Informationstechnologie Organisationsbasiertes Rollenkonzept Österreichische Post AG Ingrid Brunner 09.05.2007
Österreichische Post AG 1 Die Österreichische Post AG ist Österreichs führender Dienstleister in der Postbeförderung. Gegründet wurde die Österreichische Post AG am 3. März 1999. Zu den Hauptgeschäftsbereichen der Österreichischen Post AG zählen die Erbringung von Leistungen des Post- und Paketdienstes, sowie die Abwicklung von Finanzgeschäften in Kooperation mit dem langjährigen Partner Postsparkasse.
Österreichische Post AG 2 Organisationsstruktur UNTERNEHMENSLEITUNG Dr. Wais zentrale Funktionen Dr. Jettmar zentrale Funktionen Dipl.-Ing. Hitziger Dr. Götz DIVISION BRIEF DIVISION PAKET & LOGISTIK DIVISION FILIALNETZ Briefpost Paketlogistik Österreich Filialen Infomail Paketlogistik Kroatien Philatelie Medienpost Paketlogistik Slowakei Brieflogistik Business Services Stand: April 2006
Österreichische Post AG 3 Organisationsstruktur UNTERNEHMENSLEITUNG Dr. Wais zentrale Funktionen Dr. Jettmar zentrale Funktionen Zentrale Funktionen Vorstandsbereich Dr. Wais Generalsekretariat Corporate Communications Investor Relations Strategie und Konzernentwicklung Personalmanagement Unternehmensrevision Vorstandsbereich Dr. Jettmar Finanzwesen, Treasury Management Rechnungswesen Unternehmenscontrolling Informationstechnologie Recht Personaladministration Zentraler Einkauf Corporate Real Estate Stand: April 2006
Österreichische Post AG 4 Ausgangssituation Unterschiedliche Personalprozesse Personal- und IT-Prozesse nicht gekoppelt Verteilte Supportbereiche und Zuständigkeiten IT-Sicherheit erfordert hohen Personalaufwand Personalbedarf im Fachbereich Personalinformationen Personalverwaltung Stammdatenerfassung Arbeitsplatzzuteilung Beantragt Rechte Zentraler Admin Accountanlage Rechtezuteilung Admin im Fachbereich
Österreichische Post AG 5 Projektziele Integration der Personal- und Organisationsdaten Reduktion des Administrationsaufwandes zur Account- und Rechteverwaltung Rollen-Modell: Ableitung aus Funktion und Organisationszugehörigkeit Unterbinden von Rechtemitnahme bei Arbeitsplatzwechsel Zentrale Beantragung von Zugriffsrechten Bereitstellung von Rechteübersicht für Vorgesetzte Zentrale Auditier- und Nachvollziehbarkeit Zielsysteme Zugriff Anwender Benutzerverwaltung / Identitymanager Division Zentrale Einheit Personalverwaltung Ressourcenverantwortlicher Audit Implementierung eines Identitymangement Systems IT (Richtlinien) Vergabe- und Entzug Auditor Anwendungsentwicklung
Österreichische Post AG 6 Kennzahlen Personal- und Organisationsdaten 3.900 Organisationseinheiten 221 Organisationsänderungen pro Jahr 26.000 Mitarbeiter 88.500 Arbeitsplatzwechsel pro Jahr 8.600 Personalzugänge/-abgänge Ca. 2.000 Standorte Benutzerverwaltung 28.000 Anwender 80 Ressourcen mit Rechteverwaltungen 14.000 Mitarbeiter haben Berechtigungen auf 950 Fileshares 2.743 Gruppenpostfächer (+ 2.350 persönliche)
Österreichische Post AG 7 2003 Projektidee -> Voranalyse Erhebung der Rechte einer Division Befragung der Vorgesetzten -> Arbeitsplatzbezogene Rechteerhebung Erkenntnis: Thema ist zu abstrakt und daher Missverständnisse Zu viele unterschiedliche Rechte -> Besitzanspruch der Mitarbeiter auf ihre Rechte Zu hoher Organisationsaufwand für Rollenabsegnung Entscheidung: Gesamtprojekt gestoppt -> Verbesserung der Rahmenbedingungen
Österreichische Post AG 8 2004 Koordination mit Personalbereich Aufbau Metadirectory -> Datenquelle für IDM-Informationen Entwicklung des Personal- und Organisationsverzeichnisses Administrationstool für Benutzerverwaltung im ADS Datenbereinigung ADS (25% der Accounts wurden gelöscht) Personalbedarf im Fachbereich Personalinformationen Personalverwaltung Stammdatenerfassung Arbeitsplatzzuteilung Beantragt Rechte Zentraler Admin Accountanlage Rechtezuteilung Admin im Fachbereich
Österreichische Post AG 9 2005 Behebung Prozessmängel -> Standardisierung durch Automatisation Erweiterung des Administrationstools (Selbstadministration von AD-Gruppen, Bereitstellung der Rechteübersicht) Verringerung der Accountverwaltungen und Einsatz von regelbasierter Provisionierung Konsolidierung der SAP-Systeme Keine eigenen Rechteverwaltungen in neuen Applikationen Bereinigung Exchange (Verringerung des Gesamtvolumens um 25%) Personalbedarf im Fachbereich Personalinformationen Personalverwaltung Stammdatenerfassung Arbeitsplatzzuteilung Personal- und Organisationsstammdaten Beantragt Rechte Zentraler Admin Stammdatenabgleich Regelbasierte Provisionierung Accountanlage Rechtezuteilung Admin im Fachbereich
Österreichische Post AG 10 2006 Konzept für ein zentrales System Personalaufnahme Einheitlicher Personalaufnahmeprozess Funktionsabbildung laut Towers Perrin im Personalsystem Datentransfer mehrmals täglich IDM System Direkt/indirekt 4-dimensionales Rollenmodell Portalfunktionen für Fachbereich Workflowunterstützung (Beantragung-> Genehmigung->Vergabe/Entzug) Provisionierungstiefe auf Rechteebene Allgemeine Durchführungsbestimmung erstellt Rahmenwerk für Workflow, Grundprozesse und Standards für Autorisierungen
Österreichische Post AG 11 2006 Organisation - > Rollenmodell Funktionsrollen laut Towers Perrin 20 Rollen für 20.000 Mitarbeiter 170 Rollen für 5.000 Mitarbeiter
Österreichische Post AG 12 2007/2008 Technische Umsetzung 80% Rollen 20% Einzelrechte
Österreichische Post AG 13 Danke