Grundmodul und Auftragsabwicklung Basisschulung TOPIX Informationssysteme AG
Grundmodul und Auftragsabwicklung Basisschulung In dieser Schulungsunterlage finden Sie Hinweise zu folgenden Themen: Einstellungen und allgemeine Arbeitsweisen mit TOPIX:8...3 Allgemeine Eigenschaften der Datenbank am Beispiel des Programmbereichs Firmen...5 Schaltflächen, Befehle und Aktionen...6 Suchen...7 Verknüpfung von Datensätzen...8 Arbeiten mit dem Grundmodul...9 Firmen und Ansprechpartner...9 Korrespondenzen...11 Kategorien...12 Serienbriefe...12 Artikel: Grundlage für die Auftragsbearbeitung- und Einkauf...13 Grunddaten...13 Angebote / Aufträge erstellen...14 Grunddaten...14 Darstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten...14 Aus Aufträgen werden Lieferscheine und Rechnungen...15 Auswertungsmöglichkeiten in der Auftragsabwicklung...15 Vom Verkauf zum Einkauf: Bestellungen, Wareneingänge...15 Zahlungseingänge kontrollieren und Mahnungen erstellen...16 Schnittstellen...17 Fragen und Antworten...17 Platz für Ihre Notizen:...18 TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 2
Einstellungen und allgemeine Arbeitsweisen mit TOPIX:8 In den Einstellungen werden mandantenübergreifende, mandantenspezifische und benutzerspezifische Einstellungen vorgenommen. Benutzerspezifisch sind z.b. in der hierarchischen Liste die Einstellungen der Programmbereiche. Die benutzerspezifischen Einstellungen können unter Benutzer angepasst werden. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 3
Unter Formulare kann unter anderem die Standarddarstellungsgröße für Formulare eingestellt werden (125%). Mandantenspezifische Einstellungen erfolgen unter anderem unter Firmen I. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 4
Allgemeine Eigenschaften der Datenbank am Beispiel des Programmbereichs Firmen Arbeiten mit sortierten Listen Liste nach einer Spalte auf- oder absteigend sortieren: Klick auf die Spaltenüberschrift Spalteninhalte benutzerspezifisch anpassen: Dreieck am rechten Rand der Spaltenüberschrift ( erscheinenden Liste wählen ) geklickt halten und einen anderen Feldnamen aus der Nach mehreren Kriterien zugleich sortieren: In der Übersichtsliste die Schaltfläche > Sortieren wählen TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 5
Schaltflächen, Befehle und Aktionen Schaltflächen mit absteigendem Dreieck, z.b., haben ein Schaltflächenmenü mit weiteren Funktionen. Es wird durch gedrückte Maustaste geöffnet. Das Schaltflächenmenü unter ist dynamisch aufgebaut. Die meistgebrauchten Befehle können über Tastenkombinationen eingegeben werden. Hilfe umschalten: Blendet Hilfe zum Feld ein Sortieren sortiert gleichzeitig nach mehreren Kriterien: Dazu das Sortierkriterium 1 mit der Maus mit Doppelklick markieren, ebenso alle weiteren. Automatisch ändern : Für Änderungen mehrerer Datensätze zugleich Markierungen Markieren vereinzelter Zeilen: (Mac) bzw. «Strg» (Windows) gedrückt halten und einzelne Zeilen klicken Markieren aufeinander folgender Zeilen: gedrückt halten sowie die erste und die letzte Zeile klicken Markierte Zeilen in Auswahl anzeigen: Über «+M» (Mac) bzw. «Strg+M» (Windows) oder über. Die Titelzeile weist die Anzahlen der markierten, der angezeigten und aller Datensätze (1 in 11 von 22) eines Bereichs aus Alle Datensätze des Programmbereichs anzeigen: Auf Schaltfläche klicken Im Menü Vorgang gibt es zu Korrespondenz, Notizen, Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Ausgangsrechnungen unter auch die Option Alle dieser Firmen oder Personen. Im Menü Vorgang gibt es zu den Kategorieeinträgen unter neben der Option Alle dieser Firmen oder Personen zusätzlich Alle dieser Kategorieeinträge. Auswahlen Das Menü zur Schaltfläche bietet eine Reihe von Funktionen: Über Auswahl speichern können Sie eine einmal getroffene Auswahl speichern Über Auswahl laden können Sie diese gespeicherte Auswahl wieder aufrufen Arbeiten in mehreren Fens tern Die hier genannten Funktionen gelten für die Listendarstellung in allen Programmbereichen. Öffnen eines weiteren Fensters: Mit gedrückter Taste gewünschten Bereich wählen Alle Fensterpositionen beim Beenden von TOPIX:8 (auf Standardgröße nach links oben) zurücksetzen: Nach dem Befehl Beenden «+» (Mac OS) bzw. «Strg+» (Windows) gedrückt halten, bis TOPIX:8 beendet wurde Fenster verschieben, wenn die Menüzeile unsichtbar ist: «+ctrl» + Maustaste (Mac OS) bzw. «Ctrl» + beide Maustasten (Windows) Fenster per Maus in einem inaktiven (grauen) Bereich klicken, festhalten und verschieben TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 6
Suchen Der Befehl Finden hat mehrere Suchmechanismen: - Einfache Suche mit dem Filter - Schnellzugriff auf zuletzt geöffnete Datensätze (s.u.), Maus auf geklickt halten bis Menü erscheint - Erweiterte Suche (Sucheditor) - Suchmaske Mit «+F» (Mac) bzw. «Strg+F» (Windows) bzw. Klick auf in der Übersichtsliste erscheint die Suchmaske. In Feldern, denen ein geschlossenes Dreieck folgt z.b., kann mit @ nach Wortinhalten gesucht werden. In Feldern, denen ein geschlossenes Dreieck folgt, erscheint mit Eingabe <Leer + Tab> die Liste aller vorhandener Einträge, bei Feldern mit Datumsautomatik der Kalender. Gespeicherte Auswahl in der Suchmaske laden: Tastenkombination «+L» (Mac) bzw. «Strg+L». Es kann nach mehreren Feldern gleichzeitig gesucht werden. Mehrere Suchabfragen nacheinander können mit zur Auswahl hinzufügen kumuliert werden. Im Register Kombisuche können mehrere Suchkriterien in einer Suche erfasst werden. Suche nach einem einzigen Wert: dem Suchwort zwei Leerzeichen anfügen. Das Ergebnis wird direkt in einer Liste dargestellt. Suche nach einem leeren Feld: Das Gleichheitszeichen «=» (z.b. im Feld Straße) eingeben. Mit dem Schnellzugriff arbeiten - gilt für die 30 zuletzt bearbeiteten Firmen. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 7
In Datumsfeldern (auch in der Suchmaske) können statt des Datums folgende Kürzel eingegeben werden: h heute g gestern vg vorgestern vvg vorvorgestern m morgen üm übermorgen üüm überübermorgen adm Anfang des Monats adq Anfang des Quartals adj Anfang des Jahres edm Ende des Monats edq Ende des Quartals edj Ende des Jahres am2 Anfang (Februar) Monat 2 em2 Ende (Februar) Monat 2 Programmbereich öffnen: Tastenkombination «+O» (Mac) bzw. «Strg+O». Verknüpfung von Datensätzen Im Listenmodus Datensätze markieren, «Ctrl» (Mac ) bzw. «Alt» (Windows) gedrückt halten und gewünschten Programmbereich wählen. Gleichzeitiges Drücken der Taste öffnet zusätzlich ein weiteres Fenster. Die Verknüpfung von Datensätzen aus der Firmenliste bewirkt, dass mit der Wahl des Programmbereichs Rechnungen nicht alle, sondern nur die Rechnungen der zuvor gewählten Firmen dargestellt werden. Verknüpfte Sprünge sind in den Menüs Stamm, Vorgang, Buchhaltung möglich. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 8
Arbeiten mit dem Grundmodul Firmen und Ansprechpartner Kundenstammdaten erfassen: Adresse(n), Kontaktdaten, Ansprechpartner, (Zahlungs-)Konditionen Kundenstatus und Kundennummer (= Firmennummer) werden aufgrund der Einstellungen automatisch vergeben. Dort werden auch die Felder für die Telefonarten festgelegt. Schnellerfassung für Privatpersonen: Vorname/Nachname/Anredekennzeichen in Firmenname 1. Adressart lautet dann Privat. ACHTUNG: Auch Privatpersonen werden immer als Firma erfasst! Eingabehilfe für Telefonarten: Vorwahl/Hauptnummer-Durchwahl erleichtert die spätere Suche nach Telefonnummern. In der Suchmaske kann / weggelassen werden, Leerzeichen werden nicht ignoriert! In den Firmendaten sind pro Firma mehrere Anschriften möglich, diese können nach Kontakt-, Liefer-, Rechnungs-, Mahn- und Bestellanschrift unterschieden werden, Telefonarten können für jede Adresse einzeln erfasst werden TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 9
Beginnt der Text im Bemerkungsfeld mit dem Zeichen <!>, wird der Text rot dargestellt TIPP: im Feld Bemerkung nach der Eingabe den Cursor in die nächste Zeile stellen! Die Darstellung im Verknüpfungsbereich ist benutzerspezifisch einstellbar. In der Bereichsleiste Konditionen werden weitere Stammdaten hinterlegt: Preisstaffeln, Steuerart, Steuernummer/UStID-Nummer, Vertretervorgaben und kundenspezifische Zahlungskonditionen mit Bankverbindung. Das Feld FIBU-Konto Debitor verweist auf das Debitorenkonto in der Finanzbuchhaltung. Ist das Feld leer, wurde noch kein Fibu-Konto erfasst bzw. zugeordnet. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 10
Korrespondenzen Korrespondenzen sind in TOPIX:8 Briefe, Faxe, E-Mails, Telefonat- und Besprechungsnotizen. Diesen kann jeweils ein eigenes Formular zugeordnet werden. Korrespondenzen können zur besseren Gruppierung Themen zugeordnet werden Textbausteine enthalten Texte, die besonders häufig vorkommen. Sie können Bereichen zugeordnet werden: Tastenkombination «+ +T» (Mac) bzw. «Strg+ +T» (Windows) In der Suchmaske können Suchoptionen benutzer- und abfragespezifisch gespeichert werden, Schaltflächen für Auswahl laden, Wiedervorlagen, Erweiterte Suche und Neu Textbausteine für Formulare = Art: Formular, diese werden erst bei der Dokumentenerstellung aufgelöst TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 11
Kategorien Kategorien sind 3-stufig gegliedert und bieten flexible Möglichkeiten, Firmen zu gruppieren. Sie dienen z.b. als persönliches Branchenverzeichnis, für die Erfassung von Marketingaktionen, für Mailings und Auswertungen Freifelder bieten die Möglichkeit, zusätzliche Informationen zu hinterlegen Serienbriefe Serienbriefe verfassen und versenden: - an individuelle Auswahl von Firmen/Personen - an Gruppen von Firmen mit Hilfe von Kategorien TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 12
Artikel: Grundlage für die Auftragsbearbeitung- und Einkauf Grunddaten Für die Artikelnummern ist ein systematischer Aufbau empfehlenswert, der die Artikelgruppe, den Artikel und spezielle Ausprägungen des Artikels berücksichtigt. Die Eingabe von Artikeln ist so einfacher und für Auswertungen zu Artikeln und Artikelgruppen von Vorteil Für die Nutzung von Preisstaffeln gibt es mehrere Möglichkeiten: Preisstaffeln werden als Kürzel in den Stamm > Auswahllisten > Rabattstaffeln erfasst. Sie können dann prozentual oder individuell im Artikel festgelegt werden Mengenstaffeln Besonderheit: Aktionspreise Individuelle Kundenpreise Beschreibung 1 und 2 können unterschiedliche Texte beinhalten (ausführlich bzw. kurz), die dann bei Ausdruck eines Dokuments (Angebot/Rechnung) über unterschiedliche Platzhalter in den Formularen entsprechend eingesetzt werden. TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 13
Angebote / Aufträge erstellen Grunddaten Einstellungen berücksichtigen! Betrifft und Anfangstext verwenden, auch über Textbausteine Mit Auftragstatus arbeiten Mit unterschiedlichen Formularen arbeiten Neue Positionen über eingeben oder mit Tastenkombination «+ +» (Mac) bzw. «Strg+ +» (Windows) Positionen eingeben: über Optionen optimale Suchfunktion finden, auch prozentuale Positionsrabatte möglich Durch Klick auf Register Kurzliste werden die Positionen in übersichtlicher Liste dargestellt und können dort noch bearbeitet werden (bei Stücklisten vorher mehrstufige Stücklisten in den Einstellungen aktivieren!) Bei Erteilung des Auftrags auch eine Auftragsbestätigung erzeugen. Mit dieser ist die Verfolgung der Lieferschein- und Rechnungserstellung möglich Im Listenmodus keine Eingaben vornehmen, da diese ggf. gelöscht werden Darstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten Artikelbezeichnungen und beschreibungen können formatiert werden über: Im Register Layout-Vorschau > Einblendmenü Stil oder direkte Eingabe im Artikel, falls mehrere Formatierungen verwendet werden: «Strg+B» bzw. «+B» für fett «Strg+U» bzw. «+U» für unterstrichen «Strg+I» bzw. «+I» für kursiv. Dies kann auch als Textbaustein angelegt werden Mit Zwischensummen arbeiten: dazu Artikel Zwischensummenbeginn (=zws0 in Beschreibung) und Zwischensumme (=zws) anlegen Alternativpositionen (nur im Angebot) TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 14
Aus Aufträgen werden Lieferscheine und Rechnungen Individuelle Erstellung pro Auftrag über die Bereichsleiste. Keine doppelte Berechnung möglich! Erstellung aus der Übersichtsliste über > Lief erscheine erzeugen / Ausgangsrechnungen erzeugen. Doppelte Berechnung möglich! Besonderheit: Sammelrechnung für einen Kunden Dokumente können einzeln oder aus der Übersichtliste gedruckt oder als E-Mail versendet werden Gutschriften und Stornos werden aus der Eingabemaske der Rechnung erzeugt: > Gutschrift erzeugen / Storno erzeugen, dabei Formular und Zahlungsart anpassen und gegebenenfalls Lieferschein erzeugen! Auswertungsmöglichkeiten in der Auftragsabwicklung Summieren aller angezeigten Datensätze in der Übersichtsliste der Aufträge bzw. Rechnungen mit «+#» (Mac) bzw. «Strg+#» (Windows). Dabei ist es sinnvoll, die Datensätze in der Übersichtsliste auf Zeiträume, Kunden etc. zu beschränken Über das Menü Auswertungen > Auftragsabwicklung gibt es weitere Möglichkeiten zur Auswertung: für Aufträge: Auftragsliste für Rechnungen: Artikelumsatz, Kundenumsatz für Artikel: Bestandsliste (nur für den jeweiligen Tag des Ausdrucks gültig!) Bei erstmaliger Nutzung der Auswertungen muss der entsprechende Bericht (Auftragsliste, Bestandsliste, Differenzliste, Preisliste oder Rückstandsliste) im Ordner Programme > TOPIX8 Ordner > Berichte gewählt werden Vom Verkauf zum Einkauf: Bestellungen, Wareneingänge Wareneingänge und Eingangsrechnungen aus bestehenden Bestellungen erfassen: Neuen Wareneingang erfassen und Bestellnummer im Feld Bestellnummer eingeben oder über <Leer + Tab> eine Bestellung aus der Liste wählen Besonderheit: Bestellungen aus Aufträgen erzeugen Verknüpfter Sprung von Wareneingängen in die Aufträge Verknüpfter Sprung von z.b. Bestellungen in Artikel TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 15
Zahlungseingänge kontrollieren und Mahnungen erstellen Voraussetzung für das Arbeiten mit dem Zahlungsverkehr/Mahnwesen in der Auftragsabwicklung ist die Markierung des Ankreuzfeldes automatisch aus Rechnungen Anzeige der Offenen Posten in der Übersichtsliste Ausgangsrechnungen über > Offene Rechnungen anzeigen oder Tastenkombination «+,» (Mac) bzw. «Strg+,» (Windows) Im Register Abrechnung sind die Informationen über Anzahlungen und Mahnungen zu sehen Bei Mahntexten auf Frist und Karenztage achten: Valutadatum + Zahlungsziel = Fälligkeit Fälligkeit + Karenz = Mahndatum Druckdatum der 1. Mahnung + Frist + Karenz = neues Mahndatum TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 16
Schnittstellen Im Menü Stamm > Schnittstellendefinitionen > Rechnungsimport werden die Rechnungsimport- Definitionen erstellt Für die Übergabe der Rechnungen zur DATEV / Finanzbuchhaltung muss die Schnittstelle definiert werden und in den Artikeln ggf. Erlöskonten hinterlegt werden. Diese sollten mit dem Steuerberater/Buchhaltung abgestimmt werden. In den Einstellungen > Schnittstellen > DATEV bzw. Einstellungen > Schnittstellen > Univ ersal müssen weitere Einstellungen vorgenommen werden. Fragen und Antworten TOPIX:8 Grundmodul und Auftragsabwicklung: Basisschulung 17
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