Herzlich Willkommen! Digital Puzzle

Herzlich Willkommen! Digital Puzzle 1

Digitalisierung ist kein Big Bang, _ 2

sondern viele Puzzleteile die ein grosses Ganzes ergeben. 3

Digitale Puzzles mit «Quick Wins» _ Elektronische (digitale) 1) Eingangsrechnungsverarbeitung 2) Arbeitszeugniserstellung 3) Personaldossiers 4) Vertragsdossiers 5) Mobile Spesenerfassung 6) Rechnungsstellung und Zahlungseingang 7) Mobiles Real Time Reporting 8) 4

Services ESS DMS MSS Mobility Dossiers ProTime Document Connector Workflow Document Composer DIGITAL CORE E-Invoices Signature E-Payment E-Billing Notification Collaboration 5

Eingangsrechnungsverarbeitung_ 1 xft invoice manager Der xft invoice manager bietet eine durchgängige und transparente Bearbeitung von Eingangsrechnungen innerhalb von SAP - von der Übernahme der Daten bis zur Buchung und Freigabe. Die nahtlose Integration in das führende Buchungssystem ermöglicht, alle relevanten Daten und Dokumente im zentralen Rechnungseingangsmonitor zusammenzuführen und die Rechnungsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg effizient zu steuern. Mittels eines dynamischen Workflowsystems können Informations-/ Genehmigungs-/ Kontierungsworkflows erstellt und geändert werden. Nach der Genehmigung verbleibt das PDF der Rechnung ebenso wie ein detailliertes Workflow-Protokoll im System verfügbar. Damit ist nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch der Genehmigungsprozess im Nachhinein in allen Einzelheiten nachvollziehbar und entspricht den modernen Compliance-Anforderungen. Grundpaket (bis 50 000 Rechnungen pro Jahr): CHF 20 000 Implementierung, Anpassung und Schulung: 10-15 Tage Empfohlener Ergänzungsservice: Document Connector CHF 5 000 6

ESS DMS MSS Mobility Dossiers ProTime Document Connector Workflow Document Composer DIGITAL CORE E-Invoices Signature E-Payment E-Billing Notification Collaboration 7

Arbeitszeugniserstellung_ 2 xft Zeugnismanager Der xft-zeugnismanager bildet den gesamten Zeugniserstellungsprozess ab - von der Antragsstellung durch den Mitarbeiter über die Bewertung durch die Führungskraft bis hin zur Erstellung und ggf. Korrektur des Zeugnisses durch die Personalabteilung sowie automatischen Ablage des Zeugnisses in die digitale Personalakte. Der xft Zeugnismanager verfügt über eine einfache Benutzeroberfläche, die auf beliebigen Endgeräten zur Verfügung steht. So kann der Prozess durch den Mitarbeiter per Employee-Self-Service (ESS) gestartet werden, die Führungskraft beurteilt von ihrem mobilen Endgerät per SAP Fiori Launchpad und die Personalabteilung erstellt schlussendlich das Zeugnis in SAP GUI. Jeder Prozessschritt bleibt dabei transparent und zu 100% nachvollziehbar. Grundpaket: CHF 20 000 Implementierung, Anpassung und Schulung: 20-25 Tage Empfohlener Ergänzungsservice: Document Composer CHF 5 000 8

Mobile Spesenerfassung_ 5 ProTime mobile Spesenerfassung Die mobile Spesenerfassung mit ProTime erlaubt die effiziente Erfassung von Kleinbetragsspesen mit Hilfe eines gängigen Mobiltelefons. Wie bieten zwei verschiedene Prozesse an, welche beide durch die Mitarbeiter über das Mobiltelefon abgewickelt werden können. Entweder nutzt der Mitarbeiter eine Fiori-App zur vollständigen Erfassung der Spesenbeleg inklusive der optischen Erfassung über die Kamera des Mobiltelefons, oder es kommt der von uns empfohlene Prozesse des Expense-Capturing zum Einsatz. Dabei wird mit einem Scanning-App der Spesenbeleg erfasst, auf SW konvertiert, in das.jpg Format umgewandelt und via Mail an das SAP-System gesendet. Dort muss am Ende des Monats im Rahmen der Monatsendverarbeitung die Zuordnung der Spesenbeleg zu den Kontierungsobjekten und die Ergänzung der Erfassungen (z.b. MWST, Text, etc.) vorgenommen werden. Voraussetzung / Grundpaket: Implementierung, Anpassung und Schulung: ProTime Lizenzierung 8-12 Tage Empfohlener Ergänzungsservice: OCR-Erkennung des Spesenbelegs CHF 5 000 10

Workshop «Digital Puzzle» mit unseren Digital Experts_ Ergebnisse: - Identifizierung der drei grössten Quick Win s - Identifikation von Services - Synergien - Ausarbeitung einer «Digital Roadmap» für die nächsten 18 Monate Dauer: 1 Tag / Workshop Kosten: CHF 2 000.00 12

/// Zum Referenten: Michael Rothmund CEO michael.rothmund@processpartner.ch Process Partner AG Bionstrasse 5 CH-9015 St. Gallen fon +41 71 314 07 07 fax +41 71 314 07 08 info@processpartner.ch www.processpartner.ch Ein Unternehmen der All for One Steeb Gruppe 14

SAP Dokumentenmanagementsystem (SAP DMS) DMS: Digitale Dokumentenverwaltung und Ablage_ Mit dem SAP DMS werden Geschäftsdokumente zentral, integriert und modulübergreifend direkt in SAP ERP verwaltet. Unternehmen müssen heutzutage eine Menge geschäftlicher Informationen und Dokumente meistern, die elektronisch oder auf Papier eingehen. Damit die Informationen sofort verfügbar sind, sollten sie zentral und strukturiert verwaltet werden. So weit die Theorie. Die Praxis sieht häufig so aus, dass Geschäftsdaten und -dokumente in unterschiedlichen Datentöpfen gespeichert werden. Wollen Mitarbeiter auf ein Dokument zugreifen, weil sie bestimmte Informationen benötigen, müssen sie umständlich und mit teils enormem Zeitaufwand danach suchen. Im schlimmsten Fall sind die erforderlichen Dokumente gar nicht auffindbar. Noch komplizierter wird die Angelegenheit, wenn Informationen oder Dokumente nicht mit den entsprechenden Geschäftsprozessen und Transaktionen verknüpft sind, die Endanwender tagtäglich in einem SAP-System ausführen. Es stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung: a) SAP Content Server b) Externe Dokumentenmanagementsysteme Der SAP Content Server ist in der ERP-Lizenz mit enthalten. Die Installation geht schnell und die Konfiguration ist sehr einfach. Auf die abgelegten Dokumente kann nur über das SAP-System zugegriffen werden. Über die im SAP-Standard verfügbare SAP ArchivLink Schnittstelle können alle gängigen externen Dokumentenmanagementsysteme angebunden werden. Der Zugriff auf die Dokumente kann via SAP, aber auch über das Web oder einen eigenen Client erfolgen. zurück 15

Document Connector_ xft document connector Der xft document connector integriert das SAP-basierte Dokumenten-, Akten- und Prozessmanagement von xft nahtlos in die gewohnte Client-Umgebung des Benutzers. Dokumente, Dateien oder E-Mails können direkt aus der Anwendung heraus nach SAP eingecheckt, mit SAP-Objekten verknüpft und in elektronische Akten abgelegt werden; sie können sogar Prozesse in SAP anstossen. Der xft document connector Client unterstützt MS Office, den MS Explorer, MS Outlook sowie Lotus Notes in den gängigen Versionen. Der xft document connector ist in zwei Ausprägungen verfügbar: xft document connector für Microsoft Office CHF 5 000 xft document connector für E-Mail Integration (Outlook/Lotus Notes) CHF 5 000 zurück 16