Copyright Die hier enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis der CAS Software AG darf kein Teil dieser Unterlagen für irgendwelche Zwecke vervielfältigt oder übertragen werden, unabhängig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln, elektronisch oder mechanisch, dies geschieht. 1999 2012 CAS Software AG. Alle Rechte vorbehalten. Wilhelm-Schickard-Str. 8-12, 76131 Karlsruhe, www.cas.de Sämtliche erwähnten Kennzeichen stehen ausschließlich den jeweiligen Inhabern zu. Einschränkung der Gewährleistung Für die Richtigkeit des Inhalts wird keine Garantie übernommen. Für Hinweise auf Fehler sind wir jederzeit dankbar. Stand: Juni 2012 2
Einleitung Inhalt 1 Einleitung... 5 2 Freigaben für CAS genesisworld x4.0.0... 5 3 Abkündigungen für CAS genesisworld x4.0.0... 6 4 Verbesserung der Administration... 7 4.1 Form Designer light... 7 4.2 Zusätzliches Zwischenrecht für Aktionen... 7 4.3 E-Mail-Anbindung in CAS genesisworld... 8 4.4 Angebotene Zugriffsrechtestufen... 9 4.5 Fachbereiche für Benutzer und Ansichten... 10 4.6 Benutzer und Gruppenverwaltung... 12 4.7 Sonstige Erweiterungen... 12 4.8 Anpassungen im CAS genesisworld Server Manager... 13 5 CAS genesisworld Windows-Client... 14 5.1 Georeferenzierung... 14 5.2 Umkreissuche... 15 5.3 LDAP-Server... 16 5.4 Microsoft Outlook-Add-In... 17 5.5 Benachrichtigungs- und Aktionsdienst... 19 5.6 Suche... 21 5.7 Sonstige Erweiterungen... 23 6 Erweiterungen in den Modulen... 26 6.1 Exchange sync... 26 6.2 Event Management (Veranstaltungsmodul)... 26 6.3 Exchange connect... 27 6.4 Mobile sync... 28 6.5 Mobile Apps... 31 6.6 Marketing pro... 31 6.7 Form und Database Designer... 31 6.8 Helpdesk... 33 6.9 Report... 33 6.10 Weitere Zusatzmodule... 34 3
Einleitung 7 Smart access... 35 7.1 Unterstützte Datensatztypen bzw. Apps... 36 7.2 Allgemeiner Aufbau von Smart access... 36 7.3 Funktionen der App Kontakte... 37 7.4 Funktionen der Apps Kalender und Termine... 41 7.5 Allgemeine Funktionen... 41 4
Einleitung 1 Einleitung Dieses Dokument beschreibt alle wesentlichen Änderungen bzw. Neuerungen rund um die CAS Standardprodukte auf Basis von CAS genesisworld, die mit dem Release der Version x4.0.0 bereitgestellt werden. Dabei beinhalten die Versionsinformationen alle Neuerungen, die bereits seit dem Release von CAS genesisworld Version x3.0.0 durch Software-Updates in das Produkt eingeflossen sind, wie auch Neuerungen, die exklusiv mit der Version x4.0.0 bereitgestellt werden. Zu den Highlights der neuen Version gehören sicherlich die Georeferenzierung von Adressen inklusive Umkreissuche, die neuen Zusatzmodule Exchange sync und Event Management (Veranstaltungsmodul) sowie der neue LDAP-Server. Darüber hinaus wurden im Bereich E-Mail zahlreiche Verbesserungen umgesetzt (Performance, neue Addins etc.). Des Weiteren wurden seit dem Release der x3 zahlreiche neue mobile Clients freigegeben. Punkte aus dem Ideenaustausch werden nachfolgend mit einem gekennzeichnet. Außerdem finden sich diese Ideen im Partnerportal in der Ansicht Umgesetzte Ideen wieder. 2 Freigaben für CAS genesisworld x4.0.0 Omikron AdressCenter Version 1.8.6 Die Installationsdateien sowie ein neues Handbuch sind im Downloadbereich des Partnerportals verfügbar. Microsoft Exchange Server 2010 SP2 Tobit David fx 12 Crystal Reports 2008 SP3 Crystal Reports 2011 Crystal Reports API 2011 Diese wird benötigt, um die Crystal Reports Designer Integration mit Crystal Reports 2011 zu verwenden. SQL-Server 2008 R2 SP1 Office Line Evolution 2012 Relevant für das Modul Project Windows Internet Explorer 9.0 Citrix 6.0 und Citrix 6.5 Inxmail 4.2 5
Abkündigungen für CAS genesisworld x4.0.0 3 Abkündigungen für CAS genesisworld x4.0.0 Folgende Funktionen stehen (wie schon in den fortlaufenden Versionsinformationen von CAS genesisworld x3 und dem Partnerportal angekündigt) in CAS genesisworld mit dem Release der x4.0.0 nicht mehr zu Verfügung: PIA Navigatoransichten Diese Ansichten stehen bereits seit einigen Versionen Neu- und Bestandskunden (die diese Ansichten bisher nicht genutzt haben) nicht mehr zu Verfügung. Zwischenzeitlich sind mit den Cockpits und den Cockpitbausteinen umfassende Alternativen geschaffen worden. Mit der Version x4 stehen diese Ansichten für alle Anwender nicht mehr zu Verfügung. Ablage des E-Mails Stores zusätzlich in der Datenbank Die Möglichkeit E-Mails in der Datenbank zu speichern, um diese auch im Offline-Modus zu Verfügung zu haben, wurde bereits mit der x3.0.4 von der Oberfläche entfernt. Masken-Designer Der Masken-Designer von CAS genesisworld wurde bereits mit der Version 11 abgekündigt und stand somit Neu- und Bestandskunden nicht mehr zu Verfügung. Der Masken-Designer wird nun nicht mehr Bestandteil der Version x4 sein. Kunden, die noch Maskenanpassungen mit dem alten Masken-Designer im Einsatz haben, müssen auf den Form- und Datenbank-Designer wechseln. Dieser stellt die weitaus bessere Alternative mit deutlich erweiterten Möglichkeiten dar. Navigatoransicht Routenservice Die Navigatoransicht Routenservice (Navigator, Neue Ansicht, Internetansicht, Routenservice) wird für Neukunden ausgeblendet und soll zur Version x5 komplett entfernt werden. Tobit David 2011 Unterstützung Abkündigung der Unterstützung des E-Mail-Servers Tobit David 2011 für CAS genesisworld. Kunden, die den David fx12 einsetzen, empfehlen wir dringend, das Feature Pack 27.04.2012 von David fx12 einspielen. Apache 1.3 Unterstützung Abkündigung der Unterstützung von Apache 1.3 für teamworks und Web access. Mit CAS genesisworld Version x4.0.0 wird ausschließlich die Apache Version 2.0 unterstützt. Berichte Der automatische Export nach Access in Berichten steht nicht mehr zur Verfügung. Es gibt alternativ eine manuelle Möglichkeit zum Export in der Report-Ansicht. Unterstützung alter Sage Office Line Versionen Sage Office Line-Versionen vor 5.0 werden nicht mehr unterstützt. Relevant für das Modul Project. 6
Verbesserung der Administration 4 Verbesserung der Administration Auch mit der Version x4 von CAS genesisworld sind verschiedene Verbesserungen eingeflossen, die Administratoren und Anwendern die Handhabung von CAS genesisworld erleichtern. 4.1 Form Designer light Kunden und Anwender profitieren bereits mit der Standard-Edition von CAS genesisworld von den neuen und kostenlosen Möglichkeiten des Form Designer light. Damit ist es möglich, bis zu 10 Felder pro Datensatz-Typ auf den unterschiedlichen Registern eines Datensatzes zu platzieren. Verschiedene Layout-Optionen wie z. B. ein oder zwei Spalten oder auch das Setzen von Textfeldern ermöglichen die Integration der eigenen Felder auf der Oberfläche. Für den vollständigen Funktionsumfang kann das Modul Form Designer und Database Designer erworben werden. 4.2 Zusätzliches Zwischenrecht für Aktionen Administratoren können nun in den Benutzereigenschaften festlegen, ob ein Benutzer Aktionen definieren und ausführen oder nur ausführen darf. Ist nur das Recht Aktionen ausführen gesetzt, so darf der Benutzer alle Aktionen ausführen, die als Allgemeiner Favorit angelegt wurden; weitere Aktionen oder die Möglichkeit, selbst eine Aktion zu definieren, stehen dem Benutzer nicht zu Verfügung. Beispiel: Robert Glaser hat zwei Aktionen definiert: 7
Verbesserung der Administration Die Aktion Aufgabe abschließen (öffentlich) soll allen Benutzern in CAS genesisworld zu Verfügung stehen, während die Aktion Britta Glatt als Teilnehmer aufnehmen, nur für Robert Glaser relevant ist, da Britta Glatt seine Stellvertreterin ist. Benutzer, die nun das Recht Aktionen ausführen erhalten haben, können nun unter Aktionen eine normale Folgeaktion und alle Aktionen ausführen, die als Allgemeiner Favorit angelegt wurden. Die Neuanlage einer weiteren Aktion ist für diese Benutzer nicht möglich. 4.3 E-Mail-Anbindung in CAS genesisworld Im Zuge der Weiterentwicklung wurde die E-Mail-Komponente von CAS genesisworld komplett überarbeitet und dabei im Besonderen Wert auf die Performanz und eine Vereinfachung der E- Mail-Verwaltung gelegt. 4.3.1 Redesign des integrierten E-Mail-Clients Im Zuge der x4-weiterentwicklung wurde der E-Mail-Client strukturell überarbeitet, um zum einen die Stabilität zu erhöhen und zum anderen spürbare Performanzverbesserungen zu erzielen. So erfolgt der Zugriff auf den E-Mail-Server nun serialisiert über nebenläufige Prozesse, so dass die Anwender durch Zugriffe nicht mehr in der Weiterarbeit blockiert werden. Dazu gehören beispielsweise die Aktualisierung von E-Mail Ordnern oder Massenoperationen (z. B. das Verschieben in einen anderen Ordner). Während dem Ausführen solcher Hintergrundaktionen kann sich der CAS genesisworld Benutzer in einem eigenen kleinen Statusfenster über den Fortschritt informieren. Das periodische Zwischenspeichern von neuen E-Mails (speichern als Draft) kann ggf. immer noch eine Blockierung für den Benutzer zur Folge haben. Wird die E-Mail zwischengespeichert, erhält der Anwender nun eine entsprechende Anzeige in der Informationsleiste von CAS genesisworld. Auch erfolgt die zeitgleiche Archivierung mehrerer E-Mails in der x4 nicht im Hintergrund und wird wie gewohnt über ein Fortschrittsfenster visualisiert. 4.3.2 Vereinfachung E-Mail-Verwaltung Die Oberfläche für die Einstellungen zu E-Mail-Konten wurde vereinfacht. So müssen Anwender nun kein Aktualisierungsintervall bzgl. dem Abrufen neuer E-Mails oder der automatischen 8
Verbesserung der Administration Speicherung von Entwürfen angeben; diese Einstellungen werden nun einheitlich vom Administrator in der Management Konsole gesetzt. Die hier gemachten Einstellungen gelten somit systemweit für alle Benutzer und eingerichteten E- Mail-Zugänge. Die Einstellung des Intervalls zum Speichern der Entwürfe wurde von der Oberfläche entfernt und ist auf 90 Sekunden festgelegt. 4.4 Angebotene Zugriffsrechtestufen Mit der Version x4.0.0 können Administratoren nun einstellen, welche Zugriffsrechte in CAS genesisworld, teamworks und Web access den Anwendern zur Auswahl im Client angeboten werden. Diese Einstellungen gelten sowohl für die Besitzrechte an einem Datensatz, wie auch dem maximalen Fremdzugriffsrecht. 9
Verbesserung der Administration Die Rechtestufen Persönlich, Lesen und Vollständige Rechte sind Pflicht und können an dieser Stelle nicht abgehakt werden. Dabei können die Zugriffsrechte auch bei bestehenden Installationen angepasst werden. Ist in einem Datensatz eine nicht mehr unterstützte Rechtestufe gespeichert, wird diese solange für diesen Datensatz angeboten, bis ein Anwender hier ein anderes Recht gewählt hat. Die gemachten Einstellungen haben keine Auswirkung auf die angebotenen Zugriffsrechte in der Management Konsole, hier kann der Administrator die ausgeblendeten Rechte weiterhin setzen (z.b. beim Fremdzugriff). 4.5 Fachbereiche für Benutzer und Ansichten War es bisher möglich, einzelnen Benutzern unterschiedliche Navigatoren zuzuweisen, ist es mit der x4 möglich, unterschiedliche Navigatorbereiche/Ansichten eines Navigators pro Benutzer bzw. Benutzergruppe freizuschalten. Zu diesem Zweck wurden die Fachbereiche eingeführt. Pro Benutzer bzw. Benutzergruppe können 1..n Fachbereiche hinterlegt werden. 10
Verbesserung der Administration Werden nun bei einem Navigator ebenfalls diese Fachbereiche in den einzelnen Ansichten hinterlegt, zeigt CAS genesisworld nur noch die Ansichten an, bei denen eine Übereinstimmung zwischen einem beim Benutzer bzw. der Benutzergruppe hinterlegten Fachbereich und dem Fachbereich der Ansicht gefunden wird. So ist es möglich, mit einem unternehmensweiten Navigator verschiedene Benutzer bzw. Benutzergruppen so zu bedienen, dass ein individualisierter Navigator aufgebaut werden kann. Sobald nun ein Anwender z. B. intern in einen anderen Fachbereich wechselt, passt sich der öffentliche Navigator seinem neuen Aufgabengebiet an. Fachbereiche addieren sich, d.h. bei der Prüfung werden alle Fachbereiche berücksichtigt, die 11
Verbesserung der Administration entweder direkt bei dem Benutzer bzw. seinen Benutzergruppen hinterlegt sind. Damit eine Ansicht im Navigator angezeigt wird, muss mindestens eine Übereinstimmung in den Fachbereichen gefunden werden. Enthält ein Ordner im Navigator nur Ansichten mit fremden Fachbereichen, wird auch der entsprechende Ordner beim Anwender nicht angezeigt. 4.6 Benutzer und Gruppenverwaltung Die gleichzeitige Administration von mehreren Benutzern und ihrer Gruppenzugehörigkeit wurde verbessert. So ist es nun möglich, die Gruppenzugehörigkeit mehrerer Benutzer gleichzeitig einzusehen bzw. zu bearbeiten. Dabei sind sowohl die Hinzunahme einer Gruppe wie auch die Entfernung für die markierten Benutzer möglich. Dabei gilt folgendes Regelwerk: Wird der Gruppenname mit schwarzer Schrift dargestellt, so ist jeder der markierten Benutzer schon Mitglied dieser Gruppe. Wird der Gruppenname mit grauer Schrift dargestellt, ist nur ein Teil der markierten Benutzer Mitglied dieser Gruppe. Das oben beschrieben Verhalten funktioniert ebenso, wenn mehrere Gruppen markiert werden und ihre Gruppenmitglieder geändert werden sollen. Auch können nun mehrere Benutzer gleichzeitig einer Lizenz zugeordnet werden. 4.7 Sonstige Erweiterungen CAS genesisworld warnt in Zukunft den Anwender beim Einspielen eines Software Updates, falls nicht genügend Festplattenkapazität zu Verfügung steht. Die Verknüpfungsart Kunde zwischen Verkaufschance und Adresse ist nun eine native n:1 Verknüpfung und kann auch als solche vom Form Designer verwendet werden. 12
Verbesserung der Administration Die Verknüpfungsart Telefonat zwischen Telefonat und Adresse ist nun eine native n:1 Verknüpfung und kann auch als solche vom Form Designer verwendet werden. 4.8 Anpassungen im CAS genesisworld Server Manager Um den CAS Software Server Manager übersichtlicher zu gestalten wurde ein neues Register Dienste eingeführt. Dieses beinhaltet ab der Version x4 Verwaltungsmöglichkeiten für den CAS genesisworld WebService, den Mobile sync Server sowie für den LDAP-Server und das neue Modul Exchange sync. Die Register WebService und Mobile sync Server stehen ab der Version x4 somit nicht mehr separat zur Verfügung. Anpassungen im Detail: Die Oberfläche wurde vereinfacht, darüber hinaus werden Portänderungen nun auch ohne explizites Übernehmen wirksam, sobald der Dienst gestartet wird., dass Portänderungen nur dann vorgenommen werden können, wenn der Dienst zuvor gestoppt wurde. Für den Start der CAS Java Services wird ein aktiver CAS genesisworld WebService vorausgesetzt. Somit wird bei Start des CAS Java Service der CAS genesisworld WebService automatisch mit gestartet, sofern dies nicht bereits der Fall ist. Mobile sync, LDAP und Exchange Sync können jeweils separat aktiviert bzw. deaktiviert werden. Beim Update auf CAS genesisworld x4 wird ein eventuell bereits aktiver Mobile sync Dienst beendet und muss nach Durchführung des Updates manuell neu gestartet werden. 13
CAS genesisworld Windows-Client 5 CAS genesisworld Windows-Client Auch für den Windows-Client wurden verschiedene Erweiterungen umgesetzt, die die Arbeit mit CAS genesisworld vereinfachen. 5.1 Georeferenzierung Für die Verwendung von kartenbasierten Diensten wie der Umkreissuche müssen Adressdaten grundsätzlich in Form von Koordinaten vorliegen. Hierfür bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihren Adressbestand kostenlos zu georeferenzieren. Der Georeferenzierungsdienst kann in der Management Konsole im Bereich Sonstiges, Adressen aktiviert werden. Beim erstmaligen Starten des Georeferenzierungsdienstes werden in Form einer Stapelverarbeitung die Standardanschriften aller in CAS genesisworld vorhandenen Adressen an den OpenStreetMap-Server der CAS Software AG übergeben. Diese werden um den Längen- und Breitengrad, sowie den Akkuratheitsfaktor angereichert. Der Wert des Akkuratheitsfaktors drückt die Genauigkeit der bestimmten Adresskoordinaten aus, welche für die Anzeige in der Umkreissuche relevant ist. Der aktuelle Status der Georeferenzierung sowie deren Qualität kann ebenfalls abgerufen werden. Ist der Georeferenzierungsdienst aktiv, so wird bei Neuanlage oder Änderung einer Adresse diese unmittelbar neu georeferenziert. Wurden Adressen nicht, oder nur ungefähr georeferenziert, so wird versucht, diese intervallgesteuert weiterhin zu georeferenzieren. Gut zu wissen Die CAS verwendet OpenStreetMap-Dienste. Alle Daten in der OpenStreetMap-Datenbank stehen derzeit unter der CC-BY-SA-Lizenz (Creative Commons Attribution-Share Alike 2.0- Lizenz). Die Lizenz besagt, dass jegliche Art der Nutzung von OSM-Daten, auch gewerblich, zulässig ist. Jedes Werk, das aus OSM-Daten abgeleitet ist, muss selbst auch unter der CC-BY- SA-Lizenz stehen, so dass es frei genutzt werden kann. Die Lizenz und auch die Herkunft der Daten müssen angegeben werden, beispielsweise in der Art: OpenStreetMap - Veröffentlicht unter CC-BY-SA 2.0. Die Qualität der Geodaten ist abhängig von der Qualität die OpenStreetMap liefert und ist weltweit noch sehr unterschiedlich. Insbesondere in Deutschland kann sich OpenStreetMap mit kommerziellen Anbieter messen kann und liefert vielfach sogar mehr Detailinformationen. Details zu Statistiken findet man unter: http://wiki.openstreetmap.org/wiki/stats. Des Weiteren hängt die Qualität der Georeferenzierung auch von der Qualität der Anschriftendaten ab und kann durch Umlaute, Sonderzeichen, unterschiedliche Schreibweisen sowie unzureichenden Adressinformationen variieren. Dies kann zu ungenauen sowie falschen Koordinaten führen. Auf diesen und den vorherigen Punkt hat die CAS Software AG keinen Einfluss. Ist die Georeferenzierung in der Management Konsole aktiv, erhöht sich bei der Replikation das Datenvolumen und die Laufzeit zur Übertragung der Daten auf die anderen Domänen. 14
CAS genesisworld Windows-Client 5.2 Umkreissuche Mit der Version x4.0.0 steht in CAS genesisworld nun eine Umkreissuche zur Verfügung. Diese erlaubt es, im Startnavigator gespeicherte Adressansichten in einer Karte (OpenStreetMap) darzustellen und diejenigen Adressen hervorzuheben, die sich in einem definierten Umkreis befinden. Die Adressen, die sich innerhalb des definierten Umkreises befinden können dann in einer Liste dargestellt und in Folge weitere Aktionen darauf ausgeführt werden. Innerhalb der Karte werden Adressen in unterschiedlicher Weise dargestellt: Einzeladresse: Einzeladressen werden in Form von Stecknadeln in der Karte visualisiert. Pro Einzeladresse stehen jeweils die beiden Funktionen Route planen und Kontaktdetails zur Verfügung. Bei der Darstellung der Adressen kann es u. U. zu Positionsabweichung kommen. Ob eine Adresse genau oder lediglich ungenau in der Karte dargestellt werden kann, hängt dabei von der Qualität der Georeferenzierung ab. So führt bspw. eine unzureichend oder falsch erfasste Adresse zu einer ungenauen Georeferenzierung und somit zu Abweichungen in der Position. Weitere Informationen siehe hierzu in Kapitel 5.1 Georeferenzierung. Cluster-Darstellung: Hierbei werden mehrere Adressen abhängig von der Zoomstufe aggregiert. Damit wird die Übersichtlichkeit auch bei vielen Adressen in der Karte gewahrt. Auf der höchsten Detailierungsstufe werden Cluster dann als Einzeladressen dargestellt. Adressen, die dieselbe Anschrift besitzen, werden auch auf der höchsten Zoom-Stufe als Cluster darstellt. Klicken Sie auf den Schaltfläche In Liste darstellen um alle Einzeladresse anzuzeigen. Die Umkreissuche ist über mehrere Wege erreichbar: Innerhalb einer geöffneten Adresse über die Schaltfläche Umkreissuche. Dabei wird die geöffnete Adresse als Umkreismittelpunkt verwendet. Kontextmenü in der Adressliste: Wird die Umkreissuche über das Kontextmenü gestartet (Kartendienste, Umkreissuche), so wird der geografische Mittelpunkt aller markierten Adressen als Ausgangspunkt verwendet. Menü Extras in Listenansichten Auch hier wird der geografische Mittelpunkt aller markierten Adressen als Ausgangspunkt verwendet. Innerhalb der Karte kann mittels Rechtsklick auf der Karte ein neuer Umkreismittelpunkt definiert werden. Die Umkreissuche kann nur mit georeferenzierten Adressen durchgeführt werden. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel 5.1 Georeferenzierung. 15
CAS genesisworld Windows-Client 5.3 LDAP-Server Mit dem neu entwickelten LDAP-Server kann jede LDAP-fähige Anwendung auf die Standard- E-Mail-Adresse von Adressen und den zugeordneten E-Mail-Adressen von Benutzern und Gruppen in CAS genesisworld zugreifen. Konfiguration des LDAP-Clients, z. B. Microsoft Outlook Für die Konfiguration des LDAP-Clients sind der Name des LDAP-Servers, der CAS genesisworld Benutzername, das entsprechende Kennwort sowie der Datenbankname erforderlich. Nach der Konfiguration kann über den LDAP-Client auf alle Adressen, Benutzer und Gruppen zugegriffen werden, auf welche der Benutzer Zugriff hat. 5.3.1 Voraussetzungen für den Betrieb des LDAP-Servers Um den LDAP-Server einsetzen zu können, müssen im CAS Software Server Manager die CAS Java Services im Register Dienste gestartet und LDAP aktiviert sein. 16
CAS genesisworld Windows-Client Der neue LDAP-Server erfordert keine separate Lizenz, sondern ist bereits in der Standard- Edition kostenlos enthalten. Wir empfehlen Bestandskunden mit bestehendem LDAP-Server auf die neue Version zu migrieren; der anteilige USV-Betrag wird obsolet. 5.4 Microsoft Outlook-Add-In Das bereits existierende Microsoft Outlook-Add-In wurde von Grund auf neu entwickelt und unterstützt nun auch Microsoft Outlook 64bit-Systeme. Im Zuge dessen wurden die Funktionen dem Ribbon-Konzept in Microsoft Outlook 2010 angepasst, neu angeordnet und optimiert. Bestandteil des neuen Microsoft Outlook-Add-Ins sind die folgenden Funktionen: Archivieren einer bzw. mehrere E-Mails in CAS genesisworld in Form einer E-Mail, eines Dokuments, einer Aufgabe oder eines Termins. Mit Senden und Archivieren wird die E-Mail versendet und anschließend in CAS genesisworld in Form einer E-Mail, einem Dokument, einer Aufgabe oder eines Termins archiviert. Verwenden Sie Schnellarchivieren, um eine oder mehrere E-Mails auf Basis der Standardvorlage für E-Mails ohne Zwischendialoge zu archivieren. Für diese Funktion ist eine installierte Version der CAS genesisworld-anwendung nicht zwingend erforderlich, da die Archivierung über die CAS genesisworld-webservice-schnittstelle vorgenommen wird. Für diese Form der Archivierung müssen entsprechende Konfigurationen zur Anmeldung im CAS genesisworld-outlook-add-in vorgenommen werden (siehe Folgekapitel). Über Senden & Schnellarchivieren wird die verfasste E-Mail direkt auf Basis der definierten Standardvorlage für E-Mails archiviert und versendet. 17
CAS genesisworld Windows-Client Das aktuelle Microsoft Outlook-Add-In wird derzeit nur beim Einsatz von Microsoft Outlook 2010 64-bit angeboten, kann aber über eine eigene Installation auch auf Systemen verwendet werden, auf denen kein CAS genesisworld-client installiert ist. Ist das CAS Outlook-Add-In auf einem Rechner ohne CAS genesisworld installiert, so steht dort ausschließlich die Funktion Schnellarchivieren zur Verfügung. Die Funktion Termin, Aufgabe und Kontakt übertragen ist aktuell nicht enthalten, wird aber im Zuge der nächsten Software-Updates enthalten sein. Einstellungen In den Einstellungen des CAS Outlook-Add-Ins steht die folgende Option zur Verfügung: CAS genesisworld Authentifizierung: Bitte geben Sie hier Ihre Anmeldedaten für die Authentifizierung an CAS genesisworld und die erforderlichen Einstellungen für die CAS genesisworld WebService-Schnittstelle an. 5.4.1 CAS Outlook-Add-In im Zusammenspiel mit Exchange connect / Exchange sync Wurde Exchange connect für Termine bzw. Aufgaben eingerichtet, so können im CAS Outlook- Add-In E-Mails nicht als Termin bzw. Aufgaben archiviert werden. Unter Einsatz des Moduls Exchange sync können E-Mails grundsätzlich nicht als Termin archiviert werden. 18
CAS genesisworld Windows-Client 5.4.2 Hinweise zur Installation Für den Betrieb des neuen CAS Outlook-Add-Ins müssen auf dem Rechner, auf dem die Anwendung betrieben wird, folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Installiertes Microsoft.Net Framework 3.5 SP1 Primary Interop Assemblies für Outlook 2010 (PIA) (MSI für Microsoft Outlook 2010) Primary Interop Assemblies für Outlook 2007 (PIA) (MSI für Microsoft Outlook 2007) Visual Studio 2010-Tools für Office-Laufzeit (für Microsoft Windows 32- oder 64Bit) Hier sind drei Fälle zu unterscheiden: InstallShield-Installation: Bei der clientseitigen Ausführung der InstallShield-Installation von CAS genesisworld (setup.exe) oder separater InstallShield-Installation des CAS Outlook Add-Ins (setup.exe) werden die Voraussetzungen im Rahmen der Installation geprüft und bei Bedarf automatisch mitinstalliert. Einspielen der neuen Version per Software-Update: Im Rahmen der Aktualisierung können die Voraussetzungen für das CAS Outlook Add-In nicht geprüft bzw. installiert werden. Somit muss hier durch den Administrator sichergestellt werden, dass diejenigen Rechner, auf welchen das neue CAS Outlook Add-In eingesetzt wird, über die beschriebenen Voraussetzungen verfügen. Verteilung der genesisworld-msi-pakete: Auch bei der Verteilung über MSI können diese Voraussetzungen nicht geprüft bzw. installiert werden. Somit muss auch in diesem Fall durch den Administrator sichergestellt werden, dass die beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind. 5.5 Benachrichtigungs- und Aktionsdienst Auch im Benachrichtigungs- und Aktionsdienst gibt es verschiedene Erweiterungen. 5.5.1 Ausführungszeitraum Konnte bisher pro Regel nur das Intervall angegeben werden, in welchen Zeitabständen die Regel ausgeführt werden soll, ist es nun möglich, pro Regel einen detaillierten Ausführungszeitraum anzugeben. So kann z. B. sichergestellt werden, dass eine Regel nur an Arbeitstagen ausgeführt wird: 19
CAS genesisworld Windows-Client Dabei stehen dem Regeladministrator folgende Optionen zu Verfügung: An welchem Tag soll die Regel ausgeführt werden? Welches Feiertagsschema soll berücksichtigt werden? Soll die Regel nur innerhalb eines definierten Zeitfensters ausgeführt werden? 5.5.2 Primärverknüpfungen bei der automatischen Archivierung von Benachrichtigungen Wird eine Benachrichtigung, die an eine verknüpfte Adresse gesendet wird, automatisch in CAS genesisworld archiviert, so verknüpft CAS genesisworld diese Benachrichtigung mit dem auslösenden Datensatz und übernimmt soweit möglich seine Primärverknüpfungen. D.h. ist der auslösende Datensatz eine Adresse, ein Projekt oder ein Vorgang, so wird die archivierte E- Mail primär zu diesem verknüpft. Bei den weiteren Datensatz-Typen wird die archivierte E-Mail allgemein zum auslösenden Datensatz verknüpft und die Primärverknüpfungen des auslösenden Datensatzes übernommen. Primärverknüpfungen stehen nur Anwendern der Premium Edition zu Verfügung. Die Benachrichtigung wird nur dann an eine verknüpfte Adresse verschickt, wenn als erlaubte Kontaktart E-Mail gesetzt ist. 5.5.3 Versand von Benachrichtigungen an externe Teilnehmer bei einer Adressänderung Werden Adressen auf Änderungen überwacht, kann die auslösende Adresse automatisch bei Eintreten der Regel benachrichtigt werden und die Benachrichtigung wahlweise in CAS genesisworld archiviert werden. 20
CAS genesisworld Windows-Client Beim Einsatz einer Premium-Edition oder Branchenlösung ist es möglich, dass die letzten Kontaktfelder der Adresse automatisch aktualisiert werden. Falls diese Felder mit der Regel ebenfalls überwacht werden, kann ein Zyklus auftreten, der dafür sorgt, dass jede archivierte Benachrichtigung eine neue Benachrichtigung auslöst, die wieder archiviert wird. 5.5.4 Benachrichtigungs- und Aktionsdienst Der Benachrichtigungs- und Aktionsdienst kann nun auf mehrere Server verteilt werden. Somit ist es möglich, bestimmte Regeln auszulagern, so dass diese unabhängig von anderen Regeln ausgeführt werden können. 5.5.5 Berücksichtigung der Verknüpfungsarten Eventuell vorhandene Verknüpfungsarten werden nun durchgängig im Benachrichtigungs- und Aktionsdienst berücksichtigt. 5.6 Suche Mit der x4 halten verschiedene Detailverbesserungen bei der Suche in CAS genesisworld Einzug. 5.6.1 Die globale Suche in CAS genesisworld Die globale Suche startet nun immer mit der Einstellung Alle Datensätze, auf die Zugriff erlaubt ist. Die Verknüpfungssuche (nur enthalten in der Premium Edition) startet nun immer mit der Teameinstellung Alle Datensätze, auf die Zugriff erlaubt ist. CAS genesisworld merkt sich die zuletzt getätigte Einstellung für die Suchoptionen Phonetisch suchen, Deaktivierte Adressen berücksichtigen, Dokumenteninhalt durchsuchen in der globalen Adresssuche (F3). 21
CAS genesisworld Windows-Client 5.6.2 Verknüpfungsassistent der Premium Edition Der Verknüpfungsassistent für Primärverknüpfungen wurde erweitert. Die zu durchsuchende Feldmenge in den Eingabefeldern des Verknüpfungsassistenten kann durch den Administrator erweitert werden. Als Unterstützung für den Anwender werden diese Felder nun im Feld angezeigt, solange kein Wert oder der Mauszeiger in diesem Feld gesetzt ist. 5.6.3 Suche in der Akte Die Aktenansicht in CAS genesisworld konnte bisher nicht durchsucht werden. Fortan wird das Feld Stichwort der Aktenansicht durchsucht. 5.6.4 Filterung der Produktauswahl Administratoren können nun die Auswahl der Produkte in CAS genesisworld über die Management Konsole einschränken. So kann sichergestellt werden, dass z. B. nur alle aktiven Produkte den Anwendern bei der Neuanlage einer Verkaufschance oder eines Supporttickets angeboten werden. Der im Bereich Sonstiges der Management Konsole hinterlegte Filter gilt an folgenden Stellen in CAS genesisworld. 22
CAS genesisworld Windows-Client Benutzer der Standard Edition In der Produktauswahl für eine Verkaufschance Benutzer des Moduls Sales pro In der Produktauswahl für eine Verkaufschance Benutzer des Moduls Helpdesk In der Produktauswahl für ein Support-Ticket und der Produktauswahl bei einem Produkteinsatz Benutzer des Moduls Project In der Produktauswahl bei den Positionen Die Default-Einstellung des Filters berücksichtigt nur alle aktiven Produkte, sofern das Modul Project oder Helpdesk lizenziert wurde. In allen anderen Fällen werden alle hinterlegten Produkte angezeigt. 5.7 Sonstige Erweiterungen Angebotserstellung in Verkaufschancen Das Erstellen von Angeboten in Verkaufschancen über eine spezielle Schaltfläche ist nun auch in der Standard-Edition kostenlos verfügbar; eine Sales Pro Lizenz ist nicht erforderlich. Hinweismeldungen Die ausschaltbaren Hinweismeldungen in CAS genesisworld wurden erweitert. So kann die Systemmeldung nun auch bei folgenden Funktionen ausgeschaltet werden: Meldung beim Aufruf der Sammelakte, wenn diese zu mehr als 20 Datensätzen generiert werden soll. Die Hinweismeldung, dass im aktuellen Dokument keine Seriendruckfelder sind, kann nun abgeschaltet werden. Reihenfolge der Primärverknüpfungshistorie (Premium Edition) Wurde eine Primärverknüpfung aus der Historie ausgewählt, so wurde sie in der Historie nicht auf Platz 1 gesetzt, sondern behielt ihren aktuellen Platz. Dadurch konnte es vorkommen, dass neue Primärverknüpfungen diese aus der Historie verdrängten. Dieses Verhalten wurde nun geändert, so dass die zuletzt verwendete Primärverknüpfung auf Platz 1 der Historie steht, unabhängig davon, ob diese zuvor schon in der Historie angezeigt wurde oder nicht. Akten-Refresh Wurden Änderungen an Verknüpfungen vorgenommen, so waren diese in der Aktenansicht erst nach Speichern des Datensatzes sichtbar. Dieses Verhalten wurde nun geändert, so dass sich die Akte sofort aktualisiert. 23
CAS genesisworld Windows-Client Ab 500 Verknüpfungsänderungen wird die automatische Aktualisierung der Akte abgeschaltet. Verknüpfung entfernen Wurde eine Verknüpfung aus einem geöffneten Datensatz entfernt, so galt dies auch, wenn der geöffnete Datensatz nicht gespeichert wurde. Dieses Verhalten wurde nun geändert. Mit dem Software-Update x3.0.5 werden Änderungen an den Verknüpfungen eines Datensatzes erst gespeichert, wenn auch der geöffnete Datensatz gespeichert wird. Erweiterung der Pflichtfelder für Verteiler Die Felder Stichwort, Kategorie und Beschreibung des Datensatz-Typs Verteiler können nun als Pflichtfeld in der Management Konsole deklariert werden. Journalerweiterung für Adressen und Verteiler Auf vielfachem Kundenwunsch wird ab dem Software-Update x3.0.5 die Hinzunahme einer Adresse in einen Verteiler bzw. ihre Entfernung aus dem Verteiler im Journal mit protokolliert. Diese Informationen werden jeweils in einem eigenen Journalregister bei Adressen und Verteilern angezeigt, so dass die ursprünglichen Journaleinträge davon nicht betroffen sind. Mit dieser Funktion lässt sich schön nachvollziehen, wann beispielsweise eine bestimmte Adresse aus einem Marketingverteiler entfernt wurde bzw. sie darin aufgenommen wurde. Diese Änderung gilt nur für Verteileränderungen, die nach Installation des Software-Update x3.0.5 durchgeführt werden. Das nachträgliche Setzen der Journaleinträge bei bereits bestehenden Verknüpfungen ist technisch nicht möglich. Neue Datums joker Auf vielfachem Kundenwunsch werden nun weitere Datums joker in den Filterdialogen von CAS genesisworld angeboten, so dass nun bei Datumsfeldern auch nach Letzter Monat, Nächster Monat, Letztes Jahr oder Nächstes Jahr gefiltert werden kann. Interne Telefonanrufe: Hinweismeldung bei ganztägigen Ereignissen Wird bei aktivierter Telefonieanbindung (TAPI) ein weiterer CAS genesisworld Benutzer angerufen, so wird man darauf hingewiesen, falls der angerufene Benutzer aktuell in einem Termin ist. Diese Hinweismeldung entfällt nun bei ganztägigen Ereignissen. Telefonate aus der Verkaufschance Wird aus der Verkaufschance heraus ein Telefonat mit einem Ansprechpartner der Verkaufschance geführt, so wird das neu erzeugte Telefonat nun auch mit der Verkaufschance verknüpft. 24
CAS genesisworld Windows-Client Erweiterung der Filterregeln für E-Mails Bei der Definition von Merkmalen stehen neue Filtermöglichkeiten zur Verfügung: Neue Filterauswahl bei Absender Neues Feld Empfänger inkl. Filterauswahl Neues Feld CC inkl. Filterauswahl Telefonie-Anbindung an Swyx In den Telefonie-Einstellungen des CAS genesisworld Clients kann nun auch ein Telefonietreiber für die IP-Telefonanlage von Swyx ausgewählt werden. Der Funktionsumfang der Telefonie- Anbindung ist identisch zu den bereits bekannten Anbindungen (z. B. TAPI) Export markierter Daten als.csv-datei Zusätzlich zum Export von markierten Daten nach Excel kann nun auch der Export in eine.csv- Datei gewählt werden, die Rechteeinstellungen bzgl. Export/Import der Management Konsole werden dabei berücksichtigt. Überarbeitung der bedirect-schnittstelle Werden Adressen mit Hilfe des Adressdienstleisters bedirect qualifiziert, so wird nun für den Firmennamen der Wert Firmenname_ges verwendet und auf die CAS genesisworld Felder Firma und Firma 2 gemappt. SMS als erlaubte / bevorzugte Kontaktart In Adressen kann nun auch festgelegt werden, ob SMS als erlaubte bzw. bevorzugte Kontaktart verwendet werden soll. 25
Erweiterungen in den Modulen 6 Erweiterungen in den Modulen Auch in den Modulen wurden verschiedene Erweiterungen umgesetzt, die die Arbeit mit CAS genesisworld erleichtern. Über die bestehenden Module hinaus wurden zwei neue Module entwickelt: Exchange sync und Event Management. 6.1 Exchange sync Im Zuge der x4 gibt es ein neues Zusatzmodul, welches eine Synchronisation von Terminen und Adressen zwischen CAS genesisworld und Microsoft Exchange bietet. Das Kapitel gibt einen groben Überblick über den angestrebten Funktionsumfang. Detailliertere Informationen werden separat bereitgestellt. 6.1.1 Adressabgleich Mit dem globalen Adressabgleich können öffentliche Adressen aus CAS genesisworld in einen öffentlichen Microsoft Exchange Ordner abgeglichen werden; über einen Filter kann die Menge weiter eingeschränkt werden. Zusätzlich können sich Anwender - sofern Sie über die nötigen Rechte verfügen - einen persönlichen Adressabgleich einrichten, der Adressen aus einer Ansicht in ihrem Navigator in ein persönliches Adressbuch von Microsoft Exchange abgleicht. 6.1.2 Terminabgleich Der Terminabgleich gilt immer für alle CAS genesisworld Benutzer und wird in der Management Konsole eingestellt. Ist er aktiviert, ändert sich das Standardverhalten von CAS genesisworld bei Terminen und gleicht sich an das Verhalten von Microsoft Exchange an. Das komplette Terminmanagement basiert dann auf dem ical-standard und benötigt zwingend einen Microsoft Outlook E-Mail-Client. 6.1.3 Ausblick Mit Freigabe des Exchange sync wird Exchange connect von der Preisliste genommen. Ein gleichzeitiger Betrieb beider Lösungen ist nicht möglich; auch empfehlen wir Bestandskunden, von Exchange connect auf Exchange sync zu migrieren. Im Zuge der kontinuierlichen Weiterentwicklung ist ein Ausbau des Moduls Exchange sync angestrebt, so dass z.b. auch Aufgaben abgeglichen werden können. 6.2 Event Management (Veranstaltungsmodul) Das neue Veranstaltungsmodul bietet eine komfortable Möglichkeit, Veranstaltungen (Tag der Offenen Tür, Schulungen, Seminare etc.) zu planen und zu organisieren. 26
Erweiterungen in den Modulen Folgende Prozesse werden zur x4.0.0 unterstützt. Veranstaltung anlegen Teiltermine anlegen Anmeldungen anlegen Veranstaltung und Anmeldungen verwalten Legen Sie eine Veranstaltung an und legen die minimale bzw. maximale Anzahl an Teilnehmern fest. Setzen Sie außerdem eine Anmeldefrist und entscheiden, ob sich Teilnehmer zu einzelnen Terminen der Veranstaltung gesondert anmelden können. Strukturieren Sie eine Veranstaltung durch mehrere Teiltermine, um z. B. gezielt die dafür benötigten Ressourcen zu planen. Machen Sie Termine zu Pflichtterminen und stellen Sie mit Termingruppen sicher, dass Teilnehmer sich nur für einen von mehreren parallel stattfindenden Terminen anmelden kann. Mit den Anmeldungen haben Sie stets im Überblick, wie viele Teilnehmer bereits angemeldet sind, wer noch auf eine Bestätigung wartet oder wer storniert hat. Sie können pro Anmeldung außerdem zwischen dem eigentlichen Teilnehmer, dem Anmelder sowie dem Rechnungsempfänger unterscheiden. Selbstverständlich legen Sie auch mit nur einem Klick Anmeldungen für mehrere Teilnehmer gleichzeitig an. Das nachträgliche Verwalten von Veranstaltung und Anmeldungen ist einfach. Ändern Sie z. B. den Status von Anmeldungen oder verschieben Sie die Veranstaltung in diesem Fall werden einfach alle zur Veranstaltung gehörenden Termine automatisch mitverschoben. Detaillierte Informationen werden in einem separaten Leitfaden zur Verfügung gestellt. Für die Nutzung dieses Moduls ist eine separate kostenpflichtige Lizenz erforderlich. 6.3 Exchange connect Folgende Anpassungen gibt es im Zusammenhang mit Exchange connect. 6.3.1 Smart access: Zugriff auf Termine/Aufgaben Wurde Exchange connect für Termine bzw. Aufgaben eingerichtet, ist im Smart access nur noch lesender Zugriff auf den entsprechenden Datensatz-Typ (Termine bzw. Aufgaben) möglich, da Microsoft Exchange hier das führende System ist. Dabei wird wie bisher auch bei allen Teilnehmern des Termins der Termin des Organizers angezeigt. 27
Erweiterungen in den Modulen 6.3.2 Mobile Apps: Zugriff auf Termine/Aufgaben Wurde Exchange connect für Termine bzw. Aufgaben eingerichtet, ist mit dem nächsten Update der App (iphone, ipad bzw. Android) nur noch lesender Zugriff auf den entsprechenden Datensatz- Typ (Termine bzw. Aufgaben) möglich, da Microsoft Exchange hier das führende System ist. Dabei wird wie bisher auch bei allen Teilnehmern des Termins der Termin des Organizers angezeigt. 6.3.3 Mobile sync: Abgleich von Terminen/Aufgaben Wurde Exchange connect für Termine bzw. Aufgaben eingerichtet, wird der entsprechende Datensatz-Typ nur noch unidirektional auf das mobile Endgerät übertragen. Dabei wird wie bisher auch bei allen Teilnehmern des Termins der Termin des Organizers angezeigt. Mit dem Software-Update x3.0.8 wird die Einstellungsmöglichkeit der bidirektionalen Synchronisation für den oder die entsprechenden Datensatz-Typen in der Oberfläche der Benutzereinstellungen deaktiviert werden. 6.4 Mobile sync Nachfolgend werden die Neuerungen aufgezählt, die seit der Veröffentlichung von Mobile sync zur Version x3.0.1 in das Produkt eingeflossen sind. 6.4.1 Teilnehmer hinzufügen Es ist möglich, Teilnehmer auf dem mobilen Endgerät zu Terminen hinzuzufügen; das Entfernen von Teilnehmern geht nicht. Gut zu wissen: Teilnehmer werden primär anhand ihrer E-Mail-Adresse zugeordnet. Daher sollten nach Möglichkeit alle Benutzer in CAS genesisworld eine E-Mail-Adresse eingetragen haben. Wenn es mehrere Übereinstimmungen mit einer E-Mail-Adresse gibt, wird versucht, anhand des Namens des Teilnehmers einen Benutzer eindeutig zu bestimmen. Wenn dies nicht gelingt, wird der erste vom Server gelieferte Benutzer verwendet. Wird ein Teilnehmer auf dem Endgerät aus einem Termin ausgetragen, so wirkt sich das nicht auf den CAS genesisworld-termin aus. Die Änderung wird mit dem nächsten Synchronisationslauf wieder rückgängig gemacht. Kann für einen Teilnehmer kein Benutzer in CAS genesisworld gefunden werden, wird dieser Teilnehmer beim nächsten Synchronisationslauf aus dem Termin entfernt. Wenn ein Kontakt auf dem Endgerät mehrere E-Mail-Adressen zugeordnet hat, muss bei der Teilnehmerauswahl immer die E-Mail-Adresse gewählt werden, mit der der Benutzer im System bekannt ist. Es werden in CAS genesisworld keine Adress-Datensätze zum Termin verknüpft. 28
Erweiterungen in den Modulen 6.4.2 Einstellbare Fremdzugriffsrechte Für das Zusatzmodul Mobile sync kann nun das Fremdzugriffsrecht für Datensätze, die über das mobile Endgerät angelegt wurden, eingestellt werden. 6.4.3 Globale Adresssuche Mit Mobile sync steht für die Plattformen ios, Windows Mobile und Windows Phone sowie Android auch eine globale Adresssuche zur Verfügung. Damit kann mit einfachen Suchanfragen im Adressbestand von CAS genesisworld gesucht werden, ohne dass diese Kontakte lokal auf dem Endgerät vorhanden sein müssen. Diese Funktion steht ohne weitere Konfiguration zur Verfügung. Zur Verfügung stehen folgende Informationen: DisplayName: Anzeigename, mit dem die Adresse in der Suchliste auftaucht (bei Einzelkontakten "Vorname, Nachname", bei Organisationen "Firmenname") Title: Funktion Company: Firmenname (bei Einzelkontakten und Organisationen) FirstName: Vorname (nur bei Einzelkontakten) LastName: Nachname (nur bei Einzelkontakten) Phone: Geschäftliche Telefonnummer der Adresse (jeweils das erste Feld, das Inhalt enthält). Bei Einzelkontakten "Telefon geschäftlich" oder "Telefon geschäftlich 2" oder "Telefon 29
Erweiterungen in den Modulen Zentrale" oder "Telefon Sekretärin" (absteigend nach Priorität), bei Organisationen "Telefon Zentrale" oder "Telefon Sekretärin" (absteigend nach Priorität) HomePhone: Private Festnetznummer der Adresse (jeweils das erste Feld, das Inhalt enthält). Nur bei Einzelkontakten "Telefon privat" oder "Telefon privat 2" (absteigend nach Priorität) MobilePhone: Handynummer der Adresse (jeweils das erste Feld, das Inhalt enthält). Nur bei Einzelkontakten "Telefon mobil" oder "Telefon mobil 2" oder "Cityruf" (absteigend nach Priorität) EmailAddress: E-Mail der Adresse (jeweils das erste Feld, das Inhalt enthält). Bei Einzelkontakten "E-Mail geschäftlich" oder "E-Mail geschäftlich 2" oder "E-Mail privat" oder "E- Mail privat 2" oder "E-Mail Zentrale" (absteigend nach Priorität). Bei Organisationen "E-Mail Zentrale" Wie wird gesucht? Eine Suche nach 'Cle' liefert alle Einzelkontakte, bei denen der Inhalt mindestens einer der Felder Vorname, Nachname, Firmenname mit 'Cle' beginnt. Für Organisationen wird das Feld Firmenname berücksichtigt. Wenn das '@'-Zeichen Teil der Suche ist, wird zusätzlich in den E-Mail Feldern gesucht. Dies sind bei Einzelkontakten "E-Mail Geschäftlich", "E-Mail Geschäftlich 2", "E- Mail Privat", "E-Mail Privat 2", "E-Mail Zentrale" und bei Organisationen "E-Mail Zentrale". Eine Suche nach 'Cle S' würde alle Adressen liefern, bei denen die oben genannten Felder entweder mit 'Cle' oder mit 'S' beginnen. Besonderheiten ios verwendet die globale Adresssuche (im Hintergrund) auch, wenn man den Empfänger einer E- Mail eingibt. In Windows Phone 7 steht diese Funktion ab Version 7.0.7389.0 zur Verfügung. Dort ist sie in der Kontakt-App über das Lupensymbol zu finden. Android unterstützt diese Funktion bisher noch nicht nativ. Um die Funktionalität zu nutzen, ist eine separate App wie z. B. Corporate Addressbook (getestet in Version 1.2.3) notwendig. Wichtiger Hinweis zur Vermeidung von Dubletten Die Endgeräte bieten mitunter an, die gefundenen Kontakte im lokalen Adressbuch zu speichern. Diese auf den ersten Blick sinnvolle Funktion hat jedoch zur Konsequenz, dass in CAS genesisworld ein neuer Kontakt angelegt wird und dadurch Dubletten entstehen. 6.4.4 Bezeichnung der Listen auf dem mobilen Endgerät Bisher wurden beim Einrichten von Mobile sync auf dem Endgerät die Kontaktliste mit 'Contacts', der Kalender mit 'Calendar' bezeichnet. Die Bezeichnung wird fortan auf 'Mobile sync' geändert. Hierzu ist ein erneutes Einrichten des Kontos auf dem Endgerät notwendig. 30
Erweiterungen in den Modulen 6.5 Mobile Apps Seit dem Software-Update x3.0.4 ist das Modul Mobile Apps automatisch in der Premium Edition und damit auch in der Suite enthalten. Benutzer mit Premium-Lizenz bzw. Suite benötigen keine separate Mobile Apps Lizenz mehr, um die diversen Apps nutzen zu können. Dies gilt auch für die Version 12.0.16. 6.6 Marketing pro Das Erfassen von Reaktionen zu Kampagnen z. B. aus einer Adresse über das entsprechende Register ist nun auch ohne Marketing pro Lizenz möglich; eine Standard-Lizenz ist ausreichend. 6.7 Form und Database Designer Neues Element Kennzahlfeld Das Kennzahlfeld wird zur Aggregation von Werten über mehrere Datensätze verwendet. Man kann beispielsweise auf einer Adresse ein Kennzahlfeld setzen und von allen verknüpften Projekten den Umsatz aufsummieren. Wahlweise kann der ermittelte Wert in ein Feld gespeichert werden. Es stehen die Funktionen Minimum, Maximum, Durchschnitt und Summe zur Verfügung (je nach gewähltem Feld stehen nicht alle Funktionen zur Verfügung, z.b. kein Durchschnitt für Datumsfelder). Über Filter, Teilnehmer und Verknüpfungsarten kann eingeschränkt werden, welche Datensätze aggregiert werden sollen. Modul Form Designer: Zusatzfunktion im Objektinspektor für Felder Für einige Felder, die bereits im Standard ausgeliefert werden, wurden die Optionen im Register Zusatzfunktion des Objektinspektors für Felder deaktiviert, da es hier zu Konflikten mit der Standard-Funktionalität kommen konnte. Die hier erwähnte Verhaltensänderung tritt nur in Kraft, wenn für das betroffene Feld noch keine Zusatzfunktion eingestellt wurde. Verknüpfungsfelder und Verknüpfungslisten Verknüpfungsfelder/-listen bzw. Indirekte Verknüpfungen berücksichtigen nun auch die Verknüpfungsart Primärverknüpfung. Wird ein neues Verknüpfungsfeld bzw. indirekte Verknüpfung oder eine Verknüpfungsliste angelegt, so kann der Masken Designer nun bei Auswahl der Verknüpfungsart auch die Primärverknüpfung berücksichtigen. 31
Erweiterungen in den Modulen Neue Zusatzfunktion Verzeichnis bei Feldern des Datentyps varchar Felder des Datentyps varchar können nun zur Auswahl und Anzeige eines Dateiverzeichnisses verwendet werden. Anpassung der Konfiguration der Verknüpfungsliste an das Verknüpfungsfeld Auch bei Verknüpfungslisten kann nun unabhängig voneinander eingestellt werden, ob die Schaltflächen Neue Verknüpfung, Verknüpfen mit und Verknüpfung entfernen angeboten werden sollen. Typkonvertierung in Formeln Im Formel-Editor für Form Designer und Reportansichten sind jetzt Funktionen ToString, ToInt, ToFloat, ToBool, DateToString und StringToDate zur Typkonvertierung verfügbar. So können beispielsweise Strings, die ein Datum enthalten, in ein Datum konvertiert werden. Datum hochzählen Im Formel-Editor für Form Designer und Reportansichten sind jetzt Funktionen AddDay, AddMonth und AddYear zur Bearbeitung von Datumswerten verfügbar. Damit kann ein Datum um x Tage, Monate oder Jahre hochgezählt werden. Formelgesteuerte URL für das Web-Element Die URL für ein Web-Element kann jetzt auch über eine Formel eingegeben werden. Pflichtfeldbedingung in Abhängigkeit einer Formel Der Administrator kann nun auch Felder als Pflichtfeld deklarieren, wenn bestimmte Bedingungen einer Formel erfüllt sind, so kann sich nun die Pflichtfelddefinition dynamisch den eingetragenen Werten eines Datensatzes anpassen. Ergebniswert eines nicht sichtbaren Formelfeldes speichern Der Administrator kann nun einstellen, ob der Ergebniswert eines Formelfeldes auch dann in der Datenbank gespeichert werden soll, wenn das Formelfeld an sich nicht sichtbar auf der Oberfläche ist. Diese Einstellung gilt für Formelfelder, die sich auf einem per Formel ausgeblendeten Abschnitt befinden oder auf einem Register, das nicht geöffnet wird. Ein Formelfeld speichert auch mit der Einstellung nicht in das zugewiesene Datenbankfeld, wenn es über die Einstellung Sichtbarkeit für den aktuellen Benutzer oder eine seiner Gruppen ausgeblendet ist. Register Allgemein Das Register Allgemein im Datensatz-Typ E-Mails kann nun ebenfalls analog zu den anderen Datensatz-Typen mit Hilfe des Form Designers erweitert werden. 32
Erweiterungen in den Modulen Steuerung der anzuzeigenden Felder eines Verknüpfungsfeldes über eine Formel Der Administrator kann nun über eine Formel steuern, welche Felder des verknüpften Datensatzes in einem Verknüpfungsfeld Neue Verknüpfung angezeigt werden sollen. Diese Option ist bei einem indirekten Verknüpfungsfeld Neue indirekte Verknüpfung nicht möglich. 6.8 Helpdesk Das Modul Helpdesk profitiert von vielfältigen Erweiterungen, so wurde der Helpdesk online einem Redesign unterzogen und ist nun z.b. auch komplett mehrsprachenfähig. Auch unterstützt nun die serverseitige Archivierung von E-Mails die automatische Verknüpfung zum entsprechenden Ticket, wenn der Betreff eine Ticketnummer enthält. Weitere Details zum neuen Helpdesk online werden separat zur Verfügung gestellt. 6.9 Report Anzeigen von Veränderung durch relative Werte In der Visualisierung eines Reports stehen die relativen Felder Abweichung, Abweichung %, Anteil % Spalte und Anteil % Zeile zur Verfügung. Diese Felder können zu einem Daten-Feld in der Visualisierung, beispielsweise Umsatz, hinzugefügt werden. Je nach Gruppierung der Spalten wird die Veränderung, beispielsweise nach Jahren, angezeigt. Restaufwand nach Datum gruppieren Bei Auswahl von Ressourcenplänen ist jetzt das Register Ressourcenpläne in den Eigenschaften einer Reportansicht verfügbar. Wird hier die Option Restaufwand nach Datum gruppierbar gewählt, sind in der Reportansicht Felder für den Restaufwand sowie für die Gruppierung nach Jahren, Quartalen, Monaten und Wochen verfügbar. Mit der Option Betrachtungszeitraum einschränken wird nur der Aufwand im gewählten Zeitraum angezeigt. Datum der letzten Feldänderung auch als vorberechneter Wert Wird für ein Feld das Datum der letzten Feldänderung ermittelt, so ist das Ergebnis nun auch im Formel-Editor als vorberechneter Wert verfügbar. Erhöhung der Performanz bei größeren Reports In den Eigenschaften einer Report-Ansicht ist nun die Option Nur in Visualisierung verwendete Felder laden verfügbar. Wird diese gesetzt, so werden beim Öffnen der Reportansicht oder beim Erstellen des Berichts aus der Vorlage nur Felder geladen, die entweder in der Visualisierung oder im gewählten Crystal Reports Design verwendet werden. Beim Einblenden der Konfiguration in 33
Erweiterungen in den Modulen der Reportansicht werden alle weiteren in den Ansichtseigenschaften gewählten Felder nachgeladen und können zur Ansicht hinzugefügt werden. 6.10 Weitere Zusatzmodule Modul Project und Helpdesk Ist Project oder Helpdesk im Einsatz, so können Zeiterfassungen angelegt werden. Diese können nun für einen kompletten Urlaub in der Zukunft erfasst werden (unabhängig des eingestellten Zeitfensters für Zeiterfassungen). Damit dies möglich ist, muss in der Management Konsole, im Bereich Zeiterfassung die Option Laufenden oder am nächsten Werktag startenden Urlaub komplett erfassen gesetzt sein. Das Register Vorgänger im Datensatz Vorgang wurde früher immer ausgeblendet, wenn das Feld Typ den Wert Ticket enthielt. Diese Einstellung wurde mit der x4 entfernt, so dass die Sichtbarkeit des Registers mit der entsprechenden Einstellung in der Management Konsole, Bereich Sonstiges, Sichtbarkeit der Register gesteuert werden kann. Nach einem Update auf die x4 muss die Einstellung nun einmalig von einem Administrator vorgenommen werden. Modul Survey Falls ein Anwender nur lesende Rechte auf den Stamm-Datensatz des Fragebogens hat, kann er nun trotzdem einen zugehörigen Fragebogen im entsprechenden Register bearbeiten und speichern. Modul ERP connect Beim Abgleich mit einem ERP-System kann nun ein Schlüsselfeld definiert werden. Wird nun bei einem Abgleich aus dem ERP-System eine Adresse mit identischen Wert in diesem Feld gefunden, so wird die Adresse in CAS genesisworld durch den Datensatz aus dem ERP-System aktualisiert. 34
Smart access 7 Smart access Mit Smart access wird für alle interessierte Kunden und Partner ein neuer Client als Preview bereitgestellt. Damit setzt die CAS Software AG auf eine völlig neue und intuitive Benutzeroberfläche, die es dem Anwender ermöglicht, seine Termine, Kontakte, Aufgaben, Projekte und Vorgänge zu verwalten sowie lesend auf weitere Datensätze und verknüpfte Daten zuzugreifen. Smart access steht in den Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung und soll im Echteinsatz verwendet werden. Folgende Screenshots geben einen kleinen Einblick in die Welt des neuen Smart access: 35
Smart access 7.1 Unterstützte Datensatztypen bzw. Apps In der aktuellen Preview-Version von Smart access sind die einzelnen Datensatztypen in Form von Apps abgebildet. Die folgende Liste gibt einen Überblick darüber, welche Apps existieren und welche Operationen erlaubt sind. Kontakte: Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Lesen Kalender/Termine: Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Lesen Aufgaben: Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Lesen Projekte: Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Lesen Vorgänge: Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Lesen Dokumente: Lesen Verkaufschancen: Lesen Telefonate: Lesen 7.2 Allgemeiner Aufbau von Smart access Smart access bietet dem Anwender verschiedene Apps, über welche der Einstieg erfolgt. Die erste Seite beim Start einer App für Datensatz-Typen ist meist ähnlich aufgebaut: 36
Smart access Rechts oben wird eine Suche angezeigt. In der App für Kontakte eine Suche nach Kontakten, in der App Dokumente eine Suche nach Dokumenten usw. Rechts unten werden die Ansichten für den Datensatz-Typ angezeigt, die in Ihrem Startnavigator des Windows-Clients von CAS genesisworld enthalten sind. Der Startnavigator wird in den Einstellungen des Windows-Clients festgelegt. Dieser Navigator muss in der Datenbank gespeichert sein. Der Startnavigator wird vom Administrator festgelegt. Wenn Sie die erforderlichen Rechte vom Administrator erhalten haben, können Sie einen eigenen Startnavigator anlegen und eintragen. Ausnahme Kalender: Für den Datensatz-Typ Termine sind zwei Apps vorhanden: Die App für Termine zeigt rechts oben eine Suche nach Terminen und darunter alle zukünftigen Termine ab dem aktuellen Zeitpunkt. Die App für den Kalender zeigt die grafische Anzeige (Wochenansicht) des Kalenders mit Ihren Terminen. 7.3 Funktionen der App Kontakte 7.3.1 Neuanlage einer Person/Organisation In der App Kontakte steht die Möglichkeit zur Verfügung, eine neue Person (Einzelkontakt) bzw. Organisation (Firma) anzulegen. 37
Smart access 7.3.2 Neuanlage über den Kontaktassistenten Der Kontaktassistent erlaubt es, aus einem sich in der Zwischenablage befindlichen Text kontaktrelevante Bestandteile zu erkennen und diese dem entsprechenden Feld zuzuordnen. So kann z. B. auf schnelle Art und Weise eine neue Organisation bzw. Person angelegt werden, deren Anschrift von einer Firmen-Webseite kopiert wurde. 38
Smart access 7.3.3 Ansprechpartnerbildung / Auflösung Eine Person in Form eines Einzelkontaktes kann einer Organisation zugeordnet und damit zu einem Ansprechpartner werden. Hierzu steht innerhalb eines geöffneten Einzelkontaktes die Funktion Organisation zuordnen zur Verfügung. Analog zu CAS genesisworld existiert hier die Möglichkeit, bestimmte Informationen der Organisation (z. B. die Anschrift) für den Ansprechpartner zu übernehmen und synchron zu halten. Besteht bereits eine Zuordnung einer Person zu einer Organisation, so kann diese über die Funktion Zuordnung zur Organisation lösen aufgehoben werden. Damit wird ein Ansprechpartner in einen Einzelkontakt geändert. 7.3.4 Suchen auf Feldebene Neben der einfachen Suche existiert in der Kontakte-App die Erweiterte Suche. Diese erlaubt das Suchen nach Kontakten auf Basis von bis zu drei Feldern (des String-Datentyps). Innerhalb der Feldauswahl werden einige Felder zusammengefasst - so wird bspw. bei Auswahl des Feldes Telefon in den einzelnen Feldern Telefon gesch., Telefon privat. etc. gesucht. Damit muss nicht in jedem Feld separat gesucht werden. Die folgende Liste gibt einen Überblick über die zusammengefassten Felder: Firma: Firma1, Firma2 Ort: Ort, Ort (Liefer), Ort (Privat), Postfach Ort, Postfach Ort (Liefer) PLZ: PLZ, PLZ (Liefer), PLZ (Privat), Postfach PLZ, Postfach PLZ (Liefer) Straße: Straße, Straße (Liefer), Straße (Privat) Teilort: Teilort, Teilort (Liefer), Teilort (Privat) Staat/Region: Staat/Region, Staat/Region (Liefer), Staat/Region (Privat) Postfach: Postfach, Postfach (Liefer) Zusatzinfo: Zusatzinfo, Zusatzinfo (Liefer), Zusatzinfo (Privat) 39
Smart access Telefon: Telefon (Mobil), Telefon (Mobil 2), Telefon (Geschäftlich), Telefon (Geschäftlich 2), Telefon (Privat), Telefon (Privat 2), Telefon (Sekretärin),Telefon (Zentrale) Fax: Fax (Geschäftlich), Fax (Privat), Fax (Zentrale) E-Mail: E-Mail (Geschäftlich), E-Mail (Privat), E-Mail (Geschäftlich 2), E-Mail (Privat 2), E-Mail (Zentrale) Die Felder der Suchanfrage werden standardmäßig mit dem Operator und verbunden. 7.3.5 Autovervollständigung bei Eingabe einer Postleitzahl Bearbeitet man einen bestehenden Kontakt oder erstellt einen neuen Kontakt so wird der Ort und Teilort bei Eingabe der Postleitzahl während der Eingabe automatisch ergänzt. Vorausgesetzt der Ort liegt innerhalb Deutschlands. 7.3.6 Deaktivierte Kontakte Deaktivierte Kontakte werden analog zu CAS genesisworld in den Ansichten berücksichtigt und entsprechend visualisiert. In den Suchergebnissen werden deaktivierte Kontakte nicht dargestellt. Ist ein Kontakt deaktiviert wird dieser in Listenansichten mittels durchgestrichener Linien gekennzeichnet. Innerhalb einer Datensatzmaske weist eine separate Informationsleiste darauf hin. 7.3.7 Definition Standard-E-Mail-Adresse Im Bearbeitungsmodus eines Kontaktes kann die Standard-E-Mail-Adresse definiert werden. Dabei stehen nur diejenigen E-Mail-Adressen zur Verfügung, die auch befüllt sind. 40
Smart access 7.3.8 Erlaubte und bevorzugte Kontaktart Es können nur Kontaktarten als bevorzugt definiert werden, die auch erlaubt sind. Ist eine Kontaktart bevorzugt, wird aber als nicht mehr erlaubt definiert, so erscheint ein entsprechender Hinweis. 7.3.9 E-Mail Validierung E-Mail-Felder werden bei Eingabe auf deren Gültigkeit geprüft. 7.4 Funktionen der Apps Kalender und Termine 7.4.1 Wochenansicht Im Kalender werden Termine und Urlaube übersichtlich in Form einer Wochenansicht angezeigt. Einträge für Urlaub werden im Kalender lesend angezeigt. Diese Daten lassen sich nicht bearbeiten. 7.4.2 Teamkalender Links neben der Wochenansicht werden unter Team alle Benutzer, Gruppen und Ressourcen von CAS genesisworld angezeigt. Ihr Name ist markiert, weil zunächst Ihr Kalender angezeigt wird. Im Teamkalender können mehrere Benutzer, Gruppen oder Ressourcen mit gedrückter Strg-Taste markiert und im Kalender angezeigt werden. Geben Sie in das Suchfeld mehrere Namen mit Komma getrennt ein, wird der entsprechende Teamkalender angezeigt. 7.4.3 Einladungen zu Terminen Einladen ist bei Terminen möglich. Wie im Windows-Client haben Sie das Recht Bearbeiten an einem Termin, zu dem Sie eingeladen wurden. Wenn Sie zu einem Termin eingeladen wurden, sind die Schaltflächen Zusagen und Ablehnen im Datensatz vorhanden. 7.4.4 Exchange Connect: Zugriff auf Termine/Aufgaben Wurde Exchange connect für Termine bzw. Aufgaben eingerichtet, ist im Smart access nur noch lesender Zugriff auf den entsprechenden Datensatz-Typ (Termine bzw. Aufgaben) möglich, da Microsoft Exchange hier das führende System ist. Dabei wird wie bisher auch bei allen Teilnehmern des Termins der Termin des Organizers angezeigt. 7.5 Allgemeine Funktionen 41
Smart access 7.5.1 Single Sign On Der Anmeldevorgang kann durch Single Sign On vereinfacht werden. Dies bedeutet, dass die Anmeldung bei CAS genesisworld mit dem aktuell angemeldeten Windows-Benutzer möglich ist. Voraussetzung hierfür ist die Aktivierung der integrierten Windows-Authentifizierung in der Benutzerverwaltung der Management Konsole. Der Anwender hat dann die Möglichkeit, Single Sign On in der Einstellungs-App von Smart access zu aktivieren bzw. zu deaktivieren. 7.5.2 Verknüpfen In Smart access lassen sich alle Datensätze mit allen anderen Datensätzen verknüpfen. Allerdings lässt sich immer nur eine Verknüpfung eintragen., dass Verknüpfungsarten nicht unterstützt werden verknüpft wird immer mit der Verknüpfungsart Allgemein. 7.5.3 Verknüpfungen entfernen in erweiterter Akte In der erweiterten Liste der Akte können gleichzeitig mehrere Verknüpfungen zu einem Datensatz entfernt werden. 7.5.4 Rückfrage bei ungespeicherten Änderungen CAS genesisworld Smart access prüft beim Abmelden, ob aktuell ungespeicherte Änderungen vorliegen. Der Anwender hat daraufhin die Möglichkeit, den Abmeldevorgang abzubrechen. 7.5.5 Anzahl dargestellter und selektierter Datensätze In Listendarstellungen wird nun die Anzahl der in der Liste enthaltenen Datensätze angezeigt. Im Selektionsmodus der Akte wird zusätzlich angezeigt, wie viele Datensätze markiert sind. 42