Notizen erstellen und organisieren

261 In diesem Kapitel lernen Sie wie Sie Notizen erstellen und bearbeiten. wie Sie Notizen organisieren und verwenden. Es passiert Ihnen vielleicht manchmal während der Arbeit, dass Ihnen spontan Ideen in den Kopf kommen, Sie sich unvermittelt an kleinere Aufgaben erinnern oder Sie sich kurz Notizen auf Ihrem Notizblock oder auf Klebezetteln machen. Mit Microsoft Outlook können Sie diese Gedanken und Merkzettel als elektronische Notizen festhalten, die Sie speichern, bearbeiten und sortieren können. In diesem Kapitel verwenden Sie die Übungsdateien, die Sie mit der dem Buch beiliegenden CD-ROM installiert haben und nach Outlook kopiert haben. Details zur Installation der Übungsdateien entnehmen Sie bitte dem Abschnitt Vorbereitungen ab Seite 14 dieses Buches. Notizen erstellen und bearbeiten Sie können die Outlook-Funktion Notizen verwenden, um Fragen, Ideen, Erinnerungen, Nachrichten oder ähnliche Dinge, die Sie sich üblicherweise aufschreiben würden, elektronisch aufzuzeichnen. Da Sie die Outlook-Notizen, selbst während Outlook minimiert ist, geöffnet auf dem Bildschirm lassen können, sind sie besonders für die Wiedergabe von Kurzinformationen nützlich, die Sie im aktuellen Arbeitsvorgang verwenden wollen. Sie können beispielsweise ein Notizformular öffnen, um sich während einer Telefonkonferenz Notizen zu machen, oder Sie notieren während einer Internetrecherche interessante Links auf einem Notizformular. In dieser Übung erstellen Sie Notizen und bearbeiten diese. Für diese Übung benötigen Sie keine Übungsdatei. 8 Notizen erstellen und organisieren OL2002-5-4

262 Q Falls Sie Outlook noch nicht geöffnet haben, starten Sie es nun und maximieren Sie das Fenster. W Klicken Sie in der Leiste Outlook-Verknüpfungen auf das Symbol Notizen. Sofern Sie die Übungsdateien des Buchs kopiert haben, wird eine Beispielnotiz dargestellt. E Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Notiz. Das Notizformular erscheint. Es enthält am unteren Rand das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit. R Geben Sie in den Textkörper des Notizformulars die folgende Notiz ein: Telefonkonferenz mit Italien, drücken Sie zweimal die ( )-Taste und schreiben Sie dann: Montag Rechnung schicken. Ihre Notiz sollte nun wie in der folgenden Abbildung dargestellt aussehen: T Um die Notiz zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Ihre Notiz wird im Ordner Notizen gespeichert, dabei erscheint die erste Zeile als Titel der Notiz. Abbildung 8.1 Auf diesem Formular erstellen Sie Ihre Notizen.

263 Y Doppelklicken Sie auf die Notiz, die Sie soeben erstellt haben. Das Notizformular erscheint. U Verändern Sie den Inhalt der Notiz, indem Sie hinter die letzte Zeile klicken, die ( )-Taste drücken und folgenden Text eingeben: Datum der Zahlung und Schecknummer per E-Mail schicken. Nun sieht Ihre Notiz folgendermaßen aus: I Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um die Notiz zu speichern. Die aktualisierte Notiz wird im Ordner Notizen gespeichert. O Nun werden Sie einige Notizen zur Tagesordnung einer bevorstehenden Besprechung erstellen. Abbildung 8.2 Im geöffneten Ordner Notizen sehen Sie alle Merkzettel, die Sie erstellt haben. Abbildung 8.3 Bestehende Notizen können selbstverständlich überarbeitet werden.

264 Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neue Notiz. Geben Sie Tagesordnung für das Meeting ein und drücken Sie die ( )-Taste, dann geben Sie Aktueller Projektstatus, Straßensperre und Nächste Schritte ein, drücken Sie nach jeder Zeile die ( )-Taste. Beenden Sie die Eingabe durch Anklicken der Schaltfläche Schließen. Die aktualisierte Notiz wird im Ordner Notizen gespeichert. P Klicken Sie im Ordner Notizen die Notiz Telefonkonferenz mit Italien an und klicken Sie dann auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Löschen. Die Notiz wird gelöscht. Notizen organisieren und verwenden Es wird nicht lange dauern, bis Sie eine Vielzahl von Notizen von verschiedenen Tagen und zu verschiedenen Themen angesammelt haben. Wenn dies der Fall ist, wird es immer schwieriger, die jeweils entscheidende Information zu finden, die Sie sich doch in der letzten Woche extra notiert haben. Aber Outlook bietet Ihnen eine einfache Lösung, mit der Sie die Notizen ansehen, anordnen, organisieren und anwenden können, so dass Sie jede Information, genau dann, wenn Sie sie brauchen, auch wirklich fin- Abbildung 8.4 Jetzt befinden sich drei Notizen im Ordner. OL2002-5-4 OL2002-5-5

Tagesordnung den können. Sie können die Notizen mit großen oder kleinen Symbolen oder als Liste darstellen und nach Datum, Kategorie oder Farbe organisieren. So können Sie beispielsweise alle Notizen eines bestimmten Datums durchsehen, um bestimmte Notizen zu finden, die Sie während einer Telefonkonferenz gemacht haben. Oder Sie möchten alle Notizen, die mit persönlichen Angelegenheiten zu tun haben, der Kategorie Persönlich zuordnen, sodass Sie nur diese Notizen ansehen, wenn Sie sich die Zeit nehmen, um persönliche Belange zu handhaben. Darüber hinaus können Sie Notizen an andere weiterleiten oder mit Kontakten verknüpfen. Nach einem Kundentelefonat können Sie beispielsweise die Notizen, die Sie während des Telefonats gemacht haben, mit den Kontaktinformationen des Kunden verknüpfen. Oder Sie können die Notiz an einen Kollegen weiterleiten, der auch mit diesem Kunden zusammenarbeitet. In dieser Übung verändern Sie die Ansichts-Optionen, sortieren und filtern Notizen, leiten eine Notiz weiter und verknüpfen eine Notiz mit einem Kontakt. Falls Sie die Übungsdateien für dieses Buch noch nicht installiert und kopiert haben, führen Sie dies nun durch. Details zur Installation der Übungsdateien entnehmen Sie bitte am Anfang des Buchs dem Abschnitt Vorbereitungen ab Seite 14. Für diese Übung benötigen Sie die Notiz Tagesordnung. Wenn Sie diese Notiz nicht in einer früheren Übung erstellt haben, folgen Sie nun der Anleitung unter Die Übungsdateien in Outlook verfügbar machen ab Seite 16 dieses Buches, um die Übungsdatei Tagesordnung aus dem Ordner Schritt für Schritt\ Outlook\ Notizen auf das Symbol Notizen auf der Outlook-Leiste zu kopieren. Q Klicken Sie auf der Leiste Outlook-Verknüpfungen auf das Symbol Notizen. Falls Sie Ihre eigenen Notizen oder die Übungsdateien dieses Buchs installiert haben, sehen Sie diese als große Symbole dargestellt. W Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Liste. Die Notizen werden als Symbole in einer Liste dargestellt. E Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Aktuelle Ansicht und klicken Sie auf dann Notizenliste. Die Notizen werden als Liste dargestellt, dabei ist der Inhalt der Notizen sichtbar. Die Notizen sind nach der Spalte Erstellt sortiert, die neueste Notiz steht am Anfang der Liste. 265

266 R Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Betreff. Die Notizen sind nun alphabetisch anhand der Betreffspalte sortiert. T Doppelklicken Sie nun auf die Notiz Tagesordnung. Das Notizformular erscheint. Y Klicken Sie nun in der oberen linken Ecke auf das Symbol Notiz und klicken Sie dann im Menü auf Kategorien. Das Dialogfeld Kategorien erscheint. Abbildung 8.5 Die Notizen werden jetzt als Liste dargestellt.

267 U Klicken Sie in das Feld Elemente gehören zu den Kategorien, geben Sie Zu erledigen ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zur Liste hinzufügen. Die Kategorie wird zur Liste Verfügbare Kategorien hinzugefügt. I Führen Sie in der Liste Verfügbare Kategorien einen Bildlauf durch, um die neue Kategorie zu sehen. Das Kontrollkästchen der Option Zu erledigen ist aktiviert. O Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Kategorien wird geschlossen. Die Kategorie Zu erledigen wird zur Notiz Tagesordnung hinzugefügt, obwohl sich ihr Erscheinungsbild in dieser Ansicht nicht ändert. P Schließen Sie die Notiz, indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken. { Doppelklicken Sie auf die Notiz Anruf von Shirley. Das Notizformular erscheint. } Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Symbol Notiz und klicken Sie im Menü auf Kategorien. Das Dialogfeld Kategorien erscheint. q Aktivieren Sie in der Liste Verfügbare Kategorien das Kontrollkästchen der Option Geschäftlich und klicken Sie auf OK. Abbildung 8.6 Mit diesem Dialogfeld können Sie Ihren Notizen Kategorien zuweisen.

268 Das Dialogfeld Kategorien wird geschlossen. Die Kategorie Geschäftlich wird der Notiz Anruf von Shirley hinzugefügt, obwohl sich ihr Erscheinungsbild in dieser Ansicht nicht ändert. w Schließen Sie die Notiz, indem Sie auf die Schaltfläche Schließen klicken. Die Kategorien sind nun, wie in der folgenden Abbildung dargestellt, sichtbar. Die Spalte Kategorien e Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Aktuelle Ansicht und klicken Sie dann auf Nach Kategorie. Die Notizen sind nun nach Kategorien gruppiert. Abbildung 8.7 In der rechten Spalte der Listenansicht können Sie die Kategorien erkennen, die Sie den Notizen zugewiesen haben.

269 r Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) links neben der Kategorie Zu erledigen. Der Inhalt der Kategorie Zu erledigen (die Notiz Tagesordnung) wird angezeigt. t Wählen Sie im Menü Ansicht den Befehl Aktuelle Ansicht und klicken Sie dann auf Notizenliste. Die Notizen werden, samt ihres Inhalts, als Liste dargestellt. y Doppelklicken Sie die Notiz Anruf von Shirley an. Das Notizformular erscheint. u Klicken Sie in der linken oberen Ecke auf das Symbol Notiz und klicken Sie im Menü auf Weiterleiten. Ein neues Nachrichtenformular, dem die Notiz Anruf von Shirley als Anhang beigefügt wurde, wird angezeigt. i Geben Sie in das Feld An die Adresse kimy@gardenco.msn.com ein. Abbildung 8.8 Die Notizen sind nun nach Kategorien gruppiert.

270 Microsoft Word wird in diesem Buch als Standard-Editor für E-Mails verwendet. Falls Sie nicht Word als Standard-Editor verwenden, wird Ihre Bildschirmanzeige geringfügig von der hier abgebildeten abweichen. o Klicken Sie rechts neben dem Notiz-Symbol in den Nachrichtenkörper und geben Sie Zu deiner Information ein. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden. Die Nachricht wird gesendet. Bei den E-Mail-Adressen, die in dieser Übung verwendet werden, handelt es sich nicht um gültige Adressen, daher werden alle an diese Adressen gesendeten Nachrichten als unzustellbar zurückgeschickt. Sie können die zurückgeschickten Nachrichten jederzeit löschen. p Klicken Sie in der oberen linken Ecke der Notiz Anruf von Shirley auf das Symbol Notiz und dann im Menü auf Kontakte. Das Dialogfeld Kontakte für Notiz erscheint. [ Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakte. Das Dialogfeld Kontakte wählen erscheint. Abbildung 8.9 Die Notiz wird der E-Mail als Anhang beigefügt.

271 ] Klicken Sie in der Liste Elemente auf den Kontakt Kim Yoshida und dann auf OK. Falls Ihr Kontakte-Ordner den Eintrag Kim Yoshida nicht enthält, klicken Sie auf einen beliebigen anderen Kontakt und dann auf OK. Das Dialogfeld Kontakte wählen wird geschlossen. Der Name des Kontakts erscheint im Dialogfeld Kontakte für Notiz. A Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Das Dialogfeld Kontakte für Notiz wird geschlossen. S Klicken Sie auf dem Notizformular auf die Schaltfläche Schließen. Die aktualisierte Notiz wird gespeichert. D Klicken Sie auf der Leiste Outlook-Verknüpfungen auf das Symbol Kontakte. Der Inhalt der Ordners Kontakte wird dargestellt. F Doppelklicken Sie Kim Yoshida oder den Kontakt an, den Sie mit der Notiz Anruf von Shirley verknüpft haben. Das Kontaktformular erscheint. G Klicken Sie auf die Registerkarte Aktivitäten. Die Notiz Anruf von Shirley erscheint in der Liste der Aktivitäten. Abbildung 8.10 Mit diesem Dialogfeld verknüpfen Sie eine Notiz mit einem Kontakt.

272 H Klicken Sie auf die Notiz Anruf von Shirley und drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste (Entf). Die Liste Aktivitäten zeigt nun an, dass sich die Notiz im Ordner Gelöschte Objekte befindet. Wenn der Ordner Gelöschte Objekte geleert wird, wird dieses Element nicht länger in der Liste der Aktivitäten für diesen Kontakt erscheinen. J Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und schließen. Das Kontaktformular wird geschlossen. K Klicken Sie auf der Leiste Outlook-Verknüpfungen auf das Symbol Notizen. Der Inhalt des Ordners Notizen wird dargestellt. Die Notiz Anruf von Shirley ist in der Liste nicht mehr enthalten. L Schließen Sie alle geöffneten Notizen, Aufgaben oder Nachrichten. Klicken Sie dann auf der Outlook-Leiste auf das Symbol Posteingang und dann im Menü Datei auf Beenden, um Outlook zu beenden. Abbildung 8.11 Auf der Registerkarte Aktivitäten sehen Sie die Elemente, die mit einem Kontakt verknüpft sind, also auch die entsprechenden Notizen.

Bearbeiten Notiz 3 E-Mail-Nachricht Notiz weiterleiten 9 Erstellen Notiz 2 Kategorien einer Notiz zuweisen 6 Notizen gruppieren 8 Kontakt eine Notiz mit Kontakt verknüpfen 10 Löschen einer Notiz 12 Notiz 4 Merkzettel siehe Notizen 2 MOUS OL2002-5-4 4 OL2002-5-5 1, 4 Neue Notiz erstellen 2 Notiz als Aktivität zu einem Kontakt einsehen 11 als Liste anzeigen 5 bearbeiten 3 erstellen 2 Kategorien in der Listenanischt 8 Kategorien zuweisen 6 löschen 4, 12 mit einem Kontakt verknüpfen 10 nach Kategorien gruppieren 8 sortiert ausgeben 6 speichern 2 weiterleiten 9 Speichern einer Notiz 2 Weiterleiten einer Notiz 9 273