Kontakte 6
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Kontaktadressen im Outlook- Ordner Kontakte bequem und übersichtlich verwalten können. Es ist beispielsweise möglich, einen Absender einer E-Mail direkt in Ihre Kontakte aufzunehmen. Oder Sie fassen eine Gruppe von Kontakten zu einer Verteilerliste für den E-Mail-Versand zusammen, wodurch Sie sich das Eingeben der einzelnen E-Mail-Adressen sparen. Unterschiedlichen Ansichten bieten Ihnen auch dann einen guten Überblick, wenn Ihr Bestand an Kontaktadressen mit der Zeit immer größer wird. Was Sie bald kennen und können 57: Mehr als vier Telefonnummern erfassen 58: Kontakt aus E-Mail heraus erstellen 59: Verteilerliste erstellen 60: Die Ansicht Nach Kategorie nutzen 61: Weitere Ansichten nutzen Kapitel 6: Kontakte 223
57: Mehr als vier Telefonnummern erfassen Für einen Kontakt sehen Sie vier Eingabefelder für unterschiedliche Telefonnummern. Insgesamt können Sie aber weit mehr Telefonnummern eintragen, falls dies erforderlich sein sollte. 1 Lassen 2 Doppelklicken 3 Sofern 4 Sie die Outlook-Kontakte im Ansichtsbereich anzeigen ". Sie auf einen der angezeigten Kontakte, um diesen zu öffnen. noch keine Telefonnummern für den Kontakt erfasst sind, tragen Sie eine Telefonnummer ein. Sie auf den Pfeil neben einem der Telefonnummern-Felder. Damit klappt eine Liste mit allen Telefonnummern-Feldern auf. Felder, in denen bereits etwas eingetragen ist, sind mit einem Häkchen gekennzeichnet. 224 Outlook 2002 einfach klipp & klar
5 6 Tragen 7 Übernehmen Sie auf einen Eintrag aus der Liste, vor dem kein Häkchen steht. Sie die gewünschte Telefonnummer ein. Sie die Änderungen mit Klick auf Speichern und Schließen. Damit wird jetzt das entsprechende Feld angezeigt. Auf diese Weise können Sie also mehr als vier Telefonnummern eintragen, wovon sich aber immer nur vier gleichzeitig anzeigen lassen. Kapitel 6: Kontakte 225
Tipp: Fax-Nummer in ein anderes Feld eintragen Da beim Auswählen der E-Mail-Adresse auch die Fax- Nummern mit angezeigt werden (siehe Kapitel 3), ist es besser, die Fax-Nummern in andere Felder als die dafür vorgesehenen zu schreiben. Beispielsweise können Sie hierfür das Feld Weitere verwenden und zur Kennzeichnung direkt in das Feld vor der Fax-Nummer Fax schreiben. 58: Kontakt aus E-Mail heraus erstellen Sie können den Absender einer E-Mail direkt aus der erhaltenen E-Mail heraus in Ihre Kontakte aufnehmen. 1 Öffnen 2 Sie die E-Mail-Nachricht, deren Absender Sie in die Kontakte aufnehmen wollen. Sie im Feld Von, An oder Cc den Namen, den Sie in die Kontaktliste aufnehmen wollen, mit der rechten (!) Maustaste an. 226 Outlook 2002 einfach klipp & klar
3 Sie auf Zu den Kontakten hinzufügen. Das Eingabeformular für einen neuen Kontakt wird geöffnet. Die Felder Name und E-Mail sind bereits ausgefüllt. Kapitel 6: Kontakte 227
4 Ändern 5 Sie gegebenenfalls den automatisch eingetragenen Namen und ergänzen Sie weitere Informationen. Sie auf Speichern und schließen. 59: Verteilerliste erstellen Wenn Sie häufig E-Mails an den gleichen Kreis von Empfängern schicken, können Sie dafür in den Kontakten eine Verteilerliste anlegen. Dann brauchen Sie in der E-Mail nicht mehr die einzelnen Empfänger, sondern nur noch den Namen der Verteilerliste einzutragen. 228 Outlook 2002 einfach klipp & klar
1 Wählen 2 Geben Sie den Menübefehl Datei Neu Verteilerliste. Sofern Ihr Kontakte-Ordner im Ansichtsbereich angezeigt wird ", steht alternativ auch der Menübefehl Aktionen Neue Verteilerliste zur Verfügung. Sie im Feld Name eine Bezeichnung an, unter der die Verteilerliste später im Kontakte- Ordner gespeichert werden soll. 3 4 Im 5 Markieren Sie auf Mitglieder auswählen. Das Dialogfeld Mitglieder auswählen wird geöffnet. Feld Name auswählen aus folgendem Adressbuch wählen Sie Kontakte oder ein anderes Adressbuch mit den E-Mail-Adressen, die Sie in die Verteilerliste aufnehmen möchten. Sie links in der Liste bei gedrückter (Strg)-Taste die gewünschten Kontakte. Kapitel 6: Kontakte 229
6 Sie zum Übernehmen der markierten Einträge auf Mitglieder. Damit werden die ausgewählten Kontakte im Feld Zur Verteilerliste hinzufügen angezeigt. 7 Schließen Sie das Dialogfeld Mitglieder auswählen mit OK. Die ausgewählten Kontakte werden damit in der Verteilerliste angezeigt. 230 Outlook 2002 einfach klipp & klar
8 Sie am Ende auf Speichern und schließen. Ihre Verteilerliste wird jetzt unter dem angegebenen Namen in Ihren Kontakten aufgeführt. Bei der Eingabe einer Empfängeradresse in einer E-Mail können Sie die Verteilerliste wie eine normale Adresse auswählen. Tipp: Namensüberprüfung für Verteilerlisten nutzen Die in Kapitel 3 beschriebene Möglichkeit der automatischen Überprüfung des Namens funktioniert auch für die Namen von Verteilerlisten. Tragen Sie also in einer E-Mail den Namen der Verteilerliste (oder nur die ersten Buchstaben davon) in das An-, Cc- oder Bcc-Feld ein. Wird der Name der Verteilerliste unterstrichen dargestellt, nachdem Sie in ein anderes Feld geklickt haben, wurde sie sofort gefunden. Erscheint eine rote Wellenlinie unter dem eingegebenen Namen, können Sie wieder (wie in Kapitel 3 beschrieben) mit der rechten (!) Maustaste auf den Eintrag klicken und Ihre Verteilerliste aus dem Kontextmenü auswählen. Kapitel 6: Kontakte 231
60: Die Ansicht Nach Kategorie nutzen Unter den verschiedenen Ansichten, die Sie für die Kontakte nutzen können, bietet vor allem die Ansicht Nach Kategorie einen großen praktischen Nutzen. Hier können Sie Ihre Kontakte nach unterschiedlichen Kategorien gruppiert anzeigen lassen. Beispiel: Sommerfest organisieren Wenn Sie beispielsweise gerade dabei sind, ein größeres Sommerfest zu organisieren, können Sie alle Kontaktadressen, die Sie dafür benötigen, unter der Kategorie Sommerfest zusammenfassen. In der Ansicht Nach Kategorie haben Sie dann die Möglichkeit, sich gezielt nur die Kontakte der Kategorie Sommerfest anzeigen lassen. 1 Öffnen Sie den Kontakte-Ordner " und wechseln Sie zur Ansicht Nach Kategorie BN. Jetzt werden Ihre Kontakte nicht mehr wie in der Standardansicht als Adresskarten angezeigt, sondern nach Kategorien gruppiert. Solange Sie noch keine Kategorien für einzelne Kontakte vergeben haben, wird unter (Keine Angabe) nur die Gruppe der Kontakte ohne Kategorie angezeigt. 232 Outlook 2002 einfach klipp & klar
2 3 Markieren 4 Sie auf die Schaltfläche mit dem Plus- Zeichen vor der Gruppe (Keine Angabe). Sie bei gedrückter (Strg)-Taste beispielsweise alle Kontakte, mit denen Sie telefonieren wollen. Sie mit der rechten (!) Maustaste in den markierten Bereich und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Kategorien. Damit werden alle in der Gruppe enthaltenen Kontakte aufgelistet. Damit wird das Dialogfeld Kategorien geöffnet. Kapitel 6: Kontakte 233
5 Setzen Sie ein Häkchen vor Telefonanrufe und bestätigen Sie mit OK. Damit haben Sie den zuvor markierten Kontakten die Kategorie Telefonanrufe zugeordnet. Die Gruppe mit der Kategorie Telefonanrufe wird nun in der Ansicht Nach Kategorie angezeigt. 6 Sie in der Ansicht Nach Kategorie auf die Schaltfläche mit dem Minus-Zeichen vor der noch geöffneten Gruppe (keine Angabe), um diese zu schließen. Sie auf das Pluszeichen vor der Gruppe Telefonanrufe, um die Elemente dieser Kategorie anzeigen zu lassen. 234 Outlook 2002 einfach klipp & klar
Tipp: Mehrere Kategorien markieren Sie können für einen Kontakt auch mehrere Kategorien definieren. Beispielsweise könnten Sie einen Kontakt den Kategorien Telefonanrufe, Persönlich und Geschenke zuordnen. Eine eigene Kategorie hinzufügen Richtig interessant wird die Kategorienvergabe erst dadurch, dass Sie ganz leicht auch eigene Kategorien vergeben können. 1 2 Wählen 3 Schreiben Sie mit der rechten (!) Maustaste auf einen Kontakt, für den Sie eine neue Kategorie festlegen möchten. Sie im Kontextmenü den Eintrag Kategorien. Das Dialogfeld Kategorien wird geöffnet. Sie die neue Kategorie in das obere Feld und klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen. Kapitel 6: Kontakte 235
4 Schließen Sie das Dialogfeld mit OK. Damit wird die Kategorie neu in die Liste aufgenommen. Außerdem ist sie für diesen Kontakt bereits markiert. Damit wird die Kategorie dem zuvor markierten Kontakt zugeordnet. Die Kategorie kann jetzt, wie oben beschrieben, ganz normal auch anderen Kontakten zugeordnet werden. 61: Weitere Ansichten nutzen Neben den bereits vorgestellten Ansichten gibt es noch weitere praktische Ansichten für Ihre Kontakte. Adresskarten mit Details Zusätzlich zu den Informationen der Standardansicht Adresskarten werden hier weitere Angaben aufgeführt. Beispielsweise erscheinen alle 236 Outlook 2002 einfach klipp & klar
eingegebenen Telefonnummern, E-Mail-Adressen, die Web-Seite, Position, Firma und die Kategorien angezeigt. Telefonliste In der Ansicht Telefonliste sind die Kontaktadressen in Listenform aufgeführt. Sie auf die Schaltflächen am Kopf der einzelnen Spalten, um nach dieser Spalte sortieren zu lassen. Nach Firma Um Mitarbeiter einer bestimmten Firma zu finden, ist die Gruppierung Nach Firma hilfreich. Neben dem Namen, der Position und Abteilung in der jeweiligen Firma werden Telefonnummern sowie Kategorien angezeigt. Kapitel 6: Kontakte 237