# 3 25.10.2013. Das Wichtigste in Kürze. Liebe Leserin, lieber Leser,

Das Wichtigste in Kürze Liebe Leserin, lieber Leser, Wir haben bereits im Infoletter #2/2013 über den Entwurf eines BMF-Schreibens zur Anwendung der neuen Regelungen des steuerlichen Reisekostenrechts berichtet. Nun hat das BMF sein umfangreiches Schreiben zu den gesetzlichen Neuregelungen in seiner endgültigen Fassung veröffentlicht (Einführungsschreiben), so dass wir den Infoletter entsprechend angepasst haben. Im Vergleich zur Entwurfsfassung wurde das finale Einführungsschreiben insbesondere beim Thema der Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte konkreter gefasst. Es wurde klargestellt, dass ein Mitarbeiter auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben kann. Eine arbeitsrechtliche Zuordnung kann sowohl für einzelne Mitarbeiter als auch für Arbeitnehmergruppen erfolgen. Der Arbeitgeber kann ausdrücklich erklären, dass eine bestehende organisatorische Zuordnung keine steuerliche Wirkung haben soll, oder dass die erste Tätigkeitsstätte anhand der zeitlichen Kriterien bestimmt werden soll. Das Thema der Mahlzeitengestellung bei Dienstreisen wird durch zahlreiche Beispiele erläutert, bleibt aber dennoch im Detail sehr kompliziert. Im Bereich der doppelten Haushaltsführung wird klargestellt, in welchem Umfang sich der Mitarbeiter an den Kosten des Haushalts am Ort der Lebensführung beteiligen muss. Trägt er mehr als 10 % der monatlich regelmäßig anfallenden laufenden Kosten der Wohnung inkl. Lebensmittel und anderen Dingen des täglichen Bedarfs trägt, wird der eigene Hausstand regelmäßig anerkannt. Bezüglich des Höchstbetrags für die Berücksichtigung der Kosten für die Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte (1.000 monatlich) wird abweichend vom Entwurf des Einführungsschreibens zugelassen, in einem Monat nicht ausgeschöpfte Beträge bis zur 1.000 - Grenze durch Zahlungen in anderen Monaten ausgleichen zu können (z.b. bei Mieterhöhungen oder Nebenkostennachzahlungen). Erstattungen (z.b. für Nebenkosten) mindern die Unterkunftskosten im Zeitpunkt des Zuflusses. Mit freundlichen Grüßen WTS Steuerberatungsgesellschaft mbh Susanne Weber Steuerberaterin Kersten Weißig Steuerberater Seite 1 von 52

Inhalt 1. Allgemeines 3 2. Neuer Begriff: "Erste Tätigkeitsstätte" 3 2.1. Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte 4 2.2. Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte durch Zuordnung des Arbeitgebers 5 2.3. Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte anhand von zeitlichen Kriterien 12 2.4. Mehrere Tätigkeitsstätten 15 2.5. Erste Tätigkeitsstätte bei grenzüberschreitenden Entsendungen 17 2.6. Zusammenfassung 18 2.7. Erste Tätigkeitsstätte bei öffentlich-rechtlichen Arbeitgebern 20 3. Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten 21 4. Fahrtkosten bei Mitarbeitern ohne erste Tätigkeitsstätte 21 4.1. Derselbe Ort/Sammelpunkt 22 4.2. Weiträumiges Tätigkeitsgebiet 22 5. Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten 24 5.1. Notwendige Mehraufwendungen für Übernachtung 24 5.2. 48-Monatsfrist für Übernachtungskosten 25 5.3. Pauschalen bei Erstattung durch den Arbeitgeber 26 5.4. Behandlung von Hotelfrühstücken 27 6. Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten 28 6.1. Bei Inlandsreisen 28 6.2. Bei Auslandsreisen 29 6.3. Dreimonatsfrist 30 7. Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Gestellung von Mahlzeiten 31 7.1. Veranlassung durch den Arbeitgeber 31 7.2. Wann ist die Kürzung vorzunehmen? 31 7.3. Entgelt des Mitarbeiters 33 7.4. Kürzung der Verpflegungspauschale bei Hotelfrühstück 35 7.5. Verpflegungspauschalen bei sog. gemischt veranlassten Reisen 36 8. Mahlzeiten bei Dienstreisen 37 8.1. Bewertung von Mahlzeiten bei Dienstreisen 37 8.2. Neue Pauschalierungsmöglichkeit für Sachbezugswerte 39 8.3. Entgelt des Mitarbeiters 40 8.4. Erstattung der tatsächlichen Verpflegungskosten 41 9. Pauschalierungsmöglichkeit für Verpflegungspauschalen 43 10. Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflichten 44 10.1. Bescheinigung der steuerfreien Verpflegungspauschalen 44 10.2. Großbuchstabe "M" 44 11. Reisenebenkosten 45 12. Neue Regelungen zur doppelten Haushaltsführung 46 12.1. Voraussetzungen für die Anerkennung der doppelten Haushaltsführung 46 12.2. Unterkunftskosten 48 12.3. Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung 50 12.4. Fahrtkosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung 51 13. Saldierung der Erstattungen innerhalb derselben Abrechnung 51 Seite 2 von 52

1. Allgemeines Wie bisher können als Reisekosten Fahrkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und bestimmte Reisenebenkosten steuerlich berücksichtigt werden. Die Änderungen ab 2014 betreffen vor allem die im Zusammenhang mit einer Dienstreise (Auswärtstätigkeit) anfallenden Fahrt- und Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen. Folgende Themen im neuen Reisekostenrecht sollten Sie sich ganz besonders ansehen: Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte: Dies hat Auswirkungen auf die Erstattung von Fahrtkosten und die Besteuerung von Firmenwagen Erhöhung der Verpflegungspauschalen, die ggf. zusätzliche Kosten für das Unternehmen zur Folge haben kann Neue Regelungen für die Gestellung von Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten. Insoweit sollten die installierten Prozesse zur Erfassung von Sachzuwendungen an Mitarbeiter überprüft werden 48 - Monatsfrist für Übernachtungskosten und Regelung zu Hotelfrühstücken Auch bei der doppelten Haushaltsführung haben sich Änderungen ergeben: Die Voraussetzungen für die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung wurden verschärft, Übernachtungskosten können bei einer doppelten Haushaltsführung nur bis 1.000 monatlich steuerlich berücksichtigt werden. Die neuen Regelungen gelten für den Werbungkostenabzug und die steuerfreie Auslagenerstattung durch den Arbeitgeber gleichermaßen. Für die bessere Lesbarkeit gehen wir in diesem Infoletter hauptsächlich auf die steuerfreien Arbeitgebererstattungen ein. Soweit vom Arbeitgeber keine steuerfreien Erstattungen erfolgen, obwohl dies möglich wäre, kann der Mitarbeiter die entsprechenden Aufwendungen bzw. Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen. Das BMF-Schreiben vom 30.09.2013 (IV C 5 - S 2353/13/10004) gilt ausschließlich für den Bereich der nichtselbständigen Einkünfte und ist für Lohnzahlungszeiträume ab 01.01.2014 zu beachten. Davon abweichende Regelungen in den LStR sind ab 2014 nicht mehr anzuwenden. 2. Neuer Begriff: "Erste Tätigkeitsstätte" Nach dem Gesetzeswortlaut ist erste Tätigkeitsstätte, die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 AktG) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Mitarbeiter dauerhaft zugeordnet ist. Fehlt eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte oder ist sie nicht eindeutig, bestimmt sich die erste Tätigkeitsstätte nach zeitlichen Kriterien. Der Mitarbeiter kann aber auch keine erste, sondern nur auswärtige Tätigkeitsstätten haben. Wie bisher hat der Mitarbeiter je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte. Kommen mehrere Tätigkeitsstätten als erste Tätigkeitsstätte in Betracht, kann der Arbeitgeber bestimmen, welche der in Frage kommenden Tätigkeitsstätten erste Tätigkeitsstätte sein soll. Wird nichts bestimmt, ist die der Wohnung des Mitarbeiters örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. Seite 3 von 52

Auch eine Bildungseinrichtung, die außerhalb eines Dienstverhältnisses zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht wird, kann künftig eine erste Tätigkeitsstätte sein. Bei Studien oder Bildungsmaßnahmen, die Gegenstand eines Dienstverhältnisses sind (z.b. Weiterbildung im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers i.s.d. R 19.7 LStR) wird die Bildungseinrichtung nicht als erste Tätigkeitsstätte angesehen. Außerhalb eines Dienstverhältnisses finden Studium oder Bildungsmaßnahme insbesondere dann statt, wenn sie nicht Gegenstand des Dienstverhältnisses sind. Dies gilt auch dann, wenn sie seitens des Arbeitgebers durch finanzielle Mittel (z.b. Stipendium) gefördert werden oder sie ohne arbeitsvertragliche Verpflichtung absolviert werden und die Beschäftigung lediglich das Studium oder die Bildungsmaßnahme ermöglicht. Ein Vollzeitstudium oder eine vollzeitige Bildungsmaßnahme liegt insbesondere vor, wenn der Steuerpflichtige im Rahmen dieses Studiums oder im Rahmen dieser Bildungsmaßnahme für einen Beruf ausgebildet wird und daneben entweder keiner oder nur einer Erwerbstätigkeit mit bis zu 20 Stunden regelmäßiger wöchentlicher Arbeitszeit oder in Form eines Minijobs nachgeht. Als erste Tätigkeitsstätte kommen nur ortsfeste betriebliche Einrichtungen in Betracht. Fahrzeuge, Flugzeuge, Schiffe oder Tätigkeitsgebiete ohne ortsfeste betriebliche Einrichtungen können daher keine erste Tätigkeitsstätte sein. Das gilt auch für das häusliche Arbeitszimmer des Mitarbeiters ("Home Office"), da dieses keine betriebliche Einrichtung darstellt. Das häusliche Arbeitszimmer wird auch dann nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, wenn der Arbeitgeber vom Mitarbeiter einen oder mehrere Arbeitsräume anmietet, die nach dem Gesamtbild der Verhältnisse (z.b. unmittelbare Nähe zu den privaten Wohnräumen) der Wohnung des Mitarbeiters zuzurechnen sind. Hinweis Es muss sich nicht ausschließlich um eine ortsfeste betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers handeln. Eine erste Tätigkeitsstätte kann sich auch an ortsfesten betrieblichen Einrichtungen von Dritten (z. B. verbundenes Unternehmen, Kunde) befinden, wenn der Mitarbeiter dauerhaft dort tätig werden soll. 2.1. Bedeutung der ersten Tätigkeitsstätte Ähnlich wie bislang der Begriff der regelmäßigen Arbeitsstätte hat auch der neue Begriff der ersten Tätigkeitsstätte eine zentrale Bedeutung im steuerlichen Reisekostenrecht. Erstattungen des Arbeitgebers für Fahrten zwischen der Wohnung des Mitarbeiters und der ersten Tätigkeitsstätte sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte einen Firmenwagen zur Verfügung, muss hierfür ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Seite 4 von 52

Nur beim Aufsuchen von Tätigkeitsstätten, die nicht erste Tätigkeitsstätte sind (auswärtige berufliche Tätigkeit), können Fahrtkosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, bzw. muss bei Nutzung eines Firmenwagens kein geldwerter Vorteil versteuert werden. Bei Tätigkeiten an einer ersten Tätigkeitsstätte können Verpflegungsmehraufwendungen nicht steuerfrei erstattet werden. Bei der Ermittlung der Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit sind bei eintägigen Reisen die Abwesenheitszeiten von Wohnung bzw. erster Tätigkeitsstätte maßgebend. Übernachtet ein Mitarbeiter am Ort der ersten Tätigkeitsstätte, gelten die Regelungen für die doppelte Haushaltsführung. Insbesondere muss die die Begrenzung der Übernachtungskosten auf 1.000 monatlich beachtet werden (vgl. Tz. 12.2.1.). Bei einer vorübergehenden Tätigkeit an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte können hingegen im Regelfall die tatsächlichen Übernachtungskosten berücksichtigt werden. 2.2. Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte durch Zuordnung des Arbeitgebers Erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 AktG) oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, der der Mitarbeiter dauerhaft zugeordnet ist. Ist der Mitarbeiter nur vorübergehend einer Tätigkeitsstätte zugeordnet, begründet er dort keine erste Tätigkeitsstätte. Zur Abgrenzung der Merkmale dauerhaft und vorübergehend vgl. Tz. 2.2.2.. Nach dem Gesetzeswortlaut wird die dauerhafte Zuordnung des Mitarbeiters durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die diese ausfüllenden Absprachen oder Weisungen bestimmt. 2.2.1. Zuordnung Weisungen, die eine steuerliche Zuordnung zur Folge haben, können schriftlich oder mündlich erteilt werden. Sie kann für einzelne Mitarbeiter oder auch für Gruppen von Mitarbeitern erfolgen. Die Zuordnung muss sich auf die Tätigkeit des Mitarbeiters beziehen. Insbesondere bei der Zuordnung von Gesellschafter-Geschäftsführern, Mitarbeiter- Ehegatten und sonstigen, mitarbeitenden Familienangehörigen sollte darauf geachtet werden, dass die getroffenen Vereinbarungen einem Fremdvergleich standhalten ( 42 AO). Besteht eine dauerhafte Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung, kommt es weder auf die Regelmäßigkeit des Aufsuchens dieser Tätigkeitsstätte, noch auf den Umfang der Tätigkeiten, die dort zu erbringen sind, an. Es ist auch nicht mehr entscheidend, ob dort der inhaltliche/qualitative Schwerpunkt der Tätigkeit liegt oder liegen soll. Die bisherige Rechtsprechung des BFH, nach der für die Bestimmung der regelmäßigen Arbeitsstätte auch zu prüfen ist, wo der Mitarbeiter den inhaltlichen/qualitativen Schwerpunkt seiner Arbeitsleistung erbringt, wird für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nicht angewendet. Seite 5 von 52

Beispiel 1 Ein Vertriebsmitarbeiter, der in einem bestimmten Gebiet tätig wird, soll einmal wöchentlich an den Firmensitz fahren, dem er zugeordnet ist, um dort die anfallenden Bürotätigkeiten zu erledigen und an Dienstbesprechungen teilzunehmen. Der Firmensitz ist erste Tätigkeitsstätte auf Grund der arbeitsrechtlichen Zuordnung des Arbeitgebers. Es ist unerheblich, dass der Mitarbeiter überwiegend in seinem Vertriebsgebiet und nicht am Firmensitz tätig wird. (entsprechend Beispiel 1 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 1 Der Arbeitgeber hat den Mitarbeiter nicht dem Betriebssitz zugeordnet. Ohne Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers erfolgt die Prüfung, ob eine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, anhand der zeitlichen Kriterien (vgl. Tz. 2.3.) in diesem Fall liegt am Betriebssitz keine erste Tätigkeitsstätte vor. Die zeitlichen Kriterien sind ebenfalls zu prüfen, wenn die Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers nicht eindeutig sein sollte. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 1 des Einführungsschreibens) Fazit Zuordnen bedeutet "den Ort bestimmen, an dem der Mitarbeiter seine Arbeit (ggf. auch nur in geringem Umfang) ausüben soll". Erfüllt diese Bestimmung die Kriterien der Dauerhaftigkeit (vgl. Tz. 2.2.2.) liegt eine erste Tätigkeitsstätte vor. 2.2.2. Dauerhafte Zuordnung und Prognose Die Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte muss auf Dauer angelegt sein. Die typischen Fälle einer dauerhaften Zuordnung sind im Gesetz genannt: unbefristete Zuordnung des Mitarbeiters zu einer bestimmten betrieblichen Einrichtung Zuordnung für die Dauer des gesamten - befristeten oder unbefristeten - Dienstverhältnisses oder Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus. Hinweis Die Formulierung "bis auf weiteres" wird von der Finanzverwaltung als Zuordnung ohne Befristung und damit als dauerhaft ausgelegt. Beispiel 2 Der Mitarbeiter ist für ein Projekt befristet eingestellt worden. Die Tätigkeit soll am Betriebssitz des Arbeitgebers ausgeübt werden. Das Arbeitsverhältnis soll nach Ablauf der Befristung enden. Der Mitarbeiter hat ab dem ersten Tag der Tätigkeit seine erste Tätigkeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers, da er diesem für die gesamte Dauer seines befristeten Arbeitsverhältnisses (= dauerhaft) zugeordnet ist. (entsprechend Beispiel 2 des Einführungsschreibens) Für die Beurteilung, ob eine dauerhafte Zuordnung vorliegt, ist die auf die Zukunft gerichtete Prognose-Betrachtung ("Ex-ante") maßgebend. Die Änderung einer Zu- Seite 6 von 52

ordnung durch den Arbeitgeber ist erst mit Wirkung für die Zukunft zu berücksichtigen. Beispiel 3 Ein Mitarbeiter soll bis auf weiteres an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in A und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in B tätig werden. Der Arbeitgeber hatte zunächst die Filiale in B als erste Tätigkeitsstätte festgelegt. Ab 01.07.2014 legt er A als erste Tätigkeitsstätte fest. Bis 30.06.2014 hat der Mitarbeiter in B seine erste Tätigkeitsstätte. Ab 01.07.2014 ist die erste Tätigkeitsstätte in A. (entsprechend Beispiel 3 des Einführungsschreibens) Beispiel 4 Der unbefristet beschäftigte Mitarbeiter soll für einen Zeitraum von 36 Monaten überwiegend in der Filiale A arbeiten. In der Filiale B soll er nur an Teambesprechungen, Schulungen und sonstigen Firmenveranstaltungen teilnehmen. Diese finden im Regelfall einmal pro Monat statt. Der Arbeitgeber hat den Mitarbeiter der Filiale B arbeitsrechtlich zugeordnet. Wegen der arbeitsrechtlichen dauerhaften Zuordnung hat der Mitarbeiter in der Filiale B eine erste Tätigkeitsstätte. (entsprechend Beispiel 4 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 4 Der Arbeitgeber hat den Mitarbeiter keiner Filiale zugeordnet. Der Mitarbeiter hat keine erste Tätigkeitsstätte. In der Filiale A fehlt es am Merkmal der dauerhaften Tätigkeit. In der Filiale B sind die zeitlichen Kriterien nicht erfüllt. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 4 des Einführungsschreibens) Die Prognose, ob der Mitarbeiter dauerhaft einer bestimmten Tätigkeitsstätte zugeordnet ist, ist jeweils zu Beginn der durch den Mitarbeiter auszuübenden Tätigkeit zu treffen. Eine Änderung der Zuordnung kann z. B. zu prüfen sein, wenn sich das Berufsbild des Mitarbeiters aufgrund der Vorgaben des Arbeitgebers dauerhaft ändert, z. B. wenn ein Außendienstmitarbeiter auf Dauer in den Innendienst wechselt. Beispiel 5 Der Mitarbeiter wurde unbefristet eingestellt um dauerhaft in der Filiale A zu arbeiten. In den ersten 36 Monaten soll er aber ausschließlich die Filiale B führen und daher während dieser Zeit nicht - auch nicht im ganz geringen Umfang in der Filiale A tätig werden. Die Filiale B ist keine erste Tätigkeitsstätte, da der Mitarbeiter dort nicht dauerhaft tätig werden soll. Der zeitliche Umfang der Tätigkeit dort ist nicht relevant. Die Filiale A wird erst nach Ablauf der 36 Monate erste Tätigkeitsstätte, wenn der Mitarbeiter dort auch tätig werden soll. In den ersten 36 Monaten hat der Mitarbeiter somit überhaupt keine erste Tätigkeitsstätte. (entsprechend Beispiel 5 des Einführungsschreibens) Seite 7 von 52

Wenn die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse, wie etwa Krankheit, politische Unruhen am Tätigkeitsort, Insolvenz des Kunden o. ä. von der ursprünglichen Festlegung der dauerhaften Zuordnung abweichen, bleibt die zuvor getroffene Prognoseentscheidung für die Vergangenheit weiterhin maßgebend. Für die Anwendung der 48-Monatsfrist ist der Beginn der Tätigkeit an der jeweiligen Tätigkeitsstätte auch dann maßgebend, wenn er vor dem 01.01.2014 liegt. Wurde zu Beginn der Tätigkeit keine oder keine eindeutige Prognose getroffen oder eine solche nicht dokumentiert, muss diese bis spätestens zum 01.01.2014 nachgeholt werden. Beispiel 6 Der Mitarbeiter hat seine Tätigkeit am 01.07.2010 an der Tätigkeitsstätte des Kunden seines Arbeitgebers aufgenommen. Es war bereits im Jahr 2010 vereinbart, dass er dort bis zum 01.03.2014 tätig sein sollte. Die 48-Monatsfrist hat am 01.07.2010 begonnen. Da der Tätigkeitszeitraum weniger als 48 Monate betragen sollte, hat der Mitarbeiter auch nach dem 01.01.2014 bei dem Kunden keine erste Tätigkeitsstätte, sondern ist dort auswärts tätig. (entsprechend Beispiel 11 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 6 Der Mitarbeiter hat seine Tätigkeit am 01.07.2010 an einer Tätigkeitsstätte des Kunden seines Arbeitgebers aufgenommen und soll dort bis zum 31.12.2014 tätig sein. Die 48-Monatsfrist hat am 01.07.2010 begonnen. Da der für die Prognose relevante Tätigkeitszeitraum mehr als 48 Monate beträgt, hat der Mitarbeiter ab dem 01.01.2014 beim Kunden eine erste Tätigkeitsstätte. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 11 des Einführungsschreibens) 2.2.2.1. Organisatorische Zuordnung Die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. Personalaktenführung), führt nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte, wenn er in dieser Einrichtung - auch nicht in geringem Umfang - tätig werden soll. Wenn der Mitarbeiter aber in einer vom Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden soll - z.b. zu Hilfs- und Nebentätigkeiten, um Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krank- und Urlaubsmeldungen abzugeben, usw., kann der Arbeitgeber den Mitarbeiter zu dieser Tätigkeitsstätte auch mit steuerlicher Wirkung zuordnen. Dies gilt auch wenn die Zuordnung zu dieser Tätigkeitsstätte lediglich aus den o. g. organisatorischen Gründen erfolgte und nicht deswegen, weil der Mitarbeiter dort seine eigentlich berufliche Tätigkeit ausüben soll. Auf die Qualität der Tätigkeit kommt es in diesem Fall nicht an. Auch Tätigkeiten von untergeordneter Bedeutung können ausreichend sein (Vorrang des Arbeits-/Dienstrechts). Der Arbeitgeber kann aber auch ausdrücklich erklären, dass die organisatorische Zuordnung aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen keine erste Tätigkeitsstätte begründen soll (vgl. Tz. 2.2.3). Seite 8 von 52

2.2.2.2. Verlängerung einer Abordnung und Kettenabordnung Wird eine auf weniger als 48 Monate geplante Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters verlängert, muss geprüft werden, ob er vom Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung an noch mehr als 48 Monate an der Tätigkeitsstätte eingesetzt werden soll. Beispiel 7 Der unbefristet beschäftigte Mitarbeiter wird für eine Projektdauer von voraussichtlich 18 Monaten der betrieblichen Einrichtung eines Kunden zugeordnet. Nach 18 Monaten wird die Zuordnung um 36 Monate verlängert. Obwohl der Mitarbeiter insgesamt 54 Monate beim selben Kunden tätig wird, hat er dort keine erste Tätigkeitsstätte. Weder im Zeitpunkt der erstmaligen Zuordnung noch im Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung sollte der Mitarbeiter für mehr als 48 Monate bei diesem Kunden eingesetzt werden. (entsprechend Beispiel 7 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 7 Die Zuordnung des Mitarbeiters wird bereits nach drei Monaten um 36 Monate auf insgesamt 54 Monate verlängert. Nach 12 Monaten wird das Projekt planwidrig beendet. Die ersten drei Monate sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Erst ab dem Zeitpunkt der Verlängerungsentscheidung hat der Mitarbeiter seine erste Tätigkeitsstätte beim Kunden, da er ab diesem Zeitpunkt noch 51 Monate und somit dauerhaft dort tätig werden soll. Auch die planwidrige Beendigung des Projekts ändert nichts an der ursprünglichen dauerhaften Zuordnung. In den Monaten 4 bis 12 liegt eine erste Tätigkeitsstätte am Projektort vor. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 7 des Einführungsschreibens) Bei einer sog. Kettenabordnung ist keine dauerhafte Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte gegeben, wenn die einzelne Abordnung jeweils einen Zeitraum von weniger als 48 Monaten umfasst. In diesen Fällen ist stets von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen. 2.2.2.3. Outsourcing-Fälle und Leiharbeitnehmer In den Fällen des sog. Outsourcings geht die Finanzverwaltung ebenfalls von einer dauerhaften Zuordnung und somit einer ersten Tätigkeitsstätte bei einem Dritten aus. Outsourcing liegt nach dem Einführungsschreiben vor, wenn das Dienstverhältnis auf einen anderen Arbeitgeber ausgelagert wird und der Mitarbeiter für die gesamte Dauer des neuen Beschäftigungsverhältnisses oder länger als 48 Monate (= dauerhaft) weiterhin an seiner früheren Tätigkeitsstätte beim bisherigen Arbeitgeber tätig werden soll. Auch in dem Fall, in dem ein Leiharbeitnehmer ausnahmsweise für die gesamte Dauer seines Arbeitsverhältnisses mit dem Verleiher oder länger als 48 Monate (= dauerhaft) in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Entleihers tätig werden soll, geht die Finanzverwaltung von einer ersten Tätigkeitsstätte beim Entleiher aus. Beispiel 8 Der Mitarbeiter ist von einer Zeitarbeitsfirma ausschließlich für die Überlassung an einen bestimmten Entleiher eingestellt worden. Nach Abschluss des Seite 9 von 52

Projekts beim Entleiher endet vertragsgemäß auch das Arbeitsverhältnis mit der Zeitarbeitsfirma. Der Mitarbeiter hat vom ersten Tag an eine erste Tätigkeitsstätte beim Entleiher, da er dort für die gesamte Dauer seines Dienstverhältnis mit der Zeitarbeitsfirma und somit dauerhaft tätig werden soll. (entsprechend Beispiel 8 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 8 Der Mitarbeiter ist von einer Zeitarbeitsfirma unbefristet eingestellt worden und wird bis auf weiteres einem bestimmten Entleiher überlassen. Der Mitarbeiter hat vom ersten Tag an eine erste Tätigkeitsstätte beim Entleiher, da er dort ohne Befristung und somit dauerhaft tätig werden soll. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 8 des Einführungsschreibens) 2.2.3. Dokumentation Da die arbeits- oder dienstrechtliche Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers eindeutig sein muss, ist sie vom Arbeitgeber zu dokumentieren. Nach Auffassung der Finanzverwaltung kommen hierfür z. B. Regelungen im Arbeitsvertrag, im Tarifvertrag, in Protokollnotizen, in dienstrechtlichen Verfügungen, Einsatzplänen, Reiserichtlinien oder Reisekostenabrechnungen in Betracht. Der Arbeitgeber kann die Zuordnungsentscheidung auch durch Vorlage eines Organigramms dokumentieren. Gegen den Willen des Arbeitgebers kann ein Organigramm alleine aber - z. B. bei einer späteren Lohnsteueraußenprüfung - nicht als Beweis für das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte herangezogen werden, wenn der Arbeitgeber ansonsten keine Zuordnung des Mitarbeiters zu einer Tätigkeitsstätte getroffen hat und kein anderer Nachweis über eine Zuordnung vorliegt. Hinweis Nach Auffassung der Finanzverwaltung sollen z.b. die Tatsache, dass für Tätigkeiten an einer bestimmten Tätigkeitsstätte keine Reisekosten gezahlt werden oder der Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung des Firmenwagens für die Fahrten Wohnung/erste Tätigkeitsstätte als Indiz für eine durch den Arbeitgeber getroffene Zuordnungsentscheidung herangezogen werden können. Beispiel 9 Der Mitarbeiter übt seine Tätigkeit im häuslichen Arbeitszimmer aus. Er fährt durchschnittlich zwei mal im Monat zum Betrieb des Arbeitgebers, um sich dort mit dem Vorgesetzten zu besprechen und Unterlagen abzuholen bzw. abzugeben. Der Arbeitgeber erstattet die Fahrtkosten für diese Fahrten nicht, für Fahrten zu Kunden werden jedoch Reisekosten gezahlt. Das häusliche Arbeitszimmer ist keine erste Tätigkeitsstätte, da es keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers darstellt. Dass der Arbeitgeber für die Fahrten zum Betrieb die Kosten nicht erstattet, kann nach Auffassung der Finanzverwaltung als Indiz für eine Zuordnungsentscheidung zum Betrieb des Arbeitgebers angesehen werden. Seite 10 von 52

Beispiel 10 Der Arbeitgeber hat den Mitarbeiter nicht ausdrücklich einer bestimmten betrieblichen Einrichtung zugeordnet. In der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters wird aber ein geldwerter Vorteil für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit dem Firmenwagen versteuert. Die Versteuerung des geldwerten Vorteils für Fahrten Wohnung - erste Tätigkeitsstätte kann als Dokumentation einer getroffenen Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers angesehen werden. Darüber hinaus ist keine Dokumentation erforderlich. Eine dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung des Arbeitgebers, dass der Mitarbeiter keiner Tätigkeitsstätte dauerhaft zugeordnet ist (Negativfestlegung), wird von der Finanzverwaltung nicht anerkannt. Der Arbeitgeber kann aber (ggf. ausdrücklich) darauf verzichten, eine erste Tätigkeitsstätte festzulegen. Er kann auch ausdrücklich erklären, dass organisatorische Zuordnungen keine erste Tätigkeitsstätte begründen sollen. In diesen Fällen oder wenn ein Nachweis einer eindeutigen Zuordnung fehlt und diese nicht anderweitig glaubhaft gemacht werden kann, gelten für die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte zeitliche Kriterien (vgl. Tz. 2.3.). Der Arbeitgeber kann auch festlegen, dass sich die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nach den zeitlichen Kriterien richten soll. Im Ergebnis ist somit eine Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers nur erforderlich, wenn er die erste Tätigkeitsstätte abweichend von den zeitlichen Kriterien festlegen will. Sind auch die zeitlichen Kriterien für keine Tätigkeitsstätte erfüllt, hat der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte. Prüfschema für die Frage, ob die erste Tätigkeitsstätte durch Zuordnung des Arbeitgebers oder nach den zeitlichen Kriterien festgelegt werden soll Seite 11 von 52

2.3. Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nach zeitlichen Kriterien Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung des Mitarbeiters zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung nach den o.g. Grundsätzen, z.b. weil der Arbeitgeber ausdrücklich auf eine Zuordnung verzichtet hat oder ausdrücklich erklärt hat, dass organisatorische Zuordnungen keine steuerliche Wirkung entfallen sollen (vgl. Tz. 2.2.) oder ist eine getroffene Zuordnungsentscheidung nicht eindeutig, ist zu prüfen, ob der zeitliche Umfang der Tätigkeit an einer bestimmten Tätigkeitsstätte zu einer ersten Tätigkeitsstätte dort führt. Nach 9 Abs. 4 S. 4 EStG ist von einer ersten Tätigkeitsstätte an einer betrieblichen Einrichtung auszugehen, wenn der Mitarbeiter dort typischerweise arbeitstäglich oder je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit dauerhaft (vgl. Tz.2.2.2.) tätig werden soll. Beispiel 11 Der Mitarbeiter ist von seinem Arbeitgeber unbefristet eingestellt worden. Er soll dauerhaft in der Filiale Y arbeiten. Da er aber in den ersten 36 Monaten seiner Tätigkeit an drei Tagen wöchentlich in Filiale X und zwei volle Tage wöchentlich in Filiale Y arbeiten soll, ordnet der Arbeitgeber den Mitarbeiter für die ersten 36 Monate der Filiale X zu. Der Mitarbeiter hat in Filiale X keine erste Tätigkeitsstätte, da er dort lediglich für 36 Monate und damit nicht dauerhaft zugeordnet ist. Erste Tätigkeitsstätte ist jedoch Filiale Y, da der Mitarbeiter dort dauerhaft typischerweise an zwei vollen Tagen tätig werden soll. (entsprechend Beispiel 12 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 11 Der Mitarbeiter soll an 4 Tagen wöchentlich in Filiale X und nur einen vollen Tag wöchentlich in Filiale Y tätig werden. Der Mitarbeiter hat in Filiale X keine erste Tätigkeitsstätte, da er dort lediglich für 36 Monate und damit nicht dauerhaft zugeordnet ist. Auch Filiale Y ist keine erste Tätigkeitsstätte, da der Mitarbeiter dort die zeitlichen Kriterien nicht erfüllt. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 12 des Einführungsschreibens) Für die Prüfung der zeitlichen Kriterien muss der Mitarbeiter an der jeweiligen betrieblichen Einrichtung seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben. Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, z. B. für kurze Rüstzeiten, zur Berichtsfertigung, zur Vorbereitung der Zustellroute, zur Wartung und Pflege des Fahrzeugs, um ein Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen, Urlaubsanträge oder ähnliches abzuholen oder abzugeben, führt hier noch nicht zu einer Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte. Beispiel 12 Ein Kundendienstmonteur, der von seinem Arbeitgeber keiner betrieblichen Einrichtung dauerhaft zugeordnet ist, sucht den Betrieb seines Arbeitgebers regelmäßig auf, um den Firmenwagen samt Material zu übernehmen, die Seite 12 von 52

Auftragsbestätigungen in Empfang zu nehmen und die Stundenzettel vom Vortag abzugeben. Der Kundendienstmonteur hat keine erste Tätigkeitsstätte. Der Betrieb seines Arbeitgebers wird auch durch das regelmäßige Aufsuchen nicht zur ersten Tätigkeitsstätte, da der Mitarbeiter dort nicht die eigentliche berufliche Tätigkeit ausübt. (entsprechend Beispiel 13 des Einführungsschreibens) Beispiel 13 Die Fahrer im öffentlichen Personennahverkehr sollen ihr Fahrzeug immer an wechselnden Stellen im Stadtgebiet aufnehmen und in der Regel mindestens einmal wöchentlich die Kassen abrechnen. Die Kassenabrechnung sollen sie in der Geschäftsstelle oder in einem Betriebshof durchführen. Dort werden auch die Personalakten geführt oder sind Krank- und Urlaubsmeldungen abzugeben. Das bloße Abrechnen der Kassen, die Führung der Personalakten sowie die Verpflichtung zur Abgabe der Krank- und Urlaubsmeldungen führt nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte am Betriebshof oder in der Geschäftsstelle, es sei denn, der Arbeitgeber ordnet die Arbeitnehmer dem Betriebshof oder der Geschäftsstelle arbeitsrechtlich als erste Tätigkeitsstätte zu. (entsprechend Beispiel 14 des Einführungsschreibens) Beispiel 14 Ein LKW-Fahrer soll arbeitstäglich den Betriebssitz des Arbeitgebers aufsuchen, um dort das Fahrzeug abzuholen sowie dessen Wartung und Pflege durchzuführen. Allein das Abholen sowie die Wartung und Pflege des Fahrzeugs führen als Hilfs- und Nebentätigkeiten nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers. Allerdings handelt es sich in diesem Fall bei dem Betriebssitz um einen sog. Sammelpunkt (vgl. Tz. 4.1.). Etwas anderes gilt nur, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer dem Betriebssitz arbeitsrechtlich als erste Tätigkeitsstätte zuordnet. (entsprechend Beispiel 14 des Einführungsschreibens) Hinweis Aus dem Einführungsschreiben geht nicht hervor, ob auch die Teilnahme an Besprechungen (z. B. Jour Fixe) von der Finanzverwaltung als zur eigentlichen beruflichen Tätigkeit des Mitarbeiters gehörend angesehen wird. U.E. sind diese der Erstellung von Berichten vergleichbar, so dass Besprechungen auch zu den Nebentätigkeiten gehören. 2.3.1. Prognoseentscheidung Auch die zeitlichen Kriterien sind anhand einer in die Zukunft gerichteten Prognose zu beurteilen. Die in Tz 2.2.2. dargestellten Grundsätze gelten entsprechend. Weichen die tatsächlichen Verhältnisse durch unvorhersehbare Ereignisse (z. B. Krankheit) hiervon ab, bleibt es bei der zuvor getroffenen Prognoseentscheidung bezüglich der ersten Tätigkeitsstätte. Seite 13 von 52

Beispiel 15 Der Kundendienstmonteur soll an der betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers lediglich in unregelmäßigen Abständen seine Aufträge abholen und abrechnen, Urlaubsanträge abgeben und gelegentlich an Besprechungen teilnehmen. Er ist der betrieblichen Einrichtung aber nicht arbeitsrechtlich zugeordnet. Seine eigentliche berufliche Tätigkeit soll er ausschließlich bei verschiedenen Kunden ausüben. Auf Grund ungeplanter betrieblicher Abläufe ergibt es sich, dass er über einen Zeitraum von 12 Monaten die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers arbeitstäglich aufsuchen soll und auch aufsucht, um dort seine Berichte zu verfassen (= Teil seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit). Auch wenn K für einen Zeitraum von 12 Monaten arbeitstäglich einen Teil seiner beruflichen Tätigkeit in der betrieblichen Einrichtung in A ausüben soll, führt dies mangels Dauerhaftigkeit noch nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte. Die ursprüngliche Prognose sah dies nicht vor und nach der neuen Prognose sollen diese Arbeiten am Betriebssitz in A nur vorübergehend ausgeübt werden. (entsprechend Beispiel 6 des Einführungsschreibens) Die Prognoseentscheidung ist zu Beginn des Dienstverhältnisses zu treffen. Die auf Grundlage dieser Prognose getroffene Beurteilung bleibt solange bestehen, bis die Verhältnisse sich maßgeblich ändern oder der Arbeitgeber erstmalig eine Zuordnungsentscheidung trifft. Beispiel 16 Der Mitarbeiter soll seine berufliche Tätigkeit an drei Tagen in einem Home- Office ausüben und an zwei vollen Tagen in der betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers tätig werden. Er ist dieser nicht dauerhaft zugeordnet. Das Home-Office ist keine erste Tätigkeitsstätte. Da der Mitarbeiter aber in der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers an zwei Tagen seine eigentliche berufliche Tätigkeit ausüben soll, ist die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers erste Tätigkeitsstätte. (entsprechend Beispiel 16 des Einführungsschreibens) Beispiel 17 Der Mitarbeiter soll seine berufliche Tätigkeit im Home-Office ausüben und zusätzlich jeden Arbeitstag für eine Stunde in der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers tätig werden. Das Home-Office ist keine erste Tätigkeitsstätte. Erste Tätigkeitsstätte ist hier aber die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, da der Mitarbeiter dort typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll. In diesem Fall ist es unerheblich, dass dort weniger als 1/3 der gesamten regelmäßigen Arbeitszeit erbracht werden soll. (entsprechend Beispiel 17 des Einführungsschreibens) Seite 14 von 52

Beispiel 18 Der Mitarbeiter soll seine berufliche Tätigkeit im Home-Office ausüben und zusätzlich jeden Tag in einer anderen betrieblichen Einrichtung seines Arbeitgebers tätig werden. Die Arbeitszeit in den verschiedenen Tätigkeitsstätten beträgt jeweils weniger als 1/3 der gesamten Arbeitszeit des Arbeitnehmers. Das Home-Office ist keine erste Tätigkeitsstätte. Auch an den anderen betrieblichen Einrichtungen des Arbeitgebers hat der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte, da er diese Tätigkeitsstätten nicht arbeitstäglich aufsucht und dort jeweils weniger als 1/3 seiner gesamten Arbeitszeit tätig wird. (entsprechend Beispiel 18 des Einführungsschreibens) Beispiel 19 Der Arbeitnehmer A übt seine Tätigkeit nur bei wechselnden Kunden und im häuslichen Arbeitszimmer aus. Wenn der Mitarbeiter keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet wurde, hat er keine erste Tätigkeitsstätte. (entsprechend Beispiel 19 des Einführungsschreibens) 2.3.2. Regeln für die zeitlichen Kriterien Bei der quantitativen Prüfung kommt es allein auf den Umfang der an der Tätigkeitsstätte dauerhaft zu leistenden arbeitsvertraglichen Arbeitszeit (mind. 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder 2 volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder arbeitstäglich) an. Dies bedeutet: Soll der Mitarbeiter an einer Tätigkeitsstätte zwei volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, dann ist dies die erste Tätigkeitsstätte. Entsprechendes gilt, wenn der Mitarbeiter an einer Tätigkeitsstätte arbeitstäglich tätig werden soll. Soll er an einer Tätigkeitsstätte arbeitstäglich, aber weniger als 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden, dann führt dies nach dem Einführungsschreiben nur zu einer ersten Tätigkeitsstätte, wenn der Mitarbeiter dort typischerweise arbeitstäglich seine eigentliche berufliche Tätigkeit und nicht nur Vorbereitungs- oder Hilfstätigkeiten (siehe Tz. 2.3) durchführen soll. Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten die zeitlichen Voraussetzungen für eine erste Tätigkeitsstätte, dann kann der Arbeitgeber bestimmen, welche dieser Tätigkeitsstätten die erste Tätigkeitsstätte ist. Fehlt eine solche Bestimmung des Arbeitgebers, wird zugunsten des Mitarbeiters die Tätigkeitsstätte zugrunde gelegt, die der Wohnung des Mitarbeiters am nächsten liegt (sog. Meistbegünstigungsprinzip, vgl. Tz. 2.4.). 2.4. Mehrere Tätigkeitsstätten Der Mitarbeiter kann je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte haben. Hat ein Mitarbeiter aber mehrere Dienstverhältnisse, kann er auch mehrere erste Tätigkeitsstätten haben (je Dienstverhältnis jedoch höchstens eine). Erfüllen mehrere Tätigkeitsstätten in einem Dienstverhältnis die Voraussetzungen für die Annahme einer ersten Tätigkeitsstätte, kann der Arbeitgeber die erste Tätigkeitsstätte bestimmen. Dabei muss es sich nicht um die Tätigkeitsstätte handeln, Seite 15 von 52

an der der Mitarbeiter den zeitlich überwiegenden oder qualitativ bedeutsameren Teil seiner beruflichen Tätigkeit ausüben soll. Beispiel 20 Ein in B wohnender Filialleiter ist keiner betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet. Es ist lediglich festgelegt, dass er an drei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in B und an zwei Tagen in der Woche in einer Filiale seines Arbeitgebers in A tätig werden soll. Der Arbeitgeber bestimmt die Filiale in A zur ersten Tätigkeitsstätte. Durch die Bestimmung seines Arbeitgebers hat der Filialleiter in der betrieblichen Einrichtung in A seine erste Tätigkeitsstätte. Unerheblich ist, dass er dort lediglich zwei Tage und damit nicht zeitlich überwiegend beruflich tätig ist. (entsprechend Beispiel 20 des Einführungsschreibens) Macht der Arbeitgeber von seinem Bestimmungsrecht keinen Gebrauch oder ist die Bestimmung nicht eindeutig, ist die der Wohnung des Mitarbeiters örtlich am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte. Abwandlung zu Beispiel 20 Der Arbeitgeber verzichtet auf die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte. Erste Tätigkeitsstätte des Filialleiters ist die seiner Wohnung am nächsten liegende betriebliche Einrichtung seines Arbeitgebers in B. Die Tätigkeit in A ist eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 13 des Einführungsschreibens) Beispiel 21 Der in H wohnende Filialleiter soll typischerweise arbeitstäglich in drei Filialen (X, Y und Z) seines Arbeitgebers tätig werden. Er ist keiner der Filialen arbeitsrechtlich zugeordnet. Der Mitarbeiter fährt morgens mit seinem eigenen PKW regelmäßig zur Filiale X, dann zur Filiale Y, von dort zur Filiale Z und von dieser zur Wohnung. Die Filiale in Y liegt der Wohnung am nächsten. Der Mitarbeiter erfüllt für alle Filialen die zeitlichen Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte, da er typischerweise arbeitstäglich dort tätig werden soll. Erste Tätigkeitsstätte ist die Filiale Y, da diese der Wohnung des Mitarbeiters am nächsten liegt. Die Tätigkeit in X und Z sind beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Da A von seiner Wohnung zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte, von dort zur ersten Tätigkeitsstätte und von dort wieder zu einer anderen auswärtigen Tätigkeitsstätte fährt, liegen keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte vor, sondern Fahrten, für die ein steuerfreier Arbeitgeberersatz in Betracht kommt. (entsprechend Beispiel 21 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 21 Der Mitarbeiter nutzt für die arbeitstäglichen Fahrten einen ihm vom Arbeitgeber überlassenen Dienstwagen. Er führt kein Fahrtenbuch, so dass der geldwerte Vorteil nach der pauschalen Nutzungswertmethode zu ermitteln ist. Seite 16 von 52

Grundsätzlich ist für die Nutzung des Dienstwagens für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein geldwerter Vorteil in Höhe von 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer zu versteuern. Wenn der Mitarbeiter mittels Einzelaufzeichnungen die Zahl der tatsächlichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nachweist, ist stattdessen für jede Fahrt ein geldwerter Vorteil von 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer anzusetzen (sog. Einzelbewertung). Im vorliegenden Fall hat A keine unmittelbaren Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Bei Anwendung der Einzelbewertungsmethode entfällt somit die Versteuerung des geldwerten Vorteils für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 21 des Einführungsschreibens) Beispiel 22 Eine Pflegekraft hat täglich vier Personen zu betreuen. Hierfür wurde jeweils ein Pflegevertrag bis auf Weiteres abgeschlossen. Alle vier Pflegepersonen sollen arbeitstäglich regelmäßig betreut werden. Der Arbeitgeber hat keine Zuordnungsentscheidung getroffen und keine dieser Pflegestellen als erste Tätigkeitsstätte bestimmt. Erste Tätigkeitsstätte ist die der Wohnung der Pflegekraft am nächsten liegende Pflegestelle. (entsprechend Beispiel 22 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 22 Die Pflegeverträge wurden jeweils für eine Dauer von bis zu zwei Jahren abgeschlossen. Die Pflegekraft hat keine erste Tätigkeitsstätte, da sie an keiner der Pflegestellen dauerhaft tätig werden soll. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 22 des Einführungsschreibens) 2.5. Erste Tätigkeitsstätte bei grenzüberschreitenden Entsendungen Bei grenzüberschreitender Mitarbeiterentsendung zwischen verbundenen Unternehmen liegt beim aufnehmenden Unternehmen eine erste Tätigkeitsstätte dann vor, wenn der Mitarbeiter im Rahmen eines eigenständigen Arbeitsvertrags mit dem aufnehmenden Unternehmen einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung dieses Unternehmens dauerhaft zugeordnet ist (d.h. die Zuordnung umfasst die Dauer des gesamten (befristeten) Dienstverhältnisses mit dem aufnehmenden Unternehmen oder einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten). Beispiel 23 Der Mitarbeiter ist von der ausländischen Muttergesellschaft für zwei Jahre an die inländische Tochtergesellschaft entsandt worden. Für die Dauer der Entsendung wurde mit der Tochtergesellschaft ein befristeter Arbeitsvertrag abgeschlossen, in dem er der inländischen Hauptniederlassung der Tochtergesellschaft zugeordnet wurde. Der Mitarbeiter hat bei der Tochtergesellschaft seine erste Tätigkeitsstätte, da er für die Dauer des (befristeten) Arbeitsverhältnisses (= dauerhaft) dort tätig werden soll. (entsprechend Beispiel 9 des Einführungsschreibens) Seite 17 von 52

Wird der Mitarbeiter ohne Abschluss eines lokalen Arbeitsvertrags mit dem aufnehmenden Unternehmen in einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung dieses Unternehmens tätig, liegt eine erste Tätigkeitsstätte dort nur vor, wenn der Mitarbeiter vom entsendenden Unternehmen dauerhaft dem aufnehmenden Unternehmen zugeordnet wurde (d.h. Zuordnung für die Dauer des gesamten - befristeten oder unbefristeten Dienstverhältnisses mit dem entsendenden Unternehmen oder die Zuordnung über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus). Beispiel 24 Der Mitarbeiter ist von der ausländischen Muttergesellschaft für zwei Jahre an die inländische Tochtergesellschaft entsandt und für diesen Zeitraum der inländischen Niederlassung der Tochtergesellschaft zugeordnet worden. Es besteht kein lokaler Vertrag mit der inländischen Tochtergesellschaft. Der Mitarbeiter hat bei der Tochtergesellschaft keine erste Tätigkeitsstätte, da er dieser nicht dauerhaft zugeordnet worden ist. Er übt für die Dauer seiner zweijährigen Tätigkeit im Inland eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit aus. (entsprechend Beispiel 10 des Einführungsschreibens) Sollte die dauerhafte Zuordnung fehlen oder nicht eindeutig sein, sind die zeitlichen Kriterien auch in den Fällen der grenzüberschreitenden Mitarbeiterentsendung zwischen verbundenen Unternehmen zu prüfen. 2.6. Zusammenfassung Es muss nun geprüft werden, ob für die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen eine Zuordnung im Sinne der Tz. 2.2. bereits besteht, bzw. ob eine solche Zuordnung noch getroffen werden soll. Besteht eine solche Zuordnung zu einer betrieblichen Einrichtung, wird diese die erste Tätigkeitsstätte, unabhängig davon, in welchem zeitlichen (oder inhaltlichen) Umfang der Mitarbeiter dort tätig wird. Nimmt der Arbeitgeber keine Zuordnung vor (oder ist sie nicht eindeutig oder nicht entsprechend dokumentiert), sind zeitliche Kriterien zu prüfen (vgl. Tz. 2.3.). Eine sog. Negativzuordnung ist nicht möglich, der Arbeitgeber kann aber ausdrücklich darauf verzichten, eine erste Tätigkeitsstätte festzulegen. Er kann auch erklären, dass organisatorische Zuordnungen keine erste Tätigkeitsstätte begründen sollen oder dass sich die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte nach den zeitlichen Kriterien richten soll. Nur wenn die zeitlichen Kriterien für keine der Tätigkeitsstätten erfüllt sind, kann der Mitarbeiter keine erste Tätigkeitsstätte haben. Wird der Mitarbeiter an einer betrieblichen Einrichtung aber dauerhaft typischerweise arbeitstäglich zwei volle Arbeitstage je Arbeitswoche oder mindestens ein Drittel seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit tätig, hat er auch eine erste Tätigkeitsstätte. Entweder an der betrieblichen Einrichtung, an der er die zeitlichen Kriterien erfüllt oder an der betrieblichen Einrichtung, der ihn der Arbeitgeber zuordnet hat. Seite 18 von 52

Sowohl für die Zuordnung als auch für die zeitlichen Kriterien des Gesetzes ist im Wege einer Prognoseentscheidung in die Zukunft zu blicken ("tätig werden soll"). "Dauerhaft" bedeutet in beiden Fällen für die Dauer des Dienstverhältnisses, unbefristet, oder über die Dauer von 48 Monaten hinaus. Für die meisten Mitarbeiter wird es bereits eine organisatorische Zuordnung (vgl. Tz. 2.2.2.1.) geben. Diese kann zu einer ersten Tätigkeitsstätte führen, wenn der Arbeitgeber dies will. Gegen den Willen des Arbeitgebers kann die betriebliche Einrichtung, der der Mitarbeiter nur aus organisatorischen Gründen zugeordnet ist, aber nicht als erste Tätigkeitsstätte angesehen werden. Vermutlich haben viele Arbeitgeber festgelegt, wo der einzelne Mitarbeiter seine Arbeitsleistung zu erbringen hat, ohne dies schriftlich niederzulegen. Soll sich die erste Tätigkeitsstätte künftig nach der Zuordnungsentscheidung des Arbeitgebers richten, sollte daher auf eine entsprechende (nachvollziehbare) Dokumentation der Zuordnungsentscheidung geachtet und diese ggf. nachgeholt werden. Wird ein geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte versteuert, kann das bereits als Dokumentation einer Zuordnungsentscheidung ausreichend sein. Die Mitarbeiter, die bislang eine regelmäßige Arbeitsstätte haben, werden diese vermutlich auch weiterhin als erste Tätigkeitsstätte haben. Bei Mitarbeitern, die bislang keine regelmäßige Arbeitsstätte haben, weil sie ständig bei einem Dritten (z. B. Kunde) eingesetzt sind, sollte geprüft werden, ob die zeitlichen Kriterien für das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte erfüllt sind bzw. ob eine dauerhafte Zuordnung zur betrieblichen Einrichtung des Kunden besteht oder ob diese noch erfolgen soll. Auch bei Mitarbeitern, die ihre Arbeit an mehreren betrieblichen Einrichtungen ausüben (z. B. mehrere Filialen, Arbeitsplatz an verschiedenen Standorten des Arbeitgebers) sollte geprüft werden, ob die zeitlichen Kriterien erfüllt sind. Ist dies der Fall, liegt dort eine erste Tätigkeitsstätte, es sei denn er wurde einer anderen betrieblichen Einordnung dauerhaft zugeordnet. Ohne erste Tätigkeitsstätte können nur noch Mitarbeiter sein, die keiner betrieblichen Einrichtung zugeordnet sind und die die zeitlichen Kriterien für keine Tätigkeitsstätte erfüllen. Beispiele hierfür können sein: Filialleiter, die für keine der Filialen die zeitlichen Kriterien erfüllen und die keiner der Filialen arbeitsrechtlich zugeordnet sind. Außendienstmitarbeiter, die immer bei verschiedenen Kunden und / oder im Home-Office arbeiten und nicht dem Betrieb des Arbeitgebers dauerhaft zugeordnet sind. Service-Techniker und Monteure, Pflegekräfte, Handelsvertreter u. ä., die immer bei verschiedenen Kunden arbeiten und den Betrieb des Arbeitgebers nur aufsuchen, um den Firmenwagen entgegenzunehmen, Aufträge abzuholen oder abzurechnen. Seite 19 von 52

Prüfschema zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte 2.7. Erste Tätigkeitsstätte bei öffentlich-rechtlichen Arbeitgebern Für die Frage der dauerhaften Zuordnung zu einer Tätigkeitsstätte ist als Dienststelle/Dienststätte i. S. d. öffentlichen Reisekosten-, Umzugskosten- und Trennungsgeldrechts die Stelle anzusehen, bei der der Mitarbeiter eingestellt oder zu der er versetzt, abgeordnet, zugeteilt, zugewiesen oder kommandiert worden ist. Für die steuerrechtliche Beurteilung der dauerhaften Zuordnung zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte gilt nach dem Einführungsschreiben Folgendes: Eine Versetzung ohne zeitliche Befristung wird als dauerhafte Zuordnung angesehen --> neue erste Tätigkeitsstätte Eine Abordnung ohne zeitliche Befristung wird ebenfalls als dauerhafte Zuordnung angesehen --> neue erste Tätigkeitsstätte Eine Versetzung mit einer zeitlichen Befristung bis zu 48 Monaten ist keine dauerhafte Zuordnung --> keine neue erste Tätigkeitsstätte Eine Abordnung mit einer zeitlichen Befristung bis zu 48 Monaten ist auch dann keine dauerhafte Zuordnung und damit keine neue erste Tätigkeitsstätte, wenn die Abordnung mit dem Ziel der Versetzung verbunden wird --> keine neue erste Tätigkeitsstätte Sonstige abordnungs- oder versetzungsgleiche Maßnahmen (z. B. Kommandierung, Zuteilung, Zuweisung) werden ebenfalls nicht als dauerhaft angesehen --> keine neue erste Tätigkeitsstätte Seite 20 von 52

3. Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten Die steuerliche Berücksichtigung von Fahrtkosten im Zusammenhang mit einer Auswärtstätigkeit bleibt unverändert. Der Arbeitgeber kann dem Mitarbeiter Aufwendungen für beruflich veranlasste Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und die keine Familienheimfahrten sind, steuerfrei erstatten. Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können die tatsächlichen Kosten steuerfrei ersetzt werden. Nutzt der Mitarbeiter ein eigenes Fahrzeug, kann ein Kilometersatz auf Grund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das genutzte Fahrzeug errechnet werden. Dieser kann so lange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern (z. B. Ende des Abschreibungszeitraums). Alternativ können die Fahrtkosten wie bisher mit pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden. Die Höhe der Kilometersätze richtet sich nach der im Bundesreisekostengesetz festgelegten höchsten Wegstreckenentschädigung für das jeweils benutzte Beförderungsmittel. Derzeit beträgt diese bei Benutzung eines Pkw 0,30 je Fahrtkilometer und bei Benutzung eines anderen motorbetriebenen Fahrzeugs 0,20 je Fahrtkilometer ( 5 BRKG). Zusätzliche Pauschalen für die Mitnahme von weiteren Personen aus dienstlichen Gründen (z.b. 0,02 je Mitfahrer im Pkw) sind im BRKG nicht vorgesehen und können nach derzeitigem Kenntnisstand künftig nicht mehr steuerfrei erstattet werden. Beim Werbungkostenabzug der Mitarbeiter können die gesetzlich festgelegten Beträge auch dann als Werbungskosten angesetzt werden, wenn sie zu einer unzutreffenden Besteuerung führen würden, weil die Pauschalen die tatsächlichen Kosten je Kilometer offensichtlich übersteigen (H 9.5 "Pauschale Kilometersätze" 4. Spiegelstrich ist ab 2014 nicht mehr anzuwenden). 4. Fahrtkosten bei Mitarbeitern ohne erste Tätigkeitsstätte Nach dem derzeitigen Reisekostenrecht werden bei Mitarbeitern, die keine regelmäßige Arbeitsstätte haben alle Fahrten nach den Grundsätzen der Auswärtstätigkeit behandelt. Ab 01.01.2014 gilt für die Fahrkosten von Mitarbeitern ohne erste Tätigkeitstätte, die nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie den diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen zur Aufnahme der beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort/Sammelpunkt (Beispiele: Busdepot, Fährhafen, Treffpunkt für betrieblichen Sammeltransport) oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen haben, folgende Besonderheit: Für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Sammelpunkt bzw. zum weiträumigen Tätigkeitsgebiet sind die Regelungen anzuwenden, die für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gelten. Diese Fahrten können vom Arbeitgeber nicht steuerfrei erstattet werden, bei Nutzung eines Firmenwagens muss ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Seite 21 von 52

Hinweis Diese Fiktion einer ersten Tätigkeitsstätte gilt nur für die Berücksichtigung von Fahrtkosten, nicht aber für die Berechnung der Verpflegungsausschalen und der Übernachtungskosten. Auch bei einer Tätigkeit im weiträumigen Tätigkeitsgebiet können Verpflegungspauschalen steuerfrei ersetzt werden. Da es sich bei den Fahrten nicht um Fahrten zwischen Wohnung und einer ersten Tätigkeitsstätte handelt, sondern diese nur entsprechend behandelt werden, ist u.e. eine Pauschalversteuerung nach 40 Abs. 2 S. 2 EStG mit 15 % nicht zulässig. 4.1. Derselbe Ort/Sammelpunkt Ein Sammelpunkt im Sinne des Einführungsschreibens liegt vor, wenn der Arbeitgeber durch arbeits-/dienstrechtliche Festlegung bestimmt, dass sich der Mitarbeiter dauerhaft typischerweise arbeitstäglich an einem festgelegten Ort, der die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte nicht erfüllt, einfinden soll, um von dort seine unterschiedlichen eigentlichen Einsatzorte aufzusuchen oder von dort die Arbeit aufzunehmen. Solche Orte können z. B. sein der Treffpunkt für einen betrieblichen Sammeltransport, ein Busdepot oder ein Fährhafen. Hinweis Die Einschränkungen für den Sammelpunkt gelten aber nicht für privat organisierte Fahrgemeinschaften, da es insoweit an einer arbeits-/dienstrechtlichen Festlegung des Arbeitgebers fehlt. Die Regelung betrifft z. B. Bus- oder LKW-Fahrer und Kundendienstmonteure, wenn sie dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich einen vom Arbeitgeber festgelegten Ort aufsuchen sollen. (entsprechend Beispiel 23 und 24 des Einführungsschreibens) Seeleute, die auf einem Schiff (= keine ortsfeste betriebliche Einrichtung) tätig werden sollen, wenn der Dienstantritt, die Ein- und Ausschiffung typischerweise arbeitstäglich von dem gleichen Anleger (wie z. B. einem Fähranleger, Liegeplatz des Seenotrettungskreuzers, Anleger des Fahrgastschiffes) erfolgen soll. (entsprechend Beispiel 25 des Einführungsschreibens) Angestellte Lotsen, die ihre Tätigkeit typischerweise auf verschiedenen Schiffen (= keine ortsfeste betriebliche Einrichtung) ausüben sollen und die typischerweise arbeitstäglich von einer vom Arbeitgeber festgelegten Lotsenstation oder Lotsenwechselstation zum Einsatz auf ein Schiff verbracht werden. (entsprechend Beispiel 26 des Einführungsschreibens) 4.2. Weiträumiges Tätigkeitsgebiet Die Einschränkungen für die Fahrtkostenerstattung/Versteuerung geldwerter Vorteil für den Firmenwagen finden ebenfalls Anwendung, wenn der Mitarbeiter seine berufliche Tätigkeit typischerweise arbeitstäglich in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet ausüben soll. Seite 22 von 52

Ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet liegt nach dem Einführungsschreibens vor, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitsleistung auf einer festgelegten Fläche und nicht innerhalb einer ortsfesten betrieblichen Einrichtungen des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens ( 15 AktG) oder bei einem vom Arbeitgeber bestimmten Dritten ausgeübt werden soll. In einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden in der Regel z. B. Zusteller, Hafenarbeiter, Forstarbeiter tätig. Hingegen sind z. B. Bezirksleiter und Vertriebsmitarbeiter, die verschiedene Niederlassungen betreuen oder mobile Pflegekräfte, die verschiedene Personen in deren Wohnungen in einem festgelegten Gebiet betreuen sowie Schornsteinfeger von dieser Regelung nicht betroffen. Für die Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes gelten Dienstreisegrundsätze. Wenn der Mitarbeiter das weiträumige Arbeitsgebiet stets von ein und demselben Zugang aus betreten oder befahren muss, gilt die Steuerpflicht für die Fahrkostenerstattung/Versteuerung des geldwerten Vorteils für den Firmenwagen für die Fahrten von der Wohnung bis zu diesem Zugang. Wird das weiträumige Tätigkeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, gilt sie aus Vereinfachungsgründen nur für die kürzeste Entfernung von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang. Beispiel 25 Ein Forstarbeiter fährt mit dem Firmenwagen an 150 Tagen von seiner Wohnung zu dem 15 km entfernten, nächstgelegenen Zugang des von ihm täglich zu betreuenden Waldgebietes (weiträumiges Tätigkeitsgebiet). An 70 Tagen gelangt er von seiner Wohnung über einen weiter entfernt gelegenen Zugang (20 km) in das Waldgebiet. Die Fahrten von der Wohnung zu dem weiträumigen Tätigkeitsgebiet werden behandelt wie die Fahrten von der Wohnung zu einer ersten Tätigkeitsstätte, so dass ein geldwerter Vorteil aus der Nutzung des Firmenwagens für Fahrten Wohnung/erste Tätigkeitsstätte versteuert werden muss. Es kann hierbei die Entfernung zum nächstgelegenen Zugang angesetzt werden. Der Arbeitgeber braucht nicht zu prüfen, von welchem Zugang aus das weiträumige Tätigkeitsgebiet angefahren wird. In seiner Steuererklärung kann der Mitarbeiter für die Fahrten zum der Wohnung nächstgelegenen Zugang (15 km) die Entfernungspauschale in Höhe von 0,30 je Entfernungskilometer als Werbungskosten ansetzen. Die Fahrten mit dem Firmenwagen innerhalb des Waldgebietes können mangels Aufwendungen nicht als Werbungskosten berücksichtigt werden. Bei den Fahrten zu dem weiter entfernt gelegenen Zugang werden ebenfalls nur 15 Kilometer mit der Entfernungspauschale berücksichtigt. Die zusätzlichen fünf Kilometer morgens hin und die fünf Kilometer abends zurück, werden ebenso wie die Fahrten innerhalb des weiträumigen Tätigkeitsgebietes als Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit angesehen. Somit sind für 220 Tage jeweils 15 km mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten anzusetzen. (entsprechend Beispiel 27 des Einführungsschreibens) Seite 23 von 52

Soll der Mitarbeiter in mehreren ortsfesten Einrichtungen seines Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten, die innerhalb eines bestimmten Bezirks gelegen sind, beruflich tätig werden, wird er nicht in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet, sondern an verschiedenen, ggf. ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig. 5. Übernachtungskosten bei Auswärtstätigkeiten 5.1. Notwendige Mehraufwendungen für Übernachtung Aufgrund der neuen gesetzlichen Regelung kann der Arbeitgeber notwendige Mehraufwendungen eines Mitarbeiters für beruflich veranlasste Übernachtungen an einer Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, steuerfrei erstatten. Dabei ist lediglich die berufliche Veranlassung zu prüfen, nicht aber die Angemessenheit der Unterkunft (bestimmte Hotelkategorie oder Größe der Unterkunft). Die berufliche Veranlassung ist gegeben, wenn der Mitarbeiter auf Weisung des Arbeitgebers so gut wie ausschließlich dienstlich unterwegs ist, z. B. wenn er einen Kunden besucht. Erledigt der Mitarbeiter im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auch in einem mehr als geringfügigen Umfang private Angelegenheiten (z. B. wenn der Mitarbeiter im Anschluss an die Dienstreise aus privaten Gründen Tage am Dienstreiseort verbringt), müssen - wie bisher - die beruflich veranlassten von den privat veranlassten Aufwendungen getrennt werden, ggf. im Wege der Schätzung. Übernachtungskosten können nur steuerfrei erstattet werden, wenn der Mitarbeiter noch eine andere Wohnung hat, an der sich der Lebensmittelpunkt des Mitarbeiters befindet. Wenn die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Mitarbeiters ist, können die Übernachtungskosten nicht steuerfrei erstattet werden, da es insoweit an einem beruflich veranlassten Mehraufwand fehlt. Die Wohnung am Lebensmittelpunkt muss aber keinen eigenen Hausstand darstellen, wie er für die Anerkennung einer doppelten Haushaltsführung vorausgesetzt wird (vgl. Tz. 13.1.1.). Auch eine finanzielle Beteiligung an den Kosten ist nicht erforderlich. Es genügt, wenn der Mitarbeiter z. B. im Haushalt der Eltern ein Zimmer bewohnt. Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Hierzu zählen zum Beispiel Kosten für die Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen (z. B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe/Fremdenverkehrsabgabe, bei Auslandsübernachtungen auch die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen). Zur steuerlichen Behandlung der Frühstückskosten vgl. Tz. 5.4. und 7.2.. Soweit höhere Übernachtungskosten anfallen, weil der Mitarbeiter eine Unterkunft gemeinsam mit Personen nutzt, die in keinem Dienstverhältnis zum selben Arbeitgeber stehen, sind nur diejenigen Aufwendungen anzusetzen, die bei alleiniger Nutzung durch den Mitarbeiter angefallen wären (wie bisher). Bei Nutzung eines Mehrbettzimmers können daher die Aufwendungen vom Arbeitgeber steuerfrei er- Seite 24 von 52

stattet werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Dies gilt sowohl für Übernachtungen im Inland als auch im Ausland. Beispiel 26 Der Mitarbeiter wird aus persönlichen Gründen auf einer Dienstreise von seiner Ehefrau begleitet. Für die Übernachtung im Doppelzimmer entstehen Kosten von 150. Ein Einzelzimmer hätte 120 gekostet. Der Arbeitgeber kann 120 steuerfrei erstatten. (entsprechend Beispiel 50 des Einführungsschreibens) 5.2. 48-Monatsfrist für Übernachtungskosten Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, können Unterkunftskosten nach Ablauf von 48 Monaten höchstens noch bis zur Höhe von 1.000 im Monat vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Beispiel 27 Ein Mitarbeiter ist in der sich an seinem Wohnort befindlichen ersten Tätigkeitsstätte an zwei Tagen in der Woche tätig. Ab 01.04.2014 betreut er an den anderen drei Tagen aufgrund arbeitsrechtlicher Festlegungen zusätzlich eine Filiale, die 200 km entfernt liegt. Dort übernachtet er regelmäßig zweimal wöchentlich. Da der Mitarbeiter längerfristig infolge seiner beruflichen Tätigkeit an drei Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, tätig wird und dort übernachtet, können die ihm tatsächlich entstehenden Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur Höhe von 1.000 monatlich steuerfrei erstattet werden. (entsprechend Beispiel 51 des Einführungsschreibens) Die Begrenzung auf den Betrag von 1.000 gilt auch für Hotelübernachtungen. Sie ist aber nur bei Übernachtungen im Inland zu beachten. Bei Übernachtungen im Ausland gilt sie nicht. Da die gesetzliche Regelung auf die allgemeinen Regelungen zur doppelten Haushaltsführung ( 9 Abs. 1 Nr. 5 EStG) verweist, gilt bei Übernachtungen im Ausland als Obergrenze aber wohl die ortsübliche Miete für eine durchschnittliche Wohnung mit einer Größe von 60 qm (vgl. Tz. 13.2.2.). Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Mitarbeiter an dieser regelmäßig mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Die 48-Monatsfrist ist daher nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Eine Unterbrechung von weniger als sechs Monaten, z. B. wegen Urlaub, Krankheit, beruflicher Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte führt nicht zu einem Neubeginn der 48-Monatsfrist. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der 48-Monatsfrist erfolgt im Nachhinein mit Blick auf die zurückliegende Zeit ("Ex-post"). Abwandlung zu Beispiel 27 Ab 15.07.2014 muss der Mitarbeiter aus Beispiel 27 für 4 Monate arbeitstäglich in einer dritten Filiale, die 50 Kilometer entfernt ist, tätig werden und Seite 25 von 52

sucht in dieser Zeit die 200 Kilometer entfernte Filiale nicht auf. Nach Ablauf dieser 4 Monate ist er an drei Tagen in der Woche an seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig und an zwei Tagen in der Filiale, die 200 km entfernt ist. Dort übernachtet er einmal wöchentlich. Die 48 - Monatsfrist für die Übernachtungskosten am 200 Kilometer entfernten Tätigkeitsort beginnt am 01.04.2014 und endet voraussichtlich am 31.03.2018. Eine sechsmonatige Unterbrechung liegt noch nicht vor (lediglich 4 Monate und dann immer nur dreitägige Unterbrechung). (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 51 des Einführungsschreibens) Maßgeblich für den Beginn der 48-Monatsfrist ist der jeweilige Beginn der längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland. Dies gilt auch, wenn dieser vor dem 01.01.2014 liegt. Die Übernachtungskosten werden aber erst ab dem ersten vollen Kalendermonat, der auf den Monat folgt, in dem die 48-Monatsfrist endet, auf 1.000 begrenzt. Beispiel 28 Der Mitarbeiter hat seine Tätigkeit am 15.07.2010 an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte aufgenommen und soll dort bis zum 31.12.2015 tätig sein. Die 48-Monatsfrist beginnt am 16.07.2010 und endet mit Ablauf des 15.07.2014. Nach Ablauf dieser Frist können grundsätzlich Übernachtungskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 monatlich berücksichtigt werden. Die Begrenzung der Übernachtungskosten wird aber erst ab August 2014 angewendet. (entsprechend Beispiel 52 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 28 Der Mitarbeiter wird vom 15.03.2014 bis 03.10.2014 wegen eines personellen Engpasses ausschließlich am Stammsitz der Firma tätig. Ab 04.10.2014 kehrt er zu der vorherigen auswärtigen Tätigkeitsstätte zurück. Die längerfristige Auswärtstätigkeit wurde länger als sechs Monate unterbrochen. Die Übernachtungskosten können daher ab 04.10.2014 für die nächsten 48 Monate (bis 03.10.2018) grundsätzlich wieder unbeschränkt berücksichtigt werden. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 52 des Einführungsschreibens) 5.3. Pauschalen bei Erstattung durch den Arbeitgeber Für jede Übernachtung im Inland darf der Arbeitgeber die nachgewiesenen Übernachtungskosten nach o.g. Grundsätzen oder - wie bisher - ohne Einzelnachweis einen Pauschbetrag von 20 steuerfrei erstatten. Bei Übernachtungen im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit im Ausland gelten wie bisher die durch das BMF jeweils bekanntgemachten Pauschbeträge. Hinweis Im Rahmen des Werbungskostenabzugs können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden (wie bisher). Seite 26 von 52

5.4. Behandlung von Hotelfrühstücken Kosten für Mahlzeiten können nur im Rahmen der Verpflegungspauschalen steuerlich berücksichtigt werden (vgl. Tz. 6.). Wenn in Hotelrechnungen nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung ausgewiesen ist und sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen lässt (z. B. Tagungspauschale, Übernachtung inkl. Frühstück), ist dieser Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten zu kürzen. Als Kürzungsbeträge sind dabei für Frühstück 20 %, für Mittag- und Abendessen jeweils 40 %, der für den Unterkunftsort maßgebenden Verpflegungspauschale bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden anzusetzen. Bei Übernachtungen im Inland bedeutet dies eine Kürzung in Höhe von 4,80 für das Frühstück und jeweils 9,60 für ein Mittag- oder Abendessen. Im Ausland sind die Kürzungsbeträge in Abhängigkeit zur jeweiligen Verpflegungspauschale zu ermitteln. Ist die Hotelrechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt, so dass das Frühstück als vom Arbeitgeber veranlasst angesehen werden kann (vgl. dazu Tz. 7.1.), kann die Hotelrechnung auch in voller Höhe steuerfrei erstattet werden. In diesem Fall sind die Regelungen für arbeitgebergestellte Mahlzeiten bei Dienstreisen zu beachten (vgl. Tz. 7.). Beispiel 29 Der Mitarbeiter übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit im Inland im Hotel. Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Das Hotel rechnet eine Übernachtung mit Frühstück wie folgt ab: Übernachtung 60 Businesspaket 10 Der Arbeitgeber hat folgende Möglichkeiten: Variante 1: Er kann zur Ermittlung der Übernachtungskosten den Gesamtpreis bzw. die Kosten des Businesspaktes um 4,80 (20 % von 24 ) kürzen und den verbleibenden Betrag von 65,20 als Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. In diesem Fall erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale (vgl. Tz. 7.). Variante 2: Er kann dem Mitarbeiter auch den Gesamtpreis von 70 (also einschließlich Frühstück) erstatten. Da dem Mitarbeiter in diesem Fall aber während der Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit gewährt wurde, muss die Verpflegungspauschale für den Rückreisetag gekürzt werden (vgl. Tz. 7.). (entsprechend Beispiel 48 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 29 Ist die Rechnung des Hotels auf den Namen des Mitarbeiters ausgestellt, kann das Frühstück i.d.r. nicht als vom Arbeitgeber veranlasst angesehen werden (vgl. Tz. 7.1.). In diesem Fall muss die Hotelrechnung um 4,80 ge- Seite 27 von 52

kürzt werden, so dass der Arbeitgeber für die Unterkunft 65,20 steuerfrei erstatten darf. In diesem Fall erfolgt keine Kürzung der Verpflegungspauschale (vgl. Tz. 7.). (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 48 des Einführungsschreibens) 6. Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten Verpflegungsmehraufwendungen können wie bisher mit Pauschbeträgen steuerfrei erstattet werden. An die Stelle der bisherigen dreistufigen Staffelung der Pauschbeträge tritt ab 01.01.2014 eine zweistufige Staffelung. Wie bisher ist ein Werbungkostenabzug ausgeschlossen, soweit der Mitarbeiter steuerfreie Erstattungen für Verpflegung vom Arbeitgeber erhält. Was zu beachten ist, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter anstelle der Pauschalen die tatsächlichen Verpflegungskosten erstattet, ist in Tz. 8.4. dargestellt. 6.1. Bei Inlandsreisen Bei eintägigen Reisen können künftig 12 für jeden Kalendertag, an dem der Mitarbeiter mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, steuerfrei erstattet werden. Die "Mitternachtsregelung" wird beibehalten: Wenn der Mitarbeiter seine (eintägige) auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht (also an zwei Kalendertagen) ausübt und dadurch insgesamt mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist - ohne dabei zu übernachten - können 12 für den Kalendertag, an dem der Mitarbeiter den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist, berücksichtigt werden. Ist der Mitarbeiter an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig, sind die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen. Für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise mit Übernachtung können unabhängig von der Dauer der Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte am jeweiligen Kalendertag 12 berücksichtigt werden. Dabei ist es unerheblich, ob der Mitarbeiter die Tätigkeit von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte beginnt. Für jeden Kalendertag, an dem der Mitarbeiter mehr als 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist (= Zwischentag), gilt wie bisher eine Pauschale von 24. Für die Frage, ob eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung vorliegt, ist nicht entscheidend, ob für die Übernachtung Kosten entstehen. Daher liegt eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit z. B. auch dann vor, wenn der Mitarbeiter im Rahmen einer Auswärtstätigkeit in seinem eigenen Ferienappartement, welches er nur gelegentlich aufsucht (das also nicht den Ort des Lebensmittelpunkts darstellt), übernachtet (vgl. Beispiel 29 des Einführungsschreibens). Für den Zwischentag einer mehrtägigen Reise kommt es nach dem Gesetzeswortlaut auf die Dauer der Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte nicht an, so dass ein Aufsuchen, bzw. Tätig werden an der ersten Tätigkeitsstätte während ei- Seite 28 von 52

ner mehrtägigen Auswärtstätigkeit unschädlich ist für den Ansatz der vollen Verpflegungspauschale. Beispiel 30 Der Mitarbeiter beginnt seine Auswärtstätigkeit am Tag 1 an seiner ersten Tätigkeitsstätte und übernachtet am Dienstreiseort in M (Inland). Am nächsten Tag kehrt er gegen Mittag an seine erste Tätigkeitsstätte zurück und beginnt am Abend eine neue Auswärtstätigkeit nach B, wo er übernachtet. Er beendet die Auswärtstätigkeit am Tag 3 an seiner Wohnung. Für Tag 1 bekommt der Mitarbeiter ohne Prüfung von Abwesenheitszeiten eine Verpflegungspauschale von 12, gleiches gilt für den Rückreisetag. Da er am Zwischentag 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, bekommt er die Verpflegungspauschale von 24. Dass er zwischendurch an der ersten Tätigkeitsstätte tätig wurde, ist unbeachtlich. Für die Berechnung der Abwesenheitszeiten gelten als Wohnung der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Mitarbeiters bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird sowie eine Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Auf die Dauer der Abwesenheit von der Wohnung am Lebensmittelpunkt kommt es also nicht an. Wie bei den Übernachtungskosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit muss der Hausstand nicht die Voraussetzungen eines eigenen Hausstands i.s.d. doppelten Haushaltsführung erfüllen (vgl. Tz. 13.1.1.). Eine Wohnung kann in diesem Zusammenhang somit z. B. bei Auszubildenden auch die elterliche Wohnung sein, wenn sich dort der Lebensmittelpunkt des Mitarbeiters befindet. 6.2. Bei Auslandsreisen Bei Reisen in das Ausland gelten wie bisher je Land unterschiedliche Tagegelder. Die Staffelung ist wie bei den Inlandsreisen nur noch zweistufig. Die entsprechenden Beträge werden durch BMF-Schreiben bekannt gemacht. Zum 01.01.2014 wird es daher voraussichtlich neue Werte geben. Die Regelungen zu den Besonderheiten bei Auswärtstätigkeiten im Ausland (vgl. R 9.3 Abs. 3 LStR 2013) gelten weiter. Wie bisher bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Mitarbeiter vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht, oder, wenn dieser Ort im Inland liegt, nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland ( 9 Abs. 4a S.. 4 EStG). Daher muss der Zeitpunkt des Grenzübertritts dokumentiert werden, um die jeweils zutreffende Pauschale des jeweiligen Landes ermitteln zu können. Ansonsten müssen aber bei Reisen mit Übernachtung für den An- und Abreisetag die Abwesenheitszeiten nicht geprüft werden. Für die Qualifizierung als An- und Abreisetag genügt es nach dem Einführungsschreiben im Hinblick auf die bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten im Ausland oftmals über Nacht oder mehrere Tage andauernden An- und Abreisen, wenn der Mitarbeiter unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet. Hinweis Nach der Gesetzesbegründung gilt dies aber nicht nur für Auslandsreisen, sondern auch für Inlandsreisen. Seite 29 von 52

6.3. Dreimonatsfrist Wie bisher ist die Berücksichtigung der Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Die Dreimonatsfrist muss aber nur geprüft werden, wenn der Mitarbeiter an derselben Tätigkeitsstätte regelmäßig mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig wird. Wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird, braucht die Dreimonatsfrist also nicht beachtet zu werden. Beispiel 31 Ein Monteur soll ab März 2014 arbeitstäglich an der Baustelle in A für 5 Monate tätig werden. Am 01.04.2014 nimmt er dort seine Tätigkeit auf. Ab 20.05.2014 wird er nicht nur an dieser Baustelle, sondern für einen Tag wöchentlich auch an der Baustelle in B tätig, da dort ein Kollege ausgefallen ist. Für die Tätigkeit an der Baustelle in A beginnt die Dreimonatsfrist am 01.04.2014 und endet am 30.06.2014. Eine vierwöchige Unterbrechung liegt nicht vor (immer nur eintägige Unterbrechung). Für die Tätigkeit an der Baustelle in B greift die Dreimonatsfrist hingegen nicht, da der Mitarbeiter dort lediglich einen Tag wöchentlich tätig wird. (entsprechend Beispiel 31 des Einführungsschreibens) Abwandlung zu Beispiel 31 Der Mitarbeiter aus Beispiel 31 wird ab 01.04.2014 zwei Tage wöchentlich in A und drei Tage wöchentlich in B tätig. Ab 15.04.2014 muss er für zwei Wochen auf eine andere Baustelle nach M. Ab 01.05.2014 ist er dann bis auf Weiteres drei Tage wöchentlich in A und zwei Tage in B tätig. Für die Tätigkeit an der Baustelle in B beginnt die Dreimonatsfrist am 01.05.2014 und endet am 30.06.2014. Eine vierwöchige Unterbrechung liegt nicht vor (lediglich zwei Wochen und dann immer nur dreitägige Unterbrechung). Für die Tätigkeit an der Baustelle in A beginnt die Dreimonatsfrist hingegen erst am 01.05.2014, da der Mitarbeiter dort erst ab diesem Tag an drei Tagen wöchentlich tätig wird. (entsprechend Abwandlung zu Beispiel 31 des Einführungsschreibens) In den folgenden Fällen braucht die Dreimonatsfrist nicht beachtet werden: berufliche Tätigkeiten auf mobilen, nicht ortsfesten betrieblichen Einrichtungen wie z. B. Fahrzeugen, Flugzeugen, Schiffen Tätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet (vgl. Tz. 4.2.). Nach einer Unterbrechung der Tätigkeit von mindestens 4 Wochen beginnt die Dreimonatsfrist neu zu laufen. Es ist unerheblich, aus welchem Grund die Tätigkeit unterbrochen wird (z. B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an anderer Tätigkeitsstätte). Diese neue - nur zeitliche - Betrachtung gilt auch, wenn die Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit schon vor dem 01.01.2014 begonnen hat. Beispiel 32 Der Mitarbeiter musste seine Tätigkeit am Dienstreiseort wegen einer Krankheit ab dem 15.12.2013 unterbrechen. Er nimmt seine Tätigkeit am 20.01.2014 wieder auf. Seite 30 von 52

Die berufliche Tätigkeit am Dienstreiseort wurde für mehr als vier Wochen unterbrochen. Dass die Unterbrechung im Jahr 2013 nicht aus beruflichen Gründen erfolgte, ist unbeachtlich. Der Arbeitgeber kann somit für weitere drei Monate Verpflegungspauschalen steuerfrei ersetzen. (entsprechend Beispiel 30 des Einführungsschreibens) 7. Kürzung der Verpflegungspauschalen bei Gestellung von Mahlzeiten Wird dem Mitarbeiter anlässlich oder während einer Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, sind die Verpflegungspauschalen (vgl. Tz. 6) zu kürzen: für Frühstück um 20 % für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale für einen vollen Kalendertag. Im Gegenzug unterbleibt in bestimmten Fällen die steuerliche Erfassung der Mahlzeit als geldwerter Vorteil (vgl. Tz. 8.1.1.). 7.1. Veranlassung durch den Arbeitgeber Die Kürzung der Verpflegungspauschalen ist nach 9 Abs. 4a S. 8 EStG vorzunehmen, wenn dem Mitarbeiter eine Mahlzeit von seinem Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt wird. Eine Mahlzeit wird auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten an den Mitarbeiter abgegeben, wenn er Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Mitarbeiters dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist (R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 S. 6 LStR) oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung i.s.d. 14 UStG i. V. m. 33 UStDV handelt, die im Original beim Arbeitgeber vorliegt. 7.2. Wann ist die Kürzung vorzunehmen? Nach dem Einführungsschreiben sind die Verpflegungspauschalen zu kürzen, wenn der Mitarbeiter während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber "verpflegt" wird. Es kommt nicht darauf an, ob die Gestellung der Mahlzeiten zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehört. Die Kürzung soll daher auch in folgenden Fällen erfolgen: Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung i. S. d. 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG Teilnahme an einem außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte gewährten Arbeitsessen 1 1 R 19.6 Abs. 2 S. 2 LStR, = Mahlzeit anlässlich und während eines außerordentlichen Arbeitseinsatzes zur Beschleunigung des Arbeitsablaufs, die hierfür geltende 40 - Grenze ist unverändert Seite 31 von 52

wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter die Mahlzeit zur Verfügung stellt. Für den Werbungskostenabzug gilt zudem, dass die Kürzung auch dann vorzunehmen ist, wenn der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit nach 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 1a EStG pauschal besteuert hat (z. B. weil die Abwesenheitszeiten des Mitarbeiters nicht bekannt sind, vgl. Tz. 8.2. und Beispiel 39). In folgenden Fällen ist nach dem Einführungsschreiben keine Kürzung vorzunehmen: Wenn es an einer durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit fehlt, also z.b. bei o Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung durch einen Dritten o Teilnahme an einem Arbeitsessen eines Dritten Bei Mahlzeiten, deren Preis 60 übersteigt und die daher individuell (bzw. nach 37b Abs. 2 EStG) zu versteuern sind. Hinweis: Da der Mitarbeiter den Preis der Mahlzeit im Regelfall nicht kennt, dürfte diese Regelung u.e. ins Leere laufen, es sei denn, der Arbeitgeber teilt dem Mitarbeiter vor dessen Reiseabrechnung den Preis der Mahlzeit mit. Bei Auswärtstätigkeiten im Inland beträgt die Kürzung 4,80 für das Frühstück und jeweils 9,60 für Mittag- oder Abendessen. Die Kürzung darf die ermittelte Verpflegungspauschale jedoch nicht übersteigen. Beispiel 33 Der Mitarbeiter ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für ihn in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück, an beiden Tag ein Mittagessen, sowie am Zwischentag ein Abendessen gebucht und bezahlt. Alle Mahlzeiten haben einen Preis < 60. Der Arbeitgeber will dem Mitarbeiter die steuerfrei möglichen Verpflegungspauschalen erstatten. Der Arbeitgeber kann wegen der Mahlzeitengestellung nur wie folgt gekürzte Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten: steuerliche zu kürzen steuerfrei Pauschale möglich Anreisetag: 12,00 0 12,00 Zwischentag: 24,00 24 * 0,00 Abreisetag: 12,00 12 ** 0,00 steuerfreie Tagegelder 12,00 Für die Mahlzeiten muss kein geldwerter Vorteil versteuert werden (vgl. Tz. 8.1.1.). Da der Arbeitgeber die möglichen Tagegelder steuerfrei ausgezahlt hat, kann der Mitarbeiter in der Steuererklärung keine Werbungskosten mehr geltend machen. * 4,80 für Frühstück, jeweils 9,60 für Mittag- und Abendessen ** 4,80 für Frühstück, 9,60 für Mittagessen (= 14,40 ), maximal die Verpflegungspauschale (entsprechend Beispiel 37 des Einführungsschreibens) Seite 32 von 52

Mahlzeitengestellung bei Auswärtstätigkeit aus Sicht des Mitarbeiters 7.3. Entgelt des Mitarbeiters Wenn der Mitarbeiter für die gestellten Mahlzeiten ein Entgelt gezahlt hat, mindert dieses Entgelt den Kürzungsbetrag. Es kommt insoweit auf das tatsächlich entrichtete Entgelt an, nicht aber darauf, ob das Entgelt dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit entsprochen oder der Mitarbeiter die Mahlzeit verbilligt erhalten hat. Beispiel 34 Der Mitarbeiter ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Mitarbeiter in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Preis der Mahlzeit beträgt jeweils < 60. Der Arbeitgeber will dem Mitarbeiter die steuerlich möglichen Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten. Für die vom Arbeitgeber veranlassten und bezahlten Mahlzeiten soll jeweils ein Betrag in Höhe des geltenden Sachbezugswertes (Werte für 2014: Frühstück 1,63 und Mittag-/Abendessen 3,00 ) vom Nettoarbeitslohn einbehalten werden. Der Arbeitgeber kann wegen der Mahlzeitengestellung nur wie folgt gekürzte Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten: steuerliche zu kürzen Kürzung steuerfrei Pauschale der Kürzung möglich Anreisetag: 12,00 0 12,00 Zwischentag: 24,00 24 * 7,63 ** 7,63 Abreisetag: 12,00 4,80 * 1,63 ** 8,83 steuerfreie Tagegelder 28,46 Seite 33 von 52