info@personio.de www.personio.de +49 (89) 1250 1003 Leistungskatalog März 2016
Allgemeine Informationen zur Software Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Personio-Account Employee Self-Service Beliebig viele Mitarbeiterrollen Frei konfigurierbare Zugriffs-, Vorschlags- und Bearbeitungsrechte Auch für verschiedene Standorte anpassbar Komplett auf Deutsch und Englisch verfügbar Unterstützt Single-Sign-On (über OAuth, z.b. durch Google Apps) Automatischer Terminübertrag zu Outlook oder Google Kalender Sicherheitsrelevante Rollen im System (z.b. Administratoren) können über 2-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden Aktiver Support und kontinuierliche Weiterentwicklung auf Basis von Kundenwünschen Mitarbeiterverwaltung Digitale Personalakte Alle relevanten Mitarbeiterinformationen an einem Ort verfügbar. Frei erstellbare Mitarbeiterattribute Sie entscheiden welche Informationen sie in der Personalakte speichern wollen und können ganz einfach jederzeit neue Attribute hinzufügen. Vorlagen für Zeugnisse und Arbeitsverträge Neue Vorlagen sind einfach angelegt und extrahieren benötigte Mitarbeiterinformationen direkt aus der Datenbank. Damit können Sie in wenigen Klicks Zeugnisse oder Arbeitsverträge automatisiert erstellen lassen. Editierbare Dokumentenstruktur Sie entscheiden, welche Dokumentenordner es geben soll und wer jeweils Zugriffs-, Vorschlags- und Bearbeitungsrechte erhalten soll. Mitarbeiterhistorie Alle Statusänderungen und Datenanpassungen werden im System gespeichert und können jederzeit nachvollzogen werden. 1
Upload aller bestehenden Mitarbeiter Mitarbeiterdaten können ganz einfach mit einem Upload ins System eingepflegt werden. Dabei können auch bestehende Urlaube, Bewerber Dokumente oder Gehaltshistorien direkt hochgeladen werden. Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung Fehlzeitenarten konfigurierbar Es können beliebig viele Fehlzeitenarten angelegt werden und im Detail konfiguriert werden (z.b. Gültigkeit nur Wochentags, halbe Tage erlaubt, Übertragsgrenzen etc.). Verschiedene Urlaubsregelungen möglich Pro Fehlzeitenart können mehrere Regelungen zu den entsprechenden Kontingenten hinterlegt werden (z.b. 25 Urlaubstage pro Jahr und 2 Tage pro Monat während Probezeit). Genehmigungsprozesse individuell anlegbar Sie können definieren, welche Genehmigungsschritte nach dem digitalen Einreichen eines Urlaubsantrags durch den Mitarbeiter notwendig sind. (z.b. zuerst muss Zustimmung durch direkten Vorgesetzten durch einen Klick erfolgen, anschließend dann durch den HR-Manager). Automatische Berechnung des Resturlaubes und Überträge ins neue Jahr Das Urlaubskontigent wird anhand der Vorgaben automatisch mitberechnet und Resturlaub kann, wenn gewünscht, ins neue Jahr übertragen werden. Auch das Verfallsdatum von Resturlaub kann frei gewählt werden. Automatische Aufforderung zur Einreichung von Attesten Das System kann bei Krankheit ab einer definierbaren Abwesenheit automatisiert Nachweise/Atteste einfordern. Nach dem Hochladen durch den Mitarbeiter wird automatisch eine Bestätigung des jeweiligen Vorgesetzten eingefordert. Vertreterregelung Mitarbeiter können bei der Urlaubsbeantragung einen Vertreter definieren, der automatisch eine Aufforderung zur Bestätigung der Vertretungsanfrage bekommt. Arbeitszeiterfassung und Überstundenkonto Erfassung von Arbeitszeit 2
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten selbst im System erfassen. Je nach Konfiguration können diese auch von einem Vorgesetzten bestätigt werden müssen. Zuordnung von Arbeitszeitmodellen Es können individuelle Arbeitszeitmodelle erstellt werden und auf Einzelmitarbeiterebene zugeordnet werden. Bildung und Abbau von Überstunden Überstunden werden automatisch aufgebaut und können, je nach Einstellung, in Urlaubszeit oder Gehalt umgewandelt werden. Performance- und Gehaltsverwaltung Individuelle Gehaltsbausteine Löhne können sich aus Fixgehältern, Bonuszahlungen und selbst angelegten, weiteren Vergütungsbestandteilen zusammensetzen. Terminbasierte Gehaltsanpassungen Gehaltsveränderungen können im Vorfeld terminiert werden und entsprechend automatisch ab Geltungszeitpunkt erfasst. Zieldefinition und Performance KPIs Mitarbeiterziele können für frei gewählte Perioden definiert und deren Einhaltung verfolgt werden. Automatische Boni-Berechnung Die Berechnung der Boni kann automatisch über die Zieldefinitionen erfolgen. Lohnbuchhaltung und Exporte für Steuerberater Alle relevanten Informationen für die Lohnabrechnung können in einem Export an Steuerberater oder das Lohnbüro übermittelt werden. Terminierung von Feedbackgesprächen Einladung zu Feedbackgespräch führt zu automatischem Outlook-Kalendereintrag. Möglichkeit Ergebnisse des Gesprächs festzuhalten. Recruiting und Onboarding Abbildung des gesamten Bewerbungsprozesses Individuell konfigurierbare Recruitingphasen, Interviewtypen und automatische Eingangsbestätigungen. 3
Kommunikation mit den Kandidaten Alle Korrespondenzen mit den Bewerbern auf einen Blick und direkte Einladung zu Vorstellungsgesprächen. Multiposting auf über 100 Stellenbörsen Schalten von Anzeigen auf allen relevanten Karriereseiten mit automatisierter Optimierung der Stellenausschreibung. Diesselbe Stellenanzeige kann dabei in Deutsch und Englisch angelegt werden. Tracking der Recruitingkanäle Die Herkunft der Bewerber wird automatisch gespeichert und kann für Berichtszwecke ausgewertet werden. Kostenlose Karriereseite und Recruiting-API Jeder Account erhält eine von uns bereitgestellte HTML-Karriereseite zur Einbindung auf der eigenen Homepage. Darauf können im System angelegte Stellen angezeigt werden und Bewerber können sich direkt hierüber bewerben. Eine Integration in eine bestehende Karriereseite ist über unsere API auch einfach möglich. Frei definierbare On-/Offboardingprozesse Alle Mitarbeiter können eingebunden werden in On- und Offboardingprozesse eingebunden werden (z.b. Neumitarbeiter soll Kontodaten eintragen, IT-Admin soll Laptop konfigurieren, HR Manager soll Dokumente hochladen, etc.). Feedback zu Bewerbern einholen Andere Kollegen können mit einem Klick zur Abgabe von Feedback eingeladen werden und erhalten dabei festgelegte Zugriffsrechte zu Bewerberdokumenten, Nachrichten oder der gesamten Stellenausschreibung. Zur Evaluation von Bewerbern können außerdem beliebige Fragebögen mit Freitextfeldern und Skalen (inkl. Gewichtung) angelegt und ausgewertet werden. Berichte und Exporte Graphisch aufbereitete Reports In verschiedenen Ansichten und für verschiedene Zeiträume anlegbare Übersicht aller im System vorhandenen Daten. Exporte in verschiedenen Formaten Alle Reporte können in verschiedenen Formaten exportiert und für interne Reportingzwecke oder Unternehmenspräsentationen weiter verwendet werden. 4
Vorkonfigurierte Standard-Reports und individuell konfigurierbare Reports Neben einer großen Auswahl vordefinierter Reports können zusätzlich auch individuell konfigurierte Reports erstellt werden. Erinnerungen Systemweite Erinnerungen Alle wichtigen Ereignisse (z.b. Probezeitende, Geburtstage, Neue Bewerber) werden automatisch, abhängig von der Mitarbeiterrolle, auf dem Dashboard angezeigt und können mit einem Klick weiter verarbeitet werden. Individuelle Erinnerungen Neben den Standarderinnerungen kann jeder Mitarbeiter beliebig viele weitere Erinnerungen selbst erstellen um nie etwas zu verpassen. Erinnerungen auch als E-Mail Wenn gewünscht, können alle Erinnerungen auch per E-Mail versandt werden. In Kürze verfügbar Recruiting-Videointerviews Es können zeitlich versetzte Video Interviews mit Bewerbern durchgeführt werden. Dabei wird der Bewerber aus dem System heraus eingeladen eine frei definierbare Anzahl anfragen in kurzen Video-sequenzen zu beantworten. Diese können dann im Bewerberprofil angeschaut und basierend auf dem Eindruck zu weiteren persönlichen Gesprächen eingeladen werden. Massenupload von Dokumenten Künftig kann eine Vielzahl an Mitarbeiterdokumenten nicht nur durch unseren Kundenservice sondern auch direkt über die Personio Benutzeroberfläche hochgeladen werden. Massenoperationen auf Mitarbeitern In der Mitarbeiterübersicht können mehrere Mitarbeiter ausgewählt und anschließend gesammelt editiert oder zu Personio eingeladen werden, ohne die jeweiligen Mitarbeiterprofile öffnen zu müssen. 5