KGSt -Prozessbibliothek Kommunale Prozesse strukturieren und optimieren Michael Hokkeler, KGSt KRZ Forum, 17.05.2011 Michael Hokkeler KGSt 2011 1 1
Grundvoraussetzung: Eine Sprache sprechen! Michael Hokkeler KGSt 2011 2 2
Was ist ein Prozess? Ein Prozess besteht aus einer Abfolge von Aktivitäten zur Leistungserstellung. Er wird durch ein auslösendes Ereignis (Auslöser/Impuls) in Gang gesetzt. Am Prozessende steht ein Ergebnis, in der Verwaltung also eine Leistung oder ein Produkt, diese/s wird einem oder mehreren (internen/externen) Abnehmern zur Verfügung gestellt. Michael Hokkeler KGSt 2011 3
Was ist Prozessoptimierung? Methode zur Verbesserung von Abläufen in einer Organisation Fokussiert auf Prozessleistungen Wie müssen wir es tun? Werden die Leistungen auf dem richtigen Weg erstellt? Effektivität und Effizienz der Leistungserstellung sollen verbessert werden Michael Hokkeler KGSt 2011 4
Was ist Prozessmanagement? Ganzheitlicher Ansatz zur Steuerung der Organisation Systematische und kontinuierliche Gestaltung, Optimierung und Steuerung von Prozessen Dauerhafte Prozessorientierung Institutionalisierte Prozesssteuerung Michael Hokkeler KGSt 2011 5
Verhältnis von Prozessoptimierung und Prozessmanagement Organisationskultur Führungsverantwortung Kontinuierliche Verbesserung und Lernen Strategieorientierung Kundenorientierung Mitarbeiterorientierung Prozessgestaltung u. -optimierung Organisationsmodell u. Prozessverantwortung Kontinuierliche Verbesserung und Lernen Prozesssteuerung u. -controlling Michael Hokkeler KGSt 2011 6
Die Konsequenz: Behörden entwickeln sich weiter Von der Funktions- zur Prozessorientierung Meine Organisationseinheit macht Der Kunde hat ein Anliegen Zentrale Dienste Bürger Bau Umwelt Verkehr Zentrale Dienste Bürger Bau Umwelt Verkehr Funktions-Denken Prozess-Denken Michael Hokkeler KGSt 2011 7
Prozessoptimierung in Kommunalverwaltungen: Der Fokus wird auf die Produktion gelegt Ergebnisse/Wirkungen Was wollen wir erreichen? Programme/Produkte Was müssen wir dafür anbieten? Ressourcen Was Was müssen wir einsetzen? Prozesse/Strukturen Wie Wie müssen wir es tun? Michael Hokkeler KGSt 2011 8
Prozessoptimierung Oder: Wie isst man einen Elefanten? * Prozess identifizieren Prozess abgrenzen Prozess gliedern Ist-Prozess analysieren Schwachstellen identifizieren Verbesserungspotenziale ermitteln Optimierten Soll-Prozess entwickeln Stück für Stück! * Anmerkung: Für diese Folie musste kein Lebewesen leiden! Michael Hokkeler KGSt 2011 9
Strukturiertes Vorgehen Projekt vorbereiten und planen Prozess aufnehmen und analysieren Schwachstellen identifizieren Soll- Konzept entwickeln Soll- Konzept umsetzen Projekt abschließen, evaluieren Strategische Führungsentscheidung herbeiführen Ziele der Prozessoptimierung vereinbaren Prozesse identifizieren Projektteam bilden, Entscheidungsstrukturen u. -wege festlegen 1 Produkt- u. Vollzugskritik üben Prozess abgrenzen, visualisieren u. analysieren Kennzahlen bilden Prozess dokumentieren 2 Stärken benennen Schwachstellen/ Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren Schwachstellen/ Verbesserungsmöglichkeiten bewerten 3 Denkbare Prozessalternativen entwickeln Alternativen bewerten u. konkretisieren Über Alternativen entscheiden Soll-Konzept festlegen 4 Schritte zur Umsetzung des Soll-Konzepts beschreiben (inkl. Ressourcen) Maßnahmenplan erstellen u. Verantwortlichkeiten festlegen Maßnahmen systematisch umsetzen Umsetzung begleiten 5 Ergebnisse der Prozessoptimierung feststellen (messen, erfragen) Kosten und Nutzen der Umsetzung bewerten 6 Schwachstellenanalyse Projektauftrag Ist-Analyse Projektevaluation Entscheidung Soll- Konzept Umsetzung d o k u m e n t i e r e n u n d k o m m u n i z i e r e n Michael Hokkeler KGSt 2011 10
Ein weiterer Ansatz zur Unterstützung: KGSt-Prozessbibliothek Michael Hokkeler KGSt 2011 11 11
Was ist die KGSt-Prozessbibliothek? -Kostenloser Zugang für KGSt-Mitglieder über das KGSt-Portal -Einmalige Registrierung unter www.kgst.de erforderlich KGSt-Prozessbibliothek Sammlung von Prozessmodellen im Internet mit Attributen und Kennzahlen (wenn vorhanden) Qualitätsgesicherte Darstellungen von Prozessen in einheitlicher Notation Ergänzende Funktionen: Kommentierung, Bewertung, Auswertung, suchen finden nutzen mitmachen Michael Hokkeler KGSt 2011 12 12
Ziele der KGSt-Prozessbibliothek im Überblick Einfachen Zugang zu Beispielprozessen bieten Prozessoptimierung in den Kommunen unterstützen Strukturiertes Vorgehen vom Groben ins Feine fördern Verwaltungsabläufe transparent machen Lernprozesse und Innovationen anregen E-Government-Fähigkeit von Prozessen unterstützen Voraussetzungen für Interkommunale Zusammenarbeit, Shared Services und Outsourcing verbessern Aufwände in den Kommunen reduzieren, Kosten senken und Qualität der kommunalen Leistungen steigern Michael Hokkeler KGSt 2011 13 13
Umsetzung in der KGSt-Prozessbibliothek Datenbank mit kommunalen Musterprozesse zur Ansicht und zum Download Einordnung der Prozesse in einen kommunalen Produktplan Niederschwelliger Zugang einfach, einfach, einfach! Einheitliche Darstellung von Prozessen mit hohem Wiedererkennungswert Fachmodellierungsstandard FaMoS, interkommunal entwickelt Strukturierte Darstellung von Prozessen: Vom Groben ins Feine! Prozessübersicht Prozesslandkarte Prozessgliederung Teilprozesse & Aktivitätengruppen Prozessablauf Aktivitätenfluss Qualitätssicherung durch KGSt-Redaktion Such- und Auswertungsmöglichkeiten Kommentierungs- und Bewertungsfunktionen Laufender Ausbau von Content & Funktionen Michael Hokkeler KGSt 2011 14
Prozesse suchen und finden Kurze Wege zum Prozess Produktbaum als Navigation Freitextsuche im KGSt-Portal oder in der Prozessbibliothek selbst Auswertung nach Prozessmerkmalen Peter Hebgen / PIXELIO Michael Hokkeler KGSt 2011 15
Prozessbibliothek nutzen Vielfältige Möglichkeiten Selbstinformation Wie machen es andere? Prozesse herunterladen (zur Ansicht oder als XML-Datei) Vergleichen Analysieren Diskutieren Übernehmen oder Verändern Einführen 6. Projekt abschließen, evaluieren 5. Sollkonzept umsetzen 1. Projekt vorbereiten, planen lernen 2. Pozess aufnehmen und analysieren 3. Schwachstellen identifizieren 4. Soll- Konzept entwickeln Michael Hokkeler KGSt 2011 16
Mitmachen in der KGSt-Prozessbibliothek KGSt-Mitglieder sollen: aktiv beim Aufbau des Netzwerks helfen, eigene Prozesse zur Verfügung stellen, Feedback von KGSt-Redaktion und anderen Kommunen bekommen, Kunden informieren Antrag bearbeiten Zahlung durchführen Verbesserungsvorschläge machen Antrag liegt vor Bescheid ist erstellt Prozesspartnerschaften bilden Michael Hokkeler KGSt 2011 17
KGSt-Qualitätssicherung Qualitätssicherung durch KGSt-Redaktion in Bezug auf: Notation und Ebenen der Prozessbeschreibung Fachlichkeit (in erster Linie Plausibilität) Kennzahlen (sofern vorhanden) QS erfolgt durch KGSt Redakteur, ggfs. unterstützt durch Facharbeitsgruppen oder Fachleute (Prozesspaten) Abstimmung mit der liefernden Kommune Freigabe Es können nebeneinander mehrere Prozesse für eine Leistung bereitstehen nicht nur der eine richtige Standardprozess Prozesse bekommen ein Haltbarkeitsdatum analog kikos Dokumente Prozesse können durch die Leser bewertet und kommentiert werden hierdurch erfolgt regelmäßige Qualitätssicherung durch Nutzer Michael Hokkeler KGSt 2011 19 19
Wir entwickeln Lösungen Mit der KGSt auf dem richtigen Kurs Ansprechpartner Michael Hokkeler Telefon: +49 (0)221 / 37689-25 michael.hokkeler@kgst.de Dr. Gaby Beckmann Telefon: +49 (0)221/37 68 9-24 gaby.beckmann@kgst.de Michael Hokkeler KGSt 2011 20