Change² Vorhabenzeitplan Stand: 22. September 2011
Übersicht Zeitplanung Vorhaben (Stand 09/2011) Masterplan aktualisiert September 2011 nach LA 21.09.11 Vorhaben 2008 2009 2010 2011 2012 2013 komplett komplett I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Umsetzungsmodus gem. GR-Vorlage 675/2007 Laufende Projekte Projektgruppe Linienprojekt strat. Projekt Nr. 1 f) Aufbau Management Information System x x Nr. 5 Kulturhauptstadt 2020 2020 x Nr. 9 Stärkung Bürgerbet.+ bürgersch.engagement x Nr. 10 Personalentwicklung und -beschaffung 11 / 17 Nr. 13 Qualitätsmanagement x Nr. 17 NKHR x x Nr. 24 Neuausrichtung Informationstechnologie x Nr. 26 Forderungsmanagement (Beitreibung) x Nr. 28 Betriebsmodell 68/Synergien mit 75 x Nr. 29 Bürgerdienste: Produkte, Struktur, Optimierung des Serviceangebotes x Nr. 31 Strat. Anforderungsprofil für Führungskräfte 17 Nr. 32 Führung und Kommunikation 17 Nr. 35 Betriebliches Gesundheitsmanagement x Projekte in der Implementierung Nr. 1 a) d) e) Konzept Strategische Steuerung Strat. St. x Nr. 1 c) strat. Beteiligungsmanagement x Nr. 4 Neue wirtschaftspolitische Strategie x x Nr. 8 Stadtteilorientierung der Verwaltung x Nr. 16 Weiterentwicklung Vergabewesen x Nr. 18 Aufbau Beteiligungscontrolling x Nr. 19 Immobilienmanagement x Nr. 19 b) Baukompetenzzentrum x Nr. 33 Talentstrategie/Stadtmarketingstrategie x x Abgeschlossene Projekte Nr. 1 b) Gesamtstrategie Stadtverwaltung x x Nr. 6 Reform Gemeinderatsarbeit x Nr. 7 Reform Bezirksbeiratsarbeit Teil I x Nr. 11 Integrationskonzept x Nr. 14 EU-Dienstleistungsrichtlinie x Nr. 20 Öffentlichkeitsarbeit x Nr. 21 Neugestaltung Org. Kinder, Jugend, Schule x Nr. 22 Schnittstellenoptimierung im Sozialbereich x Nr. 23 Wohnen/Stadterneuerung x Nr. 25 Rechnungsstellen x Nr. 30 Personal-Organisation 11 Nr. 36 Internationalisierung x Noch zu startende Projekte * Nr. 2 Leitbild Stadtverwaltung x Nr. 3 Leitbild Stadt Mannheim x Nr. 12 Diversity-Management Nr. 15 Zusammenarbeit in der Metropolregion Nr. 27 Neuorganisation der Finanzverwaltung Nr. 34 Allg. Dienst-u.Geschäftsanweisung (AGA) 11 Konzept- und Projektphase Vorhabenzeitplan Implementierung Change² Stand 22.09.2011, nach LA Qualitätssicherung * Wenn Umsetzungsmodus offen, dann noch Entscheidung entsprechend GR 675/2007 (S. 15) 2
Übersicht Zeitplanung Vorhaben (Stand 09/2011) 1 Masterplan aktualisiert -mit wichtigsten Änderungen 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Vorhaben Umsetzungsmodus gem. GR-Vorlage 675/2007 komplett komplett I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Laufende Projekte 2 Projektgruppe Linienprojekt strat. Projekt Nr. 1 f) Aufbau Management Information System 3 x x Nr. 5 Kulturhauptstadt 2020 2020 x Nr. 9 Stärkung Bürgerbet.+ bürgersch.engagement x Nr. 10 Personalentwicklung und -beschaffung 4 11 / 17 Nr. 13 Qualitätsmanagement 5 x Nr. 17 NKHR x x Nr. 24 Neuausrichtung Informationstechnologie x Nr. 26 Forderungsmanagement (Beitreibung) 6 x Nr. 28 Betriebsmodell 68/Synergien mit 75 7 x Nr. 29 Bürgerdienste: Produkte, Struktur, Optimierung des Serviceangebotes x Nr. 31 Strat. Anforderungsprofil für Führungskräfte 8 17 9 Nr. 32 Führung und Kommunikation 17 Nr. 35 Betriebliches Gesundheitsmanagement 10 x Projekte in der Implementierung Nr. 1 a) d) e) Konzept Strategische Steuerung Strat. St. x Nr. 1 c) strat. Beteiligungsmanagement x Nr. 4 Neue wirtschaftspolitische Strategie 12 x x Nr. 8 Stadtteilorientierung der Verwaltung x Nr. 16 Weiterentwicklung Vergabewesen x Nr. 18 Aufbau Beteiligungscontrolling 11 x Nr. 19 Immobilienmanagement x 13 Nr. 19 b) Baukompetenzzentrum x Nr. 33 Talentstrategie/Stadtmarketingstrategie x x Abgeschlossene Projekte Nr. 1 b) Gesamtstrategie Stadtverwaltung x x Nr. 6 Reform Gemeinderatsarbeit x Nr. 7 Reform Bezirksbeiratsarbeit Teil I x Nr. 11 Integrationskonzept x Nr. 14 EU-Dienstleistungsrichtlinie x Nr. 20 Öffentlichkeitsarbeit x Nr. 21 Neugestaltung Org. Kinder, Jugend, Schule 14 x Nr. 22 Schnittstellenoptimierung im Sozialbereich x Nr. 23 Wohnen/Stadterneuerung x Nr. 25 Rechnungsstellen x Nr. 30 Personal-Organisation 11 Nr. 36 Internationalisierung x Noch zu startende Projekte * Nr. 2 Leitbild Stadtverwaltung x Nr. 3 Leitbild Stadt Mannheim x Nr. 12 Diversity-Management 15 Nr. 15 Zusammenarbeit in der Metropolregion 16 Nr. 27 Neuorganisation der Finanzverwaltung Nr. 34 Allg. Dienst-u.Geschäftsanweisung (AGA) 17 11 11 Konzept- und Projektphase Implementierung Vorhabenzeitplan Qualitätssicherung Change² Stand 22.09.2011, nach LA * Wenn Umsetzungsmodus offen, dann noch Entscheidung entsprechend GR 675/2007 (S. 15) 3
Wichtigste Aktualisierungen im Vergleich zu LA 17.05.2011 (Stand: 22.09.2011) Seite 1/3 Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 Aktualisierungen Datum aktualisiert auf September 2011, Stand 22.09.2011. Sortierung der Vorhaben rein nach Implementierungsphase, also strategische Projekte aus der ersten Kategorie herausgenommen, wenn sie nicht mehr laufend sind. Betrifft Projekt 1 a) d) e) f) Strategische Steuerung, Projekt 4 Neue Wirtschaftspolitische Strategie, Projekt 5 Kulturhauptstadt 2020, Projekt 33 Talentstrategie / Stadtmarketingstrategie Projekt 1f Aufbau Management Informationssystem ergänzt Vorhaben 10 Personalentwicklung und -beschaffung besteht schwerpunktmäßig aus Linienaufgaben von FB 11 und Kompetenzzentrum Managemententwicklung (17). Voraussichtliche Laufzeit in Zeitplan verlängert. Statusbericht zu Arbeiten durch FBL 11 und Leitung 17 im LA am 21. September erfolgt. Vorhaben 13 Qualitätsmanagement in die Kategorie laufende Projekte aufgenommen. Die Konzept- und Projektphase läuft bis Ende 2013. Projekt 26 Forderungsmanagement (Beitreibung) verlängert sich nach Rücksprache mit Dez. I auf Q1/2013 Vorhaben 28 Betriebsmodell 68/Synergien mit 75 und Vorhaben 29 Bürgerdienste: Produkte, Struktur, Optimierung des Serviceangebotes in die Kategorie laufende Projekte aufgenommen Vorhaben 31 Strategisches Anforderungsprofil für Führungskräfte in die Kategorie laufende Projekte aufgenommen. Arbeiten hierzu laufen in FB 17. 4
Wichtigste Aktualisierungen im Vergleich zu LA 17.05.2011 (Stand: 22.09.2011) Seite 2/3 Nr. 9 10 11 12 13 14 Aktualisierungen Vorhaben 32 Führung und Kommunikation Linienverantwortung auf Kompetenzzentrum Managemententwicklung 17 fokussiert. Umsetzung der Leitlinien für Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit z.zt. über KliMA-Check (FVA 2013), Kompetenzprofil für Führungskräfte (17), Berücksichtigung in Personalauswahl für Führungskräfte (11 und 17), etc. Projekt 35 Betriebliches Gesundheitsmanagement Konzeptphase verlängert von Q1/2011 auf Q4/2011. Projektergebnisse aktuell in Umsetzungsvorbereitungen durch 2 Dienstvereinbarungen mit GPR. Dienstvereinbarungen noch nicht unterzeichnet. Erst danach Implementierung bis Q3/2012. Projekt 1 c) strat. Beteiligungsmanagement. Verlängerung des Implementierungszeitraums bis Q4/2012, da Pilotierung strategische Entwicklungsplanung für Gesellschaften noch länger dauert. Projekt 18 Aufbau Beteiligungscontrolling. Verlängerung der Implementierung bis Q4/2011. Projekt 4 Neue Wirtschaftspolitische Strategie Implementierungsphase verlängert von Q2/2011 auf Q4/2011. Besetzung Fachbereichsleitung noch ausstehend. Projekt 19 Immobilienmanagement wird auf Q4/2012 verlängert. Teilprojekt 19 b) Baukompetenzzentrum endet in Q3/2011. QS-Phasen aufgrund von Arbeitsbelastung FVA 2013 teilweise verschoben. Dies gilt für die geplanten QS- Phasen bei Projekten 14 EU-DLR, 20 Öffentlichkeitsarbeit, 22 Schnittstellen Sozialbereich, 23 Wohnen Stadterneuerung, 30 Personal/Organisation, 36 Internationalisierung. Für Projekt 25 Rechnungsstellen ist eine QS-Phase in Q1/2012 vorgesehen. 5
Wichtigste Aktualisierungen im Vergleich zu LA 17.05.2011 (Stand: 22.09.2011) Seite 3/3 Nr. 15 16 17 Aktualisierungen Vorhaben Nr. 12 Diversity Management startet in Q1/2012 Vorhaben 16 Zusammenarbeit in der Metropolregion auf Q1/2013 verschoben Vorhaben 34 Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung (AGA) verschoben auf Q4/2011 6
Projektstatus: Laufende Projekte (1/3) Nr. Projekte Status Nr. 1 f) Aufbau Management Information System Das Projekt wurde neu ergänzt und ist Anfang 2011 gestartet. Aufbau eines MIS für Verwaltungsspitze, Fachbereichsleitungen und Gemeinderat. Fraktionen wurden in Q2/2011 durch Leitung Strategische Steuerung und und Projektleitung MIS informiert. Einladung zu Workshop in Q4/2011 für Berichtsanforderungen GR bereits erfolgt. Nr. 5 Kulturhauptstadt 2020 Nr. 9 Nr. 10 Nr. 17 Nr. 24 Stärkung Bürgerbeteiligung + bürgerschaftliches Engagement Personalentwicklung und -beschaffung NKHR Neuausrichtung Informationstechnologie Das Projekt befindet sich weiterhin in der Konzept- und Projektphase, Umsetzung durch Büro 2020. Das Projekt befindet sich noch bis Ende 2012 in der Konzept- und Projektphase. Teilnahme am Bürgerforum2011 des Bundespräsidenten in Bonn absolviert. Schwerpunkt auf Arbeit der BBR im Jahr 2011. Einzelmaßnahmen gehen bereits ab 2011 in die Umsetzung. Das Vorhaben wurde im Rahmen einer Organisationsverfügung direkt in die Linie, an 11/17 gegeben. Umsetzung von Einzelvorhaben (z.b. Employer Branding ) erfolgt in Abstimmung mit GPR. Statusbericht durch FBL17 in Change²-LA September 2011 erfolgt. Das Projekt befindet sich bis Ende 2011 in der Konzept- und Projektphase. Doppelhaushalt 2012/2013 nach NKHR-Prinzipien aufgestellt. Zur Zeit umfangreiche Schulungsveranstaltungen für Mitarbeiter/innen. Das Projekt startet im letzten Quartal 2011 mit der Implementierungsphase, Projektergebnisse wurden am 21.9.11 im Change²-LA vorgestellt. 7
Projektstatus: Laufende Projekte (2/3) Nr. Projekt Status Nr. 26 Nr. 13 Forderungsmanagement (Beitreibung) Qualitätsmanagement Das Projekt befindet sich bis Q1/2012 in der Konzept- und Projektphase. Zur Zeit Aufnahme von Prozessen und Datenmaterial (z.b. zu Forderungsstrukturen) Der Steckbrief wurde in LA am 21.09 vorgestellt/abgenommen und startet noch in Q3/2012. Das Projekt wird mit einer Projektgruppe unter Federführung des Oberbürgermeisters bearbeitet. Die Projektleitung kommt aus der strategischen Steuerung. Die Konzept- und Projektphase verlängert sich auf Ende 2013. Nr. 28 Betriebsmodell 68/Synergien mit 75 Aktualisierung des Steckbriefes beschlossen. Projekt startet in Q3/2011, Kick off Veranstaltung hat am 22. September bereits stattgefunden. Nr. 29 Bürgerdienste: Produkte, Struktur, Optimierung des Serviceangebotes Ein fokussierter Steckbrief wurde in LA am 21.09. vorgestellt/abgenommen. Der Start des Projektes wird um zwei Quartale nach vorne verschoben. Das Projekt beginnt unter Leitung des neuen FBL 33 in Q4/2011.. 8
Projektstatus: Laufende Projekte (3/3) Nr. Projekt Status Nr. 31 Nr. 32 Nr. 35 Strat. Anforderungsprofil für Führungskräfte Führung und Kommunikation Betriebliches Gesundheitsmanagement Die Konzept- und Projektphase des Projektes läuft noch bis Ende 2011 und wird von FB en 11 und 17 als Linienprojekt bearbeitet. Das strategische Anforderungsprofil für Führungskräfte wurde aus den Leitlinien für Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit entwickelt und wird seit 2011 in der Auswahl von Führungskräften eingesetzt. Die Konzept- und Projektphase ist bis Ende 2011 abgeschlossen. Das Vorhaben wird schwerpunktmäßig von FB 17 bearbeitet. Ein Ergebnis des Projektes sind die Leitlinien zur Führung, Kommunikation und Zusammenarbeit. Aus den Leitlinien werden unterschiedliche Instrumente und Vorhaben konkretisiert (z.b. KliMA-Check 1x / Quartal). Das Projekt befindet sich noch nicht in der Implementierung. Konzept ist verabschiedet aber Dienstvereinbarungen zur weiteren Fortsetzung notwendig. Dienstvereinbarungen im Entwurf bei GPR zur Unterschrift. Deshalb Verlängerung der Konzeptphase auf Q4/2011. 9
Projektstatus: Projekte in der Implementierung Nr. Projekt Status Nr. 1 a) d) e) Nr. 1 c) Nr. 4 Konzept Strategische Steuerung strat. Beteiligungsmanagement Neue wirtschaftspolitische Strategie Das Projekt befindet sich in der Implementierungsphase, ein Zielsystem wurde bereits aufgestellt und im Hauptausschuss vorgestellt. Organisationseinheit ist inzwischen komplett aufgestellt. Die Implementierungsphase des Projektes verlängert sich auf Ende 2012. Pilotvorhaben zur strategischen Entwicklungsplanung mit einer Gesellschaft begonnen. Nach den Piloten wird strategische Entwicklungsplanung in den zuständigen Dezernaten durchgeführt. Die Implementierungsphase des Projektes verschiebt sich um zwei Quartale auf Ende 2011. Besetzung Leitung offen, Sachmittelausstattung in HH-Verhandlung. Nr. 8 Stadtteilorientierung der Verwaltung Projekt läuft bis Q4/2012, Arbeitsgruppe erstellt z.z. erste Ergebnisse (z.b. Stadtteilprofile). Nr. 16 Weiterentwicklung Vergabewesen Das Projekt befindet sich bis Ende 2011 in der Implementierungsphase, Organisationsgestaltung ist abgeschlossen. Auf Basis Abschlussbericht Umsetzungsstart ab Oktober. FVA auch weiter in AG-Vergabe engagiert. Nr. 18 Aufbau Beteiligungscontrolling Die Implementierungsphase des Projektes verlängert sich um zwei Quartale auf Ende 2011. Nr. 19 Immobilienmanagement (19) / Baukompetenzzentrum (19b) Gesamtprojekt Nr. 19) Immobilienmanagement per Beschlussvorlage am 23.06.2009 vom GR beschlossen. Die Implementierungsphase läuft bis Ende 2012. Z.Z. insbesondere Umsetzung / Finalisierung der Organisation bei FB 25 (Einrichtung 3. Säule, weitere Zusammenführung von Organisationskultur, Flächenaufnahmen, etc.). Teilprojekt 19b) Baukompetenzzentrum in Q3/2011 abgeschlossen (Verabschiedung eigener Steckbrief in LA am 12.10.2009). Nr. 33 Talentstrategie/Stadtmarketingstrategie Die Implementierungsphase läuft seit 2011. Mit Hilfe einer Aufgabenmatrix wurden 18 Maßnahmen von den verantwortlichen Stellen bearbeitet. Die Gesamtsteuerung des Projektes erfolgt inzwischen über Multiprojektmanagementstelle bei strategischer Steuerung. 10
Projektstatus: Abgeschlossene Projekte Nr. Projekt Status Nr. 1 b) Gesamtstrategie Stadtverwaltung Das Projekt ist seit Ende 2010 abgeschlossen. Nr. 6 Reform Gemeinderatsarbeit Das Projekt, sowie die im 2. Halbjahr 2010 durchgeführte Qualitätssicherung, ist abgeschlossen. Weitere Umsetzungsverantwortung bei FB 15. Im November findet eine Gesprächsrunde hierzu zwischen den Fraktions-GF und FBL 15 statt. Nr. 7 Reform Bezirksbeiratsarbeit Teil I Die Implementierungsphase ist seit Ende 2009 abgeschlossen. Nr. 11 Integrationskonzept Das Projekt ist seit Ende 2010 abgeschlossen. In Q2/2011 ist eine QS vorgesehen. Nr. 14 Nr. 20 EU-Dienstleistungsrichtlinie Öffentlichkeitsarbeit Das Projekt ist seit dem dritten Quartal 2010 abgeschlossen. Im dritten und vierten Quartal 2011 ist eine Qualitätssicherung vorgesehen Die Implementierungsphase wurde Ende 2010 abgeschlossen, die Qualitätssicherung findet in Q4/2011 statt. Nr. 21 Neugestaltung Org. Kinder, Jugend, Schule Das Projekt ist seit Ende 2009 abgeschlossen. Nr. 22 Nr. 23 Schnittstellenoptimierung im Sozialbereich Wohnen/Stadterneuerung Das Projekt ist seit Ende 2009 abgeschlossen, die Qualitätssicherung wurde auf das vierte Quartal 2011 verschoben. Die Implementierungsphase ist seit Mitte 2010 abgeschlossen, die Qualitätssicherung verschiebt sich auf Ende 2011. Nr. 25 Rechnungsstellen Das Projekt ist seit 2008 abgeschlossen. In Q1/2012 ist eine QS geplant. Nr. 30 Nr. 36 Personal-Organisation Internationalisierung Das Vorhaben ist seit 2010 abgeschlossen und wurde als Linienprojekt bei FB11 bearbeitet. Die Qualitätssicherung verschiebt sich auf Anfang 2012. Das Projekt ist seit 2010 abgeschlossen. Die Qualitätssicherung verschiebt sich auf Q2/2012. 11
Projektstatus: Noch zu startende Projekte Nr. Projekt Status Nr. 2 Nr. 3 Nr. 12 Leitbild Stadtverwaltung Leitbild Stadt Mannheim Diversity-Management Der Projektbeginn ist in Q3/2012. Eine enge Integration mit den Ergebnissen des Projektes Führung und Kommunikation wird die Grundlage des Projekts sein. Das Projekt startet in Q3/2012. Eine enge Integration mit den Ergebnissen / Arbeitsständen des Projekts Kulturhauptstadt2020 wird die Grundlage sein. Auch ist das Projekt stark mit den Themen Strategischen Zielen und ZRS/Konversion verknüpft. Das Vorhaben startet Anfang 2012 und ist vor allem mit Vorhaben im Bereich Personal, Organisation und Qualität eng zu koordinieren. Nr. 15 Zusammenarbeit in der Metropolregion Das Vorhaben wurde auf 2013 verschoben. Nr. 27 Neuorganisation der Finanzverwaltung Das Vorhaben startet nach aktuellem Planungsstand Anfang 2012. Nr. 34 Allgemeine Dienstu.Geschäftsanweisung (AGA) Das Vorhaben startet in Q4/2011. Umsetzung erfolgt vorrangig bei FB 11. 12
Information: Grundlagen für Arbeit des Lenkungsausschuss (= Projektlenkungsgruppe gem. GR-Vorlage 675/2007) Anlage 1: Masterplan (GR Vorlage 675/2007) vom 05.12.2007 Anlage 2: Org. Verfügung Gesamtprojektorganisation vom 22.07.2008. Aktualisierung vom 07.07.2011 Anlage 3: Dienstvereinbarung OB-GPR vom 07.03.2009 Anlage 4: Sammlung der neuen und veränderten Steckbriefe Hinweis: Anlagen einsehbar im Intranet / Informationslaufwerk Sharepoint 13
Information: Bearbeitungsmethoden von Vorhaben gem. GR-Vorlage 675/2007 (S. 15) Die Vorhaben des Masterplans können auf unterschiedliche Weise bearbeitet werden. Über die Art und Weise der Umsetzung befindet der Oberbürgermeister. Als Methoden der Umsetzung werden definiert: Bearbeitung in einer Projektorganisation (= Spalte Projektgruppe in Masterplan) Umsetzung im Rahmen einer Organisationsverfügung (= Spalte Linienprojekt in Masterplan) Umsetzung im Rahmen des Tagesgeschäfts der jeweiligen Organisationseinheit (= Spalte Linienprojekt in Masterplan) Als strategische Projekte definiert der Masterplan (S. 9) Vorhaben, die hauptsächlich mit der Entwicklung und der Umsetzung von Strategien auf allen Ebenen befasst sind. 14
Information: Nach Verabschiedung des Masterplans zwischen 2008 und 2011 neu hinzugekommene Vorhaben ( Anlage 4) Nr. Vorhaben Einführung / Status 1f) Aufbau Management Informationssystem Steckbrief wurde in LA am 10. Februar 2011 abgenommen. 9 Stärkung Bürgerbeteiligung und bürgerschaftliches Engagement 31 Strat. Anforderungsprofil für Führungskräfte 32 Führung und Kommunikation 33 Talentstrategie/Stadtmarketingstrategie 34 Allgem. Dienst- u. Geschäftsanweisung (AGA) 35 Betriebliches Gesundheitsmanagement 36 Internationalisierung Steckbrief wurde nach LA am 9. Juni 2010 im Wege des Schriftverfahrens beschlossen. Steckbrief wurde in LA am 9. Juli 2008 erstmals vorgestellt und abgenommen. Steckbrief wurde in Unterlenkungsausschuss am 27.03.2010 abgenommen. Steckbrief wurde in Unterlenkungsausschuss am 15.01.2009 abgenommen. Steckbrief wurde in Unterlenkungsausschuss am 27.03.2009 abgenommen. Steckbrief wurde in Unterlenkungsausschuss am 27.03.2009 abgenommen. Grundzüge des Projektes in LA Dezember 2009 vorgestellt. Steckbrief als Anlage mit Schreiben vom 26.01.2010 verschickt und im Schriftverfahren beschlossen. 15
VIELEN DANK! Stadt Mannheim Fachgruppe Verwaltungsarchitektur 2013 E3 2, 68159 Mannheim Ulrich Hörning Lydia Kyas Tel: 0621 293 9350 0621 293 2901 Mob: 0162 293 6311 0162 293 9104 E-Mail: ulrich.hoerning@mannheim.de lydia.kyas@mannheim.de 16