Architrave GmbH Handbuch für Bieter / Handbuch für Bieter 1
Architrave GmbH Handbuch für Bieter Bieterhandbuch [erstellt: September 2017] Handbuch für Bieter.doc; Version: 1.0 Architrave GmbH, Berlin 2017 Die vorliegende Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der Architrave GmbH unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Änderungen Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in dieser Dokumentation bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich Informationszwecken und können sich ohne vorherige Ankündigung ändern. Die Architrave GmbH übernimmt keinerlei Verantwortung oder Haftung für in dieser Dokumentation eventuell enthaltene Fehler oder Ungenauigkeiten. Die verwendeten Software- und Hardwarebezeichnungen sowie Markennamen der jeweiligen Firmen unterliegen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz. / Handbuch für Bieter 2
INHALTSVERZEICHNIS 1 Erste Schritte...4 1.1 Erste Anmeldung, Passwort festlegen...4 1.2 Übersicht und Erläuterung der Icons...5 2 Der Menü-Button...5 2.1 Benutzereinstellungen und E-Mail-Benachrichtigungen festlegen...6 2.2 Abmelden...7 3 Das Cockpit...8 3.1 Suche...8 3.2 Asset-Details und Funktionen auf ein ganzes Asset anwenden...8 3.2.1 Herunterladen...9 3.2.2 Dokumentenliste...9 4 Der Document Organizer... 10 4.1 Aufbau... 10 4.2 Die Echtzeitsuche im Document Organizer... 10 4.3 Navigieren in der Ordnerstruktur... 11 4.4 Frage auf Ordner stellen... 12 4.5 Frage auf Dokument stellen... 12 4.5 Dokument herunterladen... 12 4.6 Die Dokumentenvorschau... 13 4.7 Ansicht Alle Dokumente... 13 4.8 Der Index-Button... 14 5 Q&A Prozesse... 15 5.1 Q&A Übersicht... 15 5.2 Q&A Report... 16 6 Support... 17 / Handbuch für Bieter 3
1 ERSTE SCHRITTE 1.1 Erste Anmeldung, Passwort festlegen Um Architrave zu nutzen, erhalten Sie per E-Mail eine Einladung, die Ihren persönlichen Link zur Registrierung enthält. Nachdem Sie Ihr Passwort festgelegt haben, können Sie sich direkt in Architrave anmelden und loslegen. Klicken Sie in der Einladungs-Email einfach auf den Button Anmelden. Wählen Sie anschließend Ihr persönliches Passwort. / Handbuch für Bieter 4
1.2 Übersicht und Erläuterung der Icons Icon Kommentar Menü Cockpit Fragen & Antworten Abmelden 2 DER MENÜ-BUTTON Egal in welchem Bereich im Datenraum Sie sich aktuell befinden, Sie finden den Menü-Button jederzeit in der oberen Bildschirmecke rechts. Dort befinden sich auch die Echtzeitsuche und der Cockpit-Button. Über einen Klick auf den Menü-Button erreichen Sie die nebenstehenden Einträge. Ihre persönlichen Benutzereinstellungen erreichen Sie über Ihren Namen. / Handbuch für Bieter 5
2.1 Benutzereinstellungen und E-Mail-Benachrichtigungen festlegen Um Ihre Benutzereinstellungen zu öffnen, klicken Sie im Menü auf Ihren Namen. In den Einstellungen passen Sie Ihre Anrede, Vornamen und den Nachnamen an. Hier legen Sie die Sprache der Menüführung fest. Entscheiden Sie sich, für welche Bereiche bzw. Ereignisse Sie E-Mail-Benachrichtigungen erhalten möchten. Wichtig: Sollten Sie bereits individuelle/einzelne Benachrichtigungen gesetzt haben, werden diese bei Aktivierung von globalen Benachrichtigungen überschrieben! Wie Sie einzelne Benachrichtigungen setzen, wird in Abschnitt Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. erläutert. / Handbuch für Bieter 6
2.2 Abmelden Um sich sicher abzumelden, benutzen Sie bitte den Button Logout. / Handbuch für Bieter 7
3 DAS COCKPIT Nach der Anmeldung gelangen Sie zum Cockpit. Im Cockpit werden Ihnen alle für Sie freigegebenen Assets angezeigt. 3.1 Suche Mit der Echtzeitsuche nutzen Sie ein mächtiges Werkzeug zum schnellen Finden von Objekten. 3.2 Asset-Details und Funktionen auf ein ganzes Asset anwenden Mit einem Rechtsklick auf ein Asset öffnen Sie die Asset-Details. Diese enthalten Objektinformationen, sowie alle für das Asset verfügbaren Funktionen. So erhalten Sie schnell z.b. die Größe des Datenraums (in MB/GB), die Anzahl der Dokumente, sowie eine Beschreibung des Assets. Auf dem Reiter Karte wird der Standort des Objekts angezeigt. Mit einem Klick auf die Karte öffnen Sie die Adresse in Google Maps. / Handbuch für Bieter 8
3.2.1 Herunterladen Laden Sie alle verfügbaren Dokumente eines Assets herunter. Die Ordnerstruktur wird dabei übernommen. Sobald Sie den Download anfordern, wird dieser im Hintergrund vorbereitet. Sie erhalten daraufhin eine E-Mail, die einen Link zum Download enthält. 3.2.2 Dokumentenliste Laden Sie mit dieser Funktion ein Excel-Dokument herunter, welches für alle verfügbaren Dokumente im Asset die folgenden Informationen enthält: Asset Pfad Dateiname Hochgeladen von Aktualisiert am / Handbuch für Bieter 9
4 DER DOCUMENT ORGANIZER Öffnen Sie den Document Organizer mit einem einfachen Klick auf das gewünschte Asset. Hier finden Sie sämtliche für Sie einsehbare Dokumente des Assets. Abhängig von Ihren Berechtigungen können Sie diese herunterladen, oder direkt in der Dokumentenvorschau öffnen. 4.1 Aufbau Der Document Organizer ist in drei übersichtliche Bereiche unterteilt: 1 Asset-Information und Navigation 2 Index (Ordnerstruktur) 3 Dokumentenliste 1 2 3 4.2 Die Echtzeitsuche im Document Organizer Auch im Document Organizer steht Ihnen die Echtzeitsuche zur Verfügung. Damit werden sowohl Ordner als auch Dokumente gefiltert. / Handbuch für Bieter 10
4.3 Navigieren in der Ordnerstruktur Klicken Sie auf einen Ordner, um die enthaltenen Dokumente im rechten Bereich anzuzeigen. Der angeklickte Ordner erscheint blau hinterlegt. Befinden sich in einem Ordner weitere Unterordner, wird dies mit einem schwarzen Pfeil angezeigt. Mit Klick auf den schwarzen Pfeil wird die gewählte Ebene ausgeklappt. Mit diesem Button wechseln Sie in den übergeordneten Ordner. Daneben wird der Pfad zum aktuellen Ordner angezeigt. Die Elemente des Pfades sind anklickbar und können somit auch zur Navigation benutzt werden. / Handbuch für Bieter 11
4.4 Frage auf Ordner stellen Über einen Rechtsklick auf Ordner oder Unterordner, reichen Sie Fragen zu dem jeweilig markierten Ordner ein. 4.5 Frage auf Dokument stellen Markieren Sie auf der rechten Seite das gewünschte Dokument mit einem Rechtsklick und wählen Sie Frage stellen. Ihre Frage wird sofort an den zuständigen Experten weitergeleitet. 4.5 Dokument herunterladen Über einen Rechtsklick laden Sie das gewünschte Dokument herunter. Markieren Sie über die Auswahlkästchen mehrere Dokumente, um alle mit einem Klick herunterzuladen. / Handbuch für Bieter 12
4.6 Die Dokumentenvorschau PDF-Dokumente und Bilder (*.png, *.jpg, *.tif, etc.) lassen sich direkt im Vorschaufenster des Document Organizers anzeigen, sofern Ihr Benutzer die entsprechende Berechtigung besitzt. Einfach auf das Dokument klicken und die Vorschau wird eingeblendet. In mehrseitigen Dokumenten blättern Sie mit Hilfe der Pfeiltasten oder mit Klick auf die Vorschaubilder. Über das X in der oberen rechten Ecke wird die Vorschau wieder geschlossen. 4.7 Ansicht Alle Dokumente Über diesen Button lassen sich sämtliche Dokumente aus allen Ordnern eines Assets auflisten (entsprechend Ihren Berechtigungen). Sie können die Dokumente anhand der folgenden Attribute aufsteigend oder absteigend (alphanumerisch) sortieren: Dokumentenname Art Größe Anzahl der Seiten Ordnerpfad Hochgeladen von zuletzt geändert Mit Hilfe des Buttons wechseln Sie wieder in die Ordneransicht. / Handbuch für Bieter 13
4.8 Der Index-Button Klicken Sie im Document Organizer auf den Index- Button, um den vollständigen Index (entsprechend Ihren Berechtigungen) des Assets einzublenden. Ansicht des Index. Um zu einem der Ordner zu wechseln, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Namen. / Handbuch für Bieter 14
5 Q&A PROZESSE Mit Klick auf Q&A-Prozesse wechseln Sie in die Übersicht der von Ihrer Nutzergruppe gestellten Fragen. 5.1 Q&A Übersicht Hier erhalten Sie eine Übersicht über den aktuellen Stand der Fragen Ihrer Nutzergruppe. Sie können die Fragen filtern nach: alle, offen, freigegeben, meine. In der Übersicht erhalten Sie eine Tabelle mit folgenden Informationen, nach denen Sie auch sortieren können. Eingang Status Gruppe Frage Asset Ordner ID / Handbuch für Bieter 15
Im unteren Bereich werden die Informationen zu Ihrer markierten Frage angezeigt. Bezieht sich die Frage auf einen Ordner, so werden das Asset und der Ordner angezeigt. Bezieht sich Ihre Frage auf ein Dokument, werden das Asset und der Dokumentenname, sowie der Ordner in welchem das Dokument enthalten ist, angezeigt. 5.2 Q&A Report Mit Klick auf den Button Report erhalten Sie eine Aufstellung Ihrer Fragen im Excel-Format. In der Excel-Tabelle werden die Fragen mit Datum, der Fragestellung und Antwort, sowie dem aktuellen Status gelistet. / Handbuch für Bieter 16
6 SUPPORT Sollten Sie Unterstützung rund um das Arbeiten mit Architrave benötigen, steht Ihnen hierfür der Menü-Eintrag Support zur Verfügung. Er leitet Sie auf unsere Support-Webseite weiter (https://www.architrave.de/support/). Dort finden sie Video-Tutorials, FAQ, Handbücher, Webinare und den direkten Kontakt zum Support- Team: +49 (0)30 9210 9855 30 Telefonisch sind wir werktags von 9:00 bis 18:00 Uhr für Sie da. SUPPORT@ARCHITRAVE.DE Wir setzten alles daran, Ihre Support-Anfrage innerhalb von 4 Stunden zu bearbeiten. Meistens geht es schneller. / Handbuch für Bieter 17