Buchungs- und Umsatzsteuerzeitraum ändern Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1109 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweisen 2.1. Kontrolle im Mandanten 2.2. Umstellung der Buchungsperioden bei der ersten Jahresübernahme 2.3. Umstellung des Umsatzsteuerzeitraums 2.4. Umstellung der Buchungsperioden von vierteljährlich auf monatlich 2 2 2 3 4 6 2.4.1. Im Umstellungszeitraum wurde noch nicht gebucht 7 2.4.2. Im Umstellungszeitraum wurde bereits gebucht 8 2.5. Buchungsperioden umstellen 10
Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die Umstellung von Buchungs- und Umsatzsteuerzeiträumen. 2. Vorgehensweisen Überblick 1. Kontrolle im Mandanten 2 2. Umstellung mit der ersten Jahresübernahme 3 3. Umstellung des Umsatzsteuerzeitraums 4 4. Umstellung der Buchungsperioden von vierteljährlich auf monatlich 10 5. Buchungsperioden umstellen 10 2.1. Kontrolle im Mandanten»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. Auswertungszeitraum Der Auswertungszeitraum ist von der Buchungsperiode abhängig. So kann eine vierteljährlich oder jährlich erfasste Buchhaltung nicht monatlich ausgewertet werden. Hingegen können bei einer monatlichen Buchungsperiode auch vierteljährliche sowie jährliche Auswertungen erzeugt werden.
Seite 3 2.2. Umstellung der Buchungsperioden bei der ersten Jahresübernahme Beispiel Mit dem Jahreswechsel soll die Buchungsweise umgestellt werden. Lösung 1. Jahresübernahme starten:»bestand Jahresübernahme«. 2. Im Assistenten auf Schaltfläche <Weiter> bis zum Fenster»Stammdaten-Änderung«klicken. 3. Option <Anzahl der Buchungsperioden (monatlich, vierteljährlich, jährlich)> auswählen. 4. Schaltfläche <Weiter> klicken und Jahresübernahme beenden. = Das neue Wirtschaftsjahr wird automatisch angelegt. 5. Im neuen Wirtschaftsjahr kann die Buchungsweise und der Umsatzsteuerzeitraum frei bestimmt werden:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. 6. Zur Übernahme der Vortragswerte wiederholten Sie die Jahresübernahme ohne eine Stammdaten-Änderung.
Seite 4 2.3. Umstellung des Umsatzsteuerzeitraums Der Umsatzsteuerzeitraum kann nur abhängig von der Buchungsperiode geändert werden. Die Möglichkeiten zur Umstellung des Umsatzsteuerzeitraumes entnehmen Sie folgender Tabelle: Buchungsperioden Monatlich Vierteljährlich Möglicher Umsatzsteuerzeitraum Monatlich Vierteljährlich Jährlich Vierteljährlich Jährlich Beschreibung Der Umsatzsteuerzeitraum kann bei einer monatlichen Buchungsweise jederzeit umgestellt werden. Weitere Details finden Sie auf Seite 4. Für die Umstellung zur monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung muss die Buchungsweise angepasst werden. Weitere Details siehe Seite 6. Für den Wechsel zwischen vierteljährlich/jährlich bzw. jährlich/ vierteljährlich folgen Sie der Beschreibung auf Seite 4. Jährlich Nur jährlich. Für die Umstellung auf einen anderen Umsatzsteuerzeitraum muss auch die Buchungsweise angepasst werden (siehe Seite 10). Gemischt Bis zum Stichtag vierteljährlich Nach dem Stichtag nur monatlich Bei dieser Buchungsperiode wurde die Buchungsweise von vierteljährlich auf monatlich umgestellt. Der Stichtag beschreibt das Quartalsende, an dem die Buchungsweise umgestellt wurde. Achtung Die Buchungsperioden können für dieses Wirtschaftsjahr nicht mehr bearbeitet werden.
Seite 5 Die Umstellung des Umsatzsteuerzeitraums erfolgt in den Mandanten-Programmdaten:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. Achtung Nach Speichern der Änderungen am Umsatzsteuerzeitraum erhalten Sie eine Abfrage zur Periodenverarbeitung. Beantworten Sie die Abfrage mit <Ja>.
Seite 6 2.4. Umstellung der Buchungsperioden von vierteljährlich auf monatlich Für die Umstellung der Buchungsperiode darf das Quartal nicht bebucht sein, zu dem die Umstellung erfolgt. Vorgehensweise 1. Kontrolle im Mandanten:»Bearbeitung Abrechnungsnummern bearbeiten«. 2. Welcher Fall liegt vor? Buchungs- und Umsatzsteuerzeitraum vor der Umstellung Weitere Vorgehensweise Im Umstellungszeitraum wurde noch nicht gebucht 7 I. Quartal Vierteljährliche Buchungsweise und Umsatzsteuer-Voranmeldung Bebucht II. Quartal Vierteljährliche Buchungsweise und Umsatzsteuer- Voranmeldung Keine Buchungen vorhanden Im Umstellungszeitraum wurde bereits gebucht 8 Bebucht Bebucht Buchungs- und Umsatzsteuerzeitraum nach der Umstellung I. Quartal April Mail Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Vierteljährliche Buchungsweise und Umsatzsteuer- Voranmeldung Monatliche Buchungsweise und Umsatzsteuer-Voranmeldung Die Buchungsperioden sowie der USt-Zeitraum stehen nun in den Mandanten-Programmdaten auf»gemischt«. Eine weitere Bearbeitung der Perioden ist für dieses Wirtschaftsjahr nicht mehr möglich:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«.
Seite 7 2.4.1. Im Umstellungszeitraum wurde noch nicht gebucht Das II. Quartal ist nicht bebucht. Somit kann die Buchungsweise sofort umgestellt werden. 1.»Bearbeitung Periodenstruktur ändern (Quartal Monat)«. 2. Bei II. Quartal die Option <Umstellungszeitraum zu dieser Periode> auswählen. 3. Schaltfläche <Umstellung durchführen>.
Seite 8 2.4.2. Im Umstellungszeitraum wurde bereits gebucht In den nächsten Schritten werden: Die Buchungen des II. Quartals monatlich ausgelesen und dann gelöscht. Die Buchungsperioden mittels der Programmfunktion umgestellt. Die Buchungen monatlich wieder eingelesen. Erstellen Sie unbedingt eine aktuelle Datensicherung des Mandanten:»Tools aktuellen Mandanten sichern«. 1. Buchungen getrennt nach Monaten auslesen Wenn im II. Quartal nur wenige Buchungen erfasst wurden (circa 5 bis 10 Buchungen), wird empfohlen, diese Buchungen zu löschen und später mithilfe einer zuvor ausgedruckten Primanota neu zu erfassen. 1.»Transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen«. 2. Abrechnungsnummer erfassen. In Beispiel betrifft es das II Quartal und somit die Abrechnungsnummer 2. 3. anklicken. Buchungen selektieren. Buchungen monatsweise selektieren. Im Feld»Daten«den gewünschten Monat erfassen, z. B. 01.04.2015 30.04.2015. Schaltfläche <Selektieren> klicken. Schaltfläche<Übernehmen> klicken.
Seite 9 4. Im Fenster»Buchungen auslesen«: Option <Agenda-Format> wählen. Dateinamen vergeben. Optional kann ein eigener Speicherort bestimmt werden. Schaltfläche <Starten> klicken. Achtung Wenn auch die weiteren Monate des Quartals bereits bebucht wurden, wiederholen Sie die Schritte analog. 2. Abrechnungsnummer 2 ( 2 = Quartal) löschen 1.»Bearbeitung Abrechnungsnummern bearbeiten«. 2. Abrechnungsnummern markieren und Klick auf. 3. Umstellung der Buchungsperioden»Bearbeitung Periodenstruktur ändern (Quartal Monat)«. Eine detaillierte Beschreibung finden Sie auf Seite 7. 4. Buchungen monatsweise einlesen»transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen«.
Seite 10 2.5. Buchungsperioden umstellen Eine weitere Umstellungsvariante ist das Vergrößern oder Verkleinern von Buchungsperioden. Dabei ist die Vorgehensweise unterschiedlich. Buchungsperiode wird vergrößert vorher Buchungsperiode nachher Umstellung möglich für Monat Quartal Nur komplettes Jahr Monat Quartal Jahr Jahr Nur komplettes Jahr Nur komplettes Jahr Erstellen Sie unbedingt eine aktuelle Datensicherung des Mandanten: Mandanten sichern«.» Tools aktuellen 1. Buchungen auslesen»transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen«. 2. Abrechnungsnummern löschen 1.»Bearbeitung Abrechnungsnummer bearbeiten«. 2. Alle Abrechnungsnummer markieren. 3. Abrechnungsnummern mit Klick auf löschen. 3. Buchungen wieder einlesen»transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen«.
Seite 11 Buchungsperiode wird verkleinert vorher Buchungsperiode nachher Umstellung möglich für Jahr Quartal Nur komplettes Jahr Jahr Monat Nur komplettes Jahr Quartal Monat Unterjährig oder komplettes Jahr Erstellen Sie unbedingt eine aktuelle Datensicherung des Mandanten: Mandanten sichern«.» Tools aktuellen 1. Buchungen auslesen»transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen«. An dieser Stelle müssen die Buchungen getrennt werden, um sie anschließend in die kleineren Zeiträume einlesen zu können. Nutzen Sie hierzu das -Symbol. (s. Buchungen getrennt auslesen) 8 2. Abrechnungsnummern löschen»bearbeitung Abrechnungsnummer bearbeiten«. Alle Abrechnungsnummer markieren. Abrechnungsnummern mit Klick auf löschen. 3. Buchungsperioden umstellen»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. 4. Buchungen wieder einlesen»transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen«.