1 Outlook-Grundlagen einfach erklärt 9 E-Mail-Konto einrichten... 10 Weitere E-Mail-Konten hinzufügen... 12 Einstellungen manuell konfigurieren... 14 E-Mail-Konten verwalten... 16 Alle E-Mails in einen Posteingang... 18 Die Bedienoberfläche im Überblick... 20 Bereiche minimieren oder maximieren... 22 Bereiche aus- oder einblenden... 24 Pop-ups verwenden... 26 Hintergrund und Design auswählen... 28 Menüband einrichten... 30 Symbolleiste einrichten... 34 Bedienoberfläche für Touchscreens optimieren... 36 Schnellzugriff auf Funktionen... 38 Navigationsbereich anpassen... 40 Ordnerbereich einrichten... 42 Startordner bestimmen... 44 Zugriff in der Taskleiste... 46 Outlook in Infobereich minimieren... 48 Outlook in den Autostart legen... 50 2 E-Mails erstellen und versenden 53 Den Lesebereich einrichten... 54 Neue E-Mail erstellen............................... 56 Blindkopie versenden... 58 Schrift anpassen... 60 Erweiterte Schriftanpassung... 62 Absätze anpassen... 64 Liste mit mehreren Ebenen... 66 Zeilen- und Absatzabstand... 68 Design auswählen... 70 Formatvorlagen verwenden... 72 Formatvorlagen definieren... 74 Rahmen hinzufügen... 76 Briefpapier verwenden... 78 Eigenes Briefpapier erstellen... 80 Signatur festlegen... 82 Einfügen aus der Zwischenablage... 84 Bild einfügen..................................... 86
SmartArt-Grafiken einfügen... 88 Textfelder einbauen... 90 Auf Textmarken verweisen... 92 Tabellen einbinden... 94 Dateianhang hinzufügen... 96 Lesebestätigung anfordern... 98 Korrektureinstellungen vornehmen... 100 Rechtschreibprüfung durchführen... 102 E-Mail an mehrere Empfänger... 104 3 E-Mails empfangen und verwalten 107 Automatische Übermittlung konfigurieren... 108 Empfangene E-Mails beantworten... 110 Empfangene E-Mails weiterleiten... 112 Empfangenen Dateianhang speichern... 114 E-Mails automatisch übersetzen... 116 E-Mails ausdrucken... 118 E-Mails sortieren und filtern... 120 E-Mails suchen und finden... 122 E-Mails zur Nachverfolgung kennzeichnen... 124 Neue Ordner anlegen... 126 E-Mails verschieben... 128 Ordner aufräumen... 130 E-Mails automatisch einsortieren... 132 AutoArchivierung verwenden... 134 Suchordner erstellen... 136 Nicht mehr benötigte E-Mails löschen... 138 4 Weitere wichtige E-Mail Funktionen 141 Effizienter arbeiten mit QuickSteps... 142 Schnellbausteine verwenden... 144 Sicherheitseinstellungen vornehmen... 146 Unerwünschte Werbung bekämpfen.................... 148 E-Mail-Header anzeigen... 150 E-Mail-Vorlagen erstellen... 152 E-Mail-Vorlagen verwenden... 154 Weitere Bearbeitungssprachen... 156 RSS-Meldungen abonnieren... 158
5 Ihre Kontakte im Griff 161 Neuen Kontakt erstellen... 162 Kontakt aus E-Mail übernehmen... 164 Bearbeiten und verknüpfen... 166 Kontaktgruppen anlegen... 168 E-Mail an Kontaktgruppe... 170 Kontakte kategorisieren... 172 Kontakte schnell finden... 174 Mit dem Adressbuch arbeiten... 176 Mit Kontakten chatten und telefonieren... 178 Kontaktdaten importieren... 180 Kontaktdaten exportieren... 182 Visitenkarte weiterreichen... 184 Kontakte ausdrucken... 186 6 Terminverwaltung leicht gemacht 189 Kalenderansicht auswählen... 190 Arbeitszeiten festlegen... 192 Neuen Termin erstellen... 194 Serientermin erstellen... 196 Erinnerung bestimmen... 198 Erinnerungssound auswählen... 200 Termin weiterleiten... 202 Besprechung anlegen... 204 Weitere Kalender anlegen... 206 Kalender für andere Personen freigeben... 208 Kalender aus dem Internet abonnieren... 212 Einen Kalender ausdrucken... 214 7 Aufgabenplanung mit Outlook 217 Aufgaben aufschreiben... 218 Serienaufgaben anlegen... 220 Aufgaben verwalten... 222 Aufgaben verteilen... 224 Aufgaben ausdrucken... 226
8 Mit Outlook Notizen machen 229 Neue Notiz schreiben... 230 Notizen sortieren... 232 Notizen anhängen... 234 Notizen ausdrucken... 236 9 Datenaustausch und Co. 239 Outlook-Daten sichern... 240 Gesicherte Daten wiederherstellen... 242 Serienbrief mit Outlook-Kontakten... 246 Mit OneNote verknüpfen... 250 Office-Dateien in E-Mail einfügen... 252 Add-ins verwalten... 254 Zusatztools installieren... 256 icloud-account integrieren... 258 10 Webmail mit Outlook.com 261 Konto anlegen... 262 Outlook.com im Überblick... 264 Profilbild hinzufügen... 266 In Outlook.com skypen... 268 Weitere Konten verbinden... 270 E-Mail-Konten importieren... 272 Kontakte online anlegen... 274 Termine und Aufgaben online erstellen... 276 Kalender importieren und freigeben... 278 Office-Dateien bearbeiten... 280 Freigeben mit OneDrive... 284 Outlook.com auf dem Smartphone nutzen... 286 Anhang 289 Outlook-Tastenkombinationen... 290 Outlook.com-Tastenkürzel... 300 Outlook-Wörterbuch... 301 Stichwortverzeichnis... 306
34 Symbolleiste einrichten Start 1 2 3 1 Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff rechts neben den bereits vorhandenen Symbolen auf das kleine nach unten weisende Pfeilsymbol ( ). 2 Setzen Sie per Mausklick ein Häkchen bei einem Befehl, der angezeigt werden soll. Wird der gewünschte Befehl nicht im Menü aufgeführt, klicken Sie auf Weitere Befehle. 3 Sie befinden sich daraufhin wieder in den Outlook-Optionen. Entscheiden Sie sich dort in der linken Spalte im Menü Befehle auswählen für den Eintrag Alle Befehle. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kann nicht nur in den Outlook-Optionen, sondern auch direkt in der Symbolleiste bzw. im Menüband angepasst werden. Klicken Sie einen Eintrag mit der rechten Maustaste an, um im Kontextmenü eine Option zum Hinzufügen zur Symbolleiste (bzw. zum Entfernen aus derselben) zu erhalten. Wissen
1 Outlook-Grundlagen einfach erklärt 35 5 4 6 4 Wählen Sie nun in der linken Spalte einen Befehl aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen, um ihn in die Symbolleiste (= rechte Spalte) aufzunehmen. 5 Um die Position des ausgewählten Befehls in der rechten Spalte und damit auch in der Symbolleiste zu verändern, verwenden Sie die Pfeilsymbole bzw.. 6 Bestätigen Sie in den Outlook-Optionen mit OK. Die Symbolleiste für den Schnellzugriff wird prompt entsprechend den neuen Einstellungen angepasst. Ende Sie wollen die Symbolleiste lieber unterhalb des Menübands einblenden? Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das Menüband und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Symbolleiste für den Schnellzugriff unter dem Menüband anzeigen. Tipp Wenn Sie der Symbolleiste sehr viele Befehle hinzufügen und für die Symbole kein Platz mehr zur Verfügung steht, werden diese ausgeblendet und lassen sich unter einem Pfeilsymbol ( ) aufrufen. Hinweis
36 Bedienoberfläche für Touchscreens optimieren Start 1 3 2 1 Die Abstände der Befehle im Menüband und in anderen Bereichen der Bedienoberfläche lassen sich mit wenigen Handgriffen vergrößern, um die Befehlseingabe auf dem Touchscreen zu erleichtern. Klicken Sie dazu zunächst in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf das Symbol. 2 Setzen Sie per Mausklick ein Häkchen beim Menüeintrag Touch-/Mausmodus. 3 Das entsprechende Symbol ( ) wird in der Symbolleiste eingeblendet. Klicken Sie es an. Das Wort Touchscreen bedeutet übersetzt so viel wie»berührungsempfindlicher Bildschirm«. Die Befehlseingabe erfolgt auf einem Touchscreen in der Regel nicht per Maus oder Tastatur, sondern durch direktes Antippen einer Option mit dem Finger. Touchscreens kommen vor allem bei Tablet-Computern zum Einsatz. Der auf dieser Doppelseite dargestellte Fingereingabemodus kann auch die Mauseingabe erleichtern. Wissen
1 Outlook-Grundlagen einfach erklärt 37 4 6 5 4 Klicken Sie im sich öffnenden Menü auf den Eintrag Fingereingabe, um den Fingereingabemodus zu aktivieren. 5 Sie stellen fest, dass die Abstände zwischen den Befehlen im Menüband sowie in anderen Bereichen der Bedienoberfläche vergrößert werden. Ein Befehl lässt sich dadurch mit dem Finger einfacher auswählen. 6 Um den Fingereingabemodus wieder zu beenden, entscheiden Sie sich unter dem Symbol für den Eintrag Maus. Ende Wenn Sie den Fingereingabemodus in Outlook aktivieren, wird diese Einstellung auch in anderen Office-Programmen übernommen. Befehle im Menüband lassen sich alternativ auch per Tastatur auswählen. Drücken Sie die A-Taste, um im Menüband die entsprechenden Zeichen einzublenden. Hinweis Tipp
38 Schnellzugriff auf Funktionen Start 1 3 2 1 Klicken Sie im Menüband auf das Suchfeld, in das die Worte Was möchten Sie tun? eingetragen sind. 2 Anfangs werden Ihnen fünf Funktionen zum Ausprobieren angeboten, später die fünf zuletzt gesuchten Begriffe. Sie können hier einen Begriff durch Anklicken auswählen. 3 Oder Sie geben einen neuen Begriff in das Suchfeld ein bereits während der Eingabe wird die Suche gestartet. Outlook 2016 hat ein nützliches Suchfeld erhalten, mit dessen Hilfe Sie auf die Schnelle Programmfunktionen, aber auch die Programmhilfe aufrufen. Wie einfach Sie das neue Suchfeld verwenden, erklärt Ihnen Schritt für Schritt und Bild für Bild diese Doppelseite. Wissen
1 Outlook-Grundlagen einfach erklärt 39 6 4 5 4 Klicken Sie eine gefundene Funktion an, um diese aufzurufen. 5 Das Aufrufen der Hilfefunktion erfolgt auf ähnliche Weise: Geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken Sie einen gefundenen Hilfe-Eintrag an (erkennbar am Symbol ). 6 Die Outlook-Hilfe wird aufgerufen, und es werden zu dem Begriff passende Hilfen angeboten, die Sie per Mausklick auswählen. Ende Onlinelexika nach einem Begriff durchforsten: Dazu klicken Sie nach erfolgter Suche auf den mit dem Symbol (»Intelligentes Nachschlagen«) versehenen Eintrag. Die Outlook-Hilfe lässt sich auch jederzeit per!-taste aufrufen. Tipp Hinweis
40 Navigationsbereich anpassen Start 3 1 2 1 Klicken Sie unten (bzw. bei anderer Darstellung rechts) im Navigationsbereich auf das Symbol. 2 Entscheiden Sie sich im sich öffnenden Menü für den Eintrag Navigationsoptionen. 3 Bestimmen Sie per Kontrollkästchen zunächst, ob Sie die Kompaktnavigation (Darstellung des Navigationsbereichs durch Symbole) wünschen oder nicht (Darstellung des Navigationsbereichs durch Text, vgl. Abbildung). Im Navigationsbereich wechseln Sie zwischen den verschiedenen Outlook-Funktionen (E-Mail, Kalender und Co.). Richten Sie diesen Bereich so ein, dass der Wechsel zwischen den einzelnen Funktionen für Sie möglichst komfortabel erfolgt. Die Möglichkeiten, die Sie in diesem Zusammenhang haben, werden Ihnen auf dieser Doppelseite vorgestellt. Wissen
1 Outlook-Grundlagen einfach erklärt 41 4 5 6 4 Über das Menü Maximale Anzahl sichtbarer Elemente legen Sie fest, wie viele Navigationsoptionen angezeigt werden sollen. In der Kompaktnavigation müssen Sie dazu gegebenenfalls den Navigationsbereich durch Ziehen bei gedrückter Maustaste vergrößern. 5 Um die Reihenfolge einzelner Elemente im Navigationsbereich zu verändern, wählen Sie ein Element in der Liste aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche Nach oben bzw. Nach unten. 6 Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit OK, um diese in die Outlook-Bedienoberfläche zu übernehmen. Ende Sie möchten den Standardzustand des Navigationsbereichs wiederherstellen? Klicken Sie dazu in den Navigationsoptionen auf die Schaltfläche Zurücksetzen. Sie finden die Einstellungen für den Navigationsbereich übrigens auch in den Outlook- Optionen, indem Sie dort unter Erweitert auf die Schaltfläche Navigation klicken. Hinweis Hinweis
42 Ordnerbereich einrichten Start 1 2 3 1 Zum Einrichten des Ordnerbereichs entscheiden Sie sich im Menüband für den Reiter Ansicht. 2 Klicken Sie anschließend in der Gruppe Layout auf die Schaltfläche Ordnerbereich. 3 Wählen Sie im folgenden Menü z. B. per Mausklick aus, ob die Favoriten im Ordnerbereich angezeigt werden sollen oder nicht. Der Ordnerbereich zeigt die Ordner der jeweils gewählten Outlook-Funktion an bzw. alle verfügbaren Ordner, wenn Sie sich im Navigationsbereich für Ordner entscheiden. Der Ordnerbereich lässt sich auf unterschiedliche Weise einrichten. Auf dieser Doppelseite wird das Einrichten im Menüband vorgestellt. Wissen
1 Outlook-Grundlagen einfach erklärt 43 4 5 6 4 Um einen Favoriten hinzuzufügen, entscheiden Sie sich im maximierten Ordnerbereich gegebenenfalls zunächst für die E-Mail-Funktion (Symbol ). 5 Wählen Sie per Mausklick einen E-Mail-Ordner aus. 6 Ziehen Sie den E-Mail-Ordner nun bei gedrückter linker Maustaste in den Favoritenbereich ganz oben im Ordnerbereich. Ende Die Favoriten im Ordnerbereich sind E-Mail-Ordner, auf die Sie besonders häufig zugreifen. Diese Funktion ist vor allem bei mehreren verwalteten E-Mail-Konten nützlich. Oder so: Klicken Sie einen E-Mail-Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag In Favoriten anzeigen. Hinweis Hinweis