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Das Modul Kassenwesen ist vollständig in das Haushaltswirtschaftssystems Infor LN PPM integriert, da keine Abhängigkeit zu anderen Modulen besteht, ist auch eine autarke Nutzung des Moduls möglich. 2
Ausgehend von den Hauptaufgaben Zahlungsverkehr, Verwaltung der Zahlungsmittel und Liquiditätsplanung soll ein Überblick über die Funktionen dieses Moduls gegeben werden. 3
Der Zahlungsverkehr bietet die Möglichkeiten der maschinellen und manuellen Verarbeitung. Bedient werden die Formate DTAUS, DTAZV, MT940, CAMT. Der maschinelle Zahlungsverkehr besteht aus zwei Säulen. Die erste Säule umfasst die maschinelle Abwicklung aller Auszahlungen und Einnahmen. Dazu gehören SEPA-Zahlungen und Einnahmen incl. der Verwendung von IBAN only, Auslandszahlungen incl. der Erstellung der Meldung DTAZV, Verrechnungen, Eilanweisungen, Verrechnungsschecks, etc. Die Zahlungs- und Lastschriftläufe generieren Dateien im XML Format pain.001 für Überweisungen, im Format pain.008 für Lastschriften, in der jeweils aktuellen Version. Die Zahlungs- und Lastschriftläufe beinhalten eine zweite Prüfung auf Gültigkeit von Bank, Mandat, elektronische Signatur der Belege. Eine erste Prüfung findet bei der Erfassung bzw. Schnittstellenverarbeitung von Belegen statt. Dabei werden u.a. die BLZ- und BIC-Verzeichnisse der Bundesbank genutzt, welche laufend aktualisiert im System zur Verfügung stehen. Die zweite Säule besteht aus der automatisierten Verarbeitung der elektronischen Kontoauszüge, Diese erfolgt systemseitig in vier Schritten - konvertieren, zuordnen, prüfen und buchen. Der Teilprozess Zuordnen basiert auf den Merkmalen - Kassenzeichen, Fremdbelegnummer, passives Mandate, Zahlungspartner, Schwebepostenkennzeichen, Kontenclearing. 4
Der Teilprozess Prüfen prüft die Voraussetzungen für den Buchausgleich im Kontenclearing, die Gültigkeit und Ordungsmäßigkeit der zugeordneten Belege und Zahlungspartner, Buchungsbetrag und Währung sowie USt. Der Buchungsprozess bedient durch die Integration auch Hauptbuch und Kreditoren- /Debitorenbuchhaltung. Zeitgleich bebucht werden Zeit-,Sachund Kontogegenbuch. Es erfolgt eine automatische Generierung von Vorschuss- und Verwahrbuchungen, wenn eine konkrete Zuordnung nicht möglich ist. Auf Wunsch können Zahlungsanzeigen ausgelöst werden. Die Istbuchungen sind sofort haushaltswirksam. Die manuelle Verarbeitung gliedert sich in die Erfassung von Barzahlungen und Scheckannahme, Geld- und Werthinterlegungen, Vorbuchabrechnungen und die Abbildung Interner Aufträge, wie Auflösung von Vorschuss- und Verwahrbuchungen, Umbuchungen, Rückzahlungen/-forderungen. Für Kasseninterne Rückzahlung wird das Vier-Augenprinzip gewahrt. 4
Die Verwaltung der Zahlungsmittel findet in den verschiedenen Büchern der Kasse statt. Jeder buchungspflichtige Vorgang führt automatisch zu einer Buchung/einem Nachweis innerhalb dieser Kassenbücher. Die Vorgänge werden zeitlich und sachlich geordnet sowie übersichtlich, lückenlos und gegen Verfälschung gesichert in den Büchern der Kasse aufgezeichnet. Das Kontogegenbuch und Schalterbuch dienen der Abstimmung der Kassenbuchführung mit dem Kontoauszug bzw. dem Bargeldbestand in den Zahlstellen. Des Weiteren dient es der Kontrolle der Buchhaltung im Sinne der Zeitbuchführung. Ein Kontogegenbuch wird für jeden Zahlungsweg geführt und bildet die Grundlage für den Tagesabschluss. Das Zeitbuch führt sämtliche Istbewegungen der Kasse in zeitlicher Reihenfolge mit Referenz auf Zahlungsart und -weg. Über diese Referenz wird die Verbindung zum Kontogegenbuch hergestellt. Die Referenz zwischen Zeit- und Sachbuch erfolgt über Kassenzeichen und Zeitbuchnummer. In den Sachbüchern der Kasse werden alle Soll- und Istbuchungen eines Haushaltsjahres, gruppiert nach Buchungsstellen und innerhalb der Buchungsstelle sortiert nach Kassenzeichen und zeitlicher Reihenfolge nachgewiesen. Auf Basis der Sachbücher werden zum Jahresabschluss die 5
Kassenreste und Bestände ins nächste Haushaltsjahr vorgetragen. Der Jahresabschluss schafft die Voraussetzungen für die Weiterführung von Vorgängen im folgenden Haushaltsjahr und sichert in der Haushaltsrechnung den Nachweis für die Erfüllung des Haushaltsplanes. 5
Für die Liquiditätsplanung und kontrolle stehen eine Auswahl an Standardberichten zur Verfügung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit der Implementierung kundenspezifischer Abfragen und Berichte, welche im System integriert werden und direkt auf die relevanten Datenbanktabellen zugreifen. 6
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