Die elektronische Vergabe von Planungsleistungen Die elektronische Vergabe von Planungsleistungen mit der ehad Frankfurt 17. Februar 2016 1
evergabe mit ehad Der Vergabeprozess 2
evergabe mit ehad digitaler Vergabeprozess Vorarbeiten Unterlagen erstellen Bekanntmachung Angebotsöffnung Angebotsprüfung Zuschlag/ Absage Veröffentlichung Download Angebot erstellen 3
evergabe mit ehad Vergabemanager der ehad Vergabemanager der ehad Bundeseinheitliche Standardsoftware, (nicht kundenspezifisch) Einarbeitung hessischer Regelungen: Jva Web Start - Interessenbekundungsverfahren - HVTG-Formulare 4
evergabe mit ehad Vergabemanager erste Schritte Erfassung der Adressen des Mandanten und der Nutzer in einem Excelsheet Anmeldung des Nutzers Zugriff auf die eigenen Verfahren und Aufgaben (unabhägig vom Rechner) 5
evergabe mit ehad Vergabemanager erste Übersicht Übersicht: Aktive Ausschreibungen Anstehende Aufgaben Termine und Nachrichten 6
evergabe mit ehad Vergabemanager Übersicht des Verfahren Detailansicht einer Vergabe: Wichtige Daten Anstehende Aufgabe(n) Termine und Nachrichten Aktionen 7
Beginn des Workflow-Beispiels 8
Vergabe anlegen Neuanlage: (Teil-)Projekt Vorinformation Vergabe Vergabe nach Vorlage Leistungsverzeichnis 9
Erfassung der Grunddaten Leistung Schätzwert Berechnung einfügen Wertungskriterien 10
Importieren und einordnen eigener Dokumente Markierung von Pflichtangaben Nächster Workflowschritt nicht möglich 11
Dynamische Prozessgenerierung Schätzwert unterhalb der Schwelle: national Schätzwert oberhalb der Schwelle: EU-weit 12
Vorläufige Fristen (Angebot) 13
Daten für den Teilnahmewettbewerb 14
Termine für den Teilnahmewettbewerb Fristenprüfung 15
Auftragsbekanntmachung EU 16
Eignungskriterien VOF Zulassung Teilnahmewettbewerb /Angebote 17
Übersicht der Teilnahmewettbewerbsunterlagen Unterlagen für Teilnehmer 18
Verschlüsselung des Verfahrens Schlüssel generieren 19
Verschlüsselung der kompletten Vergabe 1.Datei 2.Datei Schlüssel-Export 20
Veröffentlichung auf der Vergabeplattform Versenden 21
evergabe mit ehad Workflow-Beispiel Bieter-Perspektive 22
evergabe mit ehad Veröffentlichungsplattform HAD HAD-Nutzer (Teilnehmer) meldet sich auf der HAD-Webseite an 23
evergabe mit ehad Veröffentlichungsplattform HAD HAD-Nutzer (Teilnehmer) recherchiert das Verfahren auf der HAD-Webseite 24
evergabe mit ehad Veröffentlichungsplattform HAD HAD-Nutzer (Teilnehmer) recherchiert das Verfahren auf der HAD-Webseite 25
evergabe mit ehad Download auf ehad Öffnen der Unterlagen mit Bietercockpit Unterlagen im BIETERCOCKPIT 8 öffnen 26
evergabe mit ehad Bearbeitung im Bietercockpit Übersicht im Bietercockpit 27
evergabe mit ehad Bearbeitung im Bietercockpit Digitale Übermittlung (und Signatur) Nach Prüfung der Teilnahmeantragsdateien auf Vollständigkeit: 28
evergabe mit ehad Bearbeitung im Bietercockpit Bestätigung der Versendung mit Zeitstempel 29
evergabe mit ehad Workflow-Beispiel Öffentlicher Auftraggeber 30
Öffnung der Teilnahmeanträge 1.Datei Antrag öffnen Antragsöffnung mit dem ersten Schlüssel 31
Prüfung der Teilnahmeanträge bezüglich Eignung Teilnehmerunterlagen: Details Prüfung Zulassungentscheidung nach Auswertung 32
Aufforderung zur Verhandlung Einfügen eigener Dokumente, z.b. Leistungsbeschreibung 33
Vergabeunterlagen versenden Übersicht Übermittlung an ausgewählte Teilnehmer 34
evergabe mit ehad Workflow-Beispiel Bieter-Perspektive 35
evergabe mit ehad Zugang zu Unterlagen über HAD-Plattform Postfach des Bieters nach Anmeldung Teilnehmer ruft Vergabeunterlagen ab Nichtöffentlicher Bereich des Nutzers 36
evergabe mit ehad Bearbeitung im Bietercockpit Bearbeitung der Angebotsdateien im Bietercockpit Angebotsabgabe 37
evergabe mit ehad Workflow-Beispiel Öffentlicher Auftraggeber 38
Öffnung der Angebote Öffnung erst möglich, wenn das Ende der Angebotsfrist erreicht ist! 39
Öffnung der Angebote 4-Augen-Prinzip Anmeldung des 2. Eröffnungsberechtigten 40
Entschlüsselung der kompletten Vergabe 1.Datei 2.Datei Schlüssel-Import 41
Details der Angebote Angebotssummen z.b. gaeb-datei in Afa-Programm exportieren 42
1. Verhandlungsrunde Ohne Zuschlagserteilung -> 1. Verhandlungsrunde 43
1. Verhandlungsrunde Ohne Zuschlagserteilung -> 1. Verhandlungsrunde - Dokumentation 44
Vergabeunterlagen in der 1. Verhandlungsrunde versenden Übermittlung der 2. Version der Vergabunteragen an ausgewählte Teilnehmer 45
Angebotsöffnung 1. Verhandlungsrunde Angebotsöffnung Angebot im Bietercockpit 46
Bearbeitung der Angebote / Rechnerische Prüfung 47
Preisvergleich 1.Statistische Berechnungen im Vergabemanager durchführen 2. Angemessenheit der Preise bewerten 3. Ggf. Ausschluss eines Bieters 48
Wertung der Angebote Beispiel: 2 verbleibende Bieter Zuvor festgelegte Kriterien 49
Verhandlungsrunde abschließen Teilnehmer zulassen oder ausschließen Ausgeschlossene Teilnehmer benachrichtigen Verhandlungsrunde dokumentieren und beenden 50
Fortsetzung des Verfahrens oder weitere Verhandlungsrunde Vergabevorschlag Mitteilung über Nichtberücksichtigung nach 101a GWB 51
Abschluss des Verfahrens Zuschlagserteilung und Benachrichtigung Vergebener Auftrag 52
Ende des Workflow-Beispiels 53
evergabe mit ehad Vergabemanager Funktionen und Instrumente Nachrichtenfunktion Alle oder ausgewählte Teilnehmer des Verfahrens Dateianhang möglich: z.b. Absageschreiben 54
evergabe mit ehad Vergabemanager Funktionen und Instrumente Weiterleitung von Aufgaben (Workflowschritten) an andere Nutzer der Organisationseinheit 55
evergabe mit ehad Vergabemanager Funktionen und Instrumente Vertretungsregelung ernennen antreten 56
evergabe mit ehad Vergabemanager Funktionen und Instrumente Dokumentation Interner Dokumentationsvermerk mit Dateianhang Ereignisvermerk Speicherung und Export des Revisionsstandes 57
evergabe mit ehad Vergabemanager Funktionen und Instrumente Firmenstammdaten verwalten Eigene Erfassung HAD-Daten 58
evergabe mit ehad Systemvoraussetzungen Vergabemanager Bietercockpit Java Web Start Java (JRE) + Internetverbindung Windows Betriebssysteme Windows Betriebssysteme + Apple Betriebssysteme 59
evergabe mit der ehad D o r i s S t i e h l, A B S t H e s s e n e. V. 60 Bierstadter Straße 9 65189 Wiesbaden doris.stiehl@absthessen.de Tel.: 0611/ 97 45 88-17