KURZANLEITUNG T IPPS UND TRICKS ZUM SV- CLEARINGSYSTEM Hannesgrub Nord 35 4911 Tumeltsham Version: März 2019 / JP Die Einführung des SV-Clearingsystems ab 1. Jänner 2019 führt aufgrund der wesentlich genaueren Prüfungen durch die GKK zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand für die Lohnverrechner. Die folgenden Informationen und Beispiele sollen Ihnen dabei helfen den Aufwand zu reduzieren. Das Clearingsystem ist sowohl für die GKK als auch für uns als Softwareanbieter Neuland. Es ist daher nicht verwunderlich, dass beim Start des Echtbetriebs in einem komplett neuen System Startschwierigkeiten auftreten. Es wird daher in nächster Zeit noch lfd. Anpassungen sowohl in den Systemen der GKK als auch in unseren Versionen geben. Um unnötige Clearingfälle zu verhindern, ist es in nächster Zeit besonders wichtig, die Updates zum RZL Lohnprogramm möglichst zeitnah zu installieren. 1. Übernahme der Clearingfälle ins RZL-Lohnverrechnungsprogramm Die RZL-Lohnverrechnung übernimmt die Clearingfälle aus der ELDA-Software der Gebietskrankenkasse. Um sicherzustellen, dass Sie alle Clearingfälle erhalten, muss über das Unternehmensserviceportal (USP) mit Hilfe der Zuordnungsanwendung eine Verknüpfung zwischen Ihrer Beitragskontonummer und der ELDA Seriennummer hergestellt werden. Es gibt keine Möglichkeit der Verknüpfung mit dem WEBEKU Portal der GKK. Beim ersten Programmstart werden die Clearingfälle automatisch aus der ELDA-Software übernommen. Zudem erfolgt ein Abruf bei jeder Meldungsübermittlung aus der Lohnverrechnung. 2. Bearbeitung der Clearingfälle Über das neu geschaffene Symbol in der Menüleiste kann der Clearingdialog geöffnet werden. Dies funktioniert entweder auf Ebene des Klienten oder für alle LV-Klienten die betreut werden. Falls Sie einen Clearingfall erledigt haben oder sich dieser als obsolet herausgestellt hat, können Sie diesen Fall mit Hilfe des Kontextmenüs (rechte Maustaste) auf Geschlossen setzen (Mehrfachauswahl möglich). Dadurch wird dieser Clearingfall beim Programmstart nicht mehr als Offen angezeigt. Inhalte 2019 Seite 1 von 5
Es gibt über die ELDA Software keine positiven Rückmeldungen/Statusmeldungen der GKK, dass ein Clearingfall erledigt ist, weshalb das RZL-Lohnverrechnungsprogramm dies auch nicht automatisch übernehmen kann. Im WEBEKU-Portal der Gebietskrankenkasse werden die Clearingfälle durch die Gebietskrankenkasse als erledigt gekennzeichnet. Beispiele für Clearingfälle In der Folge möchten wir auf ein paar häufige Clearingfälle eingehen. Wir möchten dabei betonen, dass wir bei Unsicherheiten zunächst auf jeden Fall die Rücksprache mit der Gebietskrankenkasse empfehlen. Die Rückmeldetexte in den Clearingfällen sind sehr häufig sehr allgemein gehalten und es lassen sich daraus kaum Lösungsschritte ableiten. Auch unser RZL Software Supportteam kann hierzu in vielen Fällen nicht weiterhelfen. Recht viele Clearingfälle wurden durch die GKK sozusagen technisch ausgelöst, die eigentlich gar keine Korrektur durch den Anwender erfordern, sondern nur systembedingt im Moment nicht verhindert werden können. 1 Schreibweise im Namen und Vornamen der Dienstnehmer 2 Verrechnungsgrundlage und Beginn der Verrechnung 3 Geringfügigkeit 4 parallele Dienstverhältnisse 5 Urlaubsersatzleistung SZ-Teil 6 überflüssige mbgm Beispiel 1 Schreibweise der Namen und Vornamen der Dienstnehmer Sehr viele Clearingfälle wurden durch die Schreibweise der Dienstnehmer Namen ausgelöst. Hier müssen Sie mit der Gebietskrankenkasse abklären, welche Schreibweise des Namens dort gespeichert ist und anschließend die Daten im Lohnprogramm anpassen. Häufig haben z.b. Umlaute im Namen zu diesen Rückmeldungen geführt. Die Ausgabe der Umlaute in der RZL-Lohnverrechnung erfolgt korrekt. Beispiel 2 Verrechnungsgrundlage und Beginn der Verrechnung Im Clearingsystem wird der Meldeverlauf im Bereich der SV und BV der bei der Gebietskrankenkasse gespeichert ist, sehr genau mit den getätigten Meldungen abgeglichen. Die Verrechnungsgrundlage wird aus den Kriterien Zeit in der SV, Abrechnung in der SV, Zeit in der BV und Abrechnung in der BV gebildet. Auf Basis der unten abgebildeten Tabelle ergibt sich dann eine Ziffer von 1 bis 6, als Wert der in der mbgm mitübermittelt werden muss und von der GKK mit den intern gespeicherten Daten verglichen wird. Seite 2 von 5 Inhalte 2019
Die Clearingfälle zum Thema Verrechnungsgrundlage gibt es in den unterschiedlichsten Ausprägungen, weshalb es auch nicht möglich ist einen einzigen Lösungsweg hierfür zu nennen. Die RZL-Lohnverrechnung versucht aufgrund diverser interner Prüfungen eine vom Standardfall 1 = Zeit und Abrechnung in SV und BV abweichende Verrechnungsgrundlage zu ermitteln z.b. im Falle von lange andauernden Krankenständen. In diesem Zusammenhang haben wir mit dem letzten Programm-Update 2.19.1.1 eine Reihe von Automatisierungen aufgrund der Krankenstandkartei in der RZL-Lohnverrechnung integriert. Alteinträge im Feld Ende Entgeltsanspruch lösten in der internen Prüfung fälschlicherweise die Verrechnungsgrundlage 4 aus. Diese Prüfung wurde adaptiert um zukünftige solche Clearingfälle zu verhindern. Nachdem es noch einige Konstellationen gibt die wir noch nicht automatisieren können, haben wir im Abrechnungsbildschirm Sozialversicherung die Möglichkeit geschaffen, diese Grundlage manuell zu steuern. Mit der RZL Programmversion 2.19.1.1 haben wir zudem die Automatisierung für den Beginn der Verrechnung verbessert. Z. B. Entgeltfortzahlung 0% bis zum 4. Jänner und ab 5. Jänner wieder voller Entgeltsanspruch. Auf Basis der Krankenstandkartei wird hier nun im mbgm wie gefordert der 5. des Monats übermittelt. Inhalte 2019 Seite 3 von 5
In einigen Konstellationen z.b. freie Dienstnehmer im Krankenstand ist eine manuelle Steuerung ebenfalls über den SV-Bildschirm möglich. Auch für diese Fälle gilt wieder unsere Bitte zuvor mit der GKK abzuklären, ob ein Storno (mit den alten falschen Werten) gefordert ist oder nicht. Wir haben hier auch viele Fälle erhalten, die auf eine fehlende Übereinstimmung der Krankenstandzeiten zwischen GKK und Dienstgeber beruhen und nur auf telefonischem Wege gelöst werde konnten. Beispiel 3 Geringfügigkeit In sehr vielen Fällen können die Clearingfälle zur Geringfügigkeit ignoriert werden. Dazu zählen z.b. Zeiten des unbezahlten Urlaubs oder Zeiten mit Bezug von Teilentgelt. Auch hier kann Ihnen allerdings nur die GKK die endgültige Begründung für diese Fälle geben. Beispiel 4 parallele Dienstverhältnisse Für sämtliche Konstellationen bei denen während des Monats ein Dienstverhältnis durch Karenz/Bildungskarenz beendet wird und unmittelbar darauf ein neues meist geringfügiges Dienstverhältnis begonnen wird, darf pro Beitragszeitraum nur ein mbgm erstellt werden. Wir arbeiten fieberhaft an einer Lösung bei der die Bemessungsgrundlagen in Form eines mbgm mit zwei Tarifblöcken aufaddiert werden. Im Augenblick gibt es hier nur die Option bereits übermittelte mbgm über die Lohnverrechnung zu stornieren und über die ELDA Software manuell zu erfassen und zu übermitteln. Beispiel 5 Urlaubsersatzleistung SZ-Teil Recht häufig kam es auch zu Clearingfällen in Verbindung mit der Zahlung einer UEL beim Austritt in der Karenz oder im Krankenstand z.b. per 31.01.2019 Hier war strittig, ob der SZ-Teil der UEL dem Auszahlungsmonat zuzuordnen ist oder nicht und ob dadurch im Falle von keinen weiteren Bezügen ein mbgm Jänner zu übermitteln ist oder nicht. Inzwischen wurde uns aber von oberster Stelle mitgeteilt, dass unsere Variante bzw. Interpretation der Zuordnung zum Austrittsmonat korrekt ist und der Clearingfall daher als hinfällig betrachtet werden kann. Seite 4 von 5 Inhalte 2019
Beispiel 6 überflüssige mbgm vermeiden Mit der letzten RZL Programmversion 2.19.1.1 haben wir bereits für einige Konstellationen Hinweise eingebaut, die eine Übermittlung des mbgm verhindern z.b. ein ganzes Monat 0% EFZ bei DN im Bereich der Abfertigung alt. Für eine Reihe von anderen Konstellationen wie Pflegekarenz für den gesamten Monat u.ä. entgeltsfreie Zeiten werden wir dies ebenfalls noch integrieren. Hier muss im Augenblick gegebenenfalls ein Storno der bisherigen Meldung erfolgen. Abschließend möchten wir betonen, dass wir intensiv darum bemüht sind möglichst viele Clearingfälle im Voraus zu verhindern bzw. auch komplexere Konstellationen automatisiert korrekt abbilden zu können. Nachdem die Clearingfälle bzw. die Rückmeldungen dazu sehr allgemein gehalten sind und wir keinen Einblick in den Versicherungsverlauf bei der GKK haben, bitten wir Sie darum möglichst genau bei der GKK nachzuforschen wo der Fehler liegt bzw. welche Meldungsschritte Sie setzen müssen (Storno ja/nein usw.). Falls die GKK das Problem beim Softwarehersteller oder beim Lohnprogramm sieht und Sie mit den Beispielfällen nicht weiterkommen oder einen Verbesserungsvorschlag haben, stehen wir über die bekannten Wege gerne zur Verfügung. Wichtig ist für uns, dass Sie uns möglichst viele Details vorab einholen und uns ggf. den Datenbestand bzw. einen Screenshot des Clearingfalls zukommen lassen, damit wir Ihnen weiterhelfen können. Danke für Ihre Geduld und weiterhin höfliche und sachliche Kooperation mit uns. Diese heurigen Umstellungen in der Lohn-/Gehaltsverrechnung fordern alle Beteiligten in dieser Datenkette (von den betroffenen Dienstnehmern und den Lohnverrechnern angefangen, zum Softwarehaus, zu den Gebietskrankenkassen bis zum Finanzministerium und anderen Beteiligten) heraus, da noch einige Abstimmungen offen sind, die zu Sondersituationen oder Fehlern führen. Inhalte 2019 Seite 5 von 5