DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro Finanzbuchführung/Jahresabschluss für Umsteiger Arbeitsunterlage
Herausgeber: DATEV eg, 90329 Nürnberg Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeichnungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig. Die in dieser Unterlage abgebildeten Formulare wurden z.t. digital nachgebildet. Abweichungen vom Original in Größe und Farbgebung sind daher wahrscheinlich. Inhaltliche Änderungen wurden nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, dass die in der Unterlage verwendeten Bildschirmmasken Versionsnummern enthalten können, die gegenüber Ihrer Programmversion abweichen. Die abgebildeten Masken sind für mehrere Programmversionen gültig. Copyright DATEV eg: Alle Rechte, auch die des Nachdrucks, der Herstellung von Kopien und der Übersetzung, vorbehalten. Windows ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation, USA. Angaben ohne Gewähr 14226-2011/03-01 Bestell-Art.-Nr.: 37710
Vorwort DATEV pro die Weiterentwicklung der bewährten DATEV-Software steht ganz im Zeichen der Integration bestehender Lösungen und orientiert sich an den typischen Kanzleiprozessen. Sie möchten sich schnell mit den Neuerungen vertraut machen, damit Ihr Tagesgeschäft reibungslos weiter läuft? Unsere Arbeitsunterlagen für Umsteiger unterstützen Sie dabei. Ziel dieser Arbeitsunterlage ist es, Ihnen die neuen Funktionen so vorzustellen, dass Sie diese direkt an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können, in kompakter Form und unter Berücksichtigung Ihrer Erfahrung mit der bisherigen Software. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Einarbeitung in unsere neuen DATEV pro- Programme und der Umsetzung in die Praxis. Informieren Sie sich doch auch zu unseren weiteren Wissensangeboten: Im Bestell-Manager und im Internet unter www.wissensvermittlung.datev.de sowie unter www.datev.de/wissensvermittlung können Sie sich 24 Stunden täglich zu unseren Seminaren anmelden sowie weitere Lernmaterialien bestellen. Ihre Meinung ist uns wichtig Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge. Senden Sie diese einfach formlos an folgende Adresse: DATEV eg, B-W14, 90329 Nürnberg 1
Zum Aufbau dieser Unterlage Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten. Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird: À Ä Â Zu diesem Kapitel Nach diesem Kapitel können Sie So... È Übung Æ Exkurs Ç Notizen Å Merksatz à Hinweis Á Achtung! Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein. Sie erfahren die Lernziele des Kapitels. Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvollziehen. Sie lösen eine Aufgabe eigenständig. Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen. Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren. Dieser Textteil gibt die zentralen Lerninhalte wieder. Hier erfahren Sie nützliches Begleitwissen oder organisatorische Tipps. Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden. 2
Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Grundlagen... 9 1.1 Neue Oberfläche und Funktionen... 10 1.1.1 Menü- und Symbolleisten... 11 1.1.2 Navigationsbereich... 12 1.1.3 Arbeitsbereich... 13 1.1.4 Zusatzbereich... 16 1.2 Hilfeangebot im Programm... 18 1.2.1 Ein erster Überblick der Schnelleinstieg... 18 1.2.2 Zentrales Hilfemenü... 19 1.2.3 Zusatzbereich Hilfe... 19 1.2.4 Fachportal Rechnungswesen... 20 1.2.5 Die Informations-Datenbank... 21 1.2.6 Aktuelles online... 21 1.2.7 Verfügbarkeit Rechenzentrum... 21 1.2.8 Servicekontakt in DATEV pro: Ihr direkter Draht zu DATEV... 21 1.3 Daten nach DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro übernehmen... 23 2 Buchführung... 29 2.1 Mandant öffnen... 30 2.2 Vorbereitende Tätigkeiten... 31 2.2.1 Mandant ergänzen... 32 2.2.2 ASCII-Daten importieren... 33 2.2.3 Stapelverarbeitung... 35 2.2.4 Wiederkehrende Buchungen... 38 2.3 Belege buchen... 41 2.3.1 Buchungsstapel wählen oder neu anlegen... 41 2.3.2 Erfassen von Buchungssätzen... 44 2.3.3 Zahlungen buchen... 48 2.3.4 Buchungen ausziffern... 51 2.3.5 Buchungsvorschläge bearbeiten... 53 2.3.6 Digitales Belegbuchen... 55 2.4 Kredite... 58 2.4.1 Kredite bearbeiten... 59 3
2.4.2 Kredite abstimmen...62 2.4.3 Kreditbuchungen erzeugen...63 2.4.4 Kreditauswertungen...65 2.5 Anlagenbuchführung...66 2.5.1 Inventare aus Buchungsstapel anlegen...67 2.5.2 Inventarübersicht...68 2.5.3 Buchungen erzeugen...69 2.5.4 Abstimmung Anlagenbuchführung...71 2.6 Finanzbuchführung abstimmen und auswerten...72 2.6.1 Finanzbuchführung abstimmen...72 2.6.2 Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)...74 2.6.3 Kontoblatt/Arbeitskonto...76 2.6.4 Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA)...78 2.6.5 Zusammenfassende Meldung...80 2.6.6 Buchungsübersicht...82 2.6.7 Konsolidierte Auswertungen der Finanzbuchführung...83 2.7 Debitoren/Kreditoren...84 2.7.1 OPOS-Konto/OPOS-Liste...85 2.7.2 Debitoren-/Kreditorenstammdaten...87 2.8 Kosten- und Leistungsrechnung...92 2.8.1 Neue Auswertung Standard-Betriebsabrechnungsbogen...92 2.8.2 Integration der Kosten- und Leistungsrechnung...99 2.9 Abschließende Tätigkeiten...109 2.9.1 Finanzbuchführung ausgeben (PC)...110 2.9.2 Kosten- und Leistungsrechnung ausgeben...113 2.9.3 Stapel festschreiben/verwalten...114 2.9.4 RZ-Dienstleistungen Buchführung...117 2.9.5 Reporting an externe Partner...130 2.9.6 Buchungsinformationen übergeben...132 3 Jahresabschluss...133 3.1 Mandant öffnen...134 3.1.1 Mandant für die laufende Bearbeitung des Jahresabschlusses öffnen...134 3.1.2 Mandant für die erstmalige Jahresabschlussbearbeitung eröffnen...136 3.2 Navigationsbereich Jahresabschluss...138 3.3 Vorbereitende Tätigkeiten...141 3.3.1 Notwendige Arbeitsschritte direkt im Zugriff...141 4
3.3.2 Fibu-Salden aus dem Vorjahr übernehmen... 142 3.3.3 Kontenabstimmliste... 143 3.4 Abschlussbuchungen... 144 3.4.1 Buchungsstapel (Vorläufe) anlegen und bearbeiten... 144 3.4.2 Buchungserfassung... 146 3.4.3 Eigenschaften der Buchungserfassung... 147 3.5 Jahresabschlussauswertungen... 149 3.6 Anlagevermögen... 151 3.6.1 Ablauforientierte Anordnung im Bereich des Anlagevermögens... 151 3.6.2 Inventare aus Buchungsstapel anlegen... 152 3.6.3 Inventarübersicht... 154 3.6.4 Buchungen erzeugen... 156 3.6.5 Entwicklung des Anlagevermögens und des Anlagenspiegels... 158 3.7 Kredite... 158 3.7.1 Kredite bearbeiten... 159 3.7.2 Kredite abstimmen... 161 3.7.3 Kreditbuchungen erzeugen... 163 3.7.4 Kreditauswertungen... 163 3.8 Steuern... 165 3.8.1 Ablauforientierte Anordnung im Bereich Steuern... 165 3.8.2 Verbindung zu den Steuerprogrammen am Beispiel Umsatzsteuer... 166 3.9 Berichte bearbeiten... 167 3.10 Jahresabschluss aufbereiten... 169 3.10.1 Von der Kontrolle der Werte zur Bilanzbesprechung... 169 3.10.2 Jahresabschlussauswertungen... 170 3.10.3 Abschlussauswertungen mit (Kurz-)Erläuterungen... 177 3.10.4 Abschlussbuchungsliste schneller Jahreswechsel... 178 3.11 Abschließende Tätigkeiten... 179 3.11.1 Vom Druck über die Festschreibung bis zur Gegenstandswertübergabe... 179 3.11.2 Jahresabschluss ausgeben... 179 3.11.3 Anlagenbuchführung ausgeben... 181 3.11.4 RZ-Dienstleistungen Jahresabschluss... 182 3.11.5 Abschlussdaten an Banken, Verbände und Institutionen senden... 188 3.12 Zwischenabschlüsse ohne Auswirkung auf die laufende Buchführung... 190 3.13 Konsolidierung... 191 3.13.1 Anlage des Empfängermandanten als Konsolidierungsmandant... 192 5
3.13.2 Konsolidierungskreis für den Jahresabschluss anlegen...193 3.13.3 Jahresabschlusskonsolidierung durchführen...194 4 Analyse und Planung...197 4.1 Übersicht Analyse und Planung...199 4.2 Unterjährige Lage analysieren...200 4.3 Unterjährige Prognose erstellen...200 4.4 Abschluss analysieren...202 4.5 Gestaltungsberatung...203 4.6 Mehrjährige Prognose erstellen...204 4.7 Planen...205 4.8 Rating...206 5 Rechnungslegungszwecke...207 5.1 Überblick...208 5.2 Bereiche anlegen...210 5.3 Buchen...212 5.4 Auswertungen...213 6 Stammdaten...215 6.1 Übersicht Stammdaten...217 6.2 Mandantendaten...218 6.3 Banken...221 6.4 Sachkonten...223 6.5 BWA-Stammdaten...228 6.6 Änderungsprotokolle...230 7 Basisdienste...233 7.1 Basisdienste...235 7.2 Bestandsdienste Rechnungswesen Kanzlei öffnen...236 7.3 Bestandsdienste Rechnungswesen Bestands-Manager...239 7.4 Bestandsdienste Rechnungswesen Übersicht Datenübermittlung Finanzverwaltung...245 6
7.5 Bestandsdienste Rechnungswesen Übersicht Offenlegung Bundesanzeiger... 246 7.6 Bestandsdienste Rechnungswesen RZ-Protokolle rückübertragen... 247 8 Datenaustausch Kanzlei Mandant... 249 8.1 Bereitstellung des Bestandes Austausch von Sicherungen... 252 8.2 Bereitstellung der Buchungsstapel und Stammdaten-Austausch per einzelner Stapel... 256 8.3 Bereitstellung Rechenzentrum Datenaustausch über das Rechenzentrum... 260 9 Jahresübernahme... 263 9.1 Jahresübernahme Neues Wirtschaftsjahr anlegen... 264 9.2 Salden und Stammdaten aktualisieren... 269 9.3 Datenübermittlung des USt 1/11... 270 9.4 Verschiedene Wirtschaftszeiträume einfacher Wechsel des WJ- Beginns mit Hilfe der Jahresübernahme... 272 10 Neuanlage eines Mandats... 275 10.1 Zentralen Mandanten neu anlegen... 277 10.2 Anwendungsspezifischen Fall anlegen... 283 11 Stichwortverzeichnis... 285 7
1 Allgemeine Grundlagen 1 Allgemeine Grundlagen 1.1 Neue Oberfläche und Funktionen 1.2 Hilfeangebot im Programm 1.3 Daten nach DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro übernehmen 9
1 Allgemeine Grundlagen 1.1 Neue Oberfläche und Funktionen À Zu diesem Kapitel In diesem Kapitel lernen Sie den Aufbau der neuen Oberfläche und neue, verbesserte Such- und Sortierfunktionen am Beispiel einer Auswertung in DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro sowie die damit verbundenen Vorteile kennen. Ä Nach diesem Kapitel können Sie die Vorteile der neuen Oberfläche nutzen und durch die neuen Funktionen und Sortiermöglichkeiten schnell und komfortabel die vom Mandanten gewünschten Informationen erschließen. 10
1 Allgemeine Grundlagen Was ist neu? Wie alle DATEV Pro-Programme, ist auch DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro nach folgendem Schema aufgebaut: unter dem Programmtitel befinden sich die Menü- und Symbolleisten, links sehen Sie den Navigationsbereich, im Zentrum der Arbeitsoberfläche den Arbeitsbereich und unterhalb des Arbeitsbereiches sowie rechts davon finden Sie den Zusatzbereich. Die einzelnen Inhalte der Bereiche variieren je nach Position im Programm. Sobald Sie z. B. die BWA-Auswertungen öffnen, kann Ihr Bildschirm folgendermaßen aufgebaut sein: 1.1.1 Menü- und Symbolleisten Über die Menüleiste können Sie alle Programmfunktionen ausführen. Alle Programmfunktionen aus dem Navigationsbereich sowie alle weiteren Funktionen können Sie über die Menüleiste aufrufen. Es werden dort unabhängig davon, welcher Navigationsbereich in der Übersicht angezeigt wird alle Funktionen angeboten. Wenn Sie zusätzlich DATEV Anlagenbuchführung pro und/oder DATEV Kostenrechnung classic/compact pro installiert haben, können Sie z. B. unter Auswertungen nicht nur die Auswertungen aus dem Bereich der Finanzbuchführung, des Jahresabschlusses und der Offenen-Posten- Buchführung aufrufen, sondern auch aus dem Bereich der Anlagenbuchführung sowie der Kosten- und Leistungsrechnung. 11
1 Allgemeine Grundlagen Die Symbolleiste erleichtert Ihnen durch entsprechende Symbole den Aufruf für häufig genutzte Funktionen. Zusätzlich können Sie über die Auswahl in der Symbolleiste direkt zwischen den vorhandenen Jahresbeständen wechseln. 1.1.2 Navigationsbereich Schnelle Navigation innerhalb der Aufgabengebiete Der Navigationsbereich besteht aus zwei Teilen. Im unteren Navigationsbereich finden Sie die Navigationsschaltflächen, über die Sie schnell die einzelnen Aufgabengebiete (Buchführung, Jahresabschluss, Analyse und Planung, Stammdaten oder Basisdienste) aufrufen. Im oberen Navigationsbereich sind die jeweiligen Arbeitsprozesse (z. B. Übersicht Buchführung oder Übersicht Jahresabschluss) strukturiert dargestellt. Je nach Aufgabengebiet sind die häufig genutzten Programmfunktionen ablauforientiert abgebildet. Informationen zum Funktionsumfang Wenn Sie DATEV Anlagenbuchführung pro, DATEV Kostenrechnung classic/compact pro, DATEV Finanzanalyse oder DATEV Wirtschaftsberatung classic einsetzen, finden Sie die direkten Aufrufe dieser Programmfunktionen ebenfalls in der Übersicht. Effizienztipp: Ã Schneller Wechsel zwischen den Aufgabengebieten Die Navigationsschaltflächen im unteren Navigationsbereich ermöglichen einen schnellen Wechsel zwischen den verschiedenen Übersichten. Möchten Sie zum Beispiel die unterjährige Lage oder den Jahresabschluss analysieren oder mehrjährige Prognosen erstellen, unterstützt Sie die Übersicht Analyse und Planung. Möchten Sie Mandantendaten bearbeiten, unterstützt Sie die Übersicht Stammdaten. Hinweis: Setzen Sie das Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen compact ein, können Sie diese Unterlage zur Einarbeitung nutzen. Beachten Sie dabei den abweichenden Funktionalitätsumfang. Eine Gegenüberstellung der Funktionen finden Sie auf der íinformationen-datenbank im Dokument Nr. 1015865. 12
1 Allgemeine Grundlagen 1.1.3 Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich öffnen sich die von Ihnen aufgerufenen Programmfunktionen oder Auswertungen. Die Arbeitsblätter werden in Form von Registerkarten aufbereitet, zwischen denen Sie schnell und komfortabel wechseln können, wie z. B. zwischen Belege buchen und mehreren Auswertungen. Änderungen im Buchungsstapel wirken sich sofort in den Auswertungen aus. Auswertungen aus verschiedenen Aufgabengebieten parallel öffnen Die Auswertungen können aus verschiedenen Tätigkeitsbereichen wie z. B. aus der Finanzbuchführung, der Anlagenbuchführung oder Kostenrechnung stammen. Sie können diese Auswertungen öffnen, wenn Sie die entsprechenden DATEV-Programme einsetzen. Neue Funktionen Im Arbeitsbereich findet die eigentliche Arbeit mit dem Programm statt. Um Ihnen diese so weit wie möglich zu erleichtern, bietet das Programm verschiedene unterstützende Funktionen an. Sie können die Spalten weitgehend nach den eigenen Bedürfnissen anpassen (Spaltenbreite verändern, Spalten ein- und ausblenden, Spalten neu sortieren), nach bestimmten Begriffen suchen und nach bestimmten Kriterien gruppieren oder sortieren. Am Beispiel der Auswertung Kontoblatt werden die neuen Funktionen erläutert. Doppelklicken Sie dazu in der Übersicht Buchführung im Ordner Finanzbuchführung auswerten auf die Auswertung Kontoblatt und wählen ein Konto. Suchen in den Listen Meist werden die Daten in Form von Listen (z. B. in der Mandantenliste, im Kontoblatt, im OPOS-Konto) aufbereitet. In den einzelnen Listen können Sie verschiedene Suchfunktionen nutzen. Neben der Schnellsuche und der Funktion Gehe zu steht die Funktion Erweiterte Suche zur Verfügung. Über in der Menüleiste schalten Sie die Such-Funktionen bei Bedarf dazu. Mit der Schnellsuche reduzieren Sie die Trefferliste auf Einträge, die mit dem eingegebenen Suchkriterium übereinstimmen. Sie können in dem Suchfeld auch Buchstabenfolgen erfassen. 13
1 Allgemeine Grundlagen Mit der Funktion Erweiterte Suche reduzieren Sie die Liste auf Einträge, die mit mehreren Suchkriterien übereinstimmen. Die Liste wird übersichtlicher. Mit der Funktion Gehe zu springen Sie in einer Liste zu den Einträgen, die den Suchbegriff enthalten. Dabei können Sie die Suchrichtung angeben. Im Gegensatz zur Schnellsuche und der Funktion Erweiterte Suche werden keine Listeneinträge ausgeblendet. Â So nutzen Sie die Funktion Erweiterte Suche (z. B. im Kontoblatt) 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erweiterte Suche. Über in der Menüleiste schalten Sie die Such-Funktionen bei Bedarf dazu. Unter jeder Spaltenüberschrift wird ein Eingabefeld für Suchkriterien eingeblendet. 2. Geben Sie die Suchkriterien für die gewünschten Spalten ein. Pro Spalte können Sie Suchoperatoren auswählen und den Suchbegriff eingeben bzw. einen Eintrag aus der Liste wählen. Als Suchergebnis werden die Listeneinträge angezeigt, für die die Suchkriterien aller Spalten zugleich zutreffen. Gruppieren in den Listen Sie können in verschiedenen Listen und Auswertungen zur schnelleren Abstimmung der Buchführung oder des Jahresabschlusses alle Listeneinträge mit gleichen Eigenschaften zu Gruppen zusammenfassen. Die gebildeten Gruppen können Sie sich in der Summe oder pro Einzelposition anzeigen lassen. Â So fassen Sie die Einträge zu Gruppen zusammen (am Beispiel von Konto 6531) 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gruppierfeld. Das Gruppierfeld wird oberhalb der Spaltenüberschriften eingeblendet. 2. Ziehen Sie mit der Maus die Überschrift der Spalte, nach der Sie gruppieren möchten, in das Gruppierfeld (z. B. Buchungstext). 14
1 Allgemeine Grundlagen Ergebnis: Die Auswertung wird sofort nach diesem Kriterium gruppiert. Je Spalteneintrag wird eine eigene Gruppe angelegt. So können Sie beispielsweise die Kfz-Kosten unterteilt nach Kraftstoffen und Öl gruppieren lassen. Dabei ist es wichtig, dass Gruppierfelder stringent verwendet werden, z. B. Feld Buchungstext bei Kfz-Kosten: Benzin, Diesel, Öl. Es sind mehrere Gruppierungen/Untergruppierungen möglich. Dazu ziehen Sie weitere Spaltenüberschriften in das Gruppierfeld. 15
1 Allgemeine Grundlagen Die Reihenfolge der Gruppierung können Sie ändern, indem Sie die Spaltenüberschrift im Gruppierfeld an die gewünschte Position ziehen. So können Sie z. B. die Kfz-Kosten je Pkw auflisten. Ã Die Gruppierung können Sie wieder aufheben, wenn Sie die Spaltenüberschrift aus dem Gruppierfeld herausziehen. Hinweis: Weitere Informationen zu den Funktionen Gruppieren und Erweiterte Suche finden Sie unter Hilfe Inhalt, Index und Suchen, Registerkarte Inhalt unter Start und Überblick Basisfunktionen kennenlernen Mit Listen arbeiten. 1.1.4 Zusatzbereich Im Zusatzbereich finden Sie weitere Funktionen, Detailinformationen und Einstellungsmöglichkeiten. Dieser befindet sich auf der rechten Seite und unterhalb des Arbeitsbereiches. Welche Zusatzbereiche zur Verfügung stehen hängt immer vom geöffneten Arbeitsbereich ab. Die häufigsten Zusatzbereiche sind: Eigenschaften : Darüber können Sie bequem die Eigenschaften wie z. B. die Einstellungen einer BWA oder der Jahresabschlussauswertungen ändern. Die Eingaben werden im Arbeitsbereich direkt umgesetzt. Kontextbezogene Links : Hier finden Sie die passenden Links zu Ihrer aktuellen Arbeitssituation. Die darüber aktivierten Funktionen und Programme öffnen sich in einem eigenen Fenster. 16
1 Allgemeine Grundlagen Hilfe : Hier werden Ihnen passend zum momentan geöffneten Arbeitsbereich die Hilfen aus dem Programm als Link angeboten. Beim Belege buchen können Sie von hier aus zum Beispiel auf die Tastenbelegung beim Buchen oder auf das Fachportal Rechnungswesen von LEXinform zugreifen, das Sie bei Fragen zum Buchen unterstützt. Details : Hier finden Sie passend zum geöffneten Bereich weitere Informationen. Im Belege buchen bzw. in Abschlussbuchungen werden beispielsweise zum markierten Buchungssatz Funktionen, wie Summen und Salden einer Buchung oder die Informationen zum elektronischen Beleg angezeigt. Effizienztipps: Einfaches Abstimmen Im Arbeitsbereich können mehrere Arbeitsblätter parallel geöffnet werden. So können Sie z. B. in einer Registerkarte buchen und die parallel geöffneten Auswertungen werden sofort aktualisiert. Dadurch werden die Abstimmarbeiten erleichtert. Zurücksetzen der Listen Sie können die aufbereitete Liste (sortiert und/oder gruppiert) wieder auf Standard zurücksetzen, wenn Sie mit Hilfe der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen. Hier finden Sie den Eintrag Liste auf Standard zurücksetzen. 17