DIE AUF ELEKTRONISCHEM WEG Notwendigkeit - Umsetzung - Nutzen von Mag. Ing. Markus Oman und Mag. Peter Groschedl VERLAG ÖSTERREICH Wien 2010
INHALTSVERZEICHNIS 1 Was ist der Nutzen dieses Buches und somit das Ziel? 9 1.1 Die drei treibenden Kräfte des Themas erechnung 9 1.2 Überblick über die Materie 10 1.2.1 Herausforderungen 12 1.2.1.1 Muss ich es tun? 12 1.2.1.2 Was muss ich tun? 12 1.2.1.3 Wann muss ich es tun? 13 1.2.1.4 Welche Technik benötige ich? 13 1.2.1.5 Brauche ich ein teures Archivsystem? 13 1.2.1.6 Hafte ich für Probleme bei meinen Kunden?. 14 1.2.1.7 Hafte ich für Fehler meiner Lieferanten?... 14 1.2.1.8 Ist der Ausdruck oder das File das Original? 14 1.2.1.9 Ich arbeite im Gutschriftverfahren - was gilt hierbei? 14 1.2.1.10 Was sind die Kosten? 15 1.2.1.11 Was ist mein Nutzen? 15 1.3 Grundbegriffe 15 1.4 Institutionen 16 1.4.1 RTR 16 1.4.2 A-Trust 16 2 Betriebswirtschaftlich sinnvolles Vorgehensmodell 19 2.1 Prozesse im derzeitigen Alltag 21 2.2 Nutzen 22 2.3 Angebotene Dienste 24 3 Verstehen der gesetzlichen und somit auch steuerrechtlichen Anforderungen 29 3.1 Aufsicht in Österreich 29
3.2 EU Vorgaben gemeinschaftsrechtliche Vorgaben zur elektronischen Rechnungslegung 32 3.3 Österreichische Gesetze und Normen 33 3.3.1 Umsetzung in Österreich / Umsatzsteuerliche Anwendungsvoraussetzungen 33 3.3.2 132 BAO Aufbewahrung / weitere Verpflichtungen. 33 3.3.3 Umsatzsteuergesetz 1994 33 3.3.4 Umsatzsteuerrichtlinien 34 3.3.5 Elektronische Rechnung Verordnung 34 3.3.6 Erlass 35 3.3.7 Signaturgesetz 36 3.4 Übermittlung von Rechnungen mit elektronischer Signatur. 36 3.5 EDI elektronischer Datenaustausch 36 3.6 Elektronische Rechnung ohne Signatur bzw. nicht isd SigG. 37 4 Verstehen der Technik 39 4.1 Das generelle Prinzip 39 4.2 Fachbegriffe 42 4.2.1 Übersicht der Signaturarten 44 4.2.1.1 Fortgeschrittene Signatur 45 4.2.1.2 Sichere Signatur = Qualifizierte elektronische Signatur 45 4.3 Einzelsignatur Technische Umsetzung in Kleinunternehmen 46 4.4 Massensignatur Technische Umsetzung in größeren Unternehmen 47 4.5 Plattformen 47 5 Erläuterung eines real umgesetzten erechnungs-systems... 49 6 Exkurs Scannen von Papierrechnungen 57 7 Grenzüberschreitende erechnungen 59 8 erechnungen in Deutschland 61 8.1 Anforderungen an das e-invoicing in Deutschland 61 8.2 Übersicht über die gesetzlichen Anforderungen des e-invoicing in Deutschland 62 8.3 Wie streng ist die Prüfung der Finanzverwaltung? 65
8.4 Wie entwickelt sich das e-invoicing in Deutschland? 65 8.5 Ausblick der erechnung in Deutschland 66 9 Meinungen zur erechnung 67 9.1 Interview mit A-Trust Geschäftsführer Michael Butz 67 9.2 Erfahrungen mit erechnung aus der Sicht der Steuerbehörden 76 10 Exkurs earchiv 71 10.1 earchiv für EPU und KMU 78 10.2 Was sind die typischen Fragestellungen zum Thema earchiv? 80 10.3 Was ist der Nutzen von effizienten und ordnungsgemäßen earchiven? 81 10.4 Gesetze und Normen zu earchiven 81 10.5 Anforderungen, die man bedenken sollte 82 10.6 Lösungsansatz für effiziente und ordnungsgemäße earchive 83 10.6.1 Evaluierung der Vorbedingungen 84 10.6.2 IST Situationserfassung 85 10.6.3 Langzeitarchiveriung 86 10.6.4 Analyse des elektronischen Archivsystems 86 10.6.5 Beispiel-Prozesse 88 10.6.6 Abschluss 92 11 Ausblick aus der Sicht der Steuergesetzgebung 93 12 Ausblick erechnung auf europäischer Ebene 95 12.1 Richtlinienvorschlag (COM(2009) 21 final) 98 12.2 European Commission Expert Group on e-invoicing... 99 12.3 erechnungs-standards 101 12.4 Ausblick aus der Sicht der WKO 102 13 Übersicht über die Produkte und Anbieter 105 13.1 eblnterface Online (ehem. WebForms) 105 13.2 eblnterface Plugin für Microsoft Word 2007 106 13.3 eblnvoice-rechnungseingangsbuch (ebre) -Version 1.3.. 106 13.4 avedium (Avenum) 107 13.5 BEST*FIBU; BEST*FAKT (BERTEL-SOFTWARE)... 107 13.6 BMD NTCS (BMD) 109
13.7 ebilling Service (Telekom Austria) 109 13.8 e-rechnung (EBPP) 110 13.9 e-sign for SAP Solutions (rit edv-consulting) 110 13.10 flexdoc (GRZ) 111 13.11 hotbill; hotlnvoice (bdc) 112 13.12 inndata Interchange (Inndata Datentechnik) 113 13.13 Infoworx Suite (Infoworx Haindl) 114 13.14 SIGNificant (xyzmo) 114 13.15 ski P 5 (skip5 Software) 115 13.16 WINLineFAKT (Mesonic) 115 14 Schlusswort 117 15 Anhang 119 15.1 Umsatzsteuerrichtlinien RZ 1559 und eine Information des BMF aus dem Jahr 2005 119 15.2 Lexikon der wichtigsten Begriffe rund um die Signatur... 120 15.3 Abbildungsverzeichnis 189 15.4 CV der Autoren 190 15.4.1 Markus Oman 190 15.4.2 Peter Groschedl 191