.4 7. Schließen Sie das Informationsfenster und Formular Rechnung. Hinweis: In Modul Kundenstammdaten Registerkarte Stammdaten Unterregisterkarte Konto kann eine Verknüpfung mit einem zuvor angelegten Textbaustein als Rechnungshinweis durchgeführt werden (Abbildung 1.5.5). Abbildung 1.5.5 Vertrieb 27

Der verknüpfte Textbausteintext wird bei Anlage der Rechnung in die Registerkarte Belegdaten Unterregisterkarte Rechnungshinweis übernommen (Abbildung 1.5.6). Der Andruck des Rechnungshinweises auf der Rechnung findet zwischen der Zahlungsbedingung und der Lieferbedingung statt. Abbildung 1.5.6 Hinweis: Ist das Bemerkungsfeld "Rechnungshinweis" befüllt, wird der Text "innergemeinschaftliche steuerfreie Lieferung" bei Lieferungen in das EU-Ausland nicht angedruckt. Vertrieb 28

1.6 Erstellen einer Gutschrift Die Otto Maier GmbH hat Ihre Lieferung beanstandet. Sie entschließen sich, eine Gutschrift über den gelieferten Elektromotor zu erstellen. 1. Öffnen Sie über das Hauptmenü VERTRIEB das Untermenü GUTSCHRIFT. Die zuletzt angelegte Gutschrift wird angezeigt. 2. Erzeugen Sie durch die FUNKTION NEU, bzw. mit der Tastenkombination ALT-N eine neue Gutschrift. Systemseitig wird der Kunden-Browser geöffnet. 3. Wählen Sie den Gutschriftempfänger aus dem Browser aus. Die im Kundenstamm hinterlegten Daten für diesen Kunden werden systemseitig ergänzt. Ein Matchcode wird vom System erzeugt. 4. Sie können die vorbelegten Daten abändern. Wechseln Sie in das Unterregister BELEGDATEN und tragen Sie die Bestellnummer des Kunden und den Ansprechpartner ein, sofern bekannt (Abbildung 1.6.1). Abbildung 1.6.1 5. Wechseln Sie in das Register POSITIONEN. Wählen Sie über den Artikelbrowser den Artikel aus, für den eine Gutschrift erstellt werden soll. Bestätigen Sie anschließend die ArtikelNr mit der Enter-Taste. Vertrieb 29

Systemseitig werden die Daten zu dem Artikel ergänzt. Die Gutschriftmenge wird im Feld G-Menge mit dem Wert eins vorbelegt. Ändern Sie diese bei Bedarf ab (Abbildung 1.6.2). Abbildung 1.6.2 Hinweis: Wurde im Kundenauftrag ein Rabatt gewährt, kann dieser auch beim Erstellen einer Gutschrift berücksichtigt werden. Tipp: Wenn Sie Ihrem Kunden eine Gutschrift über 20% des Artikelwertes zugesagt haben, tragen Sie 80% Rabatt ein - es bleiben 20% übrig. Im Register NEBENKOSTEN können Sie Kosten wie Verpackungskosten, Versandkosten o- der Zollgebühren mit Bezeichnung, FiBu-Konto und Wert erfassen. 6. Buchen Sie die Gutschrift mit der FUNKTION BUCHEN innerhalb des Registers BELEGDATEN. Hinweis: Der Datensatz wird als verbucht markiert. Das Erstellen einer Gutschrift ist abgeschlossen. 7. Schließen Sie das Formular Gutschrift mit der FUNKTION BEENDEN oder ALT-B. Hinweis: Die Gutschrift kann durch die Buchung nicht mehr geändert werden, kann in die Finanzbuchhaltung übernommen werden und wird in entsprechende Statistiken übernommen. Das Lager wird nicht gebucht. Sollte dies notwendig sein, kann die Lagerbuchung über das Modul Bestandsveränderung erfasst und gebucht werden. Vertrieb 30

1.7 Kundenauftragsübersicht Sie möchten sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Aufträge des Kunden Otto Maier GmbH mit dem Artikel Elektromotor sich noch im System befinden. Mit Hilfe der Kundenauftragsübersicht können Sie sich diese Aufträge schnell anzeigen lassen. 1. Wählen Sie über das Hauptmenü VERTRIEB das Untermenü KA-ÜBERSICHT aus. Das Formular AUFTRAGSÜBERSICHTEN wird geöffnet. Durch die Einschränkung der Kunden und zusätzlich der Artikel werden nur die Aufträge dargestellt, die den Kriterien entsprechen. Schränken Sie die Aufträge in diesem Beispiel auf den Kunden Otto Maier GmbH und den Artikel Elektromotor ein. 2. Rufen Sie anschließend die FUNKTION AKTUALISIEREN auf oder betätigen Sie die Tastenkombination ALT-K. Die den gesetzten Kriterien entsprechenden Aufträge werden innerhalb der Tabelle dargestellt (Abbildung 1.7.1). Einschränkung Kunde Einschränkung Artikel Auftrags tragsnummer Aufträge werden angezeigt Abbildung 1.7.1 Tipp: Durch Doppelklick auf die Auftragsnummer rufen Sie den Auftrag auf. Schließen Sie das Formular Auftragsübersichten mit der FUNKTION BEENDEN oder der Tastenkombination ALT-B. Vertrieb 31

Rechtlicher Hinweis: Es gilt der vertraglich vereinbarte Leistungsumfang. Die im Schulungshandbuch beschriebenen Module und Funktionen müssen nicht im Lieferumfang von FormicaSQL enthalten sein. Vertrieb 32