Inhalt 1 AUSGANGSSITUATION 1 2 FUNKTIONSUMFANG 1 2.1 Dokumententypen 1 2.2 Suchschlüsselvergabe 1 2.3 PDF-Konvertierung 1 2.4 Dokumentenmanagementsysteme 1 2.5 Konsistenzprüfung 2 2.6 Direkter Zugriff aus BaaN 2 2.7 Screenshots 2 2.7.1 Parameter verwalten (Session) 2 2.7.2 Buchungsjournal als Dokument ausgeben (Session) 3 2.7.3 Debitorenkonto als Dokument ausgeben (Session) 3 2.7.4 Kreditorenkonto als Dokument ausgeben (Session) 4 2.7.5 Sachkonto als Dokument ausgeben (Session) 4 2.7.6 Debitorensalden drucken (Session) 5 2.7.7 Kreditorensalden drucken (Session) 6 2.8 Mehr Informationen 6 C3 Paket 4 20080701.doc I
1 Ausgangssituation Im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht müssen Kontenblätter, Journale und Saldenlisten 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Das Ausdrucken dieser Daten auf Papier benötigt viel Zeit und viel Platz in den Aktenschränken. Deshalb werden diese Daten auf Basis eines eigenen optimierten Layouts im Postscript-Format entsprechend den gesetzlichen Anforderungen ausgegeben. Wir empfehlen die Ausgabe der Dokumente vor der Archivierung aus der Produktivfirma. 2 Funktionsumfang 2.1 Dokumententypen Die Jahresabschlußdokumente beinhalten die Ausgabe der folgenden Dokumententypen in Dateiform: Debitorenkontenblätter pro Periode Kreditorenkontenblätter pro Periode Sachkontenblätter pro Periode Journale pro Beleg Für Debitoren und Kreditoren werden Add-On-Saldentabellen aufgebaut. Auf die dort gespeicherten Daten kann mittels Summen- und Saldenlisten mit optimiertem Layout zugegriffen werden. 2.2 Suchschlüsselvergabe Die Dokumente werden mit automatischen Suchschlüsseln ausgegeben. Dies bedeutet, daß bei der Ausgabe automatisch eine Verzeichnisstruktur bestehend aus Firmennummer, Währung und Geschäftsjahr auf Dateiebene angelegt wird und die Ausgabefiles mit sprechenden Dateinamen versehen werden. Eine BaaN unabhängige Aufbewahrung der Dokumente ist deshalb möglich. 2.3 PDF-Konvertierung Die Dateien können über Zusatztools, die nicht Bestandteil des Paketes sind, in PDF-Files konvertiert und zur Aufbewahrung auf CD geschrieben werden. Entsprechendes Know-How kann von C3 zur Verfügung gestellt werden. 2.4 Dokumentenmanagementsysteme Alternativ können die Dokumente in einem beliebigen DMS-System aufbewahrt werden. C3 Paket 4 20080701.doc Seite 1
2.5 Konsistenzprüfung Die enthalten Sessions zur Konsistenz- und Vollständigkeitsprüfung. 2.6 Direkter Zugriff aus BaaN Der Zugriff auf die ausgegebenen Dokumente aus BaaN heraus ist mittels Doppelklick möglich. 2.7 Screenshots 2.7.1 Parameter verwalten (Session) C3 Paket 4 20080701.doc Seite 2
2.7.2 Buchungsjournal als Dokument ausgeben (Session) 2.7.3 Debitorenkonto als Dokument ausgeben (Session) C3 Paket 4 20080701.doc Seite 3
2.7.4 Kreditorenkonto als Dokument ausgeben (Session) 2.7.5 Sachkonto als Dokument ausgeben (Session) C3 Paket 4 20080701.doc Seite 4
2.7.6 Debitorensalden drucken (Session) C3 Paket 4 20080701.doc Seite 5
2.7.7 Kreditorensalden drucken (Session) 2.8 Mehr Informationen C3 Consulting Group GmbH Würzburger Strasse 150 63739 Aschaffenburg Tel: +49 (0) 60 21 3 86 91 6 www.c3consulting.de C3 Paket 4 20080701.doc Seite 6