Microsys Information Technology AG Microsoft Excel 2013 Grundlagen
Microsoft Excel 2013 Grundlagen Autor: Claudio Cannatella Inhaltliches Lektorat: Christine Zbinden / Joshua Grütter / Emanuel Niederhauser Microsys Information Technology AG, Aarau, 062 823 70 90 Internet: www.microsys.ch Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgend einer Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit grosser Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung übernehmen. Claudio Cannatella Microsys IT AG 2
1 Excel Grundlagen... 10 1.1 Obergrenzen... 10 1.2 Excel starten... 11 1.2.1 Windows 7... 11 1.2.2 Windows 8.1... 12 1.3 Excel beenden... 13 1.4 Excel Startbildschirm... 14 1.5 In-/Out-Features... 15 2 Excel-Oberfläche... 16 2.1 Das Excel Anwendungsfenster... 16 2.2 Menüband... 18 2.2.1 Menüband ein- und ausblenden... 21 2.2.2 Tastenkombination für das Menüband... 23 2.3 Die Anzeige von Zellinhalten... 23 2.4 Die verschiedenen Zellinhalte...24 2.5 Die Statusleiste... 25 2.6 Zellbezüge... 26 2.7 Bereiche... 27 2.8 Schnellzugriffsleiste anpassen... 28 3 Umgang mit Arbeitsmappen... 30 3.1 Die Arbeitsmappe... 30 3.1.1 Arbeitsmappe speichern... 30 3.1.2 Arbeitsmappe Öffnen...34 3.1.3 Arbeitsmappe schreibgeschützt öffnen... 36 3.1.4 Datei als Kopie öffnen... 37 3.1.5 Wechseln zwischen geöffneten Arbeitsmappen... 38 3.1.6 Standard-Ordner ändern... 39 3.2 Das Tabellenblatt...40 3.2.1 Markieren im Blattregister...40 3.2.2 Hinzufügen, Löschen, Umbenennen, Verschieben oder Kopieren im Blattregister... 41 3.2.3 Ausblenden von Tabellenblättern... 44 Claudio Cannatella Microsys IT AG 3
4 Navigieren/Markieren in der Tabelle... 47 4.1 Markieren mit der Maus... 47 4.2 Markieren mit der Tastatur...48 4.3 Navigieren mit der Tastatur...48 4.4 Daten erfassen und korrigieren...49 4.4.1 Daten erfassen...49 4.4.2 Daten korrigieren... 50 4.5 Rückgängig machen... 50 4.5.1 Wiederherstellen von Rückgängig gemachten Aktionen... 50 5 Zeilen und Spalten... 51 5.1 Einfügen von Zellen, Zeilen und Spalten... 51 5.1.1 Einfügen von Zellen... 51 5.1.2 Einfügen von Zeilen... 52 5.1.3 Einfügen von Spalten... 53 5.1.4 Einfügen von Zellen, Zeilen und Spalten über das Ausfüllkästchen...54 5.1.5 Einfügen von kopierten / ausgeschnittenen Zellen, Zeilen und Spalten... 55 5.2 Entfernen von Zellen, Zeilen und Spalten... 55 5.2.1 Entfernen von Zellen... 55 5.2.2 Entfernen von Zeilen... 57 5.2.3 Entfernen von Spalten... 57 5.2.4 Entfernen von Zellen, Zeilen und Spalten über das Ausfüllkästchen... 58 5.3 Spaltenbreite und Zeilenhöhe... 59 5.3.1 Anpassen der Spaltenbreite und Zeilenhöhe... 59 6 Zellformate... 62 6.1 Ausfüllen... 62 6.2 Format übertragen...64 6.3 Rahmen... 65 6.4 Ausrichtung... 68 6.4.1 Verbinden und zentrieren... 68 6.4.2 Über Auswahl zentrieren... 70 6.4.3 Zeilenumbruch... 70 Claudio Cannatella Microsys IT AG 4
6.4.4 An Zellgrösse anpassen... 70 6.4.5 Textanordnung... 71 7 Datenreihen... 74 7.1 Datenreihen manuell erstellen... 74 7.2 Datenreihen mittels QuickInfo erstellen... 76 7.3 Datenreihen mittels Kontextmenü... 78 7.4 Datenreihen mittels Befehl Reihe... 78 7.5 Benutzerdefinierte Listen erstellen... 81 8 Seite einrichten... 84 8.1 Seitenansicht... 85 8.2 Papierformat... 86 8.3 Seitenumbruch... 88 8.4 Umbruchvorschau... 89 8.5 Seitenränder... 90 8.6 Kopf- und Fusszeile... 92 8.7 Druckbereich... 93 8.8 Drucktitel...94 8.9 Gitternetzlinien... 95 8.10 Zeilen- und Spaltenüberschriften... 95 8.11 Druckqualität... 96 8.12 Hintergrundbild... 96 9 Ausschneiden/Kopieren/Einfügen... 97 9.1 Tastenkombination, Mausaktion und Kontextmenü... 97 9.1.1 Tastenkombination... 97 9.1.2 Mausaktion... 97 9.1.3 Kontextmenü... 97 9.2 Ausschneiden/Einfügen... 98 9.3 Kopieren/Einfügen... 98 9.4 Ausschneiden/Kopieren über die Zwischenablage... 99 Claudio Cannatella Microsys IT AG 5
10 Formatvorlagen... 102 10.1 Zellenformatvorlagen... 102 10.2 Tabellenformatvorlagen... 104 11 Das Rechnen in Tabellen... 109 11.1 Addition und Subtraktion... 110 11.2 Funktionen... 111 11.2.1 Aufbau einer Funktion... 112 11.2.2 Funktion verwenden... 112 11.3 Summe... 113 11.4 Multiplikation und Division... 115 11.5 Strich- und Punktoperationen... 115 12 Statistische Funktionen... 119 12.1 MITTELWERT... 119 12.2 MAX... 120 12.3 MIN... 122 12.4 ANZAHL... 124 12.5 ANZAHL2... 125 12.6 ANZAHLLEEREZELLEN... 126 13 Zahlenformate... 127 13.1 Shortcuts... 127 13.2 Allgemeines zu den Formaten... 127 13.3 Zahl... 130 13.4 Währung... 130 13.5 Buchhaltung... 131 13.6 Datum... 131 13.7 Uhrzeit... 132 13.8 Prozent... 132 13.9 Benutzerdefinierte Zahlenformate... 133 Claudio Cannatella Microsys IT AG 6
14 Datum & Zeit Funktionen... 136 14.1 Das Rechnen mit Zeiten und Daten... 136 14.1.1 Das Rechnen mit Zeiten... 136 14.1.2 Das Rechnen mit Daten... 138 14.2 DATUM... 141 14.3 ZEIT... 143 14.4 HEUTE... 144 14.5 JETZT... 144 14.6 KALENDERWOCHE... 145 14.7 JAHR... 146 14.8 MONAT... 146 14.9 TAG... 147 14.10 TAGE... 147 14.11 STUNDE... 148 14.12 MINUTE... 149 14.13 SEKUNDE... 149 14.14 WOCHENTAG... 150 15 Kopieren mit relativen und absoluten Bezügen... 152 15.1 Kopieren mit relativen Bezügen... 152 15.2 Kopieren mit absoluten Bezügen... 153 16 Das Rechnen mit Namen... 155 16.1 Namensvergabe... 155 16.2 Syntaxregeln bei Namenfeldern... 158 16.3 Namens-Manager... 159 17 Prozentrechnen... 162 18 Bedingte Formatierung... 166 18.1 Werte hervorheben... 168 18.2 Obere/untere Regeln... 172 18.2.1 Obere/untere 10 Elemente... 172 18.2.2 Obere/untere 10 %... 174 18.2.3 Über/unter dem Durchschnitt... 175 Claudio Cannatella Microsys IT AG 7
18.3 Datenbalken... 176 18.4 Farbskalen... 179 18.5 Symbolsätze... 180 18.6 Bedingte Formatierung mit Formeln... 181 18.7 Der Manager für die Bedingte Formatierung... 183 18.7.1 Regel anhalten... 185 19 Funktions-Assistent... 190 20 Mathematische Funktionen... 193 20.1 Das Runden in Tabellen... 193 20.1.1 RUNDEN... 193 20.1.2 ABRUNDEN... 195 20.1.3 AUFRUNDEN... 195 20.1.4 GANZZAHL... 196 20.1.5 VRUNDEN... 196 21 Diagramme... 199 21.1 Diagramme mit F11 erstellen... 199 21.2 Diagramme mittels Einfügen erstellen... 201 21.3 Diagrammtools... 202 21.3.1 Registerkarte Entwurf... 202 21.3.2 Registerkarte Format... 208 21.4 Diagramm bearbeiten... 209 21.4.1 Datenreihe mit Jahreszahlen... 216 21.4.2 Diagramm mit nicht zusammenhängenden Daten... 217 21.4.3 Datenreihen ändern... 219 21.5 Gestapelte Säulen (100%)... 223 21.6 Kreisdiagramm... 224 22 Stichwortverzeichnis... 226 Claudio Cannatella Microsys IT AG 8
Symbole im Lehrmittel Dieses Symbol kennzeichnet Aufgaben, welche das Gelernte vertiefen. Dieses Symbol kennzeichnet Übungen, welche die Erklärungen mit einem Praxisbeispiel unterstützen. Claudio Cannatella Microsys IT AG 9
1.1 Obergrenzen 1 Excel Grundlagen 1.1 Obergrenzen In Excel 2013 wurden diverse Grenzen nach oben verschoben. Nachstehend sehen Sie den direkten Vergleich gegenüber den Versionen Excel 97-2003. Maximale Anzahl Excel 2013 Excel 97-2003 Spalten 16 384 256 Zeilen 1 048 576 65 536 Sortierschlüssel 64 3 Farben 4 294 967 296 56 Zellformate 65 536 ca. 4 000 Verschachtelungen in Funktionen 64 7 Zeichen in Formeln 8 192 1 024 Bedingungen von Bedingten Formatierungen Unbeschränkt 3 Argumente von Funktionen 255 30 Elemente von AutoFilter-Auswahllisten 10 000 1 000 Die Grösse der Datei wurde so angepasst, dass es nur noch die Grenze des verfügbaren Arbeitsspeichers gibt. In der Vergangenheit betrug die Grenze 1 GB. Claudio Cannatella Microsys IT AG 10
1.2 Excel starten 1.2 Excel starten 1.2.1 Windows 7 In Windows 7 können Sie Excel 2013 wie folgt starten: Variante 1 Sie verwenden die Startschaltfläche und navigieren zum entsprechenden Office 2013 Ordner und wählen anschliessend Excel 2013 aus. Variante 2 Das Programm ist an die Taskleiste angeheftet (verknüpft). Variante 3 Sie verwenden die Startschaltfläche und tippen das Wort "Excel" im Feld Programme/Dateien suchen ein. Anschliessend wird Ihnen die Schaltfläche zum Starten von Excel dargestellt. Claudio Cannatella Microsys IT AG 11
1.2 Excel starten 1.2.2 Windows 8.1 In Windows 8.1 können Sie Excel 2013 wie folgt starten: Variante 1 Sie verwenden die Excel Kachel aus der Modern UI. Das Startmenü (Modern UI) besteht neu ausschliesslich aus Kacheln, die nicht mehr Teil des Desktops sind, sondern eine eigene Oberfläche im Vollbild-Modus bilden. Variante 2 Lassen Sie sich die Charms-Leiste anzeigen und klicken dann auf Suchen. Anschliessend tippen Sie "Excel" im Apps Suchfeld ein. Anschliessend erscheint unter dem Suchfeld die Schaltfläche zum Starten des Programmes. Variante 3 Das Programm ist an die Taskleiste angeheftet (verknüpft). Claudio Cannatella Microsys IT AG 12
2.1 Das Excel Anwendungsfenster 2 Excel-Oberfläche 2.1 Das Excel Anwendungsfenster Kontexttools Zusätzliche Kontext-Registerkarten Datei-Menü (Backstage) Schnellzugriffsleiste Registerkarten Titelleiste Menüband Befehlsgruppe ` Dialogfeldstarter Blattregister Statusleiste Ansichten Zoom Claudio Cannatella Microsys IT AG 16
2.1 Das Excel Anwendungsfenster Der Zeilen- und Spaltenkopf der aktiven Zelle wird fett dargestellt. Namenfeld und Funktionsfeld Bearbeitungsleiste Alles markieren Eingabe verwerfen / Eingabe annehmen / Funktion einfügen Sobald Sie auf eine bestehende Formel die Taste F2 betätigen oder einen Doppelklick ausführen, wird anstelle des Namenfelds das Funktionsfeld eingeblendet. Die zuletzt verwendete Funktion wird angezeigt. Claudio Cannatella Microsys IT AG 17
4.1 Markieren mit der Maus 4 Navigieren/Markieren in der Tabelle 4.1 Markieren mit der Maus Einen Bereich Mehrere Bereiche Eine Zeile/Spalte Mehrere Zeilen/Spalten Ganze Tabelle Klicken und Ziehen mit der linken Maustaste. Die erste markierte Zelle des Bereichs bleibt weiss, ist je doch mit einem Rahmen umrandet. Erster Bereich markieren, CTRL-Taste gedrückt halten, weitere Bereiche markieren. Mit der Maus auf Zeilen- oder Spaltenkopf klicken. Mit der Maus auf Zeilen- oder Spaltenkopf klicken und ziehen. Sind die Zeilen und/oder Spalten nicht zusammenhängend, müssen sie mit der CTRL-Taste markiert werden. Auf Schnittstelle von Zeilen- und Spaltenköpfe klicken. Claudio Cannatella Microsys IT AG 47
4.2 Markieren mit der Tastatur 4.2 Markieren mit der Tastatur In gewissen Situationen kann die Markierung mit der Tastatur sehr hilfreich sein! Einen Bereich Bis Zeilenwechsel Bis letzte Zelle Gesamte Spalte Gesamte Zeile Gesamtes Tabellenblatt SHIFT-Taste gedrückt halten und mit den PFEILTASTEN den markierten Bereich erweitern. Die erste markierte Zelle des Bereichs bleibt weiss, ist jedoch mit einem Rahmen umrandet. CTRL+SHIFT+PFEILTASTEN drücken. Von der Cursorposition an wird bis zum nächsten Zeilenwechsel (beschrieben/unbeschrieben) oder bis ans Spalten-/Zeilenende markiert. CTRL+SHIFT+END drücken. Von der Cursor-Position an bis zur letzten verwendeten Zelle des Tabellenblattes wird markiert. CTRL+LEERTASTE drücken. Es wird die gesamte Spalte markiert. SHIFT+LEERTASTE drücken. Es wird die gesamte Zeile markiert. CTRL+A drücken. Markiert das gesamte Tabellenblatt, unabhängig davon wo sich der Cursor befindet. Dies sind nur einige Markierungsmöglichkeiten. In der Excel-Hilfe werden alle Möglichkeiten aufgeführt. 4.3 Navigieren mit der Tastatur Nächste Zelle Anfang/Ende Bereich Bildschirmseite Anfang der Zeile Erste Zelle Tabellenblattes Letzte Zelle Tabellenblattes Tabellenblatt wechseln Navigieren Sie mit den PFEILTASTEN in die gewünschte Richtung. CTRL+PFEILTASTE drücken. Der Cursor navigiert zum Anfang oder Ende des in der Zeile/Spalte ausgefüllten Bereichs. PAGEUP/PAGEDOWN drücken. Der Cursor navigiert zur nächsten oder vorherigen Bildschirmseite (entspricht nicht der Druckseite!). HOME-Taste drücken. Der Cursor springt an den Anfang der Zeile, in der Sie sich befinden. CTRL+HOME drücken. Der Cursor springt in die erste Zelle des Tabellenblattes. CTRL+END drücken. Der Cursor springt in den letzten beschrifteten Bereich des Tabellenblattes. CTRL+PAGEDOWN oder CTRL+PAGEUP drücken. Falls mehrere Tabellenblätter vorhanden sind, können Sie zum nächsten oder vorherigen Tabellenblatt wechseln. Claudio Cannatella Microsys IT AG 48
4.4 Daten erfassen und korrigieren 4.4 Daten erfassen und korrigieren 4.4.1 Daten erfassen Sie arbeiten in Excel hauptsächlich mit Text, Zahlen, Datum und Zeit. Excel unterscheidet zwischen Text und Zahlen (auch Datum und Zeit). Text wird automatisch linksbündig, Zahlen werden rechtsbündig formatiert. Erfassen Sie in einer Excel Zelle die gewünschten Daten. Schliessen Sie die Eingabe mit der ENTER- oder TABULATOR-Taste ab. Beachten Sie bei der Eingabe die folgenden Varianten: Variante 1 Geben Sie die unten dargestellten Werte in einem leeren Tabellenblatt untereinander ein. Schliessen Sie die Eingabe jedes Wertes mit der ENTER-Taste ab. Wie Sie sehen, werden alle Daten untereinander dargestellt. Bei der Betätigung der Tastenkombination SHIFT+ENTER können Sie Daten in die entgegengesetzte Richtung erfassen. Die Richtung der ENTER-Taste können Sie in den Exceloptionen festlegen. Variante 2 Geben Sie die unten dargestellten Werte unterhalb der oben erfassten Werte ein. Schliessen Sie die Eingabe jedes Wertes mit der TABULATOR-Taste ab. Die Eingabe der letzten Zahl in der Zeile schliessen Sie mit der ENTER-Taste ab. Bei der Betätigung der Tastenkombination SHIFT+TABULATOR können Sie Daten in die entgegengesetzte Richtung erfassen. Der Cursor springt nach der Eingabe und Bestätigung der letzten Zahl zum Anfang der nächsten Zeile. Der Anfang befindet sich unterhalb der Zelle, in welcher der erste Wert erfasst wurde. Claudio Cannatella Microsys IT AG 49
4.5 Rückgängig machen 4.4.2 Daten korrigieren Ändern Sie einen erfassten Wert, in dem Sie auf die entsprechende Zelle klicken. Anschliessend können Sie in der Bearbeitungsleiste den Wert ändern. Sie können den Wert auch direkt in der Zelle ändern, in dem Sie die Taste F2 drücken o- der einen Doppelklick mit der Maus ausführen. Verwenden Sie für das Beheben eines Fehlers die BACKSPACE- oder die DELETE-Taste. 4.5 Rückgängig machen Haben Sie etwas ausgeführt, das Sie gerne rückgängig machen möchten, können Sie dies über den Befehl Rückgängig aus der Schnellzugriffsleiste oder über die Tastenkombination CTRL+Z wiederherstellen. Es besteht die Möglichkeit, ein oder mehrere Schritte rückgängig zu machen. Einen Schritt Klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf den Befehl Rückgängig. Mehrere Schritte Klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf den Pfeil, der sich rechts vom Befehl Rückgängig befindet. Wählen Sie die Aktion aus, bis zu welcher alle durchgeführten Schritte rückgängig gemacht werden sollen. Eine Mehrfachauswahl steht Ihnen nicht zur Verfügung. Beachten Sie, dass die Angaben der Schritte sich unter Umständen nicht nur auf das aktive Tabellenblatt beziehen. 4.5.1 Wiederherstellen von Rückgängig gemachten Aktionen Sollten Sie eine oder mehrere Aktionen rückgängig gemacht haben und das Resultat entspricht nicht Ihren Vorstellungen, besteht die Möglichkeit, dies wiederherzustellen. Klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf den Befehl Wiederholen. Auch hier besteht die Möglichkeit, mehrere Aktionen gleichzeitig wiederherzustellen. Klicken Sie dazu wie bereits oben beschrieben auf den Pfeil neben dem Befehl. Claudio Cannatella Microsys IT AG 50
7.1 Datenreihen manuell erstellen 7 Datenreihen Bestimmt werden Sie in Excel früher oder später das Bedürfnis haben, eine Liste zu erfassen, die mit viel Eingabeaufwand verbunden ist. Nehmen wir an, Sie möchten eine Liste mit den Namen der Monate erstellen. Grundsätzlich müssten Sie jeden Monat in einer Zelle erfassen. In Excel besteht die Möglichkeit, dass diese Arbeit vom Programm übernommen wird. Dies ist nicht nur mit Monaten möglich, sondern auch mit anderen Einheiten. 7.1 Datenreihen manuell erstellen Beispiel mit Monaten Erfassen Sie in einem neuen Tabellenblatt in der Zelle A1 den Monat Januar und schliessen Sie die Eingabe mit der Tastenkombination CTRL+ENTER-Taste ab. Sie können auch nur die ENTER-Taste betätigen. Dabei müssen Sie berücksichtigen, dass Sie anschliessend auf die Zelle mit dem Zellinhalt Januar klicken. 1. Zeigen Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen. 2. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen in die Richtung, in die Sie es ausfüllen möchten. Wie Sie sehen können, wurde das Ausfüllkästchen nach unten gezogen. Dabei erscheinen automatisch die Folgemonate vom Januar. Wichtig: Die Zelle, die mit dem Ausfüllkästchen in einen bestimme Richtung gezogen wird, muss markiert sein! Claudio Cannatella Microsys IT AG 74
7.1 Datenreihen manuell erstellen Beispiel mit Zahlen Erfassen Sie in einer neuen Zelle die Zahl 1. 1. Zeigen Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen. 2. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen in die Richtung, in die Sie es ausfüllen möchten. Wie Sie sehen können, wurde das Ausfüllkästchen nach unten gezogen. Dabei wird die Zahl nach unten kopiert. Möchten Sie die Datenreihe aufsteigend darstellen, so müssen Sie mit einem Inkrement arbeiten. Schauen Sie sich das folgende Beispiel an: Bei der aufsteigenden Nummerierung benötigen Sie ein Inkrement, da Excel die Daten kopiert und nicht eine Datenreihe erstellt. Ein Inkrement ist nichts anderes als die Differenz vom ersten zum zweiten Wert. Das Inkrement bleibt immer identisch! Das heisst, wenn nach der Zahl 1 die Zahl 2 folgen muss, beträgt die Differenz 1. Diese Zahl gilt als Inkrement. Vorgehen 1. Erfassen Sie die Zahlen 1 und 2 untereinander. 2. Markieren Sie beide Zellen. 3. Zeigen Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen. 4. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen in die Richtung, in die Sie ausfüllen möchten. Wie Sie sehen können, wurde das Ausfüllkästchen nach unten gezogen. Dabei wird die Zahl 1 um das Inkrement 1 addiert. Claudio Cannatella Microsys IT AG 75
7.2 Datenreihen mittels QuickInfo erstellen Aufgabe Erstellen Sie die folgende Tabelle: Tipp: Ab der zweiten Spalte müssen Sie das Ausfüllkästchen nicht mehr nach unten ziehen, sondern es genügt ein Doppelklick auf das Ausfüllkästchen. 7.2 Datenreihen mittels QuickInfo erstellen Wie Sie vermutlich bereits bei den obigen Beispielen bemerkt haben, erscheint beim Ausfüllen einer Datenreihe ein kleines Symbol rechts vom Ausfüllkästchen. Dabei handelt es sich um die QuickInfo. Das QuickInfo-Symbol ist ein praktisches Werkzeug. Beispiel 1 1. Erfassen Sie die Zahl 1. 2. Zeigen Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen. 3. Ziehen Sie das Ausfüllkästchen in die Richtung, in die Sie es ausfüllen möchten. Anschliessend erscheint das QuickInfo-Symbol. Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie den Befehl Datenreihe ausfüllen. Jetzt wird eine Datenreihe erstellt. Claudio Cannatella Microsys IT AG 76
9.1 Tastenkombination, Mausaktion und Kontextmenü 9 Ausschneiden/Kopieren/Einfügen 9.1 Tastenkombination, Mausaktion und Kontextmenü 9.1.1 Tastenkombination Ausschneiden Kopieren Einfügen CTRL+X CTRL+C CTRL+V 9.1.2 Mausaktion Ausschneiden Kopieren Einfügen 9.1.3 Kontextmenü Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende(n) Zelle(n) und wählen Sie den gewünschten Befehl. Claudio Cannatella Microsys IT AG 97
11 Das Rechnen in Tabellen 11 Das Rechnen in Tabellen Formel Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen (=) Operatoren Arithmetische Operatoren definieren die Operation, z.b. Addition oder Multiplikation, die mit den Elementen einer Formel durchgeführt werden soll. Symbol Operator Bedeutung Operation + (Pluszeichen) Addition Strich - (Minuszeichen) Subtraktion Strich * (Sternchen) Multiplikation Punkt / (Schrägstrich) Division Punkt Dezimalstellen Dezimalstellen müssen mit einem Punkt eingegeben werden. Wenn Sie in einer Zelle zwei Punkte eingeben (z.b. 16.05.14), wird der Zelle das Datumsformat zugeordnet. Mit CTRL+SHIFT+& setzen Sie das Format zurück! Zellen bearbeiten Eine Eingabe in einer Zelle ersetzt den vorhandenen Zellinhalt. Mit einem Doppelklick oder durch das Betätigen der Taste F2 oder in der Bearbeitungsleiste kann der Zellinhalt bearbeitet werden. Rechnen mit festen Werten: =10*5 Geben Sie, wenn nicht zwingend notwendig, keine festen Werte in einer Formel ein! Rechnen mit Bezügen: =A1*B1 Rechnen Sie, wenn immer möglich, mit Zellbezügen. Ändert sich der Inhalt einer Bezugszelle, so wird die Ergebniszelle automatisch aktualisiert. Punktoperationen haben Vorrang vor Strichoperationen. Diese Regel kann nur durch die Klammersetzung aufgehoben werden. Klammern werden zuerst gerechnet. Geschachtelte Klammern werden von innen nach aussen aufgelöst! Claudio Cannatella Microsys IT AG 109
11.1 Addition und Subtraktion Im einfachsten Fall sieht eine Berechnung in Excel wie folgt aus: Gleichheitszeichen Zelle Operator Zelle = A17 + A18 Falls Sie die Operatoren noch nicht in der Schnellzugriffsleiste hinzugefügt haben, passen Sie diese wie im Kapitel Schnellzugriffsleiste anpassen auf Seite 28 beschrieben an. Rechnen mit Text oder Daten: ="20.08.2014"-"20.02.2014" Sobald in einer Formel oder Funktion Text oder Daten verwendet werden, muss dieser Teil in Anführungszeichen gesetzt werden. 11.1 Addition und Subtraktion Da es sich um gleichrangige Operationen handelt, wird die Formel von links nach rechts abgearbeitet. Eine Subtraktion eines negativen Werts, entspricht einer Addition! 10 - (-5) = 15 Vorgehen 1. Erstellen Sie eine leere Arbeitsmappe. 2. Geben Sie in den oben dargestellten Zellen, mit Ausnahme der Zelle C1 Zahlen ein. 3. Zielzelle (Resultatzelle) wählen (C1). 4. Gleichheitszeichen in der Schnellzugriffsleiste anklicken. 5. Zelle A1 anklicken. 6. Operator (+) anklicken. 7. Zelle C3 anklicken. 8. Operator (-) anklicken. 9. Zelle B2 anklicken. 10. in der Bearbeitungszeile anklicken oder ENTER-Taste drücken. Claudio Cannatella Microsys IT AG 110
11.2 Funktionen Aufgabe Öffnen Sie die Datei Add1.xlsx. Bearbeiten Sie den Bereich A1 bis A5 so, dass er berechnet wird. Ändern Sie die Formel in A3, ohne die Zelle neu zu erfassen: =10000/10*30 Die Formel in A5 soll ohne Gebrauch der Tastatur angepasst werden: =40/8-5+A1 Addieren Sie in C1 alle roten und in C2 alle gelben Zellen. Subtrahieren Sie in C3 die Summe der roten von der Summe der gelben Zellen. Subtrahieren Sie in C4 die Summe der dunkelgrauen von der Summe der hellgrauen Zellen. Subtrahieren Sie in C5 von der Summe der blauen Zellen die Summe der roten und die Summe der gelben Zellen. Geben Sie nur mit Hilfe der Maus folgende Formeln in der Spalte B ein: B1 =A8+B9-C11 B4 =C9-C11-B12+E9 B2 =B7-E9+A10+B10 B5 =B10-E9-C9 B3 =-C11+B7+D11-E9 11.2 Funktionen Bis jetzt haben Sie gelernt, wie Sie einzelne oder mehrere Zellen addieren oder subtrahieren können. Dabei haben Sie jede einzelne Zelle für die Berechnung ausgewählt. Stellen Sie sich vor, Sie möchten mehrere Zellen gleichzeitig berechnen. Sie haben in den Zellen A1 bis A10 einzelne Werte. Nun müssten Sie jede einzelne Zelle in die Formel einschliessen: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10 Mit einer entsprechenden Funktion übernimmt Excel die oben dargestellte Operation für Sie. Claudio Cannatella Microsys IT AG 111
11.2 Funktionen 11.2.1 Aufbau einer Funktion Der Aufbau einer Funktion, auch Syntax genannt, beginnt wie die Formel mit einem Gleichheitszeichen. Anschliessend wird der Name der Funktion eingegeben. Im oben dargestellten Aufbau übernimmt die Funktion Summe die Addition des Bereichs A1 bis A10. Der Doppelpunkt hat die Bedeutung von X bis Y. Ohne eine gültige Funktion kann der Doppelpunkt nicht verwendet werden. FALSCH RICHTIG =A1:A10 =SUMME(A1:A10) 11.2.2 Funktion verwenden Eine Funktion kann auf verschiedene Arten aufgerufen werden. Auswahl der Funktion über die Registerkarte Formeln, Befehlsgruppe Funktionsbibliothek. Manuelle Eingabe der Funktion in eine Zelle. Dabei beginnen Sie mit einem Gleichheitszeichen (=) und erfassen anschliessend den Namen der Funktion. Bereits bei der Eingabe des ersten Zeichens erscheint eine Auswahl der Funktionen, welche mit dem bereits erfassten Buchstaben beginnen. Navigieren Sie mit der PFEILTASTE auf der Tastatur zur gewünschten Funktion und drücken Sie anschliessend die TABULATOR-Taste (Alternative: Doppelklick auf die gewünschte Funktion). Mehr zum Funktionsassistenten erfahren Sie im Kapitel Funktions-Assistent auf Seite 190. Claudio Cannatella Microsys IT AG 112
13.3 Zahl 13.3 Zahl Geben Sie die Zahl 2500 in einer beliebigen Zelle ein. Lassen Sie sich das Dialogfenster Zellen formatieren anzeigen (CTRL+1). Wählen Sie die Kategorie Zahl. Passen Sie die Einstellungen gemäss der unten stehenden Abbildung an: Schliessen Sie das Fenster mit OK. Beachten Sie das Resultat. Löschen Sie die Zahl und erfassen Sie die Zahl -1360. Wie Sie feststellen können, wird die Zahl rot mit einem negativen Vorzeichen dargestellt. 13.4 Währung Die Kategorie Währung erlaubt es Ihnen eine Zelle so zu formatieren, dass die Währung des gewünschten Landes angezeigt wird. Claudio Cannatella Microsys IT AG 130
13.5 Buchhaltung 13.5 Buchhaltung Die Kategorie Buchhaltung unterscheidet sich zur Kategorie Zahl nur darin, dass ein negativer Wert immer schwarz mit dem Minus (-) vor der Zahl dargestellt wird. 13.6 Datum Erfassen Sie in einer leeren Zelle das aktuelle Datum. Weisen Sie aus der Kategorie Datum das gewünschte Format zu. Wie Sie unten sehen können, wurde das Format mit dem Wochentag ausgewählt. Den Wochentag dürfen Sie nicht manuell erfassen! Claudio Cannatella Microsys IT AG 131
14.1 Das Rechnen mit Zeiten und Daten 14.1.2 Das Rechnen mit Daten Beim Datum gilt es Folgendes zu beachten: Das erste Datum in Excel ist der 1. Januar 1900. Wie Sie oben sehen können, werden die Daten als Differenztage zum Startdatum berechnet. Somit können Sie die Differenz zweier Daten berechnen. Subtrahieren Sie das weiter zurückliegende Datum vom aktuelleren Datum. Beispiel Berechnen Sie Ihr Alter. Das Resultat wird in Tagen dargestellt. Formatieren Sie die Resultatzelle als benutzerdefiniertes Format JJ. Datedif() Eine weitere präzisere Möglichkeit, Daten zu berechnen, steht mit der Funktion DATEDIF() zur Verfügung. Diese Funktion stammt aus der Tabellenkalkulationssoftware Lotus 1-2-3. Aus Kompatibilitätsgründen wurde sie von Microsoft übernommen. Syntax DATEDIF(Anfangsdatum;Enddatum;Zeiteinheit) Claudio Cannatella Microsys IT AG 138
14.1 Das Rechnen mit Zeiten und Daten Erklärung Anfangsdatum Enddatum Zeiteinheit Erforderlich. Das für die Berechnung erforderliche Startdatum. Dies kann ein Datum oder ein Bezug auf eine Datumszelle sein. Erforderlich. Das für die Berechnung erforderliche Enddatum. Dies kann ein Datum oder ein Bezug auf eine Datumszelle sein. Erforderlich. Gibt die Zeiteinheit an, die für das Resultat verlangt wird. "Y" "M" "D" "MD" "YM" "YD" Gibt die Differenz in ganzen Jahren aus Gibt die Differenz in ganzen Monaten aus Gibt die Differenz in ganzen Tagen aus Gibt die Differenz der Tage zwischen Anfangs- und Enddatum aus; Monate und Jahre werden nicht berücksichtigt Gibt die Differenz der Monate zwischen Anfangsund Enddatum aus; Tage und Jahre werden nicht berücksichtigt Gibt die Differenz der Tage zwischen Anfangs- und Enddatum aus; Monate werden mit einberechnet, Jahre hingegen nicht Beispiele Erstellen Sie die unten dargestellten Beispiele und schauen Sie sich das Resultat an. Zeiteinheit "Y" Differenz in ganzen Jahren. Zeiteinheit "M" Differenz in ganzen Monaten. Claudio Cannatella Microsys IT AG 139
17 Prozentrechnen 17 Prozentrechnen Bevor Sie eine Prozentrechnung beginnen zu lösen, müssen Sie wissen, welcher Wert 100 % entspricht. In den meisten Fällen geht dies aus dem Aufgabentext oder aus der Fragestellung hervor. Die folgenden zwei Schaltflächen sind für das Prozentrechnen sehr wichtig: Sie sollten das Prozentzeichen in der Schnellzugriffsleiste ergänzen. Die Schaltfläche Prozentformat befindet sich in der Registerkarte Start, Befehlsgruppe Zahl. Prozentformat Kann nicht in eine Formel eingegeben werden. Damit kann nur die Zelle formatiert werden. Zelle Wird eine Zelle mit diesem Format versehen, wird der Wert verhundertfach und mit dem %- Zeichen ergänzt. Prozentformat Mit Hilfe des Prozentformats kann der Prozentsatz sehr einfach ausgerechnet werden. Prozentzeichen Kann nur in der Bearbeitungszeile, in einer Formel oder hinter einer Zahl eingegeben werden. Zahl Wird das %-Zeichen hinter einer Zahl eingegeben, wird die eingegebene Zahl mit dem %- Zeichen versehen und erhält das Prozentformat. Formel Der links neben dem %-Zeichen stehende Wert wird durch 100 geteilt. Die Zelle erhält nicht automatisch das Prozentformat. Beispiel Zelle Eingabe 45.5 Ausgabe 4450% Beispiel Zahl Eingabe 45.5% Ausgabe 45.5% Beispiel Prozentformat Prozentsatz berechnen mit Anzeige des %-Zeichens. Beispiel Formel Prozentsatz berechnen ohne Anzeige des %-Zeichens. Claudio Cannatella Microsys IT AG 162
18 Bedingte Formatierung 18 Bedingte Formatierung Die bedingte Formatierung bietet hervorragende Möglichkeiten zur Kennzeichnung von Daten. Zellen, deren Inhalt eine gewünschte Bedingung erfüllen, können mit diversen Formaten versehen/hervorgehoben werden. Die Schaltfläche für die Bedingte Formatierung befindet sich in der Registerkarte Start, Befehlsgruppe Formatvorlagen. Wichtig ist, dass Sie verstehen, was Excel bei der Bedingten Formatierung prüft. Je nach Prüfung wird Excel feststellen, ob die Aussage WAHR oder FALSCH ist. Wenn diese WAHR ist, wird das von Ihnen definierte Format zugewiesen. Eine Zelle kann bis zu 64 bedingte Formatierungen enthalten. Die bedingte Formatierung hat Vorrang gegenüber der normalen Formatierung. Wird von Excel die Prüfung als FALSCH quittiert, wird die bestehende Formatierung sichtbar. Markieren Sie immer vorgängig die Zelle/den Bereich, den Sie bedingt formatieren möchten! Die Schaltfläche Bedingte Formatierung wird in zwei Bereiche unterteilt. Im ersten Bereich befinden sich die vordefinierten Regeln, während im zweiten Bereich individuelle Regeln erstellt und bearbeitet werden können. Claudio Cannatella Microsys IT AG 166
18 Bedingte Formatierung Bereich 1 (vordefinierte Regeln) Regeln zum Hervorheben von Zellen Obere/untere Regeln Datenbalken Farbskalen Zellen hervorheben, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. Zellen hervorheben, die eine Anzahl höchste und niedrigste Werte enthalten. Zellen mit Datenbalken je nach Wert hervorheben. Zellen mit Farbskalen je nach Wert hervorheben. Symbolsätze Zellen mit Symbolsätzen je nach Wert hervorheben. Bereich 2 (individuelle Regeln) Mit dieser Schaltfläche können Sie neue Regeln erstellen. Möglich sind sechs verschiedene Regeltypen. Mit dieser Schaltfläche können Sie Regeln löschen. Es bestehen die folgenden Möglichkeiten: Regeln in ausgewählten Zellen löschen Regeln im gesamten Blatt löschen Regeln in dieser Tabelle löschen Regeln in dieser Pivot-Tabelle löschen Mit dieser Schaltfläche haben Sie die folgenden Möglichkeiten: Neue Regeln erstellen Reihenfolge der Regeln anpassen Regeln bearbeiten Regeln löschen Auch hier besteht die Möglichkeit, die Änderungen auf unterschiedliche Bereiche anzuwenden. Claudio Cannatella Microsys IT AG 167
18.1 Werte hervorheben 18.1 Werte hervorheben Sie können wie unten abgebildet selbsterklärende Regeln verwenden. Beispiel Erstellen Sie eine Tabelle, die wie folgt aussieht: Beachten Sie, dass diese Aufgabe auf zwei Arten gelöst werden kann. Entweder Sie verwenden drei Mal die vordefinierten Regeln oder Sie erstellen eine individuelle Regel. Geben Sie in der Zelle A2 folgende drei Bedingungen ein: Wenn der Zellwert zwischen 30 und 49 ist, soll das Feld orange gefärbt werden. Wenn der Zellwert zwischen 50 und 75 ist, soll das Feld rot gefärbt werden. Wenn der Zellwert grösser als 120 ist, soll das Feld gelb gefärbt werden. Übertragen Sie das Format mit dem Pinsel in die restlichen Bereiche. Ändern Sie einige Zahlen und beachten Sie den Farbwechsel. Claudio Cannatella Microsys IT AG 168
18.1 Werte hervorheben Variante 1 (vordefinierte Regeln) Wiederholen Sie die obigen Schritte mit den folgenden Bedingungen: Claudio Cannatella Microsys IT AG 169
20.1 Das Runden in Tabellen 20 Mathematische Funktionen 20.1 Das Runden in Tabellen 20.1.1 RUNDEN Mit der Funktion RUNDEN können Sie eine Zahl auf eine bestimmte Anzahl Dezimalstellen runden. Syntax RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) Erklärung Zahl Erforderlich. Die Zahl, die gerundet werden soll. Anzahl_Stellen Erforderlich. Die Anzahl der Dezimalstellen, auf welche die Zahl gerundet werden soll. Ist Anzahl_Stellen grösser als 0, wird die Zahl auf die angegebene Anzahl an Dezimalstellen gerundet. Ist Anzahl_Stellen gleich 0 oder nicht angegeben, wird die Zahl auf die nächste ganze Zahl gerundet. Ist Anzahl_Stellen kleiner als 0, wird der links vom Dezimalzeichen stehende Teil der Zahl gerundet. Anstelle von einer Zahl kann auch eine Formel, eine Funktion oder ein Zellbezug gerundet werden. Dabei müssen Sie die Regeln der Punkt- und Strichoperationen beachten! Beispiel Öffnen Sie die Datei Runden.xlsx. In der Spalte A sehen Sie die Aufgabenstellung für die einzelnen Werte aus der Spalte B. Beginnen Sie bei der Zelle C3 und erfassen Sie die folgenden Funktionen: Beachten Sie das Zahlenformat. C3 =RUNDEN(B3;2) 1'423.16 C4 =RUNDEN(B4;1) 1'423.2 C5 =RUNDEN(B5;0) 1'423 Für die unten stehenden Funktionen wird bei den Anzahl_Stellen ein Vorzeichen verwendet. Deswegen wird der links vom Dezimalzeichen stehende Teil von der Zahl gerundet. C6 =RUNDEN(B6;-1) 1'420 C7 =RUNDEN(B7;-2) 1'400 C8 =RUNDEN(B8;-3) 1'000 Claudio Cannatella Microsys IT AG 193
20.1 Das Runden in Tabellen Runden auf den Bruchteil eines Frankens Für diese essentielle Berechnung gibt es leider keine Excel-Funktion. Deshalb muss mit der Funktion RUNDEN gearbeitet werden. Es bestehen diverse Möglichkeiten: Aufgabe Lösung CHF 14.126 sollen auf 5 Rappen ( 1 / 20 Franken) gerundet werden. Jede Ganzzahl (1, 2, 3, etc.) dividiert durch 20 ergibt x.x5 oder x.x0. Also müssen Sie zuerst eine Ganzzahl bilden. Dies können Sie mit Hilfe der folgenden Funktion tun: =RUNDEN(14,126;0) 14 Nun wird die Zahl 14 durch 20 dividiert. Sie erhalten das Resultat 0.70. Die Dezimalstelle wäre nun korrekt. Da die Zahl noch 1/20 vom Ursprung beträgt, muss Sie vor der Division vergrössert werden. Wir multiplizieren die 14.126 mit 20 und wenden anschliessend den oben erwähnten Lösungsansatz an. Erklärung =RUNDEN(14.126*20;0)/20 Claudio Cannatella Microsys IT AG 194
21.1 Diagramme mit F11 erstellen 21 Diagramme Diagramme können mit der Funktionstaste F11 oder über die Registerkarte Einfügen, Befehlsgruppe Diagramme erstellt werden. 21.1 Diagramme mit F11 erstellen F11 erstellt aus dem aktuell markierten Bereich ein Diagramm in einem neuen Diagrammblatt. Vorgehen Beispiel 1 Öffnen Sie die Datei Gold.xlsx. 1. Markieren Sie den Bereich A4 bis B10. 2. Drücken Sie die Funktionstaste F11. Sobald Sie ein Diagramm erstellen, werden im Diagrammblatt die Diagrammtools eingeblendet/aktiv. Die Diagrammtools bestehen aus den Registerkarten Entwurf und Format. Wechseln Sie in die Registerkarte Format. Ganz links der Registerkarte Format befindet sich die Befehlsgruppe Aktuelle Auswahl. Beachten Sie die Bezeichnung der einzelnen Komponenten des Diagramms. Claudio Cannatella Microsys IT AG 199
21.1 Diagramme mit F11 erstellen Begriffe 1 Diagrammbereich 2 Diagrammtitel 3 Horizontal (Kategorie) Achse, x-achse 4 Vertikal (Kategorie) Achse, y-achse 5 Vertikal (Kategorie) Achse, Hauptgitternetz 6 Zeichnungsfläche 7 Datenreihe aus einem oder mehreren Datenpunkten Das Diagramm besteht aus einer einzigen Datenreihe. Ein Datenpunkt wird im obigen Diagramm durch ein Datenpunktbild (Säule) dargestellt. Beispiel 2 Öffnen Sie die Datei Diag.xlsx. 1. Markieren Sie den Bereich A13 bis D15. 2. Betätigen Sie die Funktionstaste F11. Das nebenstehende Diagramm besteht aus den zwei Datenreihen Wasser und Eiweiss. Die Datenreihen werden durch verschiedene Farben dargestellt. Jede Datenreihe besteht aus drei Datenpunkten. Excel hat die Datenreihen automatisch aus den Zeilen erstellt. Im vorherigen Beispiel wurde die Datenreihe aus der Spalte gebildet. Claudio Cannatella Microsys IT AG 200